制藥工程GMP(文件管理)

1、文件管理文件管理第九章：質(zhì)量管理目錄 文件的定義 文件管理目的 文件管理要求 文件要素 檢查官檢查什么 文件類型 程序文件的編制 記錄文件文件GMPGMP概念中的文件是指一切涉及概念中的文件是指一切涉及藥品生產(chǎn)、管理全過(guò)程中使用藥品生產(chǎn)、管理全過(guò)程中使用的書(shū)面標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的書(shū)面標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的結(jié)果的記錄。的結(jié)果的記錄。文件是. 文件是一個(gè)產(chǎn)品 每天的一部分 “If it is not documented, it is not done!” 是法規(guī)的要求，是安全措施WHO GMP關(guān)于文件良好的文件是質(zhì)量保證體系必不可少的基本部分，應(yīng)涉及GMP的各個(gè)方面，其目的是確定所有物料的規(guī)格

2、標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)及檢驗(yàn)方法；保證所有從事生產(chǎn)人員知道應(yīng)該做什么、什么時(shí)候去做，確保具備藥品釋放所必須的全部材料；提供審查線索，以便對(duì)懷疑為不合格產(chǎn)品的歷史進(jìn)行調(diào)查。EU GMP關(guān)于文件可靠的文件是質(zhì)量保證體系必不可少的基本部分。書(shū)面的文件可以防止口頭交流產(chǎn)生的錯(cuò)誤，并能追溯批產(chǎn)品的歷史。應(yīng)有書(shū)面的準(zhǔn)確的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)處方生產(chǎn)處方、指令指令、規(guī)程和記錄規(guī)程和記錄。最重要的-文件的清楚表達(dá)。4.1. 確定產(chǎn)品、物料標(biāo)準(zhǔn)，這是對(duì)質(zhì)量的基本評(píng)價(jià) 制備處方, 工藝過(guò)程及包裝規(guī)程-描述所有起始物料及工藝及包裝操作 程序-指導(dǎo)進(jìn)行某個(gè)操作，如 清潔，更衣，環(huán)境控制，取樣，檢驗(yàn)，設(shè)備操作 記錄-提供每批產(chǎn)品

3、的歷史記錄，包括發(fā)放，最終產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)信息。4.2. 文件應(yīng)精心設(shè)計(jì)，準(zhǔn)備，評(píng)價(jià)和發(fā)放，并符合生產(chǎn)和市場(chǎng)相關(guān)規(guī)定4.3. 文件應(yīng)得到授權(quán)人的批準(zhǔn)，并簽名和日期EU GMP關(guān)于文件-Chapter 44.4. 文件內(nèi)容明確：題目、種類及目的描述清楚，按順序排列，檢查起來(lái)容易，復(fù)制 的文件應(yīng)清晰、易讀4.5. 文件應(yīng)定期復(fù)審，保持最新版本。文件一旦修改，系統(tǒng)應(yīng)能防止新版文件未被使用的情況4.6. 文件不能是手寫的。填寫數(shù)據(jù)或記錄信息應(yīng)清晰，易讀，不易除掉。應(yīng)有足夠的空間。EU GMP關(guān)于文件-Chapter 44.7. 填寫內(nèi)容的任何更改都應(yīng)簽名和日期，并可以讀出原來(lái)的信息，如空間允許，可以注明更

4、改原因。4.8.每次操作時(shí)，及時(shí)記錄，便于對(duì)生產(chǎn)相關(guān)的重要操作追蹤，至少在有效期后一年。4.9. 數(shù)據(jù)可以用電子記錄系統(tǒng)，照相或其他可靠的方法，但應(yīng)有與系統(tǒng)相關(guān)的詳細(xì)程序，應(yīng)檢查記錄的準(zhǔn)確性。用電子數(shù)據(jù)處理的文件只能由授權(quán)人輸入數(shù)據(jù)或更改，計(jì)算機(jī)應(yīng)能記錄這些操作都應(yīng)，應(yīng)嚴(yán)格使用 passwords 或其他方法登錄，重要數(shù)據(jù)的輸入應(yīng)能被獨(dú)立的檢查。 批記錄的電子儲(chǔ)存應(yīng)備份。EU GMP關(guān)于文件-Chapter 4質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)4.10 原料、包材、成品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)予批準(zhǔn)并有日期; 若可能，應(yīng)制定中間體或半成品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。原輔料，包裝材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)4.11. 原輔料、內(nèi)包材、印字包材的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括：

5、a) 材料描述，包括: 指定的名稱、內(nèi)部編碼；依據(jù), 藥典專論；批準(zhǔn)的供應(yīng)商, 若有可能, 材料原廠家；印字包材的樣張;b) 取樣及檢驗(yàn)描述，或參考的程序;c) 按可接受限度要求定性定量;d) 貯存條件與注意事項(xiàng);e) 最大貯存期限，復(fù)檢EU GMP關(guān)于文件-Chapter 4FDA關(guān)于文件每一個(gè)藥品生產(chǎn)商都應(yīng)建立并維護(hù)用來(lái)控制所有必要的文件的程序。這些程序應(yīng)提供以下內(nèi)容： (a) 文件批準(zhǔn)、發(fā)放 (b) 文件變更SDA GMP關(guān)于文件 藥品生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)建立文件的起草、修訂、審查、批準(zhǔn)、撤消、印制及保管的管理制度。分發(fā)、使用的文件應(yīng)為批準(zhǔn)的先行文本。已撤消和過(guò)時(shí)的文件除留檔備查外，不得在工作現(xiàn)場(chǎng)

6、出現(xiàn)。 制定生產(chǎn)管理文件和質(zhì)量管理文件的要求：文件的標(biāo)題應(yīng)能清楚地說(shuō)明文件的性質(zhì)各類文件應(yīng)有便于識(shí)別其文本、類別的系統(tǒng)編碼和日期文件使用的語(yǔ)言應(yīng)確切、易動(dòng)懂填寫數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)有足夠的空格文件制定、審查和批準(zhǔn)的責(zé)任應(yīng)明確，并有責(zé)任人簽名文件管理的目的文件管理的目的 文件管理的目的是界定管理系統(tǒng)、減少語(yǔ)言傳文件管理的目的是界定管理系統(tǒng)、減少語(yǔ)言傳遞可能發(fā)生的錯(cuò)誤、保證所有執(zhí)行人員均能獲遞可能發(fā)生的錯(cuò)誤、保證所有執(zhí)行人員均能獲得有關(guān)活動(dòng)的詳細(xì)指令并遵照?qǐng)?zhí)行、而且能夠得有關(guān)活動(dòng)的詳細(xì)指令并遵照?qǐng)?zhí)行、而且能夠?qū)τ腥毕莼蛞捎扇毕莓a(chǎn)品的歷史進(jìn)行追蹤。對(duì)有缺陷或疑由缺陷產(chǎn)品的歷史進(jìn)行追蹤。文件管理的目的文件管理的目

7、的有章可循有章可循照章辦事照章辦事有案可查有案可查利于追蹤利于追蹤文件管理要求文件管理要求應(yīng)建立文件的起草、修訂、審查、批準(zhǔn)、撤銷、印刷、發(fā)放、復(fù)制及保管制度文件受控發(fā)放，確保使用的文件為批準(zhǔn)的現(xiàn)行版本使用者能夠及時(shí)獲得相關(guān)文件未經(jīng)授權(quán)任何人不得修改文件文件的制定、審核和批準(zhǔn)責(zé)任應(yīng)明確各類文件應(yīng)有便于識(shí)別文本、類別的系統(tǒng)編碼和日期文件使用的語(yǔ)言應(yīng)確切、易懂文件的標(biāo)題應(yīng)能清楚地說(shuō)明文件的性質(zhì)文件應(yīng)定期審查修訂文件管理要求文件管理要求 留有填寫數(shù)據(jù)的足夠空間 記錄應(yīng)客觀、真實(shí)、清晰、易保存 記錄修改后應(yīng)能看清原來(lái)的記錄，并簽名 不使用的欄目應(yīng)“/”除 有秩序存放，便于查找 妥善保管，在有效期內(nèi)不得

8、丟失或受損文件的要素 ?準(zhǔn)確可信完全文件的要素-準(zhǔn)確如：將A先過(guò)篩，再將B加入到A中，在100rpm速度下攪拌，混合至均勻。 篩目、編號(hào) 加入方式文件的要素-準(zhǔn)確What is error free or 99.% 沒(méi)有差錯(cuò)或99.%意味著什么？每月有一個(gè)小時(shí)喝的是不干凈的水每天在OHare Airport有兩次不安全的著陸每小時(shí)有16,000 個(gè)郵件丟失每年有20,000 個(gè)錯(cuò)誤的藥品處方每周有500 例錯(cuò)誤的外科手術(shù)每天醫(yī)生要接生50 新生命每小時(shí)有22,000 張支票錯(cuò)誤地從帳單中扣除每周有10分鐘電話或電視服務(wù)中斷每年你的心臟有32,000 次停止跳動(dòng)文件的要素-可信 進(jìn)行觀察的人必須

9、是填寫原始數(shù)據(jù)的人 修改之處劃一條線，簽名及日期，劃線之處能夠辨認(rèn)文字Do not destroy the original document！不要撕毀任何原始記錄不要撕毀任何原始記錄！文件的要素-完全簽一個(gè)文件意味著工作已經(jīng)完成不能用“同上”不能用“ ” 完全：闡述、信息、數(shù)據(jù)審計(jì)官檢查什么 有意的欺騙 數(shù)據(jù)完整性有選擇性的數(shù)據(jù)遺漏的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)出奇的好 舊版本在使用 存檔文件中改變工藝、方法或標(biāo)準(zhǔn) 偏差處理文件類型1.程序文件程序文件標(biāo)準(zhǔn)管理程序標(biāo)準(zhǔn)管理程序質(zhì)量管理，文件管理，驗(yàn)證管理質(zhì)量管理，文件管理，驗(yàn)證管理.標(biāo)準(zhǔn)操作程序標(biāo)準(zhǔn)操作程序設(shè)備操作，清潔操作，物料處理設(shè)備操作，清潔操作，物料處理

10、.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)工藝規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，主處方工藝規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，主處方.文件類型2. 記錄文件記錄文件 各種記錄各種記錄 稱量記錄，操作記錄，檢驗(yàn)記錄，控制記錄稱量記錄，操作記錄，檢驗(yàn)記錄，控制記錄. 各種臺(tái)帳等各種臺(tái)帳等GMP要求的各種文件 生產(chǎn)管理文件生產(chǎn)管理文件- 生產(chǎn)工藝規(guī)程- 標(biāo)準(zhǔn)操作程序- 批記錄（生產(chǎn)/包裝） 質(zhì)量管理文件質(zhì)量管理文件包括藥品的申請(qǐng)和審批文件物料/中間品/成品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及其檢驗(yàn)操作規(guī)程產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性考察批檢驗(yàn)記錄GMP要求的各種文件 質(zhì)量管理文件質(zhì)量管理文件文件管理程序不符合事件處理程序及記錄變更控制程序及記錄人員培訓(xùn)管理制度及記錄環(huán)境、廠房、設(shè)施、設(shè)備及人員衛(wèi)生管

11、理制度和記錄產(chǎn)品銷售、退回、回收及客戶投訴管理制度及記錄設(shè)備、工藝、方法等驗(yàn)證管理程序及文件質(zhì)量體系內(nèi)部審核供應(yīng)商質(zhì)量體系評(píng)價(jià)GMP要求的各種文件 設(shè)備管理文件設(shè)備管理文件廠房、設(shè)施(空調(diào)系統(tǒng)及水系統(tǒng))和設(shè)備的使用、校驗(yàn)、維護(hù)、保養(yǎng)、檢修等制度和記錄 物料管理文件物料管理文件物料接收、釋放、貯存、發(fā)放及平衡管理制度及記錄 不合格品的管理成品銷售及記錄程 序 文 件 編 制首先建立管理文件的文件包括文件的起草、修訂、審查、批準(zhǔn)、撤銷、印刷、發(fā)放、復(fù)制及保管第一份程序 是一份描述如何起草文件的程序每種文件的格式起草/審核/批準(zhǔn)人的簽字處第一份程序 文件的相關(guān)部門QAQC新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)生產(chǎn)物流工程/維修

12、如何編制 設(shè)計(jì)原則 文件體系結(jié)構(gòu) 文件編制流程 定義編碼系統(tǒng) 文件變更設(shè)計(jì)原則 語(yǔ)言準(zhǔn)確、清楚 內(nèi)容全面、完善具有可追蹤性文件體系結(jié)構(gòu)質(zhì)量手冊(cè)質(zhì)量管理文件（質(zhì)量管理、驗(yàn)證管理、生產(chǎn)管理、物料管理詳細(xì)工作文件(標(biāo)準(zhǔn)操作法、工藝規(guī)程、批生產(chǎn)記錄、檢驗(yàn)記錄)一級(jí)三級(jí)二級(jí)文件編制流程起草和修改建議必要性討論否決同意起草編號(hào)初稿傳閱修改稿傳閱批準(zhǔn)稿編碼系統(tǒng)批生產(chǎn)記錄編碼批生產(chǎn)記錄編碼物料編碼物料編碼 - 表示：用了什么表示：用了什么 原料原料/輔料輔料/包裝材料包裝材料 如如: RM2000 中間體中間體 如如: 6000 成品成品 如如: 7000變更單編碼變更單編碼 CCN 如如: CCN-SOP-

13、0027 指第指第27次變更次變更SOP編碼編碼 如如: MNxxx 維修維修/MTxxx 物料物料/QCxxx 質(zhì)量檢驗(yàn)質(zhì)量檢驗(yàn)/QAxxx 質(zhì)量保證質(zhì)量保證主批記錄編碼主批記錄編碼 如如: M B R A - 7197-10 (A:藥物類型藥物類型, 7197: 產(chǎn)產(chǎn)品代號(hào)品代號(hào), 10: 規(guī)格規(guī)格)編碼系統(tǒng)接收編碼接收編碼 具有唯一性具有唯一性, 主要物料的接收順序。主要物料的接收順序。表示：那一個(gè)被用了表示：那一個(gè)被用了 如：如：RCS： RCA001A999 、RCB001B999編碼系統(tǒng)表格編碼表格編碼用于主要記錄信息，如執(zhí)行用于主要記錄信息，如執(zhí)行SOP記錄；記錄；填寫、記錄原始

14、數(shù)據(jù)及現(xiàn)象填寫、記錄原始數(shù)據(jù)及現(xiàn)象 要點(diǎn)：公司名、日期要點(diǎn)：公司名、日期 部門部門 PProduction / Q-Quality編碼系統(tǒng)版本號(hào)版本號(hào) 所有的文件均應(yīng)有版本號(hào)，以便于對(duì)其所有的文件均應(yīng)有版本號(hào)，以便于對(duì)其版本進(jìn)行控制版本進(jìn)行控制 如如 MT203 Rev.3，表明：，表明： 物料類物料類203號(hào)規(guī)程、第三次修改版本號(hào)規(guī)程、第三次修改版本編碼系統(tǒng)編碼系統(tǒng)小結(jié)三部分三部分: 1、類別、類別(Item) 2、那一個(gè)、那一個(gè)(系列號(hào)系列號(hào)) 3、修訂號(hào)、修訂號(hào)專人控制編碼的分配專人控制編碼的分配一般禁止變動(dòng)編碼系統(tǒng)一般禁止變動(dòng)編碼系統(tǒng)建立程序描述編碼系統(tǒng)建立程序描述編碼系統(tǒng)文件變更A

15、變更是必要的，但失控的變更卻是危險(xiǎn)的。變更是必要的，但失控的變更卻是危險(xiǎn)的。受控的變更包括：受控的變更包括： 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 程序文件程序文件 實(shí)施方案實(shí)施方案 批生產(chǎn)記錄批生產(chǎn)記錄 設(shè)備記錄等設(shè)備記錄等文件變更A 變更控制確?？勺粉櫺宰兏刂拼_?？勺粉櫺?誰(shuí)提出變更誰(shuí)提出變更 為什么為什么 什么時(shí)候什么時(shí)候 誰(shuí)批準(zhǔn)誰(shuí)批準(zhǔn)文件變更A 制定變更控制程序，應(yīng)明確制定變更控制程序，應(yīng)明確 變更應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門批準(zhǔn)生產(chǎn)變更應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門批準(zhǔn)生產(chǎn)/質(zhì)量質(zhì)量/工工程維修程維修/物料物料/法規(guī)等部門法規(guī)等部門 當(dāng)影響到產(chǎn)品的鑒別當(dāng)影響到產(chǎn)品的鑒別/質(zhì)量質(zhì)量/純度純度/安全安全/有有效時(shí)效時(shí), 應(yīng)獲得官方批準(zhǔn)

16、應(yīng)獲得官方批準(zhǔn)文件變更A 制定變更控制程序，應(yīng)明確制定變更控制程序，應(yīng)明確 變更應(yīng)在文件上記載變更應(yīng)在文件上記載 所有文件應(yīng)存檔所有文件應(yīng)存檔 現(xiàn)行文件提供現(xiàn)行文件提供給相關(guān)部門給相關(guān)部門/崗位，崗位，過(guò)時(shí)文件過(guò)時(shí)文件收回、銷毀收回、銷毀記 錄 文 件原始數(shù)據(jù)的定義原始數(shù)據(jù)的定義 反映最初觀察或?qū)嵤┙Y(jié)果的任何記錄、圖表、工作表、備忘錄、筆記等，并且有必要進(jìn)行整理和評(píng)價(jià)成為工作項(xiàng)目、過(guò)程和研究報(bào)告等。原始數(shù)據(jù)可以是紙張形式或電子形式的，但是必須在系統(tǒng)程序中進(jìn)行定義。電子記錄的定義電子記錄的定義 電子記錄是指依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)建、修改、維護(hù)、存檔、找回或發(fā)送的諸如文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲音、圖象及其

17、它以電子(數(shù)字）形式存在的信息的任何組合。其具有如下的特性： 當(dāng)數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)存入磁盤、磁帶或其它一些持久性的電子媒介時(shí)， 電子記錄就產(chǎn)生了；當(dāng)儀器將數(shù)據(jù)寫入磁盤文件時(shí)，產(chǎn)生的就是電子記錄的原件。當(dāng)這些信息打印到紙上時(shí)，產(chǎn)生的將是電子記錄原件的紙張復(fù)印件。這與原始的記錄原件及復(fù)印件的概念有所不同；原始記錄是第一個(gè)電子記錄，在紙張復(fù)印件上簽字并不能使這個(gè)紙張復(fù)印件成為原件。原始數(shù)據(jù)實(shí)例 儀器磁帶 色譜圖 (could be copy of raw data) 電子記錄 在線計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)記錄系統(tǒng)打印輸出結(jié)果 試驗(yàn)室工作表 備忘錄原始數(shù)據(jù)實(shí)例 稱量或皮重打印結(jié)果 散磁盤, 批記錄 執(zhí)行試驗(yàn)結(jié)果 清場(chǎng)檢查 一

18、批的名稱, 規(guī)格, 批號(hào), 批量 物料確認(rèn)編碼, 接收或控制號(hào)有效期，容器號(hào) 關(guān)鍵的稱重信息稱重，測(cè)量，稀釋，計(jì)算，皮重信息 各步驟執(zhí)行人簽名及日期批記錄要記錄什么？ 重要步驟操作的關(guān)鍵信息，如：加入量、批號(hào)、性狀等 關(guān)鍵步驟第二人復(fù)核 使用的設(shè)備 房間狀態(tài) 設(shè)備關(guān)鍵操作參數(shù) 溫度，壓力，時(shí)間，速度 取樣量批記錄要記錄什么？批記錄要記錄什么？ 生產(chǎn)過(guò)程檢驗(yàn)結(jié)果 QC or QA 檢驗(yàn)結(jié)果 廢料量或廢品量及原因 在適當(dāng)步驟計(jì)算產(chǎn)量收率物料平衡 生產(chǎn)過(guò)程中涉及到的所有操作人員的名字與簽名 批產(chǎn)品制備過(guò)程中，任何偏差，問(wèn)題或必要的解釋檢驗(yàn)室要記錄什么？ 物料鑒別批號(hào)，效期，容器編號(hào) 重要的取樣及檢驗(yàn)

19、信息稱重，測(cè)量，稀釋，計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)品/對(duì)照品，制備及編號(hào)等 檢驗(yàn)限度 方法及版本號(hào) 檢驗(yàn)結(jié)果 簽名及日期 儀器參數(shù)/柱子儀器鑒定校驗(yàn)信息 補(bǔ)充的數(shù)據(jù)文檔 遇到問(wèn)題以備忘錄的形式存檔原因解釋檢驗(yàn)室要記錄什么？法律保護(hù) 不如實(shí)地?cái)⑹龌騻卧煊^察報(bào)告視為欺騙 有些法規(guī)機(jī)構(gòu)認(rèn)為欺騙應(yīng)受到法律的懲罰 簽上你的名字意味著你:已經(jīng)看過(guò)所觀察到的問(wèn)題/現(xiàn)象 同意任何一個(gè)結(jié)論對(duì)上面的信息你會(huì)支持請(qǐng)問(wèn)簽名意味著什么？執(zhí)行人簽名意味著： 當(dāng)你簽名或簽署一份文件，你的簽名意味著那些數(shù)據(jù): 正確地描述了所觀察到的現(xiàn)象 是可信的 (由你觀察到的) 符合事件的本來(lái)面目- 不存在任何其它影響觀察結(jié)果的因素 遵守公司的SOP 遵守GMPs檢查人簽名意味著： 記錄的數(shù)據(jù)完全 樣品鑒別號(hào)正確 檢驗(yàn)員作了檢驗(yàn) 數(shù)據(jù)可信，合理，完全 在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行平均、繪圖、修正等處理時(shí)符合公司的政策 關(guān)鍵的計(jì)算正確 結(jié)果符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)程 記錄了偏差（與要求不相符） 文件遵守 GMPs 正確修改數(shù)據(jù)檢查人簽名意味著：好的記錄文件 使用蘭色或黑色永久性墨水 觀察的同時(shí)在原文件上做