機(jī)關(guān)公文寫作基礎(chǔ)處理規(guī)則

1、一，公文的功能（一）公文的涵義與特點(diǎn)公務(wù)文書，又叫公務(wù)文件，簡(jiǎn)稱公文，是法定機(jī)關(guān)與社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中為行使職權(quán)，實(shí)施 管理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的書面文字材料 （包括電報(bào)，下同），是傳達(dá)和貫徹黨 和國(guó)家的路線，方針和政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，指示答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)，布置 和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具.公文分類按公務(wù)文書的自身性質(zhì)及使用范圍，可以把我國(guó)現(xiàn)行的公務(wù)文書分為兩大類：1 .通用文書（1）法定公文（2）事務(wù)文書2 .專用文書財(cái)經(jīng)文書，司法文書，科技文書，軍事文書等等公文的主要特點(diǎn)：1 .法定性2 .政策性3 .實(shí)用性4 .時(shí)效性5 .規(guī)范性（二）公文的作用

2、（功能）1 .決策與領(lǐng)導(dǎo)作用（最主要的作用）2 .強(qiáng)制執(zhí)行和處理的作用3 .依據(jù)和憑證作用4 .公務(wù)聯(lián)系與溝通作用5 .宣傳與教育作用二，公文的文體，結(jié)構(gòu)，格式與稿本（一）公文的文體公文的文體是指公文的表達(dá)方式.屬應(yīng)用文體，但它又不同于一般的應(yīng)用文，具有自身的特 殊屬性：1 .公文被規(guī)定以現(xiàn)代漢語(yǔ)的書面形式（即白話文）作為必須使用的符號(hào)系統(tǒng).2 .公文兼用說(shuō)明，敘述，議論三種表達(dá)方式.（二）公文的結(jié)構(gòu)公文的結(jié)構(gòu)是指公文的組織結(jié)構(gòu)，具有規(guī)范性和相對(duì)確定性.公文一般由秘密等級(jí)和保密期限，緊急程度，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，發(fā)文字號(hào)，簽發(fā)人，標(biāo)題，主送機(jī) 關(guān)，正文，附件說(shuō)明，成文日期，印章，附注，附件，主題詞，

3、抄送機(jī)關(guān)，印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等 部分組成.（三）公文的格式（重點(diǎn)內(nèi)容）公文的格式是指組成公文的各部分文字符號(hào)在載體（紙張等）上排列的規(guī)定.1 .公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)公文用紙一般使用紙張定量為60g/m280g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙.紙張白度為85%-9 0%,橫向耐折度15次，不透明度85%,phfi為7.59.5.2 .公文用紙幅面及版面尺寸（1）公文用紙幅面尺寸：公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型（210mm< 297mm）.公文頁(yè)邊與版心尺寸：公文用紙大頭（上白邊）為:37mmt 1mm公文用紙訂口（左白邊）為:28mmt 1mm版心尺寸為:156mnX 225mm（P含頁(yè)碼）a4

4、型公文用紙頁(yè)邊及版心尺寸3 .公文中圖文的顏色未作特殊說(shuō)明公文中圖文的顏色均為黑色4 .排版規(guī)格與印制裝訂要求(1)排版規(guī)格：文字符號(hào)從上至下,自左而右依次橫寫橫排.正文用3號(hào)仿宋字,一般每面排2 2行，每行排28個(gè)字.制版要求：版面干凈無(wú)底灰,字跡清楚無(wú)斷劃,尺寸標(biāo)準(zhǔn),版心不斜，誤差不超過(guò)1mm.(3)印刷要求：雙面印刷；頁(yè)碼套正,兩面誤差不得超過(guò)2mm印品著墨實(shí),均勻；字面不花,不 白,無(wú)斷劃.(4)裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂,不掉頁(yè).騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷?各1/4處,允許誤差± 4mm平訂釘鋸與書脊間的距離為3mrnr 5mm .5 .公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則

5、組成公文的各要素分為眉首，主體，版記三部分.眉首公文份數(shù)序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行.秘密等級(jí)和保密期限：標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間 空1字下行,平行公文首頁(yè)格式上報(bào)公文首頁(yè)版式緊急程度：緊急文件有“特急“，“急件"，緊急電報(bào)有“特提”，“特急“，“加急“，"平 急”.標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行,兩字之間空1行;如需同時(shí) 標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版 心右上角第2行.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文

6、可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm信函為30mm, 命令為20mm)對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推 薦使用小標(biāo)宋體字,用紅色標(biāo)識(shí).字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于 或大于22mrK 15mm聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前 文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右 側(cè),上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文.行政機(jī)關(guān)之間聯(lián)合行 文，標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào).發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字,年份和序號(hào)組成.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字,居中 排布；年份，序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱（19

7、95不能簡(jiǎn)寫成95,XX不能寫成04）,用 六角中括號(hào)”"括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001）,不加“第”字.注意：用直角中括號(hào)”茂XX XX10號(hào)”，用小括號(hào)”茂XX （XX）10號(hào)”都是不規(guī)范的.發(fā)文字號(hào)之下4mmt印一條與版心等寬的紅色反線.簽發(fā)人：上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè).發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽 發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí) 簽發(fā)人姓名.如有多個(gè)簽發(fā)人（會(huì)簽人），主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名 從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與

8、最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm.主體公文標(biāo)題：紅色反線下空2行,用2號(hào)小標(biāo)宋體字（常見的公文標(biāo)題一般都加粗）,可分一行或 多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng).主送機(jī)關(guān)：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名 稱后標(biāo)全角冒號(hào).如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移 至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送.公文正文：主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格.數(shù)字，年份不能回行（一個(gè)阿 拉伯?dāng)?shù)字,年份不能分成兩行）.附件：公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“

9、附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和 名稱.附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如”附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符 號(hào).附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件"，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序 號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致.如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角 第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文序號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）.成文時(shí)間：以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn).聯(lián)合行文一般由主辦機(jī)關(guān)首先簽署意見，協(xié)辦單位依 次會(huì)簽，一般不使用復(fù)印件會(huì)簽.成文時(shí)間以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn).電報(bào)，以 發(fā)出日期為準(zhǔn).標(biāo)法：用漢字將年，月，日標(biāo)全；零寫為“。"；成文時(shí)間的標(biāo)識(shí)位置見

10、下.公文生效標(biāo)識(shí)：公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章.行政機(jī)關(guān)聯(lián) 合向上行文，為簡(jiǎn)化手續(xù)和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān) 都應(yīng)當(dāng)加蓋印章.a.單一發(fā)文印章單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間.成文時(shí)間右空4字；加蓋 印章應(yīng)上距正文2mmr4mm端正，居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色.公文末頁(yè)版式b.聯(lián)合行文印章有兩種情況：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè) 印章均壓成文時(shí)間，印章用紅色.只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊.兩印章 之間不相交或相切,相距不超過(guò)3mm.當(dāng)聯(lián)合

11、行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱） 排在發(fā)文時(shí)間和正文之間.主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最 后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下 右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間.聯(lián)合行文末頁(yè)公文版式特殊情況說(shuō)明：當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距，字距的措 施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)”此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決.附注：公文如有附注,用3號(hào)仿宋體字,居左空2號(hào)字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行.如:（此 件發(fā)至縣，團(tuán)級(jí)，傳達(dá)到全體黨員）.”請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話 .版記主題詞：公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞.上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞.”主題詞"用3號(hào)黑 體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字.抄送:抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān) ，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化 簡(jiǎn)稱，統(tǒng)稱.公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)"抄送”，后標(biāo)全 角冒號(hào)；回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào).如主送