采購及分包控制程序

1、1.0目的1.1 分包工作流程通過對工程施工、電梯養(yǎng)護、 綠化、吸糞、消殺等服務(wù)項目分包商的評價選擇與對分包的有效控制，確保服務(wù)的質(zhì)量符合規(guī)定的要求，為客戶提供滿意的服務(wù)。1.2物資采購流程通過對公司所有的物資采購進行有效控制，確保采購的物資符合規(guī)定的要求，以便各部門為顧客提供滿意的服務(wù)。2.0 適用范圍本程序適用于公司所有項目分包商的評價選擇與分包和外協(xié)、物資采購、辦公用品采購、緊急采購等流程的管理工作。3.0 作業(yè)內(nèi)容（見下頁）3.1 分包工作流程流程分包項目的識別分類分包項目的申請公司是否統(tǒng)一分包有關(guān)部門自行分包責任部門 / 人工作要求相關(guān)部門負相關(guān)部門負責人需明確所負責的相關(guān)部責人門目

2、前需要對外尋求分包的項目相關(guān)部門負相關(guān)部門負責人對需要分包的項目向公責人司提出分包申請總經(jīng)理總經(jīng)理根據(jù)實際情況決定是否由公司統(tǒng)相關(guān)部門負一對外進行分包。責人相關(guān)部門負責人根據(jù)總經(jīng)理安排自行分相關(guān)部門負包。責人相關(guān)部門負責人根據(jù)供方 / 分包商評價總經(jīng)理標準對供方 / 分包商進行尋找、評估、選擇，并記錄到供方 / 分包商評價記錄 。財務(wù)部、總經(jīng)總經(jīng)理對各部門提供的供方 / 分包商進行理最后的確認。- 經(jīng)總經(jīng)理批準的供方 / 分包商由品質(zhì)部納總經(jīng)理或其入合格供方 / 分包商名單 。相關(guān)文件 /記錄分包項目申請表供方 / 分包商評價標準供方 / 分包商評價記錄合格供方 / 分包商名單合同管理程序供方

3、 / 分包商評價記錄NOYE SYE S授權(quán)人相關(guān)部門由財務(wù)部組織相關(guān)部門按合同管理程序?qū)Ψ职贤M行評審；- 對續(xù)簽的分包合同根據(jù)年度的 分包商評價記錄決定是否續(xù)簽。簽訂分包合同。零星土建、裝修、公用工程分包業(yè)務(wù)：相關(guān)業(yè)務(wù)部門依據(jù)合同中的實施要點及有效附件對施工過程進行不定期監(jiān)督檢查， 發(fā)現(xiàn)不合格按不合格品（服務(wù)）控制程序進行處理- 設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)分包業(yè)務(wù)： 按分包合同的具體要求及相關(guān)服務(wù)程序進行日常檢查并記錄。- 清潔衛(wèi)生，衛(wèi)生防疫、環(huán)境綠化、白蟻防治等分包業(yè)務(wù)： 按分包合同的具體要求及相關(guān)服務(wù)程序進行日常檢查并記錄。不合格品 （服務(wù)）控制程序BA流程AB責任部門 / 人財務(wù)部總經(jīng)理工作

4、要求相關(guān)文件 /記錄每年組織業(yè)務(wù)部門等對供方/ 分包商的服供方 / 分包商務(wù)質(zhì)量和技術(shù)水平進行一次評審，填寫供評價記錄方/ 分包商評價記錄報總經(jīng)理審批。- 必要時，可臨時組織對供方/ 分包商的評NOYES續(xù)簽分包合同總經(jīng)理審- 對于在 ISO9000質(zhì)量體系運行前已提供承包服務(wù)的供方 / 分包商，品質(zhì)部組織對其統(tǒng)一進行一次評審， 合格者直接列為合格供方 / 分包商。不合格者取消分包業(yè)務(wù)， 由品質(zhì)部在 合格供方 / 分包商名單中刪除。根據(jù)供方 / 分包商評審記錄 ，并綜合考慮當年市場行情，合格者續(xù)簽分包合同。- 續(xù)簽分包合同需重新經(jīng)過分包合同評審。合格供方 / 分包商名單供方 / 分包商評價記錄

5、3.2 物資采購流程流程NO不符合預(yù)算符合預(yù)算NO審批YES責任部門 / 人各部門各部門負責人采購員財務(wù)部總經(jīng)理財務(wù)部采購員、財務(wù)部有關(guān)部門負責人、有關(guān)專業(yè)人員總經(jīng)理工作要求相關(guān)文件 / 記錄人事行政部負責辦公用品的采購；管理處負責其它物品的采購。采購計劃審各部門與倉管員核對下月所需物品后,預(yù)批表測下月的采購要求。各部門負責人于每月25 日前填寫采購各 部 門 年 度計劃審批表交采購員，要求就采購的物品預(yù)算、采購計的型號、規(guī)格、顏色、樣式、質(zhì)量要求、交劃審批表貨時間等詳細列明。采購計劃審采購員對各部門的物資采購項目進行確批表認，看是否與以前的采購申請有異?，F(xiàn)象，同時報價至財務(wù)部。財務(wù)部根據(jù)各部

6、門年度預(yù)算及已用物品的情況對采購計劃審批表進行審核是否供方 / 分包符合預(yù)算及采購員的報價是否合理。評價記錄總經(jīng)理根據(jù)實際情況決定是否批準該物資的采購。NO是否為大宗采購YESNO定期尋找、選擇、評估供應(yīng)商YESABBAB審批不合格下驗采收購單合格入庫或領(lǐng)取物結(jié)單NOYES有關(guān)采購人員、有關(guān)部門 /負責人有關(guān)采購人員、有關(guān)部門 /負責人倉管員、使用部門負責人倉管員及有關(guān)部門負責人或其指定人員有關(guān)部門 / 采購經(jīng)辦人員財務(wù)部主管總經(jīng)理財務(wù)部出納使用部門負責人倉管員、采購員財務(wù)部 / 主管財務(wù)部根據(jù)所需物資價值的大小及實際采購計劃審情況判斷是否為大宗采購。批表采購員應(yīng)進行市場調(diào)查， 及時了解市場行

7、采購計劃審情，與有關(guān)供應(yīng)商進行聯(lián)系，并建立供應(yīng)商批表檔案。財務(wù)部從供應(yīng)商檔案中提供 2-3個供應(yīng)商，并依據(jù)供方 / 分包商評價記錄對其進行評估后再提交總經(jīng)理選擇。對已評估領(lǐng)料單合格的供應(yīng)商， 由財務(wù)部組織有關(guān)部門負責入庫單、出人定期（每年）再進行評估一次。庫單總經(jīng)理可根據(jù)所需采購的物資決定是否入庫單、 領(lǐng)料進行招標。單、送貨單、采采購經(jīng)辦人員根據(jù)采購計劃審批表，購計劃審批表提供需求信息給供應(yīng)商發(fā)票采購經(jīng)辦人員按照采購計劃審批表通過上門采購或由確定的供應(yīng)商送貨等形式進行購買。不合格品倉管員和使用部門負責人應(yīng)對采購回來（服務(wù)）控制程的物品進行驗收， 如符合要求則簽名入庫或序領(lǐng)用；如不符合要求則立即

8、退貨。供方 / 分包驗收合格，倉管員應(yīng)對物品及時入庫，填商評價記錄寫入庫單或領(lǐng)料單 。并由請購部門合格供方 /負責人或其指定人員簽名領(lǐng)取物品。分包商名單有關(guān)部門采購經(jīng)辦人員應(yīng)要求供應(yīng)商開糾正措施控具發(fā)票，并及時結(jié)單報帳。制程序、預(yù)防財務(wù)部主管審核是否為已選擇的供應(yīng)商措施控制程序和價格。出納按照總經(jīng)理批后的付款數(shù)額如實付款。使用部門負責人應(yīng)在使用的過程中依據(jù)不合格品（服務(wù)）控制程序?qū)Σ缓细竦奈镔Y進行及時處理。倉管員和采購員應(yīng)每月對所采購的物品情況及驗收合格情況進行統(tǒng)計，填寫供方/ 分包商評價記錄 ，并及時反饋給財務(wù)部主審批流 程責任部門 / 人工作要求相關(guān)文件 / 記錄NO管，以便采取預(yù)防和糾正

9、措施，將結(jié)果存入合格供方 / 分包商名單 。財務(wù)部主管應(yīng)根據(jù) 糾正措施控制程序 、預(yù)防措施控制程序 對供應(yīng)商采取相應(yīng)糾正措施（如扣除貨款或淘汰等）進行預(yù)防和補救。使用維護及不合格處理統(tǒng)計分析結(jié)束緊急采購： 各部門在執(zhí)行以已上采購計劃時如果遇到緊急事件，需要緊急采購一定數(shù)量的物品，用電話聯(lián)系方式或直接口頭請示，獲批準后由采購部門實施。采購過程完畢后需補充辦理采購及物資管理的相關(guān)手續(xù)。制度說明制度是以 執(zhí)行力為保障的。 “制度”之所以可以對個人行為起到約束的作用，是以有效的執(zhí)行力為前提的，即有強制力保證其執(zhí)行和實施，否則制度的約束力將無從實現(xiàn)，對人們的行為也將起不到任何的規(guī)范作用。只有通過執(zhí)行的過程制度才成為現(xiàn)實的制度，就像是一把標尺，如果沒有被用來劃線、測量，它將無異于普通的木條或鋼板，只能是可能性的標尺，