時(shí)間管理-自我管理

1、時(shí)間管理-自我管理 分享快樂(lè)分享快樂(lè)! ! 一個(gè)有能力管好別人的人不一定是一個(gè)好的管理者,而只有那些有能力管好自己的人才能成為好的管理者。每個(gè)人都是管理者時(shí)間管理個(gè)人知識(shí)管理目標(biāo)管理自我決策個(gè)人修煉什么是時(shí)間 “洗手的時(shí)候，日子從水盆里過(guò)去；吃飯的時(shí)候，日子從飯碗里過(guò)去；默默時(shí)，便從茫然的雙眼前過(guò)去。我覺(jué)察他去的匆匆了，伸出手遮掩時(shí)，他又從遮掩著的手邊過(guò)去，” 出自朱自清匆匆“時(shí)間就是效率”、“時(shí)間就是金錢”、“時(shí)間就是生命”、“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，諸如此類的描述我們每個(gè)人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？ （1）供給毫無(wú)彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會(huì)增加

2、、也不會(huì)減少，每天都是24小時(shí)，所以我們無(wú)法開源。 （2）無(wú)法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲(chǔ)藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無(wú)法節(jié)流。 （3）無(wú)法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說(shuō)，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無(wú)法取代的。 （4）無(wú)法失而復(fù)得：時(shí)間無(wú)法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會(huì)永遠(yuǎn)喪失。花費(fèi)了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無(wú)力挽回。 什么是時(shí)間 什么是“時(shí)間管理”？ “時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時(shí)間所具備的四個(gè)獨(dú)特性，所以時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間”，它是指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行

3、的“自管理者的管理”。 我們短暫的一生睡覺(jué)： 21年 工作： 14年 個(gè)人衛(wèi)生：7年 吃飯： 6年 旅行： 6年 排隊(duì)： 6年 學(xué)習(xí)： 4年 開會(huì)： 3年 打 ： 2年 找東西： 1年 其它： 3-5年 看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受？“時(shí)間管理”一直是個(gè)重要的問(wèn)題，但從來(lái)沒(méi)像今天這么重要過(guò)，為什么？ 時(shí)間管理的誤區(qū) 誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃 “寫下你明天必須做的最重要的各項(xiàng)工作，先從最重要的那一項(xiàng)工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項(xiàng)工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項(xiàng)重要的工作。倘若任何一項(xiàng)著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時(shí)間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，則堅(jiān)持做下去 由

4、于我們的工作缺乏計(jì)劃，將導(dǎo)致如下惡果： 1、目標(biāo)不明確 2、沒(méi)有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣 3、缺乏做事輕重緩急的順序 4、沒(méi)有時(shí)間分配的原則 誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng) 1 職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) 2 “事必躬親，親力而為” 3 溝通不良 4 工作時(shí)斷時(shí)續(xù) 學(xué)會(huì)利用資源誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠 拖延商數(shù)測(cè)驗(yàn) 請(qǐng)據(jù)實(shí)選擇以下每一個(gè)陳述最切合你的答案：（1）為了避免對(duì)棘手的難題采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行者下壓力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的

5、事是困難的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （5）當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （6）我對(duì)重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會(huì)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同

6、意 （9）我在過(guò)分疲勞（或過(guò)分緊張、或過(guò)分泄氣、或太受抑制）時(shí)，以致無(wú)法處理所面對(duì)的困難任務(wù)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （10）在著手處理問(wèn)題時(shí)我經(jīng)常不知從何下手? A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)： 每一個(gè)“非常同意”評(píng)4分，“略表同意”評(píng)3分，“略表不同意”評(píng)2分，“極不同意”評(píng)1分?？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣?？偡衷?1至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。 工作多； 事情多； 還有因?yàn)槟恪懊！币驗(yàn)槟恪懊ぁ币驗(yàn)槟恪懊Α闭`區(qū)四：整理整頓不足 雜亂的辦公桌

7、顯示雜亂的心思 文件處置測(cè)驗(yàn) 請(qǐng)快速地解答以下十二個(gè)問(wèn)題。如你無(wú)法即刻對(duì)某些題目提供確切的答案，則請(qǐng)?jiān)陬}目前打問(wèn)號(hào)“？”。 1、訂購(gòu)文具后所取得的帳單。 2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無(wú)暇閱讀。 3、來(lái)自上司的會(huì)議通知（下周一舉行會(huì)議）。 4、某商場(chǎng)寄來(lái)的問(wèn)卷。 5、部屬交來(lái)的（或是你個(gè)人的）一份用于準(zhǔn)備下一個(gè)月業(yè)務(wù)報(bào)告的有關(guān)資料。 6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次 才能回復(fù)。 7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新 號(hào)碼的E-mail。 8、組織內(nèi)其它平行部門的來(lái)函，要求取得你的部門的市場(chǎng)（或其它）調(diào)查報(bào)告。 9、某管理顧問(wèn)公司中寄來(lái)的出版物宣傳單，你認(rèn)為

8、其中一、兩本書也許值得訂購(gòu)，但你無(wú)法確定是否真正值得訂購(gòu)。 10、客戶寄來(lái)的一封投訴信。 11、人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。 12、提醒自己明年及早準(zhǔn)備財(cái)務(wù)預(yù)算的備忘錄。 假如你在以上十二個(gè)問(wèn)題的前面寫上了兩個(gè)或兩個(gè)以上的“？”，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設(shè)計(jì)這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！ 誤區(qū)五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng) *個(gè)人的消極態(tài)度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏噓不已，做白日夢(mèng) *工作中閑聊 三延四拖，你就是時(shí)間的小偷 我全力以赴但我想那不夠好，我付出所有，但我猜那不夠多誤區(qū)六：完美主義：還不夠好昨天、今天、明天明日詩(shī)明日復(fù)明日，明日何其多！

9、 日日待明日，萬(wàn)世成蹉跎。 世人皆被明日累，明日無(wú)窮老將至。 晨昏滾滾水流東，今古悠悠日西墜。 百年明日能幾何？請(qǐng)君聽我明日歌。 今日詩(shī) 今日復(fù)今日， 今日何其少！ 今日又不為，此事何時(shí)了。人生百年幾今日，今日不為真可惜。 若言姑待明朝至， 明朝又有明朝事。 為君聊賦今日詩(shī) 努力請(qǐng)從今日始。努力請(qǐng)從今日始。 昨日詩(shī)昨日會(huì)昨日， 昨日何其好！ 昨日過(guò)去了， 今日徒懊惱。 世人但知悔昨日， 不覺(jué)今日又過(guò)了。 水去日日流， 花落日日少， 成事立業(yè)在今日， 莫待明朝悔今朝。 時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則 原則一 明確目標(biāo) 目標(biāo)決定我們的將來(lái) 只有目標(biāo)才有結(jié)果，目標(biāo)能夠激發(fā)我們的潛能 放棄大而美麗的目標(biāo)，選擇

10、伸手可及的目標(biāo)如何制定目標(biāo) TextText可衡量相關(guān)可達(dá)到具體基于時(shí)間原則二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作 就是選擇做什么？ 選擇在什么時(shí)間做什么？ 什么時(shí)間適合做什么？原則之三：分清工作的輕重緩急 第一象限第一象限緊 急重 要第四象限第四象限不 緊 急不 重 要第二象限第二象限不 緊 急重 要第三象限第三象限緊 急不 重 要緊急緊急不緊急不緊急重要重要 不重要不重要持續(xù)而長(zhǎng)期的行為；如果不處理它將變成第一象限的內(nèi)容；許多現(xiàn)在第一象限的內(nèi)容都是由它演變而來(lái)的；我們都知道重要就是不做。 按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”原理的基礎(chǔ)上。這個(gè)原理是十九世紀(jì)末期

11、與二十世紀(jì)初期的意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家兼社會(huì)學(xué)家維弗烈度帕雷托所提出。它的大意是： 在任何特定群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。這個(gè)原理經(jīng)過(guò)多年的演化，已變成當(dāng)今管理學(xué)界所熟知的80/20原理-即百分之八十的價(jià)值是來(lái)自百分之二十的因子，其余的百分之二十的價(jià)值則來(lái)自百分之八十的因子。80%的銷售額是源自20%的顧客；80%的病假是由20%的員工所占用；80%的檔案使用量集中于20%的檔案；80%的菜是重復(fù)20%的菜色；80%的垃圾是源自20%的地方；80%的看電視時(shí)間都花在20%的節(jié)目；80%的閱讀的書籍都是取自書架上20%的書籍；8

12、0%的看報(bào)時(shí)間都花在20%的版面；80%的 都是來(lái)自20%的發(fā)話人；80%的教師輔導(dǎo)時(shí)間都被20%的學(xué)生所占用；80/20原理的一個(gè)重要啟示便是：避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)榫退隳慊?0%的時(shí)間，你也只能取得20%的成效：你應(yīng)該將時(shí)間花于重要的少數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)檎莆樟诉@些重要的少數(shù)問(wèn)題，你只花20%的時(shí)間，即可取得80%的成效。通過(guò)觀察我們發(fā)現(xiàn)：20的工作占整個(gè)工作的80%的價(jià)值應(yīng)該集中80的精力投入到20的工作只投入20的精力做另外80的工作80%20%80%20%時(shí)間時(shí)間精力精力工作工作成效成效80%80%20% 一般做法： 列出清單給所有客戶 ； 去拜訪所有客戶； 閱讀所有文件；

13、 要做所有的工作； 討論所有的問(wèn)題； 什么事都想自己做； 自己些所有的報(bào)告； 結(jié)果：忙碌 帕雷托定律做法： 只給有價(jià)值的客戶 只拜訪有價(jià)值的客戶； 只閱讀有必要的文件； 只挑選緊急重要的工作 只討論有意義的問(wèn)題； 授權(quán)被人或請(qǐng)人人代做 自己些有必要的報(bào)告或提綱； 結(jié)果：充裕 價(jià)值80的工作 事項(xiàng)一 事項(xiàng)二 事項(xiàng)三 價(jià)值20的工作o 事項(xiàng)四o 事項(xiàng)五o 事項(xiàng)六o 事項(xiàng)七o 事項(xiàng)八o 區(qū)分工作價(jià)值，進(jìn)行分類對(duì)時(shí)間和精力的分配急迫性指數(shù)測(cè)驗(yàn) 選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或態(tài)度（A=從不；B=有時(shí)候；C=常常） 1、我在壓力之下表現(xiàn)最好。 （ ） 2、我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無(wú)法作深入的自我

14、反省。（ ） 3、我常因周圍的人或事動(dòng)作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊(duì)。 （ ） 4、我休息時(shí)會(huì)覺(jué)得不安。 （ ） 5、我似乎永遠(yuǎn)在趕時(shí)間。 （ ） 6、我常為了完成某項(xiàng)事情而拒人于千里之外。 （ ） 7、我只要片刻沒(méi)和辦公室聯(lián)系就覺(jué)得不安。 （ ） 8、?以謐鲆患率背；嵯氳攪硪患隆? （ ） 9、我處理危機(jī)時(shí)表現(xiàn)最好。 （ ） 10、處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細(xì)活更讓我覺(jué)得有成就。（ ） 11、我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時(shí)間。 （ ） 12、當(dāng)我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會(huì)或中途離開，我認(rèn)為別人應(yīng)該能諒解。 （ ） 13、我覺(jué)得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。 （ ）

15、14、我常邊工作邊吃飯。 （ ） 15、我一直認(rèn)為總有一天能做我真正想做的事情。 （ ） 16、一天下來(lái)辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會(huì)很有成就感。（ ） “A”總數(shù)： “B”總數(shù)： “C”總數(shù)： 總得分： （A=0分；B=2分；C=4分） 0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強(qiáng)烈急迫性心態(tài)，46分以上已經(jīng)到了嚴(yán)重急迫性的程度。 2.4 原則之四：合理地安排時(shí)間 原則四：合理地安排時(shí)間 對(duì)事情要規(guī)劃一個(gè)期限；明確什么時(shí)間適合做什么；分清不同工作或任務(wù)所適合的時(shí)間效率最高的不受干擾的無(wú)法控制的零散的原則五：制定有效時(shí)間表 制定時(shí)間表的意義： 時(shí)間表不僅僅是提醒； 重要的是規(guī)劃時(shí)

16、間； 主動(dòng)管理時(shí)間； 強(qiáng)制行動(dòng)； 高效； 制定的方法： 列出代辦事情的流水帳 運(yùn)用四象限分析排出：v緊急重要；v 不緊急重要；v緊急不重要；v 不緊急不重要。用帕雷托定律分配時(shí)間。合理安排時(shí)間。制定時(shí)間表應(yīng)注意：v 留出機(jī)動(dòng)時(shí)間；v 什么時(shí)間適合干什么；v 不要超量；v 有效分解任務(wù)；v 大事情小時(shí)間；v 給自己安排出一定的絕對(duì)獨(dú)立的時(shí)間；v 有機(jī)結(jié)合，長(zhǎng)遠(yuǎn)結(jié)合；科學(xué)的時(shí)間表不會(huì)讓你變成機(jī)器人，相反，它能使你享受自覺(jué)支配時(shí)間的自由感。有人喜歡列出詳細(xì)的清單，把時(shí)間精確地分為一小塊一小塊，嚴(yán)格按日程表行動(dòng)；有人則相反，喜歡把握整體，形象地思考問(wèn)題，抗拒“機(jī)械的”日程表，傳統(tǒng)的時(shí)間方法只會(huì)使他感到不舒服。對(duì)于后一種人而言，他們只愿把簡(jiǎn)單地排序，然后設(shè)定最后期限，而不愿把它們分割小塊，填入時(shí)間表。無(wú)論你屬于哪一種，都要找出適合你自己的方法，只有這樣，才能保證時(shí)間管理是在幫助你組織時(shí)間，而不是加重你的負(fù)擔(dān)。你可能需要結(jié)合兩種風(fēng)格的管理方法，以創(chuàng)造出自己的時(shí)間管理體系。原則六：浪費(fèi)時(shí)間的壞習(xí)慣調(diào)查自己不斷檢討修改拖延不專一，精神不集中，執(zhí)行不嚴(yán)格，對(duì)自己寬容東西擺放無(wú)序缺乏明確的目標(biāo)缺乏優(yōu)先順序想做的事情太多做事有頭無(wú)尾缺乏調(diào)理與整潔不懂授權(quán)不會(huì)拒絕被人行動(dòng)緩慢懶惰心態(tài)消極給自己做一段時(shí)