招標(biāo)檔案整理規(guī)范

1、招標(biāo)檔案整理規(guī)范招標(biāo)檔案整理規(guī)范 根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和國(guó)家的有關(guān)根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，為了加強(qiáng)招投標(biāo)檔案管理，進(jìn)一步規(guī)范和統(tǒng)規(guī)定，為了加強(qiáng)招投標(biāo)檔案管理，進(jìn)一步規(guī)范和統(tǒng)一招投標(biāo)檔案的立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)。一招投標(biāo)檔案的立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)。 一、檔案的定義：一、檔案的定義： 二、檔案的管理二、檔案的管理 對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本地區(qū)檔案機(jī)構(gòu)移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)定期向本地區(qū)檔案機(jī)構(gòu)移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。為已有。國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

2、三、科技檔案三、科技檔案四、城建檔案四、城建檔案 城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表表 、聲像、電子等各種載體的文件材料、聲像、電子等各種載體的文件材料。五、五、建設(shè)工程建設(shè)工程 經(jīng)批準(zhǔn)按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，經(jīng)濟(jì)上實(shí)行統(tǒng)經(jīng)批準(zhǔn)按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，經(jīng)濟(jì)上實(shí)行統(tǒng)一核算，行政上具有獨(dú)立組織形式，實(shí)行統(tǒng)一管理的建一核算，行政上具有獨(dú)立組織形式，實(shí)行統(tǒng)一管理的建設(shè)工程基本單位，它由一個(gè)或若干個(gè)具有內(nèi)在聯(lián)系的單設(shè)工程基本單位，它由一個(gè)或若干個(gè)具有

3、內(nèi)在聯(lián)系的單位工程所組成。位工程所組成。六、招投標(biāo)檔案六、招投標(biāo)檔案 在招投標(biāo)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、在招投標(biāo)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄。圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄。七、電子檔案七、電子檔案 在建設(shè)過(guò)程中形成的，具有參考和利用價(jià)值并作為檔在建設(shè)過(guò)程中形成的，具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件及其元數(shù)據(jù)。案保存的電子文件及其元數(shù)據(jù)。 八八、城建檔案的保密級(jí)劃分及規(guī)定城建檔案的保密級(jí)劃分及規(guī)定 密級(jí)劃分為：絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部四種。密級(jí)劃分為：絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部四種。 （解釋各密級(jí)解釋各密級(jí)1-61-

4、6條）條） 招投標(biāo)檔案的密級(jí)屬于內(nèi)部級(jí)招投標(biāo)檔案的密級(jí)屬于內(nèi)部級(jí)九、檔案的整理九、檔案的整理 按按GB/T50328-GB/T50328-2014-2014的規(guī)定與要求進(jìn)行整理、立卷、歸檔。的規(guī)定與要求進(jìn)行整理、立卷、歸檔。 1 1、整理：按照一定的原則，對(duì)工程文件進(jìn)行挑選、分類、組合、整理：按照一定的原則，對(duì)工程文件進(jìn)行挑選、分類、組合、 排列、編目，使之有序化的過(guò)程。排列、編目，使之有序化的過(guò)程。 2、案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。、案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。 4、歸檔：文件形成部門(mén)或形成單位完成其工作后，將形成的文、歸檔：文件形成部門(mén)或形成單位完成其工

5、作后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定向本單位檔案室或城建檔案管理件整理立卷后，按規(guī)定向本單位檔案室或城建檔案管理 機(jī)構(gòu)移交機(jī)構(gòu)移交的過(guò)程。的過(guò)程。 十、歸檔文件質(zhì)量要求十、歸檔文件質(zhì)量要求 1 1、歸檔的紙質(zhì)文件應(yīng)為原件。、歸檔的紙質(zhì)文件應(yīng)為原件。 2 2、歸檔的文件內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。、歸檔的文件內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。 3 3、歸檔的文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，簽字蓋章手續(xù)完備、歸檔的文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。4、歸檔的電子文件應(yīng)采用開(kāi)放式格式或通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)。、歸檔的電子文件應(yīng)采用開(kāi)放式格式或通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)。5 5、歸檔的電子文件的內(nèi)容必須與其紙質(zhì)檔案一致。歸檔的電子文件

6、的內(nèi)容必須與其紙質(zhì)檔案一致。文件類別文件類別格格 式式文本（表格）文件 WPS Word Exel PDF 圖像文件 JPEG TIF圖形文件 DWG PDF 影像文件 MPEG3 MPEC4 AVI聲音文件 MP3 MP4 WAV 十一、立卷的流程、原則和方法立卷的流程：立卷的流程： 1 1、對(duì)屬于歸檔范圍的文件進(jìn)行分類，確定歸入案卷的文件材、對(duì)屬于歸檔范圍的文件進(jìn)行分類，確定歸入案卷的文件材料。料。 2 2、對(duì)卷內(nèi)文件材料進(jìn)行排列、編目、裝訂、裝盒。、對(duì)卷內(nèi)文件材料進(jìn)行排列、編目、裝訂、裝盒。 3 3、排列所有案卷，形成案卷目錄。、排列所有案卷，形成案卷目錄。立卷應(yīng)遵循的原則：立卷應(yīng)遵循的

7、原則： 立卷應(yīng)立卷應(yīng)遵循文件的自然形成規(guī)律和工程專業(yè)和特點(diǎn)，遵循文件的自然形成規(guī)律和工程專業(yè)和特點(diǎn)， 保持卷保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。立卷的要求：立卷的要求： 1、案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件。印刷成冊(cè)的文件宜保持原狀。、案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件。印刷成冊(cè)的文件宜保持原狀。 2、電子文件的立卷和排序可按紙質(zhì)文件進(jìn)行。、電子文件的立卷和排序可按紙質(zhì)文件進(jìn)行。案卷的編目：案卷的編目： 1 1、卷內(nèi)文件均應(yīng)按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)、卷內(nèi)文件均應(yīng)按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào) ，頁(yè)號(hào)從頁(yè)號(hào)從“1”“1”開(kāi)始。開(kāi)始。 2 2、頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置

8、：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)的文件在右下角；雙面書(shū)寫(xiě)的文件，、頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)的文件在右下角；雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角，背面在左下角。正面在右下角，背面在左下角。 1、案卷不宜未過(guò)厚，文字材料卷厚度不宜超過(guò)、案卷不宜未過(guò)厚，文字材料卷厚度不宜超過(guò)20MM 。3、印刷成冊(cè)的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，、印刷成冊(cè)的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)碼。不必重新編寫(xiě)頁(yè)碼。 4 4、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。 5 5、卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前，式樣宜符合附錄、卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前，式樣宜符合附錄

9、1 1的要求；的要求； 6 6、責(zé)任者應(yīng)填寫(xiě)文件的直接形成單位或個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，、責(zé)任者應(yīng)填寫(xiě)文件的直接形成單位或個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，應(yīng)選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用應(yīng)選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等等”代替；代替； 7 7、文件編號(hào)應(yīng)填寫(xiě)文件形成單位的發(fā)文號(hào)或圖紙的圖號(hào)，或設(shè)、文件編號(hào)應(yīng)填寫(xiě)文件形成單位的發(fā)文號(hào)或圖紙的圖號(hào)，或設(shè)備、項(xiàng)目代號(hào)；備、項(xiàng)目代號(hào)；8 8、文件題名應(yīng)填寫(xiě)文件標(biāo)題的全稱。當(dāng)文件無(wú)標(biāo)題時(shí)，應(yīng)根據(jù)內(nèi)、文件題名應(yīng)填寫(xiě)文件標(biāo)題的全稱。當(dāng)文件無(wú)標(biāo)題時(shí)，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容擬寫(xiě)標(biāo)題，擬寫(xiě)標(biāo)題外應(yīng)加容擬寫(xiě)標(biāo)題，擬寫(xiě)標(biāo)題外應(yīng)加“ ”“ ”符號(hào)；符號(hào)；9 9、日期應(yīng)填寫(xiě)文件的形成日期或文件的起止

10、日期，竣工圖應(yīng)填寫(xiě)、日期應(yīng)填寫(xiě)文件的形成日期或文件的起止日期，竣工圖應(yīng)填寫(xiě)編制日期。日期中編制日期。日期中“年年”應(yīng)用四位數(shù)字表示，應(yīng)用四位數(shù)字表示，“月月”和和“日日”應(yīng)應(yīng)分別用兩位數(shù)字表示，如：分別用兩位數(shù)字表示，如：20152015年年5 5月月1 1日應(yīng)填寫(xiě)為日應(yīng)填寫(xiě)為“20150501”“20150501”；1010、頁(yè)次應(yīng)填寫(xiě)文件在卷內(nèi)所排的起始頁(yè)號(hào)，最后一份文件應(yīng)填、頁(yè)次應(yīng)填寫(xiě)文件在卷內(nèi)所排的起始頁(yè)號(hào)，最后一份文件應(yīng)填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)；寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)；1111、備注應(yīng)填寫(xiě)需要說(shuō)明的問(wèn)題。、備注應(yīng)填寫(xiě)需要說(shuō)明的問(wèn)題。1212、卷內(nèi)備考表應(yīng)排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后，式樣宜符合附錄、卷內(nèi)備考表應(yīng)

11、排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后，式樣宜符合附錄2 2的要求；的要求；1313、 卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、各類文件頁(yè)數(shù)或照片卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、各類文件頁(yè)數(shù)或照片張數(shù)、電子文件頁(yè)數(shù)及立卷單位對(duì)案卷情況的說(shuō)明；張數(shù)、電子文件頁(yè)數(shù)及立卷單位對(duì)案卷情況的說(shuō)明；1414、主要說(shuō)明卷內(nèi)文件復(fù)印件情況、頁(yè)碼錯(cuò)誤情況、文件的更換情況等需、主要說(shuō)明卷內(nèi)文件復(fù)印件情況、頁(yè)碼錯(cuò)誤情況、文件的更換情況等需要說(shuō)明的，沒(méi)有需要說(shuō)明的事項(xiàng)可不填寫(xiě)說(shuō)明；要說(shuō)明的，沒(méi)有需要說(shuō)明的事項(xiàng)可不填寫(xiě)說(shuō)明；1515、立卷單位的立卷人和審核人應(yīng)在卷內(nèi)備考表上簽名；年、月、日應(yīng)按、立卷單位的立卷人和審核人應(yīng)在卷內(nèi)備考表上簽

12、名；年、月、日應(yīng)按立卷、審核時(shí)間填寫(xiě)。立卷、審核時(shí)間填寫(xiě)。1616、案卷封面采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合附錄、案卷封面采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合附錄3 3的要求。的要求。1717、案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括檔號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括檔號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、本案卷所屬工程的案卷總量、本案卷在該工程案卷總、密級(jí)、保管期限、本案卷所屬工程的案卷總量、本案卷在該工程案卷總量中的排序。量中的排序。18、案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。、案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。19、編制單位應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)

13、任者。、編制單位應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。20、起止日期應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。、起止日期應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。21、案卷封皮為硬質(zhì)紙板，膠水用硫磷酸酯和富馬酸二甲酯；、案卷封皮為硬質(zhì)紙板，膠水用硫磷酸酯和富馬酸二甲酯；案卷封面的樣式應(yīng)按附錄案卷封面的樣式應(yīng)按附錄E執(zhí)行；執(zhí)行；22、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表宜采用、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表宜采用70g以上白色書(shū)寫(xiě)紙制作，幅面以上白色書(shū)寫(xiě)紙制作，幅面應(yīng)統(tǒng)一采用應(yīng)統(tǒng)一采用A4幅面。幅面。23、每本案卷內(nèi)應(yīng)有案卷封面、卷內(nèi)目錄、每本案卷內(nèi)應(yīng)有案卷封面、卷內(nèi)目錄、297mm210mm大小大小的若干芯頁(yè)和卷內(nèi)備考表組成。的

14、若干芯頁(yè)和卷內(nèi)備考表組成。案卷裝訂與裝具案卷裝訂與裝具 1 1、文件材料必須裝訂，文字材料裝訂時(shí)，、文件材料必須裝訂，文字材料裝訂時(shí)，須剔出訂書(shū)針，采用須剔出訂書(shū)針，采用三孔一線線繩或熱熔膠粘，裝訂時(shí)不應(yīng)破壞文件的內(nèi)容，三孔一線線繩或熱熔膠粘，裝訂時(shí)不應(yīng)破壞文件的內(nèi)容，并應(yīng)保并應(yīng)保持整齊、牢固，便于保管和利用。持整齊、牢固，便于保管和利用。 2 2、案卷裝具采用卷盒，卷盒的外表尺寸應(yīng)為、案卷裝具采用卷盒，卷盒的外表尺寸應(yīng)為310mm220mm310mm220mm，厚，厚度可為度可為40mm40mm，卷盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。，卷盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。 案卷目錄編制案卷目錄編制 1 1、案卷應(yīng)按本規(guī)程

15、附錄、案卷應(yīng)按本規(guī)程附錄A A、附錄、附錄B B的類別和順序排列。的類別和順序排列。 2 2、案卷目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定、案卷目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定 3 3、案卷目錄式樣宜符合附錄、案卷目錄式樣宜符合附錄G G的要求；的要求； 2 2、編制單位應(yīng)填寫(xiě)負(fù)責(zé)立卷的法人組織或主要責(zé)任者；、編制單位應(yīng)填寫(xiě)負(fù)責(zé)立卷的法人組織或主要責(zé)任者； 3 3、 編制日期應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)文件的起止日期。編制日期應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)文件的起止日期。 檔 號(hào) 檔案館代 號(hào) 存 放 地 址 案 卷 題 名 喀什市老城區(qū)核心區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施改造工程（第一標(biāo)段： 道路）招投標(biāo)文件 編 制 單 位 喀什市危舊房改造綜合治理指揮部 編 制 日 期

16、2009年12月 密 級(jí) 秘 密 保管期限 長(zhǎng) 期 共 10 卷 第 1 卷 本卷共 105 頁(yè) 總 登 記 號(hào) 喀 什 市 城 鄉(xiāng) 建 設(shè) 檔 案 館 案 卷 目 錄類別：D-3總卷號(hào)檔案號(hào)案 卷 標(biāo) 題建設(shè)單位年代密級(jí)保管期限張 數(shù)存放地址備注圖紙文字照片喀什市一號(hào)小區(qū)新建會(huì)所工程招標(biāo)文件 喀什市危舊房改造綜合治理指揮部2009秘密永久248喀什市一號(hào)小區(qū)新建會(huì)所工程技術(shù)標(biāo)秘密永久106喀什市一號(hào)小區(qū)新建會(huì)所工程招標(biāo)文件秘密永久64喀什市老城區(qū)危舊房改造綜合治理項(xiàng)目 道路、排水工程招標(biāo)備案表秘密永久100喀什市老城區(qū)危舊房改造項(xiàng)目1-7標(biāo)段 道路、排水工程清單攔標(biāo)價(jià)秘密永久101喀什市老城區(qū)危舊房改造綜合治理工程 （一標(biāo)段：5#、28#片區(qū)）道路、排水工程 招標(biāo)文件 秘密永久54喀什市老城區(qū)危舊房改造綜合治理工程 （一標(biāo)段：5#、28#片區(qū)）道路、排水工程 投標(biāo)文件（商務(wù)標(biāo) ） 秘密永久111喀什市老城區(qū)危舊房改造綜合治理工程 （一標(biāo)段：5#、28#片區(qū)）道路、排水工程 投標(biāo)文件（技術(shù)標(biāo) ） 秘密永久82喀什市老城區(qū)危舊房改造綜合治理工程 （二標(biāo)段：9-3#、15#、