辦公室會(huì)議籌備工作十要點(diǎn)

1、會(huì)議籌備工作十要點(diǎn)會(huì)議的籌備工作表面上看顯得紛繁復(fù)雜，但實(shí)際上還是有章可循的。結(jié)合 多年的實(shí)踐，談些粗淺的做法和體會(huì)，與同行們進(jìn)行交流。關(guān)于會(huì)議的籌備， 具體講要做好以下十項(xiàng)工作。一、確定會(huì)議名稱會(huì)議名稱也就是會(huì)議的題目，如“全國(guó)衛(wèi)生工作會(huì)議”“全國(guó)新型農(nóng)村合 作醫(yī)療試點(diǎn)工作會(huì)議”等。規(guī)范的會(huì)議名稱一般由三部分組成：一是會(huì)議范 圍，二是會(huì)議內(nèi)容，三是會(huì)議性質(zhì)。其中會(huì)議性質(zhì)包括“現(xiàn)場(chǎng)會(huì)”“啟動(dòng)會(huì)”“工作會(huì)” “座談會(huì)”“研討會(huì)”等。二、初定會(huì)議步驟會(huì)議步驟包括會(huì)議的議程、程序、日程等。議程是會(huì)議議題的先后順序， 是會(huì)議程序的基礎(chǔ)。程序是對(duì)會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議發(fā) 言、參觀活動(dòng)等

2、，按照先后順序做出安排。日程是對(duì)會(huì)議的活動(dòng)逐日作出的安 排，是程序的具體化。會(huì)議的步驟是會(huì)議有條不紊進(jìn)行的保證，一旦經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)，切不可隨意變動(dòng)。三、草擬會(huì)議通知會(huì)議通知一般包括會(huì)議的名稱、開(kāi)會(huì)的目的和主要內(nèi)容、會(huì)期、會(huì)議地點(diǎn) 和食宿地點(diǎn)、與會(huì)人員、報(bào)到的日期和地點(diǎn)、需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的 打印規(guī)格、個(gè)人支付的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。會(huì)議通知 最好由與會(huì)議主題相關(guān)的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報(bào)請(qǐng)上級(jí) 單位批準(zhǔn)的會(huì)議，報(bào)送請(qǐng)示時(shí)，要附上會(huì)議通知的代擬稿。四、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算開(kāi)支的項(xiàng)目一般包括與會(huì)人員的食宿費(fèi)、會(huì)場(chǎng)的租用費(fèi)、會(huì) 標(biāo)的制作費(fèi)、會(huì)務(wù)組和工作人

3、員的房費(fèi)、膠卷購(gòu)買和沖洗費(fèi)用等。如果需要邀 請(qǐng)專家學(xué)者講課、作報(bào)告，還要將專家的講課費(fèi)、交通費(fèi)和食宿費(fèi)等預(yù)算在 內(nèi)。五、辦理會(huì)議報(bào)批重要的會(huì)議必須報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批。會(huì)議的請(qǐng)示要講清開(kāi)會(huì)的理由、會(huì)議的議 程、會(huì)議的時(shí)間及會(huì)期、地點(diǎn)、參加會(huì)議的人數(shù)和人員級(jí)別、會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算 和準(zhǔn)備情況等。六、下發(fā)會(huì)議通知 會(huì)議通知?jiǎng)?wù)必經(jīng)過(guò)處室領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。下發(fā)會(huì)議通知要專人負(fù) 責(zé)，避免遺漏、錯(cuò)發(fā)和重發(fā)。下發(fā)會(huì)議通知應(yīng)注意兩點(diǎn)：一是會(huì)議通知下發(fā)要 及時(shí)。下發(fā)過(guò)早，參會(huì)人員容易遺忘；下發(fā)太遲，與會(huì)人員收不到會(huì)議通知， 即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會(huì)降低會(huì)議的出席率。二是會(huì)議通知 發(fā)出后要抓反饋。涉及多個(gè)

4、部門、內(nèi)容重要的會(huì)議要隨會(huì)議通知附會(huì)議回執(zhí)， 內(nèi)容包括參加會(huì)議人員的姓名、性別、民族、職務(wù)（職稱）、聯(lián)系電話、到會(huì) 的日期、車次和航班號(hào)以及返程的日期、車次和航班號(hào)等。會(huì)前12天還要再次聯(lián)系，以確保與會(huì)人員能夠按時(shí)參會(huì)。七、準(zhǔn)備會(huì)議材料會(huì)議材料主要有三種：一是會(huì)議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿 或征求意見(jiàn)的文件；二是講話材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話材料、書(shū)面交流材料和會(huì)議 發(fā)言材料；三是會(huì)議主持詞。在這里重點(diǎn)談?wù)勅绾螠?zhǔn)備會(huì)議主持詞，它又叫程 序稿，通過(guò)主持人在會(huì)議期間的講話來(lái)體現(xiàn)會(huì)議的程序。主持詞的起草要注意 三點(diǎn)：一是要力求文字口語(yǔ)化。因?yàn)橹鞒衷~僅供主持人使用，其他與會(huì)人員沒(méi) 有主持詞的文字稿，

5、所以文字要通俗易懂，切忌出現(xiàn)晦澀難懂的古詩(shī)詞，或過(guò) 分華麗的辭章。二是要注意會(huì)議程序的銜接。講話要承前啟后，簡(jiǎn)明扼要地總 結(jié)前面發(fā)言人的講話要點(diǎn)，順理成章地引出下一個(gè)發(fā)言人。語(yǔ)言要力求簡(jiǎn)潔， 避免重復(fù)和啰嗦，切忌話中套話，使人聽(tīng)不出頭緒。三是主持詞的內(nèi)容要提綱 挈領(lǐng)，不要有論述性的話語(yǔ)，篇幅不宜太長(zhǎng)，以免沖談會(huì)議的主題。八、選擇布置會(huì)場(chǎng) 開(kāi)會(huì)要借助于一定的場(chǎng)所。會(huì)場(chǎng)條件的好壞、舒適程度的高低，對(duì)與會(huì)人員的心理會(huì)起到不可忽視的作用，直接影響到會(huì)議的效果。因此，要重視會(huì)場(chǎng) 的選擇和布置。會(huì)場(chǎng)的大小要根據(jù)參會(huì)人數(shù)的多少來(lái)定，還要根據(jù)會(huì)議的需要考慮會(huì)場(chǎng)的 設(shè)備，如會(huì)場(chǎng)的照明、空調(diào)、音響、錄音、多媒體等

6、設(shè)備。會(huì)場(chǎng)的布置是辦會(huì) 工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，主要有：一是會(huì)標(biāo)的布置。會(huì)標(biāo)應(yīng)與會(huì)議的名稱一致， 字?jǐn)?shù)要少而精，如“全國(guó)衛(wèi)生工作會(huì)議”。二是席位卡的擺放。主席臺(tái)上擺放 席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺(tái)上就座的人數(shù)最好為單數(shù)，最主 要的領(lǐng)導(dǎo)居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。三是主席臺(tái)的 擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺(tái)高于臺(tái)下的座位。適用于人數(shù)多、比較 重要的會(huì)議，如報(bào)告會(huì)、工作會(huì)等，會(huì)場(chǎng)顯得比較莊重、嚴(yán)肅、正規(guī)；其二， 主席臺(tái)與其他座位處于同一平面。適用于人數(shù)較少的會(huì)議，如座談會(huì)、研討會(huì) 等，會(huì)場(chǎng)顯得較隨和，與會(huì)人員之間的關(guān)系顯得平等。四是座位的安排。安排 座位一般根據(jù)會(huì)議

7、的性質(zhì)，如果是座談會(huì)，座位擺成回字形，回字的兩邊和底 邊可以多擺放座位；如果是向檢查組、檢查團(tuán)匯報(bào)情況的匯報(bào)會(huì)，座位擺成回 字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還 可以根據(jù)會(huì)議的氣氛和會(huì)場(chǎng)的本身?xiàng)l件安排座位。九、明確人員分工會(huì)議的會(huì)務(wù)人員可分三個(gè)小組，一是秘書(shū)組，負(fù)責(zé)會(huì)議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿 等材料的起草、整理會(huì)議記錄、編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議材料的歸檔等工作；二是 材料組，負(fù)責(zé)會(huì)議材料袋的購(gòu)買、材料的裝袋和分發(fā)，以及會(huì)議的簽到等工 作；三是接待組，負(fù)責(zé)與會(huì)人員的食宿安排、會(huì)場(chǎng)布置以及工作人員的安排， 如禮儀人員、服務(wù)人員和攝影人員等，此外還要做好會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)決算工作。十、會(huì)前全面檢查會(huì)前的全面檢查是進(jìn)一步落實(shí)會(huì)議準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)