展會管理辦法

1、*展會管理辦法第一條總則為規(guī)范*（以下簡稱“*”）及各權屬（子、托管）企業(yè)（以下簡稱“各企業(yè)”）參展標準和操作流程，掌握國內(nèi)外的大型專業(yè)展會的行情，持續(xù)改進和完善公司展會的組織、開展和管理工作，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于展會的組織、信息收集和參展的程序管理。企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部為展會統(tǒng)一管理部門。第三條展會操作流程國內(nèi)展會操作流程收集資料。企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部負責收集行業(yè)展會信息，并與展會組委會取得聯(lián)系，向其索要參展指南及參展注意事項。確展。經(jīng)公司研究確認參展及參展人員，籌備參展計劃及人員分工（擬定公司全年展會計劃表）。V展會籌備。在展前的籌備時間內(nèi)，參展人員按展會方案分工實施完成;特別足以

2、如參展形式為特裝展的，應做好展臺的設計、搭建工作。展前動員。展前按要求召開參展會議，以確保參展過程中萬無一失。參展總結(jié)。將各人匯報附在材料后歸檔，并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔。存檔。將所有展會的資料匯總裝訂成冊，經(jīng)總經(jīng)理、董事長審批后存檔國外展會操作流程參展總結(jié)。將各人匯報附在材料后歸檔，并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔。存檔。將所有展會的資料匯總裝訂成冊，經(jīng)董事長審批后存檔。落班瞬/屣會糧抽腌田蜥、兵團相關規(guī)定辦理相關手續(xù)，積極申報各項扶持政策。第四條展會管理實施細則（一）參展目的企業(yè)形象和品牌推廣、產(chǎn)品展示、市場宣傳和

3、信息收集。（二）參展原則1 .參加展會應本著嚴謹、經(jīng)濟、實效、符合市場戰(zhàn)略的原則，避免盲目、沖動及鋪張浪費的參展行為；2 .參展前應認真了解展會信息，仔細閱讀參展商手冊，并做好真實性調(diào)查等風險防范工作；3 .參加展會應做詳細周密的策劃，包括展位的選擇、展臺的布置方案、廣告的發(fā)布、目標客戶的邀請等；4 .除布展工作外，應強調(diào)參展人員的作用，做好明確的職責分工和展前培訓展示公司團結(jié)、專業(yè)的良好形象，把握商機；5 .展會應與市場拓展緊密結(jié)合，國外展會是我公司拓展市場區(qū)域接觸客戶的主要途徑之一，展會后應及時、積極跟進，做好后續(xù)宣傳和客戶開發(fā)工作。6 .展會結(jié)束后應做效果分析并提交總結(jié)報告，積累參展活動

4、經(jīng)驗。（三）年度展會計劃企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部在每年12月份對下一年度展會的信息進行收集，并整理為展會信息報告，發(fā)給各事業(yè)部，國外展會具體市場調(diào)研由進口、出口事業(yè)部負責，各事業(yè)部對收集后的展會信息應做初步的評價，對其相關性、影響力、往期信譽和效果進行分析，選定目標展會；企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部負責在每年1月份根據(jù)各事業(yè)部意見，整理、確定本年度展會信息及參展提案報公司領導研究決定。1 .企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部根據(jù)各事業(yè)部提供的調(diào)研信息，對目標展會做詳盡的信息調(diào)查，包括：主辦方、承辦單位、舉辦時間、展館位置、承租信息、展位信息、展會影響力、往期影響和反饋、參展單位、參觀者范圍等。各事業(yè)部配合做好該項工作，通過咨詢展會所在國

5、代理商考究展會的真實情況；如赴國外參展，還應了解當?shù)卣Z言、政治環(huán)境、文化習俗、交通和食宿信息等。2 .企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部在參展前應與主辦方或組展單位咨詢價格，爭取國家、省、兵團方面的各項優(yōu)惠政策。對公司擬長期參展的展會，應與主辦方或組展單位建立良好聯(lián)系，以獲得優(yōu)惠的參展價格，好的展位和相關待遇。3 .參展財務預算在提交參展計劃提案時應做好財務預算，包括：參展費用、特裝展示布置費用、展品運輸保管費用、廣告費用、宣傳贈品費用、人員差旅費等其他可預見費用。參展的投資規(guī)模應參考展會對市場戰(zhàn)略的支持作用、對區(qū)域市場銷售的現(xiàn)實作用、品牌宣傳和企業(yè)宣傳的影響力。（四）參展籌備工作1.定立合同決定參展后應主動與主

6、辦方或組展單位訂立合同；請法律顧問出具意見和確認。1.展會策劃企業(yè)規(guī)劃發(fā)展部針對每一展會制定詳細的參展方案。展位選擇。根據(jù)需要選用標準展位、雙展位、特裝展位，以適合品牌形象策略。展臺布置和展品陳列展臺布置基本原則：遠觀效果醒目，有沖擊力，近觀效果舒適、明快，整條效果協(xié)調(diào);展位結(jié)構(gòu)和圖片序列應考慮人流密度和流向；展品和圖片的展示高度應符合人體身高和視角；廣告信息的發(fā)布根據(jù)需要考慮在會刊發(fā)布廣告，可以封面和頁內(nèi)文章形式發(fā)表?？筛鶕?jù)需要選擇條幅、彩球等展會外設廣告；在參加展會前三個月，可以考慮在有影響力的網(wǎng)站、刊物上發(fā)布報道，以擴大知曉度。目標客戶邀請參加前應邀請潛在客戶、原有客戶、目標客戶前來參加

7、。展品及模型的運輸和保管各種資料、展品、模型應在展前個月列出明細單并制定運輸方案。（五）參展人員根據(jù)展會規(guī)模，應配備相應的參展人員，并做明確的職責分配和展前培訓。人員主要包括：展會項目經(jīng)理、業(yè)務人員等。1 .參展人員職責展會項目經(jīng)理：了解市場和廣告需求；監(jiān)督展位的制作和設計方案；保證布展時模型和文件及時到場；保證展期提供充足的材料和宣傳品，確保公司形象反應在展會上；負責資料和宣傳品的分發(fā)管理并解答提問；負責展品的清點和匯總；負責信息的收集、匯總和整理；負責參展人員的管理；撰寫展會總結(jié)報告。業(yè)務人員：1,必須是外貿(mào)經(jīng)驗豐富的業(yè)務員，對所售產(chǎn)品及生產(chǎn)細節(jié)非常了解，在參觀客戶的要求下進行詳細的解答；

8、撰寫信息收集和產(chǎn)品銷售反饋報告。2 .人員規(guī)范和培訓全體參展人員要求統(tǒng)一著裝；態(tài)度親切主動，舉止合乎禮儀；談吐規(guī)范，富有熱情；對參展的必要事項、信息和規(guī)范應該做事前培訓。3 .參展人員培訓內(nèi)容參展意義、目的和理念，展覽必要常識；行為、規(guī)范和禮儀；職責分配和合作溝通；活動時間表；產(chǎn)品知識及常規(guī)問題的統(tǒng)一回答；信息的收集。（六）展會總結(jié)展會結(jié)束后應該對參展的效果進行總結(jié)和評價。必須指出，展覽的效果，尤其是潛在影響力不易測定，因此，對展覽的實效分析不宜做不切實際的要求。1 .效果分析包括參觀流量、有效客戶數(shù)量、展覽對銷售的促進效果、客戶對該次展覽的印象等等。2 .信息收集信息收集應作為展會活動的一項重要內(nèi)容。信息內(nèi)容包括：行業(yè)信息、產(chǎn)品發(fā)展動態(tài)、新技術、競爭對手信息、客戶信息、客戶質(zhì)詢和建議、展示設計趨勢和改進等等。3 .總結(jié)報告展會總結(jié)報告應在展會后5個工作日內(nèi)由參展業(yè)務人員提交公司領導，內(nèi)容涵蓋信息收集概要、效果分析、展會評價、改進建議等。4 .資料存檔所有參展人員于展會結(jié)束后5個工作日內(nèi)，遞交展會總結(jié)，同時將所有整理的客戶名單，所有影像資料整理轉(zhuǎn)交企