物資采購管理制度

1、物資采購管理制度物資采購管理辦法第一章總則第一條 為規(guī)范公司物資管理工作， 發(fā)揮職能管理作用， 提高物資采購的效率和采購資金的使用效益， 保證物資質(zhì)量， 根據(jù)國家法律和有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合公司的實際情況制定本辦法。第二條 本辦法涉及物資管理內(nèi)容有：計劃管理、采購管理、合同管理、倉儲管理、 備品備件管理、供應(yīng)商庫管理和物資管理工作的檢查與考核等。第三條本辦法適用于公司總部及所屬單位的物資管理工作第二章管理模式與職責(zé)第四條 公司實行物資管理職能和經(jīng)營、 服務(wù)業(yè)務(wù)相分離的管理模式；公司的物資管理職能由公司的物資部門履行。第五條 物資供應(yīng)科是公司的物資職能管理部門， 歸口管理公司物資工作。第六條 公司物資

2、管理工作分兩級管理， 物資供應(yīng)科為一級管理機構(gòu)，公司所屬各單位為二級管理機構(gòu)。第七條 公司所屬各單位設(shè)置物資管理崗位， 安排物資專職人員負責(zé)本單位的物資管理工作。第八條物資供應(yīng)科職責(zé)（一）貫徹落實國家、地方有關(guān)物資管理的法律法規(guī)和公司有關(guān)政策、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，組織擬訂、完善相關(guān)的物資管理標(biāo)準(zhǔn)和制度；（二）指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查和考核公司所屬各單位的物資管理工作；（三）負責(zé)公司本部及各煤礦基本建設(shè)和生產(chǎn)經(jīng)營所需物資的采購、監(jiān)造、催交、倉儲、使用和綜合利用等管理工作，協(xié)調(diào)物資運輸過程中的有關(guān)問題；（四）編制物資采購和物資服務(wù)合同范本，對公司物資招標(biāo)采購合同進行鑒證；負責(zé)管理公司物資服務(wù)合同；（五）

3、按照所屬單位以及項目建設(shè)管理單位的一級管理設(shè)備材料需求計劃組織采購工作；（六）組織建立和管理公司設(shè)備材料供應(yīng)商庫和設(shè)備材料評標(biāo)專家?guī)欤唬ㄆ撸┴撠?zé)公司物資管理信息系統(tǒng)、物資管理設(shè)施的規(guī)劃和管理工作；（八）負責(zé)規(guī)范公司及所屬單位的倉儲管理；按規(guī)定負責(zé)公司礦山設(shè)備備品備件和報廢物資的管理工作；（九）參與公司的相關(guān)項目的審查和竣工驗收。第十條公司所屬各單位的主要職責(zé)（一）貫徹落實國家、地方有關(guān)物資管理的法律法規(guī)，執(zhí)行公司物資管理有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度，組織制訂本單位相應(yīng)的物資管理制度；（二）編制及上報本單位屬一級管理范圍的設(shè)備材料需求計劃及技術(shù)規(guī)范書；（三）負責(zé)本單位物資管理和下屬二級管理范圍的設(shè)備材料招標(biāo)采

4、購及合同管理工作，并將二級采購結(jié)果上報物資公司備案；（五）組織編制備品定額，合理控制庫存物資儲備和使用；（六）負責(zé)對本單位固定資產(chǎn)、存貨的報廢物資按有關(guān)規(guī)定進行處理；第四章物資采購、保管第十一條 物資采購管理人員必須認真執(zhí)行有關(guān)法規(guī) , 遵紀守法 , 努力鉆研業(yè)務(wù) , 熟悉各種材料 , 建立供貨渠道 , 及時、準(zhǔn)確、保質(zhì)保量完成采購任務(wù)。第十二條 推行合同管理制度，物資采購原則上要與供貨方簽訂合同，詳細注明供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約經(jīng)濟責(zé)任等；否則，造成的損失由采購人員負責(zé)。第十三條大型或?qū)ｍ椢镔Y的采購必須由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門人員和采購員一起對市場進行考

5、察后， 根據(jù)性價比來確定采購何種材料，不得隨意購入；合同完善后，采購人員負責(zé)材料的到貨監(jiān)督，貨到后必須請相關(guān)部門人員一起驗收質(zhì)量并做好入庫工作，完善相關(guān)手續(xù)。第十四條 每月月計劃由生產(chǎn)科匯總各部門計劃后在 25 日前交供銷科采購人員，采購人員及時將計劃交供應(yīng)商進行報價，在三日內(nèi)報價回傳后，交生產(chǎn)科長、供銷科長及生產(chǎn)副總審閱，做到貨比三家，根據(jù)性價比定點采購，采購人員負責(zé)材料的到貨監(jiān)督，貨到后必須請相關(guān)部門人員一起驗收質(zhì)量并做好入庫工作，完善相關(guān)手續(xù)。第十五條 日常零星材料由通過審查的供應(yīng)商送貨， 做到及時、準(zhǔn)確、保質(zhì)保量并做好入庫工作，完善相關(guān)手續(xù)。第十六條 采購人員負責(zé)日常材料的出庫管理工作

6、， 督促庫管員及時做好出庫記錄；管理各種常用工具，做好工具的領(lǐng)用、借用記錄；對特殊要求的材料必須做到以舊換新。第十七條 采購人員督促庫管員在每月 28 前做好材料月報表，上報公司財務(wù)科；及時清理單據(jù)報銷，帳物相符，憑證齊備。第十八條 采購人員對煤礦井下使用的相關(guān)設(shè)備的采購， 必須驗明相關(guān)資質(zhì)（即煤安資質(zhì)、防爆資質(zhì)、抗靜電阻燃資質(zhì)等），并且要求供應(yīng)商隨貨提供資質(zhì)證明。采購人員對資質(zhì)證明分類存檔備查。第十九條 采購人員必須嚴把質(zhì)量關(guān)， 價格關(guān)，經(jīng)常到市場考察材料的價格情況、貨源情況， 做到進貨時心中有數(shù)；并將市場上了解到的新產(chǎn)品、新情況及時向相關(guān)部門通報，做到采購時有更好的比較。第二十條 采購人員

7、必須經(jīng)常與生產(chǎn)部門聯(lián)系， 及時供應(yīng)材料， 確保安全生產(chǎn)工作的正常進行。第二十一條 采購人員必須按以上規(guī)定進行采購和庫房管理工作，如有違反規(guī)定現(xiàn)象，按企業(yè)相關(guān)制度進行處罰。第二十一條實行采購質(zhì)量責(zé)任制。采購人員對所采購物品的質(zhì)量負有全面責(zé)任。如因失職而采購偽劣產(chǎn)品，采購人員應(yīng)負經(jīng)濟責(zé)任。禁止采購人員收受供貨商（單位）回扣。如有收受回扣，一經(jīng)查證，除全額追繳回扣款項外，將視情節(jié)輕重進行嚴肅處理。構(gòu)成犯罪的由司法部門追究刑事責(zé)任。第三章發(fā)票入賬及付款程序第二十二條 采購物資進廠后，采購人員必須嚴格按照要求辦理物資入庫手續(xù)，具體要求如下：（一）原料入廠，由磅房辦理入庫手續(xù)，打印電子入庫單，入庫信息錄入

8、電腦。（二）輔助材料由倉庫保管辦理收庫手續(xù)， 填制一式三聯(lián)入庫單，一聯(lián)交客戶辦理發(fā)票入賬手續(xù)。（三）五金電器、修理用備件由五金庫保管辦理入庫手續(xù)。（四）采購經(jīng)辦人要認真填寫采購物資發(fā)票入賬單，詳細填寫所購物資名稱、數(shù)量、金額、供貨單位等要素。程序如下：經(jīng)辦人填制發(fā)票入賬單保管員根據(jù)收貨情況簽字確認部門經(jīng)理審核會計審核發(fā)票合法性總經(jīng)理簽字準(zhǔn)予入賬財務(wù)掛賬作為日后付款的依據(jù)。第二十三條 物資采購付款原則上采取先入賬后付款的制度， 特殊情況下需預(yù)付款的單位， 經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)， 可以辦理采購預(yù)付款手續(xù)。第二十四條 采購付款實行 _ 度，執(zhí)行兩條線管理形式，即發(fā)票入賬和簽批付款兩條線分步進行的形式

9、。具體程序如下：第一章總則第一條為了加強【 】公司（以下簡稱公司）的工程物資采購管理，規(guī)范工程物資采購工作的程序和標(biāo)準(zhǔn)， 防范和降低工程物資采購中的風(fēng)險，保障公司經(jīng)營的效率和效益，根據(jù)內(nèi)部會計控制規(guī)范 - 采購與付款等法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。第二條本制度中的工程物資是指公司開發(fā)項目所需要的、由公司采購的材料和設(shè)備， 包括：工程材料、工程用設(shè)備、工程用施工設(shè)備。公司購買的管理用固定資產(chǎn)和低值易耗品不包含在本制度管理范圍內(nèi)。第三條本制度適用于公司開發(fā)的所有項目。第二章部門設(shè)置與職責(zé)分工第四條需求部門負責(zé)各工程項目開發(fā)、建設(shè)和后期管理的部門是工程物資的需求部門，負責(zé)審核確認施工單位提出的物資需

10、求長期規(guī)劃和物資需求申請、及時提交物資長期需求規(guī)劃和近期需求申請、審核供應(yīng)商、與供應(yīng)商技術(shù)交流、物資驗收和物資后續(xù)管理等工作。第五條采購執(zhí)行部門物資部是工程物資采購的執(zhí)行部門，負責(zé)按照需求部門的計劃組織采購、采購合同管理、監(jiān)督供應(yīng)商執(zhí)行狀況、工程物資采購信息傳遞、物資驗收和交接、建立采購臺賬、建立合格供應(yīng)商檔案、提出采購付款申請等工作。第六條采購審核部門集團供應(yīng)公司是工程材料采購價格的審核部門，負責(zé)收集并依據(jù)公司采購的歷史價格、 外部市場價格、 專業(yè)機構(gòu)提供的價格等可比較信息對采購價格進行獨立審核。第七條采購審批部門按照集團公司的采購審批程序執(zhí)行。第八條采購監(jiān)督部門簽證部是工程物資采購工作的監(jiān)

11、督部門，負責(zé)對采購內(nèi)部控制、采購工作執(zhí)行情況進行監(jiān)督。合同部、財務(wù)部對采購付款情況進行監(jiān)督。第三章采購程序與工作標(biāo)準(zhǔn)第九條月度采購計劃需求部門每月根據(jù)工程設(shè)計和施工進度編制 月度物資需求計劃 ，每月按時將計劃提交給物資部。物資部根據(jù)上報的計劃，進行匯總，形成月度采購計劃，報公司計劃會議審閱。審閱通過后，物資部根據(jù)月度物資采購計劃套用計劃或定額價格提出資金支付計劃，提交資金管理部落實采購資金，并統(tǒng)籌做好 _ 、時間安排等采購準(zhǔn)備工作。第十條需求申請2 ）單類產(chǎn)品采購金額在10 萬元以下的，物資部根據(jù)集團公司的有關(guān)規(guī)定進行采購。第十二條尋找供應(yīng)商物資部、各部門應(yīng)尋找不少于 5 家供應(yīng)商 ( 采購金

12、額在 10 萬元以下的不少于 3 家) 。供應(yīng)商少于規(guī)定數(shù)量的，物資部應(yīng)向集團供應(yīng)公司書面報告原因，集團供應(yīng)公司審核批準(zhǔn)后進行采購。需求部門應(yīng)向物資部推薦供應(yīng)商。特別是首次購買和技術(shù)復(fù)雜的項目，推薦的供應(yīng)商應(yīng)不少于 3 家。物資部尋找供應(yīng)商應(yīng)遵循以下原則：1 、應(yīng)根據(jù)成本效益原則，盡量多尋找供應(yīng)商參與洽談；2 、重復(fù)采購的，應(yīng)在公司的合格供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中優(yōu)先選擇供應(yīng)商；3 、同類產(chǎn)品采購中，應(yīng)不斷更新采購供應(yīng)商， 不得長期保持不變。第十三條供應(yīng)商評定物資部收集尋找供應(yīng)商的資質(zhì)、資格等能夠表明供應(yīng)商實力和水平的資料，與需求部門、審計部、分管領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)共同對供應(yīng)商進行資格評定， 篩選出符合要求的

13、供應(yīng)商。 物資部將符合要求的新增供應(yīng)商添加到公司的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中。第十四條信息傳遞與溝通物資部負責(zé)收集、采購信息，傳遞給評定合格的供應(yīng)商，并接受和回答供應(yīng)商提出的疑問。采購信息一般包含以下內(nèi)容：1 、產(chǎn)品信息：包括產(chǎn)品名稱、數(shù)量、規(guī)格、型號、標(biāo)準(zhǔn)、品牌要求、產(chǎn)地要求等關(guān)于產(chǎn)品的信息， 由物資部根據(jù)需求部門的需求計劃編制。2 、商務(wù)信息：包括付款方式、付款期限、要求的供貨時間、對供應(yīng)商違約的制約條款等除價格之外的信息， 由物資部根據(jù)集團公司的采購政策編制。3 、技術(shù)信息：包括產(chǎn)品采用的生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)指標(biāo)、運行要求等技術(shù)信息，由需要部門負責(zé)編制后交給物資部。第十五條技術(shù)交流需要技術(shù)交流的，物資部組

14、織需求部門與供應(yīng)商以合適的方式進行技術(shù)交流，物資部對技術(shù)交流的組織工作負責(zé)， 需求部門對技術(shù)交流的效果負責(zé)。技術(shù)交流后形成技術(shù)交流記錄，物資部、需求部門、供應(yīng)商在記錄上簽字后交物資部存檔。在技術(shù)交流過程中，需求部門應(yīng)會同物資部對參與的供應(yīng)商進行進一步的了解和審查， 評估供應(yīng)商的能力和水平， 篩選出參與商務(wù)報價的供應(yīng)商。 第十六條 商務(wù)報價在供應(yīng)商充分了解和明確采購信息的基礎(chǔ)上，物資部組織供應(yīng)商進行商務(wù)報價。物資部可以采取以下方式取得供應(yīng)商的商務(wù)報價：1 、協(xié)商定價物資部與供應(yīng)商一一進行協(xié)商議價，供應(yīng)商確定報價后向公司提供書面的報價表。物資部根據(jù)供應(yīng)商的報價編制 報價匯總表，并注明擬選擇的供應(yīng)商

15、和價格。2 、集中競價由公司相關(guān)部門共同組成競價小組，負責(zé)召集供應(yīng)商參與集中競價，取得供應(yīng)商的書面報價文件。集中競價過程如下：1 ）組成競價小組：競價小組一般由物資部、需求部門、審計部派員組成，是負責(zé)集中競價的臨時組織，由物資部牽頭組織開展工作；2 ）發(fā)放集中競價通知：物資部在確定集中競價時間、地點、_后，通知供應(yīng)商參與集中競價；3 ）確認采購信息：供應(yīng)商按照要求參加集中競價，競價小組負責(zé)召集。供應(yīng)商現(xiàn)場確認對產(chǎn)品信息、商務(wù)條款、技術(shù)條款已經(jīng)知曉，并在響應(yīng)函上簽字確認。4 ）競價準(zhǔn)備：競價小組宣布競價規(guī)則，發(fā)放報價表。5 ）競價：供應(yīng)商現(xiàn)場填寫發(fā)放的 報價表，交給集中競價小組。集中競價小組可以

16、根據(jù)實際情況公布集中競價最低價格，安排供應(yīng)商進行競價，競價輪數(shù)由集中競價小組確定。6 ）簽署集中競價結(jié)果文件：最后一輪競價結(jié)束后，集中競價小組根據(jù)最后一輪的報價表編制報價匯總表，并注明擬選擇的供應(yīng)商和價格。集中競價小組參與人員在報價匯總表上簽字，連同供貨商填寫的原始報價表交物資部存檔。第十七條價格審核物資部將報價匯總表報集團供應(yīng)公司，集團供應(yīng)公司對采購價格進行審核并簽批意見。第十八條價格審批價格審核完畢后，物資部將報價匯總表及相應(yīng)資料報給公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。第十九條通知供應(yīng)商公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，物資部編制連續(xù)編號的采購訂單，報物資部經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，將采購訂單發(fā)給供應(yīng)商，通知供應(yīng)商按照約定送貨

17、。第二十條簽訂合同公司原則上應(yīng)與供應(yīng)商就每一筆采購簽訂供銷合同。根據(jù)實際情況不能簽訂合同的，應(yīng)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準(zhǔn)。物資部合同管理員根據(jù)采購審批結(jié)果，起草合同。需求部門負責(zé)提供合同的技術(shù)條款， 技術(shù)條款應(yīng)與相關(guān)方簽字的技術(shù)交流記錄一致。合同起草完畢，合同管理員報物資部經(jīng)理、公司分管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，辦公室簽章，合同正式簽署。合同管理詳見公司的合同管理辦法。 第二十一條 通知收貨物資采購管理制度一、目的：為加強采購計劃管理，規(guī)范采購工作，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物品的正常持續(xù)供應(yīng)，降低采購成本，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司對外采購與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料

18、及非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、辦公用品、勞保用品的采購（以下統(tǒng)稱為采購物品）。三、職責(zé)權(quán)限1 、總經(jīng)理負責(zé)采購管理制度的審批；2 、分管副總、財務(wù)負責(zé)人負責(zé)采購管理制度的審核；3 、人力資源行政部負責(zé)采購管理制度的制定。4 、經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品（物資）的采購由采購部負責(zé)；非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、 辦公用品、勞保用品的采購由人力資源行政部負責(zé)。四、采購原則 1 、詢價比價原則物品采購必須有三家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估，并與供應(yīng)商進一步議定最終價格，臨時性應(yīng)急購買的物品除外。2 、一致性原則采購人員定購的物品必須與請購單所列要求

19、、規(guī)格、型號、數(shù)量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下， 采購人員須及時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。 如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一致，經(jīng)審核后，差值不得超過請購量的510%。3 、低價搜索原則采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應(yīng)商信息檔案庫，了解市場最新動態(tài)及最低價格，實現(xiàn)最優(yōu)化采購。4 、廉潔原則（1）自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購物品質(zhì)量， 降低采購成本。（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應(yīng)商伸手。 （3）嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。（4）加強學(xué)習(xí)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。（5）工作認真

20、仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。 5 、招標(biāo)采購原則凡大宗或經(jīng)常使用的物品，都應(yīng)通過詢議價或招標(biāo)的形式，由采購、財務(wù)等相關(guān)部門共同參與，定出一段時間內(nèi)（一年或半年）的供應(yīng)商、價格，簽訂供貨協(xié)議，以簡化采購程序，提高工作效率。對于價格隨市場變化較快的物品， 除縮短招標(biāo)間隔時限外， 還應(yīng)隨時掌握市場行情，調(diào)整采購價格。6 、審計監(jiān)督原則：采購人員要自覺接受財務(wù)部或公司領(lǐng)導(dǎo)對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。對采購人員在采購過程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為， 公司有權(quán)對相關(guān)人員依照公司員工獎懲制度等進行處罰直至追究其法律責(zé)任。五、采購流程 1 、采購申請：經(jīng)營性物品采購 , （物資）需求部門根據(jù)生

21、產(chǎn)或經(jīng)營的實際需要，由采購部負責(zé)采購物品，非經(jīng)營性物品采購 , 每月 25 日前由人力資源行政部負責(zé)采購物品。每月 25 日前，需求部門提出采購申請，填寫請購單，請購單要求注明名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途等，若涉及技術(shù)指標(biāo)的，須注明相關(guān)參數(shù)、指標(biāo)要求。按采購申請流程，由各相關(guān)部門審批， 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后交采購部門采購。 各審核環(huán)節(jié)對采購申請?zhí)岢鲎h異者，應(yīng)于 2 個工作日內(nèi)將意見反饋給采購申請部門。2 、詢價比價議價：（1）每一種物品（物資）原則上需三家以上的供應(yīng)商進行報價。（2）采購員接到報價單后，需進行比價、議價，并填寫詢價記錄表，按低價原則進行采購。（3）屬下列情況者，無須進行比價、 議價：獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品，