試論事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題

1、I一論文發(fā)表專家一）中國學木期刊網wwwrqikanwang,net試論事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題【摘要】隨著電子政務的不斷推進以及信息化發(fā)展戰(zhàn)略的提出，加強事業(yè)單位檔案管理的信息化建設已經成為檔案管理工作適應時代和社會發(fā)展的必然選擇。文章主要探討事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題，具有一定的參考意義和啟發(fā)意義?！娟P鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設中圖分類號：g27文獻標識碼：a文章編號：1006-0278（2012）04-179-01一、引言當前，社會信息化加速發(fā)展，企事業(yè)單位的科研、生產與管理活動也進入了信息化建設時期。網絡化和信息化已然成了社會發(fā)展的重要趨勢，也是企業(yè)事業(yè)單位實行現代

2、化管理的方向。在這種形勢背景下，事業(yè)單位檔案管理信息化建設則成了順應時代發(fā)展的必然選擇。本文主要以此為主題展開探討，具有一定的參考意義和啟發(fā)意義。二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的現狀具體而言，事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題主要表現在以下幾點：（一）對檔案管理信息化建設工作不夠重視從目前來看，事業(yè)單位的領導層不夠重視檔案管理的信息化建設，沒有意識到它的重要性。于是出現了在實際工作中疏于管理和I一論文發(fā)表專家一）中國學木期刊網wwwrqikanwang,net指導檔案管理的現象。人員缺乏和經費投入不足等問題也普遍存在。對于事業(yè)單位自身發(fā)展所形成的真正有價值的檔案也不夠重視，開發(fā)利用度不高，這

3、些現狀都導致事業(yè)單位檔案管理信息化建設的進程。（二）檔案管理信息化建設缺乏針對性現階段，不少事業(yè)單位是聘請軟件公司來從事本單位內部的檔案管理信息化建設，但是這些軟件公司不熟悉事業(yè)單位的特點、管理特色和業(yè)務流程，所以他們采用拿來主義，照搬套用同一種模式來建設檔案管理信息化，這樣的現狀就導致軟件公司所設計的信息化系統缺乏實用性和針對性，使用效果不是非常理想，有礙于檔案管理信息化進程的順利推進。（三）檔案管理人員跟不上信息化建設的進程我們都知道檔案管理工作是一個專業(yè)性很強的工作，要求檔案工作人員要具備系統的檔案管理專業(yè)知識，還要了解本單位生產產品技術方面的知識。另外，隨著計算機的日益普及，這對事業(yè)單

4、位檔案人員的業(yè)務素質也提出了很高的要求。然而，目前事業(yè)單位的檔案管理人員一般以兼居多，他們的檔案知識不夠全面，對計算機技能也不甚了解，這樣的情況使得他們遠遠跟不上檔案管理信息化建設的進程。三、如何推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設（一）事業(yè)單位領導層要充分重視檔案管理信息化建設I一論文發(fā)表專家一）中國學木期刊網wwwrqikanwang,net企業(yè)發(fā)展首先靠領導，所以事業(yè)單位的領導層首先就要從意識上重視檔案管理信息化建設。首先，要投入足夠的資金支持這項建設，為信息化建設保障物質基礎。其次，要樹立事業(yè)單位信息化的理念。雖然檔案信息化建設需要比較大的投入，從計算機、掃描儀、打印機到復印機以及網絡系統等

5、設備都需要一一配備，但其能促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。所以，事業(yè)單位領導要放遠眼光，積極促進檔案管理信息化建設。（二）加強各類檔案信息化設備的添置檔案管理信息化建設工作是一項復雜的系統工程。所以事業(yè)單位的檔案裝備要齊全，不同載體、不同門類的檔案都要科學、有序的擺放。此外，還要積極推進檔案全文數據庫的建設，有條件的單位要對各種類型的檔案進行數字化錄入和管理，盡快實現檔案的電子化查詢，提高利用效率。（三）完善電子檔案的有序管理作為事業(yè)單位檔案管理信息化建設的核心要素，確保檔案信息的完整性和安全性必須引起檔案管理人員的重視。所以，事業(yè)單位要制定有關電子檔案的管理規(guī)范，要求所有員工嚴格遵循，保障檔案信息的安全性。對于有保存價值的電子檔案，還要保存相應的紙質