檔案的整理與保管基本培訓PPT課件

1、檔案的整理與保管基本培訓第一節(jié) 檔案整理一、（一、（1）概述）概述v 檔案整理工作是將檔案基礎工作中的關鍵環(huán)節(jié)，檔案整理工作是將檔案基礎工作中的關鍵環(huán)節(jié)，它是將處于零亂狀態(tài)的檔案進行基本的分類、組合、它是將處于零亂狀態(tài)的檔案進行基本的分類、組合、排列和編目，組成一個有序體系的工作。排列和編目，組成一個有序體系的工作。v 檔案整理工作質量直接關系到檔案的檢索、利檔案整理工作質量直接關系到檔案的檢索、利用，它為檔案發(fā)揮作用創(chuàng)造了有利條件，是開發(fā)檔用，它為檔案發(fā)揮作用創(chuàng)造了有利條件，是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎。案信息資源的重要基礎。v 主要是指檔案室的實體整理，而不是檔案內容主要是指檔案室的實體整

2、理，而不是檔案內容的整理。的整理。（2）原則和要求v（一）整理檔案必須保持文件之間的歷史聯(lián)系所謂文件之間的歷史聯(lián)系，就是文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內部相互關系。主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內容和形式等幾個方面。v1.文件在來源方面的聯(lián)系，要求按照文件的形成機關及其內部組織機構上的聯(lián)系整理檔案。v2.保持文件時間上的聯(lián)系，要求按照文件自然形成的先后順序整理檔案。v3.保持文件內容上的聯(lián)系，要求按照文件所反映的問題（事由）整理檔案。v4.保持文件形式上的聯(lián)系，要求按照文件在制成材料、記錄方式和種類名稱上的異同整理檔案。v（二）充分利用原有基礎1.只要經(jīng)過整理而有規(guī)可循、有目可查的檔案，就應力求

3、保持其原有的整理體系，一般不再重新整理，必要時可作適當?shù)募庸ふ怼?.必須進行一定整理的檔案，要注意研究原有的整理基礎，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的，對合理的部分應當吸收，對不合理的部分，要經(jīng)過仔細分析，摸清情況后再進行調整和改動，避免人為破壞文件之間的歷史聯(lián)系。v（三）必須便于檔案的保管和利用檔案整理工作的基本出發(fā)點和最終要求是便于檔案的保管和利用。v二、檔案整理工作的內容二、檔案整理工作的內容（一）檔案整理工作的內容（一）檔案整理工作的內容1.檔案室對正常接收的歸檔案卷的進一步整理檔案室對正常接收的歸檔案卷的進一步整理2.檔案館對正常接收進館的檔案的進一步整理檔案館對正常接收進館的檔案

4、的進一步整理3.檔案室、檔案館對零散文件進行全過程的整理檔案室、檔案館對零散文件進行全過程的整理工作程序（環(huán)節(jié)、內容）工作程序（環(huán)節(jié)、內容）v（1 1）區(qū)分全宗）區(qū)分全宗v（2 2）全宗內檔案的分類）全宗內檔案的分類v（3 3）立卷（組卷）立卷（組卷）v（4 4）卷內文件整理）卷內文件整理v（5 5）案卷封面編目）案卷封面編目v（6 6）案卷裝訂）案卷裝訂v（7 7）案卷的排列）案卷的排列v（8 8）編制案卷目錄）編制案卷目錄v（9 9）檔案盒的排架）檔案盒的排架 檔案整理工作的各環(huán)節(jié)通常是由不同的工作機構和人員分別承擔的v文書立卷一般是由直接產(chǎn)生、處理文件的機構和人員承擔；v全宗內檔案分類、

5、案卷排列與編號、編制案卷目錄的工作一般是由檔案室承擔；v全宗的劃分和排列多由檔案館承擔。檔案室對檔案的整理按其工作內容，分為以下：檔案室對檔案的整理按其工作內容，分為以下：v第一，系統(tǒng)排列和編制案卷目錄或歸檔文件第一，系統(tǒng)排列和編制案卷目錄或歸檔文件排列；排列；v第二，對整理不善的檔案進行局部調整；第二，對整理不善的檔案進行局部調整；v第三，對一些零散檔案或機關單位、個人委第三，對一些零散檔案或機關單位、個人委托整理的檔案，檔案室還要按照立卷整理流托整理的檔案，檔案室還要按照立卷整理流程或歸檔文件整理流程進行全過程的整理工程或歸檔文件整理流程進行全過程的整理工作。作。三、區(qū)分全宗與立檔單位三、

6、區(qū)分全宗與立檔單位v一、全宗的概念及其意義一、全宗的概念及其意義（一）什么是全宗（一）什么是全宗全宗是一個獨立機關、組織或人物在社會活動中全宗是一個獨立機關、組織或人物在社會活動中形成的具有有機聯(lián)系的文件整體、是檔案館的基形成的具有有機聯(lián)系的文件整體、是檔案館的基本分類和管理單位，即一個組織的全部檔案。本分類和管理單位，即一個組織的全部檔案。所謂全宗，就是一個獨立單位或者一個著名家庭、所謂全宗，就是一個獨立單位或者一個著名家庭、個人在社會活動中形成的檔案整體。個人在社會活動中形成的檔案整體。v基本含義：v第一，全宗是一個有機整體；v第二，全總是在一定的歷史活動中形成的；v第三，全總是以一定的社

7、會單位為基礎而構成的。全宗的類型v按形成全宗內容的性質區(qū)分：1.機關組織全宗2.人物全宗v按全宗的構成方式區(qū)分：1.獨立全宗2.聯(lián)合全宗3.匯集全宗4.檔案匯集（二）、立檔單位及其構成條件v1）立檔單位的概念立檔單位是形成全宗的母體，是指能夠構成一個全宗的機關單位或個體，又稱為全宗構成者。v2 2）立檔單位構成的條件）立檔單位構成的條件1.1.有獨立行使和處理事務的職權，即能夠獨立有獨立行使和處理事務的職權，即能夠獨立的行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外的行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文。這是構成立檔單位的首要條件。行文。這是構成立檔單位的首要條件。2.2.有獨立的財務。有獨立的

8、財務。3.3.應設有管理人事的機構和人員，有一定的人應設有管理人事的機構和人員，有一定的人事任免權。事任免權。四、區(qū)分全宗v（一）區(qū)分全宗的含義v區(qū)分全宗，首先就是要準確地判斷與合理地設置全宗。v這項工作只要在檔案館進行。（二）按全宗整理檔案意義（二）按全宗整理檔案意義v1.按全宗整理檔案，能夠揭示檔案內容的實質；v2.按全宗整理檔案，對檔案的管理有著重要的組織作用。（三）設立全宗的基本原則（三）設立全宗的基本原則v清朝及其以前的歷代王朝的檔案，按照每個朝代為限分別建立全宗；v民國檔案和革命歷史檔案，視具體情況設立若干全宗；v中華人民共和國時期的檔案根據(jù)立檔單位設立全宗。v（四）零散文件區(qū)分全

9、宗的特殊方法（四）零散文件區(qū)分全宗的特殊方法v第一，從發(fā)文和內部文件的特征判定；第一，從發(fā)文和內部文件的特征判定；v第二，從收文的實際收受者判定；第二，從收文的實際收受者判定；v第三，對于全宗混淆情況嚴重的檔案，可以第三，對于全宗混淆情況嚴重的檔案，可以從文件的各種標記去判斷，或利用機關收發(fā)從文件的各種標記去判斷，或利用機關收發(fā)文薄等材料判斷，或從文件的外形等特征去文薄等材料判斷，或從文件的外形等特征去判斷。判斷。v（四）立檔單位的變化與全宗劃分立檔單位發(fā)生根本性變化時，全宗也要隨著變化，重新劃分；當立檔單位發(fā)生非根本性變化時，全宗不變。三、判定檔案所屬全宗v判定檔案所屬全宗，關鍵在于確定檔案

10、的形成者。1.立檔單位的發(fā)文（印件和底稿）2.立檔單位的收文3.立檔單位的內部文件v（五）全宗的種類（五）全宗的種類v一是獨立全宗，指一個獨立的立檔單位在工作活動中形成的各種門類和載體檔案的整體。v二是聯(lián)合全宗；指若干獨立機關形成的檔案，由于混在一起，難以區(qū)分全宗構成者而聯(lián)合組成的一個全宗。v三是人物全宗，人物全宗就是社會活動家、科學家、文學家、藝術家、教育家以及其他著名人物在其一生活動中所形成的檔案整體。v四是檔案匯集，指所屬全宗不明的、零散的、殘缺不全的檔案，按一定的特點組合起來的檔案混合體。v五是全宗匯集，由檔案數(shù)量極少的若干全宗，按照一定的特點組成的一個全宗集合單位。人物全宗包括個人的

11、著作、手稿、日記、信件、照片、錄音、錄像、遺囑以及記錄個人、家庭和家族社會活動的全部材料；還包括他人撰寫或者收集的與人物全宗構成者個人、家庭和家族有關的材料，以及直系親屬的能夠說明立檔單位情況的材料。人物全宗不得收入全宗構成者在公務活動中處理的官方文件的原件（重復件或復制件除外。）人物全宗內檔案的分類v1.生平傳記材料v2.創(chuàng)作材料v3.公務活動材料v4.個人書信v5.經(jīng)濟材料v6.親屬材料v7.評價材料v8.音像材料v9.其他材料五、五、 全宗內檔案的分類全宗內檔案的分類v全宗內檔案的分類，就是對立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、內容和形式上的異同，分成若干層次和類別，使其構成有機的體系

12、。v（一）分類的意義1.揭示全宗內檔案的有機聯(lián)系，便于系統(tǒng)利用；2.為立卷、排列和編目等進一步程序創(chuàng)造條件；3.直接影響檔案庫房空間使用計劃、全宗指南和檔案館指南的結構、全宗文件卡片的建立等許多工作的質量。v（二）分類的要求（二）分類的要求1. 1. 客觀性客觀性2. 2. 邏輯性邏輯性3.3.一貫性一貫性4.4.實用性實用性（三）分類的一般方法（三）分類的一般方法 全宗內檔案的分類方法，是指對有關分類標全宗內檔案的分類方法，是指對有關分類標準的具體運用過程。又稱準的具體運用過程。又稱“分類依據(jù)分類依據(jù)”。歸。歸納起來主要有如下類型：納起來主要有如下類型：常用的分類方法常用的分類方法v（一）年

13、度分類法（一）年度分類法根據(jù)形成和處理文件的所屬年度將全宗內根據(jù)形成和處理文件的所屬年度將全宗內檔案分成各個類別。檔案分成各個類別。v幾種特殊情況的處理：1.文件上有兩個以上日期又不是一個年度2.文件上沒有日期3.跨年度文件4.專門年度的文件v（二）組織機構分類法（二）組織機構分類法按照立檔單位的內部組織機構對檔案分門按照立檔單位的內部組織機構對檔案分門別類。別類。按組織機構分類，一般是按立檔單位的第按組織機構分類，一般是按立檔單位的第一層內部組織機構設置類別。必要時也可一層內部組織機構設置類別。必要時也可以分到第二層的內部組織機構，但比較少以分到第二層的內部組織機構，但比較少見。排列機構時，

14、一般應將領導機構或綜見。排列機構時，一般應將領導機構或綜合機構列在前面，也可以按黨、政、工、合機構列在前面，也可以按黨、政、工、團的順序排列。團的順序排列。v（三）問題分類法（三）問題分類法按照檔案記錄的主題內容把檔案分門別類。按照檔案記錄的主題內容把檔案分門別類。采用問題分類法應注意幾個問題：采用問題分類法應注意幾個問題：1.1.應該按照文件內容中最基本的問題來設置類別；應該按照文件內容中最基本的問題來設置類別；2.2.類目體系力求簡明，必須合乎邏輯，類目的設類目體系力求簡明，必須合乎邏輯，類目的設置應根據(jù)全宗的大小、立檔單位工作任務繁簡和置應根據(jù)全宗的大小、立檔單位工作任務繁簡和文件的多少

15、來決定。文件的多少來決定。3.3.按文件的主要內容準確地分類。按文件的主要內容準確地分類。（四）、分類方法的結合運用和選擇（四）、分類方法的結合運用和選擇v（一）年度（一）年度組織機構分類法組織機構分類法v2000年年辦公室辦公室計劃處計劃處生產(chǎn)處生產(chǎn)處v2001年年辦公室辦公室計劃處計劃處生產(chǎn)處生產(chǎn)處v（二）組織機構（二）組織機構年度分類法年度分類法v辦公室辦公室 2000年年v 2001年年v 2002年年v v計劃處計劃處 2000年年v 2001年年v 2002年年v v（三）年度（三）年度問題分類法問題分類法v2000年年 綜合類綜合類v 計劃類計劃類v 生產(chǎn)類生產(chǎn)類v v2001年

16、年 綜合類綜合類v 計劃類計劃類v 生產(chǎn)類生產(chǎn)類v v（四）問題（四）問題年度分類法年度分類法v綜合類綜合類 2000年年v 2001年年v 2002年年v v生產(chǎn)類生產(chǎn)類 2000年年v 2001年年v 2002年年v 六、分類方案的編制六、分類方案的編制v（一）統(tǒng)一性（一）統(tǒng)一性v（二）排斥性（二）排斥性v（三）伸縮性（三）伸縮性七七 立立 卷卷 立卷是將零散的文件材料根據(jù)其相互聯(lián)立卷是將零散的文件材料根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類組成案卷的整理過系、特征和保存價值分類組成案卷的整理過程。程。一、立卷工作的內容v（一）立卷工作的內容組成案卷、擬寫案卷標題、卷內文件的排列編號、填寫卷內文

17、件目錄與備考表、案卷封面的編目及案卷的裝訂。二、立卷與分類的關系v分類是把全宗內的文件按照一定的特征分成若干部分，立卷則是把各個局部的零散的文件，按照一定的特點組成多個保管單位。立卷是對分類結果的進一步加工。三、立卷方法v（一）按問題立卷v（二）按作者立卷v（三）按名稱立卷v（四）按時間立卷v（五）按地區(qū)立卷v（六）按通訊者立卷v現(xiàn)在人們總結出的常用分類方法：1.一事一卷2.四分四注意v分年度，注意文件內容針對的時間；v分級別，注意上下級文件之間的關系；v分問題，注意問題的聯(lián)系準確；v分保管價值，注意保持材料的完整性。四、卷內文件的整理v（一）卷內文件的排列和編號對卷內文件，要求排列次序有條理

18、，保持文件之間的聯(lián)系，給每份文件以固定的位置。無論采用哪種方法排列，必須注意保持請示與批復、正件與附件、同一文件的各種不同稿本（正本、原稿、草案）之間不可分離的關系。排好之后，應按統(tǒng)一方法編上頁號。v（二）填寫卷內文件目錄和備考表v 卷內文件目錄順順序序號號文件作文件作者者發(fā)文發(fā)文號號文件標題文件標題日期日期所所在在頁頁號號備注備注1 興化市委 興委組200596號關于調整興化市創(chuàng)建省級文明城市指揮部的通知 20050406 1v名詞解釋：a)順序號：文件的排列順序號，歸檔文件應在分順序號：文件的排列順序號，歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從類方案的最低一級類目內，按文件排

19、列順序從“1”開始逐件編流水號，即每年按永久、長期、短期開始逐件編流水號，即每年按永久、長期、短期分別從分別從“1”開始逐件編流水號。開始逐件編流水號。b)文件作者：是指制發(fā)文件的組織或個人，即文文件作者：是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。件的發(fā)文機關或署名者。c)發(fā)文號：發(fā)文的字號，是由發(fā)文機關按發(fā)文次發(fā)文號：發(fā)文的字號，是由發(fā)文機關按發(fā)文次序編制的順序號，一般由機關代字、年度、順序序編制的順序號，一般由機關代字、年度、順序號組成。號組成。d)題名：即文件標題，它是直接表達文件內容題名：即文件標題，它是直接表達文件內容和中心主題的文件特征，是了解歸檔文件內和中心主題的文件特

20、征，是了解歸檔文件內容的起點。容的起點。 e)日期：即文件的形成時間。它是文件的重要日期：即文件的形成時間。它是文件的重要特征之一，反映文件產(chǎn)生的時代背景，是查特征之一，反映文件產(chǎn)生的時代背景，是查找檔案的常用途徑。找檔案的常用途徑。f)所在頁號：卷內每份文件起始之頁的編號所在頁號：卷內每份文件起始之頁的編號 。g)備注：備注項用于填寫歸檔文件需要補充和備注：備注項用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等。移出、銷毀等。卷內備考表備考表放在盒內所有歸檔文件之后，用以對盒內歸檔備考表放在盒內所有歸檔文件之后，用以對盒內

21、歸檔文件進行必要的注釋說明。備考表上設置的項目文件進行必要的注釋說明。備考表上設置的項目 包括盒內文件情況說明、立卷人、檢查人和日期。包括盒內文件情況說明、立卷人、檢查人和日期。 盒內文件情況說明：盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。充、移出、銷毀等情況。 立卷人：立卷人：負責整理歸檔文件的人員姓名。負責整理歸檔文件的人員姓名。 檢查人：檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。 日日 期：期：歸檔文件整理完畢的日期。歸檔文件整理完畢的日期。 五、案卷封面的編目和案卷裝封v參看圖片。參看圖片。六、 案

22、卷排列和案卷目錄編制v（一）、案卷排列案卷排列，就是根據(jù)一定的方法，確定個各類內案卷的前后次序和存放位置，保持案卷之間的聯(lián)系。案卷的系統(tǒng)排列應根據(jù)分類方案進行。（二）、案卷目錄的編制v1）案卷目錄編制方法編制案卷目錄必須按照全宗進行，可以一個全宗編一本，也可以一類編一本。v案卷目錄的類型有兩種：第一種是以全宗為單位編制的綜合目錄第二種是以全宗內各種門類為單位編制的分冊目錄2）案卷目錄的結構案卷號 題名年度 頁數(shù)期限備注（三）、檔號的編制v1）術語v1. 檔號v檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。v2. 全宗號v檔案館（室）給定每個全宗的代碼。v3. 案卷目錄號v全宗內案卷所屬目錄的代碼。v4. 類別號v館（室）藏檔案類別的代碼。v5. 項目號v產(chǎn)品、工程、課題、設備等檔案的代字或代號。v6. 案卷號v案卷排列的順序號。v7. 文件號v案卷內文件的順序號v8. 頁（張）號碼v案卷內文件每頁（張）的順序號。v9. 代碼v一個或一組有序的、易于計算機和人識別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其它符號。 v2）檔號編制原則1. 唯一性原則檔案館（室）內檔號應指代單