《如何完成您的工作》ppt課件

1、第四講第四講 如何完成您的工作如何完成您的工作 一、一、 承受命令的三個步驟承受命令的三個步驟 步驟1 主管呼叫您的名字時 步驟2 記下主管交辦事項的重點 步驟3 理解命令的內(nèi)容和含義步驟1 主管呼叫您的名字時 注意點1 用有朝氣的聲音立即答復。 注意點2 不要悶聲不響地走向主管。 注意點3 不要用“做什么“什么事等同輩的用語答復。 注意點4 帶著您的記事本，以便隨時記下主管的指示。步驟2 記下主管交辦事項的重點 1 具有核對的功能，當主管指示完后，您可參考您的記錄重復指示的重點，以核對您聽到的和主管有無差距。 2 日后工作進展中，可根據(jù)備忘錄檢查您的工作狀況是否正確。 3 可防止日后如“有沒

2、有交待“有沒有聽到之類的糾紛。步驟3 理解命令的內(nèi)容和含義 注意點1 不清楚的地方，詢問清楚為止。這一步叫確認確認。 注意點2 盡量以詳細化方式，向主管確認命令的內(nèi)容。這一步叫檢驗理解檢驗理解。 注意點3 要讓主管把話說完后，再提出意見或疑問?？茖W的記錄方法6W3H WHAT指要做的是什么及描繪達成命令事項后的狀態(tài) WHEN指全部工作完成的時間及各步驟完成的時間 WHERE泛指各項活動發(fā)生的場所 WHO指與命令有關聯(lián)的對象 WHY指理由、目的、根據(jù) WHICH根據(jù)前面5個W，做出各種備選方案 HOW指方法、手段，也就是如何做 HOW MANY指需要多大、多少，以計量的方式讓事情更詳細化 HOW

3、 MUCH指預算、費用 解決問題的九個步驟解決問題的九個步驟 期望目的期望目的 實際情況實際情況 差距差距 所謂所謂“問題是問題是指指“期望目的期望目的與與“實際情況實際情況間的差距間的差距 步驟1界定問題。 首先要找出真正的問題及原因。在決策之前須診斷，清楚界定問題是否存在。 問題的原因何在，不應只注重應付問題的外表病癥，而忽略了問題的真正所在。 步驟2分析問題并搜集有關資料。 掌握到問題的真正所在后，便可著手搜集資料，妥善地分析，整理數(shù)據(jù)。 這里給大家介紹一種科學的分析工具：這里給大家介紹一種科學的分析工具：因果圖或叫魚骨圖、石川圖因果圖或叫魚骨圖、石川圖 因果圖使用步驟 1：集合有關人員

4、。 2：掛一張大白紙，準備23支色筆。 3：由集合的人員就影響問題的要因發(fā)言，發(fā)言內(nèi)容記入圖上，中途不可批評或質(zhì)問。 4：時間大約1小時，搜集2030個原因那么可完畢。 5：就所搜集的原因，何者影響最大，再由大家輪流發(fā)言，經(jīng)大家磋商后，認為影響較大的予圈上紅色圈。 6：與步驟5一樣，針對已圈上一個紅圈的假設認為最重要的可以再圈上兩圈、三圈。 7：重新畫一張要因圖，未上圈的予去除，圈數(shù)愈多的列為最優(yōu)先處理。范例：施樂公司客戶不滿意的因果圖范例：施樂公司客戶不滿意的因果圖 機械人力客戶不 滿其他方法材料 信息未經(jīng)處理 非專業(yè)管理 報告不令人滿意 未回 故障頻繁 塞紙 復印質(zhì)量 供給缺乏 延期交貨

5、定貨問題 帳單錯誤 發(fā)票問題 信譽延誤 效勞問題 交貨太慢 沒有修理 步驟3列舉可作選擇的解決方法 在理解了問題的原因及搜集足夠的資料后，必須列舉所有可供選擇的解決方法。 一種有效的尋找解決方法的方法：一種有效的尋找解決方法的方法：“腦腦力激蕩法又叫頭腦風暴法力激蕩法又叫頭腦風暴法Brain Storming?！澳X力激蕩法四原那么 1與會者有意識注意的應是大量的觀點，而不是觀點的質(zhì)量 2不能批評別人的設想，以防止阻礙創(chuàng)造性設想的出現(xiàn) 3自由發(fā)言，暢所欲言，主意越新、越怪越好，因為它們一定可以推導出好的觀點 4不要過分強調(diào)個人的成績，應以小組的整體利益為重，注意和理解其他小組成員的奉獻，這樣在民

6、主的環(huán)境里激發(fā)出更多更好的主意 解決問題的九個步驟續(xù)解決問題的九個步驟續(xù) 步驟4比較各項備選方法的優(yōu)劣。 步驟5選出最正確解決問題的方法。 步驟6方案如何實行。 步驟7付諸行動。 步驟8評估整個解決問題的過程。 步驟9下一步。總結(jié)：解決問題的九個步驟總結(jié)：解決問題的九個步驟界定問題界定問題分析問題并搜集有關資料分析問題并搜集有關資料列舉可作選擇的解決方法列舉可作選擇的解決方法比較各備選方法的優(yōu)劣比較各備選方法的優(yōu)劣選出最正確解決問題的方選出最正確解決問題的方法法方案如何實行方案如何實行付諸行動付諸行動評估整個解決問題的過程評估整個解決問題的過程下一步下一步企業(yè)新人工作的根本守那么企業(yè)新人工作的根本守那么 守那么1 永遠永遠比上司期待的工作成果做得更好更好。守那么2 懂得提升工作效果效果和效率效率的方法。守那么3 一定在指定的期限完