業(yè)務(wù)流程整理培訓(xùn)資料ppt課件

1、n-業(yè)務(wù)流程整理培訓(xùn)XXXXX軟件公司XXX：t./ ；:；2提提綱綱提提綱綱 參與業(yè)參與業(yè)務(wù)流程務(wù)流程的的 設(shè)計和設(shè)計和繪制繪制培訓(xùn)目的培訓(xùn)目的 學(xué)會繪制流學(xué)會繪制流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理 參與業(yè)參與業(yè)務(wù)流程務(wù)流程的的 設(shè)計和設(shè)計和繪制繪制培訓(xùn)目的培訓(xùn)目的 學(xué)會繪制流學(xué)會繪制流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理原來如此原來如此。 參與業(yè)參與業(yè)務(wù)流程務(wù)流程的的 設(shè)計和設(shè)計和繪制繪制培訓(xùn)目的培訓(xùn)目的 學(xué)會繪制流學(xué)會繪制流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理我也會了我也會了 參與業(yè)參與業(yè)務(wù)流程務(wù)流程的的 設(shè)計和設(shè)計和繪制繪

2、制培訓(xùn)目的培訓(xùn)目的 學(xué)會繪制流學(xué)會繪制流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理勝利也有勝利也有我一份我一份業(yè)務(wù)流程概念業(yè)務(wù)流程概念 n業(yè)務(wù)流程是指在組織內(nèi)部業(yè)務(wù)流程是指在組織內(nèi)部“流轉(zhuǎn)的一系列相關(guān)的活動流轉(zhuǎn)的一系列相關(guān)的活動n業(yè)務(wù)流程不僅僅限于一個單一的功能或者單一的部門業(yè)務(wù)流程不僅僅限于一個單一的功能或者單一的部門n業(yè)務(wù)流程可以貫穿一直地反映運營情況業(yè)務(wù)流程可以貫穿一直地反映運營情況什么是業(yè)什么是業(yè)務(wù)流程務(wù)流程業(yè)務(wù)流程概念業(yè)務(wù)流程概念 業(yè)務(wù)流程構(gòu)業(yè)務(wù)流程構(gòu)成要素成要素業(yè)務(wù)流程成果規(guī)范業(yè)務(wù)流程成果規(guī)范 業(yè)務(wù)流程成業(yè)務(wù)流程成果報告主要果報告主要內(nèi)容內(nèi)容提提綱綱n流程圖是一種工具

3、，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動，協(xié)助流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動，協(xié)助確定改善時機。確定改善時機。n一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所要求的輸出的一系列的步驟。一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所要求的輸出的一系列的步驟。什么是流程圖？什么是流程圖？流程圖繪制流程圖繪制流程圖繪制主要包括以下三項內(nèi)容：流程圖繪制主要包括以下三項內(nèi)容：了解流程了解流程編制流程圖編制流程圖完善流程圖完善流程圖流程圖繪制流程圖繪制流程圖繪制根底流程圖繪制根底o有明確定義的開端和終了有明確定義的開端和終了o有輸入必有輸出有輸入必有輸出o在整個企業(yè)組織中在整個企業(yè)組織中“流動流動o不局

4、限于單一的功能和部門不局限于單一的功能和部門流程流程輸入輸入輸出輸出流程圖繪制流程圖繪制流程流程/ /子流程子流程概述企業(yè)活動概述企業(yè)活動流程圖直接闡明組織的主要業(yè)務(wù)流程圖直接闡明組織的主要業(yè)務(wù)/ /功能單位部門級的關(guān)鍵目的功能單位部門級的關(guān)鍵目的流程步驟流程步驟描畫中級組織單位部門級的任何活動描畫中級組織單位部門級的任何活動在一個流程中能得到主要的輸入、輸出信息在一個流程中能得到主要的輸入、輸出信息義務(wù)義務(wù)描畫個人能完成的活動描畫個人能完成的活動一切個人應(yīng)完成的任務(wù)組成他一切個人應(yīng)完成的任務(wù)組成他/ /她的崗位職責(zé)她的崗位職責(zé)文件文件/ /表格：表格：該標識文件，包括表格，字母和報告。它既可

5、表示輸入，該標識文件，包括表格，字母和報告。它既可表示輸入，又可表示輸出。可在該標識上寫下標題用以代表特定的文又可表示輸出?？稍谠摌俗R上寫下標題用以代表特定的文件。件。系統(tǒng)系統(tǒng)/ /數(shù)據(jù)庫：數(shù)據(jù)庫：該標識用于闡明信息從現(xiàn)有的計算機系統(tǒng)中流入或流出。該標識用于闡明信息從現(xiàn)有的計算機系統(tǒng)中流入或流出。該計算機系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入，處置或輸出?？稍跇俗R中寫明該計算機系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入，處置或輸出?？稍跇俗R中寫明特定的系統(tǒng)稱號。特定的系統(tǒng)稱號。流程圖繪制標識流程圖繪制標識一套規(guī)范的符號能協(xié)助我們快速并一致地溝通流程圖。一套規(guī)范的符號能協(xié)助我們快速并一致地溝通流程圖。流程操作：流程操作：該標識用于指示一項需求人工

6、處置的活動，例如手工處置該標識用于指示一項需求人工處置的活動，例如手工處置一個文件如手寫的采購單，或人工檢查一個文件。一個文件如手寫的采購單，或人工檢查一個文件。流程參見流程參見: :該標識用于指示從一個流程轉(zhuǎn)向下一個流程。該標識用于指示從一個流程轉(zhuǎn)向下一個流程。流程圖繪制標識流程圖繪制標識數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)信息: :該標識用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。該標識用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。決議批復(fù)：決議批復(fù)：該菱形框代表一個決議或批復(fù)。它給人以劇烈的視覺提示，該菱形框代表一個決議或批復(fù)。它給人以劇烈的視覺提示，即此處需求作出決議或批復(fù)。該標識經(jīng)常用在流程欄中。其即此處需求作出決議或批復(fù)。該標識經(jīng)常用

7、在流程欄中。其右方聯(lián)接右方聯(lián)接“否的情況，下方聯(lián)接否的情況，下方聯(lián)接“是的情況。是的情況。方向標志：方向標志：流向箭頭代表義務(wù)執(zhí)行時的次序，它們引導(dǎo)著流程。它們可流向箭頭代表義務(wù)執(zhí)行時的次序，它們引導(dǎo)著流程。它們可以在一切三欄中運用。流向從左到右代表輸入被接納并被處以在一切三欄中運用。流向從左到右代表輸入被接納并被處置；流向從上到下代表義務(wù)被完成。置；流向從上到下代表義務(wù)被完成。流程圖繪制標識流程圖繪制標識存檔存檔: :該框代表一個文檔在此處需求被存檔。該框代表一個文檔在此處需求被存檔。開場開場/ /終了終了: :該框用以表示一個流程的開場和終了。該框用以表示一個流程的開場和終了。流程圖繪制標

8、識流程圖繪制標識流程圖銜接標識：流程圖銜接標識：該標識用于流程圖中頁和頁的延續(xù)或者用于從一個決議框轉(zhuǎn)到另一該標識用于流程圖中頁和頁的延續(xù)或者用于從一個決議框轉(zhuǎn)到另一頁或另一個流程。當畫到頁底時，可以在圖中最后一項內(nèi)容后運用頁或另一個流程。當畫到頁底時，可以在圖中最后一項內(nèi)容后運用銜接標識。銜接標識的畫法：在標識內(nèi)以銜接標識。銜接標識的畫法：在標識內(nèi)以A A開場，然后寫上后續(xù)流程開場，然后寫上后續(xù)流程所在的頁碼。例如，所在的頁碼。例如，A/2A/2是指在第是指在第2 2頁上尋覓頁上尋覓A A節(jié)點。然后在適宜的地節(jié)點。然后在適宜的地方畫上對應(yīng)的流程銜接標識。在該標識上寫下一樣的字母以及被銜方畫上對

9、應(yīng)的流程銜接標識。在該標識上寫下一樣的字母以及被銜接的頁碼。接的頁碼。流程圖繪制標識流程圖繪制標識繼續(xù)繼續(xù)“是情況下的流程是情況下的流程是是否否情況表是情況表是否被同意否被同意? ?對情況表對情況表作修正作修正在決議框之前運用手工操作標識：在決議框之前運用手工操作標識：假設(shè)流程分叉為是假設(shè)流程分叉為是/否，那么有人作出決議。用決否，那么有人作出決議。用決議框來表示。由于所作的決議和批復(fù)很少無效，因議框來表示。由于所作的決議和批復(fù)很少無效，因此在決議框之前通常有人工活動標識。此在決議框之前通常有人工活動標識。是是否否有效否？有效否？流程圖繪制標識流程圖繪制標識驗證統(tǒng)計驗證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的有效性數(shù)據(jù)的有

10、效性流程圖繪制流程圖繪制供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫o存檔框應(yīng)該盡能夠描畫系統(tǒng)、存檔框應(yīng)該盡能夠描畫系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、和其它信息的存儲數(shù)據(jù)庫、和其它信息的存儲o數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)/ /信息框該當描畫行動框信息框該當描畫行動框中生成的數(shù)據(jù)和信息表中生成的數(shù)據(jù)和信息表對對錯錯新供應(yīng)商新供應(yīng)商詳細情況詳細情況供應(yīng)商價錢清單供應(yīng)商價錢清單X新供應(yīng)商新供應(yīng)商詳細情況詳細情況供應(yīng)商供應(yīng)商價錢清單價錢清單選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商選擇物料供應(yīng)商選擇物料供應(yīng)商選擇物料供應(yīng)商選擇物料供應(yīng)商選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商流程圖繪制流程圖繪制主要特征主要特征起始點、終止點和客戶應(yīng)該清楚和一致起始點、終止點和客戶應(yīng)該清楚和一致輸入和輸出該當盡能夠量化

11、輸入和輸出該當盡能夠量化為每一個義務(wù)框標明擔任的人員和部門為每一個義務(wù)框標明擔任的人員和部門為每一個義務(wù)框標明人員的職務(wù)為每一個義務(wù)框標明人員的職務(wù)/ /擔任的范圍擔任的范圍做到對流程不熟習(xí)的人，不需求任何解釋就能輕而易舉做到對流程不熟習(xí)的人，不需求任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖的讀懂流程圖詳細程度應(yīng)到達足以識別無效率的活動詳細程度應(yīng)到達足以識別無效率的活動訊問一個流程活動的問題包括：訊問一個流程活動的問題包括：流程圖繪制流程圖繪制流程流程/ /義務(wù)生成什么？義務(wù)生成什么？職員怎樣執(zhí)行它？職員怎樣執(zhí)行它？為什么要這樣做？為什么要這樣做？何時、由誰對它進展復(fù)核？何時、由誰對它進展復(fù)核？流程活動

12、需求多少時間？流程活動需求多少時間？流程活動何時需求？流程活動何時需求？錯誤錯誤/ /問題的種類，頻率和發(fā)生緣由是什么？問題的種類，頻率和發(fā)生緣由是什么？怎樣處置錯誤怎樣處置錯誤/ /問題問題/ /例外？例外？輸出什么？輸出多少？輸出什么？輸出多少？輸出至哪里？輸出至哪里？n流程范圍流程范圍n控制目的控制目的n主要控制點主要控制點n涉及部門及表格涉及部門及表格n流程流轉(zhuǎn)時間流程流轉(zhuǎn)時間n特定政策特定政策建議步驟建議步驟: :從一個高層次的流程開場從一個高層次的流程開場, ,如有必要如有必要, ,到下一層次的流程到下一層次的流程( (比如比如, ,子系統(tǒng)子系統(tǒng)) )確定每個子系統(tǒng)的開場和終了確定

13、每個子系統(tǒng)的開場和終了( (堅持重點堅持重點) ) 確定關(guān)鍵輸入和輸出確定關(guān)鍵輸入和輸出按步驟進展每個關(guān)鍵業(yè)務(wù)子流程按步驟進展每個關(guān)鍵業(yè)務(wù)子流程節(jié)約時間節(jié)約時間: : 假設(shè)墮入姿態(tài)假設(shè)墮入姿態(tài), ,休憩一下或跳到另一方面休憩一下或跳到另一方面采用規(guī)范的流程圖符號采用規(guī)范的流程圖符號在過程中或在每一子流程的終了確認流程和技術(shù)改良時在過程中或在每一子流程的終了確認流程和技術(shù)改良時機機認定流程的準確性認定流程的準確性流程圖繪制的技巧流程圖繪制的技巧流程圖的格式宋體標題采用14號字體、加粗、中間對齊部門采用10號字體、加粗、下劃線、中間對齊框內(nèi)采用68號字體、普通不加粗、中間對齊連線采用與框內(nèi)同樣字體

14、、中間對齊盡量防止相交線業(yè)務(wù)流程圖交付要求業(yè)務(wù)流程圖交付要求業(yè)務(wù)流程成果規(guī)范業(yè)務(wù)流程成果規(guī)范 XX公司費用報銷業(yè)務(wù)流程XX公司費用報銷業(yè)務(wù)流程開始開始業(yè)務(wù)人員填業(yè)務(wù)人員填寫報銷單寫報銷單報銷單報銷單審批通過審批通過否否業(yè)務(wù)部門審業(yè)務(wù)部門審批批未通過財務(wù)審核財務(wù)審核通過審批通過審批通過否否報銷憑證報銷憑證通過總帳總帳出納付款并出納付款并登記日記帳登記日記帳日記帳日記帳結(jié)束結(jié)束業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)部門財務(wù)部門財務(wù)部門2 23 31 14 45 56 6規(guī)范業(yè)務(wù)流規(guī)范業(yè)務(wù)流程圖樣本程圖樣本業(yè)務(wù)流程交付要求業(yè)務(wù)流程交付要求 業(yè)務(wù)流程編號： 業(yè)務(wù)稱號：費用報銷XXX 日期： XXX 日期：序號處置闡明責(zé)任單位責(zé)

15、任人1 2 3 4 5 6 規(guī)范業(yè)務(wù)流規(guī)范業(yè)務(wù)流程圖描畫樣程圖描畫樣本本業(yè)務(wù)流程交付要求業(yè)務(wù)流程交付要求公司編號： 公司稱號： 部門編號： 部門稱號：XXX 日期： XXX 日期：編號崗位稱號崗位描畫崗位職責(zé)不相容職責(zé) 崗位職責(zé)崗位職責(zé)業(yè)務(wù)流程交付要求業(yè)務(wù)流程交付要求流程編號： 流程稱號：制度編號： 制度稱號：XXX 日期： XXX 日期：編號 內(nèi)部控制制度描畫解釋部門 內(nèi)部控制制內(nèi)部控制制度樣本度樣本業(yè)務(wù)流程交付要求業(yè)務(wù)流程交付要求流程編號： 流程稱號：核算方法編號： 核算方法稱號：XXX 日期： XXX 日期：編號業(yè)務(wù)描畫會計分錄 會計核算方會計核算方法樣本法樣本n起始點、終止點和對象必需

16、明晰起始點、終止點和對象必需明晰n輸入和輸出該當明確輸入和輸出該當明確n該當在適宜的地方標出估計時間流程時間該當在適宜的地方標出估計時間流程時間n為每一個義務(wù)框標明人員的職務(wù)為每一個義務(wù)框標明人員的職務(wù)/ /擔任的范圍擔任的范圍n做到對流程不熟習(xí)的人，不需求任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖做到對流程不熟習(xí)的人，不需求任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖n詳細程度應(yīng)到達足以識別無效率的活動詳細程度應(yīng)到達足以識別無效率的活動業(yè)務(wù)流程圖交付要求業(yè)務(wù)流程圖交付要求提提綱綱C 需求需求 按實踐情況繪制流程按實踐情況繪制流程C 需求需求 在整個組織內(nèi)思索流程在整個組織內(nèi)思索流程C 需求需求 與流程牽涉的人員交

17、流與流程牽涉的人員交流C 需求需求 在開場前確認流程的起點和終了在開場前確認流程的起點和終了C 需求需求 高層次的流程圖高層次的流程圖CC 需求需求 提問提問 D 不能不能 按照他本人的想當然繪制流程按照他本人的想當然繪制流程D 不能不能 把流程圖局限在他本人的部門把流程圖局限在他本人的部門D 不能不能 在真空中任務(wù)在真空中任務(wù)D 不能不能 在確認起點和終了點前試圖繪在確認起點和終了點前試圖繪制制D 流程流程D 不能不能 墮入太多的細節(jié)墮入太多的細節(jié)D 不能不能 單獨努力單獨努力流程繪制應(yīng)留意的要點流程繪制應(yīng)留意的要點 流程問題 技術(shù)和信息系統(tǒng)問題 短期可處理的問題或當務(wù)之急在流程繪制過程中在

18、流程繪制過程中, ,我們應(yīng)不僅了解現(xiàn)有的流程我們應(yīng)不僅了解現(xiàn)有的流程, ,而是更要確認改良的方而是更要確認改良的方面面, , 比如比如: :流程改良流程改良 關(guān)鍵步驟短少關(guān)鍵步驟短少 反復(fù)勞動反復(fù)勞動 ( (一個流程內(nèi)或是跨部門一個流程內(nèi)或是跨部門) ) 不用要的文書任務(wù)不用要的文書任務(wù) 不完全或冗余審查過程不完全或冗余審查過程 不用要的延誤不用要的延誤 勞動密集型行為勞動密集型行為/ /義務(wù)義務(wù)一旦繪制完流程圖一旦繪制完流程圖, ,我們可以開場分析流程改良的時機我們可以開場分析流程改良的時機. . 特別地特別地, ,我們可以我們可以從以下方面發(fā)現(xiàn)問題從以下方面發(fā)現(xiàn)問題, ,改良任務(wù)流程改良任務(wù)流程: :流程改良流程改良 確認新技術(shù)的潛在用途確認新技術(shù)的潛在用途 ( (比如比如: :自動化自動化, ,更有效的獲取更有效的獲取及共享信息等及共享信息等.).) 了解現(xiàn)有系統(tǒng)的限制了解現(xiàn)有系統(tǒng)的限制( (比如比如: :由于批處置而導(dǎo)致信息不由于批處置而導(dǎo)致信息不及時及時, ,硬件容量限制硬件容量限制, ,關(guān)鍵