高效會議管理

1、1（商務(wù)版）（商務(wù)版）孫業(yè)利孫業(yè)利 博士博士上海圣博華康投資管理有限公司上海圣博華康投資管理有限公司23效用效用功效功效效應(yīng)效應(yīng)效力效力效果效果時效時效績效績效效益評價效益評價效率實施效率實施451.效用效用平均一生中平均一生中9000小時的會議小時的會議每年企業(yè)中每年企業(yè)中30%在開會在開會中層管理人員開會時間超過中層管理人員開會時間超過35%高層管理人員開會時間超過高層管理人員開會時間超過50%全美每天開會人數(shù)超過全美每天開會人數(shù)超過1000萬萬年人事費用的年人事費用的7%-15%無效會議損失人均無效會議損失人均800美元美元/ 年年（會議復(fù)原綜合癥）會議復(fù)原綜合癥）624162561.效

2、用效用2222員員 工工決策層決策層管理層管理層基基 層層71.效用效用波紋效應(yīng)波紋效應(yīng) (ripple effect)15人會議人會議 影響影響300人人持續(xù)一周以上持續(xù)一周以上81.效用效用91.效用效用層次決策的等級制組織層次決策的等級制組織101.效用效用董事會董事會代表會代表會商務(wù)談判商務(wù)談判人事安排人事安排財務(wù)財務(wù) 計劃計劃 ? 報告、動員和布置報告、動員和布置生產(chǎn)會生產(chǎn)會 務(wù)虛會務(wù)虛會商務(wù)會談商務(wù)會談計劃準(zhǔn)備計劃準(zhǔn)備研討、論壇研討、論壇 和學(xué)習(xí)和學(xué)習(xí)社會活動組織社會活動組織 ?11規(guī)模：大會、中會、小會、小組會、一對一規(guī)模：大會、中會、小會、小組會、一對一手段：電話會、廣播會、網(wǎng)

3、絡(luò)會、視頻會、現(xiàn)場會手段：電話會、廣播會、網(wǎng)絡(luò)會、視頻會、現(xiàn)場會內(nèi)容：討論會、專題會、報告會、技術(shù)會、業(yè)務(wù)會、內(nèi)容：討論會、專題會、報告會、技術(shù)會、業(yè)務(wù)會、對象：內(nèi)部、外部、國際、層次對象：內(nèi)部、外部、國際、層次時間：例會時間：例會 年會、季度、周會、晨會、臨時會年會、季度、周會、晨會、臨時會1.效用效用12會議管理機制和機構(gòu)會議管理機制和機構(gòu)更有效的解決辦法更有效的解決辦法參與者了解目的性參與者了解目的性合適的人員合適的人員準(zhǔn)點準(zhǔn)點 時間和地點時間和地點議題到位議題到位合會與分會合會與分會不要怕取消不要怕取消1.效用效用131.效用效用共同內(nèi)容注意點共同內(nèi)容注意點共同過程注意點共同過程注意點

4、維護開放和平衡的會議環(huán)境維護開放和平衡的會議環(huán)境保護參與者不受人身攻擊保護參與者不受人身攻擊明確角色分配明確角色分配141.效用效用“多頭怪物多頭怪物” 案例案例梁先生是一個行業(yè)協(xié)會會員部主任，他召集王科長、鐘小姐、金秘書一個會議。梁先生是一個行業(yè)協(xié)會會員部主任，他召集王科長、鐘小姐、金秘書一個會議。梁（不容反對地）：我很清楚，問題是需要增加梁（不容反對地）：我很清楚，問題是需要增加100元的年會員費。元的年會員費。王（咄咄逼人地）：如果這樣，會員會減少。事實上我們需要改個好聽的名字，王（咄咄逼人地）：如果這樣，會員會減少。事實上我們需要改個好聽的名字，以適合實際需要。以適合實際需要。梁（口氣

5、緩和）：年費只增加梁（口氣緩和）：年費只增加50元怎么樣。元怎么樣。鐘小姐（以希望的口吻）：我們可以請一個好一點的集資人員，我認(rèn)識這樣一鐘小姐（以希望的口吻）：我們可以請一個好一點的集資人員，我認(rèn)識這樣一個人的。個人的。王（得意地）：把王（得意地）：把“協(xié)會協(xié)會”改成改成“俱樂部俱樂部”怎么樣？這聽起來更加有時代感！怎么樣？這聽起來更加有時代感！金（第一次插話）：你就知道趕時髦，難道我們不能將預(yù)算削減一些嗎？我知金（第一次插話）：你就知道趕時髦，難道我們不能將預(yù)算削減一些嗎？我知道現(xiàn)在有人亂報銷。至少可以減一點兒。道現(xiàn)在有人亂報銷。至少可以減一點兒。15準(zhǔn)備不足準(zhǔn)備不足結(jié)局渺茫結(jié)局渺茫更優(yōu)的替

6、代方法：更優(yōu)的替代方法：自己解決自己解決單獨交談單獨交談通知和告示通知和告示問卷調(diào)查問卷調(diào)查電話信函電話信函口頭傳達口頭傳達重復(fù)和已經(jīng)達成一致重復(fù)和已經(jīng)達成一致1.效用效用16 楊經(jīng)理剛上任，發(fā)現(xiàn)部門里的員工工作時特別缺少積極性，經(jīng)楊經(jīng)理剛上任，發(fā)現(xiàn)部門里的員工工作時特別缺少積極性，經(jīng)理很想了解其中的原因，于是首先召開了一次會議，但在會議上，理很想了解其中的原因，于是首先召開了一次會議，但在會議上，他發(fā)現(xiàn)員工們并不承認(rèn)自己工作缺乏積極性，并且回避原因所在，他發(fā)現(xiàn)員工們并不承認(rèn)自己工作缺乏積極性，并且回避原因所在，似乎是有些顧慮。似乎是有些顧慮。 于是楊經(jīng)理決定改變方法，他先找到了比較敢說的小劉

7、私下面于是楊經(jīng)理決定改變方法，他先找到了比較敢說的小劉私下面談，了解到問題可能出自兩名員工身上，他們是副總經(jīng)理的親戚，談，了解到問題可能出自兩名員工身上，他們是副總經(jīng)理的親戚，副總經(jīng)理的權(quán)勢造成了這兩人在部門內(nèi)雖然無所作為，但卻總是多副總經(jīng)理的權(quán)勢造成了這兩人在部門內(nèi)雖然無所作為，但卻總是多得很多利益。得很多利益。 楊經(jīng)理又通過不記名調(diào)查問卷的形式向大家了解了進一步的情楊經(jīng)理又通過不記名調(diào)查問卷的形式向大家了解了進一步的情況，找到了問題的根源所在。于是直接向董事會反映，董事會將以況，找到了問題的根源所在。于是直接向董事會反映，董事會將以權(quán)謀私的副總經(jīng)理降職，并將他的兩位親戚解聘。之后，楊經(jīng)理又

8、權(quán)謀私的副總經(jīng)理降職，并將他的兩位親戚解聘。之后，楊經(jīng)理又發(fā)了一個通知，要求大家調(diào)整心態(tài)，提高工作積極性。發(fā)了一個通知，要求大家調(diào)整心態(tài)，提高工作積極性。 雖然再沒有召開一次會議，但部門風(fēng)氣卻迅速成功好轉(zhuǎn)了。部雖然再沒有召開一次會議，但部門風(fēng)氣卻迅速成功好轉(zhuǎn)了。部門的效益也隨之上升。門的效益也隨之上升。1.效用效用17公司需要制定新的員工規(guī)范，關(guān)系到每個員工的行為準(zhǔn)則。公司需要制定新的員工規(guī)范，關(guān)系到每個員工的行為準(zhǔn)則。2，國家剛對稅制進行了調(diào)整，企業(yè)所得稅和增值稅的稅率都有不同幅度的變，國家剛對稅制進行了調(diào)整，企業(yè)所得稅和增值稅的稅率都有不同幅度的變 化，需要讓相關(guān)的人員都能深入了解。化，需

9、要讓相關(guān)的人員都能深入了解。3，員工們在周五都計劃著自己的周未活動，但經(jīng)理想安排周五的晚些時間了，員工們在周五都計劃著自己的周未活動，但經(jīng)理想安排周五的晚些時間了 解一下大家的工作情況。解一下大家的工作情況。李主任上任一個月，很希望了解一下下屬對自己的評價，并且希望從基層李主任上任一個月，很希望了解一下下屬對自己的評價，并且希望從基層 得到進一步改進自己工作的建議。得到進一步改進自己工作的建議。5，上半年公司利潤下滑，總經(jīng)理很生氣，于是打算將各個部門經(jīng)理召集起來，上半年公司利潤下滑，總經(jīng)理很生氣，于是打算將各個部門經(jīng)理召集起來 研究情況，但是誰都知道銷售經(jīng)理和廣告經(jīng)理很對立，他們一定會在會上研

10、究情況，但是誰都知道銷售經(jīng)理和廣告經(jīng)理很對立，他們一定會在會上 彼此大加指責(zé)。彼此大加指責(zé)。1.效用效用18 資源的準(zhǔn)備資源的準(zhǔn)備 管理的過程管理的過程 生產(chǎn)的產(chǎn)品生產(chǎn)的產(chǎn)品 團隊的載體團隊的載體一個團隊的目標(biāo)應(yīng)該和整個組織的任務(wù)相關(guān)聯(lián)，并對之提供支持。一個團隊的目標(biāo)應(yīng)該和整個組織的任務(wù)相關(guān)聯(lián)，并對之提供支持。 卡爾卡爾. 哈會曼哈會曼 團隊合作團隊合作1.效用效用1920 筆記本、電腦、筆、手、桌子、椅子、黑板筆記本、電腦、筆、手、桌子、椅子、黑板還缺少什么？還缺少什么？討論討論討論討論研究研究研究研究2.效力效力21 機構(gòu)：機構(gòu)： 個人個人 小組小組 常設(shè)機構(gòu)常設(shè)機構(gòu) 責(zé)任：制定主題、組織

11、開會、目標(biāo)管理責(zé)任：制定主題、組織開會、目標(biāo)管理 重點：合適的組織者重點：合適的組織者 在員工會議上，主管負(fù)責(zé)人應(yīng)該是一個領(lǐng)導(dǎo)者、觀察者、稽查員、在員工會議上，主管負(fù)責(zé)人應(yīng)該是一個領(lǐng)導(dǎo)者、觀察者、稽查員、提問者和決策者，請注意在這其中不包括說教者。一個主管人員決不能提問者和決策者，請注意在這其中不包括說教者。一個主管人員決不能利用員工會議來自以為是地宣講道理。利用員工會議來自以為是地宣講道理。 英特爾公司執(zhí)行總裁英特爾公司執(zhí)行總裁 安迪安迪.格羅夫格羅夫2.效力效力22領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)小組執(zhí)行委員會執(zhí)行委員會秘書組秘書組保障組保障組專家組專家組商業(yè)組商業(yè)組支持單位支持單位2.效力效力23 溝通：全

12、面、完整、對稱、及時、通路溝通：全面、完整、對稱、及時、通路 協(xié)調(diào)：主次協(xié)調(diào)：主次 先后先后 調(diào)整調(diào)整 精心：用文案來表達精心：用文案來表達2.效力效力24主題與目標(biāo)：清晰并達成決定主題與目標(biāo)：清晰并達成決定選擇開會形式選擇開會形式開會對象開會對象時間和地點時間和地點主持人選擇主持人選擇發(fā)言者發(fā)言者可能的結(jié)論可能的結(jié)論文件準(zhǔn)備和發(fā)放文件準(zhǔn)備和發(fā)放工作分配落實工作分配落實2.效力效力25直接部門直接部門 關(guān)聯(lián)部門關(guān)聯(lián)部門 合適人員合適人員討論會討論會 報告會報告會生產(chǎn)和技術(shù)分析會的平均人數(shù)生產(chǎn)和技術(shù)分析會的平均人數(shù)項目項目 17行政行政 18銷售銷售 15人事人事 15研發(fā)研發(fā) 132.效力效力

13、262.效力效力會議時間會議時間會議議題會議議題與與會會者者姓名職務(wù)按照篩選標(biāo)準(zhǔn)評價在實際會議中作用自己若召集時有無必要選擇有利議題的討論有利會議進行有利召集者意愿表達會議結(jié)果會議結(jié)果YNYNYY NNNYYNYNYYNNNYYNYNYYNNNYYNYNYYNNNY272.效力效力一個組織內(nèi)部的統(tǒng)一一個組織內(nèi)部的統(tǒng)一內(nèi)部配合和默契內(nèi)部配合和默契收集與會組織和代表信息收集與會組織和代表信息事先的溝通事先的溝通瓦解和中融瓦解和中融282.效力效力利用將參加的一次組織間會議進行記錄利用將參加的一次組織間會議進行記錄1，此次會議的議題是，此次會議的議題是_-，在會議召開之前，已方的意見（已經(jīng)，在會議召

14、開之前，已方的意見（已經(jīng)/ 還未）還未） 達成統(tǒng)一，于是我們（要達成統(tǒng)一，于是我們（要/不）召開已方的事先預(yù)備會。預(yù)備會后（達成不）召開已方的事先預(yù)備會。預(yù)備會后（達成/ 沒有沒有 達成）的統(tǒng)一。達成）的統(tǒng)一。2，此次組織間會共有，此次組織間會共有_方參加，分別是方參加，分別是_。3，他們的情況有，他們的情況有_在這些組織中，有一些人值得注在這些組織中，有一些人值得注 意，他們是意，他們是_。4，這些人的特點是，這些人的特點是_。5，還有一些可能有用的信息，包括，還有一些可能有用的信息，包括_。6，對于將召開的會議，已方（有，對于將召開的會議，已方（有/ 沒有）會議領(lǐng)隊，他們是沒有）會議領(lǐng)隊，

15、他們是_。 其它人（有其它人（有/ 沒有）明確分工，包括沒有）明確分工，包括_負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)_。7，另外，已方還安排了一些可能需要的行動，是，另外，已方還安排了一些可能需要的行動，是_。 此次會議最后（取得了此次會議最后（取得了/ 沒取得）成功。沒取得）成功。292.效力效力單獨談判單獨談判大型會務(wù)大型會務(wù)新聞發(fā)布會新聞發(fā)布會網(wǎng)絡(luò)會議網(wǎng)絡(luò)會議會議陰謀會議陰謀302.效力效力正方正方做好充分準(zhǔn)備做好充分準(zhǔn)備提建議和施加壓力提建議和施加壓力會前拜訪會前拜訪選擇合適的場所選擇合適的場所定下基調(diào)定下基調(diào)反方反方發(fā)現(xiàn)優(yōu)勢發(fā)現(xiàn)優(yōu)勢 掌握信息掌握信息保守秘密保守秘密適當(dāng)壓力適當(dāng)壓力守住底線守住底線 后發(fā)制人后發(fā)制

16、人故意誤解故意誤解312.效力效力 上海居民用戶排水收費標(biāo)準(zhǔn)擬由現(xiàn)行的0.70元/立方米調(diào)整為1.00元/立方米，同時擬將居民和非居民用戶的收費標(biāo)準(zhǔn)適當(dāng)拉開差距。昨天下午，（5月13日）市物價局就調(diào)價方案舉行了公開聽證，21名公開聘請的代表和10名旁聽市民參加聽證會，對調(diào)價幅度基本認(rèn)可。提交聽證會申請方案為：方案一：按居民與非居民用戶區(qū)別收費方案一：按居民與非居民用戶區(qū)別收費排水收費標(biāo)準(zhǔn)由現(xiàn)行統(tǒng)一的0.70元/立方米分別調(diào)整為：居民1.00元/立方米；非居民1.20元/立方米。方案二：按排放污（廢）水性質(zhì)分類計價方案二：按排放污（廢）水性質(zhì)分類計價為體現(xiàn)“按污染程度收費”原則，并為逐步建立“按

17、質(zhì)計價”的收費機制創(chuàng)造條件，擬對非居民排水戶按其排放污（廢）水性質(zhì)采取分類計價，適當(dāng)拉開收費差距。排水收費標(biāo)準(zhǔn)分為四檔。會上，多數(shù)與會代表原則上同意第二方案。代表李中亮先生說：“此次聽證會提出的調(diào)價理由還是從純粹的經(jīng)濟角度，作為價格調(diào)整聽證會，目的還不夠明確。望能促進企業(yè)合理用水：望能促進企業(yè)合理用水：參與聽證會的一位浴場老板表示，目前浴場水費是5元/噸，排水費是0.7元/噸，如果排水費調(diào)整到1.4元/噸，浴場壓力很大。排水企業(yè)應(yīng)探索排水企業(yè)應(yīng)探索“增效降本增效降本”：上海社會科學(xué)院王先生說：“水價分為剛性部分和彈性部分。每個人每天都必須喝一定的水，這是剛性的。而超出必須使用水的部分是彈性的，

18、排水費調(diào)整應(yīng)該在彈性部分合理調(diào)整。” 他認(rèn)為，排水費調(diào)整的關(guān)鍵，應(yīng)該是通過價格調(diào)整來提高社會節(jié)水意識，但價格杠桿不是萬能的，不能一刀切。另外，排水企業(yè)今后要努力探索“增效降本”，如污泥的再利用問題等。同時對企業(yè)用戶收費也要適當(dāng)考慮，因為企業(yè)用戶會把這些成本攤到產(chǎn)品中，無形中又把這些費用攤到市民身上。目前來看，污水處理設(shè)施運行缺少一定的資金，適當(dāng)調(diào)價是合理的。市物價局表示將認(rèn)真梳理代表意見，提出基本方案后，提交市政府常務(wù)會議公布實施。32網(wǎng)絡(luò)視頻電子系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)視頻電子系統(tǒng)適用的時間、內(nèi)容和對象適用的時間、內(nèi)容和對象控制會議中的發(fā)言和文件傳輸控制會議中的發(fā)言和文件傳輸豐富的數(shù)據(jù)量和個性化表達豐富的數(shù)

19、據(jù)量和個性化表達2.效力效力33會議要點和注意事項會議要點和注意事項介紹與會者介紹與會者請主持人請主持人介紹會議議程介紹會議議程致辭致辭主題發(fā)言主題發(fā)言評論和交流評論和交流提問和討論提問和討論小結(jié)和布置小結(jié)和布置2.效力效力34小組關(guān)系只限于會議期間小組關(guān)系只限于會議期間人員組織與召集人員組織與召集不同主題和興趣不同主題和興趣2.效力效力35誰來決定誰是貴賓誰來決定誰是貴賓專人負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)專人負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)到會與離開到會與離開保密措施和安全措施保密措施和安全措施貴賓就坐和發(fā)言安排貴賓就坐和發(fā)言安排貴賓文件禮品貴賓文件禮品結(jié)伴和隨從安排結(jié)伴和隨從安排2.效力效力362.效力效力直接成本：所有費用和支出直接

20、成本：所有費用和支出時間成本：與會者時薪時間成本：與會者時薪*時間時間*人數(shù)人數(shù)效率成本：開會耽誤的收益效率成本：開會耽誤的收益*此收益可能性此收益可能性伍德法：實際工作日每分鐘薪水（伍德法：實際工作日每分鐘薪水（1+0.3）*時間時間*人數(shù)人數(shù)3738打瞌睡打瞌睡 講話、爭執(zhí)、無主題、接電話講話、爭執(zhí)、無主題、接電話遲到和早退遲到和早退無反饋意見無反饋意見50%睡過，睡過，10%一半時間以上在睡一半時間以上在睡 3.效應(yīng)效應(yīng)39例會例會臨時會臨時會報告會報告會董事會董事會最佳開會時間、時季、時段、時隔最佳開會時間、時季、時段、時隔3.效應(yīng)效應(yīng)403.效應(yīng)效應(yīng) 據(jù)美國哈瑞森顧問公司在據(jù)美國哈瑞

21、森顧問公司在1992年的調(diào)查結(jié)果顯示，被調(diào)查的年的調(diào)查結(jié)果顯示，被調(diào)查的4397家美國公司共家美國公司共13462次會議中，有次會議中，有43%的會議都存在著時間安的會議都存在著時間安排不合適的情況，其中排不合適的情況，其中73%的會議導(dǎo)致了與會者的缺席或不滿，從的會議導(dǎo)致了與會者的缺席或不滿，從而造成了效率的損失。于是哈瑞森公司向被而造成了效率的損失。于是哈瑞森公司向被 調(diào)查公司中的調(diào)查公司中的1458家家適當(dāng)安排會議時間的建議，根據(jù)這些建議，這些公司在其后的適當(dāng)安排會議時間的建議，根據(jù)這些建議，這些公司在其后的2個個月內(nèi)對召開會議的時間進行了特別的安排，隨后的調(diào)查結(jié)果顯示，月內(nèi)對召開會議的

22、時間進行了特別的安排，隨后的調(diào)查結(jié)果顯示，適當(dāng)?shù)臅h時間安排可以減少適當(dāng)?shù)臅h時間安排可以減少77%的與會者的缺席和不滿，從而大的與會者的缺席和不滿，從而大大提高會議的效率和質(zhì)量。大提高會議的效率和質(zhì)量。41 遠近遠近氣候氣候相關(guān)設(shè)施距離相關(guān)設(shè)施距離場所功能和歷史場所功能和歷史交通交通安全安全3.效應(yīng)效應(yīng)配套服務(wù)設(shè)施配套服務(wù)設(shè)施住宿住宿標(biāo)識標(biāo)識周圍環(huán)境周圍環(huán)境費用費用與其它活動沖突與其它活動沖突42空間形態(tài)、大小、相關(guān)會所形態(tài)空間形態(tài)、大小、相關(guān)會所形態(tài)設(shè)施：影視音響、同傳、屏幕、網(wǎng)線、空調(diào)設(shè)施：影視音響、同傳、屏幕、網(wǎng)線、空調(diào)布置：標(biāo)識、會標(biāo)、廣告、燈光、桌椅布置：標(biāo)識、會標(biāo)、廣告、燈光、桌

23、椅會場：位置、數(shù)量、間距、主席臺、接待席、貴賓席會場：位置、數(shù)量、間距、主席臺、接待席、貴賓席擺設(shè)：鮮花、果品、背景音樂擺設(shè)：鮮花、果品、背景音樂用具：紙、筆、資料、文件夾用具：紙、筆、資料、文件夾配套：餐飲、茶水、吸煙、交通、衣帽間、衛(wèi)生間配套：餐飲、茶水、吸煙、交通、衣帽間、衛(wèi)生間周圍影響：監(jiān)控、安全通道周圍影響：監(jiān)控、安全通道3.效應(yīng)效應(yīng)433.效應(yīng)效應(yīng)如果希望會議的內(nèi)容盡量保密，那黑漆漆但有著如果希望會議的內(nèi)容盡量保密，那黑漆漆但有著 柔和音樂的灑吧間十會值得考慮柔和音樂的灑吧間十會值得考慮如果與會者的各個都充滿朝氣，那有著室內(nèi)游泳如果與會者的各個都充滿朝氣，那有著室內(nèi)游泳 池、燈光明

24、亮的大廳則是最佳選擇池、燈光明亮的大廳則是最佳選擇如果您希望輕松地和少量的幾個會議參與者交換如果您希望輕松地和少量的幾個會議參與者交換 意見，那么可以選擇某個參與者的辦公室意見，那么可以選擇某個參與者的辦公室如果是要顯示您的權(quán)威性，不管您最后的會議地如果是要顯示您的權(quán)威性，不管您最后的會議地 點選擇如何，讓自己感到舒服自在是重要的考慮點選擇如何，讓自己感到舒服自在是重要的考慮44U、T、E、V、O矩型矩型 執(zhí)導(dǎo)型執(zhí)導(dǎo)型 園桌型園桌型PPPM3.效應(yīng)效應(yīng)453.效應(yīng)效應(yīng)發(fā)言稿發(fā)言稿公開資料公開資料對外新聞稿對外新聞稿46選擇性主持人選擇性主持人司儀、召集人等司儀、召集人等基本要求：基本要求：了解

25、會議背景和程序了解會議背景和程序表達力和表現(xiàn)力表達力和表現(xiàn)力防止權(quán)力亂用防止權(quán)力亂用引導(dǎo)警察，應(yīng)急處理方法引導(dǎo)警察，應(yīng)急處理方法3.效應(yīng)效應(yīng)權(quán)力與過程權(quán)力與過程傳統(tǒng)的經(jīng)理傳統(tǒng)的經(jīng)理權(quán)力權(quán)力經(jīng)理或主席經(jīng)理或主席+過程過程主持人主持人47當(dāng)然主持人選擇當(dāng)然主持人選擇會議召集者會議召集者 負(fù)責(zé)負(fù)責(zé) 超然超然參與會議的最高領(lǐng)導(dǎo)參與會議的最高領(lǐng)導(dǎo) 決策決策 權(quán)威權(quán)威與議題關(guān)系緊密與議題關(guān)系緊密 信息信息 量大量大現(xiàn)場控制力強現(xiàn)場控制力強 評審評審 維和維和各方面都能接受者各方面都能接受者 中立中立 協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)3.效應(yīng)效應(yīng)48眼神眼神手勢手勢雙臂雙臂體態(tài)體態(tài)道具道具故事故事興趣點興趣點3.效應(yīng)效應(yīng)493.效

26、應(yīng)效應(yīng)開會交流時會注意別人的表情嗎開會交流時會注意別人的表情嗎你會表現(xiàn)出極大興趣嗎你會表現(xiàn)出極大興趣嗎是否保持祖視線的接觸是否保持祖視線的接觸是否對其它人的話做出反應(yīng)是否對其它人的話做出反應(yīng)盡量避免不打斷別人的話盡量避免不打斷別人的話是否保持一段距離是否保持一段距離簡單復(fù)述你所聽到的，以檢查是否聽明白了簡單復(fù)述你所聽到的，以檢查是否聽明白了是否能理解別人的是否能理解別人的“弦外之音弦外之音”當(dāng)別人還沒有講完是，是否會替別人說完當(dāng)別人還沒有講完是，是否會替別人說完對不同觀點者，是否表現(xiàn)出尊重對不同觀點者，是否表現(xiàn)出尊重50頭腦風(fēng)暴頭腦風(fēng)暴魚骨圖和決策樹魚骨圖和決策樹拍腦袋拍腦袋品質(zhì)基礎(chǔ)品質(zhì)基礎(chǔ)

27、文化依托文化依托 形象效果形象效果人才 企業(yè)歷史 廣告求訴點 基礎(chǔ)設(shè)施 價值觀 形態(tài)規(guī)劃 服務(wù)觀念 政策與體制 投入費用 效率與信息 管理模式 投入時機服務(wù)靈魂服務(wù)靈魂 管理保障管理保障 推廣手段推廣手段3.效應(yīng)效應(yīng)51激怒的七項本領(lǐng)激怒的七項本領(lǐng)懷柔懷柔激進激進狂熱狂熱詰問詰問耐心耐心慍怒慍怒收兵收兵3.效應(yīng)效應(yīng)52匿名預(yù)測匿名預(yù)測 設(shè)計分發(fā)問卷設(shè)計分發(fā)問卷 初步處理初步處理 第二輪調(diào)查第二輪調(diào)查 第三輪調(diào)查第三輪調(diào)查 結(jié)論性調(diào)查結(jié)論性調(diào)查3.效應(yīng)效應(yīng)53圖表展示圖表展示書面文件書面文件實物展示實物展示影視文件影視文件現(xiàn)場模擬現(xiàn)場模擬創(chuàng)造力使我們總是可以為舊東西找到新用途。創(chuàng)造力使我們總是可

28、以為舊東西找到新用途。3.效應(yīng)效應(yīng)543.效應(yīng)效應(yīng)目標(biāo)目標(biāo)主題撐控主題撐控邏輯邏輯有說服力有說服力風(fēng)格風(fēng)格易被記憶易被記憶色彩色彩互動和重點互動和重點工具工具積累好的表達積累好的表達布局布局平衡感平衡感過程過程故事情節(jié)故事情節(jié)553.效應(yīng)效應(yīng)紅色紅色 對會議提供的前景、挑戰(zhàn)和機遇感到興奮對會議提供的前景、挑戰(zhàn)和機遇感到興奮綠色綠色 持積極態(tài)度，并會幫助他人克服疑慮持積極態(tài)度，并會幫助他人克服疑慮藍色藍色 對會議的責(zé)任持冷靜、清醒、鎮(zhèn)定的態(tài)度對會議的責(zé)任持冷靜、清醒、鎮(zhèn)定的態(tài)度紫色紫色 熱切希望完成會議提出的任務(wù)熱切希望完成會議提出的任務(wù)黑色黑色 通常有著多年開會經(jīng)驗的人，對待會議態(tài)度嚴(yán)肅通常有

29、著多年開會經(jīng)驗的人，對待會議態(tài)度嚴(yán)肅白色白色 直抒已見，但是以支持的姿態(tài)來表達直抒已見，但是以支持的姿態(tài)來表達橙色橙色 樂觀主義者樂觀主義者黃色黃色 主張在做決定時要謹(jǐn)慎主張在做決定時要謹(jǐn)慎褐色褐色 在會議上傾向于實話實說在會議上傾向于實話實說談色談色 對開會者的感覺與實現(xiàn)會議目標(biāo)有同樣的擔(dān)心對開會者的感覺與實現(xiàn)會議目標(biāo)有同樣的擔(dān)心56偏題與偏題與7的記憶規(guī)律的記憶規(guī)律環(huán)境環(huán)境 空間空間 造型造型 布置布置 空氣空氣 色彩色彩路程與目的路程與目的煙與糖煙與糖時間影響時間影響 時機時機 時段時段 時續(xù)時續(xù)氣氛和主持人氣氛和主持人秘方：讓厭會者遠離會場秘方：讓厭會者遠離會場3.效應(yīng)效應(yīng)57頻頻詢問

30、頻頻詢問觀點亮相觀點亮相無所不知無所不知數(shù)據(jù)說話數(shù)據(jù)說話討好上司討好上司？嘀嘀咕咕嘀嘀咕咕目光關(guān)注目光關(guān)注沉默寡言沉默寡言參與拉攏參與拉攏對立為榮對立為榮微笑制勝微笑制勝心不在焉心不在焉任務(wù)委任任務(wù)委任3.效應(yīng)效應(yīng)583.效應(yīng)效應(yīng)沖突是正常的沖突是正常的不攻擊人身不攻擊人身休休 會會會前排除會前排除重申會議目標(biāo)重申會議目標(biāo)多解求證多解求證跳議法跳議法593.效應(yīng)效應(yīng)60正裝正裝便裝便裝職業(yè)裝職業(yè)裝3.效應(yīng)效應(yīng)61懶洋洋地坐在椅子上懶洋洋地坐在椅子上用手指敲桌子用手指敲桌子不?？幢砘蛘呤謾C不?？幢砘蛘呤謾C清嗓子、咳嗽清嗓子、咳嗽無趣地涂鴉無趣地涂鴉不停拉領(lǐng)帶、脫鞋、卷褲腳不停拉領(lǐng)帶、脫鞋、卷褲腳

31、打哈欠、扣鼻子、剔指甲打哈欠、扣鼻子、剔指甲茫然地看著一個地方發(fā)呆茫然地看著一個地方發(fā)呆閉上眼睛睡覺閉上眼睛睡覺3.效應(yīng)效應(yīng)6263會議基本目標(biāo)會議基本目標(biāo)達成共識達成共識時間地點人員落實時間地點人員落實感受感受最終決定最終決定決定和決議決定和決議執(zhí)行文件執(zhí)行文件4.效果效果效率控制效率控制預(yù)算和成本預(yù)算和成本有效的時間有效的時間執(zhí)行的可能性執(zhí)行的可能性外界反映外界反映64文件歸檔文件歸檔家庭作業(yè)家庭作業(yè)紀(jì)要和信息發(fā)布紀(jì)要和信息發(fā)布執(zhí)行決議和補充資料執(zhí)行決議和補充資料保密保密會議的會議會議的會議評估評估第三方顧問第三方顧問4.效果效果65評估從準(zhǔn)備就開始評估從準(zhǔn)備就開始評估組織和評估參與評估組

32、織和評估參與對組織者表彰對組織者表彰類似會議的對比分析類似會議的對比分析問卷和反饋表問卷和反饋表支出結(jié)算支出結(jié)算改進意見改進意見4.效果效果664.效果效果還有哪些事情還有哪些事情尚未完成尚未完成進一步的行動進一步的行動由誰負(fù)責(zé)由誰負(fù)責(zé)依據(jù)文件資料依據(jù)文件資料慎重準(zhǔn)備慎重準(zhǔn)備記下開會地點記下開會地點時期和時間時期和時間與會議主席與會議主席密切合作密切合作會后檢查需要會后檢查需要回答的問題回答的問題會中需要會中需要擔(dān)負(fù)的責(zé)任擔(dān)負(fù)的責(zé)任會前需要會前需要擔(dān)負(fù)的責(zé)任擔(dān)負(fù)的責(zé)任為什么要為什么要出席此會議出席此會議在會上盡量在會上盡量表達的心理準(zhǔn)備表達的心理準(zhǔn)備根據(jù)個人觀點根據(jù)個人觀點研究問題研究問題傾聽他人的觀點傾聽他人的觀點積極發(fā)表積極發(fā)表自己的見解自己的見解關(guān)注正在關(guān)注正在討論的事項討論的事項這次會達成了這次會達成了什么結(jié)果什么結(jié)果674.效果效果A.發(fā)言頻率發(fā)言頻率B.發(fā)言長度發(fā)言長度C.論據(jù)質(zhì)量和數(shù)量論據(jù)質(zhì)量和數(shù)量D.意見之清楚程度意見之清楚程度E.對他人意見的批評對他人意見的批評F.表達能力表達能力G.與會態(tài)度與會態(tài)度H.與團隊互動狀況與團隊互動狀況I.推理能力推理能力J.對議事程序的配合度對議事程序的配合度K.積極態(tài)度積極態(tài)度1 太少太少 2 3 剛好剛好 4 5 頻繁頻繁 1 太短太短 2 3 恰到好處恰到好處 4