業(yè)務(wù)流程培訓手冊采購模塊

1、 業(yè)務(wù)流程培訓手冊業(yè)務(wù)流程培訓手冊采購模塊采購模塊采購模塊采購模塊主講人主講人：張春豫張春豫采購業(yè)務(wù)省公司負責部門市公司負責部門縣公司負責部門工工程程類類工程主設(shè)備企業(yè)發(fā)展部/企業(yè)規(guī)劃部工程配套設(shè)備工程部工程部工程部工程的維修備件網(wǎng)絡(luò)運行維護部網(wǎng)絡(luò)運行維護部網(wǎng)絡(luò)運行維護部儀器儀表工程部工程部工程部業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)類類SIM卡（手機/手機配件）市場部市場部市場部宣傳用品（包括禮品、廣告等）市場部/業(yè)務(wù)部市場部/業(yè)務(wù)部市場部/業(yè)務(wù)部現(xiàn)行的采購業(yè)務(wù)及采購部門：現(xiàn)行的采購業(yè)務(wù)及采購部門：現(xiàn)行的采購業(yè)務(wù)及采購部門：現(xiàn)行的采購業(yè)務(wù)及采購部門：采購業(yè)務(wù)省公司負責部門市公司負責部門縣公司負責部門日日常常辦辦公公類類辦

2、公設(shè)備工程部/行政部/綜合部綜合部綜合部電腦設(shè)備工程部/業(yè)務(wù)處理中心/綜合部綜合部綜合部辦公用品總務(wù)后勤部/行政部綜合部綜合部清衛(wèi)、勞保用品總務(wù)后勤部/行政部綜合部綜合部宣傳用品（包括禮品、廣告等）市場部/綜合部/辦公室市場部/綜合部市場部/綜合部物物業(yè)業(yè)類類物業(yè)的租賃和購置綜合部綜合部綜合部裝修綜合部綜合部綜合部審批控制（例舉廣東?。簩徟刂疲ɡe廣東省）：部門審批人及權(quán)限省省公公司司企發(fā)部一般總經(jīng)理批大的金額由董事會審批物資供應(yīng)部副局長審批500萬元以下局長審批500萬元以上特別大金額的或是CTHK下達的計劃需到CTHK去審批業(yè)務(wù)部公司老總審批（應(yīng)該有權(quán)限設(shè)定，具體不清楚）佛佛山山市市公

3、公司司各部金額在1000元以下由部門主管批準金額1000元30000元由副總經(jīng)理進行審批金額超過30000元由副總經(jīng)理批準后，還需要總經(jīng)理再進行審批三三水水縣縣公公司司各部公司經(jīng)理省公司市公司縣公司有對供應(yīng)商的評審，但沒有書面的形式佛山對供應(yīng)商進行書面的評審，其他市公司有評審但沒有書面的形式有對供應(yīng)商的評審，但沒有書面的形式供應(yīng)商管理：供應(yīng)商管理：BPR提出的現(xiàn)存的問題和需要改進的地方：提出的現(xiàn)存的問題和需要改進的地方：不利于采購管理不利于預算控制不利于供應(yīng)商的統(tǒng)一管理和統(tǒng)一的統(tǒng)計、分析不利于同供應(yīng)商磋商價格不利于采購成本的控制（會有重復采購及所引起的重復費用）采購部門太分散采購部門太分散審批

4、權(quán)限不明確審批權(quán)限不明確有些審批權(quán)限的規(guī)定只是說金額大，但具體是多少不明確采購的權(quán)限劃分不夠細采購審批權(quán)限的劃分在真正執(zhí)行時不一定完全被執(zhí)行缺乏供應(yīng)商管理缺乏供應(yīng)商管理 其他問題其他問題供應(yīng)商的管理和考核沒有統(tǒng)一管理供應(yīng)商的管理和考核制度不夠完善和規(guī)范各省、各市、各縣之間采購業(yè)務(wù)流程不夠規(guī)范采購的分析類報表缺乏采購件的分類規(guī)則沒有或不統(tǒng)一各種采購單據(jù)和報表的格式不規(guī)范（如：請購單） BPR業(yè)務(wù)流程重組的指導思想業(yè)務(wù)流程重組的指導思想對中國電信當前業(yè)務(wù)的調(diào)研分析對中國電信當前業(yè)務(wù)的調(diào)研分析 國外電信行業(yè)先進的管理思想國外電信行業(yè)先進的管理思想 以往成功實施的經(jīng)驗以往成功實施的經(jīng)驗采購申請采購申請

5、A. 不需系統(tǒng)支援的改進建議 B. 利用ORACLE系統(tǒng)支援的改進建議 C. 需要二次開發(fā)1. 先確認是否有多余的上期工程退料才進行采購。避免倉庫，積存過多工程退料，積壓資金。工程完成后要將余料退庫。流程A2. 先檢查申購是否會造成超支才批準繼續(xù)進行采購。(短期以人手監(jiān)控，當系統(tǒng)實施后改由系統(tǒng)自動監(jiān)控。)確保將來有足夠資金進行付款。 對超支申購要進行解釋； 除項目預算外，要制定部門預算。流程C3. 建立分層審批制度，只要申購的金額是在預算之內(nèi)，而且金額不會太大，可交由部門經(jīng)理或總經(jīng)理審批采購申請。由部門經(jīng)理和總經(jīng)理負責進行內(nèi)部監(jiān)控，加強其責任感。 制定部門預算和分層審批制度(附錄一)； 部門經(jīng)

6、理和總經(jīng)理在系統(tǒng)上審批，并且不可以將系統(tǒng)口令給予第三者。制度A4. 財務(wù)部復核申購申請。留意是否有員工將單一申購拆開成多個，逃避分層審批制度和確保輸入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)準確(如：部門和項目編碼等)。 確保分層審批制度的實施； 增強數(shù)據(jù)的準確性。對流程作出適當改動，由財務(wù)部復核申購申請。流程A5. 省、市、縣制定標準申購單。方便信息錄入系統(tǒng)。制定標準申購單。制度A選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商A. 不需系統(tǒng)支援的改進建議 B. 利用ORACLE系統(tǒng)支援的改進建議 C. 需要二次開發(fā)1. 集中采購明確列明那一個部門負責申購，那一個部門負責進行采購等。為配合采購的職能劃分，亦需要明確列明那類物資可以統(tǒng)談統(tǒng)簽，那類可以

7、統(tǒng)談分簽。由熟悉市場的采購人員(GMCC:企業(yè)部、市場部、物供部)來決定貨源，談判條件和填寫采購定單或編寫合同，可增強管理。 確認那類型采購為統(tǒng)談統(tǒng)簽和統(tǒng)談分簽(附錄二)； 制定關(guān)鍵績效指標、監(jiān)管采購部門的績效包括：采購周期(是否能于合理時間內(nèi)完成采購)，采購部門員工工資與公司總工資支出比例(量度其成本和生產(chǎn)力是否合理)。制度A2. 建立采購委員會，其職責包括： 審批認可供應(yīng)商； 審批申購和采購的分層審批金額是否合理； 審批重大合同(如：主設(shè)備或大型投資)。原則是使重大采購事項可以有更多高層從不同角度進行審批。(包括物料和資金流的控制)避免由單一部門進行采購審批，以免考慮不夠全面，并可從公司整

8、體利益出發(fā)。以省總經(jīng)理為省委任相關(guān)部門總經(jīng)理或經(jīng)理(包括省、市甚至縣)為采購委員會成員。組織A3. 建立認可供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(主要為網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公室電腦和主要設(shè)備、SIM卡和儲值卡等)。作為市進行統(tǒng)談分簽時的依歸。 大批采購，價格上可獲得更高優(yōu)惠； 避免出現(xiàn)不兼容情況而導致難于維護。 同(1)及(2)的配合變更； 制定回顧認可供應(yīng)商表現(xiàn)的周期(如半年或季度回顧一次)。制度A4. 制定供應(yīng)商投訴制度，委任獨立人員(或部門)處理供應(yīng)商因覺得在招標或合同談判時受到不公平待遇的投訴，并直接向省總經(jīng)理匯報。防范於未燃，避免現(xiàn)有員工舞弊或弄權(quán)導致供貨出現(xiàn)問題，影響網(wǎng)絡(luò)運作，并影響公司形象。 制定關(guān)鍵績效指標，

9、監(jiān)管供應(yīng)商表現(xiàn)，包括：供應(yīng)商能否準時送貨和貨物的質(zhì)量； 總經(jīng)理委任獨立委員會(或部門)處理投訴。制度A5. 制定供應(yīng)商報價制度，規(guī)范在什麼情形下招標，什麼情形下以書面報價和最少要附多少家公司報價。使員工有依據(jù)跟從，避免只向少數(shù)一或兩家公司報價。制定供應(yīng)商報價制度(附錄四)。制度A6. 省、市、縣制定標準采購單和報價記錄單據(jù)。方便信息錄入系統(tǒng)，避免遺漏。制定標準采購單和報價記錄單據(jù)。制度A 規(guī)范采購流程規(guī)范采購流程將各省公司、各市公司和各縣公司之間的采購業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)流程規(guī)范化，規(guī)范的業(yè)務(wù)流程便于采購業(yè)務(wù)的管理，也便于Oracle系統(tǒng)的實施及執(zhí)行。明確各種審批權(quán)限明確各種審批權(quán)限Oracle系統(tǒng)可以將

10、審批權(quán)限按物品的類別、單據(jù)的金額、涉及的科目等設(shè)定審批權(quán)限，并將不同的審批權(quán)限賦給不同的人，合理的審批權(quán)限的分配以便將繁多的采購審批事務(wù)進行合理的分解。 統(tǒng)一供應(yīng)商管理統(tǒng)一供應(yīng)商管理設(shè)立專門的人員管理和維護供應(yīng)商的信息和供應(yīng)商的評審，統(tǒng)一的供應(yīng)商管理可以減少供應(yīng)商信息的冗余，便于集中統(tǒng)一的對供應(yīng)商進行考核和分析。規(guī)范采購單據(jù)和報表規(guī)范采購單據(jù)和報表規(guī)范的采購單據(jù)和報表便于采購業(yè)務(wù)的分析和統(tǒng)計，也便于系統(tǒng)的實施和執(zhí)行。 采購分析功能采購分析功能由統(tǒng)一的采購流程和管理、統(tǒng)一的供應(yīng)商管理和規(guī)范的采購單據(jù)和報表，系統(tǒng)議案可能提供更多和更準確的采購統(tǒng)計和分析類報告。制度變動組織變動文檔動作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫決策

11、流程線接其他流程 準備付準備付款計劃款計劃 付款付款 應(yīng)付應(yīng)付申購申購選擇供選擇供應(yīng)商應(yīng)商審批采審批采購單購單 入庫入庫驗收驗收 轉(zhuǎn)庫轉(zhuǎn)庫采購業(yè)務(wù)分三大類型：采購業(yè)務(wù)分三大類型：1。工程主設(shè)備2。工程配套3。其他業(yè)務(wù)用品(包含SIM卡，IT設(shè)備，辦公設(shè)備等)這些流程包括由采購申請，選擇供應(yīng)該商，定合同到出訂購單。供應(yīng)商的維護供應(yīng)商的維護這些流程包括對供應(yīng)商作評審，選定認可供 應(yīng)商，回顧供應(yīng)商表現(xiàn)，刪除/增加供應(yīng)商。立項2.1a進口網(wǎng)絡(luò)主設(shè)備采購申請2.2a進口網(wǎng)絡(luò)主設(shè)備采購-選擇供應(yīng)商2.1b國內(nèi)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和配套設(shè)備采購申請2.2b國內(nèi)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和配套設(shè)備采購-選擇供應(yīng)商2.1c其他業(yè)務(wù)用品采購申

12、請2.2c其他業(yè)務(wù)用品采購-選擇供應(yīng)商2.3供應(yīng)商評審2.5增加認可供應(yīng)商2.4刪除認可供應(yīng)商訂單采購業(yè)務(wù)采購業(yè)務(wù)審批審批供應(yīng)商管理請購審批合同報價編號部門崗位模塊職責1. 最終使用部門設(shè)備，材料驗收員采購/庫存驗收購入設(shè)備材料質(zhì)量; 定期清點庫存壞料情況; 提供驗收報告.2. 需求部門請購錄入人采購填寫請購需求并提交審批.3. 企發(fā)/物供/市場采購員采購負責錄入采購訂單.監(jiān)督訂單執(zhí)行,關(guān)閉,取消,掛起,修改訂單.錄入報價單.4. 需求部門/物供部門請購單審批人采購審批請購單.5. 企發(fā)/物供/采購管理委員會采購單審批人采購審批采購單6. 企發(fā)/物供供應(yīng)商維護人員采購錄入與維護供應(yīng)商信息7.

13、企發(fā)/物供/市場報價單維護人員采購負責報價單的系統(tǒng)維護8. 企發(fā)/物供合同管理人員采購錄入合同,查詢合同執(zhí)行情況,錄入報價單9. 企法/物供/采購管理委員會合同審批人員采購確認合同可執(zhí)行人員崗位職責人員崗位職責文檔動作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫決策流程線接其他流程詢價詢價報價報價 審批審批請購請購選擇供選擇供應(yīng)商應(yīng)商審批審批采購訂單采購訂單供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理采購模塊核心業(yè)務(wù)流程3.1工程項目立項3.2工程供應(yīng)商選擇3.4工程配套設(shè)備采購3.5工程主設(shè)備采購3.6備品備件I T 設(shè)備采購3.3常規(guī)供應(yīng)商選擇3.7辦公設(shè)備采購3.8SIM卡, 儲 值卡采購3.9分冊審批流程3.10合同管理3.15供應(yīng)商管理3.

14、11采購定單管理3.12報價單管理3.13請購單管理3.14工程零星采購常規(guī)供應(yīng)商選擇常規(guī)供應(yīng)商選擇常規(guī)供應(yīng)商選擇流程物資供應(yīng)部采購管理委員會開始3.3.2供應(yīng)商是否已錄入系統(tǒng)？供應(yīng)商資料庫供應(yīng)商接受詢價3.3.5報價單3.3.6將報價單錄入系統(tǒng)提交審批3.3.7審核報價和供應(yīng)商資料YesNoYES結(jié)束供應(yīng)商信息維護人員購買物品需求部門3.3.1物品請購流程確定供應(yīng)商范圍3.3.4生成詢價單3.3.3在系統(tǒng)中錄入供應(yīng)商，其狀態(tài)為“新”3.3.9更改報價單標志, 確 定供應(yīng)商的狀態(tài)為“可用”審批通過?No3.3.8認可報價單3.3.10否決報價3.3.11重新選擇供應(yīng)商常規(guī)供應(yīng)商選擇常規(guī)供應(yīng)商選

15、擇順順序序部部門門崗崗位位描描述述3.3.1需求部門請購人提出采購需求, 在系統(tǒng)中填寫請購單后提交審批. 根據(jù)審批層次, 審批人在系統(tǒng)中確認請購單. 物供部門采購員: 查詢請購單匯總3.3.2物供采購員是否有現(xiàn)成的合格供應(yīng)商可以使用?3.3.3供應(yīng)商信息管理人員若有, 進入采購流程. 若沒有, 在系統(tǒng)中錄入供應(yīng)商信息, 將該供應(yīng)商狀態(tài)設(shè)為新的3.3.4物供采購員選擇可能的供應(yīng)商進行詢價.(該動作在系統(tǒng)外進行)3.3.5物供采購員物供部門采購員：接收供應(yīng)商報價, 選擇合適的報價單.(該動作在系統(tǒng)外進行)3.3.6報價單維護人員在系統(tǒng)中錄入報價單信息, 并設(shè)置為要求審批3.3.7審批人員根據(jù)審批層

16、次, 地方物供部門或省物供部門或采購管理 會在提交審批的報價單中選擇3.3.8物供采購員認可報價是洽談合同，最終確認報價和合同價格的過程（系統(tǒng)外處理）3.3.9供應(yīng)商信息管理人員若選擇了供應(yīng)商, 審批人在系統(tǒng)中對選擇的報價單打上審批標志, 對其他報價單打上否決標志. 同時注明原因. 供應(yīng)商維護人員：修改供應(yīng)商的狀態(tài)為可用的3.3.10審批人員若無法選擇一家, 審批人在系統(tǒng)中對提交的報價單進行全部否決, 并注明原因3.3.11物供采購員物供部門采購員重新選擇供應(yīng)商.(該動作在系統(tǒng)外進行)流程說明流程說明工程主設(shè)備購買流程企業(yè)發(fā)展部采購管理委員會3.4.1開始供應(yīng)商結(jié)束3.4.2選擇工程供應(yīng)商3.

17、4.3與供應(yīng)商簽訂合同3.4.10設(shè)備清單3.4.11導入設(shè)備清單生成采購定單3.4.12審批復核3.4.4錄入合同主文件提交審批3.4.5超過預算?3.4.6成本效益分析通過?YesYesNo3.4.7標志合同已通過3.4.8標志合同 未通過No3.4.9繼續(xù)磋商工程主設(shè)備采購工程主設(shè)備采購順順序序部部門門崗崗位位描描述述3.4.1企發(fā)部根據(jù)工程項目建立流程,確定項目及預算3.4.2企發(fā)部采購員供應(yīng)商選擇完成3.4.3企發(fā)部采購人員與供應(yīng)商建立合同.(在系統(tǒng)外進行, 有合同文本)3.4.4企發(fā)部采購人員在系統(tǒng)中輸入合同并提交審批.(在系統(tǒng)內(nèi)進行)3.4.5采購管理委員會對合同進行審批,該合同

18、是否超過預算.(在系統(tǒng)內(nèi)進行)3.4.6企發(fā)部若超過預算,則進行成本效益分析.(在系統(tǒng)外進行)3.4.7采購管理委員會若應(yīng)采購,則在系統(tǒng)中的合同上做審批通過標志. (在系統(tǒng)內(nèi)進行)3.4.8采購管理委員會若不應(yīng)采購,則在系統(tǒng)中的合同上做審批未通過標志.并寫明原因.(在系統(tǒng)內(nèi)進行)3.4.9企發(fā)部采購員在系統(tǒng)中查詢合同審批結(jié)果, 發(fā)現(xiàn)未審批合同, 則繼續(xù)進行與供應(yīng)商進行協(xié)商3.4.10接收供應(yīng)商提供的物料清單.(在系統(tǒng)外進行)3.4.11企發(fā)部采購員將供應(yīng)商提供的物料清單通過程序?qū)胂到y(tǒng)內(nèi),形成標準采購訂單.(在系統(tǒng)內(nèi)進行)3.4.12企發(fā)部采購員審批復核采購訂單.主要檢查采購訂單上的信息是否準

19、確, 例如:供應(yīng)商名稱, 對應(yīng)的合同號,對應(yīng)的項目名稱與任務(wù)號及物品是否與比清單上的一致等流程說明流程說明工程主設(shè)備采購工程主設(shè)備采購配套設(shè)備采購配套設(shè)備采購配套設(shè)備購買流程物資供應(yīng)部采購管理委員會3.5.1開始供應(yīng)商結(jié)束3.5.2選擇工程供應(yīng)商3.5.3與供應(yīng)商簽訂合同3.5.10設(shè)備清單3.5.11導入設(shè)備清單生成采購定單3.5.12審批復核3.5.4錄入合同主文件提交審批3.5.5超過預算?3.5.6成本效益分析通過?YesYesNo3.5.7標志合同已通過3.5.8標志合同 未通過No3.5.9繼續(xù)磋商順順序序部部門門崗崗位位描描述述3.5.1物供部根據(jù)工程項目建立流程,確定項目及預算

20、3.5.2物供部采購員供應(yīng)商選擇完成3.5.3供應(yīng)商信息管理人員企發(fā)部采購人員,與供應(yīng)商建立合同.(在系統(tǒng)外進行, 有合同文本)3.5.4物供部采購員在系統(tǒng)中輸入合同并提交審批.(在系統(tǒng)內(nèi)進行)3.5.5采購管理委員會對合同進行審批,該合同是否超過預算.(在系統(tǒng)內(nèi)進行)3.5.6物供部若超過預算,則進行成本效益分析.(在系統(tǒng)外進行)3.5.7采購管理委員會若應(yīng)采購,則在系統(tǒng)中的合同上做審批通過標志. (在系統(tǒng)內(nèi)進行)3.5.8采購管理委員會若不應(yīng)采購,則在系統(tǒng)中的合同上做審批未通過標志.并寫明原因.(在系統(tǒng)內(nèi)進行)3.5.9物供部采購員在系統(tǒng)中查詢合同審批結(jié)果, 發(fā)現(xiàn)未審批合同, 則繼續(xù)進行與

21、供應(yīng)商進行協(xié)商3.5.10接收供應(yīng)商提出物料清單.(在系統(tǒng)外進行)3.5.11物供部采購員將供應(yīng)商提供的物料清單通過程序?qū)胂到y(tǒng)內(nèi),形成標準采購訂單.(在系統(tǒng)內(nèi)進行)3.5.12物供部采購員審批復核采購訂單.主要檢查采購訂單上的信息是否準確, 例如:供應(yīng)商名稱, 對應(yīng)的合同號,對應(yīng)的項目名稱與任務(wù)號及物品是否與比清單上的一致等流程說明流程說明配套設(shè)備采購配套設(shè)備采購辦公設(shè)備采購流程需求部門請購人3.7.1錄入未審批請購單開始提交審批需求部門經(jīng)理3.7.2預算查詢超過預算?3.7.3成本效益分析3.7.4仍然需要采購?3.7.5批準請購單3.7.6拒絕請購單NoYesNo3.7.8常規(guī)供應(yīng)商選擇

22、采購員提交審批物供部經(jīng)理3.7.10審批3.7.11給供應(yīng)商的采購定單Yes3.7.9引用供應(yīng)商報價, 在 系統(tǒng)總錄入采購定單3.7.12接收辦公設(shè)備采購辦公設(shè)備采購順順序序部部門門崗崗位位描描述述3.7.1需求部門請購人在系統(tǒng)中填寫, 提出審批3.7.2物供部經(jīng)理審批請購單是否超過預算? 可在系統(tǒng)中進行預算查詢3.7.3物供部經(jīng)理若超過預算, 則進行成本效益分析3.7.4物供部經(jīng)理是否需要采購?3.7.5物供部經(jīng)理若需要采購, 則物供部門經(jīng)理在系統(tǒng)上做批準動作, 成為3.7.6物供部經(jīng)理若不需要采購:則物供部門經(jīng)理在系統(tǒng)上做拒絕動作,成為3.7.7物供部采購員查詢, 確定有哪些請購需求. 選

23、擇合適的供應(yīng)商進行詢價3.7.8物供部采購員接收供應(yīng)商的報價.并在系統(tǒng)中進行查詢該供應(yīng)商為新供應(yīng)商, 即系統(tǒng)不存在該供應(yīng)商名稱和編碼.供應(yīng)商信息維護人員: 根據(jù)物供部門采購員填寫的, 在系統(tǒng)中錄入供應(yīng)商信息. 物供部門采購員: 在系統(tǒng)中錄入, 提交審批. 物供部門經(jīng)理: 審批報價單是否合理.若報價單合理, 則在系統(tǒng)中對該報價單做審批動作, 并寫明原因.成為.若報價單不合理, 則在系統(tǒng)中對該報價單做拒絕動作, 并寫明原因.成為3.7.9物供部采購員手工建立采購訂單, 引用相應(yīng)供應(yīng)商的, 提交審批3.7.10物供部經(jīng)理檢查是否超過預算?3.7.11物供部采購員打印采購訂單清單或生成電子文檔, 傳給

24、供應(yīng)商3.7.12倉庫管理員等待接收流程說明流程說明辦公設(shè)備采購辦公設(shè)備采購SIM卡采購卡采購縣公司市場部省公司市場部省公司領(lǐng)導市公司市場部SIM卡 ， 儲 值 卡 采 購 流 程開始3.8.1庫存計劃提出采購申請3.8.3領(lǐng)導確認審批通過3.8.2系統(tǒng)生成請購單No合并縣公司和本身的采購申請單3.8.1庫存計劃提出采購申請3.8.3領(lǐng)導確認審批通過3.8.2系統(tǒng)生成請購單No3.8.4市公司是否有足夠的庫存量發(fā)貨Yes請購單Yes結(jié)束合并市公司與自身的采購申請3.8.1庫存計劃提出采購申請3.8.2系統(tǒng)生成請購單3.8.5請購單3.8.4省公司是否有足夠的庫存量發(fā)貨YesNoNo3.8.6領(lǐng)

25、導確認審批通過Yes簽采購合同3.8.7選擇常規(guī)供應(yīng)商No3.8.8生成采購訂單Yes提交申請請購單提交申請SIM卡采購卡采購流程說明流程說明順序部門崗位描述3.8.1縣,市和省的倉庫管理員在系統(tǒng)中運行庫存計劃. 計劃運行后得到應(yīng)SIM卡,儲值卡購買計劃3.8.2縣,市和省的倉庫管理員將該計劃導入省的系統(tǒng)中成為3.8.3市,縣領(lǐng)導進行審批3.8.4市,縣領(lǐng)導檢驗倉庫中是否有足夠的庫存,系統(tǒng)會自動計算,將請購的數(shù)量減去庫存所能彌補的數(shù)量3.8.5省市場部采購員在系統(tǒng)中按輸入物品的分類來查詢屬于自己部門負責的SIM卡,儲值卡的采購,然后在系統(tǒng)中將之轉(zhuǎn)換成為一張單據(jù).然后提交審批3.8.6采購管理委

26、員會審批該單據(jù), 決定是否需要這些物品及數(shù)量的采購. 若需要, 則在系統(tǒng)中打上審批通過標志. 若不通過, 則在系統(tǒng)做拒絕動作. 省市場部門查詢該單據(jù)的狀態(tài)是否審批? 若未審批, 則修改該單據(jù), 重新提交審批3.8.7省市場部采購員若已審批, 則選擇供應(yīng)商磋商價格3.8.8省市場部采購員將該單據(jù)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換成為標準采購訂單. 提交采購管理委員會進行審批是否超過預算. 若超過預算, 則進行成本效益分析. 若合理, 則在系統(tǒng)中做批準動作. 若不合理, 則在系統(tǒng)中做拒絕動作. 若未超過預算, 則在系統(tǒng)中批準動作.省市場部門采購員打印出采購訂單或生成電子文檔, 傳給供應(yīng)商.等待供應(yīng)商送貨采購訂單管理采購訂

27、單管理采購定單管理流程企業(yè)發(fā)展部/物資供應(yīng)部采購員開始3.11.6查詢所有采購定單3.11.7是否是無用定單？3.11.8“取消”定單3.11.9定單上的物品是否已完全接受？3.11.10作“接收關(guān)閉“3.11.11是否還會繼續(xù)接受？3.11.12定單金額是否已全部和發(fā)票匹配？3.11.13作“發(fā)票關(guān)閉”3.11.14定單是否已完成所有任務(wù)？3.11.15作“最終關(guān)閉”3.11.16定單執(zhí)行是否有意外或特殊情況？3.11.17“掛起”定單分析原因3.11.18進行審核，決定解除“掛起”？3.11.19“釋放”定單結(jié)束YesNoYesYesYes提交分析報告YesNo采購管理委員會3.11.1與

28、供應(yīng)商簽訂合同是否工程設(shè)備采購?3.11.2將物料清單導入系統(tǒng)3.11.4手工錄入報價信息有請購單?生成采購定單3.11.3轉(zhuǎn)化生成采購定單生成采購定單YesNoYesNoNoYesNoYes3.11.5審核并執(zhí)行NoNo采購訂單管理采購訂單管理順序順序部門部門崗位崗位描述描述3.11.1物供/企發(fā)/市場部采購員與供應(yīng)商簽定采購合同.(在系統(tǒng)外)3.11.2物供/企發(fā)/市場部采購員若為工程主設(shè)備, 配套設(shè)備的采購, 需要有供應(yīng)商提供的采購清單, 采購員可運行導入程序, 將供應(yīng)商提供的清單(EXCEL)表格導入到系統(tǒng)內(nèi)成為采購訂單3.11.3物供/企發(fā)/市場部采購員若該采購訂單為滿足某請購需求,

29、 則可在系統(tǒng)內(nèi)將請購單直接轉(zhuǎn)換成為采購訂單3.11.4物供/企發(fā)/市場部采購員若采購訂單有相關(guān)的報價單, 則可手工錄入采購訂單頭信息, 具體明細可引用報價單3.11.5物供/企發(fā)/市場部采購員提交審批并復核采購訂單.若審批不通過, 則重新建立采購訂單.若審批通過, 則等待執(zhí)行訂單.訂單執(zhí)行3.11.6物供/企發(fā)/市場部采購員在系統(tǒng)上查詢訂單情況3.11.7物供/企發(fā)/市場部采購員是否有無效的采購訂單在系統(tǒng)內(nèi)? 無效采購訂單的存在是由于采購員的錄入失誤等非業(yè)務(wù)性原因造成3.11.8物供/企發(fā)/市場部采購員若有, 則在系統(tǒng)內(nèi)取消訂單并注明取消原因3.11.9物供/企發(fā)/市場部采購員是否采購訂單已完

30、成采購接收? 通過系統(tǒng)中查詢采購訂單訂購數(shù)與入庫數(shù)可知3.11.10物供/企發(fā)/市場部采購員若已完成, 則在系統(tǒng)中做為接收而關(guān)閉采購訂單, 防止誤導倉管員對材料的接收3.11.11物供/企發(fā)/市場部采購員若未完全接收所有的物料, 則根據(jù)業(yè)務(wù)情況判斷是否需要繼續(xù)執(zhí)行? 若不需要繼續(xù)接收物料, 則在系統(tǒng)中做為接收而關(guān)閉采購訂單3.11.12物供/企發(fā)/市場部采購員是否采購訂單已完全與應(yīng)付發(fā)票匹配? 通過系統(tǒng)中查詢采購訂單的發(fā)票數(shù)量與訂購數(shù)量可知3.11.13物供/企發(fā)/市場部采購員若已完全匹配, 則在系統(tǒng)內(nèi)做為發(fā)票而關(guān)閉采購訂單, 防止采購訂單被財務(wù)重復匹配3.11.14物供/企發(fā)/市場部采購員是

31、否采購訂單已完成所有業(yè)務(wù), 即不會再接收材料, 不會再匹配發(fā)票, 不會有立即的退貨3.11.15物供/企發(fā)/市場部采購員若是, 則在系統(tǒng)中做最終關(guān)閉采購訂單. 采購訂單若已被最終關(guān)閉, 則不能被打開3.11.16物供/企發(fā)/市場部采購員是否供應(yīng)商采購訂單執(zhí)行出現(xiàn)問題. 該類問題可能由于供應(yīng)商送貨時間, 質(zhì)量, 數(shù)量或由于我方付款出現(xiàn)問題3.11.17物供/企發(fā)/市場部采購員是否需要暫停訂單執(zhí)行? 若需要, 則在系統(tǒng)中掛起采購訂單, 注明掛起原因. 并提交審批3.11.18采購管理委員會確認是否訂單執(zhí)行有問題?3.11.19若沒有問題, 采購管理委員在系統(tǒng)中釋放掛起的采購訂單并注明原因.并繼續(xù)執(zhí)行訂單3.11.20若有問題, 則采購員與供應(yīng)商進行交涉.交涉無效取消訂單流程說明流程說明供應(yīng)商管理流程企業(yè)發(fā)展部3.15.1開始3.15.2準備供應(yīng)商分析報表供應(yīng)商采購概要報表供應(yīng)商采購量分析報表供應(yīng)商服務(wù)表現(xiàn)報表供應(yīng)商質(zhì)量