職員員工檔案管理制度

1、員工檔案管理制度員工檔案管理制度一、目的為有效的對員工檔案進行妥善保管，保守機密，同時為了維護檔案材料的完整、防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。二、歸檔范圍員工入職檔案、異動檔案、離職檔案、績效管理檔案、通知等與個人有關的具有參考價值的文件資料。三、歸檔內容（一）員工入職檔案：1、應聘登記表；2、面試評估/錄用審批表；3、錄用通知書；4、員工信息登記表；5、入職承諾書及員工保密協(xié)議；6、個人證件（身份證復印件、學歷學位證復印件、資格證書復印件、職稱復印件）；7、原單位離職證明/解除勞動合同保證書；8、勞動合同9、學歷確認單（以學信網查詢?yōu)橹饕罁?09、健康體檢證明（

2、有特殊要求的崗位）（二）績效管理檔案：將員工績效考核相關的檔案資料按月份歸檔。（根據公司績效管理制度修訂員工績效管理檔案內容） （三）員工異動檔案：1、試用期員工轉正表；2、內部調動審批流程表；3、競聘相關資料（四）員工離職檔案：1、員工離職申請表；2、員工離職面談記錄表；3、員工離職調查表；4、員工離職工作交接表；5、解除勞動合同協(xié)議書。6、離職保密協(xié)議（部分崗位）7、離職證明（單位存檔）四、檔案管理員的職責由人力資源部專人負責管理員工檔案，整理、收錄檔案資料，保證原始資料和單據齊全完整、安全保密、查閱方便。五、檔案管理相關規(guī)定（一）基礎管理1、原則：歸檔及時、排列有序、層次清楚、

3、整理規(guī)范。2、新錄用的員工，應及時建立檔案，并更新員工花名冊。3、檔案按在職人員、離職人員分開管理，按員工編號存檔。4、當在職員工的基本檔案資料有變動時（如學歷變動，身份證信息變動、技術職稱變動等），應及時將相關資料復印交人力資源部歸檔，原件當場查驗。5、離職員工檔案每月清查，對于正常離職的一般員工且離職手續(xù)辦理齊備的員工檔案三年后可申請銷毀，中高層管理者或存在勞動爭議離職的員工檔案至少在五年后方可申請銷毀。6、紙質檔案要求原件存檔（除個人證件證書外）。（二）檔案的查閱1、如因公需查閱檔案，須經部門負責人、人力資源部負責人批準；下級員工不得查閱上級員工檔案，特殊情況下經部門負責人、人力資源部負

4、責人、分管負責人批準后方可辦理。2、公司總經理、分管負責人、人力資源部負責人可直接通過檔案管理員辦理查閱手續(xù)。3、檔案管理人員應做好查閱登記工作，并在員工檔案查閱登記表（附件一）簽字確認。4、查閱檔案注意事項：（1）不得擅自復制(拍攝)檔案內容，如因工作需要從檔中取證必須事先經人力資源部負責人簽字同意。（2）查閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲罰。六、檔案的銷毀（一）公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司員工檔案資料。（二）當某些檔案到了需銷毀期時，由檔案管理員填寫員工檔案資料銷 毀審批表（附件二），經人力資源部負責人審批后執(zhí)行。七、制定、修訂、廢除與組織實施本制度經報批后，由人力資源部組織實施；修訂或廢止亦同。附件一員工檔案查閱登記表查閱日期文件名稱查閱頁數(shù)查閱人 檔案管理員附件二員工檔案