緒論函電的概述

1、外貿(mào)英文函電外貿(mào)英文函電 International Business Communication 國際商務(wù)教研室國際經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易學(xué)院聯(lián)系方式聯(lián)系方式主講教師主講教師陳永勝陳永勝3 在緒論中你要領(lǐng)會(huì)如下內(nèi)容在緒論中你要領(lǐng)會(huì)如下內(nèi)容:一、國際商務(wù)溝通要素二、外貿(mào)函電中心理學(xué)運(yùn)用三、商務(wù)函電寫作技巧和原則商務(wù)函電寫作技巧和原則四、商務(wù)函電的學(xué)習(xí)方法4 一、國際商務(wù)溝通三要素一、國際商務(wù)溝通三要素1.溝通的基本問題Mindset2.溝通的基本原理Concern 3.溝通的基本要求Initiative55二、如何應(yīng)用心理學(xué)的武器二、如何應(yīng)用心理學(xué)的武器產(chǎn)品優(yōu)勢客戶利益a.順應(yīng)環(huán)保潮流，紙張白度不高于84

2、度 有效保護(hù)閱讀者眼睛，帶來舒適感b.輕型紙比膠版紙重量輕1/3-1/4便于攜帶及閱讀c.韌性好 ，紙張不易泛黃翻閱聲音小，不容易破損，易保存d.切口有毛邊保證這些紙張不會(huì)象小刀片劃傷手e.油墨吸收性好不會(huì)弄臟手66練習(xí)：請寫出你們公司所銷售商品的特點(diǎn)及給客戶帶來的優(yōu)惠77二、如何應(yīng)用心理學(xué)的武器二、如何應(yīng)用心理學(xué)的武器2. 互惠原理人們通常會(huì)以相同的方式報(bào)答他人為我們所做的一切。互惠原理在商業(yè)領(lǐng)域的應(yīng)用：免費(fèi)試用拒絕退讓原則88二、如何應(yīng)用心理學(xué)的武器二、如何應(yīng)用心理學(xué)的武器3. 短缺原理可能會(huì)失去某種東西的想法在人們決策過程中發(fā)揮著重要作用。實(shí)際上，害怕失去某種東西的想法比希望得到同等價(jià)值

3、東西的想法對人們的激勵(lì)作用更大。99二、如何運(yùn)用心理學(xué)的武器二、如何運(yùn)用心理學(xué)的武器4. 喜好原則：人們總是對某些熟悉的東西產(chǎn)生喜愛之情應(yīng)用：了解文化、地域差異把握對方的使用語言、用詞習(xí)慣嘗試客戶所在地的郵箱10三、商務(wù)函電寫作原則三、商務(wù)函電寫作原則l1.體諒體諒Considerationl體諒的重點(diǎn)在于要注重多站在對方立場上考慮問題。體諒的重點(diǎn)在于要注重多站在對方立場上考慮問題。 “We”- attitude e.g. We allow 2 percent discount for cash payment. “U”-attitude e.g. You can get 2 percent

4、discount when you pay cash.l2.謙恭謙恭 Courtesyl撰寫商務(wù)函電時(shí)的恭謙不僅僅意味著禮貌，同時(shí)應(yīng)真摯，撰寫商務(wù)函電時(shí)的恭謙不僅僅意味著禮貌，同時(shí)應(yīng)真摯，機(jī)敏，縝密，注重時(shí)常表達(dá)對閱信者的欣賞與感激。機(jī)敏，縝密，注重時(shí)常表達(dá)對閱信者的欣賞與感激。 sincere, tactful and appreciative e.g. You are requested to send me a price list for your T-shirts. Would you please send me a price list for your T-shirts?lWe

5、 have received your letter of Oct.7 with many thanks, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.l3.清晰清晰Clarity寫信者應(yīng)盡量清晰地表達(dá)自己的意思。寫信者應(yīng)盡量清晰地表達(dá)自己的意思。 Mr. White yesterday called our agent David saying that the mis

6、take was “his”.As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco, we have bimonthly direct services.The word “bimonthly” has two meanings: twice a month, or once two months. The reader will feel puzzled about the meaning.)l4.簡要簡要 Concisenessl簡要和清楚經(jīng)常是相輔而成的。摒棄信中的陳詞簡要和清楚經(jīng)常是相輔而成的。摒棄信中的陳詞濫調(diào)可使信更清楚

7、更簡要。濫調(diào)可使信更清楚更簡要。 Avoid “wordiness” and “clich” e.g We acknowledge the receipt of a letter dated August 27 from you. Thank you for your letter of August 27. We acknowledge the receipt of your letter of August 27 with thanks.l5.正確正確 Correctnessl正確意味著適當(dāng)?shù)恼Z言、準(zhǔn)確的語法、真實(shí)的信正確意味著適當(dāng)?shù)恼Z言、準(zhǔn)確的語法、真實(shí)的信息和精確可靠的數(shù)據(jù)。息和精確可

8、靠的數(shù)據(jù)。 Appropriate and grammatically correct language, factual information and accurate figures (such as specifications, quantity, price and unit, etc.)l6.完整完整 Completenessl一封商務(wù)函電應(yīng)包括所有必要的信息。諸如收信人、一封商務(wù)函電應(yīng)包括所有必要的信息。諸如收信人、寄信人，寫信的目的、時(shí)間、地點(diǎn)。寄信人，寫信的目的、時(shí)間、地點(diǎn)。 All necessary information (who, what, when, where

9、, how), and complete structure。l7.具體Concreteness 我公司專門經(jīng)營中國紡織品出口業(yè)務(wù)。我公司專門經(jīng)營中國紡織品出口業(yè)務(wù)。 We specialize in textiles We specialize in the export of textiles. 四、課程性質(zhì)、職能和學(xué)習(xí)方法n1必修課，學(xué)分必修課，學(xué)分3分。分。n外貿(mào)函電外貿(mào)函電綜合了英語的基礎(chǔ)知識(shí)和涉外商務(wù)的相關(guān)知識(shí)綜合了英語的基礎(chǔ)知識(shí)和涉外商務(wù)的相關(guān)知識(shí),是是一門系統(tǒng)性、模仿性、實(shí)踐性和操作性都很強(qiáng)的課程。只有通一門系統(tǒng)性、模仿性、實(shí)踐性和操作性都很強(qiáng)的課程。只有通過系統(tǒng)地學(xué)習(xí)、不斷地

10、操練、模仿和實(shí)踐過系統(tǒng)地學(xué)習(xí)、不斷地操練、模仿和實(shí)踐, 才能鞏固所學(xué)的知才能鞏固所學(xué)的知識(shí)識(shí),最終達(dá)到能夠正確翻譯并能擬寫相關(guān)的外貿(mào)信函。最終達(dá)到能夠正確翻譯并能擬寫相關(guān)的外貿(mào)信函。n2. 學(xué)習(xí)該門課程的意義學(xué)習(xí)該門課程的意義n隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化及中國加入世界貿(mào)易組織隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化及中國加入世界貿(mào)易組織 , ,我國企業(yè)面臨我國企業(yè)面臨的國際競爭越來越殘酷的國際競爭越來越殘酷 , ,為了在競爭中取勝為了在競爭中取勝 , ,企業(yè)需要一批英企業(yè)需要一批英語運(yùn)用能力強(qiáng)、外貿(mào)業(yè)務(wù)水平高的復(fù)合型人才。語運(yùn)用能力強(qiáng)、外貿(mào)業(yè)務(wù)水平高的復(fù)合型人才。n在此形勢下在此形勢下 , ,越來越多的高校紛紛開設(shè)若干實(shí)用

11、性較強(qiáng)的課越來越多的高校紛紛開設(shè)若干實(shí)用性較強(qiáng)的課程程 , ,外貿(mào)英語函電則是當(dāng)中最普通的一門。外貿(mào)英語函電則是當(dāng)中最普通的一門。n3.3.學(xué)習(xí)方法學(xué)習(xí)方法How to learn this coursen1. 模仿模仿盡管當(dāng)今外貿(mào)函電的格式和語言趨于簡單化、盡管當(dāng)今外貿(mào)函電的格式和語言趨于簡單化、口語化口語化,但人們在撰寫信函時(shí)但人們在撰寫信函時(shí),仍襲用著一定的仍襲用著一定的格式。格式。因此，首先得學(xué)習(xí)商業(yè)信函的格式因此，首先得學(xué)習(xí)商業(yè)信函的格式,弄清各部弄清各部分在信中的位置和書寫方法分在信中的位置和書寫方法,然在撰寫信函時(shí)然在撰寫信函時(shí),可以直接模仿或套用自己喜歡的一種格式?？梢灾苯幽７?/p>

12、或套用自己喜歡的一種格式。 n在商務(wù)信函中在商務(wù)信函中,很多的習(xí)慣用語和表達(dá)方式有很多的習(xí)慣用語和表達(dá)方式有很大的借鑒價(jià)值很大的借鑒價(jià)值,特別是開頭用語和結(jié)束用語特別是開頭用語和結(jié)束用語,值得學(xué)生學(xué)習(xí)和仿效。值得學(xué)生學(xué)習(xí)和仿效。n比如請對方早日答復(fù)的常用結(jié)束語有比如請對方早日答復(fù)的常用結(jié)束語有:nWe hope to hear from you soon.We look forward to hearing from you.Your prompt reply is eagerly awaited.We should appreciate your early reply.We look fo

13、rward to your early reply.Please let us have your reply at once.2.歸納誦記歸納誦記n由于外貿(mào)信函有其獨(dú)特的語言特征和詞匯特征由于外貿(mào)信函有其獨(dú)特的語言特征和詞匯特征,因此在學(xué)習(xí)外貿(mào)函電時(shí)因此在學(xué)習(xí)外貿(mào)函電時(shí),可以歸納、總結(jié)所學(xué)可以歸納、總結(jié)所學(xué)過的常用詞匯、短語和句型進(jìn)行分門別類過的常用詞匯、短語和句型進(jìn)行分門別類,然然后花些時(shí)間背誦、記憶所歸納和總結(jié)的內(nèi)容。后花些時(shí)間背誦、記憶所歸納和總結(jié)的內(nèi)容。nExamples n(1)我們經(jīng)營電器。我們經(jīng)營電器。nWe handle electric goods.We deal (tra

14、de) in electric goods.We are in the business (trade,line)of electric goods.意義大同小異的句型還有意義大同小異的句型還有:We specialize in electric goods.We exclusively deal in electric goods.Electric goods fall (lie) within the scope of our business activities. n(2)Please (請放心請放心)a.我們會(huì)把一切準(zhǔn)備好。我們會(huì)把一切準(zhǔn)備好。(that we will get ev

15、erything ready)b.我們將裝運(yùn)無誤。我們將裝運(yùn)無誤。(that we will effect shipment without delay)c.我們會(huì)密切合作。我們會(huì)密切合作。(that we will closely cooperate with you)d.我們的產(chǎn)品能在你處打開銷路。我們的產(chǎn)品能在你處打開銷路。(that our products will find a good market at your end) 3.操練操練n在具備了一定的外貿(mào)英語詞匯量在具備了一定的外貿(mào)英語詞匯量,掌握了必要掌握了必要的外貿(mào)句型的外貿(mào)句型,了解了外貿(mào)實(shí)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)之后了解了外貿(mào)實(shí)務(wù)

16、的各個(gè)環(huán)節(jié)之后, 要練習(xí)如何撰寫各種信函的形式。在操練過程要練習(xí)如何撰寫各種信函的形式。在操練過程中中, 不仿由淺入深地分三步實(shí)施不仿由淺入深地分三步實(shí)施:從英漢互譯入從英漢互譯入手手,句子句子,再段落再段落,到全文。到全文。推薦書目和網(wǎng)站推薦書目和網(wǎng)站n一、有用網(wǎng)站：一、有用網(wǎng)站：n1，英語學(xué)習(xí)，英語學(xué)習(xí)n1）聽力特快）聽力特快 http:/ 國際商務(wù)英語函電國際商務(wù)英語函電，王碂，西安交通，王碂，西安交通大學(xué)出版社。大學(xué)出版社。n2，外貿(mào)英語函電外貿(mào)英語函電，易露霞，陳原，清華，易露霞，陳原，清華大學(xué)出版社。大學(xué)出版社。Chapter 1 商務(wù)信函的商務(wù)信函的構(gòu)成構(gòu)成與與格式格式Form

17、and Structure of Business Lettersn1.商務(wù)信函的格式：商務(wù)信函的格式：n全齊頭式全齊頭式Full Block Formn縮進(jìn)式縮進(jìn)式Indented Stylen混合式混合式Modified Block Formn1) 全齊頭式全齊頭式n在全齊頭式中，每行都從左邊頂格開始。這一在全齊頭式中，每行都從左邊頂格開始。這一格式簡單易于打字，是商業(yè)信函中最常用的格格式簡單易于打字，是商業(yè)信函中最常用的格式。式。Marketing Department Huaqiang Company 200 Beijing Road， Changchun, Jilin, 130001

18、，China Sept. 12, 2006 Prof. Thompson Harvard University Boston, MA 02163 U.S.A. Dear Professor Thompson, To celebrate the fiftieth anniversary of the founding of our company, we request the honor of your presence at a reception which is to be held at Dayu Hotel, Changchun on September 30 from 7 p.m.

19、 to 9 in the evening. We would be glad if you could come. Yours faithfully, Mike Tangn2）縮進(jìn)式）縮進(jìn)式Indented Stylen信頭、信內(nèi)地址的每行文字均比上行向右縮進(jìn)信頭、信內(nèi)地址的每行文字均比上行向右縮進(jìn)一、兩個(gè)字母，正文每段的首行向右縮進(jìn)一、兩個(gè)字母，正文每段的首行向右縮進(jìn)4個(gè)個(gè)字母。字母。Harvard University Boston, MA 02163,U.S.A. Sept. 20, 2006 Mr. Mike Tang Marketing Department Huaqiang Com

20、pany 200 Beijing Road Changchun, Jilin 130001 China Dear Mr.Tang, Thank you very much for your invitation to join the fiftieth anniversary of the founding of your company at Dayu Hotel, Changchun on September 30. I will be happy to be there at 6:50 p.m. to take part in the reception, and look forwar

21、d to it with pleasure. Yours faithfully, Thompson n3）混合式）混合式n混合式也稱半齊頭式，使用這種格式時(shí)，只是日混合式也稱半齊頭式，使用這種格式時(shí)，只是日期、問候性的結(jié)尾及簽名寫在紙張的右方，其他期、問候性的結(jié)尾及簽名寫在紙張的右方，其他所有都從左邊頂格寫。所有都從左邊頂格寫。518 Main Street Rochester,NY 14612 U.S.A. July 8, 2006 Mr. Galen Smith ABC Company 5688 Sussex St. Buffalo, NY 14384 U.S.A. Dear Mr. Sm

22、ith, We enclose details of our inquiry for fur coats to be delivered before the end of August. Will you please give us your prices for the quantity named? Yours faithfully, Mark Johnson n2.商務(wù)信函的構(gòu)成（如下圖）商務(wù)信函的構(gòu)成（如下圖）BEIJING LIGHT INDUSTRIAL PRODUCTS IMP. & EXP. CORPORATION Tel:（010）66668888 E-mail:

23、 Your Ref: 038/te Our Ref: QYT/zcs April 9, 2006 P & H Company 8000 Lincoln Drive New York, NY 1122 U.S.A Attention: Import Dept. Dear Sirs, Subject: Leather Jackets 信頭信頭編號(hào)編號(hào)日期日期封內(nèi)行名和封內(nèi)行名和地址地址請某人注意稱呼事由We thank you for your letter of March 28. As requested, we are sending you herewith a copy of o

24、ur latest price-list for your reference. Please note that all prices are understood to be subject to our final confirmation. We look forward to your specific enquiry. Yours faithfully, Z.G. Wang Manager ZGW/bk Encl.: as stated CC: our Branch Offices P.S. Your letter of April 2 has just arrived. We w

25、ill look into the matter and reply to you soon. 正正文文表示敬意的結(jié)尾表示敬意的結(jié)尾署名署名職務(wù)職務(wù)認(rèn)認(rèn)人記號(hào)人記號(hào)附件附件抄送抄送附言附言n1）信頭）信頭n幾乎每一家商業(yè)公司都用帶信頭的信紙來寫信。信頭幾乎每一家商業(yè)公司都用帶信頭的信紙來寫信。信頭往往是商務(wù)信函中最顯著的要素，位于信紙的最上端。往往是商務(wù)信函中最顯著的要素，位于信紙的最上端。它標(biāo)明信是從何處來的。它標(biāo)明信是從何處來的。n信頭一般包括公司的名稱、地址、電話、傳真、因特信頭一般包括公司的名稱、地址、電話、傳真、因特網(wǎng)和電子信箱地址的等。網(wǎng)和電子信箱地址的等。n2）編號(hào)）編號(hào)Refe

26、rencen企業(yè)每天都要處理很多信件，因此，有必要根據(jù)交易企業(yè)每天都要處理很多信件，因此，有必要根據(jù)交易的內(nèi)容、辦事人或時(shí)間等來分類，以便于對商務(wù)信函的內(nèi)容、辦事人或時(shí)間等來分類，以便于對商務(wù)信函存檔管理。存檔管理。組成部分分項(xiàng)示例1. China National Cereals, Oils & Foodstuffs Imp & Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajieBeijing 10005, ChinaTelephone: 86-10-6526-8888Fax: 86-10-6527-6028E-mail: Our Ref. Your Ref. 2

27、. Date: 15th November, 20-信頭時(shí)間n3）日期Daten（1）按日月年排列。如 12th October, 2001或 12 October 2001（英國英語） n（2）按月日年排列 （美國英語） 這時(shí)要注意:月份和日期之間不要用標(biāo)點(diǎn)點(diǎn)開,年份之前,必須用逗號(hào)點(diǎn)開。如：January24, 2004 日期寫法注意事項(xiàng)日期寫法注意事項(xiàng)n月份最好用文字，如：月份最好用文字，如： 1.2nd May, 20- 2.2 May, 20- 3.September 21st, 20- 4.September 21, 20- 5.25 Aug. 20- 6.Oct. 10, 20-

28、 n避免月份用數(shù)字，如避免月份用數(shù)字，如11/12/20-注意標(biāo)點(diǎn)符號(hào)日日 期期位置：位置：美式：在信頭和收信人名稱地址之間美式：在信頭和收信人名稱地址之間英式：通常在收信人名稱地址之下英式：通常在收信人名稱地址之下 均可以齊頭，也可以靠右均可以齊頭，也可以靠右寫法：寫法：美式：月美式：月-日日-年年英式：日英式：日-月月-年年美式日期舉例美式日期舉例信頭日期收信人名稱地址英式日期舉例信頭收信人地址日期稱呼n4）封內(nèi)地址）封內(nèi)地址 Inside Addressn封內(nèi)地址詳細(xì)指明了信件的目的地。因?yàn)樾欧夥鈨?nèi)地址詳細(xì)指明了信件的目的地。因?yàn)樾欧庖话悴挥璞Ａ簦苑鈨?nèi)需寫地址。它通常放一般不予保留，

29、所以封內(nèi)需寫地址。它通常放在日期下面，與左界邊對齊。在日期下面，與左界邊對齊。名稱、地址名稱、地址A UK address: Air Environmental MechanicalEquipment Limited2076 West Main StreetDevon, EX14 0RAU.K. 公司名稱門牌號(hào)街道城市郵編(在國家之前) )國家中文名稱、地址舉例中文名稱、地址舉例山西財(cái)經(jīng)大學(xué)山西財(cái)經(jīng)大學(xué)中國山西省太原市塢城南路696號(hào)單位名稱地址由大到小中國地址名稱用英文寫中國地址名稱用英文寫Sinochem Jiangsu Import and Export CorporationJiang

30、su International Business Mansion50 Zhonghua Road, Nanjing210001, P.R. China 單位名稱大樓名稱門牌號(hào)街道城市郵編(在國家之前）國家n中國北京廣安門南街中國北京廣安門南街12號(hào)號(hào)n中國北方工業(yè)公司中國北方工業(yè)公司n郵編：郵編：100053n5）注意事項(xiàng)）注意事項(xiàng) Attention Linen通常，當(dāng)封內(nèi)地址不包括收件人的姓名時(shí)，可通常，當(dāng)封內(nèi)地址不包括收件人的姓名時(shí)，可使用注意事項(xiàng)來標(biāo)明具體的收件人。使用注意事項(xiàng)來標(biāo)明具體的收件人。具體收信人具體收信人n位置：位置： 1. 收信人名稱地址之下收信人名稱地址之下 2. 齊

31、頭式靠左，縮格式居中齊頭式靠左，縮格式居中 n表示的是承辦本信件的具體個(gè)人或部門表示的是承辦本信件的具體個(gè)人或部門 1. Attention: Mr. H. A. Donnan, Export Manager 2. Attention of Mr. Cave 3. To the attention of Mr. Liu Ming 4. ATTN: Mr. Iversonn6）稱呼）稱呼Salutationn稱呼是對收件人打招呼。稱呼是對收件人打招呼。稱稱 呼呼n位置：位置：必須齊頭必須齊頭n正規(guī)場合下常用：正規(guī)場合下常用：對男士：對男士：Dear Sir, 或或Dear Sirs,或或Gent

32、lemen:對女士：對女士：Dear Madam, 或或Dear Mesdames,n建議使用：建議使用：Dear Mr. Johnson, 或或 Dear Jack,詞首字母全大寫，詞首字母全大寫，用逗號(hào)或不用標(biāo)用逗號(hào)或不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)點(diǎn)符號(hào)GentlemenGentlemen后用冒號(hào)后用冒號(hào)7. 事事 由由n位置：位置： 1.稱呼和正文之間稱呼和正文之間 2.齊頭式靠左，縮格式居中齊頭式靠左，縮格式居中n表示的是該信函的主題表示的是該信函的主題 1. Re: Your Order No.463 2. Subject: SHEEP WOOL 3. Contract No. 89048. 信文信文

33、 Body of a Lettern信的正文是每封信中最重要的部分。信的正文是每封信中最重要的部分。n1）正文的格式：）正文的格式：一般段與段之間空一行。如一般段與段之間空一行。如果信文過長，不要將簽名硬擠在信件尾處。最果信文過長，不要將簽名硬擠在信件尾處。最好再使用一張紙，并在第二張紙上打印至少一好再使用一張紙，并在第二張紙上打印至少一段文字，而不僅僅是簽名段文字，而不僅僅是簽名。n2）正文的內(nèi)容：）正文的內(nèi)容：應(yīng)遵循三段式結(jié)構(gòu)，即開頭、應(yīng)遵循三段式結(jié)構(gòu)，即開頭、中間部分、結(jié)尾。中間部分、結(jié)尾。 9. 信尾敬語信尾敬語n位置：位置： 齊頭式靠左對齊，縮格式偏右齊頭式靠左對齊，縮格式偏右n正規(guī)

34、場合下常用：正規(guī)場合下常用：1.Yours faithfully,2.Yours truly,3.Faithfully yours,4.Truly yours,n建議使用：建議使用：Yours sincerely, 或或 Sincerely yours第二個(gè)單詞小寫，第二個(gè)單詞小寫，結(jié)尾用逗號(hào)或不結(jié)尾用逗號(hào)或不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)稱呼與結(jié)尾敬語的對應(yīng)關(guān)系稱呼與結(jié)尾敬語的對應(yīng)關(guān)系Salutation Close Occasion Dear Sir(s) Dear Sir or Madam (Mmes) Yours faithfully Faithfully yours Standard and

35、formal closure Gentlemen Ladies/Gentlemen Yours (very) truly Very truly yours Used by Americans Dear Mr. Malone Yours sincerely/ Sincerely Best wishes (U.K.) Best regards/ Regards (U.S.) Less formal and between persons known to each other 建議使用10。落款。落款結(jié)尾敬語手寫簽名打印簽名職務(wù) 公司名稱11。附件。附件n位置：位置： 落款之下，左對齊落款之下，左

36、對齊n說明該信件有附件說明該信件有附件 1. Enclosure 2. Enc. 3. Encl. As Stated 4. Enclosure: Brochure12。抄送。抄送n位置：位置： 附件之下，左對齊附件之下，左對齊n表示該信件同時(shí)抄送給他人表示該信件同時(shí)抄送給他人 1 明 抄 ：明 抄 ： c c M a r k e t i n g Department 2. 暗抄：暗抄：bcc Mr. Simpson Carbon copy,Carbon copy,收信人知道收信人知道被抄送被抄送Blind carbon copy,Blind carbon copy,收信人不知道被抄收信人不知

37、道被抄送，只出現(xiàn)在發(fā)給送，只出現(xiàn)在發(fā)給被抄送人的信件里被抄送人的信件里n13）附言）附言n在商務(wù)信件中，附言通常用于作為強(qiáng)調(diào)某件事在商務(wù)信件中，附言通常用于作為強(qiáng)調(diào)某件事的一種手法，一般以的一種手法，一般以P.S.開頭。開頭。We thank you for your letter of March 28. As requested, we are sending you herewith a copy of our latest price-list for your reference. Please note that all prices are understood to be su

38、bject to our final confirmation. We look forward to your specific enquiry. Yours faithfully, Z.G. Wang Manager ZGW/bk Encl.: as stated CC: our Branch Offices P.S. Your letter of April 2 has just arrived. We will look into the matter and reply to you soon. 正正文文表示敬意的結(jié)尾表示敬意的結(jié)尾署名署名職務(wù)職務(wù)認(rèn)認(rèn)人記號(hào)人記號(hào)附件附件抄送抄送附言

39、附言Parts of a Business Letter 信件組成部分信件組成部分Essential Parts 必要部分必要部分1. The letterhead 信頭信頭2. The date line 日期日期3. The inside name and address 收信人名稱地收信人名稱地址址4. The salutation 稱呼稱呼5. The body of the letter 信文信文6. The complimentary close 結(jié)尾敬語結(jié)尾敬語7. The signature 落款落款Optional Parts 附加部分附加部分8. The attention

40、 line 具體收信人具體收信人9. The subject line 事由事由10. The reference notation 案號(hào)案號(hào)11. The enclosure 附件附件12. The carbon copy notation 抄送抄送13. The postscript 附言附言14. 信封格式 信封格式不一信封格式不一, 根據(jù)收信人名稱地址的根據(jù)收信人名稱地址的寫法通常分兩種格式：寫法通常分兩種格式： 縮進(jìn)格式縮進(jìn)格式：收信人名稱地址逐行右縮：收信人名稱地址逐行右縮 齊頭式齊頭式：收信人名稱地址左端對齊：收信人名稱地址左端對齊縮格式舉例寫信人名稱地址收信人名稱收信人名稱地址

41、：地址：逐行右逐行右縮縮齊頭式舉例CHINA NATIONAL CEREALS, OILS AND FOODSTUFFS IMP & EXP CORP. 11th Floor, Jingxin Bldg. 2A Dong San Huan Beilu stamp Beijing, Peoples Republic of China EL MAR PACKING COMPANY 12 MAIN STREET, FRESNO CALIFORNia, USA Confidential Par Avion 寫信人名稱地址收信人名稱地收信人名稱地址：左端對址：左端對齊齊三、傳真Facsimilesn1.傳真的特點(diǎn)傳真的特點(diǎn)n傳真是一種方便、快捷的通訊方式，運(yùn)用廣泛。傳真是一種方便、快捷的通訊方式，運(yùn)用廣泛。n它具有使用簡單方便、傳送內(nèi)容豐富和價(jià)格便宜等特它具有使用簡單方便、傳送內(nèi)容豐富和價(jià)格便宜等特點(diǎn)。點(diǎn)。三、傳真三、傳真 FacsimilesSmith Bros.co.Ltd 120 Estover Road,Playmouth,UK Tel: 5482203 Fax:5482673 Date: May 20,2004FAXTo:Shanghai Jinxi Imp.&Exp.CorpATTN: Wu Ying,