文明城市材料歸檔培訓(xùn)資料(以此份為準(zhǔn))

1、2014年“迎復(fù)檢”文明城市材料歸檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)班講義 區(qū)宣教文衛(wèi)辦 王姝君LOGO主要內(nèi)容主要內(nèi)容明確任務(wù)明確任務(wù)1收集材料收集材料2制作材料制作材料3排放歸檔排放歸檔LOGO明確任務(wù)明確任務(wù)LOGO 責(zé)任范圍責(zé)任范圍 對(duì)照對(duì)照待審材料收集整理歸檔任務(wù)分解一覽待審材料收集整理歸檔任務(wù)分解一覽表表（即歸檔通知中的（即歸檔通知中的附件附件2），如某條），如某條測(cè)測(cè)評(píng)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)細(xì)目編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)細(xì)目編號(hào)對(duì)應(yīng)的責(zé)任單位涉及本單位，對(duì)應(yīng)的責(zé)任單位涉及本單位，則需歸檔（逐項(xiàng)查找，不要漏項(xiàng)）。則需歸檔（逐項(xiàng)查找，不要漏項(xiàng)）。【溫馨提示溫馨提示】不要混淆總的任務(wù)分解表和材料不要混淆總的任務(wù)分解表和材料歸檔分解表，以材料歸

2、檔通知為準(zhǔn)歸檔分解表，以材料歸檔通知為準(zhǔn)LOGO要以此份文件分解材料歸檔任務(wù)要以此份文件分解材料歸檔任務(wù)LOGOv各責(zé)任單位對(duì)于其所對(duì)應(yīng)的每各責(zé)任單位對(duì)于其所對(duì)應(yīng)的每條指標(biāo)都需要提供至少一份文件，條指標(biāo)都需要提供至少一份文件，沒(méi)有文件的條目必須附函說(shuō)明原沒(méi)有文件的條目必須附函說(shuō)明原因，確保按時(shí)完成報(bào)送任務(wù)。因，確保按時(shí)完成報(bào)送任務(wù)。LOGO時(shí)間跨度時(shí)間跨度v數(shù)據(jù)類的材料提供數(shù)據(jù)類的材料提供2012年度和年度和2013年度兩年的年度兩年的v活動(dòng)類的材料提供活動(dòng)類的材料提供2012年度、年度、2013年度和年度和2014年年9月月15日之前的。日之前的。v除除“待審材料記錄表待審材料記錄表”中有明

3、確規(guī)定年中有明確規(guī)定年限的，則按規(guī)定要求提供材料（其中，限的，則按規(guī)定要求提供材料（其中，“上一年度上一年度”指指2013年；年；“前三年度前三年度”指指2011年、年、2012年和年和2013年）。年）。LOGO地區(qū)范圍地區(qū)范圍 全區(qū)，包括東江、惠南、陳江街全區(qū)，包括東江、惠南、陳江街道、惠環(huán)街道、潼僑鎮(zhèn)、潼湖鎮(zhèn)、道、惠環(huán)街道、潼僑鎮(zhèn)、潼湖鎮(zhèn)、瀝林鎮(zhèn)瀝林鎮(zhèn) LOGO材料形式材料形式文字類文字類（1）會(huì)議文件：會(huì)議通知、會(huì)議日程、主持）會(huì)議文件：會(huì)議通知、會(huì)議日程、主持詞、領(lǐng)導(dǎo)講話、傳達(dá)文件、會(huì)議紀(jì)要、與會(huì)詞、領(lǐng)導(dǎo)講話、傳達(dá)文件、會(huì)議紀(jì)要、與會(huì)人員名單、會(huì)議總結(jié)、情況匯報(bào)、會(huì)議照片人員名單、會(huì)

4、議總結(jié)、情況匯報(bào)、會(huì)議照片和新聞報(bào)道等；和新聞報(bào)道等；（2）活動(dòng)材料：方案、計(jì)劃、通知、活動(dòng)過(guò)）活動(dòng)材料：方案、計(jì)劃、通知、活動(dòng)過(guò)程形成的資料、活動(dòng)記錄、情況總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)程形成的資料、活動(dòng)記錄、情況總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)材料、簡(jiǎn)報(bào)、媒體報(bào)道、照片、視頻等；材料、簡(jiǎn)報(bào)、媒體報(bào)道、照片、視頻等；（3）工作簡(jiǎn)報(bào)、信息簡(jiǎn)報(bào)、問(wèn)卷調(diào)查材料；）工作簡(jiǎn)報(bào)、信息簡(jiǎn)報(bào)、問(wèn)卷調(diào)查材料；（4）工作檢查、督查、調(diào)查記錄和報(bào)告。）工作檢查、督查、調(diào)查記錄和報(bào)告。LOGO非文字類非文字類1、涉及本部門工作所形成的音像、涉及本部門工作所形成的音像、影像、照片、報(bào)紙等；影像、照片、報(bào)紙等；圖片盡量融入在文字材料中，圖圖片盡量融入在文字材料

5、中，圖文并茂，盡量不要提供單獨(dú)的照文并茂，盡量不要提供單獨(dú)的照片片2、新聞報(bào)道（圖文皆可）、新聞報(bào)道（圖文皆可）LOGO材料的形式材料的形式新要求：所有材料都必須有紙版和電子版兩種形式LOGO收集材料收集材料LOGO二、講究方法：怎么收集材料二、講究方法：怎么收集材料再分解再分解 要認(rèn)真、迅速將要認(rèn)真、迅速將任務(wù)分解一覽表任務(wù)分解一覽表中中的任務(wù)分解到對(duì)應(yīng)的單位、科室和學(xué)校。的任務(wù)分解到對(duì)應(yīng)的單位、科室和學(xué)校。相關(guān)性相關(guān)性 要按要按任務(wù)分解一覽表任務(wù)分解一覽表中中“材料要求材料要求 歸檔范圍歸檔范圍”一欄中的要求收集相關(guān)的材一欄中的要求收集相關(guān)的材料，不要收集不相干的材料。料，不要收集不相干的

6、材料。LOGO全面性全面性 每一項(xiàng)活動(dòng)和工作要每一項(xiàng)活動(dòng)和工作要成套成套，有，有“計(jì)劃、計(jì)劃、制度和方案，有活動(dòng)、保障措施，有制度和方案，有活動(dòng)、保障措施，有特色和成效特色和成效” 例如：一項(xiàng)活動(dòng)要有通知、活動(dòng)方案、例如：一項(xiàng)活動(dòng)要有通知、活動(dòng)方案、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)總結(jié)、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)材料、表彰決定、新聞報(bào)道驗(yàn)材料、表彰決定、新聞報(bào)道等。等。 合理性合理性不能直接用網(wǎng)絡(luò)下載的不能直接用網(wǎng)絡(luò)下載的LOGO舉舉例：例： 17組織專業(yè)志愿組織專業(yè)志愿服務(wù)隊(duì)進(jìn)社區(qū)服務(wù)隊(duì)進(jìn)社區(qū)開展志愿服務(wù)開展志愿服務(wù)總結(jié)總結(jié)（舉措、成效舉措、成效）過(guò)程材料過(guò)程材料（具體活動(dòng)通知、具體活動(dòng)通

7、知、講話稿、議程、講話稿、議程、簽到表、信息、簽到表、信息、簡(jiǎn)報(bào)、圖片）簡(jiǎn)報(bào)、圖片）活動(dòng)部署活動(dòng)部署文件文件LOGO制作材料制作材料LOGO 文字類材料規(guī)范要求文字類材料規(guī)范要求類型： 1、原則必須是原始材料，紅頭、原則必須是原始材料，紅頭文件必須為原件。所有的文件必文件必須為原件。所有的文件必須要按規(guī)范的行文標(biāo)準(zhǔn)。須要按規(guī)范的行文標(biāo)準(zhǔn)。 在僅有一份文件原件的情況下，優(yōu)在僅有一份文件原件的情況下，優(yōu)先保證提交作為測(cè)評(píng)待審材料先保證提交作為測(cè)評(píng)待審材料 LOGO蓋章的特別說(shuō)明蓋章的特別說(shuō)明原件一般蓋在落款處原件一般蓋在落款處1、有文號(hào)的，如規(guī)、有文號(hào)的，如規(guī)劃、通知、方案、劃、通知、方案、紀(jì)要等

8、紀(jì)要等2、沒(méi)有文號(hào)的，如、沒(méi)有文號(hào)的，如總結(jié)、內(nèi)部文件等總結(jié)、內(nèi)部文件等蓋章蓋章LOGOv其他都蓋在其他都蓋在首頁(yè)的最右上角首頁(yè)的最右上角1、復(fù)印件復(fù)印件2、新聞報(bào)道、新聞報(bào)道3、表格材料、表格材料4、其他、其他（如文件本身有落款公章，就（如文件本身有落款公章，就不需再加蓋公章了，原則上不需再加蓋公章了，原則上一份文件只需一個(gè)公章。）一份文件只需一個(gè)公章。） LOGO打印要求打印要求 A4紙型，雙面雙面打印用紙要求用紙要求 原則上都用紅頭文件紙紅頭文件紙打印，帶帶文號(hào)的文件文號(hào)的文件必須使用紅頭文件紙打印。LOGO卷面要求卷面要求v字字跡工整清晰，紙張干凈整潔，跡工整清晰，紙張干凈整潔，無(wú)褶皺

9、；無(wú)褶皺；v文件材料的份數(shù)、頁(yè)數(shù)必須齊全文件材料的份數(shù)、頁(yè)數(shù)必須齊全完整；完整；v已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予以復(fù)?。缓蛞淄首兊奈募?yīng)予以復(fù)??；復(fù)印件要清晰整潔，不得有黑影復(fù)印件要清晰整潔，不得有黑影模糊歪斜現(xiàn)象。模糊歪斜現(xiàn)象。LOGO電子版材料要求電子版材料要求v1、電子版要與紙質(zhì)版一一對(duì)應(yīng)。、電子版要與紙質(zhì)版一一對(duì)應(yīng)。v2、材料為正式文件（即規(guī)范性文件）的，要將、材料為正式文件（即規(guī)范性文件）的，要將文件所有內(nèi)容掃描，制作成文件所有內(nèi)容掃描，制作成PDF版式文件，必須版式文件，必須有紅頭和紅章，掃描頁(yè)面必須清晰整潔，無(wú)黑影。有紅頭和紅章，掃

10、描頁(yè)面必須清晰整潔，無(wú)黑影。文件有電子章的，可直接轉(zhuǎn)換成文件有電子章的，可直接轉(zhuǎn)換成PDF版式。版式。v3、一般材料，如總結(jié)、名單、講話稿等等，必、一般材料，如總結(jié)、名單、講話稿等等，必須是須是OFFICE2007以下版本的以下版本的WORD格式文件，格式文件，不可以拍照或掃描。不可以拍照或掃描。v4、圖片照片一律為、圖片照片一律為JPG格式，單個(gè)圖片照片文格式，單個(gè)圖片照片文件大小不超過(guò)件大小不超過(guò)2M。LOGOv文件夾目錄結(jié)構(gòu)示圖文件夾目錄結(jié)構(gòu)示圖v按照按照“報(bào)送單位簡(jiǎn)稱報(bào)送單位簡(jiǎn)稱”“測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)”“年年度度”“文件類別文件類別”的順序進(jìn)行整理的順序進(jìn)行整理LOGO例如：區(qū)宣

11、教文衛(wèi)辦報(bào)送第例如：區(qū)宣教文衛(wèi)辦報(bào)送第1條標(biāo)準(zhǔn)的文件條標(biāo)準(zhǔn)的文件1、 應(yīng)該先建第應(yīng)該先建第1級(jí)文件夾，命名級(jí)文件夾，命名“區(qū)宣教文衛(wèi)辦區(qū)宣教文衛(wèi)辦”2、在、在“區(qū)宣教文衛(wèi)辦區(qū)宣教文衛(wèi)辦”文件夾里面建第二級(jí)文件夾，文件夾里面建第二級(jí)文件夾，命名命名“1”3、在、在“1”建立年度文件夾建立年度文件夾4、再在年度文件夾里建立、再在年度文件夾里建立“文件類文件類”（放置有文號(hào)（放置有文號(hào)的正式文件等）、的正式文件等）、“活動(dòng)類活動(dòng)類”（放置活動(dòng)方案、現(xiàn)（放置活動(dòng)方案、現(xiàn)場(chǎng)圖片、總結(jié)等）等文件夾。場(chǎng)圖片、總結(jié)等）等文件夾。LOGOv為保證電子文檔及時(shí)有效報(bào)送，為保證電子文檔及時(shí)有效報(bào)送，所有電子版文件必

12、須以所有電子版文件必須以U盤拷貝盤拷貝 方式提交。方式提交。LOGO圖片、音像類材料規(guī)范要求圖片、音像類材料規(guī)范要求照片、圖片資料規(guī)格和數(shù)量照片、圖片資料規(guī)格和數(shù)量v應(yīng)全部按照應(yīng)全部按照4R(新要求新要求)規(guī)格沖規(guī)格沖洗，每個(gè)活動(dòng)或每個(gè)專題的相片、洗，每個(gè)活動(dòng)或每個(gè)專題的相片、圖片資料必須提交圖片資料必須提交3-4幅，不用幅，不用過(guò)膠。過(guò)膠。v照片主要是反映工作場(chǎng)面或活照片主要是反映工作場(chǎng)面或活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)的，人物大特寫是不需動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)的，人物大特寫是不需要的，因?yàn)樗荒芊从持黝}。要的，因?yàn)樗荒芊从持黝}。 LOGO1、每幅照片、圖片、視頻光盤需附每幅照片、圖片、視頻光盤需附標(biāo)簽，電子版見通知的附件

13、，與往標(biāo)簽，電子版見通知的附件，與往年規(guī)格不同。年規(guī)格不同。2、請(qǐng)用回形針將標(biāo)簽與照片光盤夾、請(qǐng)用回形針將標(biāo)簽與照片光盤夾好（勿用膠水）。好（勿用膠水）。3、標(biāo)簽用宋體字體填寫，字體大小、標(biāo)簽用宋體字體填寫，字體大小視內(nèi)容的大小確定。視內(nèi)容的大小確定。4、錄入文字后保證標(biāo)簽長(zhǎng)寬不變，、錄入文字后保證標(biāo)簽長(zhǎng)寬不變，裁剪整齊。裁剪整齊。標(biāo)簽說(shuō)明LOGO照片標(biāo)簽：除照片號(hào)之外，其他都需要填寫（附件4）。LOGO排放歸檔排放歸檔LOGO歸類要求歸類要求 1、材料按組件的形式進(jìn)行分類排放，測(cè)評(píng)體系中的每個(gè) “測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)”中的單獨(dú)整理成“一件 ”，用夾子或袋子作簡(jiǎn)單分類，不用打孔裝訂成冊(cè)，不不用打孔

14、裝訂成冊(cè)，不用編寫檔案頁(yè)碼用編寫檔案頁(yè)碼。 2、如同一文件涉及多項(xiàng)測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)的，則應(yīng)對(duì)應(yīng)測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)分別提交分別提交 LOGO排放要求排放要求待審材料按待審材料按”年度年度測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)“進(jìn)進(jìn)行行分類。分類。同一個(gè)測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)的按同一個(gè)測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)的按3個(gè)年度分開個(gè)年度分開來(lái)放，然后再將來(lái)放，然后再將3個(gè)年度的材料放個(gè)年度的材料放在同一個(gè)文件盒或文件袋。在同一個(gè)文件盒或文件袋。同一年度內(nèi)的材料按時(shí)間順序進(jìn)同一年度內(nèi)的材料按時(shí)間順序進(jìn)行整理。行整理。LOGO表格填寫要求表格填寫要求一共需填寫一共需填寫3個(gè)表格個(gè)表格測(cè)評(píng)材料提交表必須由單位一把測(cè)評(píng)材料提交表必須由單位一把手簽名（審查合格后再簽字）手簽名（審查

15、合格后再簽字）連同材料一并提交紙版和電子版連同材料一并提交紙版和電子版的表格的表格LOGO測(cè)評(píng)待審材料目錄表測(cè)評(píng)待審材料目錄表1、每個(gè) “測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)”每個(gè)年度填填寫寫1份；份；2、要按材料形成的時(shí)間時(shí)間先后排序錄入，文件名稱必須與材料名稱致，有文號(hào)的文件必須錄入文號(hào)錄入文號(hào)?！叭掌凇币粰跁r(shí)間格式統(tǒng)一用“年.月.日”的格式，如“2014.5.6”。LOGO 文件名必須填寫全稱，有文號(hào)的材料必須在文件名后面寫上文號(hào)。如果該份材料有相片、媒體報(bào)道等，應(yīng)在相應(yīng)欄中填上數(shù)量。LOGO測(cè)評(píng)待審材料記錄表測(cè)評(píng)待審材料記錄表 1、每個(gè) “測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)”3個(gè)年度一共填寫填寫1份，放在所有材料和表份，放

16、在所有材料和表格最上面。格最上面。2、要結(jié)合提供的材料寫“材料記錄”，結(jié)合測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)高度概括或說(shuō)明工作內(nèi)容和任務(wù)完成情況等。 LOGO（1）屬于數(shù)字型數(shù)字型標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)論為相應(yīng)數(shù)字，同時(shí)提供計(jì)算方法和計(jì)算結(jié)果，并注明數(shù)據(jù)來(lái)源。（2） 屬于文字描述型文字描述型標(biāo)準(zhǔn)，要提供結(jié)論，結(jié)論要緊扣標(biāo)準(zhǔn)，就工作目的、依據(jù)、發(fā)出的主要文件、相關(guān)數(shù)據(jù)、完成的工作量等進(jìn)行表述，做到簡(jiǎn)潔、清楚、完整。LOGO測(cè)評(píng)材料提交表測(cè)評(píng)材料提交表 v只要提供一份提交表，將所有涉及的只要提供一份提交表，將所有涉及的歸檔任務(wù)匯總通過(guò)審核后再另行提交。歸檔任務(wù)匯總通過(guò)審核后再另行提交。LOGO溫馨提示溫馨提示LOGOv通知和講義的電子版可以在區(qū)宣教通知和講義的電子