《管理文秘》作業(yè)參考答案.

1、管理文秘作業(yè)參考答案一、名詞解釋1.信息:信息事物散發(fā)的具有新內(nèi)容、新知識(shí)的消息,諸如信號(hào)、情況、情報(bào)、指令、數(shù)據(jù)等等可感知的 形態(tài)。它與物質(zhì)、能量構(gòu)成客觀世界的三大要素。2.調(diào)查研究:是有目的有計(jì)劃地使用科學(xué)方法,考察、 獲取以及分析、 整理客觀信息的一種社會(huì)活動(dòng)過(guò)程,或說(shuō)是一種基于改造客觀世界而主動(dòng)去認(rèn)識(shí)、 把握客 觀事物的活動(dòng)手段。3.公文撰擬:是將機(jī)關(guān)管理思想和意圖,通過(guò)文字表達(dá),形成公文文稿的過(guò)程,也稱 公文起草。4.命令:用以發(fā)布重要行政法規(guī)、采取重大強(qiáng)制性行政措施,任免、獎(jiǎng)懲有關(guān)人 員,撤消下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng) 的決定的公文文種。5.指示:是用以對(duì)下級(jí)布置工作,重在闡明指導(dǎo)原則與基本要

2、求的文種。6.會(huì)議:會(huì)議就是把人們組織起來(lái)討論和研究問(wèn)題的一種社會(huì)活動(dòng)方式。7.開幕詞:開幕詞是展開會(huì)議主題的序曲,內(nèi)容一般有:1、鄭重宣布會(huì)議開始,造 成一種特定的會(huì)議氣 氛; 2、闡明會(huì)議目的、任務(wù)和意義; 3、概括說(shuō)明會(huì)議的議程 安排和對(duì)與會(huì)者的要求。8.公文的分送:是把登記后的來(lái)文,按照內(nèi)容、性質(zhì)分別送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人閱批和 直接送給承辦部門辦理。9.指令:是用以發(fā)布指示性和規(guī)定性相結(jié)合的措施或要求的專指性命令。10.公文管理:是指公文從產(chǎn)生到終止的全過(guò)程,包括撰制、傳遞、辦理和保管等 四個(gè)階段。11.會(huì)議簡(jiǎn)報(bào):是反映大中型會(huì)議的動(dòng)態(tài)、進(jìn)程和主要內(nèi)容的簡(jiǎn)要報(bào)導(dǎo)12.閉幕詞:是會(huì)議的結(jié)束語(yǔ),

3、與開幕詞對(duì)應(yīng)。內(nèi)容有1、總結(jié)會(huì)議成果,包括經(jīng)過(guò) 會(huì)議討論統(tǒng)一認(rèn)識(shí),作出決定,歸納正確意見(jiàn)和建議,加深與會(huì)者把握會(huì)議精神;2、 提出希望或口號(hào),從貫徹會(huì)議精神和將要實(shí)施 的長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光去激發(fā)與會(huì)代表和有關(guān)群 眾的積極性; 3、宣布會(huì)議閉幕,標(biāo)志著會(huì)議的勝利結(jié)束。13.報(bào)告:是用以向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議的文種。14.公文辦理:是指公文管理中生效階段,包括從收文到辦復(fù)的若干環(huán)節(jié)。15.會(huì)談:會(huì)談是指雙方或多方就某些重大問(wèn)題正式交換意見(jiàn)或磋商。會(huì)談的含義有大有小,大指國(guó)家 和地區(qū)之間的雙邊或多邊關(guān)系;小指兩人或更多的人對(duì)共同關(guān)心的事情的商討。16.秘密:廣義上說(shuō),秘密是指未被人們所知或雖為人們

4、所知但不能公開的事物;狹義上說(shuō)秘密是指已 為人們所知,但不準(zhǔn)公開或不宜公開而又人為地將其隱藏或保護(hù)起來(lái),使人難測(cè)知的事物。二、單項(xiàng)選擇題1. D 2. C 3 . B 4. C 5 . D 6 . A 7 . B 8. A 9 . C 10. D 11. C 12. B 13. C 14. C 15. B 16.C 17. A 18. B 19. D 20. A 21. A 22. C 23. A 24. B 25. C 26. A 27. B 28. A 29. D 30. A 31.A 32. D 33. A 34. B 35. B 36. C 37. A 38. A 39. C 40.

5、D三、簡(jiǎn)答題1.公文撰擬與普通寫作的區(qū)別?第一,作用對(duì)象不同。普通寫作的對(duì)象是詩(shī)歌、詞曲、戲劇、散文、小說(shuō)之類 書面文體。公文撰寫的對(duì)象 主要是公務(wù)文書。第二,使用主體不同。普通寫作的作者帶任意性,任何個(gè)人都可以用來(lái)表達(dá)自己的思想、感情。寫作過(guò)程 都是由個(gè)人自由完成,文責(zé)自負(fù)。公文撰擬的執(zhí)筆者雖然也表現(xiàn)為個(gè)人,可其實(shí)質(zhì)作者卻是機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。 撰擬公文不能抒寫個(gè)人思 想、感受、而是代機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)將機(jī)關(guān)公務(wù)管理意圖加工形成公文第三,作用效能不同。普通寫作的成果可以發(fā)表,也不一定面世;發(fā)表后可能擁有讀者,也可能無(wú)人問(wèn)津。公文撰擬是代機(jī)關(guān)表達(dá)管理意圖,撰擬就是為了發(fā)文,具有特定的讀者,即收文機(jī)關(guān)。第

6、四,行文規(guī)范不同。 在文面格式方面,普通寫作單純多,一般只有標(biāo)題、 作者等,而公文卻具有復(fù)雜而規(guī) 范的文面格式。 從行文制約來(lái)看,普通寫作除遵循其基本規(guī)律外,不受其他因素的限制,可是公文撰擬的制約卻很 多。2.談?wù)剷?huì)議的作用?第一,立法作用。全國(guó)和地方各級(jí)人民代表大會(huì)以及常務(wù)委員會(huì)是全國(guó)和各地 的權(quán)力機(jī)關(guān),它們召開的會(huì) 議可以制定法律和各種法規(guī)。第二,行政手段作用。國(guó)務(wù)院到地方各級(jí)人民政府、各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、 事業(yè)單位各自的最高行政會(huì) 議都可以在各自的職責(zé)范圍內(nèi)決定某種事項(xiàng),或責(zé)成所 屬單位組織實(shí)施。第三,上傳下達(dá)、部署任務(wù)的作用。這種會(huì)議上至中央各部委下至基層,是各系統(tǒng)、各地區(qū)最大量的行

7、政 業(yè)務(wù)會(huì)議。第四,宣傳教育作用。旨在思想教育、鼓舞斗志或借以介紹經(jīng)驗(yàn)、傳授知識(shí)和 技能等。第五,理論研究作用。這一類會(huì)議,為研究黨的方針、政策,或某一學(xué)術(shù)問(wèn)題,組織 某一方面的專家、學(xué) 者進(jìn)行討論。3.請(qǐng)簡(jiǎn)要說(shuō)明公文辦理的要求?第一,準(zhǔn)確無(wú)誤。指公文在辦理階段的各個(gè)環(huán)節(jié)上,其行為的內(nèi)容、方向和方式及其結(jié)果,都完全符合行 文制度和實(shí)際情況。第二,講究時(shí)效。公文的辦理要及時(shí)、迅速,講究時(shí)效。第三,安全保密。有兩層意思:一是要保證所經(jīng)辦的文件完整無(wú)缺、無(wú)損,作到不 丟失、不損壞;二是要 嚴(yán)格遵守公文管理的保密規(guī)定,不泄露、不失密。第四,統(tǒng)一管理。公文的辦理包括公文的撰制和保管,都必須由秘書部門集中

8、統(tǒng)一管理。4.談?wù)剷?huì)議的性質(zhì)?第一,會(huì)議不是目的,而是工作方法。開會(huì)的目的是為了做好工作,解決問(wèn)題。第二,開會(huì)是領(lǐng)導(dǎo)方法的一種,而不是領(lǐng)導(dǎo)方法的全部。第三,開會(huì)只是我們工作過(guò)程中的一個(gè)環(huán)節(jié),不是我們工作的始終。5.請(qǐng)簡(jiǎn)要說(shuō)明機(jī)關(guān)事務(wù)管理的原則?第一,服務(wù)原則。服務(wù)是所有國(guó)家機(jī)關(guān)的基本智能之一,而機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門的職能本身就是服務(wù)。服務(wù) 是機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門的宗旨,是一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。第二,按政策辦事原則。按政策、法規(guī)辦事,就不能按長(zhǎng)官意志辦事,不能按本位 主義、部門利益辦事,更不能我行我素。第三,節(jié)儉原則。人盡其才,是節(jié)儉原則的首要要求。物盡其用,是節(jié)儉原則的第 二位要求。制定各種規(guī) 定

9、、條例是節(jié)儉原則的第三個(gè)要求。第四,效能原則。效能是在單位時(shí)間內(nèi)完成既定目標(biāo)的力量與才能的總和,它不是抽象的概念,而有實(shí)際 功能的意義。事務(wù)管理的效能較一般的行政行為更容易測(cè)6.會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的要求是什么?第一,準(zhǔn):一是抓準(zhǔn)問(wèn)題;二是內(nèi)容準(zhǔn)確,所反映的情況、事例、人物、意見(jiàn)、數(shù) 據(jù)都準(zhǔn)確無(wú)誤;第二,快:講究時(shí)效。 “時(shí)”是手段,效“”是目的,時(shí)“”為“效”服務(wù);第三,簡(jiǎn):文字簡(jiǎn)練,篇幅短小。第四,新:反映新情況、新經(jīng)驗(yàn)、新問(wèn)題;抓得住動(dòng)向性、傾向性和苗子性的典型事例。7.可以從哪幾個(gè)方面入手加強(qiáng)保密措施?第一,強(qiáng)化保密教育。開展經(jīng)常性的保密教育,增強(qiáng)全民的保密意識(shí),是做好保密 工作的首要條件;第二,

10、完善保密制度。加強(qiáng)法制建設(shè),健全保密制度是實(shí)現(xiàn)保密工 作科學(xué)化和現(xiàn)代化的根本保證。第三,嚴(yán)肅保密紀(jì)律。 保密紀(jì)律松懈是當(dāng)前保密工作中的突出問(wèn)題,也是失、 泄 密事故屢禁不止的一個(gè)重 要原因。第四,采用先進(jìn)技術(shù)。要使保密工作適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展,就必須在財(cái)力允許的條件下,盡量采用先進(jìn)設(shè)備,引進(jìn)先進(jìn)技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)保密手段的現(xiàn)代化。第五,加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。保密隊(duì)伍的素質(zhì)如何,直接關(guān)系到保密工作的質(zhì)量與效 率。8.信訪部門的基本任務(wù)是什么?信訪部門的基本任務(wù)包括辦信、接待和辦案三個(gè)方面,三者有機(jī)聯(lián)系,分工合作,協(xié)調(diào)地完成信訪部門的 共同任務(wù)。9.保密工作的特點(diǎn)是什么?第一,封閉性。保密的封閉性是由秘密的隱蔽性

11、決定的。第二,排他性。保密的另一個(gè)特點(diǎn),就是排他性,即對(duì)于不該知密的外部勢(shì)力,如敵 方的情報(bào)、間諜活動(dòng),堅(jiān)決予以抵御與排斥。第三,利益性。從根本上說(shuō),保密就是保護(hù)某種利益,使之不受或少受損害。第四,相對(duì)性。是指保密有一定的范圍和一定的時(shí)間。四、論述題1.請(qǐng)您結(jié)合個(gè)人的學(xué)習(xí)體驗(yàn)談?wù)劽貢鴮W(xué)研究和方法與方式?第一,從實(shí)際出發(fā),由實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)上升為理論的方法。第二,運(yùn)用其他學(xué)科的先進(jìn)方法研究秘書學(xué)。第三,有經(jīng)驗(yàn)的秘書人員和理論研究人員相結(jié)合,地方性秘書工作者協(xié)會(huì)和專業(yè)性秘書學(xué)會(huì)相結(jié)合的方式。2.與普通文章相比較,公文撰擬的文風(fēng)在哪些方面應(yīng)該 有其別具一格的特點(diǎn)?第一、篇幅簡(jiǎn)短。撰擬公文得“惜墨如金”。下筆

12、前吃透交擬意圖,注意擺布素材,構(gòu)思出簡(jiǎn)明的布局。著 筆時(shí)盡量用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)句表述。草成后,著意修刪,可要可不要的字句、段落,果斷剪除。第二、文筆樸實(shí)。一要忠于事物本來(lái)面目,按其發(fā)展順序自然擬寫。二要莊重 平實(shí),保持行文嚴(yán)謹(jǐn)、樸素、 實(shí)在。三要樸實(shí)地用詞走句,務(wù)求精當(dāng)、明晰、通俗。第三、內(nèi)涵明曉。其一,堅(jiān)持“一文一事”。其二,說(shuō)清基本觀點(diǎn)。其三,注意起承 轉(zhuǎn)合。第四、行文通暢。3.談?wù)勀鷮?duì)秘書的基本職能的理解?（一參謀咨詢?，F(xiàn)代管理日趨復(fù)雜,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)無(wú)論才干和精力都無(wú)法獨(dú)勝其勞,必 須依靠副職和秘書人 員為他分擔(dān)部分工作,處理日常事物。（二溝通協(xié)調(diào)。從某種意義上說(shuō)秘書工作就是信息工作,即負(fù)責(zé)信息的搜

13、集、加工、傳遞和存貯等工作,以便為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策與管理提供科學(xué)依據(jù)。（三督促檢查。是領(lǐng)導(dǎo)工作特別是決策實(shí)施中的重要環(huán)節(jié),也是領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)秘書工作的新要求。（四輔助決策。決策是組織管理的中心,也是領(lǐng)導(dǎo)人的主要職責(zé)。秘書是領(lǐng)導(dǎo)身邊協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理辦公事 務(wù)提供工作服務(wù)的助手。 秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的中心,當(dāng)然也就 是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。（五管理事務(wù)。管理事務(wù)是秘書日常工作的主要內(nèi)容,是秘書部門為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù),為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的 重要手段。4.請(qǐng)談?wù)劽貢c信息的關(guān)系?（一秘書的信息觀:其一,信息工作是貫穿秘書智能活動(dòng)的普遍形式;其二,秘書信 息工作狀況同秘書智能效應(yīng)密切相關(guān)。（二駕御信息的原則:1、敏于感受信息。2、

14、精于鑒別信息。3、善于取用信息。5.試論信訪工作的重要意義?第一,處理信訪是國(guó)家機(jī)關(guān)重要的政治任務(wù)。人民來(lái)信來(lái)訪是人民行使自己民 主權(quán)利、參與管理國(guó)家的生 動(dòng)形式,得到國(guó)家法律的保證。因此做好人民來(lái)信來(lái)訪 工作是關(guān)系到是否執(zhí)行憲法、保障人民權(quán)利的根本問(wèn)題。 第二,處理信訪是國(guó)家機(jī) 關(guān)聯(lián)系群眾的重要渠道。信訪這條渠道反映的問(wèn)題往往是文件上看不到、會(huì)議桌 上聽(tīng)不到的,它的數(shù)量眾多,內(nèi)容豐富,是文件和會(huì)議形式的重要補(bǔ)充。第三,做好信訪有助于克服官僚主義,糾正不正之風(fēng)。做好信訪工作就有助于克服官僚主義,打擊違法亂 紀(jì)、糾正不正之風(fēng),進(jìn)而調(diào)動(dòng)起廣大群眾建設(shè)社會(huì)主義的積極性。6.秘書溝通協(xié)調(diào)職能的特點(diǎn)。第

15、一、 非權(quán)力支配性。 在管理體系內(nèi),秘書沒(méi)有執(zhí)掌法定的支配性權(quán)力。但是 秘書是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作人員,處理溝通協(xié)調(diào)事務(wù)時(shí),代表著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的意向。 秘書 溝通協(xié)調(diào)的非權(quán)力支配性決定了秘書在溝通協(xié)調(diào)過(guò)程中,特 別要注意和講究方式。 領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)力慣性和領(lǐng)導(dǎo)人的權(quán)力輻射,可以作為秘書溝通協(xié)調(diào)的能量,但不能當(dāng)成秘 書抬高自己身價(jià)的籌碼。第二,非職責(zé)限定性。一般來(lái)說(shuō),管理職能只有在確定的職責(zé)范圍內(nèi)才能有效地發(fā)揮作用。秘書的溝通協(xié) 調(diào)職能卻沒(méi)有確定的職責(zé)范圍的限定。僅就信息溝通而 言,秘書有著大體穩(wěn)定的信息溝通的渠道和網(wǎng)絡(luò),但隨著 組織運(yùn)轉(zhuǎn)的需要和環(huán)境條 件的變化,秘書信息溝通網(wǎng)絡(luò)也處在動(dòng)態(tài)變化中。溝通協(xié)調(diào)更

16、是難以限定其范圍。 第三,非確定地位性。秘書溝通協(xié)調(diào)具有非職責(zé)限定性,因而也就沒(méi)有確定的地位。 由于這種特性,秘書 溝通協(xié)調(diào)時(shí)更需要具體情況具體分析,采取恰當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞健５谒?認(rèn)同疏導(dǎo)性。由于以上三個(gè)特性,所以在溝通協(xié)調(diào)過(guò)程中,秘書一般不能用 直接強(qiáng)制手段,而是采 用信息溝通、感情溝通,加以疏導(dǎo),使有關(guān)方面達(dá)到認(rèn)同,消除 分歧,實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)。7.秘書應(yīng)該具有怎樣的知識(shí)結(jié)構(gòu),談?wù)勀目捶?第一,基礎(chǔ)知識(shí)。分為兩個(gè)方面:一是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí);另一方面是自然科學(xué)知 識(shí);第二,專業(yè)知識(shí):一方面是作為所有秘書人員都應(yīng)具有的秘書業(yè)務(wù)知識(shí);另一方面是秘書人員所在工作部 門的專業(yè)知識(shí)。第三,相關(guān)知識(shí)。秘書人員為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要,作好工作,應(yīng)加以進(jìn)修提高的知識(shí),是秘書人員知識(shí) 結(jié)構(gòu)中的較高層次。有經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、公 共關(guān)系學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué) 等。8.會(huì)議如何提高效率?談?wù)勀目捶?。提高?huì)議