泵站精細(xì)化管理-檔案管理

1、“泵站精細(xì)化管理泵站精細(xì)化管理”之之 檔案管理檔案管理 劉老澗閘站管理所 2015年10月22日1技術(shù)檔案管理技術(shù)檔案管理234567目錄技術(shù)檔案管理制度技術(shù)檔案管理制度技術(shù)檔案保管期限技術(shù)檔案保管期限 文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定電子文件歸檔與管理范圍電子文件歸檔與管理范圍電子檔案目錄表電子檔案目錄表照片檔案管理照片檔案管理 一、技術(shù)檔案管理一、技術(shù)檔案管理第一節(jié)第一節(jié) 一般規(guī)定一般規(guī)定 水利工程技術(shù)檔案是指經(jīng)過鑒定、整理、歸檔后的工程技術(shù)文水利工程技術(shù)檔案是指經(jīng)過鑒定、整理、歸檔后的工程技術(shù)文件，產(chǎn)生于整個(gè)水利工程建設(shè)及建成后的管理運(yùn)行的全過

2、程。包括件，產(chǎn)生于整個(gè)水利工程建設(shè)及建成后的管理運(yùn)行的全過程。包括工程建設(shè)、管理運(yùn)用全過程所形成的應(yīng)歸檔的文字、圖紙、圖表、工程建設(shè)、管理運(yùn)用全過程所形成的應(yīng)歸檔的文字、圖紙、圖表、聲像材料等以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等不同形式與載體的各種歷聲像材料等以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等不同形式與載體的各種歷史記錄。是工程管理的重要依據(jù)之一。史記錄。是工程管理的重要依據(jù)之一。 水利工程技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔應(yīng)與工程建設(shè)、管理同水利工程技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔應(yīng)與工程建設(shè)、管理同步進(jìn)行。各工程單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作步進(jìn)行。各工程單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，以確保

3、檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、真實(shí)、安全。，以確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、真實(shí)、安全。 工程技術(shù)檔案的管理應(yīng)符合國家檔案管理的規(guī)范，并按要求進(jìn)工程技術(shù)檔案的管理應(yīng)符合國家檔案管理的規(guī)范，并按要求進(jìn)行檔案的整理、排序、裝訂、編目、編號(hào)、歸檔，確定保管期限。行檔案的整理、排序、裝訂、編目、編號(hào)、歸檔，確定保管期限。按規(guī)定進(jìn)行檔案借閱管理和檔案的鑒定銷毀工作。按規(guī)定進(jìn)行檔案借閱管理和檔案的鑒定銷毀工作。 工程技術(shù)檔案應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，由專人負(fù)責(zé)管理檔案，檔工程技術(shù)檔案應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，由專人負(fù)責(zé)管理檔案，檔案室應(yīng)按檔案管理要求設(shè)置檔案管理庫房、閱覽室，應(yīng)按檔案保存案室應(yīng)按檔案管理要求設(shè)置檔案管理庫房、

4、閱覽室，應(yīng)按檔案保存要求采取防霉、防蟲、防小動(dòng)物、防火、避光措施。并按規(guī)定每年要求采取防霉、防蟲、防小動(dòng)物、防火、避光措施。并按規(guī)定每年組織檔案驗(yàn)收和移交。組織檔案驗(yàn)收和移交。第二節(jié)第二節(jié) 檔案收集檔案收集 工程技術(shù)文件分為工程建設(shè)（包括工程興建、擴(kuò)建、加固、改工程技術(shù)文件分為工程建設(shè)（包括工程興建、擴(kuò)建、加固、改造造)技術(shù)文件和工程管理技術(shù)文件（包括運(yùn)行管理、觀測(cè)檢查、維修技術(shù)文件和工程管理技術(shù)文件（包括運(yùn)行管理、觀測(cè)檢查、維修養(yǎng)護(hù)等養(yǎng)護(hù)等)。 1 技術(shù)檔案收集要求技術(shù)檔案收集要求 1.1 工程建設(shè)技術(shù)文件，是指工程建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)審批、招投標(biāo)工程建設(shè)技術(shù)文件，是指工程建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)審批、招投

5、標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件。、聲像等以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件。按江蘇省水利廳基本建設(shè)項(xiàng)目（工程按江蘇省水利廳基本建設(shè)項(xiàng)目（工程)檔案資料管理規(guī)定的要求檔案資料管理規(guī)定的要求，從立項(xiàng)開始隨工程進(jìn)程同步進(jìn)行收集整理。建設(shè)單位應(yīng)在工程竣，從立項(xiàng)開始隨工程進(jìn)程同步進(jìn)行收集整理。建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，向工程管理單位移交整個(gè)工程建設(shè)過程中形成的個(gè)月內(nèi)，向工程管理單位移交整個(gè)工程建設(shè)過程中形成的工程建設(shè)技術(shù)文件。工程

6、建設(shè)技術(shù)文件。 1.2 工程管理技術(shù)文件，是指工程建成后的工程運(yùn)行、工程維修工程管理技術(shù)文件，是指工程建成后的工程運(yùn)行、工程維修、工程管理全過程中形成的全部文件，應(yīng)包括：工程管理必須的規(guī)、工程管理全過程中形成的全部文件，應(yīng)包括：工程管理必須的規(guī)程、規(guī)范；工程基本數(shù)據(jù)、工程運(yùn)行統(tǒng)計(jì)、工程大事記等基本情況程、規(guī)范；工程基本數(shù)據(jù)、工程運(yùn)行統(tǒng)計(jì)、工程大事記等基本情況資料；設(shè)備隨機(jī)資料、設(shè)備登記卡、設(shè)備普查卡、設(shè)備評(píng)級(jí)卡等設(shè)資料；設(shè)備隨機(jī)資料、設(shè)備登記卡、設(shè)備普查卡、設(shè)備評(píng)級(jí)卡等設(shè)備基本資料；設(shè)備大修卡、設(shè)備維修養(yǎng)護(hù)卡、設(shè)備修試卡、設(shè)備試備基本資料；設(shè)備大修卡、設(shè)備維修養(yǎng)護(hù)卡、設(shè)備修試卡、設(shè)備試驗(yàn)卡等設(shè)

7、備維護(hù)資料；工程運(yùn)用資料；工程維修資料；工程檢查資驗(yàn)卡等設(shè)備維護(hù)資料；工程運(yùn)用資料；工程維修資料；工程檢查資料；工程觀測(cè)資料。以及工程管理相關(guān)資料：防洪、抗旱方面的文料；工程觀測(cè)資料。以及工程管理相關(guān)資料：防洪、抗旱方面的文件、消防資料、水政資料、科技教育資料等。件、消防資料、水政資料、科技教育資料等。 2 工程管理技術(shù)檔案收集內(nèi)容工程管理技術(shù)檔案收集內(nèi)容 工程管理技術(shù)文件按要求與工程檢查、運(yùn)行、維修養(yǎng)護(hù)等同步收工程管理技術(shù)文件按要求與工程檢查、運(yùn)行、維修養(yǎng)護(hù)等同步收集。收集內(nèi)容主要有：集。收集內(nèi)容主要有： 2.1 工程基本情況登記資料：根據(jù)規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、工程實(shí)際情況工程基本情況登記資料：根據(jù)

8、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、工程實(shí)際情況、運(yùn)行管理情況及大修加固情況編制。包括泵站工程平面、立面、運(yùn)行管理情況及大修加固情況編制。包括泵站工程平面、立面、剖面示意圖，泵站基本情況登記表，水位流量關(guān)系曲線、垂直位移剖面示意圖，泵站基本情況登記表，水位流量關(guān)系曲線、垂直位移標(biāo)點(diǎn)布置圖、測(cè)壓管布置圖、伸縮縫測(cè)點(diǎn)位置結(jié)構(gòu)圖、上下游引河標(biāo)點(diǎn)布置圖、測(cè)壓管布置圖、伸縮縫測(cè)點(diǎn)位置結(jié)構(gòu)圖、上下游引河斷面位置圖及標(biāo)準(zhǔn)斷面圖等。斷面位置圖及標(biāo)準(zhǔn)斷面圖等。 2.2 設(shè)備基本資料：其中設(shè)備登記卡、設(shè)備評(píng)級(jí)資料、消防資料設(shè)備基本資料：其中設(shè)備登記卡、設(shè)備評(píng)級(jí)資料、消防資料按要求填寫。按要求填寫。 2.3 設(shè)備維修資料：設(shè)備維修資料：

9、 2.3.1 設(shè)備修試卡內(nèi)容應(yīng)包括檢修原因、檢修部位、檢修內(nèi)容、設(shè)備修試卡內(nèi)容應(yīng)包括檢修原因、檢修部位、檢修內(nèi)容、更換零部件情況、檢修結(jié)論、試驗(yàn)項(xiàng)目、試驗(yàn)數(shù)據(jù)、試運(yùn)行情況、更換零部件情況、檢修結(jié)論、試驗(yàn)項(xiàng)目、試驗(yàn)數(shù)據(jù)、試運(yùn)行情況、存在問題等。存在問題等。 2.3.2大修資料應(yīng)包括實(shí)施計(jì)劃、開工報(bào)告、解體記錄及原始數(shù)大修資料應(yīng)包括實(shí)施計(jì)劃、開工報(bào)告、解體記錄及原始數(shù)據(jù)檢測(cè)記錄、大修記錄、安裝記錄及安裝數(shù)據(jù)、大修使用的人工、據(jù)檢測(cè)記錄、大修記錄、安裝記錄及安裝數(shù)據(jù)、大修使用的人工、材料、機(jī)械記錄、大修驗(yàn)收卡、大修總結(jié)。材料、機(jī)械記錄、大修驗(yàn)收卡、大修總結(jié)。 2.3.3 大修總結(jié)主要記載大修中發(fā)現(xiàn)和

10、消除的重大缺陷及采取的大修總結(jié)主要記載大修中發(fā)現(xiàn)和消除的重大缺陷及采取的主要措施、檢修中采用的新技術(shù)、新材料情況，對(duì)設(shè)備的重要改進(jìn)主要措施、檢修中采用的新技術(shù)、新材料情況，對(duì)設(shè)備的重要改進(jìn)措施與效果、檢修后尚存在的主要問題及準(zhǔn)備采取的措施，檢修后措施與效果、檢修后尚存在的主要問題及準(zhǔn)備采取的措施，檢修后對(duì)設(shè)備的評(píng)估，對(duì)試驗(yàn)結(jié)果的分析以及結(jié)論。對(duì)設(shè)備的評(píng)估，對(duì)試驗(yàn)結(jié)果的分析以及結(jié)論。 2.4 工程運(yùn)用資料：包括運(yùn)行記錄、操作記錄、工作票、巡工程運(yùn)用資料：包括運(yùn)行記錄、操作記錄、工作票、巡視檢查記錄、工程運(yùn)行時(shí)間統(tǒng)計(jì)等。填寫用黑色水筆，內(nèi)容要求視檢查記錄、工程運(yùn)行時(shí)間統(tǒng)計(jì)等。填寫用黑色水筆，內(nèi)容要

11、求真實(shí)、清晰，不得涂改原始數(shù)據(jù)，不得漏填，簽名欄內(nèi)應(yīng)有相應(yīng)真實(shí)、清晰，不得涂改原始數(shù)據(jù)，不得漏填，簽名欄內(nèi)應(yīng)有相應(yīng)人員的本人簽字。人員的本人簽字。 2.5 工程維修資料：包括工程維修養(yǎng)護(hù)、防汛急辦等項(xiàng)目的工程維修資料：包括工程維修養(yǎng)護(hù)、防汛急辦等項(xiàng)目的資料，具體內(nèi)容應(yīng)執(zhí)行江蘇省駱運(yùn)水利工程管理處工程維修養(yǎng)資料，具體內(nèi)容應(yīng)執(zhí)行江蘇省駱運(yùn)水利工程管理處工程維修養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目管理辦法。護(hù)項(xiàng)目管理辦法。 2.6 檢查觀測(cè)分檢查、觀測(cè)兩部分，檢查包括工程定期檢查檢查觀測(cè)分檢查、觀測(cè)兩部分，檢查包括工程定期檢查（汛前、汛后檢查（汛前、汛后檢查)、水下檢查、特別檢查、安全檢測(cè)，觀測(cè)包括、水下檢查、特別檢查、安全檢

12、測(cè)，觀測(cè)包括垂直位移觀測(cè)、測(cè)壓管水位觀測(cè)、伸縮縫觀測(cè)、裂縫觀測(cè)等。檢垂直位移觀測(cè)、測(cè)壓管水位觀測(cè)、伸縮縫觀測(cè)、裂縫觀測(cè)等。檢查應(yīng)有原始記錄（內(nèi)容包括檢查項(xiàng)目、檢測(cè)數(shù)據(jù)等查應(yīng)有原始記錄（內(nèi)容包括檢查項(xiàng)目、檢測(cè)數(shù)據(jù)等)，檢查報(bào)告要，檢查報(bào)告要求完整、詳細(xì)、能明確反映工程狀況；觀測(cè)原始記錄要求真實(shí)、求完整、詳細(xì)、能明確反映工程狀況；觀測(cè)原始記錄要求真實(shí)、完整、無不符合要求的涂改，觀測(cè)報(bào)表及整編資料應(yīng)正確，并對(duì)完整、無不符合要求的涂改，觀測(cè)報(bào)表及整編資料應(yīng)正確，并對(duì)觀測(cè)結(jié)果進(jìn)行分析。觀測(cè)結(jié)果進(jìn)行分析。 其他資料按相關(guān)要求進(jìn)行編制。其他資料按相關(guān)要求進(jìn)行編制。第三節(jié)第三節(jié) 檔案整理歸檔檔案整理歸檔 工程

13、技術(shù)文件整理應(yīng)按項(xiàng)目整理，要求材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)工程技術(shù)文件整理應(yīng)按項(xiàng)目整理，要求材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，字跡清楚、圖面整潔、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等應(yīng)附相關(guān)情，字跡清楚、圖面整潔、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等應(yīng)附相關(guān)情況說明。況說明。 1 工程技術(shù)文件組卷要求工程技術(shù)文件組卷要求 1.1 組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。檔案管理要求。 1.2 工程建設(shè)項(xiàng)目按江蘇省水利廳基本建設(shè)項(xiàng)目（工程工程建

14、設(shè)項(xiàng)目按江蘇省水利廳基本建設(shè)項(xiàng)目（工程)檔案檔案資料管理規(guī)定的要求組卷，施工文件按單項(xiàng)工程或裝置、階段、資料管理規(guī)定的要求組卷，施工文件按單項(xiàng)工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件等組卷；管理性文件按問結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件等組卷；管理性文件按問題、時(shí)間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件組卷；設(shè)計(jì)變更文題、時(shí)間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件組卷；設(shè)計(jì)變更文件、工程聯(lián)系單、監(jiān)理文件按文種組卷，原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程組件、工程聯(lián)系單、監(jiān)理文件按文種組卷，原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程組卷。卷。 1.3 工程管理按類別、年份、項(xiàng)目分別組卷，卷內(nèi)文件按時(shí)間、工程管理按類別、年份、

15、項(xiàng)目分別組卷，卷內(nèi)文件按時(shí)間、重要性、工程部位、設(shè)施、設(shè)備排列。一般文字在前，圖樣在后；重要性、工程部位、設(shè)施、設(shè)備排列。一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。 1.4 案卷及卷內(nèi)文件不重份，同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，案卷及卷內(nèi)文件不重份，同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限按最長的確定。該卷保管期限按最長的確定。 1.5 工程技術(shù)文件的分類及檔號(hào)工程技術(shù)文件的分類及檔號(hào) 工程技術(shù)文件分類以工程為基本單位，工程技術(shù)文件分類以工程為基本單位，1級(jí)類目工程代號(hào)，級(jí)類目工程代號(hào)，2級(jí)級(jí)類

16、目分為：類目分為：01基本建設(shè)，基本建設(shè)，02工程管理，工程管理，03防洪、抗旱，防洪、抗旱，04消防，消防，05水政，水政，06科技教育，科技教育，07水利普查，水利普查，08其他等；其他等；3級(jí)類目按各級(jí)類目按各2級(jí)類目級(jí)類目下包含的項(xiàng)目內(nèi)容編制，下包含的項(xiàng)目內(nèi)容編制，“01基本建設(shè)基本建設(shè)”下分下分01原建、原建、02（一次（一次)加加固、改造、固、改造、03（二次（二次)加固改造（包括江堤達(dá)標(biāo)等附屬工程）加固改造（包括江堤達(dá)標(biāo)等附屬工程）；“02工程管理工程管理”下分下分01管理性文件、規(guī)程、規(guī)范，管理性文件、規(guī)程、規(guī)范，02工程基本資料，工程基本資料，03設(shè)備基本資料，設(shè)備基本資料，

17、04設(shè)備維修，設(shè)備維修，05設(shè)備修試卡，設(shè)備修試卡，06設(shè)備試驗(yàn)，設(shè)備試驗(yàn)，07工工程運(yùn)用，程運(yùn)用，08工程維修，工程維修，09工程檢查，工程檢查，10工程觀測(cè)等。工程觀測(cè)等。 各工程單位可根據(jù)工程檔案情況增設(shè)各工程單位可根據(jù)工程檔案情況增設(shè)4級(jí)類目，但檔號(hào)層次不宜級(jí)類目，但檔號(hào)層次不宜過多。工程單位可根據(jù)工程檔案情況進(jìn)行增加過多。工程單位可根據(jù)工程檔案情況進(jìn)行增加2級(jí)類目、級(jí)類目、3級(jí)類目的級(jí)類目的內(nèi)容。內(nèi)容。 2 案卷編目案卷編目 2.1 案卷頁號(hào)案卷頁號(hào) 有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號(hào)；單面書寫的文有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號(hào)；單面書寫的文件頁號(hào)編寫在右上角；雙面書寫的文件，正面編寫在右上

18、角，背面件頁號(hào)編寫在右上角；雙面書寫的文件，正面編寫在右上角，背面編寫在左上角；圖紙的頁號(hào)編寫在右上角或標(biāo)題欄外左上方；成套編寫在左上角；圖紙的頁號(hào)編寫在右上角或標(biāo)題欄外左上方；成套圖紙或印刷成冊(cè)的文件，不必重新編寫頁號(hào)；各卷之間不連續(xù)編頁圖紙或印刷成冊(cè)的文件，不必重新編寫頁號(hào)；各卷之間不連續(xù)編頁號(hào)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫目錄。號(hào)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫目錄。 2.2 卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄 主要由序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、主要由序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號(hào)和備注等組成。日期、頁號(hào)和備注等組成。 2.3 卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表 主要是對(duì)案卷的備注說明，用于注明卷

19、內(nèi)文件主要是對(duì)案卷的備注說明，用于注明卷內(nèi)文件和立卷狀況，其中包括卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量。和立卷狀況，其中包括卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量。組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時(shí)間等；反映同一內(nèi)容而形式不組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時(shí)間等；反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的文件檔號(hào)的互見號(hào)。卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。同且另行保管的文件檔號(hào)的互見號(hào)。卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。 2.4 案卷封面案卷封面 主要內(nèi)容有：案卷題名、立卷單位、起止日期，主要內(nèi)容有：案卷題名、立卷單位、起止日期，保管期限、密級(jí)、檔案號(hào)等；案卷脊背，填寫保管期限、檔案號(hào)和案保管期限、密級(jí)

20、、檔案號(hào)等；案卷脊背，填寫保管期限、檔案號(hào)和案卷題名或關(guān)鍵詞；保管期限可采用統(tǒng)一要求的色標(biāo)，紅色代表永久，卷題名或關(guān)鍵詞；保管期限可采用統(tǒng)一要求的色標(biāo)，紅色代表永久，黃色代表長期，綠色代表短期。黃色代表長期，綠色代表短期。需移送上級(jí)單位的檔案，案卷封面及脊背的檔案號(hào)暫用鉛筆填寫；移需移送上級(jí)單位的檔案，案卷封面及脊背的檔案號(hào)暫用鉛筆填寫；移交后由接收單位統(tǒng)一正式填寫。交后由接收單位統(tǒng)一正式填寫。 3 案卷裝訂要求案卷裝訂要求 3.1 文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式，圖紙可文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式，圖紙可不裝訂。但同一項(xiàng)目所采用的裝訂形式應(yīng)一致。文字材料卷幅面應(yīng)

21、采不裝訂。但同一項(xiàng)目所采用的裝訂形式應(yīng)一致。文字材料卷幅面應(yīng)采用用A4型（型（297mm210mm)紙，圖紙應(yīng)折疊成紙，圖紙應(yīng)折疊成A4大小，折疊時(shí)標(biāo)題大小，折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。原件不符合文件存檔質(zhì)量要求的可進(jìn)行復(fù)印，裝訂時(shí)欄露在右下角。原件不符合文件存檔質(zhì)量要求的可進(jìn)行復(fù)印，裝訂時(shí)復(fù)印件在前，原件在后。復(fù)印件在前，原件在后。 3.2 案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。應(yīng)采用棉線裝訂，不得使用鐵質(zhì)訂書案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。應(yīng)采用棉線裝訂，不得使用鐵質(zhì)訂書釘裝訂。裝訂前應(yīng)去除原文件中的鐵質(zhì)訂書釘。釘裝訂。裝訂前應(yīng)去除原文件中的鐵質(zhì)訂書釘。 3.3 單份文件裝訂、圖紙不裝訂時(shí)，應(yīng)在卷內(nèi)文件首頁、每張圖單份文件

22、裝訂、圖紙不裝訂時(shí)，應(yīng)在卷內(nèi)文件首頁、每張圖紙上方加蓋、填寫檔號(hào)章。檔號(hào)章內(nèi)容有：檔號(hào)、序號(hào)。紙上方加蓋、填寫檔號(hào)章。檔號(hào)章內(nèi)容有：檔號(hào)、序號(hào)。 3.4 卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格及制成材料應(yīng)符合規(guī)范規(guī)定。卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格及制成材料應(yīng)符合規(guī)范規(guī)定。 4 檔案目錄及檢索檔案目錄及檢索檔案整理裝訂后，應(yīng)按要求編制案卷目錄、全引目錄。案卷目錄內(nèi)容檔案整理裝訂后，應(yīng)按要求編制案卷目錄、全引目錄。案卷目錄內(nèi)容有案卷號(hào)、案卷題名、起止日期、卷內(nèi)文件張數(shù)、保管期限等。全引有案卷號(hào)、案卷題名、起止日期、卷內(nèi)文件張數(shù)、保管期限等。全引目錄內(nèi)容有案卷號(hào)、目錄號(hào)、保管期限、案卷題名及卷內(nèi)目錄的內(nèi)容。目錄內(nèi)容有案卷號(hào)、目錄

23、號(hào)、保管期限、案卷題名及卷內(nèi)目錄的內(nèi)容。 4.1 案卷號(hào)：分檔案室編和檔案館編，工程單位編寫的案卷號(hào)填寫案卷號(hào)：分檔案室編和檔案館編，工程單位編寫的案卷號(hào)填寫在在“檔案室編檔案室編”欄內(nèi)。欄內(nèi)。 4.2 案卷題名：填寫案卷封面編寫的題名案卷題名：填寫案卷封面編寫的題名 4.3 起止日期：填寫案卷內(nèi)文件的起止日期，以起始日期最早的卷起止日期：填寫案卷內(nèi)文件的起止日期，以起始日期最早的卷內(nèi)文件為案卷起始日期，以終止日期最晚的卷內(nèi)文件為案卷終止日期。內(nèi)文件為案卷起始日期，以終止日期最晚的卷內(nèi)文件為案卷終止日期。起止日期應(yīng)用起止日期應(yīng)用8位編碼方式填寫。位編碼方式填寫。 4.4 卷內(nèi)文件張數(shù)：卷內(nèi)文件

24、有書寫內(nèi)容的頁面即編寫頁號(hào)的均應(yīng)卷內(nèi)文件張數(shù)：卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面即編寫頁號(hào)的均應(yīng)統(tǒng)計(jì)張數(shù)；卷內(nèi)文件張數(shù)不含卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表。統(tǒng)計(jì)張數(shù)；卷內(nèi)文件張數(shù)不含卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表。 4.5 保管期限：以卷內(nèi)文件保管期限最長的保管期限作為案卷保管保管期限：以卷內(nèi)文件保管期限最長的保管期限作為案卷保管期限。期限。 5 歸檔要求歸檔要求 5.1 管理所每年年底至第二年管理所每年年底至第二年1月需將當(dāng)年的工程技術(shù)資料檔案進(jìn)月需將當(dāng)年的工程技術(shù)資料檔案進(jìn)行整理、裝訂、歸檔。行整理、裝訂、歸檔。 5.2 工程運(yùn)行資料每年年底，由各工程管理單位對(duì)一年的運(yùn)行情況工程運(yùn)行資料每年年底，由各工程管理單位對(duì)一年的

25、運(yùn)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)填表，由本單位、處科技檔案室分別存檔。進(jìn)行統(tǒng)計(jì)填表，由本單位、處科技檔案室分別存檔。 5.3 工程大事記按要求每年年底進(jìn)行匯總整編。工程大事記按要求每年年底進(jìn)行匯總整編。 5.4 工程觀測(cè)資料按要求每年年底在管理處進(jìn)行整編，整編后工程觀測(cè)資料按要求每年年底在管理處進(jìn)行整編，整編后各工程管理單位應(yīng)及時(shí)將觀測(cè)報(bào)表歸檔；次年年初參加過省廳組織各工程管理單位應(yīng)及時(shí)將觀測(cè)報(bào)表歸檔；次年年初參加過省廳組織的全省水閘泵站觀測(cè)資料整編后，及時(shí)將觀測(cè)資料、成果歸檔。的全省水閘泵站觀測(cè)資料整編后，及時(shí)將觀測(cè)資料、成果歸檔。 5.5 工程檢查資料按要求在汛前汛后檢查之后及時(shí)整理裝訂。工程檢查資料按要

26、求在汛前汛后檢查之后及時(shí)整理裝訂。 5.6 工程維修養(yǎng)護(hù)資料在每項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收后，進(jìn)行整理、工程維修養(yǎng)護(hù)資料在每項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收后，進(jìn)行整理、裝訂存檔。裝訂存檔。 5.7 工程基本建設(shè)檔案由工程建設(shè)管理單位相應(yīng)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行工程基本建設(shè)檔案由工程建設(shè)管理單位相應(yīng)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審查。審查內(nèi)容主要包括：檔案應(yīng)完整、無缺項(xiàng)、漏項(xiàng)；內(nèi)容正確；審查。審查內(nèi)容主要包括：檔案應(yīng)完整、無缺項(xiàng)、漏項(xiàng)；內(nèi)容正確；簽字、蓋章手續(xù)完備；檔案編目應(yīng)齊全等。簽字、蓋章手續(xù)完備；檔案編目應(yīng)齊全等。 5.8 每年年底考評(píng)時(shí)應(yīng)檢查各工程單位工程資料歸檔情況，管每年年底考評(píng)時(shí)應(yīng)檢查各工程單位工程資料歸檔情況，管理處汛前檢查時(shí)，同時(shí)

27、進(jìn)行工程資料檔案管理的檢查。理處汛前檢查時(shí)，同時(shí)進(jìn)行工程資料檔案管理的檢查。第四節(jié)第四節(jié) 檔案驗(yàn)收檔案驗(yàn)收 1 檔案驗(yàn)收檔案驗(yàn)收水利基建項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收在工程竣工驗(yàn)收之前按江蘇省水利廳基本建水利基建項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收在工程竣工驗(yàn)收之前按江蘇省水利廳基本建設(shè)項(xiàng)目（工程設(shè)項(xiàng)目（工程)檔案資料管理規(guī)定的要求執(zhí)行。檔案資料管理規(guī)定的要求執(zhí)行。 1.1 工程基本資料、設(shè)備基本資料在工程興建、加固、改造等通過工程基本資料、設(shè)備基本資料在工程興建、加固、改造等通過工程竣工驗(yàn)收，由管理單位接收管理后進(jìn)行整理，并填寫相應(yīng)的表格。工程竣工驗(yàn)收，由管理單位接收管理后進(jìn)行整理，并填寫相應(yīng)的表格。整理完成后由工程管理單位負(fù)責(zé)

28、人進(jìn)行審查，待達(dá)到資料驗(yàn)收要求后，整理完成后由工程管理單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行審查，待達(dá)到資料驗(yàn)收要求后，由處相關(guān)科室參加驗(yàn)收。只要工程、設(shè)備或填寫的表格沒有新的變化，由處相關(guān)科室參加驗(yàn)收。只要工程、設(shè)備或填寫的表格沒有新的變化，就不需再進(jìn)行年驗(yàn)收。就不需再進(jìn)行年驗(yàn)收。 1.2 設(shè)備維修資料、試驗(yàn)資料、工程檢查資料驗(yàn)收，由工程管理單設(shè)備維修資料、試驗(yàn)資料、工程檢查資料驗(yàn)收，由工程管理單位負(fù)責(zé)人（或技術(shù)負(fù)責(zé)人位負(fù)責(zé)人（或技術(shù)負(fù)責(zé)人)進(jìn)行審查，保證資料達(dá)到驗(yàn)收要求，每年年底進(jìn)行審查，保證資料達(dá)到驗(yàn)收要求，每年年底由有關(guān)科室參加驗(yàn)收。由有關(guān)科室參加驗(yàn)收。 1.3 工程維修養(yǎng)護(hù)資料在每個(gè)項(xiàng)目工程竣工時(shí)，由管理所

29、進(jìn)行整理工程維修養(yǎng)護(hù)資料在每個(gè)項(xiàng)目工程竣工時(shí)，由管理所進(jìn)行整理裝訂。在竣工驗(yàn)收前將資料交管理處相關(guān)科室檢查驗(yàn)收，對(duì)工程資料達(dá)裝訂。在竣工驗(yàn)收前將資料交管理處相關(guān)科室檢查驗(yàn)收，對(duì)工程資料達(dá)不到驗(yàn)收要求的需限期整改，直至整改合格，方可進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收。不到驗(yàn)收要求的需限期整改，直至整改合格，方可進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收。凡工程資料不合格者，工程一律不得驗(yàn)收。凡工程資料不合格者，工程一律不得驗(yàn)收。工程竣工驗(yàn)收后，各管理所應(yīng)及時(shí)將工程資料歸檔。每年年底由相關(guān)科工程竣工驗(yàn)收后，各管理所應(yīng)及時(shí)將工程資料歸檔。每年年底由相關(guān)科室參加對(duì)當(dāng)年所有工程維修養(yǎng)護(hù)資料及存檔情況進(jìn)行全面驗(yàn)收。室參加對(duì)當(dāng)年所有工程維修養(yǎng)護(hù)資料及

30、存檔情況進(jìn)行全面驗(yàn)收。 1.4 工程運(yùn)用資料每月由工程管理單位負(fù)責(zé)人（或技術(shù)負(fù)責(zé)人工程運(yùn)用資料每月由工程管理單位負(fù)責(zé)人（或技術(shù)負(fù)責(zé)人)進(jìn)行進(jìn)行審查，年底由有關(guān)科室進(jìn)行驗(yàn)收。審查，年底由有關(guān)科室進(jìn)行驗(yàn)收。 1.5 工程觀測(cè)資料每年年底進(jìn)行資料整編，整編后及時(shí)存檔，由工程觀測(cè)資料每年年底進(jìn)行資料整編，整編后及時(shí)存檔，由相關(guān)科室進(jìn)行驗(yàn)收。相關(guān)科室進(jìn)行驗(yàn)收。 1.6 防洪、抗旱，消防，水政，科技教育及其他資料應(yīng)及時(shí)存檔，防洪、抗旱，消防，水政，科技教育及其他資料應(yīng)及時(shí)存檔，每年年底由相關(guān)科室進(jìn)行驗(yàn)收。每年年底由相關(guān)科室進(jìn)行驗(yàn)收。第五節(jié)第五節(jié) 檔案保管檔案保管 1 檔案室要求檔案室要求 1.1 檔案室要

31、求檔案庫房、閱覽室、辦公室三室分開。應(yīng)配備專用電檔案室要求檔案庫房、閱覽室、辦公室三室分開。應(yīng)配備專用電腦，實(shí)行電子化、信息化管理。檔案室應(yīng)建立建全檔案管理制度，檔案腦，實(shí)行電子化、信息化管理。檔案室應(yīng)建立建全檔案管理制度，檔案管理制度、檔案分類方案應(yīng)上墻。管理制度、檔案分類方案應(yīng)上墻。 1.2 檔案庫房，應(yīng)配備溫濕度計(jì)，安裝空調(diào)設(shè)備，以控制室內(nèi)的溫度檔案庫房，應(yīng)配備溫濕度計(jì)，安裝空調(diào)設(shè)備，以控制室內(nèi)的溫度（1424為宜，日溫度變化不超過為宜，日溫度變化不超過2)、濕度（相對(duì)濕度控制在、濕度（相對(duì)濕度控制在4560%)。室內(nèi)溫濕度宜定時(shí)測(cè)記，一般每天兩次，并根據(jù)溫濕度變化。室內(nèi)溫濕度宜定時(shí)測(cè)記

32、，一般每天兩次，并根據(jù)溫濕度變化進(jìn)行控制調(diào)節(jié)。進(jìn)行控制調(diào)節(jié)。 1.3 檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于10厘米，厘米，柜側(cè)間距不小于柜側(cè)間距不小于60厘米厘米)，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降濕。，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降濕。 1.4 新建房屋竣工后，應(yīng)經(jīng)新建房屋竣工后，應(yīng)經(jīng)612個(gè)月干燥方可作為檔案室，將檔案?jìng)€(gè)月干燥方可作為檔案室，將檔案入庫。入庫。 1.5 檔案庫房不宜采用自然光源，有外窗時(shí)應(yīng)有窗簾等遮陽措施。檔檔案庫房不宜采用自然光源，有外窗時(shí)應(yīng)有窗簾等遮陽措施。檔案庫房人工照明光源應(yīng)選用白熾燈或白熾燈

33、型節(jié)能燈，并罩以乳白色燈案庫房人工照明光源應(yīng)選用白熾燈或白熾燈型節(jié)能燈，并罩以乳白色燈罩。罩。 1.6 檔案庫房應(yīng)配備適合檔案用的消防器材，定期檢查電器線路，嚴(yán)檔案庫房應(yīng)配備適合檔案用的消防器材，定期檢查電器線路，嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品。禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品。 2 檔案保管要求檔案保管要求 2.1 檔案保管要求防霉、防蛀，定期進(jìn)行蟲霉檢查，發(fā)現(xiàn)蟲霉及時(shí)處檔案保管要求防霉、防蛀，定期進(jìn)行蟲霉檢查，發(fā)現(xiàn)蟲霉及時(shí)處理。檔案柜中應(yīng)放置檔案用除蟲驅(qū)蟲藥劑（樟腦理。檔案柜中應(yīng)放置檔案用除蟲驅(qū)蟲藥劑（樟腦)，并定期檢查藥劑（樟，并定期檢查藥劑（樟腦腦)消耗情況，發(fā)現(xiàn)藥劑消

34、耗殆盡應(yīng)及時(shí)更換藥劑，以保持驅(qū)蟲效果。消耗情況，發(fā)現(xiàn)藥劑消耗殆盡應(yīng)及時(shí)更換藥劑，以保持驅(qū)蟲效果。 2.2 檔案室應(yīng)建立健全檔案借閱制度，設(shè)置專門的借閱登記薄。一檔案室應(yīng)建立健全檔案借閱制度，設(shè)置專門的借閱登記薄。一般工程單位的檔案不對(duì)外借閱，本單位工作人員借閱時(shí)應(yīng)履行借閱手般工程單位的檔案不對(duì)外借閱，本單位工作人員借閱時(shí)應(yīng)履行借閱手續(xù)。借閱時(shí)間一般不應(yīng)超過十天，若需逾期借閱的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)。借閱時(shí)間一般不應(yīng)超過十天，若需逾期借閱的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理者有責(zé)任督促借閱者及時(shí)歸還借閱的檔案資料。檔案管理者有責(zé)任督促借閱者及時(shí)歸還借閱的檔案資料。 2.3 檔案室及庫房不應(yīng)放置其他與檔案無

35、關(guān)的雜物。檔案室及庫房檔案室及庫房不應(yīng)放置其他與檔案無關(guān)的雜物。檔案室及庫房鑰匙應(yīng)由檔案管理員保管。其他人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。需鑰匙應(yīng)由檔案管理員保管。其他人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。需借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)由檔案管理者（或在檔案管理員陪同下借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)由檔案管理者（或在檔案管理員陪同下)查找檔案查找檔案資料，借閱者不得自行查找檔案資料。資料，借閱者不得自行查找檔案資料。 2.4 過了保管期的檔案應(yīng)當(dāng)鑒定是否需要繼續(xù)保存。若需保存應(yīng)當(dāng)過了保管期的檔案應(yīng)當(dāng)鑒定是否需要繼續(xù)保存。若需保存應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限；若不需保存可列為待銷毀檔案。重新確定保管期限；若不需保存可列為待銷毀檔案。 2

36、.5 保管期限低于五年的工程檔案資料，工程管理單位可自行銷毀，保管期限低于五年的工程檔案資料，工程管理單位可自行銷毀，銷毀前應(yīng)填寫檔案銷毀清單，上報(bào)處工管科待批準(zhǔn)后方可銷毀。其他銷毀前應(yīng)填寫檔案銷毀清單，上報(bào)處工管科待批準(zhǔn)后方可銷毀。其他過期待銷毀的工程技術(shù)檔案應(yīng)移交處工程技術(shù)檔案室進(jìn)行檔案鑒定，過期待銷毀的工程技術(shù)檔案應(yīng)移交處工程技術(shù)檔案室進(jìn)行檔案鑒定，確認(rèn)需銷毀的檔案應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，交由領(lǐng)導(dǎo)和檔案內(nèi)容相關(guān)專確認(rèn)需銷毀的檔案應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，交由領(lǐng)導(dǎo)和檔案內(nèi)容相關(guān)專業(yè)的專家組成的檔案銷毀專家鑒定組進(jìn)行鑒定后集中銷毀。業(yè)的專家組成的檔案銷毀專家鑒定組進(jìn)行鑒定后集中銷毀。 2.6 對(duì)已更換

37、不用的舊設(shè)備的資料和工程更新改造后，工程單位已對(duì)已更換不用的舊設(shè)備的資料和工程更新改造后，工程單位已不使用的工程技術(shù)資料應(yīng)移交處工程科技檔案室保存，對(duì)于舊設(shè)備資不使用的工程技術(shù)資料應(yīng)移交處工程科技檔案室保存，對(duì)于舊設(shè)備資料的重復(fù)件，處工程科技檔案室可將其列入待銷毀檔案，經(jīng)鑒定后集料的重復(fù)件，處工程科技檔案室可將其列入待銷毀檔案，經(jīng)鑒定后集中銷毀。中銷毀。二、技術(shù)檔案管理制度二、技術(shù)檔案管理制度 第一節(jié)第一節(jié) 技術(shù)資料存檔制度技術(shù)資料存檔制度 1 凡加固改造、重大歲修項(xiàng)目、維修工程的資料，工程結(jié)束后一個(gè)凡加固改造、重大歲修項(xiàng)目、維修工程的資料，工程結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)整理成冊(cè)，交處資料室二份存檔，自存

38、一份。有必要保存的原始數(shù)月內(nèi)整理成冊(cè)，交處資料室二份存檔，自存一份。有必要保存的原始數(shù)據(jù)記錄整理后裝訂成冊(cè)，原件交處資料室存檔，復(fù)印件存于本單位。據(jù)記錄整理后裝訂成冊(cè)，原件交處資料室存檔，復(fù)印件存于本單位。 2 凡大修項(xiàng)目在工程完工后將施工時(shí)間、批準(zhǔn)經(jīng)費(fèi)、完成經(jīng)費(fèi)、大凡大修項(xiàng)目在工程完工后將施工時(shí)間、批準(zhǔn)經(jīng)費(fèi)、完成經(jīng)費(fèi)、大宗材料、完成工程量等填寫在宗材料、完成工程量等填寫在“大修報(bào)告書大修報(bào)告書”中，交處資料室一份，自中，交處資料室一份，自存一份。存一份。 3 每年工程觀測(cè)整編資料（含機(jī)組運(yùn)行情況）交處資料室一份，自每年工程觀測(cè)整編資料（含機(jī)組運(yùn)行情況）交處資料室一份，自存一份。各觀測(cè)項(xiàng)目原始

39、記錄交處資料室保存。存一份。各觀測(cè)項(xiàng)目原始記錄交處資料室保存。 4 設(shè)備技術(shù)資料為設(shè)備的隨機(jī)資料，檢修資料、試驗(yàn)資料、設(shè)備檢設(shè)備技術(shù)資料為設(shè)備的隨機(jī)資料，檢修資料、試驗(yàn)資料、設(shè)備檢修記錄，蓄電池充放電記錄等應(yīng)在工作結(jié)束后由技術(shù)人員認(rèn)真整理，編修記錄，蓄電池充放電記錄等應(yīng)在工作結(jié)束后由技術(shù)人員認(rèn)真整理，編寫總結(jié)，及時(shí)歸檔。運(yùn)行值班記錄、交接班記錄等必須在下月月初整理，寫總結(jié)，及時(shí)歸檔。運(yùn)行值班記錄、交接班記錄等必須在下月月初整理，裝訂成冊(cè)。年底將本年度所有的試驗(yàn)記錄、運(yùn)行記錄、檢修記錄等裝訂裝訂成冊(cè)。年底將本年度所有的試驗(yàn)記錄、運(yùn)行記錄、檢修記錄等裝訂成冊(cè)，保證資料的完整性、正確性、規(guī)范性。成冊(cè)

40、，保證資料的完整性、正確性、規(guī)范性。 第二節(jié)第二節(jié) 技術(shù)檔案管理制度技術(shù)檔案管理制度 1 技術(shù)資料應(yīng)分類、裝訂成冊(cè)，按規(guī)定編號(hào)，存放在專用的資料技術(shù)資料應(yīng)分類、裝訂成冊(cè)，按規(guī)定編號(hào)，存放在專用的資料柜內(nèi)；資料柜應(yīng)置于通風(fēng)干燥處，并做好防潮、防腐蝕、防霉、防蟲柜內(nèi)；資料柜應(yīng)置于通風(fēng)干燥處，并做好防潮、防腐蝕、防霉、防蟲和防污染，同時(shí)應(yīng)有防火、防盜等設(shè)施。和防污染，同時(shí)應(yīng)有防火、防盜等設(shè)施。 2 工程基本資料永久保存；規(guī)程規(guī)范可保存現(xiàn)行的、其他資料應(yīng)工程基本資料永久保存；規(guī)程規(guī)范可保存現(xiàn)行的、其他資料應(yīng)長期保存。長期保存。 3 已過保管期的資料檔案，必須經(jīng)過主管部門領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)技術(shù)人已過保管期的資料

41、檔案，必須經(jīng)過主管部門領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)技術(shù)人員和本單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員共同審查鑒定，確認(rèn)可銷毀的，造冊(cè)簽員和本單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員共同審查鑒定，確認(rèn)可銷毀的，造冊(cè)簽字，指定專人銷毀。字，指定專人銷毀。 4 技術(shù)檔案應(yīng)專人管理，人員變動(dòng)時(shí)應(yīng)按目錄移交資料，并在清技術(shù)檔案應(yīng)專人管理，人員變動(dòng)時(shí)應(yīng)按目錄移交資料，并在清單上簽字，同時(shí)得到單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，不得隨意帶走或散失。單上簽字，同時(shí)得到單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，不得隨意帶走或散失。 第三節(jié)第三節(jié) 技術(shù)檔案查閱制度技術(shù)檔案查閱制度 1 單位技術(shù)檔案資料一般不對(duì)外，外單位一律到處資料室查閱。單位技術(shù)檔案資料一般不對(duì)外，外單位一律到處資料室查閱。 2 本單位、本處有關(guān)人員

42、需查閱時(shí)，須在本單位辦公室內(nèi)查閱。本單位、本處有關(guān)人員需查閱時(shí)，須在本單位辦公室內(nèi)查閱。 3 查、借閱檔案者，必須愛護(hù)檔案，保證檔案完好無損，嚴(yán)禁撕查、借閱檔案者，必須愛護(hù)檔案，保證檔案完好無損，嚴(yán)禁撕毀、拆卷、劃線、畫圈、涂改、剪頁、水濕、煙燒等。毀、拆卷、劃線、畫圈、涂改、剪頁、水濕、煙燒等。 4 遵守保密規(guī)則，所查、借閱的檔案材料，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，遵守保密規(guī)則，所查、借閱的檔案材料，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，不準(zhǔn)復(fù)制和對(duì)外公布。不準(zhǔn)復(fù)制和對(duì)外公布。 5 檔案一般不外借，確需借出利用，應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理借檔案一般不外借，確需借出利用，應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理借閱手續(xù)后，方可借出，但必須按期如數(shù)

43、歸還。閱手續(xù)后，方可借出，但必須按期如數(shù)歸還。 6 凡查、借閱檔案資料，均應(yīng)登記清楚，并記錄存檔。凡查、借閱檔案資料，均應(yīng)登記清楚，并記錄存檔。 第四節(jié)第四節(jié) 技術(shù)檔案復(fù)制制度技術(shù)檔案復(fù)制制度 1本單位職工因工作需要復(fù)制一般文件材料時(shí)要經(jīng)檔案室審批；本本單位職工因工作需要復(fù)制一般文件材料時(shí)要經(jīng)檔案室審批；本單位職工復(fù)制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同單位職工復(fù)制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意；復(fù)制機(jī)密檔案材料須經(jīng)所檔案員和分管檔案工作的所領(lǐng)導(dǎo)審批后意；復(fù)制機(jī)密檔案材料須經(jīng)所檔案員和分管檔案工作的所領(lǐng)導(dǎo)審批后方可復(fù)制。方可復(fù)制。 2外單位一般不予復(fù)制，確因工作

44、需要應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案員外單位一般不予復(fù)制，確因工作需要應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案員同意方可復(fù)制。同意方可復(fù)制。 3 復(fù)制后要及時(shí)進(jìn)行登記。復(fù)制后要及時(shí)進(jìn)行登記。第五節(jié)第五節(jié) 技術(shù)檔案統(tǒng)計(jì)制度技術(shù)檔案統(tǒng)計(jì)制度 1檔案統(tǒng)計(jì)工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對(duì)象，以表格、數(shù)檔案統(tǒng)計(jì)工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對(duì)象，以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。律性的工作。 2統(tǒng)計(jì)作用。檔案統(tǒng)計(jì)工作，為制定檔案工作的方針、政策，編統(tǒng)計(jì)作用。檔案統(tǒng)計(jì)工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開展

45、檔案科學(xué)研究，進(jìn)行定性分析與定量分析，制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開展檔案科學(xué)研究，進(jìn)行定性分析與定量分析，提供科學(xué)的依據(jù)。提供科學(xué)的依據(jù)。 3統(tǒng)計(jì)內(nèi)容。對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀統(tǒng)計(jì)內(nèi)容。對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機(jī)構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計(jì)和其他專況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機(jī)構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計(jì)和其他專門統(tǒng)計(jì)。門統(tǒng)計(jì)。 4統(tǒng)計(jì)任務(wù)。對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)任務(wù)。對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析、提供資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。分析、提供資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。 5統(tǒng)計(jì)對(duì)象。對(duì)檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)和檔案

46、事業(yè)的組織統(tǒng)計(jì)對(duì)象。對(duì)檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計(jì)。與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計(jì)。 6統(tǒng)計(jì)方法。檔案統(tǒng)計(jì)工作，必須把零星的個(gè)別的原始資料，進(jìn)統(tǒng)計(jì)方法。檔案統(tǒng)計(jì)工作，必須把零星的個(gè)別的原始資料，進(jìn)行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進(jìn)行分析和研究，行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進(jìn)行分析和研究，總結(jié)出典型性的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以提高檔案的科學(xué)管理水平。總結(jié)出典型性的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以提高檔案的科學(xué)管理水平。 7按期統(tǒng)計(jì)。平時(shí)必須積極收集資料，做好單項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)；半年必按期統(tǒng)計(jì)。平時(shí)必須積極收集資料，做好單項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)；半年必須做好各項(xiàng)工作的初步統(tǒng)計(jì)；年終必須進(jìn)行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)。

47、須做好各項(xiàng)工作的初步統(tǒng)計(jì)；年終必須進(jìn)行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)。 8資料室專人統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)人員，熟悉統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)；掌握統(tǒng)計(jì)資料，資料室專人統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)人員，熟悉統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)；掌握統(tǒng)計(jì)資料，數(shù)字統(tǒng)計(jì)連貫；準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)數(shù)字，按時(shí)統(tǒng)計(jì)上報(bào)。數(shù)字統(tǒng)計(jì)連貫；準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)數(shù)字，按時(shí)統(tǒng)計(jì)上報(bào)。 第六節(jié)第六節(jié) 技術(shù)檔案銷毀制度技術(shù)檔案銷毀制度 1檔案的銷毀，是指對(duì)沒有保存價(jià)值的不歸檔文件和保管期限已檔案的銷毀，是指對(duì)沒有保存價(jià)值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。滿無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。 2檔案銷毀，必須按照國家規(guī)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進(jìn)行鑒定。檔案銷毀，必須按照國家規(guī)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進(jìn)行鑒定。 3

48、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報(bào)告，經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報(bào)告，列出檔案銷毀清冊(cè)。列出檔案銷毀清冊(cè)。 4檔案銷毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)。檔案銷毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)。 5批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)及時(shí)焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)及時(shí)焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊(cè)上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。鑒銷人要在銷毀清冊(cè)上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。 6檔案的銷毀，必須在相應(yīng)的案卷目錄、檔案總登記簿檔案的銷毀，必須在相應(yīng)的案卷目錄、檔案總登記簿和案卷目錄登記簿上注明和案卷目錄登記簿上注明“已銷毀已銷毀”

49、。第七節(jié)第七節(jié) 檔案工作崗位責(zé)任制檔案工作崗位責(zé)任制 1分管檔案工作的所領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)分管檔案工作的所領(lǐng)導(dǎo)職責(zé) 1.1 組織全所性的宣傳、貫徹、執(zhí)行中華人民共和國檔案法和組織全所性的宣傳、貫徹、執(zhí)行中華人民共和國檔案法和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。 1.2 加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體發(fā)展計(jì)劃，列入加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體發(fā)展計(jì)劃，列入議事日程，督促分管部門按上級(jí)和檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。議事日程，督促分管部門按上級(jí)和檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。 1.3 關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財(cái)力上關(guān)心檔案工作

50、和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財(cái)力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與所內(nèi)各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。案工作與所內(nèi)各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。 2分管檔案工作的部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)分管檔案工作的部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé) 2.1配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專（兼）職檔案人員，并保持相配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專（兼）職檔案人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。對(duì)穩(wěn)定。 2.2將檔案工作納入本部門的議事日程（每半年研究一次檔案工將檔案工作納入本部門的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。作），幫助專（兼）職檔案人員

51、解決工作中的實(shí)際困難。 2.3組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行所內(nèi)檔案工作的規(guī)章制度。組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行所內(nèi)檔案工作的規(guī)章制度。 2.4疏通渠道，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類文件材料的疏通渠道，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作 。 2.5協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作。檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作。 2.6負(fù)責(zé)檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。負(fù)責(zé)檢查本單位專（兼）職

52、檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。 3專（兼）職檔案人員職責(zé)專（兼）職檔案人員職責(zé) 3.1熟悉所藏檔案資料的情況，主動(dòng)了解本單位各項(xiàng)工作對(duì)檔案資熟悉所藏檔案資料的情況，主動(dòng)了解本單位各項(xiàng)工作對(duì)檔案資料的需要，積極做好提供利用工作。料的需要，積極做好提供利用工作。 3.2努力鉆研檔案管理和科技專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理水平，更好努力鉆研檔案管理和科技專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理水平，更好地為工程管理服務(wù)。地為工程管理服務(wù)。 3.3承辦鑒定技術(shù)檔案和銷毀已過保管期限的技術(shù)檔案的具體工作。承辦鑒定技術(shù)檔案和銷毀已過保管期限的技術(shù)檔案的具體工作。 3.4編制必要的檔案檢索工具和參考資料，注意收集、宣傳利用技編制必要

53、的檔案檢索工具和參考資料，注意收集、宣傳利用技術(shù)檔案、資料的效果。術(shù)檔案、資料的效果。 3.5對(duì)設(shè)施、設(shè)備的設(shè)計(jì)、竣工資料、圖紙等進(jìn)行分類整理。對(duì)設(shè)施、設(shè)備的設(shè)計(jì)、竣工資料、圖紙等進(jìn)行分類整理。 3.6負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本單位的技術(shù)檔案；推行部門立負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本單位的技術(shù)檔案；推行部門立卷工作，整理需要?dú)w檔的技術(shù)文件材料和確定保管期限。卷工作，整理需要?dú)w檔的技術(shù)文件材料和確定保管期限。 3.7逐步實(shí)現(xiàn)技術(shù)資料的微機(jī)化管理。逐步實(shí)現(xiàn)技術(shù)資料的微機(jī)化管理。 3.8編制必要的檔案檢索工具和參考資料，注意收集宣傳利用技術(shù)編制必要的檔案檢索工具和參考資料，注意收集宣傳利用技術(shù)檔案資

54、料的效果。檔案資料的效果。 3.9協(xié)助其他技術(shù)干部搞好汛前、汛后的檢查、觀測(cè)及資料整編、協(xié)助其他技術(shù)干部搞好汛前、汛后的檢查、觀測(cè)及資料整編、歸檔工作；對(duì)所有報(bào)告、報(bào)表及運(yùn)行、檢修、水情等資料進(jìn)行搜集整歸檔工作；對(duì)所有報(bào)告、報(bào)表及運(yùn)行、檢修、水情等資料進(jìn)行搜集整理，并登記入冊(cè)。理，并登記入冊(cè)。 3.10負(fù)責(zé)設(shè)備臺(tái)帳的錄入、整理和管理工作。負(fù)責(zé)設(shè)備臺(tái)帳的錄入、整理和管理工作。 3.11做好資料借閱的登記工作，借閱資料歸還時(shí)做好詳細(xì)的檢查做好資料借閱的登記工作，借閱資料歸還時(shí)做好詳細(xì)的檢查工作。工作。 3.12充分利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)資源，逐步實(shí)現(xiàn)資料區(qū)域共享。充分利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)資源，逐步實(shí)現(xiàn)資料區(qū)域共

55、享。 3.13服從工作安排，按時(shí)完成部門領(lǐng)導(dǎo)分配的其它工作。服從工作安排，按時(shí)完成部門領(lǐng)導(dǎo)分配的其它工作。三、技術(shù)檔案保管期限三、技術(shù)檔案保管期限序號(hào)序號(hào)應(yīng)歸檔材料內(nèi)容應(yīng)歸檔材料內(nèi)容保管期限保管期限1 1工程原建資料工程原建資料永久永久2 2工程管理資料工程管理資料2.12.1規(guī)范、規(guī)程規(guī)范、規(guī)程2.1.1水法等相關(guān)法規(guī)永久2.1.2制度匯編長期2.1.3安全工作規(guī)程長期2.1.4運(yùn)行規(guī)程長期2.1.5技術(shù)管理實(shí)施細(xì)則長期2.1.6泵站設(shè)計(jì)、安裝、管理規(guī)范長期2.1.7其他相關(guān)規(guī)程、規(guī)范、細(xì)則、辦法、設(shè)計(jì)手冊(cè)、定額等長期2.22.2工程基本資料工程基本資料2.2.1工程基本情況資料長期2.2.

56、2工程大事記長期2.2.3工程運(yùn)行統(tǒng)計(jì)資料長期2.32.3設(shè)備基本資料設(shè)備基本資料2.3.1工程設(shè)備評(píng)級(jí)資料長期2.3.2特種設(shè)備資料長期序號(hào)序號(hào)應(yīng)歸檔材料內(nèi)容應(yīng)歸檔材料內(nèi)容保管期限保管期限2.3.3消防器材資料短期2.42.4設(shè)備試驗(yàn)設(shè)備試驗(yàn)2.4.1高壓試驗(yàn)短期2.4.2繼電保護(hù)短期2.4.3儀表校驗(yàn)短期2.4.4可控硅試驗(yàn)短期2.4.5油化驗(yàn)短期2.4.6安全用具短期2.4.7接地電阻短期2.4.8蓄電池充放電記錄短期2.52.5工程運(yùn)行工程運(yùn)行2.5.1工作票短期2.5.2操作票短期2.5.3值班記錄長期2.5.4運(yùn)行記錄長期2.5.5工程調(diào)度記錄長期2.5.6機(jī)組試運(yùn)行記錄永久序號(hào)序

57、號(hào)應(yīng)歸檔材料內(nèi)容應(yīng)歸檔材料內(nèi)容保管期限保管期限2.62.6工程維修養(yǎng)護(hù)工程維修養(yǎng)護(hù)2.6.1工程維修養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目計(jì)劃永久2.6.2上級(jí)審批下達(dá)的工程維修項(xiàng)目文件永久2.6.3工程歲修、急辦、養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目管理卡永久2.6.4工程設(shè)計(jì)書及概算永久2.6.5設(shè)計(jì)圖、施工設(shè)計(jì)等永久2.6.6招投標(biāo)資料、設(shè)備比價(jià)資料永久2.6.7設(shè)備購置、安裝、施工合同長期2.6.8工程質(zhì)量檢查驗(yàn)收記錄長期2.6.9施工支付證書長期2.6.10施工結(jié)算、決算永久2.6.11竣工圖紙永久2.6.12財(cái)務(wù)設(shè)計(jì)報(bào)告永久2.6.13竣工驗(yàn)收紀(jì)要永久2.72.7工程檢查工程檢查2.7.1定期檢查報(bào)告、記錄（汛前、汛后）永久2.7.2經(jīng)常

58、性檢查記錄長期2.7.3水下檢查報(bào)告、記錄永久2.7.4特別檢查、安全檢測(cè)報(bào)告永久序號(hào)序號(hào)應(yīng)歸檔材料內(nèi)容應(yīng)歸檔材料內(nèi)容保管期限保管期限2.82.8工程觀測(cè)工程觀測(cè)2.8.1垂直位移觀測(cè)原始記錄永久2.8.2伸縮縫觀測(cè)原始記錄永久2.8.3引河河床斷面觀測(cè)原始記錄永久2.8.4揚(yáng)壓力觀測(cè)原始記錄永久2.8.5觀測(cè)資料匯編永久2.8.6本單位地形圖永久2.92.9防汛、抗旱、調(diào)水防汛、抗旱、調(diào)水2.9.1上級(jí)部門對(duì)防洪、抗旱、調(diào)水的指示、通知、通報(bào)等長期2.9.2防汛預(yù)案長期2.9.3防洪、抗旱、調(diào)水上報(bào)材料長期2.9.4防洪、抗旱、調(diào)水總結(jié)等長期2.9.5防汛物資及備品件臺(tái)帳長期2.102.10

59、消防、安全消防、安全2.10.1上級(jí)部門對(duì)安全方面的指示、通知、通報(bào)等長期2.10.2反事故預(yù)案長期2.10.3消防器材資料長期2.10.4安全、消防學(xué)習(xí)、預(yù)案演練等資料長期序號(hào)序號(hào)應(yīng)歸檔材料內(nèi)容應(yīng)歸檔材料內(nèi)容保管期限保管期限2.10.5安全臺(tái)帳長期2.10.6行車、壓力容器安全檢測(cè)報(bào)告長期2.10.7安全生產(chǎn)月報(bào)表長期2.10.8安全責(zé)任狀長期2.112.11水政水政2.11.1上級(jí)部門相關(guān)文件永久2.11.2管理范圍國有土地使用證永久2.11.3管理范圍地形圖、確權(quán)劃界文件、圖紙永久2.11.4水政宣傳、巡視檢查記錄等長期2.122.12職工教育培訓(xùn)及相關(guān)資料職工教育培訓(xùn)及相關(guān)資料2.12

60、.1職工教育臺(tái)帳長期2.12.2“每月一試”及“每年一考”資料短期2.132.13其他其他2.13.1會(huì)議記錄長期2.13.2工作計(jì)劃及總結(jié)長期2.13.3工程月報(bào)長期2.13.4管理所大事記長期序號(hào)序號(hào)應(yīng)歸檔材料內(nèi)容應(yīng)歸檔材料內(nèi)容保管期限保管期限2.13.5各類來往文件、傳真、通知等長期2.13.6職工考勤短期2.13.7年度考核材料長期四、文件材料歸檔范圍和文書檔案保管四、文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定期限規(guī)定 1 文件材料歸檔范圍文件材料歸檔范圍 1.1反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位工作具反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位工作具有利用價(jià)值的文件材料