商務禮儀教程第四版第四章

1、第三章第三章會務禮儀規(guī)范會務禮儀規(guī)范目目 錄錄一、洽談會禮儀一、洽談會禮儀 二、發(fā)布會禮儀二、發(fā)布會禮儀 三、展覽會禮儀三、展覽會禮儀 四、贊助會禮儀四、贊助會禮儀 五、茶話會禮儀五、茶話會禮儀 前言o 會議，又稱集會或聚會。在現(xiàn)代社會里，它是人們從事各類有組織的活動的一種重要方式。在一般情況下，會議是指有領導、有組織地使人們聚集在一起，對某些議題進行商議或討論的集會。o 行政型會議o 業(yè)務型會議o 群體型會議o 社交型會議一、洽談會禮儀o 洽談會又叫磋商會、談判會，是指有關各方代表充分闡述己方的各種設想，聽取他方的不同意見，并通過詳細陳述己方的理由，反復同對方交換看法或作出某種讓步，消除相互

2、間的距離，最后各方取得一致，達成協(xié)議。 （一）洽談的籌劃o 在現(xiàn)實生活中，洽談的具體形式可謂多種多樣。不論商界人士所面對的是何種形式的洽談，都有必要為此而充分做好準備，以求有備無患。o 商界人士在為進行洽談而著手準備時，重點要在技術性準備和禮儀性準備技術性準備和禮儀性準備兩方面精益求精。o1 1、人員配備、人員配備 o洽談班子中要有精通業(yè)務，有經(jīng)濟、法律頭腦，能拍板成交的主談人員，也要有懂業(yè)務、懂技術的人員和有洽談經(jīng)驗的翻譯人員，一般以私人為宜。一個精干的，具備T型知識結(jié)構(gòu)而又注重儀表、談吐自如、舉止得體的洽談班子，不僅會給洽談創(chuàng)造有利條件，同時也是對對方的尊重。 o2 2、信息準備、信息準備

3、 o要作好市場調(diào)研，了解對方的業(yè)務情況，對對方參與洽談人員的基本情況，每個人的談判風格、對己方的態(tài)度等要了如指掌，以便指定相應的策略。 o3 3、議程準備、議程準備 o洽談議程是決定洽談效率高低的重要一環(huán)，每次洽談，談什么，何時談，何地談，如何談，達到什么目的，事前都要有周密安排，以免在禮儀上有不周之處。 （二）洽談的方針o 禮敬對手o 依法辦事o 平等協(xié)商o 求同存異o 互利互惠o 人事分開 商務洽談的基本程序o 1.迎接o 2.入座o 3.寒暄o 4.會談o 5.送客二、發(fā)布會禮儀o 新聞發(fā)布會，簡稱發(fā)布會，有時亦稱記者招待會。它是一種主動傳播各類有關的信息，謀求新聞界對某一社會組織或某一

4、活動、事件進行客觀而公正的報道的有效的溝通方式。o 新聞發(fā)布會就是以發(fā)布新聞為主要內(nèi)容的會議。o 發(fā)布會禮儀，一般指的就是有關舉行新聞發(fā)布會的禮儀規(guī)范。對商界而言，發(fā)布會禮儀至少應當包括會議的籌備、媒體的邀請、現(xiàn)會議的籌備、媒體的邀請、現(xiàn)場的應酬、善后的事宜場的應酬、善后的事宜四方面的內(nèi)容。（一）會議的籌備o 籌備新聞發(fā)布會，所要做的準備工作甚多。其中最重要的，是要做好主題確定、時空的選擇、人員的安排、材料的準備等項具體工作。新聞發(fā)布會禮儀須知新聞發(fā)布會禮儀須知o主題先行主題先行o時間選擇時間選擇o地點選擇地點選擇o人員選擇人員選擇o材料準備材料準備 國務院新聞辦例行新聞發(fā)布國務院新聞辦例行新

5、聞發(fā)布會會（二）媒體的邀請o 新聞發(fā)布會上，主辦單位的交往對象自然以新聞界人士為主。在事先考慮邀請新聞界人士時，必須有所選擇、有所側(cè)重。o 應否邀請新聞界人士參加o 邀請哪些方面的新聞界人士參加o 如何協(xié)調(diào)主辦單位與新聞界人士的相互關系信息發(fā)布會的禮儀要求o 1.信息發(fā)布會的時機與時間的確定n （1）新聞發(fā)布會的時間選擇n （2）被邀請人員的及時到會o 2.媒體和來賓的邀請o 3.主持人與發(fā)言人的注意事項n （1）思維敏捷n （2）配合默契n （3）用詞準確（三）現(xiàn)場的應酬o 外表的修飾o 相互的配合o 講話的分寸 信息發(fā)布會的基本程序o 1.簽到o 2.分發(fā)會議資料o 3.宣布會議開始o 4

6、.發(fā)言人講話o 5.回答記者提問o 6.接受重點采訪（四）善后的事宜o 新聞發(fā)布會舉行完畢之后，主辦單位需在一定的時間之內(nèi)對其進行一次認真的評估善后工作。一般而言，需要認真處理的事情一共有如下三項： 了解新聞界的反應 整理保存會議資料 酌情采取補救措施三、展覽會禮儀o 所謂展覽會展覽會，對商界而言，特指有關方面為了介紹本單位的業(yè)績，展示本單位的成果，推銷本單位的產(chǎn)品、技術或?qū)＠?，而以集中陳列實物、模型、文字、圖表、影像資料供人參觀了解的形式，所組織的宣傳性聚會。o 有時，人們也將其簡稱為展覽，或稱之為展示、推廣。展覽會的特點 1）形象的傳播方式 展覽會是一種非常直觀、形象、生動的傳播方式。展覽

7、會通常以只能出的事物為主，并進行現(xiàn)場示范表演，如在產(chǎn)品展覽會上，有專人講解和師范產(chǎn)品的使用方法。 2）極好的溝通機會 3）多種傳媒的運用（一）展覽會的分類o 站在不同的角度上來看待展覽會，往往可以對其進行不同標準的劃分。按照商界目前所通行的會務禮儀規(guī)范，劃分展覽會不同類型的主要標準。展覽會的目的展覽品的種類展覽會的規(guī)模參展者的區(qū)域展覽會的場地展覽會的時間（二）展覽會的組織o 根據(jù)慣例，展覽會的組織者需要重點進行的具體工作，主要包括參展單位的確定、展覽內(nèi)容的宣傳、展示位置的分配、安全保衛(wèi)的事項、輔助服務的項目，等等。 展覽會的基本程序o 1.確定展覽會的主題o 2.選擇參展單位o 3.分配展臺位

8、置o 4.準備展覽會的宣傳材料、輔助設備及相關服務o 5.培訓工作人員o 6.成立專門的新聞發(fā)布機構(gòu)o 7.做好安全保衛(wèi)工作o 8.精心準備紀念禮品（三）展覽會的參加o 1.維護整體形象n （1）展品的形象n （2）工作人員的形象o 2.注意待人禮節(jié)o 3.講究解說技巧四、贊助會禮儀o 贊助贊助是指組織對某一社會事業(yè)、事件無償?shù)亟o予捐贈和資助，從而擴大組織的知名度與美譽度，樹立美好形象的活動。贊助贊助會會是某項贊助舉行時采用的具體形式。 o （一）贊助的意義n 1、提高組織知名度n 2、提高組織的美譽度n 3、履行組織的社會責任o （二）贊助的類型n 1、贊助體育事業(yè)n 2、贊助文化活動n 3

9、、贊助教育事業(yè)n 4、贊助社會福利事業(yè)（一）贊助的類型o 助的類型，在此指的是贊助的具體形式。贊助的類型選擇得當與否，大都對贊助的效果直接產(chǎn)生著影響。o 根據(jù)不同的標準，贊助的類型可有各種不同的劃分。其中最為常見的贊助類型有如下兩種： 依據(jù)贊助的項目所劃分的贊助類型依據(jù)贊助的項目所劃分的贊助類型 依據(jù)贊助物所劃分的贊助類型依據(jù)贊助物所劃分的贊助類型（二）操作的步驟o 贊助操作的步驟，指的是贊助活動運作過程之中的各個主要環(huán)節(jié)。任何一家商界單位意欲進行贊助活動時，均須按部就班地依照相應的步驟來進行認真的運作。 前期性研究前期性研究 贊助的計劃贊助的計劃 項目的審核項目的審核 承諾的兌現(xiàn)承諾的兌現(xiàn)（

10、三）會務的安排o 在贊助活動正式實施之際，往往需要正式舉行一次聚會，將有關的事宜公告于社會。這種以贊助為主題的聚會，在贊助活動中，尤其是大型的贊助中大都必不可少。有時，人們亦稱之為贊助儀式贊助儀式。o 它主要是為了向全社會公告贊助活動正式啟動，是贊助活動中作用巨大的一項重要環(huán)節(jié)。 1）場地的布置 2）人員的選擇 3）會議的議程 A.宣布會議開始。 B.奏國歌。 C.贊助單位正式實施贊助。 D.雙方代表分別發(fā)言。 E.來賓代表發(fā)言（四）活動的評估o 對贊助活動所進行的評估，實際上主要是指在對贊助活動進行綜合分析和系統(tǒng)總結(jié)之后，對其社會效果所進行的科學評價與分析。o 進行贊助活動的評估工作，一般應

11、由贊助單位的公關部牽頭負責。有時，亦可由專司此事的班子主持此事。五、茶話會禮儀o 所謂茶話會，在商界主要是指意在聯(lián)絡老朋友、結(jié)交新朋友的，具有對外聯(lián)絡和進行招待性質(zhì)的社交性集會。o 茶話會禮儀，在商務禮儀之中特指有關商界單位召開茶話會時所應遵守的禮儀規(guī)范。其具體內(nèi)容主要涉及會議的主題、來賓的確定會議的主題、來賓的確定、時空的選擇、座次的安排、茶點的準備、時空的選擇、座次的安排、茶點的準備、會議的議程、現(xiàn)場的發(fā)言會議的議程、現(xiàn)場的發(fā)言等幾個方面。o 茶話會的主題，特指茶話會的中心議題。在一般情況下，商界所召開的茶話會，其主題大致可分為如下三類：（）以聯(lián)誼為主題（）以娛樂為主題（）以專題為主題（二

12、）來賓的確定o 話會的與會者，除主辦單位的會務人員之外，即為來賓。邀請哪些方面的人士參加茶話會，往往與其主題存在著直接的因果關系。o 本單位的人士本單位的人士o 本單位的顧問本單位的顧問o 社會上的賢達社會上的賢達o 合作中的伙伴合作中的伙伴o 各方面的人士各方面的人士（三）時空的選擇o 一次茶話會要取得成功，其時間、空間的具體選擇，都是主辦單位必須認真對待的事情。o 舉辦的時間o 舉辦的空間（四）座次的安排o 同其他正式的工作會、報告會、紀念會、慶祝會、表彰會、代表會相比，茶話會的座次安排具有自身的鮮明特點。從總體上來講，在安排茶話會與會者的具體座次時，必須使之與茶話會的主題相適應，而絕對不

13、應當令二者相互抵觸。o 根據(jù)約定俗成的慣例，目前在安排茶話會與會者的具體座次時，主要采取以下四種辦法： 環(huán)繞式環(huán)繞式 散座式散座式 圓桌式圓桌式 主席式主席式（五）茶點的準備o 商務禮儀規(guī)定：在茶話會上為與會者所提供的茶點，應當被定位為配角。1 1、茶葉的種類、茶葉的種類綠茶，紅茶，烏龍茶，白茶，黑茶。 2 2、飲茶的禮儀、飲茶的禮儀共分十個步驟：（1）嗅茶，主要向客人介紹茶葉品種、特點、風味、客人傳遞嗅賞。（2）裝茶，用茶匙裝，切勿用手抓。（3）潤茶。（4）沖泡。（5）澆壺。（6）溫杯。（7）運茶，茶泡好后，將茶壺提起在茶船邊巡行數(shù)周，以免壺底水珠滴入茶盅變味。（8）倒茶，將茶盅一字排開，來

14、回沖注，以免濃淡不均。（9）敬茶。（10）品茶。（六）會議的議程o 主持人宣布茶話會正式開始o 主辦單位的主要負責人講話o 與會者自由發(fā)言o 主持人略作總結(jié)（七）現(xiàn)場的發(fā)言o 根據(jù)會務禮儀的規(guī)范，茶話會的現(xiàn)場發(fā)言要想真正取得成功，重點在于主持、人的引導得法和與會者的發(fā)言得體。o 在茶話會上，主持人所起的作用往往不止于掌握、主持會議，更重要的，是要求他能夠在現(xiàn)場審時度勢地引導與會者的發(fā)言，并且有力地控制會議的全局。o 與會者在茶話會上發(fā)言時，表現(xiàn)必須得體得體。思考題o商務會議在商務交往中主要發(fā)揮哪些方面的作用？（p149）o準備商務洽談時應遵守哪幾項基本原則？（p151）o什么是洽談過程的“七部曲”？（p150）o在舉行雙邊洽談會時，座次應當如何排列？（p153-154）o什么是商務洽談的基本方針？（p154-158）o發(fā)布會通常應當以何為主題？（p158）o舉辦發(fā)布會時，一般應當準備哪些方面的主要材料？（p158-16