2015版質(zhì)量管理體系文件與記錄管理程序

1、北京市 xxxxxxxx 制品文件編號(hào)XXX-QEP01-26:頁(yè)碼保密區(qū)分普通文件文件名稱程序文件生效日期i 2016-04-01 i 版本ij TV TV H Tl! n I!制定部門|管理者代表類別 總綱XXX-QEP-08.文件與記錄管理程序目的對(duì)質(zhì)量環(huán)境管理體系文件進(jìn)行控制，確保在使用場(chǎng)所均能得到適用文件的有效 版本。加強(qiáng)對(duì)記錄的控制，以提供符合要求和質(zhì)量環(huán)境管理體系有效運(yùn)行的證 據(jù)。適用的范圍適用于本公司對(duì)質(zhì)量環(huán)境管理體系所使用的文件和記錄的控制。3.0定義：無(wú)職責(zé)行政部是本程序的編制、修改并實(shí)施歸口管理的部門；品管部負(fù)責(zé)技術(shù)文件的管理。各部門均是本程序的配合并實(shí)施的單位。最高管理

2、者總經(jīng)理負(fù)責(zé)管理質(zhì)量環(huán)境管理手冊(cè)批準(zhǔn)。管理者代表負(fù)責(zé)審核管理手冊(cè)和批準(zhǔn)程序文件。工作程序文件概念文件是指信息及其承載媒體。媒體的形式可以是紙張、電腦磁盤、光盤、照片、標(biāo)準(zhǔn)樣品或其他電子媒體及其組合等。質(zhì)量與環(huán)境管理體系文件是質(zhì)量與環(huán)境管理體系運(yùn)行的依據(jù)，可以起到溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)的作用。本公司的質(zhì)量與環(huán)境管理體系文件的范圍包括：- -形成文件的質(zhì)量與環(huán)境方針和目標(biāo)；- -管理手冊(cè)；- -為了貫徹ISO9001/14001標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的流程性文件和記錄；- -確保對(duì)過(guò)程的有效策劃、運(yùn)行和控制所需要的文件和記錄，例如質(zhì)量計(jì)劃、程序文件和相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)以及“規(guī)定”、“安排”、“方式”等文件；- -記

3、錄，闡明所取得的結(jié)果或提供完成活動(dòng)的證據(jù)的文件；- -其他文件。例如流程卡、作業(yè)指引等，標(biāo)準(zhǔn)中雖未規(guī)定，但在實(shí)際活動(dòng)中需要。管理手冊(cè)1.1.1 管理手冊(cè)是規(guī)定本公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系的綱領(lǐng)性文件。1.1.2 管理手冊(cè)的主要內(nèi)容有：- -質(zhì)量/環(huán)境管理體系覆蓋的范圍，包括任何不適用的細(xì)節(jié)與不應(yīng)用 的合理性；- -為質(zhì)量/環(huán)境管理體系編制的形成文件程序的引用；- -質(zhì)量/環(huán)境方針和目標(biāo)；- -質(zhì)量/環(huán)境管理體系過(guò)程之間相互作用的表述。1.1.3 手冊(cè)的結(jié)構(gòu)、詳略程度和格式編排，應(yīng)結(jié)合本公司的類型、規(guī)模及 產(chǎn)品或過(guò)程的復(fù)雜程度、文化和風(fēng)格進(jìn)行編制，標(biāo)準(zhǔn)并未作統(tǒng)一規(guī)定。1.1.4 公司的管理手冊(cè)由管理

4、者代表編制與審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布實(shí) 施。5.3 文件控制1.1. 1文件控制，指對(duì)質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件的編寫、評(píng)審、批準(zhǔn)、發(fā)放、 使用、檢索、訪問(wèn)、更改、再批準(zhǔn)和標(biāo)識(shí)、回收、作廢等全過(guò)程活動(dòng) 的管理。5.3.2本公司管理體系文件控制的主要內(nèi)容如下：5.3.文件發(fā)布前，應(yīng)得到其適宜性和充分性的批準(zhǔn)，批準(zhǔn)權(quán)限見(jiàn)下表區(qū)分制定審核核準(zhǔn)管理手冊(cè)管理者代表總經(jīng)理流程性文件ISO推行小組各部門會(huì)簽管理者代表指導(dǎo)性文件責(zé)任人員文件編寫人員直接上司5.3. 在文件實(shí)施中，由于各種原因發(fā)生變化時(shí)例如公司的組織結(jié)構(gòu)、 產(chǎn)品范圍、工作流程和適用法律法規(guī)發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)對(duì)文件原文 進(jìn)行評(píng)審，確定是否需要更改。本公司

5、的管理體系文件在每年最少 評(píng)審一次在管理評(píng)審會(huì)議中進(jìn)行，由管理者代表牽頭，各職能 部門對(duì)所管理的文件進(jìn)行評(píng)審。如果需要更改，應(yīng)報(bào)公司相關(guān)的責(zé) 任人對(duì)更改后的文件進(jìn)行再批準(zhǔn)。5.4. 識(shí)別所有文件的修訂狀態(tài)。文件修訂的方法分為劃線式修改在文 件原文上劃線修改，在旁邊寫好修訂后的內(nèi)容換頁(yè)和換版三種。修訂由公司文控中心統(tǒng)一組織，修改申請(qǐng)人填寫文件申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人審核，管理者代表批準(zhǔn)后，由文控中心對(duì)受控文件統(tǒng) 一修改，修改后的文件需要再次按照 5.3. o5.5. 文件的版本用大寫英文字母" A、B、C,”表示；假設(shè)文件只 作小部分修改時(shí)，可填寫修訂記錄作劃線式修改或者換頁(yè)修改如果劃線式

6、修改超過(guò)三分之一需要換版發(fā)布 ，發(fā)行時(shí)為 0 次 即： A/0 版 ，第一次修改為 1 次即： A/1 版 ，依此類推，當(dāng) 修改超過(guò) 8 次時(shí)，無(wú)論修改多少，均要換版發(fā)布。 5.3. 各部門所持有的文件要編制的受控文件一覽表 ，即把所使用文件的最新有效版本文件含外來(lái)文件，法律法規(guī)等寫入清單中5.6. 要確保在各使用場(chǎng)所都能得到適用文件的有效版本并標(biāo)識(shí) ， 填寫分 發(fā)號(hào)包括外來(lái)文件 。撤出過(guò)期、作廢的文件，填寫文件 / 記錄 銷毀記錄表 經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后銷毀，如需保留，需經(jīng)管理者代 表批準(zhǔn)，并蓋“作廢文件”印章和“保留文件”字樣的標(biāo)識(shí)。5.7. 受控文件均進(jìn)行編號(hào)，并填寫在受控文件一覽表中。受

7、控文件 在發(fā)放時(shí)，收文部門應(yīng)在文件分發(fā)表中簽名確認(rèn)收到。5.8. 2.8 文件應(yīng)保持清晰、可辨，易于識(shí)別。質(zhì)量管理體系文件應(yīng)單獨(dú) 存放，以保持受控狀態(tài)。5.9. 受控文件為內(nèi)部使用的有效版本文件，也是向認(rèn)證機(jī)構(gòu)報(bào)送的文件。受控文件再修改時(shí)應(yīng)統(tǒng)一跟蹤更改，不可遺漏。持有受控文件的職工在工作調(diào)動(dòng)或調(diào)離本公司時(shí) ， 應(yīng)將文件交回本單位 部門 。 非受控文件可用于投標(biāo)和向咨詢單位報(bào)送, 非受控文件不再跟蹤修改。5.10. 收集與產(chǎn)品和服務(wù)有關(guān)的外來(lái)文件。凡不是本公司編制的使用文 件，均屬外來(lái)文件，包括從書店購(gòu)買的、上級(jí)發(fā)文、國(guó)家或地方政府、協(xié)會(huì)發(fā)文等。應(yīng)使用外來(lái)文件的最新有效版本文件，列入受控文件清單

8、中。要控制外來(lái)文件的發(fā)放發(fā)放范圍經(jīng)管理者代表審 批 。5.11. 文件編號(hào)規(guī)則5.12. 編號(hào)規(guī)則如下： XXX - XX - XX - XXX公司代碼-類別代碼-部門代碼-流水號(hào)注：當(dāng)同一種表格有多種格式或描述時(shí)，分別在其原編號(hào)后加流水號(hào)A、R C以示區(qū)分。如 XXX-QR-HC-001AXXX-QR-HC-001B注：當(dāng)三級(jí)文件有多種文件描述時(shí)，分別在原編號(hào)流水號(hào)后面再增加一個(gè)流水號(hào)以示區(qū)分。 原流水號(hào)代表文件區(qū)分代碼如： XXX-WI-ENG-001-001、 XXX-WI-ENG-002-0015.13. 編號(hào)規(guī)則如下除表格與三級(jí)文件 ： XXX - XX - XXX公司代碼-類別代碼

9、-流水號(hào)5.14. .3 文件類別代碼為 :一級(jí)文件/ 管理手冊(cè):代碼為QEM二級(jí)文件 / 流程性文件:代碼為 QEP三級(jí)文件/ 標(biāo)準(zhǔn)文件:代碼為WI四級(jí)文件/ 表單文件:代碼為QR外來(lái)文件：代碼為WL其他類別文件：代碼為QT5.15. .4 部門代碼如下：總經(jīng)辦 GM 文控中心 DCC 品管部 QC 行政部HR營(yíng)銷部 MA采 購(gòu) CG 品管部 ENG 貨 倉(cāng)HCPMC 部 PMC 生 產(chǎn) SC5.16. 假設(shè)屬外來(lái)文件應(yīng)優(yōu)先使用其原編號(hào)，無(wú)原編號(hào)的外來(lái)文件，按以上編號(hào)原則再編文件編號(hào)。5.17. 文控中心保留受控文件的正本, 各部門使用受控文件的副本, 為了區(qū)分，文控中心應(yīng)在正本文件的反面加

10、蓋“文件發(fā)行專用章” , 在副本文件的正面加蓋“受控文件專用章” , 非受控文件加改“僅供參考”印章，所有的受控文件不可以隨意復(fù)制與外發(fā)。5.18. 文控中心負(fù)責(zé)定期 （每年一次 ） 向市相關(guān)部門查詢有關(guān)外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)的變更情況，以確保使用最新版本的外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)。5.4 記錄控制5.4.1 記錄概念 記錄指闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件。 記錄是一種特殊的文件。 記錄的作用，可提供產(chǎn)品、過(guò)程符合要求的證據(jù)和質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)， 還可為采取糾正和預(yù)防措施以及為保持和改良質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系提供信息。5.4.2 記錄的控制內(nèi)容本公司對(duì)記錄規(guī)定要控制標(biāo)識(shí)、儲(chǔ)存、保

11、護(hù)、檢索、保存期限和處置等主要內(nèi)容。 標(biāo)識(shí)：?jiǎn)蝹€(gè)記錄可用編號(hào)作標(biāo)識(shí)，記錄的儲(chǔ)存袋盒、夾可用標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號(hào)、 程序文件順序號(hào)或表格的編號(hào)作標(biāo)識(shí)，以便于檢索、快速查找。 儲(chǔ)存：記錄的儲(chǔ)存環(huán)境條件要確保防潮、防腐、防鼠啃等，以確保記錄在儲(chǔ)存期間不喪失、不損壞、不變質(zhì)。為便于查找，按程序文件名稱設(shè)置記錄的袋盒、夾標(biāo)識(shí)。 保護(hù)： 當(dāng)年的記錄由本部門保管， 跨年度的記錄由公司行政部建檔保管， 專業(yè)性記錄平時(shí)可由相關(guān)人員分散保管，審核時(shí)或歸檔時(shí)交由文件員統(tǒng)一保管。 記錄應(yīng)與其他質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系文件一起存放在專門部位，保持受控狀態(tài)。 檢索： 為便于檢索和快速查找，各單位應(yīng)建立相關(guān)記錄表格清單，行政部建

12、立公司總的記錄表格清單。在日常保存記錄的袋盒、夾內(nèi)建立記錄目錄，隨時(shí)把已填寫過(guò)的記錄名稱填入記錄目錄中， 以便于隨時(shí)查找。 在合同條件下， 顧客如果需要查閱有關(guān)記錄，應(yīng)經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，并履行借閱手續(xù)，閱后及時(shí)收回。 保存期：一般的質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行記錄保存 3年， 產(chǎn)品特點(diǎn)、法規(guī)要求及合同要求另定保存期， 施工工程質(zhì)量及驗(yàn)收記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。 處置：對(duì)過(guò)期、作廢的記錄歸檔要經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、實(shí)施監(jiān)督銷毀。銷毀記錄的清單應(yīng)存檔。 填寫記錄應(yīng)完整，保持清晰可辨，不準(zhǔn)用鉛筆填寫記錄。記錄不準(zhǔn)擅自涂改。如確需修改記錄的內(nèi)容時(shí)，應(yīng)經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)。5.5 文件保密公司文件資料按保密程度分

13、為絕密文件、機(jī)密文件、普通文件、公開(kāi)性文件、 宣傳資料。 公司各部門按照不同的保密等級(jí)對(duì)文件實(shí)施管控防止泄密。5.5.1 絕密文件：指最重要的公司秘密，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到重大損害的文件資料。通常情況下包括以下幾類：- - 財(cái)務(wù)分析報(bào)告；- - 對(duì)高層管理者的考核報(bào)告；- - 對(duì)工資分配方案及所屬文件；- - 涉及項(xiàng)目成本、利潤(rùn)的報(bào)告或論證材料；- - 公司尚未實(shí)施或正在實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策、公司項(xiàng)目技術(shù)的核心資料；- - 公司其它認(rèn)為應(yīng)列入絕密范疇內(nèi)的文件資料。5.5.2 機(jī)密文件：指重要的公司文件，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到損害的文件資料。通常情況下包括以下幾類：- - 公司注冊(cè)及相關(guān)文件；- - 技術(shù)資料、工程設(shè)計(jì)的重要圖紙；- - 立項(xiàng)報(bào)告、業(yè)務(wù)進(jìn)度分析報(bào)告；- - 涉及公司尚未公開(kāi)或不宜公開(kāi)情報(bào)的來(lái)往文書，以及合同、協(xié)議文本；- - 公司其它認(rèn)為應(yīng)列入機(jī)密范疇內(nèi)的文件材料。5.5.3 普通文件：指一般性的，可以提供應(yīng)所有的職工查考利用的文件資料。通常情況下包括以下幾類：- - 平時(shí)各種工作流程