潔衛(wèi)公司公文寫作及公文處理流程培訓課件

1、清潔衛(wèi)生服務有限公司清潔衛(wèi)生服務有限公司公文寫作及公文處理流程培訓公文寫作及公文處理流程培訓二一三年八月一日內 容 一、開展公文培訓的意義 二、公文基本知識 三、公文處理流程 四、公文的常見錯誤及注意事項一、開展公文培訓的意義上級重視、要求：上級重視、要求： 關于征求關于征求廣東省機場管理集團有限公司公文處理辦法廣東省機場管理集團有限公司公文處理辦法修改意見的修改意見的通知通知 關于進一步規(guī)范公文格式的通知關于進一步規(guī)范公文格式的通知 關于進一步規(guī)范公文處理的通知關于進一步規(guī)范公文處理的通知公司自身發(fā)展要求：公司自身發(fā)展要求： 對內，提高工作效率，使溝通更加順暢對內，提高工作效率，使溝通更加順

2、暢 對外，提高企業(yè)形象對外，提高企業(yè)形象 能夠間接得看出一個公司的管理是否專業(yè)化、職業(yè)化能夠間接得看出一個公司的管理是否專業(yè)化、職業(yè)化二、公文基本知識 舊版的公文處理辦法及公文格式文件 1.中國共產黨機關公文處理條例1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布 2.國家行政機關公文處理辦法2000年8月24日國務院發(fā)布 3.國家行政機關公文格式（GB/T97041999） 最新公文處理條例及公文格式文件： 1. 黨政機關公文處理工作條例中共中央辦公廳、國務院辦公廳2012年4月6日發(fā)布 2. 黨政機關公文格式（GB/T 97042012) 國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會2012年6月2

3、9日發(fā)布 最新的公文處理工作條例第42條決定，停止執(zhí)行1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布的中國共產黨機關公文處理條例和2000 年8 月24 日國務院發(fā)布的國家行政機關公文處理辦法。 最新的公文格式標準于2012年7月1日起正式實施。此標準是對國標國家行政機關公文格式(GB/T 9704-1999 )的修訂。目的是提高黨政機關公文的規(guī)范化、標準化水平（一）黨政機關公文的概念 根據2012年4月16日由中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯(lián)合印發(fā)黨政機關公文處理工作條例規(guī)定： 黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章

4、，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況等的重要工具。（二）常用公文文種最新條例規(guī)定，黨政機關公文種類主要有15種：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。新條例的公文的種類更加豐富原國家行政機關公文處理辦法中規(guī)定公文種類為13種，新條例中規(guī)定公文種類為15種，增加了“決議” （適用于會議討論通過的重大決策事項）和“公報”（適用于公布重要決定或者重大事項），同時將“會議紀要”改為“紀要”。 我們公司最常用的公文（9種）：通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要、決議、決定 通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者

5、執(zhí)行的事 項，批轉、轉發(fā)公文 通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。 報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問 請示：適用于向上級機關請求指示、批準事項。 批復：適用于上級機關答復下級機關請示事項。 函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答 復審批事項。 紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。 決議：適用于會議討論通過的重大重大決策事項（董事會、總經理辦公室、支委 會等） 決定：適適用于對重要事項作出決策和部署部署、獎懲有關單位和人員、變更或者 撤銷下級機關不適當的決定事項一般事務公文：計劃、總結、簡報、大事記、講話稿、辦法、

6、規(guī)定、細則、證明等特點：特點：1. 1. 沒有固定的、嚴格的格式，一般根據企業(yè)的實際需要來沒有固定的、嚴格的格式，一般根據企業(yè)的實際需要來制作制作2. 2. 沒有獨立運行的功能、正式報送需借助一載體，經常用沒有獨立運行的功能、正式報送需借助一載體，經常用報告、函或者通知作載體。報告、函或者通知作載體。 （三）公文的分類 按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。 上行文：指下級機關向所屬上級機關的發(fā)文。如請示、報告。 平行文：指平行機關或不相隸屬的機關之間的發(fā)文。如函。通知也可以作為平行文來發(fā)文 下行文：指上級機關對所屬下級機關的發(fā)文。如命令、指令、決定、決議、公報、公告、通告、通知、通報、

7、批復等。按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。按其密級要求，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。 按其使用屬性，可分為黨政機關公文、一般事務公文等（四）公文格式要素版頭版頭 6 6個要素個要素 份號、密級和保密期限、緊急程度、份號、密級和保密期限、緊急程度、 發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人 主體主體 9 9個要素個要素 標題、主送機關、正文、附件說明、標題、主送機關、正文、附件說明、 發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附件、附注發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附件、附注版記版記 3 3個要素個要素 抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期抄送機關、印發(fā)機關和印

8、發(fā)日期PS：新版較舊版增加了“份號”、“發(fā)文機關署名”、減少了“主題詞”。PS：并不是每一份公文都必須包括以上所有要素 （五）公文格式 公文用紙采用A4型紙，其成品幅面尺寸為：210 mm297 mm。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37 mm1 mm，（推薦使用36mm）公文用紙訂口（左白邊）為28mm1mm，（ 推薦使用27mm）版心尺寸為156 mm225 mm。一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅

9、色，以醒目、美觀、莊重為原則。36mm+35mm36mm27mm27mm 符號與字體要求發(fā)文字號的括號用，而不是用（）、發(fā)文字號的括號用，而不是用（）、 代替，正確書寫格式：代替，正確書寫格式：穗機場潔衛(wèi)發(fā)穗機場潔衛(wèi)發(fā)201320131 1號號“發(fā)文字號發(fā)文字號”33號仿宋體號仿宋體“公文標題公文標題”22號小標宋體號小標宋體“公文正文公文正文”33號仿宋體，號仿宋體，其中正文中第一層次的小標題可用其中正文中第一層次的小標題可用3 3號號黑體。黑體?！俺晌娜掌诔晌娜掌凇?、“附件附件”、“附注附注”等要素等要素33號仿宋體。號仿宋體?！爸魉蜋C關主送機關”、“抄送機關抄送機關”印發(fā)機關及日期印發(fā)機

10、關及日期”44號仿宋體。號仿宋體?！绊摯a頁碼”44號宋體號宋體正文結構層序序數，正文結構層序序數， 第一層為第一層為“一一”，第二層為，第二層為“（一）（一）”，第，第三層為三層為“1.”1.”，第四層為，第四層為“（1 1）”成文日期，正確寫法應為：成文日期，正確寫法應為：“20132013年年1 1月月1 1日日”三、公文處理流程發(fā)文流程圖收文流程圖發(fā)部門其他人處理結束內部呈批件流程圖呈批件流程圖四、公文的常見錯誤及注意事項（一）格式要素方面常見錯誤 1.發(fā)文字號不規(guī)范。發(fā)文字號不規(guī)范。如：如：用（）、用（）、 代替代替，序號，序號編虛位，加編虛位，加“第第”字。字。 正確書寫格式：穗機場

11、潔衛(wèi)發(fā)正確書寫格式：穗機場潔衛(wèi)發(fā)201320131 1號號 2.公文字體書寫不規(guī)范。公文字體書寫不規(guī)范。正確的方式：正確的方式： “ “發(fā)文字號發(fā)文字號”33號仿宋體號仿宋體 “ “公文標題公文標題”22號小標宋體號小標宋體 “ “公文正文公文正文”33號仿宋體，其中正文中第一層次的小號仿宋體，其中正文中第一層次的小標題可用標題可用3 3號黑體。號黑體。 “ “成文日期成文日期”、“附件附件”、“附注附注”等要素等要素33號仿宋號仿宋體。體。 “ “主送機關主送機關”、“抄送機關抄送機關”印發(fā)機關及日期印發(fā)機關及日期”44號仿宋體。號仿宋體。 “ “頁碼頁碼”44號宋體號宋體 3. 公文標題編

12、寫不規(guī)范。（1 1）省略文種。如：）省略文種。如：潔衛(wèi)公司關于開展安康杯活動潔衛(wèi)公司關于開展安康杯活動，省略了文種。省略了文種。（2 2）多加書名號。如：）多加書名號。如：“關于印發(fā)關于印發(fā)潔衛(wèi)公司潔衛(wèi)公司XXXXXXXX會議材會議材料料的通知的通知” ” 不規(guī)范。應去掉其中的書名號。不規(guī)范。應去掉其中的書名號。（3 3）多層轉發(fā)。又如：）多層轉發(fā)。又如：“關于轉發(fā)關于轉發(fā)廣東省委辦公廳關于廣東省委辦公廳關于轉發(fā)轉發(fā) 的通的通知知”。簡單規(guī)范的寫法應為：。簡單規(guī)范的寫法應為：“轉發(fā)國務院關于做好公轉發(fā)國務院關于做好公文處理工作的通知文處理工作的通知”。（4 4）生造文種。）生造文種。潔衛(wèi)公司關

13、于某某問題的解釋潔衛(wèi)公司關于某某問題的解釋 4. 附件標注不規(guī)范 “附件附件”不規(guī)范的標法：不規(guī)范的標法： 附件：一、附件：一、廣州白云國際機場股份公司公文處理辦法廣州白云國際機場股份公司公文處理辦法； 二、二、廣州白云國際機場股份公司行政管理辦法廣州白云國際機場股份公司行政管理辦法。 不需要增加書名和符號，不使用中文數字；應使用阿拉伯數字不需要增加書名和符號，不使用中文數字；應使用阿拉伯數字 “ “附件附件”規(guī)范的標法規(guī)范的標法: : 附件附件:1. :1. 廣州白云國際機場股份公司公文處理辦法廣州白云國際機場股份公司公文處理辦法 2. 2. 廣州白云國際機場股份公司行政管理辦法廣州白云國際

14、機場股份公司行政管理辦法 5. 5. 正文結構層序序數不規(guī)范正文結構層序序數不規(guī)范 正確寫法：第一層為正確寫法：第一層為“一一”，第二層為，第二層為“（一）（一）”，第三，第三層為層為“1.”1.”，第四層為，第四層為“（1 1）” 6. 6. 成文日期不規(guī)范。成文日期不規(guī)范。 例如：例如：“二二0000六年一月一日六年一月一日”或或 “ “二零零六年一月一日二零零六年一月一日” 正確寫法：正確寫法：“20132013年年1 1月月1 1日日” 7. 7. 落款不規(guī)范。落款不規(guī)范。錯誤：只寫成文日期。錯誤：只寫成文日期。正確：應寫發(fā)文機關名稱和成文日期。正確：應寫發(fā)文機關名稱和成文日期。 8.

15、 8. 蓋章不規(guī)范。蓋章不規(guī)范。 一是隨意蓋章、歪歪扭扭。一是隨意蓋章、歪歪扭扭。 二是蓋章位置不是偏左就是偏右。二是蓋章位置不是偏左就是偏右。 三是成文日期橫在印章中間。三是成文日期橫在印章中間。 四是印章壓在正文上。四是印章壓在正文上。 規(guī)范的蓋章應該是：成文日期右空規(guī)范的蓋章應該是：成文日期右空4 4字，印章頂端應上距正文一行之字，印章頂端應上距正文一行之內，端正、居中下壓成文日期。當印章下弧無文字時，采用下套方法，內，端正、居中下壓成文日期。當印章下弧無文字時，采用下套方法，即僅下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方法，即即僅下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套

16、方法，即印章中心線壓在成文日期上。印章中心線壓在成文日期上。 9. 9. 附注標示不規(guī)范。附注標示不規(guī)范。 一是標注在印章和成文日期左上方。一是標注在印章和成文日期左上方。 二是標注在印章和成文日期右下方。二是標注在印章和成文日期右下方。 三是標注在最后印發(fā)機關和印發(fā)日期下面。三是標注在最后印發(fā)機關和印發(fā)日期下面。 規(guī)范的標注應該是：在成文日期下空一行，居左空兩字加圓規(guī)范的標注應該是：在成文日期下空一行，居左空兩字加圓括弧標識。括弧標識。（二）內容方面常見的錯誤 1. 報送渠道不規(guī)范 按規(guī)定，上行文應當主送直接上級機關，而不是上級機關的內設機構。如果確實需要向上級機關內設機構行文就必須是該內設

17、機構能處置的具體業(yè)務事宜，而且適宜用函行文。 2. 向業(yè)務主管部門使用“請示”行文 向業(yè)務主管部門行文要求審批事項，不管級別高低，都應該用“函”行文，但許多單位用了“請示”，有的甚至使用“申請”。 3.“請示”主送上級機關同時送領導個人 按規(guī)定，“請示”一般只寫一個主送機關。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。但有些單位將“請示”主送領導個人。這樣既不規(guī)范，也給辦文部門帶來不便。 4.主送上級機關的公文，又抄送給某內設機構 按照公文處理有關規(guī)定，公文發(fā)給一個單位后，都由收文單位的辦公室負責分發(fā)給本單位的相關領導人和業(yè)務主管部門，發(fā)文

18、單位不應在多頭抄送給收文單位的領導人和內設機構。在主送給上級機關的同時，又抄送給內設機構，受文單位辦理公文時會造成混亂。（三）行文規(guī)則方面常見的錯誤 1.報告與請示不分（1）內容要求不同。請示的內容要求一文一事；報告的內容可一文一事也可一文數事。 （2）側重點不同。請示屬于請示性公文，側重于提出問題和請求指示、批準；報告屬于陳述性公文，側重于匯報工作，陳述意見或者建議。（3）行文目的不同。請示的目的是請求上級機關批準某項工作或者解決某個問題；報告的目的是讓上級機關了解下情，掌握情況，便于及時指導。（4）行文時間不同。請示必須事前行文；報告可以在事后或者事情發(fā)展過程中行文。（5）報送要求不同。請示一般只寫一個主送機關；受雙重領導的單位報其上級機關的請示，應根據請示的內容注明主報機關和抄報機關，主報機關負責答復請示事項；報告可以報送一個或多個上級機關。 （6）篇幅不同。請示一般都比較簡短；報告的內容涉及面較為廣泛，篇幅一般較長。（7）標題寫作不同。一般來講請示的標題中不寫報告二字，就是x x x關于x x x x x x的請示；報告的標題中不寫請示二字，就是x x”x關于x x x xx x的報告。 （8）結束用語不同。請示的結尾一般用“妥否，請批示”或“特此請示，請予批準