公司企業(yè)年會(huì)策劃籌備手冊(cè)（指導(dǎo)性強(qiáng)）

1、公司企業(yè)年會(huì)策劃籌備手冊(cè)尋找最合適的年會(huì)場(chǎng)所？尋找最佳的年會(huì)餐飲方案？尋找最新的年會(huì)娛樂節(jié)目？尋找最棒的年會(huì)服務(wù)公司？想舉辦一個(gè)不同尋常的特色年會(huì)？一做好預(yù)算計(jì)劃年會(huì)有各種不同的類型，有的是答謝客戶的，有的是員工總結(jié)大會(huì)，所以在計(jì)劃之前需要明確職責(zé)任務(wù)，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計(jì)劃。制訂完善的會(huì)議計(jì)劃確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議預(yù)期目標(biāo)。制訂預(yù)算：制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排。通常而言，年會(huì)預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：1、交通費(fèi)用交通費(fèi)用

2、可以細(xì)分為：(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。(3)、歡送交通及返程交通包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用。2、會(huì)議室/廳費(fèi)用具體可細(xì)分為：(1)、會(huì)議場(chǎng)地租金通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要

3、加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。(2)、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。(3)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。(4)、其他

4、支持費(fèi)用這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲(chǔ)、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。3、住宿費(fèi)用住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)譬如客

5、房?jī)?nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。4、餐飲費(fèi)用會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。(1)、早餐早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）(2)、中餐及午餐中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算自助餐形式，按桌預(yù)算圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一

6、定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。(3)、酒水及服務(wù)費(fèi)通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15左右的服務(wù)費(fèi)。(4)、會(huì)場(chǎng)茶歇此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。(5)、聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)

7、算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時(shí)間確認(rèn)。(6)、其他點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒5、視聽設(shè)備除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通?？梢院雎?。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理音源主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理6、演員及節(jié)目通?？梢赃x定節(jié)目后按場(chǎng)次計(jì)算預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡(jiǎn)單，與觀看表演的人

8、數(shù)正相關(guān)專場(chǎng)或包場(chǎng)除外。7、雜費(fèi)雜費(fèi)是指會(huì)展過程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通常可以在會(huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。二尋找年會(huì)優(yōu)化方案地點(diǎn)選擇：選擇適合的會(huì)議場(chǎng)所，必須依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁┑臅?huì)議資源狀況及該會(huì)議的程序、預(yù)計(jì)的與會(huì)人數(shù)、與會(huì)人員的背景情況，以及最重要的會(huì)議目的、目標(biāo)和與會(huì)者的偏好等因素綜合考慮。按類型劃分商務(wù)型酒店：這類酒店無論在外部設(shè)計(jì)，還是在內(nèi)部裝修，以及可提供的先進(jìn)通訊工具、適合會(huì)務(wù)的商用場(chǎng)地上（有特定的商務(wù)樓層），

9、一般都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵。酒店既能接待小型會(huì)議也能接待大型會(huì)議，有一個(gè)或多個(gè)多功能廳，24小時(shí)全天候辦公，有較強(qiáng)的服務(wù)能力，此外還有多個(gè)中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。度假型酒店：這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設(shè)計(jì)、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分體現(xiàn)了當(dāng)?shù)靥厣蓍e、娛樂于一體。同時(shí)隨著社會(huì)的發(fā)展，度假型酒店也能提供相應(yīng)的會(huì)議設(shè)施、美食和各種代表地方和季節(jié)特色的活動(dòng)，這些無疑大大方便了會(huì)議單位。按地理位置中心酒店：在選擇位于市中心的酒店時(shí)需考慮酒店與機(jī)場(chǎng)距離（包括交通是否擁擠）。如果與會(huì)者來自國內(nèi)或本地區(qū)，那么選擇這樣的酒店是明智的。會(huì)議籌劃者一般喜歡選擇位于理

10、想的城市里且設(shè)施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會(huì)者的隨行家屬便有很多活動(dòng)可做。市郊酒店：對(duì)于當(dāng)?shù)乜沈?qū)車前往的與會(huì)者來說，這類酒店是大受歡迎的。比較價(jià)格：在確定數(shù)家會(huì)議場(chǎng)所以后需要同會(huì)議場(chǎng)所的銷售部門直接聯(lián)系，進(jìn)行一個(gè)非常詳細(xì)的報(bào)價(jià)咨詢，予以比較后從中選擇最優(yōu)方案并做進(jìn)會(huì)議整體計(jì)劃中，同時(shí)需要同1、2個(gè)會(huì)議場(chǎng)所保持聯(lián)系以備急需時(shí)調(diào)整。三現(xiàn)場(chǎng)考察預(yù)訂做好年會(huì)預(yù)算并聯(lián)系好幾家會(huì)議場(chǎng)地后，進(jìn)行實(shí)地考察是十分重要的，考察后再最終選定一家場(chǎng)地并提前預(yù)定。會(huì)議場(chǎng)所實(shí)地考察：視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施，檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施；協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)；根據(jù)會(huì)議的具體情況，設(shè)計(jì)并安排會(huì)場(chǎng)的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)。

11、會(huì)議場(chǎng)所的確立預(yù)定：根據(jù)會(huì)議的級(jí)別，選擇會(huì)議舉辦地；根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場(chǎng)，選擇分會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。根據(jù)需要，準(zhǔn)備會(huì)議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；提前調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。四會(huì)議設(shè)施準(zhǔn)備在會(huì)議開始前需要根據(jù)會(huì)議的具體情況確定會(huì)議設(shè)施，此項(xiàng)十分繁瑣，所以可以列一個(gè)表，一條一條核對(duì)準(zhǔn)備情況。常見的會(huì)議設(shè)施：1、屏幕2、投影儀（膠片投影儀及多媒體投影儀）3、錄像機(jī)4、VCD5、音響6、話筒（有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風(fēng)）7、鐳射筆8、幻燈機(jī)9、講臺(tái)10、舞臺(tái)11、夾紙板12、大白板13、簽到臺(tái)14、名片簿15、馬克筆16、鉛筆

12、17、信簽18、會(huì)議桌椅19、插線板20、彩電21、橫幅22、指示牌23、告示牌24、桌卡25、主席臺(tái)26、盆景27、鮮花28、背景板30、隔板31、燈光照明32、同聲翻譯系統(tǒng)33、產(chǎn)品租賃五執(zhí)行預(yù)期計(jì)劃按照預(yù)期計(jì)劃履行方案，在執(zhí)行過程中，要做到耐心、細(xì)致與周到在年會(huì)執(zhí)行過程根據(jù)不同年會(huì)形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護(hù)、茶歇安排和攝影攝像等事項(xiàng)。餐飲安排根據(jù)參會(huì)人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會(huì)包括西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等等；餐飲安排通常有兩種形式自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。統(tǒng)一安排餐飲的會(huì)議，對(duì)于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制，很多

13、酒店對(duì)于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的要求，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜特別是大型會(huì)議的時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時(shí)間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會(huì)議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時(shí)集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。交通安排重要的國際性會(huì)議、行業(yè)重要會(huì)議、知名公司全球或者大區(qū)會(huì)議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度

14、就值得好好研究。通常，異地舉辦會(huì)議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會(huì)議舉辦地的車源問題。對(duì)于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時(shí)間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時(shí)間及線路等等。因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對(duì)準(zhǔn)確的與會(huì)者抵達(dá)時(shí)間、人數(shù)、此時(shí)間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時(shí)希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承擔(dān)的代價(jià)。旅游安排實(shí)際上，年會(huì)考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關(guān)性質(zhì)的行為，當(dāng)然不排除部分行為是真正的商務(wù)考察(為獲取行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)信息而舉行的市場(chǎng)調(diào)研性質(zhì)的動(dòng)作)。短線旅行旅程很少

15、離開會(huì)展舉辦地500公里以上，時(shí)間不會(huì)超過48小時(shí)(大多數(shù)為24小時(shí)以內(nèi))。少數(shù)旅程可能超過1000公里以上，時(shí)間可以長達(dá)一周甚至可以跨國旅行。此時(shí)中介公司的作用就相當(dāng)于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價(jià)購買、導(dǎo)游、景點(diǎn)票務(wù)、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險(xiǎn)購買、落實(shí)異地返程票務(wù)等服務(wù)。司儀安排如果是客戶答謝年會(huì)，必要的禮儀顯得溫馨，而員工大會(huì)則可以較少考慮安排司儀。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡(jiǎn)單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語基本技能考察，而不能簡(jiǎn)單看形體決定是否聘請(qǐng)，另外一點(diǎn)就是禮儀的個(gè)性是否符合工作要求。各種主題的會(huì)議對(duì)禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會(huì)議、政

16、府性質(zhì)會(huì)議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會(huì)展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。秩序維護(hù)對(duì)于會(huì)議而言，無不希望有良好的秩序。小型會(huì)議特別是企業(yè)內(nèi)部會(huì)議秩序基本不用控制，但大型會(huì)議，秩序的控制就顯得很重要。大型會(huì)議可以采用代表證或者入場(chǎng)券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會(huì)場(chǎng)入口設(shè)立保安來維護(hù)為好茶歇安排茶歇對(duì)于一般的大型會(huì)議而言可能不需要，中、小型會(huì)議，特別是公司或者組織高層會(huì)議，會(huì)間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會(huì)間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡(jiǎn)易茶話會(huì)，當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國茶，點(diǎn)心也不限于是中國點(diǎn)心。通常茶歇的準(zhǔn)備包括點(diǎn)心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開放時(shí)間要求等等，一般不同時(shí)段可以更換不同的飲品、點(diǎn)心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點(diǎn)心一般是各類糕點(diǎn)、餅干、袋裝食品、時(shí)令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖