中小企業(yè)合同管理制度

1、中小企業(yè)合同管理制度第一章總則第一條 為規(guī)范公司合同管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益，制 定本制度。第二條 以公司的名義對(duì)外簽訂合同（包括買賣合同、加工承攬合同、租賃合同、運(yùn)輸合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、勞動(dòng)合同等），應(yīng)當(dāng)依照本制度執(zhí)行。以公司的名義對(duì)外出具其他法律文書 （包括授權(quán)委托書、單位證明函等），應(yīng)當(dāng) 參照本制度執(zhí)行。第三條 公司設(shè)立合同管理部門，全面負(fù)責(zé)法律咨詢、法律事務(wù)和合同管理的日常工 作，其具體職責(zé):（1）負(fù)責(zé)聯(lián)系公司聘請(qǐng)法律顧問(wèn);（2）負(fù)責(zé)管理公司合同專用章，建立合同臺(tái)賬，填寫合同報(bào)表，保管合同文本、變更函件與合同有關(guān)的資料，辦理合同資料年終歸檔，建立

2、合同檔案（合同檔案原件 由行政部、財(cái)務(wù)部各執(zhí)一份）。第二章 合同的簽訂管理第四條合同承辦人簽約前必須對(duì)對(duì)方主體資格、代理身份、代理資格、履約能力及 合同可行性進(jìn)行審查，并收集整理相關(guān)資料，以備合同進(jìn)行評(píng)審。第五條 對(duì)外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán), 任何人不得對(duì)外簽訂合同。第六條 合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式，各部門所需的合同文本由合同管理部門統(tǒng)一購(gòu)買或 定制。第七條各部門的合同都應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)則編號(hào)。合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語(yǔ)言規(guī) 范，字跡清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語(yǔ)準(zhǔn)確。第八條 訂立依法可以設(shè)定擔(dān)?；蛘邔?duì)對(duì)方當(dāng)事人的履約能力沒(méi)有把握的合同，應(yīng)當(dāng)要求對(duì)方當(dāng)事人依法

3、提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。對(duì)方當(dāng)事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)能力要進(jìn)行審查。第九條法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名蓋章。簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專用章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。第十條 合同承辦人應(yīng)將合同的副本一份及時(shí)送交本單位財(cái)務(wù)部門備案,作為財(cái)務(wù)部門收付款物的依據(jù)。第三章合同履約管理第十一條 合同承辦人應(yīng)當(dāng)隨時(shí)督促對(duì)方當(dāng)事人及時(shí)履行其合同義務(wù),并按照合同約定全面履行自己的合同義務(wù)。第十二條 在履行合同過(guò)程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的履行能

4、力進(jìn)行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，合同承辦人要及時(shí)處理，必要時(shí)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，可實(shí)地調(diào)查合同標(biāo)的情況和對(duì)方當(dāng)事人的履約能力。第十三條接收合同標(biāo)的物時(shí)必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的驗(yàn)收或商檢程序。對(duì)不符合制度的標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時(shí)提出書面異議。第十四條凡與合同有關(guān)的來(lái)往文書、電報(bào)、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。對(duì)本公司的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。第十五條 合同管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查合同履行情況， 按時(shí)間順序及時(shí)建立合同簽訂與履行情況臺(tái)帳。第四章合同的變更和解除管理第十六條 合同的變更與解除由合同承辦人以書面形式報(bào)單位負(fù)責(zé)人審核，批準(zhǔn)后,盡快與對(duì)方簽訂變更或解除協(xié)議。第十七條如

5、遇有不可抗力或者其他原因無(wú)法履行合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集有關(guān)證據(jù),并立即以書面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，同時(shí)積極采取補(bǔ)救措施，減少損失。第十八條 發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時(shí)，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對(duì)方當(dāng)事人采取有效補(bǔ)救措施，收集、保存對(duì)方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時(shí)向合 同管理機(jī)構(gòu)報(bào)告。第十九條 公司因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書面形式通知對(duì)方當(dāng)事人， 說(shuō)明變 更或解除合同的原因和請(qǐng)求對(duì)方書面答復(fù)的期限，盡快與對(duì)方當(dāng)事人達(dá)成變更或解 除合同的協(xié)議。第五章合同糾紛的處理第二十條 對(duì)方違約要按規(guī)定索取違約金， 如造成經(jīng)濟(jì)損失還應(yīng)索取賠償金； 我方違 約或給對(duì)方造成經(jīng)濟(jì)損失應(yīng)由合同承辦部門查清原

6、因，以“工作審批單”形式逐級(jí) 審批后按規(guī)定辦理違約金和賠償手續(xù)。第二十一條 合同糾紛發(fā)生后，可以通過(guò)協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。合同 承辦部門、人員應(yīng)配合好合同管理機(jī)構(gòu)參加仲裁或訴訟。第二十二條解決合同糾紛的申請(qǐng)書、 起訴書、答辯書、協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、裁定書、 判決書的副本或正本復(fù)印件， 自發(fā)出或收到之日起十日內(nèi)， 由承辦人送交合同管理機(jī)構(gòu)備案。第二十三條 在處理合同糾紛過(guò)程中，對(duì)于可能因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因, 使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向法院申請(qǐng)財(cái)產(chǎn)保全。第六章企業(yè)合同檔案管理制度第二十四條建立完整的合同檔案。檔案資料包括以下內(nèi)容:談判記錄和報(bào)審及批準(zhǔn)文件

7、;對(duì)方當(dāng)事人的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件;對(duì)方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件;對(duì)方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個(gè)人身份證明、介紹(5)信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件;雙方簽訂或履行合同的往來(lái)電報(bào)、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料;(6)合同正本、畐y本及變更、解除合同的書面協(xié)議;標(biāo)的驗(yàn)收記錄;(8)交接、收付標(biāo)的、款項(xiàng)的原始憑證復(fù)印件。第二十五條 所有合同都必須按部門統(tǒng)一編號(hào)。 合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)建立和保存合同管 理臺(tái)帳。第二十六條合同承辦人辦理完畢簽訂、履行、變更及解除合同的各項(xiàng)手續(xù)后 內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移合同管理機(jī)構(gòu)。第七章附則第二十七條本制度未盡事宜，按有關(guān)法律法規(guī)和本公司補(bǔ)充