2、ERP-OA培訓(xùn)手冊

1、文檔編號：ERP_OA_用戶操作手冊_V1. 1ERP信息化項目協(xié)同管理項目協(xié)同辦公系統(tǒng)用戶操作手冊海王生物工程股份有限公司OA項目組2014年12月文檔控制文件狀態(tài)： 草稿 正在修改正式發(fā)布文檔密級：公開/內(nèi)部/機密當(dāng)前版本：V1. 1最后日期：2014-12-17版本歷史版本作者參與者最后修改日期主要變更內(nèi)容V1.1肖標(biāo)2014-12-17正式版本目錄第1章系統(tǒng)登陸11 登陸主界面4第2章系統(tǒng)首頁21 首頁5第3章集團門戶31 集團門戶6第4章流程中心-自定義流程41 發(fā)起協(xié)同工作（自定義流程）642新建流程643填寫信息744配置流程845查看流程圖1146審批1547查看審批記錄164

2、8填寫處理意見1749后續(xù)處理方式18410流程查詢22411存為模板25412 調(diào)用模板26第5章流程中心-固定流程51 固定流程入口2752新建流程2853填寫信息2954查看流程圖2955審批3056查看審批記錄3157填寫處理意見3258后續(xù)處理方式3359流程查詢34第6章信息管理61 創(chuàng)建欄目3762信息發(fā)布3863信息發(fā)布審批4064信息管理42第7章公文管理71 創(chuàng)建公文4472公文審批5173發(fā)文管理52第8章會議管理81會議申請5482我的會議5883會議查詢6084會議紀(jì)要62第9章企業(yè)通訊錄91 企業(yè)通訊錄71第10章日程管理101 個人日程管理65102 代理日程69

3、第11章文檔管理111 文檔管理75第12章協(xié)同任務(wù)121 任務(wù)制定76122 我的任務(wù)80122 任務(wù)匯報82第13章HR門戶131 HR門戶84第14章HR自助141 HR自助84第15章微郵151 登陸進入85152 發(fā)送消息84第16章郵箱設(shè)置161 郵箱登陸92162 郵件收發(fā)93163 郵件自助查詢941. 系統(tǒng)登陸1.1 登陸主界面登陸網(wǎng)址：2. 系統(tǒng)首頁導(dǎo)航欄：首頁，集團門戶，HR門戶，協(xié)同辦公，流程中心，HR自助。2.1 首頁1）首頁包含：快捷導(dǎo)航，企業(yè)找人，最新公文，待辦，待閱流程，任務(wù)，日程，會議展示3. 集團門戶3.1 集團門戶1）主要是集團相關(guān)新聞類信息展示，包含常用

4、資料，圖片，集團新聞，員工活動，行業(yè)動態(tài)，規(guī)章制度。4.流程中心-自定義流程4.1 發(fā)起協(xié)同工作（即自定義流程）概述發(fā)起工作節(jié)點，流程發(fā)起的統(tǒng)一入口，按分類顯示當(dāng)前用戶已獲授權(quán)的各類流程。1）發(fā)起協(xié)同是在需要不同的部門或領(lǐng)導(dǎo)審批，而且沒有固定的流程時，我們可以使用發(fā)起協(xié)同來設(shè)置需要進行審批的領(lǐng)導(dǎo)或人員，來進行自由流程的審批工作。4.2新建流程：1）流程中心任務(wù)中心發(fā)起工作2）進入之后點擊協(xié)同工作-協(xié)同工作默認(rèn)模板4.3填寫信息：1）帶星號的必須填寫,在彈出框中填寫標(biāo)題，內(nèi)容，選擇可閱讀人（流程一發(fā)起就能直接在首頁待閱中收到提示信息），可閱讀：不需要填寫意見。2）處理意見：發(fā)起人自己填寫的一個意

5、見(可不填)，會顯示在審批歷史記錄中。3）便簽：發(fā)給流程下一個處理人的一個便簽信息，不會顯示在審批歷史記錄中。4）附件：單個附件大小不能超過20M，且類型不能使（exe.msi,bat，jsp）等。4.4配置流程：1）流程配置：組織選擇完成后，在搜索條中輸入對象名稱敲擊回車，雙擊人員之后設(shè)置該對象的流程進行方式，默認(rèn)為串行，流程方式選擇完成后，點擊下一步2）流程處理方式：串行：第一個提交完之后直接到下一節(jié)點分人員先后順序；并行分兩種：會簽、搶占；會簽需要每一個處理人簽字審批(相當(dāng)于KOA的會審)，搶占是并行中兩個或多個處理人，有一個處理人處理完成后直接到下一個節(jié)點3）活動類型：協(xié)同：是指下一節(jié)

6、點的必須進行審批，在首頁待辦流程中顯示（影響流程流轉(zhuǎn)），抄送：（不影響流程流轉(zhuǎn)）在首頁待閱中顯示4）流程編輯：可插入中間處理人員，可修改流程處理人員等，KOA中是先設(shè)計處理節(jié)點，然后選人，在這里是先選人，然后直接在人上生成處理節(jié)點。5）（注意插入流程進行方式為并行時，選擇多人只是在節(jié)點內(nèi)擴展，如果選擇串行時，則是多人就多個處理節(jié)點）5）添加完成之后點擊確定4.5查看流程圖：1）檢查配置的流程處理人員信息，確認(rèn)無誤后提交。4.6審批：1）進入首頁查看我的待辦，包含了NC流程，HR流程，協(xié)同流程，固定流程等所有的審批流程。4.7查看審批記錄：1）從首頁跳轉(zhuǎn)進來，流程點開便收到了發(fā)起人寫的便簽消息，

7、點擊審批歷史可展開查看審批歷史記錄（審批人，意見，時間，附件）按審批時間正序排列，發(fā)起人意見中顯示了在發(fā)起時填寫的意見，2）可查看流程進度圖，知曉流程步驟。已經(jīng)處理完成的為亮色，正在處理節(jié)點為高亮，待處理節(jié)點為灰色，鼠標(biāo)放在相應(yīng)節(jié)點上會顯示相關(guān)人員的處理信息。4.8 填寫處理意見：1）意見框中填寫處理意見，在附件管理中點擊查看該流程的附件內(nèi)容，無法操作別人的附件，只能操作自己上傳的附件。4.9后續(xù)處理方式：1）包括：同意，前加簽，后加簽，加簽管理，駁回，終止，抄送，催辦歷史，便簽同意：流程正常通過。前加簽：相當(dāng)于之前KOA的溝通處理，一個節(jié)點只能前加簽一次，前加簽后的處理人不能再做前加簽，前加

8、簽人會產(chǎn)生一個加簽中的狀態(tài)，待加簽處理完畢以后，流程回到發(fā)起前加簽人，繼續(xù)操作。前加簽流程效果2）后加簽：相當(dāng)于之前KOA的轉(zhuǎn)辦處理，一個節(jié)點只能后加簽一次，后加簽后的處理人不能再做后加簽。后加簽流程效果3）加簽管理：顯示的是當(dāng)前處理人員前加簽給其他人員時填寫時的意見，只有發(fā)起前加簽人在加簽管理中可以看大，其他處理人員可以在審批歷史記錄中看到前加簽人的審批意見。4）駁回：當(dāng)前處理人員可駁回起草人或者，指定之前審批的某一個人。終止：即流程中斷，不再往下流轉(zhuǎn)。抄送：在閱件中顯示，必須簽批意見。催辦歷史：查看相關(guān)催辦歷史記錄（由上一節(jié)點在我的工作-已發(fā)流程中進去進行催辦）5）便簽：可以查看相關(guān)便簽信

9、息（只能查看上一節(jié)點發(fā)過來的便簽信息）和繼續(xù)發(fā)便簽給下一個處理人員4.10流程查詢：1）我的工作節(jié)點是統(tǒng)一的流程處理的入口，協(xié)同流程，第三方集成過來的流程，都可以在這里統(tǒng)一進行處理。根據(jù)流程類型的不同，按我的辦件和我的閱件分別顯示。在我的辦件中又按待辦、已辦、辦結(jié)、掛起來分類顯示不同狀態(tài)的流程。同樣，在我的閱件中，按待閱、已閱、閱畢來分類顯示。進入節(jié)點：流程中心任務(wù)中心我的工作待辦：顯示的是所有當(dāng)前用戶待處理的流程信息。已發(fā)：當(dāng)前用戶提交過的流程信息。辦結(jié)：當(dāng)前用戶審批過的流程，且流程已經(jīng)全部正常完成。掛起：未正常流轉(zhuǎn)下去的流程。待發(fā)：存為草稿，未提交的流程。2）我的辦件中查看審批流程3）在流

10、程列表中點擊任意一條流程，彈出流程審批界面，對當(dāng)前流程進行操作。流程節(jié)點沒有問題的話點擊提交即可；4）處理完結(jié)的流程，本人已辦理但下一節(jié)點沒有處理完成的都在：待辦、已辦、辦結(jié)、掛起中點擊選擇查看5）流程搜索：可按照來源，標(biāo)題，發(fā)起人，時間段來進行流程搜索4.11存為模版1）經(jīng)使用的流程，我們可以把該流程設(shè)為模版，點擊“存為模版”待下次使用的時候調(diào)用模版即可（主要默認(rèn)的是模板的流程內(nèi)容，處理人員，方式）4.12調(diào)用模版1）要使用模版的話，點擊調(diào)用模版，調(diào)用已存的模版即可2）調(diào)用模板流程效果5.流程中心-固定流程5.1固定流程入口1）從流程中心-發(fā)起工作-進入固定流程列表，分各大部門，各類型固定流

11、程，可以看到自己公司相關(guān)的固定流程。5.2新建流程：1）從列表中選擇相關(guān)固定流程，5.3填寫信息：1）白色文本框都是需要填寫的信息內(nèi)容，灰色部分為默認(rèn)值不需要填寫，處理意見，附件管理，便簽同自由流程一樣。5.4查看流程圖：1）流程進度可以查看當(dāng)前固定流程的處理節(jié)點，人員信息5.5審批：1）從首頁查看待辦流程，可以查詢到剛剛提交的固定流程待辦信息5.6查看審批記錄：1）從首頁查看待辦流程，單擊對應(yīng)的固定流程進來，點擊審批歷史可展開查看審批歷史記錄（審批人，意見，時間，附件）按審批時間正序排列，如果發(fā)起人與下節(jié)點處理人相同會顯示連崗合辦2）也可以可查看流程進度圖，知曉流程步驟。已經(jīng)處理完成的為亮色

12、，正在處理節(jié)點為高亮，待處理節(jié)點為灰色，鼠標(biāo)放在相應(yīng)節(jié)點上會顯示相關(guān)人員的處理信息。5.7填寫處理意見：1）意見框中填寫處理意見，在附件管理中點擊查看該流程的附件內(nèi)容，無法操作別人的附件，只能操作自己上傳的附件。5.8后續(xù)處理方式：1）意見框中填寫處理意見，在附件管理中包括：同意，前加簽，后加簽，加簽管理，駁回，終止，抄送，催辦歷史，便簽。同意：流程正常通過。前加簽：相當(dāng)于之前KOA的溝通處理，一個節(jié)點只能前加簽一次，前加簽后的處理人不能再做前加簽，前加簽人會產(chǎn)生一個加簽中的狀態(tài)，待加簽處理完畢以后，流程回到發(fā)起前加簽人，繼續(xù)操作。后加簽：相當(dāng)于之前KOA的轉(zhuǎn)辦處理，一個節(jié)點只能后加簽一次，后

13、加簽后的處理人不能再做后加簽。加簽管理：顯示的是當(dāng)前處理人員前加簽給其他人員時填寫時的意見，只有發(fā)起前加簽人在加簽管理中可以看到，其他處理人員可以在審批歷史記錄中看到前加簽人的審批意見。2）駁回：當(dāng)前處理人員只能駁回到上一節(jié)點處理人。終止：即流程中斷，不再往下流轉(zhuǎn)。抄送：在閱件中顯示，必須簽批意見。催辦歷史：查看相關(guān)催辦歷史記錄（由上一節(jié)點在我的工作-已發(fā)流程中進去進行催辦）。便簽：可以查看相關(guān)便簽信息（只能查看上一節(jié)點發(fā)過來的便簽信息）和繼續(xù)發(fā)便簽給下一個處理人員。5.9流程查詢：1）從固定流程列表中，選擇相應(yīng)的流程，點擊瀏覽進入該固定流程的查詢頁面2）列表顯示了該固定流程與之相關(guān)的流程信息

14、，左側(cè)可以按制單號，標(biāo)題，申請人，申請部門，時間段進行模糊匹配查詢，列表顯示了該固定流程的相關(guān)字段信息。點擊新增按鈕可以進行該固定流程的新增。3）雙擊明細行可以進入詳細的流程界面6.信息管理1）從協(xié)同辦公-信息發(fā)布進入2）內(nèi)容模板：協(xié)同辦公-內(nèi)容模板-進入可分組織建立相關(guān)信息模板，有html，word兩種模式，保存以后在信息發(fā)布的時候調(diào)用模板6.1創(chuàng)建欄目：1）欄目設(shè)置：協(xié)同辦公-欄目設(shè)置，帶星號的必須填寫,可分組織，建立，每個欄目都可以設(shè)置不同的信息發(fā)布人，管理員，閱讀權(quán)限等2）欄目管理：協(xié)同辦公-欄目管理員可以針對已有欄目進行調(diào)整。6.2信息發(fā)布：1）信息發(fā)布：協(xié)同辦公-信息發(fā)布，分組織，

15、分欄目可進行三種類型的信息發(fā)布(文本信息，圖片信息，附件信息)，對新建發(fā)布信息，如果沒有設(shè)置審批流，且沒有發(fā)布時，信息員可以進行刪除，如果進入審批流，或者且已經(jīng)發(fā)布，信息員無法針對當(dāng)前信息進行刪除，下架操作，2）信息發(fā)布時：帶星號的必填，對信息內(nèi)容有控制，評論，下載，打印功能，（附件類型同樣做了控制禁止：exe,msi,bat,jsp等）填好信息后，點擊提交，進入審批流。相關(guān)審批信息會在首頁，待辦流程中體現(xiàn)。6.3信息發(fā)布審批：1）從首頁待辦流程進入2）詳細審批界面，審批方式，內(nèi)容等同固定流程一樣，確認(rèn)后點擊提交信息就發(fā)布成功了3）審批通過發(fā)布后的信息會在門戶上的相關(guān)模塊展示出來，默認(rèn)時效性是

16、3天最新，以后依次按發(fā)布時間往后擠壓6.4信息管理：1）協(xié)同辦公-信息管理進入，信息管理員可對已經(jīng)發(fā)布的信息進行刪除，下架，置頂，高亮，歸檔等操作2）信息瀏覽：協(xié)同辦公-信息瀏覽，可以通過瀏覽數(shù)，查看相關(guān)人員的瀏覽信息3）信息統(tǒng)計：協(xié)同辦公-信息統(tǒng)計，可以按照相關(guān)組織，統(tǒng)計信息發(fā)布量7.公文管理1）從協(xié)同辦公-公文管理進入2）基礎(chǔ)檔案：協(xié)同辦公-公文管理-公文設(shè)置-基礎(chǔ)檔案，可設(shè)置發(fā)文的密級，緊急程度，保密期限，文件分類，行文方向等，點擊新增，填好信息后保存即可7.1創(chuàng)建公文：1）公文類型：協(xié)同辦公-公文管理-公文設(shè)置-公文類型，(一般由管理人員來設(shè)計)可分組織，新建公文類型，編碼，名稱必填，

17、選擇授權(quán)使用范圍，定義該類型公文的審批環(huán)節(jié)，歸檔等2）公文文號，流水號配置：協(xié)同辦公-公文管理-公文設(shè)置-公文文號，(一般由管理人員來設(shè)計)，首先配置流水號，其次才能設(shè)計發(fā)文文號，按公司實際需求來設(shè)計。3）模板管理：協(xié)同辦公-公文管理-公文設(shè)置-模板管理，可設(shè)計，正文模板和套紅模板4）發(fā)文擬稿：協(xié)同辦公-公文管理-發(fā)文管理-發(fā)文擬稿，選擇相關(guān)公文類型，點擊新增，首先星號必填，5）填好標(biāo)題，選擇發(fā)文字號后，再編輯左上角，編寫文號6）選擇發(fā)文部門7）主送范圍：注意假如發(fā)給全集團，請選擇當(dāng)前集團下的，*所有公文組織收文（在HR組織中必須設(shè)置為收文單位）8）正文模板和套紅模板:選擇定義的正文模板，套紅

18、模板9）附件：分別注意,上面的是公文的附件，而下面的上傳文件是替換正文內(nèi)容，全部填寫完畢后點擊提交進入審批流程（管理員設(shè)計）7.2公文審批：1）最后一步審批，分發(fā)人進行分發(fā)的時候注意:必須選擇分發(fā)才能在首頁-最新發(fā)文模塊顯示，可控制公文的附件下載，公文打印。7.3發(fā)文管理1）發(fā)文管理：協(xié)同辦公-公文管理-發(fā)文管理，可查看當(dāng)前發(fā)文的相關(guān)信息，對公文審批進行中的 可以進行催辦，對發(fā)布結(jié)束的公文進行注結(jié)和歸檔2）發(fā)文查詢：協(xié)同辦公-公文管理-發(fā)文查詢，可查看當(dāng)相關(guān)組織的發(fā)文狀態(tài)3）發(fā)文統(tǒng)計：協(xié)同辦公-公文管理-發(fā)文統(tǒng)計，可按組織，時間段統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量8.會議管理8.1會議申請概述本節(jié)點用于新建帶會議室

19、的會議申請，節(jié)點中使用的日歷形式的可視化申請方式和日歷形式的會議室使用展示能夠幫助企業(yè)合理、高效的利用會議資室源。1）登陸協(xié)同辦公后點擊：協(xié)同辦公會議申請會議申請2） 選擇相對應(yīng)的會議室，再點擊+號，在彈出框中填寫會議主題3）帶星號的必須填寫,主持人設(shè)置在彈出框中選擇業(yè)務(wù)單元，然后在定位中輸入主持人名字，單擊搜索全部查找，選中顯示人員單擊確定4）通知模版設(shè)置單擊后出現(xiàn)彈出框，選中已設(shè)置的模版單擊確定5）會議參會人單擊后在彈出框中選擇參會部門/人員，也可以定位查找，選擇完點擊確定6） 勾選通知方式，點擊保存，會議走流程，等待相關(guān)審批人通過以后，就會通知與會人員8.2我的會議1）可以從首頁進入，也

20、可以從會議管理-會議申請-我的會議，可以確認(rèn)與會，或者謝絕參會，還可以邀請他人參加等，左邊導(dǎo)航可以看到，待召開的會議，結(jié)束了的會議情況8.3會議查詢1）從協(xié)同辦公-會議申請-會議查詢進入，在參會人列可以查詢到此次會議的確認(rèn)情況8.4會議紀(jì)要1）會議紀(jì)要單獨用固定流程來實現(xiàn)，9. 企業(yè)通訊錄9.1企業(yè)通訊錄概述本節(jié)點主要通過通訊錄個人分組，通訊錄企業(yè)分組，按組織機構(gòu)展示通訊錄三種形式展示用戶有查看權(quán)限的通訊錄信息。支持快速維護個人分組，支持將企業(yè)通訊錄中的聯(lián)系人導(dǎo)入個人通訊錄中，也支持直接添加刪除個人通訊錄中的聯(lián)系人信息。1）登陸進入?yún)f(xié)同辦公信息交流企業(yè)通訊錄2）企業(yè)通訊錄中可以添加個人分組，把

21、常聯(lián)系的人建立一個分組添加進去，操作如下：點擊個人分組新增，在彈出窗中填寫分組名稱，點擊確定；3）分組建好后點擊添加聯(lián)系人，在彈出窗中輸入要添加的人員，點擊檢索，勾選人員點擊確定即可；4）也可以在企業(yè)分組、組織機構(gòu)中選中人員添加到個人分組5）點擊添加個人分組在彈出窗中選擇要添加到的分組，或者新增分組名稱點擊確定即可。10.日程管理10.1個人日程管理概述我的日程節(jié)點可以建立自己的日程事件，建立的日程信息可以在以日、周、月為范圍的視圖中直觀查看，也可以在視圖中直接新建。日程事件還支持日程提醒、日程共享和代理日程等豐富的功能。1）登陸協(xié)同辦公后點擊：協(xié)同辦公個人辦公個人日程我的日程2） 在有需要工

22、作的日期/時間點上點擊拖拉，會彈出以下操作框，選擇“更多”之后在操作框中填寫內(nèi)容3） 帶星號的必須填寫，提醒方式必須勾選，共享規(guī)則設(shè)置可以讓設(shè)置的共享人員查看自己的日程；最后點擊保存。10.2 代理日程概述代理日程節(jié)點可以替其他人建立日程事件，建立的日程信息可以在以日、周、月為范圍的視圖中直觀查看，也可以在視圖中直接新建。日程事件還支持日程提醒、日程共享和代理日程等豐富的功能。1） 代理日程需進入到：流程中心代理人節(jié)點中選擇代理人2） 選擇審核代理人設(shè)置流程類型組織選擇相應(yīng)組織點擊確定3） 組織選擇完成后，選擇個人辦公個人日程點擊確定4） 這樣流程類型就選擇完成，接下來點擊新增填寫需要代理人辦

23、理的開始時間及結(jié)束時間，勾選啟用；代理人需要先在組織節(jié)點選擇相對應(yīng)的組織點擊確定。5） 然后選擇用戶組，選中人員之后點擊確定，最后在新增代理中點擊確定就完成了。6） 代理人設(shè)置完成后，只有“代理人”可以進入到“代理日程“進行操作，被代理人不可以操作。7） 在有需要工作的日期/時間點上點擊，會彈出以下操作框，選擇“更多”之后在操作框中填寫內(nèi)容8） 帶星號的必須填寫，提醒方式必須勾選，共享規(guī)則設(shè)置可以讓設(shè)置的共享人員查看自己的日程，填寫完畢后點擊保存。11.文檔管理11.1文檔管理從文檔管理-文檔中心進入，用戶可以上傳一些工作相關(guān)的文件12.協(xié)同任務(wù)12.1任務(wù)制定概述任務(wù)制定用于上級向下級下達制

24、定任務(wù)。部門領(lǐng)導(dǎo)填寫制定任務(wù)單，然后將任務(wù)下達給部門負(fù)責(zé)人員，同時可以發(fā)送任務(wù)單給需要協(xié)辦或需要關(guān)注該任務(wù)的人員 ；作為任務(wù)發(fā)起人，任務(wù)制定也用于接收匯報的任務(wù)進度詳情信息，接受來自于任務(wù)負(fù)責(zé)人對該任務(wù)的匯報或者拒絕接受，以推進任務(wù)進度。1） 登陸節(jié)點協(xié)同辦公后點擊：協(xié)同辦公個人辦公協(xié)作任務(wù)任務(wù)制定2）在任務(wù)列表里點擊新增 3）在彈出的對話框中填寫內(nèi)容（帶星號是必填項）負(fù)責(zé)人選項需點擊節(jié)點彈出界面，選擇人員部門/處室，在定位框中填寫人員名字點擊搜索，顯示該人員后選中點擊確認(rèn)；4）選擇填寫相應(yīng)的任務(wù)內(nèi)容，父任務(wù)是與之關(guān)聯(lián)的任務(wù)，沒有可不填；協(xié)辦人是協(xié)助辦理該任務(wù)人員，查看人是只許查看任務(wù)；提醒方

25、式一定要勾選，填寫完成后點擊發(fā)布12.2 我的任務(wù)概述我的任務(wù)用于查看與自己相關(guān)的任務(wù)計劃。根據(jù)任務(wù)相關(guān)度的不同，其中包括負(fù)責(zé)的、協(xié)辦的、 關(guān)注的任務(wù)，以及個人制定給自己的簡單任務(wù)。1）登陸協(xié)同辦公后點擊：協(xié)同辦公個人辦公協(xié)作任務(wù)我的任務(wù)，選擇我負(fù)責(zé)的任務(wù)2） 選中負(fù)責(zé)的任務(wù)后，點擊匯報彈出對話框，在任務(wù)狀態(tài)里選擇已開始或完成等，任務(wù)進度中填寫百分比，最后說明完成情況點擊匯報。完成。12.3 任務(wù)匯報1）登陸協(xié)同辦公后點擊：協(xié)同辦公個人辦公協(xié)作任務(wù)任務(wù)制定，選擇待確認(rèn)匯報節(jié)點。2） 選中要確認(rèn)匯報任務(wù)，按處理情況點擊接受/拒絕；接受或拒絕彈出框相同，但拒絕框需填寫原因；最后點擊接受就可以了。13.HR門戶13.1HR門戶1）主要是當(dāng)前用戶的相關(guān)HR