秘書資格考試技巧心得

1、秘書資格考試技巧心得一、關(guān)于錄像答題技巧一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝;（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置;（3）在打電話時，注意：電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話要用禮貌用語，如您好等？上班時間不得占用電話聊天;（4）保密：不能對好朋友泄密不能為了炫耀，泄密不能因為老板吵你，賭氣泄密一、關(guān)于商務(wù)活動中的簽字儀式：注意：迎客:秘書在大門口迎接，領(lǐng)導(dǎo)在會議室等待迎接；客人應(yīng)坐在右邊；簽字廳應(yīng)整潔干凈；簽字桌應(yīng)為長桌，桌布應(yīng)為綠色；實現(xiàn)應(yīng)準(zhǔn)備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國旗；入座座位，助簽人應(yīng)在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二

2、次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談?wù)?、宗教；不問婚否；身子預(yù)言：注意OK在不同國家的意思不同。二、宴請注意：場地的選擇；點菜時要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序;關(guān)于在宴請的過程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項；可能涉及到招標(biāo)書的準(zhǔn)備工作和投標(biāo)，注意其日期；秘書要為上司準(zhǔn)備好信息資料；電話保密工作；會議通知包括哪些內(nèi)容；管理上司日志時，若上司日志發(fā)生變化，則應(yīng)當(dāng)先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉三、有關(guān)商務(wù)旅行：（秘書與領(lǐng)導(dǎo)一起出行，可能還有其他人員）注意：做好出行前的準(zhǔn)備，擬定出訪方案；包

3、括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。仔細(xì)看書上399頁的表格，準(zhǔn)備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預(yù)備會，給上司提醒。四、有關(guān)溝通：可能員工家屬來鬧事注意：好好看看書上的溝通策略，這是一個對外的橫向溝通問題。秘書有無做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無做到日常接待，如倒水等；如果對方著急，秘書不可以急，應(yīng)該有耐心；秘書在接待過程中要注意保密工作；與對方說話時，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你的電話和地址”，即在未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，不能說出領(lǐng)導(dǎo)的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示；若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進去向領(lǐng)導(dǎo)說，而應(yīng)寫成便條形式，把領(lǐng)導(dǎo)叫出來匯報。領(lǐng)導(dǎo)在未

4、吱聲的情況下，秘書不應(yīng)該說出該如何決定。二、傳真機日常使用常識1、使用環(huán)境傳真機要避免受到陽光直射、熱輻射，及強磁場、潮濕、灰塵多的環(huán)境，或是接近空調(diào)、暖氣機等容易被水濺到的地方。同時要防止水或化學(xué)液體流入傳真機，以免損壞電子線路及器件。為了安全，在遇有閃電、雷雨時，傳真機應(yīng)暫停使用，并且要拔去電源及電話線，以免雷擊造成傳真機的損壞。2、放置位置傳真機應(yīng)當(dāng)放置在室內(nèi)的平臺上，左右兩邊和其它物品保持一定的空間距離，以免造成干擾和有利于通風(fēng)，前后方請保持三十厘米的距離，以方便原稿與記錄紙的輸出操作。3、不要頻繁開關(guān)機因為每次開關(guān)機都會使傳真機的電子元器件發(fā)生冷熱變化，而頻繁的冷熱變化容易導(dǎo)致機內(nèi)元

5、器件提前老化，每次開機的沖擊電流也會縮短傳真機的使用壽命。4、盡量使用標(biāo)準(zhǔn)的傳真紙請參按傳真機說明書，使用推薦的傳真紙。劣質(zhì)傳真紙的光潔度不夠，使用時會對感熱記錄頭和輸紙輥造成磨損。記錄紙上的化學(xué)染料配方不合理，會造成打印質(zhì)量不佳，保存時間更短。而且記錄紙不要長期暴露在陽光或紫外線下，以免記錄紙逐漸褪色，造成復(fù)印或接收的文件不清晰。5、不要在打印過程中打開合紙艙蓋打印中請不要打開紙卷上面的合紙艙蓋，如果真的需要必須先按停止鍵以避免危險。同時打開或關(guān)閉合紙艙蓋的動作不宜過猛。因為傳真機的感熱記錄頭大多裝在紙艙蓋的下面，合上紙艙蓋時動作過猛，輕則會使紙艙蓋變形，重則會造成感熱記錄頭的破裂和損壞。6

6、、定期清潔要經(jīng)常使用柔軟的干布清潔傳真機，保持傳真機外部的清潔。對于傳真機內(nèi)部，除了每半年將合紙艙蓋打開使用干凈柔軟的布或使用紗布沾酒精擦拭打印頭外，還有滾筒與掃描儀等部分需要清潔保養(yǎng)。因為經(jīng)過一段時間使用后，原稿滾筒及掃描儀上會逐漸累積灰塵，最好每半年清潔保養(yǎng)一次。當(dāng)擦拭原稿滾筒時，一樣必須使用清潔的軟布或沾酒精的紗布，需要小心的是不要將酒精滴入機器中。而掃描儀的部分（如：CCD或CIS以及感熱記錄頭）就比較麻煩，因為這個部分在傳真機的內(nèi)部，所以需要工具的幫忙。一般來說會有一種清理工具，沾了酒精以后，由走紙口送入傳真機，進行復(fù)印功能時，就可以清潔掃描儀玻璃上的灰塵。切不可直接用手或不潔布、紙

7、去擦拭。三、情景錄象題解答技巧小析總體注意事項：錄象分析題以具體實際操作技能為重點，考點涉及面積廣，較分散。一、經(jīng)常在錄象題中出現(xiàn)的問題包括以下幾點：1、環(huán)境問題。如會議室、會客室、接待室、走廊、辦公室布局/布置/清潔/辦公用品的擺放/、整齊、衛(wèi)生、光線、綠色植物等。2、職業(yè)形象。包括坐/站/走姿等/服飾等方面。3、接待方面。環(huán)境情況、辦公用品的準(zhǔn)備情況、接待預(yù)約和未預(yù)約的來訪者、電話接待的要求等。4、溝通方面。包括溝通的基本技能、具體技能要求、內(nèi)容等。5、接打電話和處理通話中的問題。如方法，語言等等。6、會議方面。會議籌備的各項環(huán)節(jié)、會中的服務(wù)工作、會后的善后工作、會議協(xié)調(diào)、商務(wù)活動和旅行的

8、工作事宜等。7、檔案信息。收集方法、檔案收集流程、檔案信息管理、信息開發(fā)工作等等8、辦公室事務(wù)管理。庫存管理、進貨保管、緊急事故的處理、辦公設(shè)備用品的采購等。此外，在書本每章節(jié)內(nèi)的注意事項也是考試的知識點分布所在地。二、其他要注意的問題：1、選擇題量很多，120道題目要求在90分鐘內(nèi)完成。選擇題發(fā)題型包括單項、多項、不定項、中性選擇四項。2、工作務(wù)實題主要偏重實際操作，包括某項工作的方法、內(nèi)容、寫作的格式等等，并且形式很靈活，如擬寫一份完整的庫存管理方法，以備忘錄的格式，通過電子郵件發(fā)送給某某經(jīng)理等。這就要求大家掌握多種知識的同時學(xué)會靈活運用。3、錄象分析題只要找出錄象中的正確或錯誤的地方即可

9、，不需要加以分析（這是近及期考試的形式）。每個級別分別都有兩道錄象題，每道在5-10分鐘。試卷要求找出15個正確或錯誤的地方即可，但是每道錄象題中至少有15-20個錯誤和正確的地方，甚至更多。 大家都可以寫下來。四 秘書國考工作務(wù)實題解答方式注意：以下是我們例舉了三道題目的解答方式為例，希望能給大家提供參考。背景說明：你是光華公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的幾項任務(wù)。一、便   條鐘苗：江蘇遠(yuǎn)洋公司副總經(jīng)理等五人將于9月25日至28日來我公司進行考察，請你按公司慣例做出接待計劃與安排，計劃形成后交我審閱，待批準(zhǔn)后再去相關(guān)部門交辦具體適宜。謝謝行政經(jīng)理

10、0; 蘇明2003年11月21日參考答案：1、說明接待計劃的三項內(nèi)容：（1）接待規(guī)格；（2）日程安排；（3）經(jīng)費列支。2、人員安排中計劃中應(yīng)寫明；（1）主要陪同人員；（2）主要工作人員；（3）住宿地點、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量；（4）宴請時間、地點、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)；（5）會見、會談地點、人數(shù)、參與人員。3、日程安排計劃：（1）日期、時間、地點；（2）活動內(nèi)容；（3）陪同人員。4、接待經(jīng)費計劃（列支）；（1）工作經(jīng)費；（2）餐飲費；（3）住宿費；（4）交通費；（5）參觀費；（6）其他不可預(yù)見費用。二、備  忘  錄發(fā)自：行政經(jīng)理    蘇明發(fā)給：秘書 

11、;   鐘苗日期：2003.11.21內(nèi)容：公司成立的開發(fā)部近期有5名員工要出差，請你幫開發(fā)部列出我公司商務(wù)出差申請費用以及報銷結(jié)算的步驟，我看過后再交給他們參考執(zhí)行。謝謝參考答案：我公司商務(wù)出差申請費用以及報銷結(jié)算的步驟是；1、申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細(xì)說明需要經(jīng)費的人員、時間、用途、金額等情況，并親自簽字。2、該報告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。3、一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費用申請報告或費用申請表提交財務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。4、在進行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿?/p>

12、取相應(yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、項目、費用等應(yīng)與使用者實際用途相符。5、商務(wù)工作結(jié)束，申請人應(yīng)將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。6、如果事實商務(wù)工作時，計劃的費用不夠，需要超出時，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，在得到許可和批準(zhǔn)后，超出的部分才可得到報銷。三、便   條鐘苗：一些員工對信息存儲過程不 太了解，時常將公司活動中形成的信息材料往文件柜中一放了事，沒有進行信息登記和編碼。為了使公司信息存儲規(guī)范合理，請你擬寫一份有關(guān)信息登記和編碼的書面材料

13、，在下周三下午由你向員工作介紹。行政經(jīng)理  蘇明2003年11月21日參考答案：1、登記：（1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。（2）登記分為兩種類型；總括登記，對存儲信息按批分類登記；個別登記，按信息存儲順序逐件登記。（3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。2、編碼：（1）編碼要求；編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示出信息的組成方式及關(guān)系。（2）編碼步驟；分析所有預(yù)編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù)（3）編碼的兩種方法：順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編碼；分組編碼法，利用十進位阿拉伯?dāng)?shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類。一:怎么答題?假如題型如下:便 

14、60;條陳曉秘書：公司（溫州市市點秘書事務(wù)所）將在今年2月20日在王朝大酒店舉行廉政監(jiān)督員年會，本次年會的會議記錄將由你負(fù)責(zé)，請你將會議記錄有關(guān)內(nèi)容和涉及要點在今天下午下班前發(fā)送到我的電子郵箱里。行政部經(jīng)理：王小丫二OO五年三月二十日我們這樣進行答題:解：收件人：xg抄送：cns密送：hzx.xg標(biāo)題：會議記錄有關(guān)內(nèi)容和涉及要點附件：無內(nèi)容： 王經(jīng)理：您好！會議記錄有關(guān)內(nèi)容與涉及要點有關(guān)內(nèi)容已經(jīng)整理好了，現(xiàn)將內(nèi)容發(fā)送給您，請您審閱。陳曉會議記錄有關(guān)內(nèi)容與涉及要點內(nèi)容如下：一、概念：會議記錄是開會時當(dāng)場將會議基本情況和會議報告、發(fā)言、討論、決議等內(nèi)容如實記錄下來的文書。二、特點：一是真實性，是對

15、會議情況的客觀記錄。二是資料性，是分析會議進程、研究會議義程的依據(jù)；是編寫會議簡報和撰寫會義紀(jì)要的重要資料；還可以作為原始資料編入檔案長期保存，以備需要時查閱。三、結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部1、標(biāo)題（1）會議名稱+文種。如“溫州市市點秘書事務(wù)所廉政監(jiān)督員年會會議記錄”。（2）文種。如“會議記錄”。2、正文。正文的構(gòu)成是：首部+主體+結(jié)尾（1）首部。會議概況，包括會議名稱；會議時間；會議地點；會議主席（主持人）；會議出席、列席和缺席情況；會議記錄人簽名等。以上6項應(yīng)在主持人宣布開會前填寫好。（2）主體。會議內(nèi)容。包括：會會議議義題。如果有多個議題，可以在議題前分別上序號。發(fā)言人及發(fā)言內(nèi)容。記錄每人的

16、發(fā)言時都要另起一行，寫明發(fā)言人的姓名，然后加冒號。會議決議。決議事項應(yīng)分條列出。有表決程序的要記錄決的方式和結(jié)果。（3）結(jié)尾。另起行，寫明“散會”并注明散會時間。3、尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。五、國家職業(yè)資格鑒定基礎(chǔ)知識試題解析勞動和社會保障部秘書國家職業(yè)資格統(tǒng)一鑒定試卷由兩個卷冊構(gòu)成。卷冊一為基礎(chǔ)業(yè)務(wù)素質(zhì)部分，包括職業(yè)道德和秘書基礎(chǔ)知識；卷冊二為秘書技能操作部分，包括案例分析和工作實務(wù)。本文單就部分基礎(chǔ)知識試題作解析，供參考。命題思路選擇題分單項選擇題和多項選擇題。單項選擇題重點考查考生對秘書理論知識的基本概念、定義、觀點、知識要點的把握是否準(zhǔn)確。此類試題要

17、求考生牢固掌握知識、技能要 點及其應(yīng)用方法。多項選擇題考查的內(nèi)容包括秘書專業(yè)某個知識模塊的若干項； 對秘書工作程序性行 為導(dǎo) 致的“可以”、“應(yīng)當(dāng)”、“否 定”等結(jié)果作劃分與選擇；對同一模塊或不 同模塊相關(guān)知識技能作比較等。選擇題的特點選擇題題量大，覆蓋面廣，擬題的隨機性強?？忌莆盏闹R必須全面、系統(tǒng)，不能靠機械的記憶和背誦，一定要在深刻理解和相應(yīng)操作訓(xùn)練的基礎(chǔ)上，把理論與技能綜合起來把握。選擇題作答技巧選擇題有的是考查概念、觀點、知識點及其之間的聯(lián)系與區(qū)別，有的是考查理論知識如何運用于實際操作。因此，在作答單項選擇題時，最關(guān)鍵的是要求考生準(zhǔn)而快地確定答案，非對即錯。但有的考生將答案改了又改

18、，這說明考生對考查的內(nèi)容沒有把握，無謂地浪費了有限的時間，致使未能把題做完。對多項選擇題的判斷，最關(guān)鍵的是要注意各選項之間的邏輯關(guān)系或知識要素內(nèi)涵， 通過邏輯分析斷定所選項的正確性。此種題型通常涉及各知識點聯(lián)系密切、要點相對集中的內(nèi)容，考生只要熟悉涉及的知識點，選擇的正確率就較高。這里介紹14答技巧供參考。1、直覺分析法。根據(jù)題干直接選出正確答案，屬于順向思維判斷法。有些單項選擇題所涉及的內(nèi)容，考生已經(jīng)爛熟于心，有的是最基本的常識，不需要再費心思考量決斷。這種方法比較適合單選題。2、還原法。將認(rèn)為正確的選項置于試題中，再從語法語義角度檢驗答案的正誤。此方法比較適合單選題。3、濃縮還原法。擬題人

19、將較復(fù)雜的概念簡單化，也就是將題義濃縮概括后，變?yōu)橐粋€簡單的句子或詞組甚至是一個詞。分析這類試題時，宜將各項答案 擴展后再還原（題義），這種題義往往是教材中的原文，有時是從多條原文（義群）中選出幾條進行濃縮后作為選項的。這類題只適合多項選擇題。4、排除法。排除法是在不能確定正確答案時采用的一種逆向思維判斷法。如果不能一眼看出正確答案，應(yīng)首先排除明顯荒誕、拙劣或不正確的答案。一般來說，選擇題尤其是單項選擇題的題干及其答案幾乎直接摘抄自教材，其他備選答案可能是命題者自己設(shè)計的，也可能是有悖常識的錯誤答案。5、詞語分析法。抓住題干中的關(guān)鍵詞語，或者將詞語間作有機的聯(lián)系，然后確認(rèn)正確答案。6、邏輯聯(lián)系

20、法。將選項中的某些詞語與題干中的某些要點作邏輯聯(lián)系， 然后判定正確答案。7、類比法（比較法）。四個選項中有一個或兩個選項不屬于一個范疇或類屬，那么，余下的三項或兩項則為選擇項。這種方法適合于多項選擇題。8、猜測法。實在不知道確切的答案也不要放棄，要充分利用所學(xué)知識去猜測。一般來說，排除的項目越多，猜測正確的可能性就越大。9、常識法。根據(jù)人們?nèi)粘Ｉ睢W(xué)習(xí)、工作積累起來的經(jīng)驗或慣例總結(jié)出來的約定俗成的認(rèn)知作選擇， 不用通過專門的學(xué)習(xí)。10、設(shè)例法。如果對所有選項都不能確定對錯，可以按每個選項隱含的意思假設(shè)一個例子，然后進行比較和區(qū)別，最后確定正確答案。11、計算法。利用相關(guān)的計算公式計算出正確答

21、案。12、詮釋法。從一個知識側(cè)面，就事物的某一特點作出基本解釋。13、經(jīng)驗法。根據(jù)平常生活或工作經(jīng)驗進行分析與判斷，然后選擇答案。14、綜合交叉法。可同時利用兩種或兩種以上的方法，集中考慮正確答案和錯誤答案的關(guān)鍵所在?？上扔门懦▽㈠e誤項排除，然后在剩余選項中進行再次選擇，以此類推。 例題解析 （一） 單項選擇題例題：秘書要做好保密工作，為了記事備忘，最好用速記記（ ） 。選自2006年11月五級秘書試卷（筆試）單項選擇題第46題）（A）筆記本（B）記事本 （C） 秘本 （D） 記錄本 解析： 可用排除法。因為 項都沒有“秘密”的跡象， 只有 項說得很明確。我們知道秘書用速記“秘本”，不僅方便

22、、高效，重要的是能起到保密作用，尤其是“速記符號”俗稱“保密文字”，所以答案只能是項。例題2： 溝通中開放友好的身體語言包括（ ） 。（選自 2006 年11月五級秘書試卷（筆試） 單項選擇題第42題） （A） 手勢、動作、體態(tài) （B） 語調(diào)、語速、用詞 （C） 服裝、服飾、體態(tài) （D） 表情、態(tài)度、動作 解析： 可用直覺分析法或還原法。因為題干已經(jīng)提示“身體語言”了，“手勢、動作、體態(tài)”都屬于身體語言， 其他 項中的語詞都有不屬于身體語言的語詞。也可以將 項還原成完整的一句話， 從語義和語法角度考慮均無錯誤 。毫無疑問，答案為。例題3： 企業(yè)的辦公格局和車間的設(shè)計屬于企業(yè)文化的（） 。（選自

23、2006年11月四級秘書試卷（筆試） 單項選擇題第47題） （A） 精神層 （B） 制度層 （C） 物質(zhì)層（D） 行為層解析：可用設(shè)例法或猜測法?？忌锌赡軙贏、C兩項中猶豫不決?？梢赃@樣考慮：企業(yè)的辦公格局和車間的設(shè)計是企業(yè)文化的表層反映，是企業(yè)員工創(chuàng)造的物質(zhì)文化，它比較具體，而精神層較抽象，如企業(yè)風(fēng)貌、風(fēng)氣等。答案顯然為C 項。例題4：某公司每天要用去2包A4復(fù)印紙，供應(yīng)商從訂貨到送達(dá)需要天時間，最小庫存量是10包，那么該公司A4復(fù)印紙的再訂貨量應(yīng)是（ ） 包 。（選自2006年11月四級秘書試卷（機考）單項選擇題第67題）（A）14包 （B）18包 （C）22包 （D）26包解析： 可

24、用計算法。按再訂貨量公式計算：重新訂購量（再訂貨量）日用量×運送時間最小庫存量。答案B 為正確。例題5：在會議文件審核修改之后， 要由（ ）進行終審。選自2006年月三級秘書試卷（筆試）單項選擇題第49題）（A） 主管秘書 （B） 主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)（C） 文件起草者 （D） 辦公室主任 解析：可用常識法。在我國政治體制中，能夠決定“召開會議”和“終審”的只有單位負(fù)責(zé)人 ，四個選項中除“主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)”外，其他均無此權(quán)力。答案為B。例題6：當(dāng)上司確定出訪后， 秘書要在出發(fā)前做好充分的準(zhǔn)備工作， 這包括（） 等方面的準(zhǔn)備。（ 選自2006 年11月二級秘書試卷（筆試）單項選擇題第6

25、4題）（A） 思想、組織、物質(zhì)和資料 （B） 思想、物質(zhì)和資料（C） 環(huán)境、組織、物質(zhì)和資料 （D） 物質(zhì)和資料 解析：可用邏輯聯(lián)系法。上司出訪要做多方面的準(zhǔn)備， 大多數(shù)考生選擇 項。其實，秘書為上司出訪要做的事情很多，大到制訂出訪方案，小到“針頭線腦”，考慮要周到細(xì)致。A項答案才是正確的。（二）多項選擇題 例題7：影響接待規(guī)格的因素有（ ）（選自2006年11月四級秘書試卷（筆試）多項選擇題第96題） （A） 對方的要求 （B） 對方與我方的關(guān)系 （C） 突然的變化 （D） 上一次的接待標(biāo)準(zhǔn)解析：可用設(shè)例法。如 A項，對方的要求也許是沒有道理的， 顯然這項被否定了；如B項，假設(shè)對方的來訪事關(guān)

26、重大或我方非常希望和對方發(fā)展關(guān)系， 再假設(shè)是上下級關(guān)系， 往往以高規(guī)格接待；如C項，假設(shè)總經(jīng)理突然接到一個緊急會議通知，他可委派其他人來完成接待工作，雖使接待規(guī)格降低了，但也屬正常；如D項，假設(shè)某醫(yī)藥公司副經(jīng)理接待某藥廠藥品推銷員，這也屬正常。以此假設(shè)的例子，答案為。例題8：在確定會議住宿地點之前， 應(yīng)隨意抽查（）的設(shè)備。選自2006年 11月四級秘書（試卷（筆試）多項選擇題第87題）(A）一個商務(wù)間 （B）一個雙人房間 （C）一個單人房間 （D）一個套房解析： 可用詞語分析法和詮釋法?？梢宰プ☆}干中的“會議住宿地點”來作出選擇。A項不能作為“住宿”之用，其他選項均與“住宿”緊密相關(guān)，答案為B

27、CD。此題也可用類比法，BCD選項為“住宿”類，A項則不是。例題9：填寫介紹信可以用（ ） 。（選自2006年11月四級秘書試卷（機考）多項選擇題第102題）（A）毛筆 （B）鋼筆 （C）圓珠筆 （D）鉛筆解析：可用經(jīng)驗法。凡是有一點生活和工作經(jīng)驗的考生做本題并不難， 即使不去專門記憶這些技能知識， 只要根據(jù)平常的生活經(jīng)驗也能找對答案。 項為正確答案。例題10：在多邊性商務(wù)活動中，人們經(jīng)常采用的禮賓次序是： 按來賓所在國或地區(qū)名稱的拉丁字母順序排列、( ) 。（選自2006年11月三級秘書試卷（筆試）多項選擇題第97題） （A） 按報到時間順序排列 （B） 按來賓身份排列 （C） 按與東道主的

28、關(guān)系遠(yuǎn)近排列 （D） 不排列， 隨便坐解析：可用綜合交叉法。先用邏輯分析法，如項顯然不符合事實邏輯，應(yīng)當(dāng)排除。項是一種常用禮賓次序的方法。答案為 項。例題11：下列文書的內(nèi)容具有前瞻性、預(yù)測性的是（ ）。 選自2006年 11月三級秘書試卷（筆試）多項選擇題第118題）（A） 總結(jié) （B） 計劃 （C） 調(diào)查報告 （D） 可行性研究報告解析：可用類比法。在時間概念層面 ，“總結(jié)”與“調(diào)查報告”是同類， 重在敘述過去，屬于“過去完成時”；而“計劃”與“可行性研究報告”是同類， 重在對未來的預(yù)測，屬于“將來進行時”。答案為 項。例題12：會議記錄和會議紀(jì)要的區(qū)別主要有（ ）。(選自2006年11月

29、二級秘書試卷（筆試）多項選擇題第113題）（A）會議紀(jì)要是行政公文，會議記錄不是行政公文（B）會議記錄是原始記載，會議紀(jì)要是對會議的綜合與概括（C）會議記錄的作用是存檔備查，會議紀(jì)要的作用是向有關(guān)機關(guān)傳達(dá)會議情況和議定事項（D）會議記錄隨會議進程記載會議內(nèi)容，會議紀(jì)要則是在會議結(jié)束時對會議內(nèi)容進行概括和總結(jié)。解析：可用濃縮還原法。本題是教材原文義群的濃縮版，只要逐項對題義還原，再比較“會議紀(jì)要”與“會議記錄”的不同，答案自然就出來了。答案為ABCD。六 秘書三級技能一般出題范圍秘書三級比較容易出情景題的范圍有：1、簽字儀式。2、引導(dǎo)會議。3、商務(wù)旅行。4、工作計劃。5、市場調(diào)查報告。比較容易出

30、實務(wù)擬寫題的范圍有：1、招標(biāo)書。2、開業(yè)典禮。準(zhǔn)備工作的9項要寫全；參加典禮的四類人要指出；典禮的7項步驟要寫全。3、信息發(fā)布會，準(zhǔn)備工作的8項要寫全。4、工作計劃。5、辦公用品采購。6、辦公耗材庫存。7、辦公環(huán)境管理。8、信息開發(fā)中的剪報。要寫出定義、特點、優(yōu)缺點和步驟。9、信息編寫。要寫出定義、要求、步驟和類型。七 我的秘書三級考試心得各位考友，我是參加去年6月12日秘三考試的，考前參加了相關(guān)培訓(xùn)，現(xiàn)將我們培訓(xùn)老師傳授的考試秘籍上傳，供大家參考。1、要有良好的心態(tài)?？春芏嗳硕颊f資格證很難考，剛開始我也有些怕怕。培訓(xùn)老師告訴我們，要有一種贏取勝利的主動心態(tài)，積極一些，樹立自信心，別還沒打仗就

31、畏首畏尾。2、要充分了解考試題型，合理安排好答題時間。秘書考試分兩大塊，一塊是理論，一塊是實務(wù)。考理論時，要先選擇秘書基礎(chǔ)知識的題來作答，因為這一部分有些題還是需要時間來思考的，等基礎(chǔ)知識的題答完，再去答職業(yè)道德的題，因為職業(yè)道德題很多都是直觀題，千萬不要猶豫，不要左思右想，不要在職業(yè)道德上浪費時間。理論部分題量還是比較大的，大家一定要抓緊時間。實務(wù)部分先是情景題，就是看錄像，各位考友一定要邊看錄像邊找點，千萬不要等兩遍都放完了才回憶，那會漏掉很多點，而且浪費時間。擬寫實務(wù)題的答題要點就是，把你自己認(rèn)為和該部分相關(guān)的內(nèi)容都朝上寫，決不能讓卷子空著。還有就是盡可能用書里的語言答題，口語不要太多。

32、3、要做歷年考題。做歷年考題一是熟悉題型，二是鍛煉答題思路，三是題庫是一定的，你做的歷年考題，說不定在今年的考試中也可能出現(xiàn)，這一點很重要。4、要注意休息，不要搞疲勞作戰(zhàn)，有效的看書是關(guān)鍵。我們老師還建議在復(fù)習(xí)期間，多吃咸魚、雞蛋、豆腐、海帶等富含卵鱗脂的東西，有助于增強記憶力。最后總結(jié)就是：書讀一遍、課聽一遍、錄像看一遍、題做一遍。2009年5月國家秘書三級真題錄像題答案案例分析(第1題20分，第2題30分，共50分) 1. 參考答案： 1. 著裝符合職業(yè)要求。（） 2. 能提前到會場做準(zhǔn)備。（） 3. 會前要求調(diào)節(jié)會議室溫度，注意通風(fēng)。（） 4. 熱情招呼開會人員禮讓遞水，溝通得當(dāng)。（）

33、5. 能提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)點開會。（） 6. 能事先通知與會人員開會的主題，做好準(zhǔn)備。（） 7. 問卷沒有綜合，沒有給每人一份。（×） 8. 對會議的評估基本到位。（） 9. 會議結(jié)束前注意收集對會議的反映意見。（） 10. 對于會后暫留人員能做妥善安置。（） 11. 會前資料準(zhǔn)備不足。（×） 12. 對會議服務(wù)人員環(huán)境培訓(xùn)沒有到位。（×） 13. 能控制會議經(jīng)費的使用。（） 14. 能馬上收拾會議室。（） 15. 能請領(lǐng)導(dǎo)在會議記錄上簽字。（） 評分標(biāo)準(zhǔn)： 1本題滿分為20分 2每答對1點給2分，答對10點即得滿分。 3如考生答案與參考答案有出入，只要闡述合理，即可給分

34、。 4本題要求只作正誤點說明，不作更正性的分析。 2. 參考答案： 1電話用語規(guī)范。（） 2出現(xiàn)問題，能夠主動為其他同事承擔(dān)責(zé)任。（） 3有時間意識，能夠按照領(lǐng)導(dǎo)的要求迅速趕回企業(yè)處理緊急事務(wù)。（） 4知道如何使用跟蹤卡。（） 5在指導(dǎo)新來的秘書工作時，不能將有關(guān)的要求和方法傳授清楚。造成鐘秘書工作被動和失誤（×） 6對檔案工作熟練，業(yè)務(wù)能力強。（） 7知道如何為自己的領(lǐng)導(dǎo)分憂，主動提出替劉經(jīng)理去送文件，使劉經(jīng)理能夠避免面對領(lǐng)導(dǎo)批評的尷尬局面。（） 8知道去領(lǐng)導(dǎo)辦公室遞送文件要隨身攜帶紙筆，能夠在領(lǐng)導(dǎo)授意時及時記錄。（） 9能夠進領(lǐng)導(dǎo)辦公室敲門和雙手遞送文件，知道與領(lǐng)導(dǎo)溝通時應(yīng)有的禮

35、儀要求。（） 10向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作簡潔、清楚。（） 11知道制定大型活動要有應(yīng)急方案。（） 12在制定大型活動的應(yīng)急方案時要提前與保安等部門進行溝通和協(xié)調(diào)，不能只是關(guān)起門來制定方案。（×） 13與領(lǐng)導(dǎo)預(yù)約要盡量打出提前量，不能讓領(lǐng)導(dǎo)感到太倉促。（×） 14知道在網(wǎng)上發(fā)布內(nèi)部會議信息（） 15會議信息在網(wǎng)上發(fā)布后，缺少確認(rèn)或提醒環(huán)節(jié)。（×） 16懂得如何用手寫速記的方式將領(lǐng)導(dǎo)的授意及時記錄下來。（） 17能夠?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)詢問的敏感問題做出得體回答，不在領(lǐng)導(dǎo)面前隨便評判同事，或擴散一些小道消息。（） 18離開領(lǐng)導(dǎo)辦公室時忘記關(guān)門。（×） 19能夠主動關(guān)心其他同事，注

36、重團隊之間的團結(jié)和相互鼓勵，能夠主動化解同事之間的矛盾。（） 20能夠在同事工作中出現(xiàn)困難時主動幫助和指導(dǎo)她們。（） 21喝咖啡的動作不合禮儀要求。（×） 2006年下半年國家三級秘書資格情景錄像題和答案題目要求：根據(jù)錄像中宏遠(yuǎn)公司總經(jīng)理助理高葉的工作情景，指出其工作環(huán)境、工作表現(xiàn)和個人行為中至少巧處正確或錯誤的地方，每處兩分，共30 分。情景敘述：宏遠(yuǎn)公司總經(jīng)理助理高葉辦公室，電腦和打印機擺放有序。高葉著便裝坐在辦公桌前辦公。辦公桌上擺放著電話、名片盒、通訊錄和零亂的文件、文件夾，身后的椅子上也擺放著一堆文件。電話鈴響過兩聲，高葉左手拿起電話，右手準(zhǔn)備記錄：“喂，你好，這是宏遠(yuǎn)公司

37、。啊，王總，我是小高 嗯 好，行，可以！沒問題，您放心好了。再見！”掛下電話。高葉看了一下手表，拿起電話撥打：“喂，鐘秘書嗎？我是高助理，現(xiàn)在是9 : 30 ，請通知銷售部吳經(jīng)理、公關(guān)部馬經(jīng)理，還有保衛(wèi)處的方主任，10 : 00 到1 號會議室開個碰頭會。好，就這樣。再見！”高葉掛上電話。會議室的時鐘指著9 : 50 ，高葉身穿職業(yè)裝和同事鐘秘書在會議室調(diào)試投影儀。高葉：“怎么還不亮?。跨娒貢?，這個投影儀有問題?。∧阃ㄖ幌滦姓康募夹g(shù)人員，馬上過來檢查一下，別耽誤了開會。”鐘秘書出去進來一位技術(shù)人員。檢查后說沒問題了。鐘秘書進來：“好了嗎？高葉：“應(yīng)該沒問題。把開會的相關(guān)資料準(zhǔn)備好，馬上要開

38、會了。1 號會議室。會議桌椅擺放整齊、美觀。高葉主持會議，兩邊依次坐著鐘秘書、馬經(jīng)理、吳經(jīng)理、方主任等四人。高葉：“今天會議的內(nèi)容是這樣的，我們集團公司和威世公司正在談判的合作項目已經(jīng)進入關(guān)鍵階段，這是我公司和威世公司已有的一些合作項目和合作情況，請大家看一下相關(guān)錄像。”這時會議室的多媒體屏幕上出現(xiàn)圖像，繼而圖像消失。高葉繼續(xù)發(fā)言：“下周一，威世公司亞太地區(qū)總裁要來我公司考察，王總委托我跟大家一起在此前籌備一個小型的展示會。這個展示會一定要給外商留下深刻的印象，而且要花費少。我們大家討論一下。馬經(jīng)理：“我有一個建議。作為公司內(nèi)部的展示會，我們沒有必要在外面租場地，可以把那個榮譽室布置成展示廳，

39、這樣既可以節(jié)約開支，又能讓外商體驗到我公司的工作氣氛，效果一定好，事后恢復(fù)原樣就行了。怎么樣？高葉邊記錄邊接著說：“大家看馬經(jīng)理的建議如何 吳經(jīng)理您覺得呢？吳經(jīng)理：“馬上要開人大會議了，榮譽室是人大代表常參觀的地方，這樣換來換去不太方便。公關(guān)部出去租個地方并不費事呀。馬經(jīng)理聽后，氣沖沖地掃了吳經(jīng)理一眼，從座位上站起來反駁道：“出去租地方就會離公司太遠(yuǎn)，既不合適又花錢?！闭f完要走，高葉連忙擺手示意他坐下。高葉：“馬經(jīng)理是為了節(jié)約開支，吳經(jīng)理是為了不影響榮譽室的正常工作，各有各的道理。從王總既要給外商留下深刻印象，又要花費少的要求來看，他也有把榮譽室暫時布置成展示會的意思，只是擔(dān)心實施起來有困難。

40、這就需要我們多想辦法。我想，只要大家分工協(xié)作，展示會后能盡快恢復(fù)榮譽室，是完全能夠做到產(chǎn)品展示和人大代表參觀兩不誤的。吳經(jīng)理、馬經(jīng)理、方主任，你們覺得怎么樣？方主任：“沒問題?！备呷~對著馬、吳兩位經(jīng)理：“那你們二位呢？吳經(jīng)理有些勉強：“行。馬經(jīng)理點頭說：“可以。高葉：“那好。展覽會的場地布置和宣傳工作由馬經(jīng)理負(fù)責(zé)，吳經(jīng)理負(fù)責(zé)提供相關(guān)的技術(shù)資料和產(chǎn)品樣品，方主任負(fù)責(zé)接待外賓和保衛(wèi)工作。大家有什么意見嗎？大家說：“沒意見。高葉邊整理材料邊說：“好，事情就這么定了。散會?！北娙穗x席。高葉：“吳經(jīng)理，稍等，能不能再麻煩您幾分鐘？您請坐。高葉示意吳經(jīng)理坐下，說：“馬經(jīng)理年輕，有時說話比較沖，其實他還是動

41、了腦子的。吳經(jīng)理：“小高呀，我在這個公司二十多年了，你不是不知道，就沒見過這么自以為是的人。他眼里還有誰呀？高葉端了杯水給吳經(jīng)理：“吳經(jīng)理，您先喝水。這話又說回來了，誰都年輕過??！我剛來的時候，不也和他差不多嗎？要不是您手把手地教我，我哪有今天?。墙?jīng)理：“真不愧是經(jīng)理助理，都會拐彎抹角地做我的工作了。高葉：“哎，您是老同志，對我們年輕人還要多幫助。我有說得不對之處，您也別往心里去。咱別為一點兒小事影響了工作。吳經(jīng)理：“嘿，我要不懂得這點道理，四十多歲就白活了。好了，我該走了。高葉站起：“那行，您多休息。今天還真謝謝您了。”兩人離開會議室。數(shù)天之后，辦公樓。高葉一邊上樓一邊接電話：“噢，王總呀

42、，小鐘接上您了？行，我們都布置好了，一小時后您直接到會場吧。您放心好了 再見！吳經(jīng)理，方主任，鐘秘書走到高葉身旁。方主任：“高助理，會場布置得真不錯，挺像回事的。這時保安慌張地跑上樓來：“高助理，高助理，有輛大卡車壞在大門口了，影響了交通的出入。高葉聽后說：“噢，我的應(yīng)急方案里應(yīng)該有這項吧？方主任：“對，可以從西門進來。高葉葉：“噢，西門？那邊路有點窄，你趕快派個人引導(dǎo)一下吧，別把綠地軋壞了。方主任：“行?！彪S保安下樓。高葉領(lǐng)著吳經(jīng)理與鐘秘書：“走，看看會場去。情景敘述： 宏遠(yuǎn)公司總經(jīng)理助理高葉辦公室，電腦和打印機擺放有序。高葉著便裝坐在辦公桌前辦公。辦公桌上擺放著電話、名片盒、通訊錄和零亂的

43、文件、文件夾，身后的椅子上也擺放著一堆文件。 電話鈴響過兩聲，高葉左手拿起電話，右手準(zhǔn)備記錄：“喂，你好，這是宏遠(yuǎn)公司。啊，王總，我是小高 嗯 好，行，可以！沒問題，您放心好了。再見！”掛下電話。 高葉看了一下手表，拿起電話撥打：“喂，鐘秘書嗎？我是高助理，現(xiàn)在是9 : 30 ，請通知銷售部吳經(jīng)理、公關(guān)部馬經(jīng)理，還有保衛(wèi)處的方主任，10 : 00 到1 號會議室開個碰頭會。好，就這樣。再見！”高葉掛上電話。 會議室的時鐘指著9 : 50 ，高葉身穿職業(yè)裝和同事鐘秘書在會議室調(diào)試投影儀。 高葉：“怎么還不亮啊？鐘秘書，這個投影儀有問題??！你通知一下行政部的技術(shù)人員，馬上過來檢查一下，別耽誤了開會

44、?！辩娒貢鋈ミM來一位技術(shù)人員。檢查后說沒問題了。 鐘秘書進來：“好了嗎？ 高葉：“應(yīng)該沒問題。把開會的相關(guān)資料準(zhǔn)備好，馬上要開會了。 1 號會議室。會議桌椅擺放整齊、美觀。高葉主持會議，兩邊依次坐著鐘秘書、馬經(jīng)理、吳經(jīng)理、方主任等四人。 高葉：“今天會議的內(nèi)容是這樣的，我們集團公司和威世公司正在談判的合作項目已經(jīng)進入關(guān)鍵階段，這是我公司和威世公司已有的一些合作項目和合作情況，請大家看一下相關(guān)錄像。”這時會議室的多媒體屏幕上出現(xiàn)圖像，繼而圖像消失。 高葉繼續(xù)發(fā)言：“下周一，威世公司亞太地區(qū)總裁要來我公司考察，王總委托我跟大家一起在此前籌備一個小型的展示會。這個展示會一定要給外商留下深刻的印象，

45、而且要花費少。我們大家討論一下。 馬經(jīng)理：“我有一個建議。作為公司內(nèi)部的展示會，我們沒有必要在外面租場地，可以把那個榮譽室布置成展示廳，這樣既可以節(jié)約開支，又能讓外商體驗到我公司的工作氣氛，效果一定好，事后恢復(fù)原樣就行了。怎么樣？ 高葉邊記錄邊接著說：“大家看馬經(jīng)理的建議如何 吳經(jīng)理您覺得呢？ 吳經(jīng)理：“馬上要開人大會議了，榮譽室是人大代表常參觀的地方，這樣換來換去不太方便。公關(guān)部出去租個地方并不費事呀。 馬經(jīng)理聽后，氣沖沖地掃了吳經(jīng)理一眼，從座位上站起來反駁道：“出去租地方就會離公司太遠(yuǎn)，既不合適又花錢?！闭f完要走，高葉連忙擺手示意他坐下。 高葉：“馬經(jīng)理是為了節(jié)約開支，吳經(jīng)理是為了不影響榮

46、譽室的正常工作，各有各的道理。從王總既要給外商留下深刻印象，又要花費少的要求來看，他也有把榮譽室暫時布置成展示會的意思，只是擔(dān)心實施起來有困難。這就需要我們多想辦法。我想，只要大家分工協(xié)作，展示會后能盡快恢復(fù)榮譽室，是完全能夠做到產(chǎn)品展示和人大代表參觀兩不誤的。吳經(jīng)理、馬經(jīng)理、方主任，你們覺得怎么樣？方主任：“沒問題。” 高葉對著馬、吳兩位經(jīng)理：“那你們二位呢？ 吳經(jīng)理有些勉強：“行。 馬經(jīng)理點頭說：“可以。 高葉：“那好。展覽會的場地布置和宣傳工作由馬經(jīng)理負(fù)責(zé)，吳經(jīng)理負(fù)責(zé)提供相關(guān)的技術(shù)資料和產(chǎn)品樣品，方主任負(fù)責(zé)接待外賓和保衛(wèi)工作。大家有什么意見嗎？ 大家說：“沒意見。 高葉邊整理材料邊說：“

47、好，事情就這么定了。散會?！北娙穗x席。 高葉：“吳經(jīng)理，稍等，能不能再麻煩您幾分鐘？您請坐。 高葉示意吳經(jīng)理坐下，說：“馬經(jīng)理年輕，有時說話比較沖，其實他還是動了腦子的。吳經(jīng)理：“小高呀，我在這個公司二十多年了，你不是不知道，就沒見過這么自以為是的人。他眼里還有誰呀？ 高葉端了杯水給吳經(jīng)理：“吳經(jīng)理，您先喝水。這話又說回來了，誰都年輕過啊！我剛來的時候，不也和他差不多嗎？要不是您手把手地教我，我哪有今天啊！ 吳經(jīng)理：“真不愧是經(jīng)理助理，都會拐彎抹角地做我的工作了。 高葉：“哎，您是老同志，對我們年輕人還 要多幫助。我有說得不對之處，您也別往心里去。咱別為一點兒小事影響了工作。吳經(jīng)理：“嘿，我要

48、不懂得這點道理，四十多歲就白活了。好了，我該走了。高葉站起：“那行，您多休息。今天還真謝謝您了?！眱扇穗x開會議室。數(shù)天之后，辦公樓。高葉一邊上樓一邊接電話：“噢，王總呀，小鐘接上您了？行，我們都布置好了，一小時后您直接到會場吧。您放心好了 再見！ 吳經(jīng)理，方主任，鐘秘書走到高葉身旁。方主任：“高助理，會場布置得真不錯，挺像回事的。 這時保安慌張地跑上樓來：“高助理，高助理，有輛大卡車壞在大門口了，影響了交通的出入。 高葉聽后說：“噢，我的應(yīng)急方案里應(yīng)該有這項吧？ 方主任：“對，可以從西門進來。高葉：“噢，西門？那邊路有點窄，你趕快派個人引導(dǎo)一下吧，別把綠地軋壞了。方主任：“行?！彪S保安下樓。高

49、葉領(lǐng)著吳經(jīng)理與鐘秘書：“走，看看會場去。試卷情景分析： 該情景題涉及到辦公環(huán)境管理、會議管理、商務(wù)溝通等方面知識。 一、辦公環(huán)境管理 辦公環(huán)境包括硬環(huán)境、軟環(huán)境兩大要素。硬環(huán)境包括辦公宣含會客室、接待室）內(nèi)的空氣、光線、顏色、辦公設(shè)備及室內(nèi)布置等外在條件。 要求： 1 在會客室或辦公室擺放一些鮮花或綠色植物； 2 做好室內(nèi)通風(fēng)和溫濕度的調(diào)節(jié)； 3 防止光線太弱或過強； 4 保持室內(nèi)整潔和安全。錄像中高葉的辦公室缺少綠色植物，辦公桌零亂，文件隨意堆放在椅子上是錯誤的；辦公自動化設(shè)備擺放合乎規(guī)范，室內(nèi)光線自然是對的。 二、會議管理 （一）會前 在會議召開前，秘書要根據(jù)會議需要做好準(zhǔn)備工作。錄像中高

50、葉對碰頭會的準(zhǔn)備還是比較充足的。表現(xiàn)在：其一，根據(jù)王總的指示擬定會議議題 商量小型產(chǎn)品展示會事宜；其二，確定參與人員 銷售部吳經(jīng)理、公關(guān)部馬經(jīng)理、保衛(wèi)處方主任等；其三，確定會議的具體時間和地點 10 : 00 在1 號會議室；其四，把開會的時間地點通知到每個人其五，提記錄，把握好會議進程，處理好突發(fā)事件等等。錄像中高葉做得還是比較好的。其一，大家入座后即宣布開會，明示會議議題，要求大家發(fā)表意見；其二，能把握會議進程：討論一歸納一統(tǒng)一意見一布置任務(wù)一宣布散會，整個會議緊湊且效率高；其三，安排鐘苗秘書做好會議記錄；其四，能處理突發(fā)事件，即當(dāng)吳、馬兩位意見不和時能及時加以制止和引導(dǎo)，化干戈為玉帛。但

51、是，高葉會前檢查的多媒體設(shè)備直到散會也不見其發(fā)揮作用，不知是沒準(zhǔn)備好資料還是忘了。這一點顯然是錯誤的。 （三）會后 會議結(jié)束后，秘書還有許多工作要做。就高葉召集的“經(jīng)理碰頭會”而言，要關(guān)閉多媒體設(shè)施，整理會議室，落實會議精神，檢查工作進展情況。錄像中高葉能親自檢查會場布置情況，對。至于關(guān)閉多媒體設(shè)施和整理會議室，因自己忙于與吳經(jīng)理個別交談，可安排鐘秘書去做。 三、商務(wù)溝通 辦文、辦會、辦事都離不開溝通。有效溝通對推動各項工作順利進行有重大作用。秘書人際溝通有橫向溝通與縱向溝通。橫前到會場檢查多媒體設(shè), 備情況，發(fā)現(xiàn)問題馬上請相關(guān)人員檢修。這些都是做得對的。 （二）會中 在會議期間，秘書也有許多

52、工作要做。就高葉召開的“部門經(jīng)理碰頭會”這種小型會議而言，要安排好座次，宣布會議議題，做好會議 或通知、會議和演示等形式。上行溝通主要采取當(dāng)面匯報、聽取意見、設(shè)意見箱、開小組會、收集信息反饋表等形式。 如何實現(xiàn)有效溝通？首先要尊重對方。要以平等尊重的態(tài)度讓對方進入輕松的、無障礙的交流。其次要理解對方。要通過換位思考、現(xiàn)身說法使對方心悅誠服。錄像中高葉在與會人員之間出現(xiàn)矛盾沖突時，能運用柔性管理策略積極化解矛盾，會后能主動找受委屈一方 吳經(jīng)理面對面地溝通，溝通中又能尊重對方，并通過換位思考、現(xiàn)身說法化解對方的心理障礙，化被動為主動，這些都是對的。 參考結(jié)論： 根據(jù)以上梳理，我們可以對高葉的工作環(huán)

53、境、工作表現(xiàn)和個人行為作出如下判斷： 1 辦公室內(nèi)缺少綠色植物，錯； 2 辦公室內(nèi)環(huán)境自然，能用窗簾遮住強光，對； 3 將電腦、打印機等用電設(shè)備放置在一起，便于電源接線和管理，對； 4 辦公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件，錯； 5 電話鈴響三聲內(nèi)接聽，用語規(guī)范，對； 6 一邊接電話一邊記錄重要信息，對； 7 對總經(jīng)理布置的工作能馬上落實，對； 8 能迅速確定會議議程、會議時間、會議地點及與會人員，對； 9 能安排鐘秘書將“碰頭會”的時間、地點通知到每個與會人員，對； 10 提前進入會場檢查并調(diào)試設(shè)備，對； 11 能在會議中先宣布會議議題，引導(dǎo)大家充分發(fā)表意見，對； 12 能在與會者之間出現(xiàn)矛

54、盾沖突時采用柔性策略化解矛盾，保證會議順利進行，對； 13 能在會議中安排鐘秘書做好會議記錄，對； 14 準(zhǔn)備了多媒體投影儀卻沒有在會中發(fā)揮其作用，錯； 15 能及時總結(jié)會議發(fā)言，形成會議決議，并責(zé)任到人、分工明確，對； 16 注重橫向溝通，使員工為共同目標(biāo)而合作，對； 17 以面談的形式與吳經(jīng)理進行橫向溝通，尊重對方，有理有節(jié)，對； 18 在小型展示會舉辦前能對會場進行現(xiàn)場檢查，對； 19 有處理突發(fā)事件的應(yīng)對能力，對。2005年11月國家職業(yè)資格考試秘書三級試卷情景錄像題（一）答案上一篇 / 下一篇 2007-12-01 04:13:32 / 個人分類：秘書職業(yè)資格考試 查看( 1191

55、) / 評論( 3 ) / 評分( 0 / 0 ) 2005年11月國家職業(yè)資格考試秘書三級試卷情景錄像題（一）答案第一,上班前準(zhǔn)備時間不足,并在匆忙中將籃球帶入辦公室。錯;第二,辦公室物品擺放零亂。錯;第三,穿運動服進領(lǐng)導(dǎo)辦公室,不符合企業(yè)秘書的著裝要求。錯;第四,在領(lǐng)導(dǎo)的要求下能迅速趕到。對;第五,公司支票掉在辦公室地上,粗心。錯;第六,進領(lǐng)導(dǎo)辦公室先敲門,有禮貌。對;第七,主動征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見并做好記錄。對;第八,及時為領(lǐng)導(dǎo)決策提供合適的建議。對;第九,為來賓準(zhǔn)備的禮物既有紀(jì)念意義又有檔次。對;第十,出領(lǐng)導(dǎo)辦公室不關(guān)門。錯;第十一,提前預(yù)訂酒店并進行確認(rèn)。對;第十二,能重視來賓的安全保衛(wèi)工

56、作。對;第十三,請下屬幫忙購置贈送來賓的禮物,注意了人力資源的配置。對;第十四,介紹信寫法不規(guī)范。錯;第十五,印章沒有蓋在署名上。錯;第十六,公司印章隨便放在辦公桌上,沒有做好安全工作。錯;第十七,與來賓秘書進行及時的信息溝通,做好接待工作。對;第十八,接待計劃周詳,并能提前請領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。對;第十九,能根據(jù)實際情況修改接待計劃,有靈活性。對;第二十,對來賓接待中的設(shè)備需求考慮周到,并能及時做好準(zhǔn)備。對。2005年11月國家職業(yè)資格考試秘書四級試卷情景錄像題(一)答案1.電腦與打印機放置一處,便于電源線連接,對;2.窗戶沒有窗簾,使打印機和復(fù)印機工作時光線耀眼,錯;3.與復(fù)印機連接的電源線沒有隱藏起來,任其在地下拖曳,造成安全隱患,錯;4.鐘苗著裝不規(guī)范,錯;5.能在電話鈴響三聲內(nèi)接電話