Microsoft Access 2010 入門

1、 Access 2010 入門全部隱藏Microsoft Access 2010 是一個(gè)數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序設(shè)計(jì)和部署工具，可用它來跟蹤重要信息。您可以將您的數(shù)據(jù)保留在計(jì)算機(jī)上，也可以將其發(fā)布到網(wǎng)站上，以便其他用戶可以通過 Web 瀏覽器來使用您的數(shù)據(jù)庫。 本文概述了 Access 2010，并提供了指向更深入介紹特定任務(wù)和功能的文章的鏈接。如果您已了解 Access，并且希望獲得有關(guān)改進(jìn)功能的信息，請嘗試下表中的資源。只需了解改進(jìn)功能？    了解 Access 2010 和 Access 2007 中引入的功能。 Microsoft A

2、ccess 中的新增功能尋找有助于進(jìn)一步提高工作效率的培訓(xùn)？    獲取新版本的培訓(xùn)。Microsoft Office 培訓(xùn)找不到菜單？    使用動(dòng)畫指南，利用該指南可以指向 Access 2003 中的命令以查看它們在 Access 2010 中的操作方法，也可以在該指南的 Excel 工作簿版本中僅查看二者的區(qū)別。命令映射交互式參考指南本文內(nèi)容· 第一次使用 Access· 從電子表格或其他程序?qū)霐?shù)據(jù)· 在若干 Access 版本中使用早期版本的數(shù)據(jù)庫第一次使用 Access當(dāng)

3、用于跟蹤信息的程序逐漸變得不再適應(yīng)要求時(shí)，許多人都開始采用 Access。例如，假定您是一名活動(dòng)計(jì)劃者，您希望跟蹤需要處理的所有細(xì)節(jié)以使活動(dòng)取得成功。如果您使用文字處理程序或電子表格程序來執(zhí)行此任務(wù)，那么很容易遇到數(shù)據(jù)重復(fù)和不一致性問題。您可以使用日歷軟件，但在日歷中跟蹤財(cái)務(wù)信息并非一種很好的選擇。關(guān)系數(shù)據(jù)庫有時(shí)，您需要用關(guān)系數(shù)據(jù)庫來跟蹤此類信息。關(guān)系數(shù)據(jù)庫是一個(gè)數(shù)據(jù)倉庫：為避免冗余，該數(shù)據(jù)倉庫分成了多個(gè)較小的數(shù)據(jù)集合（稱為表），而這些較小的數(shù)據(jù)集合又基于一些共同信息（稱為字段）關(guān)聯(lián)在了一起。例如，活動(dòng)計(jì)劃關(guān)系數(shù)據(jù)庫可能包含一個(gè)含有客戶信息的表、一個(gè)含有供應(yīng)商信息的表和一個(gè)含有活動(dòng)信息的表。含

4、有活動(dòng)信息的表可能包含一個(gè)與客戶表關(guān)聯(lián)的字段和一個(gè)與供應(yīng)商表關(guān)聯(lián)的字段。這樣，如果某個(gè)供應(yīng)商的電話號碼發(fā)生了變化，則只需在供應(yīng)商表中更改一次此信息即可，而不必在涉及此供應(yīng)商的每一個(gè)活動(dòng)中進(jìn)行更改。 Access 用途Access 工具可用于快速、方便地開發(fā)有助于您管理信息的關(guān)系數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序。您可以創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)庫來幫助您跟蹤任何類型的信息，例如，清單、專業(yè)聯(lián)系人或業(yè)務(wù)流程。實(shí)際上，Access 提供了多個(gè)可直接用于跟蹤各種信息的模板，因此，即便是初學(xué)者也很容易上手。打開 Access 時(shí)啟動(dòng) Access 2010 時(shí)，您將看到 Microsoft Office Backstage

5、視圖，您可以從該視圖獲取有關(guān)當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的信息、創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫、打開現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫或者查看來自 O 的特色內(nèi)容。Backstage 視圖還包含許多其他命令，您可以使用這些命令來調(diào)整、維護(hù)或共享數(shù)據(jù)庫。Backstage 視圖中的命令通常適用于整個(gè)數(shù)據(jù)庫，而不是數(shù)據(jù)庫中的對象。 注釋   通過單擊“文件”選項(xiàng)卡可以隨時(shí)訪問 Backstage 視圖。本節(jié)內(nèi)容· 使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫· 從頭開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫· 將數(shù)據(jù)從另一個(gè)源粘貼到 Access 表中· 從其他源導(dǎo)入數(shù)據(jù)· 打開現(xiàn)有的 Access 數(shù)據(jù)庫使用模板創(chuàng)建數(shù)

6、據(jù)庫Access 提供了種類繁多的模板，使用它們可以加快數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建過程。模板是隨即可用的數(shù)據(jù)庫，其中包含執(zhí)行特定任務(wù)時(shí)所需的所有表、查詢、窗體和報(bào)表。例如，有的模板可以用來跟蹤問題、管理聯(lián)系人或記錄費(fèi)用；有的模板則包含一些可以幫助演示其用法的示例記錄。模板數(shù)據(jù)庫可以原樣使用，也可以對它們進(jìn)行自定義，以便更好地滿足需要。使用 Access 2010 附帶的模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫1. 啟動(dòng) Access 2010。2. 在 Backstage 視圖的“新建”選項(xiàng)卡上，單擊“樣本模板”。3. 在“可用模板”下，單擊要使用的模板。4. 在“文件名”框中，鍵入文件名。 5. 或者，單擊“文件名”框旁邊的文件夾圖

7、標(biāo)，通過瀏覽找到要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫的位置。如果不指明特定位置，Access 將在“文件名”框下顯示的默認(rèn)位置創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。6. 單擊“創(chuàng)建”。Access 將創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，然后將其打開以備使用。 使用 O 中的模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫如果已連接到 Internet，則可以從 Microsoft Office Backstage 視圖中瀏覽或搜索 O 中的模板。請使用下面的過程：1. 啟動(dòng) Access 2010。2. 在 Backstage 視圖的“新建”選項(xiàng)卡上，執(zhí)行下列操作之一：· 瀏覽模板    在“O 模板”下，單擊您感興趣的模板類別（如“商務(wù)”）。

8、83; 搜索模板    在“搜索 O 中的模板”框中，鍵入一個(gè)或多個(gè)搜索詞，然后單擊箭頭按鈕以進(jìn)行搜索。3. 找到要嘗試的模板后，單擊它以將其選中。4. 在“文件名”框中，鍵入文件名。 5. 或者，單擊“文件名”框旁邊的文件夾圖標(biāo)，通過瀏覽找到要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫的位置。如果不指明特定位置，Access 將在“文件名”框下顯示的默認(rèn)位置創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。6. 單擊“下載”。開始使用新數(shù)據(jù)庫根據(jù)使用的模板，您可能需要執(zhí)行下列一項(xiàng)或多項(xiàng)操作來開始使用新數(shù)據(jù)庫：· 如果 Access 顯示帶有空用戶列表的“登錄”對話框，請從下面的過程開始： 1. 單擊“新建用戶”

9、。2. 填寫“用戶詳細(xì)信息”窗體。3. 單擊“保存并關(guān)閉”。4. 選擇剛剛輸入的用戶名，然后單擊“登錄”。· 如果 Access 顯示空白數(shù)據(jù)表，您可以在該數(shù)據(jù)表中直接開始鍵入數(shù)據(jù)，也可以單擊其他按鈕和選項(xiàng)卡來瀏覽數(shù)據(jù)庫。· 如果 Access 顯示“開始使用”頁面，您可以單擊該頁上的鏈接以了解有關(guān)數(shù)據(jù)庫的詳細(xì)信息，也可以單擊其他按鈕和選項(xiàng)卡來瀏覽數(shù)據(jù)庫。· 如果 Access 在消息欄中顯示“安全警告”消息，并且您信任模板來源，請單擊“啟用內(nèi)容”。如果數(shù)據(jù)庫要求登錄，您將需要重新登錄。小節(jié)目錄從頭開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 注釋   

10、如果您希望更深入地了解使用 Access 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫背后的概念，請參閱數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)基礎(chǔ)一文。如果沒有模板可滿足您的需要，或者要在 Access 中使用另一個(gè)程序中的數(shù)據(jù)，那么您可能認(rèn)為更好的辦法是從頭開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。在 Access 2010 中，您可以選擇標(biāo)準(zhǔn)桌面數(shù)據(jù)庫或 Web 數(shù)據(jù)庫。 注釋   有關(guān) Web 數(shù)據(jù)庫的詳細(xì)信息，請參閱生成可在 Web 上共享的數(shù)據(jù)庫一文。對于以上兩種類型的數(shù)據(jù)庫，您通常需要從以下步驟之一開始：· 創(chuàng)建新表，然后將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到這些表中。· 從其他源中導(dǎo)入數(shù)據(jù)，從而在該過程中創(chuàng)建新表。創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫1.

11、啟動(dòng) Access。2. 在 Backstage 視圖的“新建”選項(xiàng)卡上，單擊“空白數(shù)據(jù)庫”或“空白 Web 數(shù)據(jù)庫”。 要點(diǎn)   在此所做的選擇將決定數(shù)據(jù)庫中的可用功能。不能將桌面數(shù)據(jù)庫發(fā)布到 Web，而 Web 數(shù)據(jù)庫不支持某些桌面功能，例如，匯總查詢。3. 在右側(cè)的“文件名”框中，輸入數(shù)據(jù)庫的名稱。 若要更改文件的創(chuàng)建位置，請單擊“文件名”框旁邊的“瀏覽” ，通過瀏覽查找并選擇新的位置，然后單擊“確定”。4. 單擊“創(chuàng)建”。 Access 將創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，然后在數(shù)據(jù)表視圖 （數(shù)據(jù)表視圖：以行列格式顯示來自表、窗體、查詢、視圖或存儲過程中的數(shù)據(jù)的視圖。

12、在數(shù)據(jù)表視圖中，可以編輯字段、添加和刪除數(shù)據(jù)，以及搜索數(shù)據(jù)。）中打開一個(gè)空表（名為 Table1）。5. Access 會(huì)將光標(biāo)置于新表的“單擊以添加”列中的第一個(gè)空單元格內(nèi)。 若要添加數(shù)據(jù)，請開始鍵入，也可以從另一個(gè)源粘貼數(shù)據(jù)，本文后面的將數(shù)據(jù)從另一個(gè)源粘貼到 Access 表中一節(jié)對此進(jìn)行了說明。 注釋 · 在數(shù)據(jù)表視圖中輸入數(shù)據(jù)與在 Excel 工作表中輸入數(shù)據(jù)非常類似。主要的限制是，必須從數(shù)據(jù)表的左上角開始，在連續(xù)的行和列中輸入數(shù)據(jù)。不應(yīng)當(dāng)像在 Excel 工作表中那樣，嘗試通過包括空行或列來設(shè)置數(shù)據(jù)的格式，因?yàn)檫@樣做將浪費(fèi)表的空間。表只包含數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的所

13、有可視化表現(xiàn)形式都將在隨后設(shè)計(jì)的窗體和報(bào)表中完成。· 表的結(jié)構(gòu)是在輸入數(shù)據(jù)時(shí)創(chuàng)建的。在任何時(shí)候向數(shù)據(jù)表添加新列時(shí)，都會(huì)在該表中定義新的字段。Access 基于所輸入的數(shù)據(jù)的類型來設(shè)置字段的數(shù)據(jù)類型 （數(shù)據(jù)類型：決定字段可擁有的數(shù)據(jù)類型的字段特征。數(shù)據(jù)類型包括 Boolean、Integer、Long、Currency、Single、Double、Date、String 和 Variant（默認(rèn)）。）。例如，如果有一個(gè)在其中僅輸入了日期值的列，則 Access 會(huì)將該字段的數(shù)據(jù)類型設(shè)置為“日期/時(shí)間”。如果隨后試圖在該字段中輸入非日期值（例如，姓名或電話號碼），那么 Access 將顯

14、示一條消息，提醒您該值與此列的數(shù)據(jù)類型不匹配。如果可能，您應(yīng)當(dāng)制訂表計(jì)劃以使每個(gè)列都包含相同類型的數(shù)據(jù)，這些類型可以是文本、日期、數(shù)字，也可以是某些其他類型。這會(huì)使您更容易生成只選擇所需數(shù)據(jù)的查詢、窗體和報(bào)表。如果不想此時(shí)輸入數(shù)據(jù)，請單擊“關(guān)閉” 。 注釋   如果在不保存的情況下關(guān)閉，Access 將刪除 Table1。添加表使用“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡上的“表”組中的工具，可以向現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫添加新表。 注釋   在 Web 數(shù)據(jù)庫中，只能在“表”組中使用“表”命令。不管從哪個(gè)視圖開始，始終可以使用 Access 窗口中狀態(tài)

15、欄上的視圖按鈕切換到其他視圖。· 在數(shù)據(jù)表視圖中創(chuàng)建空白表    在數(shù)據(jù)表視圖中，可以立即輸入數(shù)據(jù)，并讓 Access 在后臺生成表結(jié)構(gòu)。字段名稱將按數(shù)字方式進(jìn)行分配（Field1、Field2 等），并且 Access 將基于所輸入的數(shù)據(jù)的類型來設(shè)置字段數(shù)據(jù)類型。1. 在“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡上的“表”組中，單擊“表”。 2. Access 將創(chuàng)建表，然后將光標(biāo)放在“單擊以添加”列中的第一個(gè)空單元格中。3. 若要添加數(shù)據(jù)，請?jiān)诘谝粋€(gè)空單元格中開始鍵入，也可以從另一個(gè)源粘貼數(shù)據(jù)，本文后面對此進(jìn)行了說明。 · 若要重命名列（字段），請

16、雙擊對應(yīng)的列標(biāo)題，然后鍵入新名稱。  提示   為每個(gè)字段指定有意義的名稱，以使您能夠在不查看數(shù)據(jù)的情況下即可知道它包含的內(nèi)容。· 若要移動(dòng)列，請單擊它的列標(biāo)題將它選中，然后將它拖到所需位置。還可以選擇若干連續(xù)列，并將它們?nèi)恳黄鹜系叫挛恢?。若要向表添加更多字段，可以在?shù)據(jù)表視圖的“單擊以添加”列中開始鍵入，也可以使用“字段”選項(xiàng)卡上的“添加和刪除”組中的命令來添加新字段。· 在設(shè)計(jì)視圖中開始創(chuàng)建表    在設(shè)計(jì)視圖中，首先創(chuàng)建新表的結(jié)構(gòu)。然后切換到數(shù)據(jù)表視圖，既可以手動(dòng)輸入數(shù)據(jù)，也可以使用某些

17、其他方法（例如，通過窗體）來輸入數(shù)據(jù)。 注釋   “設(shè)計(jì)”視圖不可用于 Web 數(shù)據(jù)庫中的表。1. 在“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡上的“表”組中，單擊“表設(shè)計(jì)”。 2. 對于表中的每個(gè)字段，請?jiān)凇白侄蚊Q”列中鍵入名稱，然后從“數(shù)據(jù)類型”列表中選擇數(shù)據(jù)類型。3. 您可以在“說明”列中輸入每個(gè)字段的附加信息。當(dāng)插入點(diǎn)位于該字段中時(shí)，所輸入的說明將顯示在狀態(tài)欄中。對于通過將字段從“字段列表”窗格拖到窗體或報(bào)表中所創(chuàng)建的任何控件，以及通過窗體向?qū)Щ驁?bào)表向?qū)樵撟侄蝿?chuàng)建的任何控件，所輸入的說明也將用作這些控件的狀態(tài)欄文本。4. 添加完所有字段之后，保存該表：· 在“

18、文件”選項(xiàng)卡上，單擊“保存”。5. 以通過以下方式隨時(shí)開始在表中輸入數(shù)據(jù)：切換到數(shù)據(jù)表視圖，單擊第一個(gè)空單元格，然后開始鍵入。也可以從另一個(gè)源粘貼數(shù)據(jù)，下一節(jié)將對此進(jìn)行描述。· 根據(jù) SharePoint 列表創(chuàng)建表    通過 SharePoint 列表，未安裝 Access 的用戶可以使用您的數(shù)據(jù)。此外，列表數(shù)據(jù)存儲在服務(wù)器中，與存儲在臺式計(jì)算機(jī)上的文件相比，這往往可以更好地防止數(shù)據(jù)丟失。您可以從新的列表開始，也可以鏈接到現(xiàn)有列表。對于要在其中創(chuàng)建列表的 SharePoint 網(wǎng)站，您必須擁有足夠的權(quán)限；這些權(quán)限可能因網(wǎng)站而異，因此，請聯(lián)系

19、您的 SharePoint 管理員，以獲取有關(guān)您所做選擇的詳細(xì)信息。  注釋   此功能在 Web 數(shù)據(jù)庫中不可用。1. 在“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡上的“表”組中，單擊“SharePoint 列表”。2. 您可以使用某個(gè)列表模板來創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn) SharePoint 列表，例如，“聯(lián)系人”或“活動(dòng)”。 也可以選擇創(chuàng)建自定義列表，或者鏈接到或?qū)氍F(xiàn)有列表。單擊所需選項(xiàng)。3. 如果您選擇了任何列表模板或選擇了創(chuàng)建自定義列表，系統(tǒng)將打開“新建列表”對話框以引導(dǎo)您完成這一過程。如果選擇了使用現(xiàn)有列表，系統(tǒng)將打開“獲取外部數(shù)據(jù)”對話框以向您提供幫助。有關(guān)表的詳細(xì)信息，請參閱表簡介

20、一文。后續(xù)步驟設(shè)計(jì)過程的其余部分因您的目標(biāo)而異，但您可能需要考慮創(chuàng)建查詢、窗體、報(bào)表和宏。本文不提供有關(guān)創(chuàng)建其他數(shù)據(jù)庫對象的信息。有關(guān)詳細(xì)信息，請參閱下列文章：· 查詢簡介· 窗體簡介· 報(bào)表簡介· 宏簡介小節(jié)目錄將數(shù)據(jù)從另一個(gè)源粘貼到 Access 表中如果您的數(shù)據(jù)當(dāng)前存儲在其他程序（如 Excel）中，則可以將數(shù)據(jù)復(fù)制并粘貼到 Access 表中。通常，此方法最適合用于像在 Excel 工作表中一樣已按列分隔的數(shù)據(jù)。如果您的數(shù)據(jù)位于文字處理程序中，則應(yīng)首先使用制表符分隔數(shù)據(jù)列，或者在文字處理程序中將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為表，然后再復(fù)制數(shù)據(jù)。如果數(shù)據(jù)需要進(jìn)行任何編

21、輯或處理（如將全名分隔為名字和姓氏），則在復(fù)制數(shù)據(jù)之前可能需要先執(zhí)行此操作，在不熟悉 Access 的情況下尤其如此。將數(shù)據(jù)粘貼到空表中時(shí)，Access 會(huì)根據(jù)每個(gè)字段中發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)種類來設(shè)置該字段的數(shù)據(jù)類型。例如，如果所粘貼的字段只包含日期值，則 Access 會(huì)將“日期/時(shí)間”數(shù)據(jù)類型應(yīng)用于該字段。如果所粘貼的字段只包含文字“是”和“否”，則 Access 會(huì)將“是/否”數(shù)據(jù)類型應(yīng)用于該字段。Access 會(huì)根據(jù)其在第一行粘貼數(shù)據(jù)中找到的內(nèi)容來命名字段。如果第一行粘貼數(shù)據(jù)與后面行中數(shù)據(jù)的類型相似，則 Access 會(huì)認(rèn)為第一行屬于數(shù)據(jù)的一部分，并賦予字段通用名稱（如 Field1、Field

22、2 等等）。如果第一行粘貼數(shù)據(jù)與后面行中數(shù)據(jù)不相似，則 Access 會(huì)使用第一行作為字段名，并且不會(huì)將第一行算作實(shí)際數(shù)據(jù)。如果 Access 賦予通用字段名稱，則您應(yīng)當(dāng)盡快重命名字段，以免發(fā)生混淆。請使用以下步驟：1. 保存該表。· 在“文件”選項(xiàng)卡上，單擊“保存”。2. 在數(shù)據(jù)表視圖中，雙擊每個(gè)列標(biāo)題，然后為每一列鍵入一個(gè)名稱。3. 再次保存該表。小節(jié)目錄導(dǎo)入或鏈接到其他源中的數(shù)據(jù)您可能已在另一個(gè)程序中收集了數(shù)據(jù)，并且希望在 Access 中使用這些數(shù)據(jù)。您可能會(huì)與將數(shù)據(jù)存儲在其他程序中的用戶協(xié)同工作，而且希望在 Access 中使用這些用戶的數(shù)據(jù)?；蛘?，您也可能具有多個(gè)不同的數(shù)

23、據(jù)源，因此需要一個(gè)將所有數(shù)據(jù)源融合在一起以便進(jìn)行更深入的分析的“平臺”。Access 使您能夠很輕松地導(dǎo)入或鏈接到其他程序中的數(shù)據(jù)。您可以從 Excel 工作表中、另一個(gè) Access 數(shù)據(jù)庫的表中、SharePoint 列表中或者各種其他源中導(dǎo)入數(shù)據(jù)。根據(jù)數(shù)據(jù)源的不同，導(dǎo)入過程會(huì)稍有不同，但下面這些說明可讓您開始執(zhí)行此操作：1. 在“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡的“導(dǎo)入和鏈接”組中，單擊要從中導(dǎo)入數(shù)據(jù)的文件類型對應(yīng)的命令。 例如，如果您要從 Excel 工作表導(dǎo)入數(shù)據(jù)，則請單擊“Excel”。如果沒有看見正確的程序類型，請單擊“更多”。 注釋   如果在“導(dǎo)入和鏈

24、接”組中找不到正確的格式類型，則可能需要啟動(dòng)最初創(chuàng)建數(shù)據(jù)時(shí)所使用的程序，然后使用該程序以 Access 支持的文件格式（例如，帶分隔符的文本文件 （帶分隔符的文本文件：一種文件，所含數(shù)據(jù)中的各個(gè)字段值由字符分隔開，如逗號或制表符。）保存數(shù)據(jù)，然后才能導(dǎo)入或鏈接到此數(shù)據(jù)。2. 在“獲取外部數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“瀏覽”找到源數(shù)據(jù)文件，或在“文件名”框中鍵入源數(shù)據(jù)文件的完整路徑。3. 在“指定數(shù)據(jù)在當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中的存儲方式和存儲位置”下，單擊所需選項(xiàng)?？梢允褂脤?dǎo)入的數(shù)據(jù)創(chuàng)建新表，也可以創(chuàng)建鏈接表以保持與數(shù)據(jù)源的鏈接。4. 單擊“確定”。根據(jù)您的選擇，系統(tǒng)將打開“鏈接對象”對話框或“導(dǎo)入對象”對話框。5

25、. 使用相應(yīng)的對話框完成此過程。需要執(zhí)行的確切過程取決于您選擇的導(dǎo)入或鏈接選項(xiàng)。6. 在向?qū)У淖詈笠豁撋?，單擊“完成”。如果選擇了導(dǎo)入，Access 將詢問您是否要保存剛才完成的導(dǎo)入操作的詳細(xì)信息。· 如果認(rèn)為您將再次執(zhí)行此相同的導(dǎo)入操作，請單擊“保存導(dǎo)入步驟”，然后輸入詳細(xì)信息?？梢院苋菀字貜?fù)執(zhí)行該導(dǎo)入操作，方法是：在“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上的“導(dǎo)入”組中單擊“已保存的導(dǎo)入”，單擊導(dǎo)入規(guī)范，然后單擊“運(yùn)行”。· 如果不想保存該操作的詳細(xì)信息，請單擊“關(guān)閉”。Access 會(huì)將數(shù)據(jù)導(dǎo)入新表中，然后在導(dǎo)航窗格中的“表”下面顯示該表。若要了解有關(guān)如何將數(shù)據(jù)導(dǎo)入 Access 的詳細(xì)

26、信息，請?jiān)L問本文“請參閱”一節(jié)中的鏈接。小節(jié)目錄打開現(xiàn)有的 Access 數(shù)據(jù)庫 提示   若要快速打開最近打開過的多個(gè)數(shù)據(jù)庫中的一個(gè)數(shù)據(jù)庫，請?jiān)凇拔募边x項(xiàng)卡上單擊“最近”，然后單擊文件名。1. 在“文件”選項(xiàng)卡上，單擊“打開”。2. 在“打開”對話框中單擊快捷方式，或者在“查找范圍”框中單擊包含所需數(shù)據(jù)庫的驅(qū)動(dòng)器或文件夾。3. 在文件夾列表中，雙擊文件夾，直到打開包含所需數(shù)據(jù)庫的文件夾。4. 找到數(shù)據(jù)庫時(shí)，執(zhí)行下列操作之一：· 若要在默認(rèn)打開模式下打開數(shù)據(jù)庫，請雙擊它。· 若要為了在多用戶 （多用戶（共享）數(shù)據(jù)庫：該數(shù)據(jù)庫允許多個(gè)

27、用戶同時(shí)訪問并修改同一數(shù)據(jù)集。）環(huán)境中進(jìn)行共享訪問而打開數(shù)據(jù)庫，以便您和其他用戶可以同時(shí)讀取和寫入數(shù)據(jù)庫，請單擊“打開”。· 若要為了進(jìn)行只讀訪問而打開數(shù)據(jù)庫，以便可以查看數(shù)據(jù)庫但不能編輯數(shù)據(jù)庫，請單擊“打開”按鈕旁邊的箭頭，然后單擊“以只讀方式打開”。· 若要為了進(jìn)行獨(dú)占訪問而打開數(shù)據(jù)庫，以便在您打開數(shù)據(jù)庫后任何其他人都不能再打開它，請單擊“打開”按鈕旁邊的箭頭，然后單擊“以獨(dú)占方式打開”。· 要以只讀訪問方式打開數(shù)據(jù)庫，請單擊“打開”按鈕旁的箭頭，然后單擊“以獨(dú)占只讀方式打開”。其他用戶仍可以打開該數(shù)據(jù)庫，但是只能進(jìn)行只讀訪問。如果找不到要打開的數(shù)據(jù)庫

28、0;   1. 在“打開”對話框中單擊“我的電腦”快捷方式，或者在“查找范圍”框中單擊“我的電腦”。 2. 在驅(qū)動(dòng)器列表中，右鍵單擊您認(rèn)為可能包含該數(shù)據(jù)庫的驅(qū)動(dòng)器，然后單擊“搜索”。3. 輸入搜索條件，然后按 Enter 搜索該數(shù)據(jù)庫。4. 如果找到該數(shù)據(jù)庫，請?jiān)凇八阉鹘Y(jié)果”對話框中雙擊它以將其打開。 注釋   由于搜索是從“打開”對話框開始的，因此必須在該對話框中單擊“取消”，才能打開數(shù)據(jù)庫。 注釋   可以直接打開采用外部文件格式（如 dBASE、Paradox、Micr

29、osoft Exchange 或 Excel）的數(shù)據(jù)文件。還可以直接打開任何 ODBC 數(shù)據(jù)源 （ODBC 數(shù)據(jù)源：位于支持開放式數(shù)據(jù)庫連接性 (ODBC) 協(xié)議的程序或數(shù)據(jù)庫中，需要進(jìn)行訪問的數(shù)據(jù)和信息。），如 Microsoft SQL Server 或 Microsoft FoxPro。Access 將在數(shù)據(jù)文件所在的文件夾中自動(dòng)創(chuàng)建新的 Access 數(shù)據(jù)庫，并且添加指向外部數(shù)據(jù)庫中每個(gè)表的鏈接。小節(jié)目錄返回頁首從電子表格或其他程序?qū)霐?shù)據(jù)如果您熟悉其他數(shù)據(jù)庫或電子表格程序，那么您可能了解這些應(yīng)用程序的工作原理以及數(shù)據(jù)庫的用途等基礎(chǔ)知識。Access 與眾多其他數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序的不同之處

30、在于：它允許您創(chuàng)建關(guān)系數(shù)據(jù)庫 （關(guān)系數(shù)據(jù)庫：一種在表中存儲信息的數(shù)據(jù)庫。使用兩個(gè)表中的匹配值將一個(gè)表中的數(shù)據(jù)與另一個(gè)表中的數(shù)據(jù)相關(guān)。在關(guān)系數(shù)據(jù)庫中，通常只存儲特定類型的數(shù)據(jù)。）；Access 與大多數(shù)電子表格程序的不同之處在于：它提供了用于開發(fā)復(fù)雜查詢、窗體和報(bào)表的工具。Access 還為與其他數(shù)據(jù)庫程序（如 SQL Server）一起工作提供了很多選項(xiàng)。本節(jié)內(nèi)容· 將 Excel 工作表導(dǎo)入 Access· 使用來自其他程序的數(shù)據(jù)將 Excel 工作表導(dǎo)入 Access很多人都是先使用 Excel 構(gòu)建報(bào)表，然后才開始使用 Access。Excel 是開始構(gòu)建列表的好地方

31、，但隨著列表的增長，它會(huì)變得更難以組織和保持更新。將列表移入 Access 通常會(huì)成為之后的邏輯步驟。數(shù)據(jù)庫表在結(jié)構(gòu)上與工作表相似，其相似之處在于，數(shù)據(jù)存儲在行和列中。因此，通常很容易將工作表導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫表。將數(shù)據(jù)存儲在工作表中和存儲在數(shù)據(jù)庫中的主要區(qū)別是數(shù)據(jù)的組織方式。直接將整個(gè)工作表作為新表導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫不會(huì)解決與組織和更新數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的問題，尤其是在工作表包含冗余數(shù)據(jù)的情況下。若要解決這些問題，必須將電子表格數(shù)據(jù)拆分到單獨(dú)的表中，并且每個(gè)表都包含相關(guān)的數(shù)據(jù)。有關(guān)如何在表中組織數(shù)據(jù)的詳細(xì)信息，請參閱數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)基礎(chǔ)一文。Access 特有的表分析器向?qū)Э梢詭椭瓿纱诉^程。將數(shù)據(jù)導(dǎo)入表中之后，向?qū)?huì)幫

32、助您將表拆分成若干個(gè)單獨(dú)的表，其中每個(gè)表都包含不會(huì)在任何其他表中重復(fù)的數(shù)據(jù)。該向?qū)н€會(huì)在這些表之間創(chuàng)建必要的關(guān)系。有關(guān)關(guān)系的詳細(xì)信息，請參閱本文數(shù)據(jù)庫中的關(guān)系一節(jié)。將 Excel 工作表導(dǎo)入為新數(shù)據(jù)庫中的表1. 在“文件”選項(xiàng)卡上，單擊“新建”，然后單擊“空白數(shù)據(jù)庫”。2. 在“文件名”框中鍵入新數(shù)據(jù)庫的名稱，然后單擊“創(chuàng)建”。此時(shí)將打開該新數(shù)據(jù)庫，并且 Access 將新建一個(gè)空表，即 Table1。3. 關(guān)閉 Table1。如果系統(tǒng)詢問是否要保存對 Table1 的設(shè)計(jì)所做的更改，請單擊“否”。4. 在“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上的“導(dǎo)入和鏈接”組中，單擊“Excel”。 5. 在“獲取外部數(shù)據(jù)”

33、對話框中，單擊“瀏覽”。6. 使用“打開”對話框找到文件。7. 選擇文件，然后單擊“打開”。8. 在“獲取外部數(shù)據(jù)”對話框中，確保選中“將源數(shù)據(jù)導(dǎo)入當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的新表中”選項(xiàng)。9. 單擊“確定”?！皩?dǎo)入電子表格向?qū)А睂?dòng)，并詢問您一些有關(guān)數(shù)據(jù)的問題。10. 按照說明，單擊“下一步”或“上一步”在頁面中導(dǎo)航。在向?qū)У淖詈笠豁撋?，單擊“完成”?#160;注釋   Access 將詢問您是否要保存剛才完成的導(dǎo)入操作的詳細(xì)信息。如果認(rèn)為您將再次執(zhí)行此相同的導(dǎo)入操作，請單擊“是”，然后輸入詳細(xì)信息。然后，通過在“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上的“導(dǎo)入”組中單擊“已保存的導(dǎo)入”，可以很

34、容易重復(fù)執(zhí)行該導(dǎo)入操作。如果不想保存該操作的詳細(xì)信息，請單擊“關(guān)閉”。Access 會(huì)將數(shù)據(jù)導(dǎo)入新表中，然后將它顯示在導(dǎo)航窗格中“所有表”的下面。使用表分析器向?qū)斫M織數(shù)據(jù)在將數(shù)據(jù)導(dǎo)入 Access 表之后，可以使用表分析器向?qū)Э焖贅?biāo)識出冗余數(shù)據(jù)。然后，該向?qū)⑻峁┮环N簡單的方式來將這些數(shù)據(jù)組織到單獨(dú)的表中，以便以最有效的方式存儲它。Access 會(huì)保留原始表作為備份，然后創(chuàng)建新表，您可以用這些新表作為數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序的基礎(chǔ)。1. 打開包含要分析的表的 Access 數(shù)據(jù)庫。2. 在“數(shù)據(jù)庫工具”選項(xiàng)卡上的“分析”組中，單擊“分析表”。 “表分析器向?qū)А睂?dòng)。該向?qū)У那皟身摪粋€(gè)簡短教程，并

35、提供了可以單擊以查看示例的按鈕。如果沒有看到引導(dǎo)頁，但看到了標(biāo)記為“顯示引導(dǎo)頁”的復(fù)選框，請選中該復(fù)選框，然后單擊“上一步”兩次，即可看到該簡介。如果閱讀該簡介之后不想再次看到引導(dǎo)頁，可以清除“顯示引導(dǎo)頁”復(fù)選框。 3. 在“請確定哪張表中含有在許多記錄中有重復(fù)值的字段?”頁上，選擇要分析的表，然單擊“下一步”。4. 可以讓向?qū)Q定哪些字段進(jìn)入哪些表，也可以您自己做決定。如果遵循向?qū)У慕ㄗh，仍然可以在向?qū)У南乱豁搶Ρ聿季诌M(jìn)行更改。 注釋   如果讓向?qū)Q定將哪些字段放在哪些表中，那么它的選擇可能并不總是適合您的數(shù)據(jù)，尤其是如果沒有很多要處理的數(shù)

36、據(jù)時(shí)，所以，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)檢查向?qū)У慕Y(jié)果。另一方面，向?qū)Э赡芴峁┝吮饶胂蟮姆桨父行У慕M織建議，因此，最好是至少嘗試一次向?qū)У臎Q定。如果不喜歡該建議，仍然可以手動(dòng)重新排列字段，并且始終可以單擊“上一步”，然后由您自己排列所有字段。5. 單擊“下一步”。在此頁上，可以指定哪些表包含哪些字段。如果選擇讓向?qū)ё鰶Q定，您應(yīng)當(dāng)看到通過關(guān)系線連接的多個(gè)表。否則，Access 只創(chuàng)建一個(gè)包含所有字段的表。在任何一種情況下，都可以在該頁上進(jìn)行更改。· 可以將字段從表拖到頁的空白區(qū)域，以創(chuàng)建包含這些字段的新表。Access 會(huì)提示您輸入表名稱。· 如果您認(rèn)為將字段存儲在另一個(gè)表中更為有效，則可以

37、將字段從當(dāng)前表拖到該表中。· 大多數(shù)表都有一個(gè)“ID”或“生成的唯一 ID”字段。若要了解有關(guān) ID 字段的詳細(xì)信息，請單擊向?qū)в疑辖堑摹疤崾尽薄?#183; 若要撤消更改，請單擊“撤消”按鈕。· 若要重命名表，請雙擊它的標(biāo)題欄，鍵入新名稱，然后單擊“確定”。6. 將字段按所需方式排列好后，請單擊“下一步”。7. 如果向?qū)Оl(fā)現(xiàn)記錄中有非常相似的值，它會(huì)將這些值作為可能的排版錯(cuò)誤標(biāo)識出來，并顯示一個(gè)屏幕供您確認(rèn)對它們的操作。滾動(dòng)該列表以找到在“更正”列中有值的任何項(xiàng)，然后，單擊下拉列表中的合適項(xiàng)。選擇“（保留原樣）”將禁止向?qū)υ撝颠M(jìn)行任何更改。完成后，請單擊“下一步”。8.

38、 向?qū)г儐柲欠褚獎(jiǎng)?chuàng)建與原始表類似的查詢。如果已經(jīng)基于原始表生成了窗體和報(bào)表，則創(chuàng)建這樣的查詢是個(gè)好想法。如果選擇“是，創(chuàng)建查詢”，則向?qū)⑼ㄟ^在表名稱后面追加“_OLD”來重命名原始表，然后使用原始表的名稱來命名新查詢?；谠摫淼拇绑w和報(bào)表現(xiàn)在將使用該查詢作為它們的數(shù)據(jù)，并且繼續(xù)像以前那樣工作。9. 單擊“完成”。向?qū)⒏鶕?jù)指定的設(shè)置創(chuàng)建新表，然后打開它們。在您檢查完結(jié)果后關(guān)閉它們。使用來自其他程序的數(shù)據(jù)Access 2010 提供了一些使用存儲在其他程序中的數(shù)據(jù)的功能。· 創(chuàng)建與另一種文件格式的數(shù)據(jù)鏈接的新 Access 數(shù)據(jù)庫    可以

39、使用 Access 打開采用另一種文件格式（例如，文本、dBASE 或電子表格）的文件。Access 將自動(dòng)創(chuàng)建 Access 數(shù)據(jù)庫，并自動(dòng)鏈接文件。1. 啟動(dòng) Access。2. 在“文件”選項(xiàng)卡上，單擊“打開”。3. 在“打開”對話框中，在列表中單擊要打開的文件的類型。如果不確定文件類型，請單擊“所有文件(*.*)”。4. 如果需要，請通過瀏覽找到包含要打開的文件的文件夾。找到文件后，雙擊將其打開。5. 按照向?qū)е械恼f明操作。在向?qū)У淖詈笠豁撋?，單擊“完成”?#183; 將數(shù)據(jù)導(dǎo)入或鏈接到現(xiàn)有 Access 數(shù)據(jù)庫    可以將數(shù)據(jù)從其他源和程序

40、中導(dǎo)入 Access 表，以便將數(shù)據(jù)包含在 Access 文件中；也可以從 Access 鏈接到數(shù)據(jù)，以便讓數(shù)據(jù)保留在原始文件中（在 Access 文件外部）。導(dǎo)入或鏈接到數(shù)據(jù)1. 在“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上的“導(dǎo)入和鏈接”組中，單擊用于存儲數(shù)據(jù)的格式?？梢詫?dǎo)入或鏈接到來自以下源的數(shù)據(jù)：· Excel    可以導(dǎo)入 Excel 工作簿的工作表或指定區(qū)域中的數(shù)據(jù)。必須單獨(dú)導(dǎo)入或鏈接各工作表或指定區(qū)域。· Access    它對將流程與數(shù)據(jù)分離（即創(chuàng)建拆分的數(shù)據(jù)庫）非常方便。也就是說，您可以使用一個(gè)

41、數(shù)據(jù)庫容納所有窗體、報(bào)表和宏，并將數(shù)據(jù)保存在另一數(shù)據(jù)庫中。然后，您可以在不中斷任何人員工作的情況下進(jìn)行改進(jìn)。您也可以將多個(gè)不同 Access 數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)組合為一個(gè)數(shù)據(jù)庫，從而便于匯總多個(gè)部門或業(yè)務(wù)合作伙伴之間的數(shù)據(jù)。· ODBC 數(shù)據(jù)庫    許多程序都支持此格式，其中包括許多數(shù)據(jù)庫服務(wù)器產(chǎn)品。這有助于您創(chuàng)建“平臺”數(shù)據(jù)庫，您可以在其中組合來自不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。· 文本文件    您可以連接到一個(gè)簡單的文本文件，甚至還可以使用 Access 來更改該文件的內(nèi)容。這有助于大量程序都可以方便地使用

42、 Access 數(shù)據(jù)。· XML 文件    此格式還提供了與諸多其他程序的兼容性，其中包括某些 Web 服務(wù)器。· SharePoint 列表    這使得可通過 Web 瀏覽器來使用您的數(shù)據(jù)，這是使用 SharePoint 列表的標(biāo)準(zhǔn)方法。· 數(shù)據(jù)服務(wù)    您可以連接到企業(yè)內(nèi)的 Web 數(shù)據(jù)服務(wù)。· HTML 文檔    · Outlook 文件夾   

43、; 您可以連接到 Outlook 文件夾，以便更輕松地將聯(lián)系人信息和其余數(shù)據(jù)整合在一起。· dBase 文件    dBase 是受 Access 支持的最受歡迎的備用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。 將出現(xiàn)“獲取外部數(shù)據(jù)”對話框。2. 按照對話框中的說明操作。Access 會(huì)將數(shù)據(jù)導(dǎo)入或鏈接到數(shù)據(jù)庫。對于大多數(shù)格式，必須指定數(shù)據(jù)的位置，然后選擇在數(shù)據(jù)庫中存儲數(shù)據(jù)的方式。在若干 Access 版本中使用早期版本的數(shù)據(jù)庫如果 Access 數(shù)據(jù)庫或 Access 項(xiàng)目是在 Access 2000 或更高版本中創(chuàng)建的，則可以在創(chuàng)建該數(shù)據(jù)庫或項(xiàng)目時(shí)所用的 Ac

44、cess 版本或任何更高版本中使用該數(shù)據(jù)庫或項(xiàng)目（即使文件已啟用安全機(jī)制）。例如，可以在 Access 2000、Access 2002、Access 2003、Access 2007 和 Access 2010 中使用 Access 2000 文件。 有時(shí)候您可能需要將數(shù)據(jù)保留在早期版本的 Access 中，但有些使用較新版本的 Access 的用戶想要鏈接到該數(shù)據(jù)，但仍想利用較新版本的一些功能。解決方法是在較新版本中創(chuàng)建新的“前端”數(shù)據(jù)庫（包括窗體、報(bào)表、查詢、宏，但不包括表），并將其鏈接到早期版本文件中的表。使用以下任一過程（具體使用哪一個(gè)取決于您的數(shù)據(jù)庫是包含在一個(gè)文件中，還

45、是已拆分為前端/后端應(yīng)用程序 （前端/后端應(yīng)用程序：包含一個(gè)“后端”數(shù)據(jù)庫文件和幾份“前端”數(shù)據(jù)庫文件副本的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序。后端數(shù)據(jù)庫文件包含表，而前端數(shù)據(jù)庫文件包含鏈接到后端表的所有其他數(shù)據(jù)庫對象。）。本節(jié)內(nèi)容· 在若干 Access 版本中使用 Access 數(shù)據(jù)庫文件· 在若干 Access 版本中使用前端/后端應(yīng)用程序在若干 Access 版本中使用 Access 數(shù)據(jù)庫文件如果您早期版本的 Access 數(shù)據(jù)庫的所有表、窗體和其他對象都包含在一個(gè)文件中，并且您希望在若干 Access 版本中使用該數(shù)據(jù)庫，則您可以在較新的版本中創(chuàng)建一個(gè)新的前端數(shù)據(jù)庫，然后將其鏈接到原始文件。使用 Access 早期版本的用戶仍可以使用原始數(shù)據(jù)庫。使用較新版本的用戶可以使用新的前端數(shù)據(jù)庫鏈接到同一數(shù)據(jù)。如果需要使用多個(gè) Access 版本，則可以創(chuàng)建多個(gè)版本的前端數(shù)據(jù)庫。第 1 步：復(fù)制現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫，并將其保存為新格式使用以下步驟將數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為三種最新格式中的任何一種：Access 2000、Access 2002-2003 或 Access 2007。此命令會(huì)保留原始數(shù)據(jù)庫的原始格式，并以