嘉禾人壽保險股份有限公司機要文件管理規(guī)定

1、嘉禾人壽保險股份有限公司機要文件管理規(guī)定第一章總貝J2第二章機要文件的界定2第三章機要文件的閱讀3第四章機要文件的收發(fā)、傳遞和制作4第五章機要文件的管理5第六章機要文件的清退和銷毀6第七章附則7第一章總則第一條為規(guī)范公司機要文件的管理，確保機要文件保密，安全，傳遞及時、準確。根據(jù)中華人民共和國保守國家機密法，結(jié)合我公司實際情況，特制定本辦法。第二章機要文件的界定第二條凡內(nèi)容涉及國家秘密(劃分范圍見中華人民共和國保守國家秘密法、行業(yè)秘密和公司秘密，在一定時期內(nèi)必須嚴格限讀范圍的文件均屬機要文件。第三條公司機要文件包括：公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理室會議和業(yè)務聯(lián)席會等形成的涉及重大決策的文

2、件材料；公司稽核、人事、財會、投資及業(yè)務部門等形成的、需要在一定時期內(nèi)、限一定范圍人員知悉的文件材料；公司的產(chǎn)品開發(fā)、各種業(yè)務統(tǒng)計報告(表)、計算機軟件程序和業(yè)務數(shù)據(jù)等文件材料；公司中長期發(fā)展規(guī)劃、年度工作報告和工作總結(jié)；年度公關(guān)宣傳策略等文件材料；公司日常往來中需要保密的信函、傳真和公文等文件材料;第四條機要文件按密級劃分為絕密、機密、秘密三極。第五條機要文件密級劃分標準如下：(-)涉及公司核心秘密，如果泄露將給公司造成特別嚴重損失的文件為絕密文件。絕密文件上加蓋絕密章。(-)涉及公司重要秘密，如果泄露將使公司遭受較大損失的文件為機密文件，機密文件上加蓋機密章。（三）公司近期需在一定范圍內(nèi)保

3、密的文件為秘密文件，秘密文件上加蓋秘密”章。第六條機要文件密極的劃分由公司綜合行政部（或綜合管理部）在各部門劃定密級的基礎(chǔ)上確定。在劃分密級時主要是根據(jù)文件內(nèi)容、發(fā)放范圍，參照文件的歸檔范圍和保管期限綜合確定。第七條上級機關(guān)機要文件密級的劃分嚴格按照制發(fā)機關(guān)的規(guī)定執(zhí)行。第八條公司內(nèi)部密級文件的降密、解密由綜合行政部（或綜合管理部）負責。綜合行政部（或綜合管理部）指定專人定期按公文、檔案管理規(guī)定對密級進行降密、解密，并將需解密的文件報總經(jīng)理室審批。第三章機要文件的閱讀第九條機要文件要按照制發(fā)機關(guān)規(guī)定的范圍閱讀，不得擅自擴大。第十條絕密文件應嚴格控制知悉范圍。凡收到和發(fā)出中國保監(jiān)會和中國人民銀行等

4、上級機關(guān)以及公司各部門、各分公司的絕密文件，要首先呈送總經(jīng)理室領(lǐng)導批準，然后根據(jù)其批示意見辦理。絕密文件一般不外借，確因工作需要閱讀文件的有關(guān)人員，要經(jīng)總經(jīng)理室領(lǐng)導批準。絕密文件不得摘抄、復印。第十一條機要文件應在閱文室閱辦。如因工作需要在綜合行政部（或綜合管理部）以外的地方閱辦的機要文件，須經(jīng)綜合行政部（或綜合管理部）負責人按保密規(guī)定批準第四章機要文件的收發(fā)、傳遞和制作第十二條中國保監(jiān)會和中國人民銀行的急件，機要秘書應隨時領(lǐng)E第十三條上級機關(guān)發(fā)給公司的信函，一律送給綜合行政部（或綜合管理部）指定的機要秘書，由其開封、登記和分發(fā)，其他人員未經(jīng)委托，不得代辦。第十四條公司機要文件的傳真應由機要秘

5、書在專用的傳真機上收發(fā)。第十五條機要文件的收發(fā)、傳遞應履行登記、簽字手續(xù)，并逐件清點清楚。傳遞時要登記編號，并加蓋密級圖章。第十六條發(fā)往上級主管機關(guān)的機要文件，應提前一天將文件準備好，送綜合行政部（或綜合管理部）機要秘書登記、編號、封口，由其送達有關(guān)單位,并嚴格履行簽收手續(xù)。第十七條公司機要文件的制作由綜合行政部（或綜合管理部）負責。（-）由發(fā)文部門按發(fā)文稿紙的要求逐項認真填寫，標明密級和緩急以及保密期限，送總經(jīng)理室有關(guān)領(lǐng)導審批簽發(fā)（二）將領(lǐng)導簽發(fā)后的文稿和電子文檔一同交綜合行政部（或綜合管理部）核稿、制作并發(fā)送。原稿及批件留綜合行政部（或綜合管理部）存檔。第十八條綜合行政部（或綜合管理部）制

6、作機要文件應有嚴格的保密意識。電腦內(nèi)應加密加權(quán)，并用光盤備份。第十九條機要文件的印制份數(shù)要嚴格按照領(lǐng)導的批示執(zhí)行，機要秘書在發(fā)送時要嚴格履行簽收登記手續(xù)。第五章機要文件的管理第二十條公司所有機要文件由綜合行政部（或綜合管理部）統(tǒng)一管理。機要文件要求建立嚴格的登記制度，并保存在保險柜內(nèi)，傳閱時要掌握閱讀范圍，以防丟失和查無下落。第二十一條機要秘書收到機要文件后，應及時登記、分發(fā)。第二十二條機要文件應在辦公職場閱文室內(nèi)閱辦，并嚴格辦理閱讀登記手續(xù)；離開辦公室時，必須將文件鎖好，不得隨意亂放。第二十三條總經(jīng)理室領(lǐng)導批示有關(guān)人員可以閱辦的機要文件，由總經(jīng)理室秘書通知有關(guān)人員辦理，并履行登記、簽字手續(xù)，

7、以便掌握文件的去向。閱辦人員應抓緊時間閱讀，并及時退還，不允許長期放在個人手中。如辦文需要借閱時，應辦理借閱手續(xù)”艮時退還第二十四條不得攜帶機要文件離開辦公職場，如因工作需要攜帶機要文件外出時，要事先采取安全措施。絕密文件一律不得攜帶外出。第二十五條復印機要文件，應建立審批、登記、編號制度，嚴格控制復印份數(shù)，并視同原件一樣管理。復印機要文件要經(jīng)過總經(jīng)理室有關(guān)領(lǐng)導批準。第二十六條絕密文件一律不得復制、復印。第二十七條總經(jīng)理室秘書和機要秘書,如因故較長時間不能上班時，綜合行政部（或綜合管理部）負責人應臨時指定他人代管文件。原經(jīng)管人員應負責將有關(guān)規(guī)定向代管人交代清楚，待返回公司時必須認真交接。第六章機要文件的清退和銷毀第二十八條總經(jīng)理室秘書和機要秘書對機要文件要做到：每月清查一次，每季清理一次，發(fā)現(xiàn)有不明去向的文件要及時查找；對借出或傳閱的機要文件要及時收回，不能積壓在個人手中，以免影響他人閱讀或丟失。第二十九條公司的機要文件及訂閱、贈送的各種內(nèi)部刊物、資料,需留存的，一律由機要秘書統(tǒng)一管理，并做立卷歸檔處理；不需留存的，經(jīng)綜合行政部（或綜合管理部）負責人批準，并在登記本上注銷，統(tǒng)一由綜合行政部