優(yōu)質(zhì)時間與任務(wù)管理培訓(xùn)PPT

1、12因?yàn)槿?，時間具有了價值；因?yàn)槿?，時間具有了價值；因?yàn)橛辛藭r間，所以人擁有了創(chuàng)造價值的機(jī)會。因?yàn)橛辛藭r間，所以人擁有了創(chuàng)造價值的機(jī)會。3時間75 年 = 27,375 天 (1/3 睡覺) 18,250 天20-60=40年 = 14,600 天 (-1/3 睡覺) 9,733天 (-1/3 假期) 6,488 天 (1/3 工作時間) 2,162 天=5.93年4這個課程帶給大家最重要的訊息是.不是教給你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎樣可以不眠不休明白自己問題所在明白自己問題所在, 你需要作出怎樣的決定你需要作出怎樣的決定, 及及你可以做些什么和要做些什麼你可以做些什么和要做些什麼5認(rèn)

2、識時間障礙認(rèn)識時間障礙 分析如何運(yùn)用時間分析如何運(yùn)用時間掌握計(jì)劃與控制的辦法掌握計(jì)劃與控制的辦法 提高工作效率提高工作效率課程目標(biāo)6時間管理不是什么？時間本身不是問題，因?yàn)槊總€人每天所擁有的時間都是一般的多所以時間管理的問題本身不在于時間，而是在于自己如何善用及分配你自己的時間7時間管理是什么？時間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣，以令自己更富績效，更富效能 -把事情很快做完，叫做效率 -把事情很快又很對地做完，叫做效能時間管理就是明確的目標(biāo)、事前的規(guī)劃或長期的計(jì)劃8要懂得管理自己首先要認(rèn)識自己9我們有這些好習(xí)慣嗎我們有這些好習(xí)慣嗎? ? 自我管理自我管理= =好習(xí)慣好習(xí)慣= =效能效能

3、事先要有安排事先要有安排 排定優(yōu)先順序排定優(yōu)先順序 臨事要集中精神臨事要集中精神 溝通要徹底溝通要徹底 避免雜亂無章避免雜亂無章 不苛求盡善盡美不苛求盡善盡美 不要怕說不要怕說“不不” 不要拖延不要拖延 要能當(dāng)機(jī)立斷要能當(dāng)機(jī)立斷 善用零碎時間善用零碎時間 養(yǎng)成養(yǎng)成“過手一次過手一次”的處理原則的處理原則. .10四代時間管理第一代：以備忘錄為中心第二代：有規(guī)劃和準(zhǔn)備第三代：以自我效能為中心第四代：追求多方面的平衡11時間管理的架構(gòu)12次序的決定先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。 先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 先做容易做的事，然后再做難做的事。 先做只需花費(fèi)少量時間即可做好的事，然后再

4、做需要花費(fèi)大量時間才能做好的事。 先處理資料齊全的事，然后再處理資料不齊全的事。 先做已排定時間的事，然后再做未經(jīng)排定時間的事。 先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。 13次序的決定先做別人的事，然后再做自己的事。 先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。 先做有趣的事，然后再做枯燥的事。 先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。 先做自己所尊敬的人或與自己有密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或與自己沒有密切的利害關(guān)系的人所拜托的事。 先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。 14正確的行事優(yōu)先順序急急重重輕輕緩緩緊迫的事不緊迫的事重要的事

5、不重要的事ACBD15陷阱一：時間的配置不對1645%處理危機(jī)5%15%35%1234不合理的時間配置17121、重要的事情著重在plan plan著重在do do著重在check check著重在action2、重要的事情要逐漸交給信任的部屬，這叫灌能明智的時間配置18陷阱二：拖延除了第四項(xiàng)以外，其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延后往往變成緊急的事情急重輕緩緊迫的事 不緊迫的事重要的事不重要的事19陷阱三：事必躬親 韓非子 下君，盡己之能 中君，盡人之力 上君，盡人之智 為何事必躬親 不信任、不放心 要求標(biāo)準(zhǔn)過高 怕麻煩20陷阱四：有求必應(yīng)受人尊敬重要，還是受人歡迎重要不好意思拒絕請托的

6、原因 接納請托比拒絕請托容易 擔(dān)心觸怒請托者 想要做廣受愛戴的好人 不知如何拒絕他人之請托21時間管理的原則 目標(biāo)原則 計(jì)劃原則 效能原則GreatTrend22$設(shè)定目標(biāo)smart原則具體性具體性可衡量性可衡量性可實(shí)現(xiàn)性可實(shí)現(xiàn)性合理性合理性限時性限時性23目標(biāo)管理中的苦惱 權(quán)威受到挑戰(zhàn) 討價還價，沒完沒了 費(fèi)時間 得不到一個好的目標(biāo) 目標(biāo)得不到認(rèn)可 目標(biāo)變來變?nèi)?4設(shè)定目標(biāo)的步驟正確理解公司整體的目標(biāo)制訂出符合SMART原則的目標(biāo)檢驗(yàn)?zāi)繕?biāo)是否與上司的目標(biāo)一致列出可能遇到的問題，找出相應(yīng)的辦法列出實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需要的技能和知識必須的合作對象和外部資源確定目標(biāo)完成的日期2526耗用時間耗用時間好不好

7、PDCA27計(jì)劃是全部管理職能中最基本的一項(xiàng)。 計(jì)劃是對未來行動的事先安排，根據(jù)工作的需要以及組織的自身能力，確定出組織在一定時期內(nèi)的奮斗目標(biāo)；通過計(jì)劃的編制、執(zhí)行和檢查，協(xié)調(diào)和合理安排組織中各方面的經(jīng)營和管理活動，有效地利用組織的人力、物力和財(cái)力等資源，取得最佳的經(jīng)濟(jì)效益。計(jì)劃的內(nèi)容： 做什么（What to do it）? 為什么做（Why to do it）? 何時去做（When to do it）? 何地做（Where to do it）? 誰去做（Who to do it）？ 怎樣做（How to do it）? 計(jì)劃的性質(zhì)： 目的性、首位性、普遍性、效率性、創(chuàng)造性、時限性。 什么是

8、計(jì)劃28任務(wù)樹圖目目標(biāo)標(biāo)主要主要任務(wù)任務(wù)次要次要任務(wù)任務(wù)次要次要任務(wù)任務(wù)29任務(wù)管理 分解工作任務(wù) 分析依賴關(guān)系 估計(jì)責(zé)任、資源、技能等 制定項(xiàng)目進(jìn)度 成本預(yù)算（時間、人力） 任務(wù)實(shí)施 30待辦清單項(xiàng)目待辦清單每日待辦清單序號工作內(nèi)容工作步驟預(yù)期結(jié)果關(guān)鍵點(diǎn)起止時間相關(guān)部門責(zé)任人123項(xiàng)目待辦清單項(xiàng)目待辦清單序號工作內(nèi)容起止時間相關(guān)人員重要程度預(yù)期結(jié)果12345678每日待辦清單每日待辦清單關(guān)鍵日期表 這是最簡單的一種進(jìn)度計(jì)劃表，它只列出一些關(guān)鍵活動和進(jìn)行的日期。事件序號及名稱計(jì)劃開始時間計(jì)劃結(jié)束時間負(fù)責(zé)人實(shí)施人協(xié)助人所需資源所需資源1234實(shí)施分析：未完成原因：應(yīng)急措施：獎懲方式：制定計(jì)劃的方

9、法之一：關(guān)鍵日期表甘特圖：甘特圖：也叫做線條圖或橫道圖，如下圖所示。它是以縱線表示活動，橫線來表示每項(xiàng)活動的起也叫做線條圖或橫道圖，如下圖所示。它是以縱線表示活動，橫線來表示每項(xiàng)活動的起止時間。甘特圖的優(yōu)點(diǎn)是簡單、明了、直觀，易于編制，因此到目前是計(jì)劃管理的常用工具。止時間。甘特圖的優(yōu)點(diǎn)是簡單、明了、直觀，易于編制，因此到目前是計(jì)劃管理的常用工具。事件名稱事件名稱1 12 23 34 45 56 67 78 89 9時間（可以是年度、季度、月份、日期、小時等時間段）時間（可以是年度、季度、月份、日期、小時等時間段）說明：說明： 代表計(jì)劃時間代表計(jì)劃時間 代表實(shí)際完成時間代表實(shí)際完成時間 代表關(guān)

10、鍵控制點(diǎn)代表關(guān)鍵控制點(diǎn)制定計(jì)劃的方法之二：甘特圖負(fù)荷圖：負(fù)荷圖：在甘特圖的基礎(chǔ)上加上負(fù)責(zé)人、實(shí)施人、協(xié)助人的名稱，優(yōu)點(diǎn)是便于統(tǒng)籌安排和控制。在甘特圖的基礎(chǔ)上加上負(fù)責(zé)人、實(shí)施人、協(xié)助人的名稱，優(yōu)點(diǎn)是便于統(tǒng)籌安排和控制。事件名稱事件名稱1 12 23 34 45 56 67 78 89 9時間（可以是年度、季度、月份、日期、小時等時間段）時間（可以是年度、季度、月份、日期、小時等時間段）說明：說明： 代表計(jì)劃時間代表計(jì)劃時間 代表實(shí)際完成時間代表實(shí)際完成時間 代表關(guān)鍵控制點(diǎn)代表關(guān)鍵控制點(diǎn)計(jì)劃人員實(shí)際人員計(jì)劃人員實(shí)際人員制定計(jì)劃的方法之三：負(fù)荷圖“人人”：指的是造成問題產(chǎn)生人為的因素有哪些；指的是造

11、成問題產(chǎn)生人為的因素有哪些；“機(jī)機(jī)”：通俗一點(diǎn)就象戰(zhàn)斗的武器，通指軟、硬件條件通俗一點(diǎn)就象戰(zhàn)斗的武器，通指軟、硬件條件對于事件的影響；對于事件的影響；“料料”：就如武器所用的子彈，指基礎(chǔ)的準(zhǔn)備以及物料；就如武器所用的子彈，指基礎(chǔ)的準(zhǔn)備以及物料；“法法”：與事件相關(guān)的方式與方法問題是否正確有效；與事件相關(guān)的方式與方法問題是否正確有效；“環(huán)環(huán)”：指的是內(nèi)外部環(huán)境因素的影響。指的是內(nèi)外部環(huán)境因素的影響。 問 題料機(jī)法人環(huán)要素影響事項(xiàng)影響力評價備注人1、自身 2、供應(yīng)商 3、競爭對手機(jī)1、硬件因素 2、軟件因素料法環(huán)競爭對手5緯度分析 正在做什么正在做什么? ? 為什么那樣做為什么那樣做? ? 沒有做什么沒有做什么? ? 做得好的是什么做得好的是什么? ? 做得不好的是什做得不好的是什么么? ?制定計(jì)劃的方法之四：5M因素法（魚骨圖）10 6 14 3 5 5 3 1 10 6 14 3 5 5 3 1 6 63 35 55 54 43 3PERT網(wǎng)絡(luò)分析工作計(jì)劃檢查表（周）工作內(nèi)容責(zé)任人計(jì)劃檢查計(jì)劃工作內(nèi)容計(jì)劃完成時間預(yù)期效果是否完成情況說明12345備注：39評估上周我計(jì)劃