高效會議管理培訓(xùn)課件(PPT 55頁)

1、職業(yè)化團(tuán)隊(duì)建設(shè)教材（一）版本： 1.0學(xué)習(xí)公約學(xué)習(xí)公約請關(guān)閉手機(jī)或調(diào)為震動請關(guān)閉手機(jī)或調(diào)為震動請把心帶來請把心帶來請帶空杯來請帶空杯來, ,裝點(diǎn)水回去裝點(diǎn)水回去請充分討論和學(xué)習(xí)請充分討論和學(xué)習(xí)一、為什么要對會議進(jìn)行管理二、會議的目的和種類三、會議的三個階段/七個步驟四、會議失敗的原因五、如何開成功的會議六、成功會議的角色扮演七、會議控制與沖突處理八、會議記錄與會后跟進(jìn)據(jù)統(tǒng)計(jì)，在英國每天大約有400萬小時被用于召開團(tuán)隊(duì)會議，在美國平均每天要舉行1100次團(tuán)隊(duì)會議哈佛商業(yè)評論通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每個主管每天用于正式會議的時間達(dá)到3.5小時，非正式會議大約1小時希望開啟各項(xiàng)管理會議例會機(jī)制的同時能有效組織

2、會議PDCA精神是發(fā)現(xiàn)、改善各種管理困難。循環(huán)理論存在于所有領(lǐng)域，大至企業(yè)策略管理、環(huán)保污染管理，小到部門的項(xiàng)目管理、教育培訓(xùn)、自我管理等。它被人們持續(xù)地、正式或非正式地、有意識無意識地使用于自己所做的每件事和每個活動會議管理自然也運(yùn)用著PDCA的思想，并且會議也是其他管理事件PDCA循環(huán)中的一個環(huán)節(jié)部分。運(yùn)用PDCA的思想規(guī)范每個管理動作會議策劃 會議日程 確定會議時間地點(diǎn)會議邀請 會前場地和設(shè)備布置和確認(rèn)參會問題討論會議決策、方案制定工作安排會議紀(jì)要問題解決跟進(jìn)工作匯報方案執(zhí)行工作標(biāo)準(zhǔn)化會議成本=時間成本+間接成本+效率損失成本時間成本=參會人員單位小時工資*用時*人數(shù)*3直接成本=會議設(shè)

3、施租用折舊+差旅費(fèi)+文件費(fèi)效率損失=不能及時接聽客戶電話+所管理區(qū)域發(fā)生突發(fā)事件不能及時處理管理發(fā)展規(guī)律：由簡到繁再到簡項(xiàng)目原因具體表現(xiàn)1時間即將午餐的時間，每個人饑腸轆轆無心開會2地點(diǎn)會議設(shè)在經(jīng)理辦公室，時常被打斷3開會對象選擇該來的不來，可不該來的都來了4主持人的技能缺乏影響力，說服力，被與會者牽著鼻子走無法實(shí)現(xiàn)會議意圖5與會者的技能發(fā)言混亂，既不知如何表意，也不足如何引退6會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓沒有成效7開會的原因目的和結(jié)果會議進(jìn)行中發(fā)行皆不明確，使會議毫無意義、宣告失敗項(xiàng)目原因具體表現(xiàn)1時間會議一般安排在周二到周四上午或下午2：30后，避免周一到周五2

4、地點(diǎn)會議室盡量安排在一個封閉會議室內(nèi)，且最后圍著圓桌進(jìn)行3開會對象選擇事先必須提前通知出席會議的人，且分為參加者、旁聽者和可選擇者4主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)當(dāng)主持人5與會者的技能與會者具備傾聽能力和頭腦風(fēng)暴等技術(shù)6會議的準(zhǔn)備工作一定要提前準(zhǔn)備7開會的原因目的和結(jié)果在開會之前要知會相關(guān)人員會前充分準(zhǔn)備會中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意和意見以解決問題為己任保持開發(fā)的心態(tài)，摒棄部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不做人身攻擊避免出現(xiàn)肢體沖突會后總結(jié)蟬的癥狀：蟬的癥狀：講故事（討論的和主題沒有關(guān)系）講了很久才進(jìn)入主題講的太模糊，沒有具體實(shí)例拒絕傾聽他人的主要

5、觀點(diǎn)主持人對策：主持人對策：采用非語言性暗示探尋、總結(jié)、測試其理解程度善于提醒關(guān)于程序及時間的限制帶入別人發(fā)言鯊魚癥狀：鯊魚癥狀：有攻擊別人的傾向總是給予消極的否定的意見“驢驢”的癥狀：的癥狀：過于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)不能站在別人的立場看問題“兔子兔子”的癥狀：的癥狀：質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或意見螃蟹的癥狀：螃蟹的癥狀：開會還在做別的工作或事情私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時常接電話、打瞌睡其他，筆敲桌子、背對發(fā)言人主持人對策：主持人對策：對開小會的情況，示意發(fā)言人暫停，讓會議突然停下來，讓大家警覺打瞌睡，就休息5分鐘并加快會議進(jìn)程保持短暫沉默不要回避對立，意見分歧是正?，F(xiàn)象不要因?yàn)楣ぷ魃系姆制缍?/p>

6、演化成人際關(guān)系或情緒方面的對立利用會議中間的休息來調(diào)整一下氣氛可以參考第三方意見可以把焦點(diǎn)問題寫在黑板上 ，客觀比較一下多提供一些相關(guān)有說服力的數(shù)據(jù)聽完陳述后就沒有詞了向雙方之一表示贊同阻止對方宣泄指出雙方都有錯建議舉行其他主持人會議n會議共識四種群體決策權(quán)威決策共識決策少數(shù)服從多數(shù)無異議決策四種團(tuán)隊(duì)決策頭腦風(fēng)暴德爾菲法換位思考決策決策不決策不合作合作暴力型遷就型回避型協(xié)作型妥協(xié)型作參會者的會后跟進(jìn)作為主持人的會后跟進(jìn)自我評價怎樣提高下次會議的質(zhì)量關(guān)于習(xí)慣拿到會議記錄后要細(xì)讀分析不同的參會者考慮自己任務(wù)的完成方法會議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始序號內(nèi)容1請大家填寫會議評估表2針對意見作出改進(jìn)措施3詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事4制定跟進(jìn)計(jì)劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn)5如有需要找高層協(xié)助6如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會議7會議之后檢討得失序號內(nèi)容1在開會中有沒人誤解我的意思2我有沒有在別人談話時跳到其他話題3有沒有在會議前讓與會這了解會議內(nèi)容4面對別人說話是不是很緊張5是否遇到只有主持人說話沒有人參與6談話結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白你的意思7在分派工作時大家是否都看著我而不提問8總會把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人9是否提前考慮把負(fù)責(zé)問題用平易近人的方式表達(dá)10是否在會議結(jié)束時問大家還有什么問題寫下想改變的習(xí)慣寫下你的目標(biāo)列