時(shí)間管理培訓(xùn)PPT

1、時(shí)間管理培訓(xùn)手冊這個(gè)課程給大家最重要的訊息是。不是教給你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎樣可以不眠不休。我的問題所在？我的問題所在？我我需要需要作出怎樣的作出怎樣的決定決定?我可以我可以做些什么和要做些什做些什么和要做些什麼麼?目 錄認(rèn)識時(shí)間障礙如何運(yùn)用時(shí)間總結(jié)時(shí)間管理的錯(cuò)誤觀念什么是時(shí)間殺手人最容易掉進(jìn)的時(shí)間陷阱認(rèn)識時(shí)間障礙時(shí)間管理只是常識只要我把工作做好， 我的時(shí)間管理應(yīng)該還不錯(cuò)我在壓力下表現(xiàn)較好， 時(shí)間管理會令我失去我的優(yōu)勢我有使用計(jì)事本和行事歷，這還不夠嗎？時(shí)間管理的錯(cuò)誤觀念什么是時(shí)間殺手無形的（不自覺）無形的（不自覺） 有形（自覺的）有形（自覺的）接聽電話打電話會議打擾官僚作風(fēng)溝通

2、不足辦公室政治資源不足閱讀文件及郵件交通堵塞欠缺周詳計(jì)劃不懂分辨輕重緩急過分注重細(xì)節(jié)猶豫不決不懂得說不拖延善忘不懂授權(quán)欠缺組織健康欠佳工作欠目標(biāo)， 優(yōu)先次序不明確危機(jī)管理能力薄弱多項(xiàng)工作須同時(shí)進(jìn)行自我組織問題外界騷擾無力拒絕要求不能有效授權(quán)拖延工作會議人最容易掉進(jìn)的時(shí)間陷阱目 錄認(rèn)識時(shí)間障礙如何運(yùn)用時(shí)間總結(jié)如何運(yùn)用時(shí)間管理自己訂立目標(biāo)妥善計(jì)劃權(quán)衡輕重權(quán)利下放自我約束要管理好自己嗎? 要懂得管理自己，首先要認(rèn)識自己。拋棄惡習(xí), 引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣為什么需要目標(biāo)？為什么需要目標(biāo)？目標(biāo)是行動的導(dǎo)航燈目標(biāo)是行動的導(dǎo)航燈! !成功就等于目標(biāo)，成功就等于目標(biāo)，其他的一切都是這句話的注解。其他的一切

3、都是這句話的注解。 美國潛能大師伯恩美國潛能大師伯恩崔西語崔西語為什么需要目標(biāo)？為什么需要目標(biāo)？哈佛大學(xué)有一個(gè)非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標(biāo)60目標(biāo)模糊10有清晰但較短期的目標(biāo)3有清晰且長期的目標(biāo)成為社會各界的頂尖人士成為社會各界的頂尖人士成為各行業(yè)的專業(yè)人士成為各行業(yè)的專業(yè)人士社會的中下層面安穩(wěn)地生活與工作社會的中下層面安穩(wěn)地生活與工作社會的最底層，抱怨整個(gè)世界社會的最底層，抱怨整個(gè)世界3 3有清晰且長期的目標(biāo)有清晰且長期的目標(biāo) 1010有清晰但較短期的目標(biāo)有清晰但較短期的目標(biāo) 60%目標(biāo)模糊目標(biāo)模糊27%27%沒有目標(biāo)沒

4、有目標(biāo)25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn)年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：Specific - 明確的Measurable - 可以量度Achievable - 可以達(dá)成Time Bound - 有時(shí)間性Realistic - 實(shí)際可行剝洋蔥法多杈樹法個(gè)人目標(biāo)：健康、休閑和營養(yǎng)方面的目標(biāo)事業(yè)目標(biāo)：自我職業(yè)規(guī)劃項(xiàng)目計(jì)劃（例如推行新系統(tǒng)）日常運(yùn)作計(jì)劃（編寫每月生產(chǎn)報(bào)告）每周的行事安排每日需要完成的工作長期的目標(biāo)應(yīng)該是可以鼓勵(lì)自己和推動自己！長期的目標(biāo)應(yīng)該是可以鼓勵(lì)自己和推動自己！命中是偶然的，打不中是必然的！命中是偶然的，打不中是必然的！如 果 沒 有 目 標(biāo)訂立計(jì)劃以掌握時(shí)間訂立計(jì)劃以掌握時(shí)間以目標(biāo), 優(yōu)先次序, 理想工作時(shí)間表表

5、示這三塊積木為基礎(chǔ), 想好一天的計(jì)劃搞清楚個(gè)人活力周期表, 再根據(jù)最有效的工作時(shí)間,勾勒出“ 理想工作時(shí)間表”根據(jù)目標(biāo)的輕重, 安排優(yōu)先次序訂好長期目標(biāo), 以及的短期目標(biāo)運(yùn)用企劃的概念- 擬定計(jì)劃TO DO LIST - 執(zhí)行事項(xiàng)清單執(zhí)行事項(xiàng)清單本 周 目 標(biāo)本 周 任 務(wù)次 序星 期 一_月_ 日星 期 二_月_ 日星 期 三_月_ 日星 期 四_月_ 日星 期 五_月_ 日星 期 六_月_ 日1. 今今 天天 任任 務(wù)務(wù)次次 序序2. 3. 4. 5. 6. 7. 約 會/ 承 諾8. 8888889. 99999910. 10101010101011. 11111111111112. 1

6、2121212121213. 11111114. 22222215. 33333316. 44444417. 55555518. 666666TO DO LIST - 執(zhí)行事項(xiàng)清單執(zhí)行事項(xiàng)清單1/ 要有正面的工作態(tài)度2/ 留意自己的表現(xiàn)曲線3/ 預(yù)留自己安靜的時(shí)間4./利用工作日志看看你的工作日志看看你的工作日志, , 然后問自己然后問自己: :幾點(diǎn)開始目標(biāo)幾點(diǎn)開始目標(biāo)? ? 能不能早點(diǎn)開始能不能早點(diǎn)開始? ? 有沒有任何讓你分心有沒有任何讓你分心, ,以致無以致無法完成目標(biāo)的事情法完成目標(biāo)的事情?, ?, 能不能早點(diǎn)開始能不能早點(diǎn)開始? ? 你完全不受干擾的最長時(shí)段有多久你完全不受干擾的最長

7、時(shí)段有多久? ( ? ( 不要把午飯也放進(jìn)去不要把午飯也放進(jìn)去) )你最有效率和最沒有效率是什么時(shí)候你最有效率和最沒有效率是什么時(shí)候? ? 你將當(dāng)天的主要目標(biāo)完成到什么程度你將當(dāng)天的主要目標(biāo)完成到什么程度? ? 你會照著優(yōu)先次序的書面計(jì)劃做事嗎你會照著優(yōu)先次序的書面計(jì)劃做事嗎? ? 你在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間做適當(dāng)?shù)氖聠崮阍谶m當(dāng)?shù)臅r(shí)間做適當(dāng)?shù)氖聠? ?你在怎么處理不應(yīng)該做的事你在怎么處理不應(yīng)該做的事? ? 可不可以授權(quán)可不可以授權(quán)? ? 手邊的工作要如何做得更有成效手邊的工作要如何做得更有成效, , 更為簡化更為簡化, , 并減少細(xì)節(jié)并減少細(xì)節(jié)? ? 你花的時(shí)間與你的優(yōu)先次序是否相稱你花的時(shí)間與你的優(yōu)先次

8、序是否相稱? ?請記著 : 巴雷德“80/20”定理以行動配合計(jì)劃以行動配合計(jì)劃將目標(biāo)寫下來- 是什么目標(biāo)? 要達(dá)致什么的成果? 行動 要做些什么? 次序 - 哪些應(yīng)該先做/ 哪些為后? 訂下完成 日期及排列優(yōu)先次序時(shí)間估計(jì) 每項(xiàng)的行動需要多長時(shí)間? 靈活性 有沒有預(yù)留時(shí)間給不可估計(jì)的突發(fā)事情時(shí)間表 甚么時(shí)候處理甚么事項(xiàng)？你是怎樣編排時(shí)間計(jì)劃？一、年度計(jì)劃甘特圖二、周計(jì)劃執(zhí)行事項(xiàng)清單史蒂芬 柯維博士“與時(shí)間有約”權(quán)衡輕重最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要The main thing is to keep the main thing the main thing at all tim

9、es區(qū)分優(yōu)先工作區(qū)分優(yōu)先工作某些事件某些電話浪費(fèi)時(shí)間之事不重要又不緊急改進(jìn)產(chǎn)能建立人際關(guān)系發(fā)新機(jī)會重要但不緊急某些電話某些信件與報(bào)告某些會議不重要但緊急危機(jī)急迫的問題有期限壓力的計(jì)劃重要又緊急有趣的活動防患未然規(guī)劃、休閑不速之客必要而不重要的問題受歡迎的活動權(quán)利下放授權(quán)授 權(quán) 應(yīng) 有 的 心 態(tài) ? 把工作授權(quán)給下級, 應(yīng)該存在一個(gè)給下屬發(fā)展的機(jī)會 它不是用來懲罰下級 不是讓經(jīng)理擺脫自己不喜歡做的事情主要可以分成兩種形態(tài)： 如何介定哪些工作委派?你必須自己做你應(yīng)該做, 但有些人可以幫助你你可以做, 但如果其他人有機(jī)會也可以做其他人應(yīng)該做, 但情況緊急時(shí)你可以幫他其他人必須做解釋所分配工作的重要

10、性訂出需要的結(jié)果詢問下屬的意見及疑問預(yù)期的成果預(yù)期的成果訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定達(dá)到完成工作限期的共識訂出跟進(jìn)時(shí)間表肯定成就, 提高士氣應(yīng)守的規(guī)則應(yīng)守的規(guī)則自我約束 行為科學(xué)研究表明：一個(gè)人一天的行為只有5是屬于非習(xí)慣性的，而95的行為都是習(xí)慣性的。江山易改，本性難移 !羅曼羅蘭名言：性情即命運(yùn) ! 時(shí)光對有些人像張滿的風(fēng)帆，而對另一些人卻像爬行的蝸牛。1、給變你的習(xí)慣2、修正你的態(tài)度3、增加你的生產(chǎn)力1. 你的辦公桌你的工作環(huán)境是怎么樣? 有什么方法令你的辦公環(huán)境可以令你感到愉快和增加效率? 改善工作環(huán)境將所有可以吸引你視線的東西全挪開將你每天必須用的文具放在上面 ( 電話, 時(shí)間表, 筆記

11、本, 日歷, 筆座.)將你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓勵(lì)自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方將一些你知道不會作出反應(yīng)的信件拋棄 利用文件夾來將不同的文件歸檔2. 歸檔一些你需要今天馬上完成的事情 - DO NOW 一些你需要這個(gè)星期完成的工作 - FILE 一些你需要?dú)w檔的文件 - FILE 有空才閱讀的書本 - READ 需要傳閱的文件 - PASS ON 一些文件需要等待資料完成 - PROGRESS所有的文件和書信應(yīng)分三類所有的文件和書信應(yīng)分三類歸檔只作參考馬上處理3. 如何處理電話/ 電郵如果找不道要通話的對方 - 切記要留言, 并說明事情的嚴(yán)重性, 以確保對方回電打電話

12、之前, 要把事情重點(diǎn)寫下來 要談比較復(fù)雜的事情, 可以先將文件傳真給 對方先看, 減少詳細(xì)解釋的時(shí)間備有有關(guān)文件 自設(shè)時(shí)限4. 處理會議每次召開任何會議前, 必須要緊記以下幾點(diǎn): 我是否一定要出席這個(gè)會議 會議之前應(yīng)派發(fā)議程 說明開會的目的 如果你是主席, 你應(yīng) 鼓勵(lì)發(fā)言和要求言之有 物 , 要避免發(fā)言同事偏離主題 最好設(shè)定一個(gè)時(shí)限, 以方便各人安排工作5. 要懂得說不 說不應(yīng)該是有禮貌 要給對方的清晰的解釋 給對方另外的選擇和建議 6. 處理拖延心態(tài)為什么我們會拖延？不知道如何或從何入手不知道為什么要做？不喜歡去處理個(gè)人情緒及健康問題缺乏獎勵(lì)沒有迫切性找借口過分憂慮忙碌過后7.改善拖延方法行

13、動：每次只處理一項(xiàng)工作及時(shí)去做交付下屬去做把工作分成若干部分訂出工作時(shí)間問題、文問題、文件洗牌件洗牌著手工著手工作時(shí)間作時(shí)間改善拖延方法建立自信 - 跟自己說 “ 我一定可以做到”設(shè)立目標(biāo)找出與自己相關(guān)的方法- 對自己的好處儲蓄時(shí)間全力再戰(zhàn)自我獎勵(lì)設(shè)立完工期限時(shí)刻提醒自己事情的重要性有充分的準(zhǔn)備，才會把事情做好時(shí)間就是金錢我們可以怎樣贏得每一分秒? 利用交通時(shí)間與運(yùn)動同行避開繁忙時(shí)間車上觀察構(gòu)思車上看書出差外游收集情報(bào)計(jì)劃構(gòu)想寓工作于娛樂目 錄認(rèn)識時(shí)間障礙如何運(yùn)用時(shí)間總結(jié)希望你能夠: 看到自己的問題在那里 要改變生活的習(xí)慣和工作方式 在自己所能控制的情況下, 把握每分鐘 訂立目標(biāo), 策略, 行動去應(yīng)付每一個(gè)挑戰(zhàn)