實(shí)用商務(wù)日語函電教程_吳楓_吳明宇_編著課件

1、學(xué)時分配與考核方式學(xué)時分配與考核方式 學(xué)時分配（總學(xué)時26） 課堂講授：22學(xué)時 課堂演練：4學(xué)時 考核方式（100分） 筆試 70% 平時表現(xiàn) 30% 第一節(jié)第一節(jié) 函電的概念函電的概念 根據(jù)商務(wù)印書館出版的根據(jù)商務(wù)印書館出版的現(xiàn)代漢語詞典現(xiàn)代漢語詞典（第六版）的解釋，（第六版）的解釋，“函函”與與“電電”除了原本的字義之外，還分別指書信和電報。除了原本的字義之外，還分別指書信和電報?！昂保瑥V義上泛指信件，廣義上泛指信件和文書，是用來傳遞和交流信息的一種常用的書面形式。但是，作為公文法定和文書，是用來傳遞和交流信息的一種常用的書面形式。但是，作為公文法定文種的文種的“函函”，其又遠(yuǎn)遠(yuǎn)地超

2、出了一般書信的范疇，不僅用途更為廣泛，最重，其又遠(yuǎn)遠(yuǎn)地超出了一般書信的范疇，不僅用途更為廣泛，最重要的是賦予了其法定效力。要的是賦予了其法定效力。 根據(jù)根據(jù)2000年國務(wù)院發(fā)布的年國務(wù)院發(fā)布的國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的規(guī)定，的規(guī)定，“函函”可以定義為不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，或者向無隸屬可以定義為不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，或者向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管關(guān)系的有關(guān)主管部門部門請求批準(zhǔn)事項時所使用的請求批準(zhǔn)事項時所使用的公文公文，是公文中惟一的平行文，是公文中惟一的平行文，其適用的范圍相當(dāng)廣泛，是應(yīng)用寫作實(shí)踐中的一種常用文體。理解其適用的

3、范圍相當(dāng)廣泛，是應(yīng)用寫作實(shí)踐中的一種常用文體。理解“函函”的定的定義時，關(guān)鍵要把握住義時，關(guān)鍵要把握住“不相隸屬機(jī)關(guān)不相隸屬機(jī)關(guān)”這一概念。除作為平行文種出現(xiàn)之外，這一概念。除作為平行文種出現(xiàn)之外，函有時也可用于有隸屬關(guān)系的上下級機(jī)關(guān)之間。函有時也可用于有隸屬關(guān)系的上下級機(jī)關(guān)之間。 所具備的三大特點(diǎn)：所具備的三大特點(diǎn)：“ ”（1）平等性和溝通性）平等性和溝通性“函函”主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間互相商洽工作、詢問和答復(fù)問題，體現(xiàn)著主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間互相商洽工作、詢問和答復(fù)問題，體現(xiàn)著雙方平等溝通的關(guān)系，充分顯示平行文種的功能，這是其他所有的上行文和下行雙方平等溝通的關(guān)系，充分顯示平行文種的功

4、能，這是其他所有的上行文和下行文所不具備的特點(diǎn)。即使是向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)，在雙方不是隸屬關(guān)系的時文所不具備的特點(diǎn)。即使是向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)，在雙方不是隸屬關(guān)系的時候，也不能使用請示和批復(fù)，只能用函，并且姿態(tài)、措辭、口氣也跟請示和批復(fù)候，也不能使用請示和批復(fù)，只能用函，并且姿態(tài)、措辭、口氣也跟請示和批復(fù)大不相同，也要體現(xiàn)平等性和溝通的特點(diǎn)。大不相同，也要體現(xiàn)平等性和溝通的特點(diǎn)。（2）靈活性和廣泛性）靈活性和廣泛性 “函函”是平行公文，行文關(guān)系靈活，不限于平行行文，也可以向上行文或向是平行公文，行文關(guān)系靈活，不限于平行行文，也可以向上行文或向下行文，對發(fā)文機(jī)關(guān)的資格要求很寬松，高層機(jī)關(guān)、基

5、層單位、社會團(tuán)體、企事下行文，對發(fā)文機(jī)關(guān)的資格要求很寬松，高層機(jī)關(guān)、基層單位、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位，均可發(fā)函。內(nèi)容和格式也比較靈活，而且平行行文，所以運(yùn)用得十分廣業(yè)單位，均可發(fā)函。內(nèi)容和格式也比較靈活，而且平行行文，所以運(yùn)用得十分廣泛。泛。（3）單一性和實(shí)用性）單一性和實(shí)用性 “函函”的主體內(nèi)容必須單純，具備單一性的特點(diǎn)，一份函只宜寫一件事項。的主體內(nèi)容必須單純，具備單一性的特點(diǎn)，一份函只宜寫一件事項?！昂辈恍枰谠瓌t、意義上進(jìn)行過多的闡述，不重務(wù)虛重務(wù)實(shí)。不需要在原則、意義上進(jìn)行過多的闡述，不重務(wù)虛重務(wù)實(shí)?！半婋姟狈褐鸽妶蠛碗妭鳌７褐鸽妶蠛碗妭?。“函電函電”就是信和電報（含電傳）的總稱，

6、二者分就是信和電報（含電傳）的總稱，二者分別指的是信息傳遞的手段或方法。別指的是信息傳遞的手段或方法。“函電函電”也指通過信函、電報或電傳等通信手也指通過信函、電報或電傳等通信手段傳遞的信息。段傳遞的信息。第二節(jié)第二節(jié) 什么是商務(wù)函電什么是商務(wù)函電 商務(wù)函電其實(shí)是公文文體的一個實(shí)用分支，從行文措辭風(fēng)格上看，商務(wù)函電商務(wù)函電其實(shí)是公文文體的一個實(shí)用分支，從行文措辭風(fēng)格上看，商務(wù)函電已形成了已形成了白成一體白成一體的風(fēng)格特征。商務(wù)函電是指在日常的商務(wù)往來中用以傳遞信息、的風(fēng)格特征。商務(wù)函電是指在日常的商務(wù)往來中用以傳遞信息、處理商務(wù)事宜以及聯(lián)絡(luò)和溝通關(guān)系的信函、電訊文書。常用的商務(wù)信函主要有商處理

7、商務(wù)事宜以及聯(lián)絡(luò)和溝通關(guān)系的信函、電訊文書。常用的商務(wù)信函主要有商洽函、詢問函、答復(fù)函、請求函、告知函和聯(lián)系函等，種類包括了最傳統(tǒng)的信函洽函、詢問函、答復(fù)函、請求函、告知函和聯(lián)系函等，種類包括了最傳統(tǒng)的信函（Letter / 書簡）、電報（書簡）、電報（Telegram / 電報），以及后來的電傳（電報），以及后來的電傳（Telex / ）、傳真（）、傳真（Facsimile / ）和國際互聯(lián)網(wǎng)時代的電子郵件（）和國際互聯(lián)網(wǎng)時代的電子郵件（E-mail /E- ）等。）等。 商務(wù)函電具有一定特殊措辭與格式，對企業(yè)起到種種約束作用，其作為企業(yè)、商務(wù)函電具有一定特殊措辭與格式，對企業(yè)起到種種約束作

8、用，其作為企業(yè)、單位開展業(yè)務(wù)時與外部聯(lián)系通訊，向?qū)Ψ絺鬟f商務(wù)事項的工具，不需要粉飾性單位開展業(yè)務(wù)時與外部聯(lián)系通訊，向?qū)Ψ絺鬟f商務(wù)事項的工具，不需要粉飾性語言，也不宜參雜個人的感情與感受，使用固定的文體格式也非常重要。在此語言，也不宜參雜個人的感情與感受，使用固定的文體格式也非常重要。在此需要強(qiáng)調(diào)的是，商務(wù)函電的格式在不同的企業(yè)也呈現(xiàn)不同的格式。由于口頭傳需要強(qiáng)調(diào)的是，商務(wù)函電的格式在不同的企業(yè)也呈現(xiàn)不同的格式。由于口頭傳遞信息難免引起口誤、聽岔，或記憶不準(zhǔn)確、無法留下證據(jù)等問題，通常，企遞信息難免引起口誤、聽岔，或記憶不準(zhǔn)確、無法留下證據(jù)等問題，通常，企業(yè)在傳遞信息、確認(rèn)意識時只采用書面方式，

9、以準(zhǔn)確傳遞、確認(rèn)、保存、記錄業(yè)在傳遞信息、確認(rèn)意識時只采用書面方式，以準(zhǔn)確傳遞、確認(rèn)、保存、記錄信息，同時還以向多數(shù)人傳遞。日本企業(yè)對必要的信息，遵循信息，同時還以向多數(shù)人傳遞。日本企業(yè)對必要的信息，遵循“文書主義文書主義”的的原則。因此，在書寫商務(wù)函電時，必須保證其具有公共性、防止錯誤、保留記原則。因此，在書寫商務(wù)函電時，必須保證其具有公共性、防止錯誤、保留記錄。錄。 體現(xiàn)邏輯性體現(xiàn)邏輯性訴求什么？如何排序？根據(jù)重要程度進(jìn)行敘述。訴求什么？如何排序？根據(jù)重要程度進(jìn)行敘述。因此，作為因此，作為“商務(wù)函電商務(wù)函電”有以下四個特征：有以下四個特征：書寫格式化書寫格式化 商務(wù)函電寫作格式有多種風(fēng)格，

10、有專業(yè)式、簡潔式和莊重式。商務(wù)函電寫作格式有多種風(fēng)格，有專業(yè)式、簡潔式和莊重式。信息客觀化信息客觀化向?qū)Ψ絺鬟f的必須是客觀性內(nèi)容，陳述必須基于事實(shí)，判斷預(yù)測必須向?qū)Ψ絺鬟f的必須是客觀性內(nèi)容，陳述必須基于事實(shí)，判斷預(yù)測必須基于客觀。一切主觀的心情要素不得反映在商務(wù)活動上?；诳陀^。一切主觀的心情要素不得反映在商務(wù)活動上。語言簡潔化語言簡潔化簡潔明了，一句一要點(diǎn)。閱讀長句子時，容易造成處理信息偏移。簡潔明了，一句一要點(diǎn)。閱讀長句子時，容易造成處理信息偏移。第三節(jié)第三節(jié) 商務(wù)函電的書寫要點(diǎn)商務(wù)函電的書寫要點(diǎn)商務(wù)函電寫作基本規(guī)則：商務(wù)函電寫作基本規(guī)則：（1）在日本的社交社會上，除了禮儀性函電采用豎寫外

11、，原則上采用橫書）在日本的社交社會上，除了禮儀性函電采用豎寫外，原則上采用橫書格式。即商務(wù)函電以橫書為原則。豎寫方式多用于人事任命、董事就任、格式。即商務(wù)函電以橫書為原則。豎寫方式多用于人事任命、董事就任、贈與以及賀年等與季節(jié)有關(guān)的禮節(jié)性問候文書。贈與以及賀年等與季節(jié)有關(guān)的禮節(jié)性問候文書?！翱棺h書抗議書”等文書多用橫等文書多用橫書格式。書格式。（2）文字以現(xiàn)代文字和假名標(biāo)記）文字以現(xiàn)代文字和假名標(biāo)記 商務(wù)函電通常使用書面語進(jìn)行表述。商務(wù)函電通常使用書面語進(jìn)行表述。 問候類等特定文書使用敬語體，此外的文章使用普通文體。問候類等特定文書使用敬語體，此外的文章使用普通文體。 文字除固有名詞外，均使用

12、常用漢字表、現(xiàn)代假名，按照常用漢字音訓(xùn)標(biāo)文字除固有名詞外，均使用常用漢字表、現(xiàn)代假名，按照常用漢字音訓(xùn)標(biāo)注讀音。注讀音。 學(xué)術(shù)用語、專業(yè)詞匯盡量標(biāo)注假名。學(xué)術(shù)用語、專業(yè)詞匯盡量標(biāo)注假名。（3）不使用生僻詞語）不使用生僻詞語 盡量避免使用晦澀難懂詞語，使用日常會話中的易讀易懂的詞盡量避免使用晦澀難懂詞語，使用日常會話中的易讀易懂的詞語。語。 盡可能避免使用外語、專業(yè)術(shù)語。盡可能避免使用外語、專業(yè)術(shù)語。如果實(shí)在需要，可在原語詞如果實(shí)在需要，可在原語詞句上添加注解。句上添加注解。 不使用略語、俗語、方言。不使用略語、俗語、方言。 商務(wù)函電作為長時期保存，并影響將來的文件，如果使用只通商務(wù)函電作為長時

13、期保存，并影響將來的文件，如果使用只通用于狹窄領(lǐng)域的詞用于狹窄領(lǐng)域的詞句，將會影響商務(wù)函電本來應(yīng)有的功能。句，將會影響商務(wù)函電本來應(yīng)有的功能。（4）數(shù)字使用阿拉伯?dāng)?shù)字）數(shù)字使用阿拉伯?dāng)?shù)字 商務(wù)函電要特別注意數(shù)字的表述。商務(wù)函電要特別注意數(shù)字的表述。 橫書商務(wù)函電通常是用阿拉伯?dāng)?shù)字。橫書商務(wù)函電通常是用阿拉伯?dāng)?shù)字。 除日本年號外，阿拉伯?dāng)?shù)字每三位數(shù)要加分節(jié)號，例如：除日本年號外，阿拉伯?dāng)?shù)字每三位數(shù)要加分節(jié)號，例如：“25198043円円”的數(shù)列，以的數(shù)列，以“25,198,043円円”的形式書寫。另外，的形式書寫。另外，為了便于閱讀，對于巨大數(shù)列的為了便于閱讀，對于巨大數(shù)列的“3,000,000

14、,000,000円円”，以，以“3兆円兆円”、“60,000”以以“6萬萬”等阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混合表述等阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混合表述為佳。為佳。（5）使用各種標(biāo)點(diǎn)符號）使用各種標(biāo)點(diǎn)符號 標(biāo)點(diǎn)符號可以決定文章的節(jié)奏。標(biāo)點(diǎn)符號可以決定文章的節(jié)奏。標(biāo)點(diǎn)符號標(biāo)錯地方，會導(dǎo)致意思變化，誤導(dǎo)讀者。標(biāo)點(diǎn)符號標(biāo)錯地方，會導(dǎo)致意思變化，誤導(dǎo)讀者。 多用標(biāo)點(diǎn)符號使文章具有張弛力，多換行增加紙面空余，可以多用標(biāo)點(diǎn)符號使文章具有張弛力，多換行增加紙面空余，可以使文章變得易讀。使文章變得易讀。 其他符號也具有使文章明快的功能，正確掌握其用法，可增加其他符號也具有使文章明快的功能，正確掌握其用法，可增加文章的易懂程度。文章的

15、易懂程度。 但但“？”、“！”等帶有感情色彩的標(biāo)點(diǎn)符號，則不宜用于帶有等帶有感情色彩的標(biāo)點(diǎn)符號，則不宜用于帶有客觀色彩的商務(wù)函電之中。客觀色彩的商務(wù)函電之中。（6）要點(diǎn)是文章的決定因素）要點(diǎn)是文章的決定因素 章節(jié)標(biāo)題可以提起讀者的閱讀興趣，需要在文字上多做文章，章節(jié)標(biāo)題可以提起讀者的閱讀興趣，需要在文字上多做文章，善于歸納要領(lǐng)。善于歸納要領(lǐng)。（7）符號是整理文章的決定性手段）符號是整理文章的決定性手段 符號可以從視覺上整理重要事項，加快讀者對文章理解的速度。符號可以從視覺上整理重要事項，加快讀者對文章理解的速度。 項目細(xì)目繁多時，可以按照如下方式進(jìn)行分項：項目細(xì)目繁多時，可以按照如下方式進(jìn)行分

16、項： 一級項目一級項目 第一、第二、第三、第四第一、第二、第三、第四 二級項目二級項目 （1）、（）、（2）、（）、（3）、（）、（4） 三級項目三級項目 、 四級項目四級項目 （）、（）、（ ）、（）、（）、（）、（） 五級項目五級項目 a、b、c、d 六級項目六級項目 （a）、（）、（b）、（）、（c）、（）、（d） 、通常只用在列舉單句、事項、分條書寫的時候。通常只用在列舉單句、事項、分條書寫的時候。（8）修改文稿必須清晰、易懂）修改文稿必須清晰、易懂 訂正時在錯誤之處打劃上單橫線訂正時在錯誤之處打劃上單橫線“”或雙橫線或雙橫線“”，在，在錯誤處上方加蓋訂正人的印章，添加訂正后的正確文字

17、。錯誤處上方加蓋訂正人的印章，添加訂正后的正確文字。 數(shù)字有誤時，將有誤的數(shù)字組全部劃上訂正線，并在其上方添加數(shù)字有誤時，將有誤的數(shù)字組全部劃上訂正線，并在其上方添加正確的數(shù)字。正確的數(shù)字。 漏字之處，添加漏字之處，添加“”或或“”符號，在其中間補(bǔ)遺，然后符號，在其中間補(bǔ)遺，然后在其上方加蓋訂正人印章。在其上方加蓋訂正人印章。 各類證書或法律文件屬于特殊文書，訂正時除了在訂正之處訂正各類證書或法律文件屬于特殊文書，訂正時除了在訂正之處訂正蓋印外，還須在欄外注明消除字?jǐn)?shù)和添加字?jǐn)?shù)，加蓋訂正人印章。蓋印外，還須在欄外注明消除字?jǐn)?shù)和添加字?jǐn)?shù)，加蓋訂正人印章。（9）必須編寫頁碼）必須編寫頁碼 報告、傳

18、閱審批文件等文書頁數(shù)在兩頁以上者，各頁上標(biāo)明相應(yīng)的頁報告、傳閱審批文件等文書頁數(shù)在兩頁以上者，各頁上標(biāo)明相應(yīng)的頁碼，明確前后頁的關(guān)系。碼，明確前后頁的關(guān)系。 做騎馬裝訂時，左頁需在該頁的左上端或左下端，或下端中央編寫頁做騎馬裝訂時，左頁需在該頁的左上端或左下端，或下端中央編寫頁碼；右頁則在該頁的右上端或右下端，或者下邊中央編寫頁碼。碼；右頁則在該頁的右上端或右下端，或者下邊中央編寫頁碼。（10）收尾手法）收尾手法 簡單的表格、圖表等可以插入文中，如果需要另頁做表時，文中需注簡單的表格、圖表等可以插入文中，如果需要另頁做表時，文中需注明：明： “別紙參照別紙參照”或或“別紙參照別紙參照”等提示字

19、樣。等提示字樣。 附加文件過多時，表格、圖表、圖片需要標(biāo)注流水號，如：附加文件過多時，表格、圖表、圖片需要標(biāo)注流水號，如：“表表1”、“表表2”、“図図1”、“図図2”、“寫真寫真1”、“寫真寫真2”等字樣。等字樣。 照片需要貼在與文稿同樣大小的底紙上，添加題目和說明短文。照片需要貼在與文稿同樣大小的底紙上，添加題目和說明短文。如果如果文書頁數(shù)多達(dá)數(shù)十頁時，應(yīng)在圖表的頁邊上粘貼索引紙，給文稿閱讀文書頁數(shù)多達(dá)數(shù)十頁時，應(yīng)在圖表的頁邊上粘貼索引紙，給文稿閱讀者提供方便。者提供方便。（11）對外文書注意使用敬語）對外文書注意使用敬語 把握區(qū)別信函撰寫人與讀者之間的關(guān)系，行文中的稱呼、敬語的使把握區(qū)別

20、信函撰寫人與讀者之間的關(guān)系，行文中的稱呼、敬語的使用必須到位。用必須到位。 但原則上內(nèi)部文書不必使用敬語。但原則上內(nèi)部文書不必使用敬語。 文稿中除了必須正確使用敬語外，還必須對書寫人以及書寫人一方的人文稿中除了必須正確使用敬語外，還必須對書寫人以及書寫人一方的人員、職稱采用謙稱。此外，在商務(wù)函電寫作中，還需要注意以下幾點(diǎn)：員、職稱采用謙稱。此外，在商務(wù)函電寫作中，還需要注意以下幾點(diǎn)：傳達(dá)的信息簡潔、目的明確。措辭避免模棱兩可。傳達(dá)的信息簡潔、目的明確。措辭避免模棱兩可。明確時間、收發(fā)信者。為了使文書內(nèi)容成為證據(jù)，必須準(zhǔn)確記述收信明確時間、收發(fā)信者。為了使文書內(nèi)容成為證據(jù)，必須準(zhǔn)確記述收信人、發(fā)

21、信人、時間、數(shù)字等要素。其中價格、數(shù)量等數(shù)字事項需要特別注意。人、發(fā)信人、時間、數(shù)字等要素。其中價格、數(shù)量等數(shù)字事項需要特別注意。不陳述個人意見。商務(wù)函電是表示不陳述個人意見。商務(wù)函電是表示“公司、單位的意志公司、單位的意志”的文件，注的文件，注意不得參雜個人的意見和感受。意不得參雜個人的意見和感受。以以“一事一文一事一文”主義為原則。一文中如果同時陳述兩件以上的事情，主義為原則。一文中如果同時陳述兩件以上的事情，會妨礙理解，也會讓事件失去本應(yīng)有的分量，作為致歉信或者問候信也有失會妨礙理解，也會讓事件失去本應(yīng)有的分量，作為致歉信或者問候信也有失禮儀。同時，為了便于歸檔，按事項的處理需要復(fù)印份數(shù)

22、，分別保存在各相禮儀。同時，為了便于歸檔，按事項的處理需要復(fù)印份數(shù)，分別保存在各相關(guān)的檔案卷宗。函電文書起稿時盡量歸納在一頁紙內(nèi)。如果文稿有數(shù)頁，需關(guān)的檔案卷宗。函電文書起稿時盡量歸納在一頁紙內(nèi)。如果文稿有數(shù)頁，需要標(biāo)注頁碼，歸檔時用釘書機(jī)釘住左上角。要標(biāo)注頁碼，歸檔時用釘書機(jī)釘住左上角。復(fù)印留檔。商務(wù)函電主辦事項的內(nèi)容記錄、交易上的證據(jù)，原則上需復(fù)印留檔。商務(wù)函電主辦事項的內(nèi)容記錄、交易上的證據(jù)，原則上需要留存副本。因此，文書上必須標(biāo)明要留存副本。因此，文書上必須標(biāo)明“副本副本”、“留底留底”、“復(fù)印件復(fù)印件”等字等字樣。樣。第四節(jié)商務(wù)函電的種類第四節(jié)商務(wù)函電的種類商務(wù)函電雖然林林總總，細(xì)分

23、種類繁多，但從收件人的大類上可分為商務(wù)函電雖然林林總總，細(xì)分種類繁多，但從收件人的大類上可分為“內(nèi)內(nèi)部文書部文書”和和“對外文書對外文書”兩大類。兩大類。（1）內(nèi)部文書：）內(nèi)部文書： 函件收發(fā)人在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行上傳下達(dá)和橫向聯(lián)系的聯(lián)絡(luò)文書函件收發(fā)人在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行上傳下達(dá)和橫向聯(lián)系的聯(lián)絡(luò)文書（2）對外文書：）對外文書： 以客戶等對象為收函人的對外文書，其并不代表發(fā)函人個人以客戶等對象為收函人的對外文書，其并不代表發(fā)函人個人意志，起到表明企業(yè)意向，保證企業(yè)信用、維持交易和業(yè)務(wù)意志，起到表明企業(yè)意向，保證企業(yè)信用、維持交易和業(yè)務(wù)的發(fā)展作用。的發(fā)展作用?！皩ν馕臅鴮ν馕臅卑ㄅc外國或外國企業(yè)發(fā)生聯(lián)系包

24、括與外國或外國企業(yè)發(fā)生聯(lián)系的的“涉外文書涉外文書”。此外，從言外行為的分類，又可以把商務(wù)函電相應(yīng)的分為此外，從言外行為的分類，又可以把商務(wù)函電相應(yīng)的分為“合作類合作類”、“競爭類競爭類”、“和諧類和諧類”和和“沖突類沖突類”這四種商務(wù)函電。這四種商務(wù)函電。4-2內(nèi)部文書的特征內(nèi)部文書的特征 從普通的便條，到分發(fā)到全國所有的分支機(jī)構(gòu)的通知，內(nèi)部文書的種類從普通的便條，到分發(fā)到全國所有的分支機(jī)構(gòu)的通知，內(nèi)部文書的種類林林總總。由于屬于內(nèi)部文件，其帶有對內(nèi)的特點(diǎn)，遣字措辭不必拘泥莊重林林總總。由于屬于內(nèi)部文件，其帶有對內(nèi)的特點(diǎn)，遣字措辭不必拘泥莊重美化語，言簡意駭?shù)谋硎龇绞绞瞧浠?。美化語，言簡意駭

25、的表述方式是其基本。4-1什么是內(nèi)部文書？什么是內(nèi)部文書？ 顧名思義，顧名思義，“內(nèi)部文書內(nèi)部文書”是企業(yè)內(nèi)部傳遞信息和溝通交流，發(fā)給企業(yè)內(nèi)是企業(yè)內(nèi)部傳遞信息和溝通交流，發(fā)給企業(yè)內(nèi)其他部門或上級的文書。同一事項涉及人員越多，交流越困難。作為聯(lián)系人其他部門或上級的文書。同一事項涉及人員越多，交流越困難。作為聯(lián)系人與人、組織與組織的內(nèi)部文書，其重要性顯然易見，因此，應(yīng)正確掌握內(nèi)部與人、組織與組織的內(nèi)部文書，其重要性顯然易見，因此，應(yīng)正確掌握內(nèi)部文書的書寫方式，準(zhǔn)確傳達(dá)信息。文書的書寫方式，準(zhǔn)確傳達(dá)信息。4-3內(nèi)部文書的種類內(nèi)部文書的種類命令命令 指示類指示類企業(yè)組織中由上至下傳達(dá)組織決定事項的文書

26、企業(yè)組織中由上至下傳達(dá)組織決定事項的文書 通知類：企業(yè)規(guī)章制度等相關(guān)文件通知類：企業(yè)規(guī)章制度等相關(guān)文件 規(guī)定類：人事、勞務(wù)、福利衛(wèi)生相關(guān)文件規(guī)定類：人事、勞務(wù)、福利衛(wèi)生相關(guān)文件 指示類：業(yè)務(wù)指示、命令相關(guān)文件指示類：業(yè)務(wù)指示、命令相關(guān)文件業(yè)務(wù)聯(lián)系類業(yè)務(wù)聯(lián)系類企業(yè)日常工作中，各級人員與部門之間的聯(lián)系、通知類文件。企業(yè)日常工作中，各級人員與部門之間的聯(lián)系、通知類文件。 通知類：會議、學(xué)習(xí)通知通知類：會議、學(xué)習(xí)通知 委請類：委請相關(guān)人員執(zhí)筆、提交問卷答案等委請類：委請相關(guān)人員執(zhí)筆、提交問卷答案等 傳閱類：人事變動、員工喜喪相關(guān)消息傳閱類：人事變動、員工喜喪相關(guān)消息 便條類：轉(zhuǎn)達(dá)外出中的來電或來客信息

27、便條類：轉(zhuǎn)達(dá)外出中的來電或來客信息報告報告 申請類申請類企業(yè)組織自下而上的報告、提議、申請等文件。企業(yè)組織自下而上的報告、提議、申請等文件。 報告類：出差、調(diào)查、情況匯報相關(guān)資料報告類：出差、調(diào)查、情況匯報相關(guān)資料 申請類：事病假、退休退職、帶薪休假、婚喪假等申請類：事病假、退休退職、帶薪休假、婚喪假等 提議類：改善業(yè)務(wù)等相關(guān)建議、提議提議類：改善業(yè)務(wù)等相關(guān)建議、提議記錄類記錄類以記錄特別事項為目的的文書。以記錄特別事項為目的的文書。 會議紀(jì)要：記錄會議內(nèi)容、決定事項的文件會議紀(jì)要：記錄會議內(nèi)容、決定事項的文件 人事檔案：人事變動記錄人事檔案：人事變動記錄 統(tǒng)計數(shù)據(jù)：經(jīng)營、銷售、會計等相關(guān)統(tǒng)計

28、數(shù)據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)：經(jīng)營、銷售、會計等相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)4-5對外文書的特征對外文書的特征 “對外文書對外文書”是企業(yè)與企業(yè)之間溝通與交流的文件。除了轉(zhuǎn)達(dá)意是企業(yè)與企業(yè)之間溝通與交流的文件。除了轉(zhuǎn)達(dá)意識之外，同時對外文書還是影響該企業(yè)的形象與評價的標(biāo)尺。識之外，同時對外文書還是影響該企業(yè)的形象與評價的標(biāo)尺。書寫對書寫對外文書應(yīng)注意：外文書應(yīng)注意： 恰到好處地使用敬語恰到好處地使用敬語 讓人感到誠意讓人感到誠意 有禮有節(jié)有禮有節(jié)4-4什么是對外文書什么是對外文書 “對外文書對外文書”是代表企業(yè)對外發(fā)送，發(fā)給顧客或者交易方的文書，是代表企業(yè)對外發(fā)送，發(fā)給顧客或者交易方的文書，在書寫上不僅要求誠摯歸納書寫，還要

29、求注意商務(wù)禮儀和行文優(yōu)美。在書寫上不僅要求誠摯歸納書寫，還要求注意商務(wù)禮儀和行文優(yōu)美。為此，需要習(xí)慣商務(wù)函電的措辭和表述形式。在此特別提醒注意，對為此，需要習(xí)慣商務(wù)函電的措辭和表述形式。在此特別提醒注意，對外文書包括涉外文書。外文書包括涉外文書。4-6對外文書的種類對外文書的種類 “對外文書對外文書”可以分為貿(mào)易文書和社交及禮儀上的文書?？梢苑譃橘Q(mào)易文書和社交及禮儀上的文書。貿(mào)易文書貿(mào)易文書 通知類通知類貿(mào)易條件、事項、內(nèi)容的相關(guān)變更通知。貿(mào)易條件、事項、內(nèi)容的相關(guān)變更通知。此外，還有其他的會議、說明會、推介會等會務(wù)通知。此外，還有其他的會議、說明會、推介會等會務(wù)通知。 祈請類祈請類向?qū)Ψ絺鬟f

30、本方希望，委請對方的文書。向?qū)Ψ絺鬟f本方希望，委請對方的文書。索取請求類：委請對方提供報價、樣板目錄等索取請求類：委請對方提供報價、樣板目錄等更改要求類：委請更改交易條件、價格更改要求類：委請更改交易條件、價格此外，還有委請對方介紹、委請對方講演等此外，還有委請對方介紹、委請對方講演等 其他其他訂單類：訂購商品、服務(wù)商品訂單類：訂購商品、服務(wù)商品回函類：照會函回復(fù)回函類：照會函回復(fù)催促類：催促對方催促類：催促對方此外，還有抗議函、謝拒函、致歉函等文書。此外，還有抗議函、謝拒函、致歉函等文書。 照會函照會函有疑問疑惑時向?qū)Ψ阶稍儯⒁髮Ψ交貜?fù)、解疑的文書。有疑問疑惑時向?qū)Ψ阶稍儯⒁髮Ψ交貜?fù)

31、、解疑的文書。照會函也包括確認(rèn)庫存、到貨、貨不對板、數(shù)量不符、誠信度、照會函也包括確認(rèn)庫存、到貨、貨不對板、數(shù)量不符、誠信度、企業(yè)業(yè)務(wù)等內(nèi)容的照會函等。企業(yè)業(yè)務(wù)等內(nèi)容的照會函等。在商務(wù)函電中，作為商務(wù)人員必須把握好一個原則，即無論是在商務(wù)函電中，作為商務(wù)人員必須把握好一個原則，即無論是“對外文對外文書書”還是還是“內(nèi)部文書內(nèi)部文書”，商務(wù)函電僅表示企業(yè)意向，不代表個人意志，這樣才能，商務(wù)函電僅表示企業(yè)意向，不代表個人意志，這樣才能起到確保信用，維持和發(fā)展企業(yè)的作用。同時，商務(wù)函電公文語言的特點(diǎn)，起到確保信用，維持和發(fā)展企業(yè)的作用。同時，商務(wù)函電公文語言的特點(diǎn)，同時也具有信函的一般特征，因此通常

32、在函電的開頭語和結(jié)尾語中較多地運(yùn)同時也具有信函的一般特征，因此通常在函電的開頭語和結(jié)尾語中較多地運(yùn)用正式的禮貌套語，這已成為商務(wù)函電的一大語言特色。用正式的禮貌套語，這已成為商務(wù)函電的一大語言特色。商務(wù)函電作為公文應(yīng)予以保存，因此在起草該類文書時，必須注意文書商務(wù)函電作為公文應(yīng)予以保存，因此在起草該類文書時，必須注意文書應(yīng)該具有一定的效力。應(yīng)該具有一定的效力。 商務(wù)函電在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)、溝通信息、傳達(dá)商務(wù)函電在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)、溝通信息、傳達(dá)企業(yè)決策中發(fā)揮著越來越重要的作用，公文書文稿的好壞直接影響對外形企業(yè)決策中發(fā)揮著越來越重要的作用，公文書文稿的好壞直

33、接影響對外形象，對內(nèi)信息傳達(dá)的準(zhǔn)確度。一方面商務(wù)函電是記錄企業(yè)運(yùn)營的信息載體，象，對內(nèi)信息傳達(dá)的準(zhǔn)確度。一方面商務(wù)函電是記錄企業(yè)運(yùn)營的信息載體，也是企業(yè)溝通力、執(zhí)行力的重要保障因素。也是企業(yè)溝通力、執(zhí)行力的重要保障因素。 商務(wù)函電也體現(xiàn)一企業(yè)的企業(yè)文化，在實(shí)際應(yīng)用的商務(wù)函電中，由于商務(wù)函電也體現(xiàn)一企業(yè)的企業(yè)文化，在實(shí)際應(yīng)用的商務(wù)函電中，由于企業(yè)和文稿起稿人不同，在函件的編排、結(jié)構(gòu)、語言表述和行文措辭方面企業(yè)和文稿起稿人不同，在函件的編排、結(jié)構(gòu)、語言表述和行文措辭方面會呈現(xiàn)多樣化。但無論商務(wù)函電的多樣化如何呈現(xiàn)，其共同的要點(diǎn)可以歸會呈現(xiàn)多樣化。但無論商務(wù)函電的多樣化如何呈現(xiàn)，其共同的要點(diǎn)可以歸納

34、為以下兩點(diǎn)：納為以下兩點(diǎn)：第一是采用簡潔易懂的文書形式第一是采用簡潔易懂的文書形式第二是采用恰當(dāng)?shù)男畔⒔换シ绞降诙遣捎们‘?dāng)?shù)男畔⒔换シ绞?以上兩大要點(diǎn)的缺失，都會妨礙業(yè)務(wù)的順利進(jìn)展。因此，有必要從商以上兩大要點(diǎn)的缺失，都會妨礙業(yè)務(wù)的順利進(jìn)展。因此，有必要從商務(wù)函電所承載的重要作用中考察這兩大重要因素。務(wù)函電所承載的重要作用中考察這兩大重要因素。第一節(jié)商務(wù)函電的起草方法第一節(jié)商務(wù)函電的起草方法 采用橫書格式采用橫書格式 使用使用A4紙紙 商務(wù)函電除了問候明信片之類特例外，以使用橫書格式和商務(wù)函電除了問候明信片之類特例外，以使用橫書格式和A4紙為基本。紙為基本。文字的大小和行距應(yīng)從便于閱讀的角度

35、去考慮，同時注意對一些不得已需要文字的大小和行距應(yīng)從便于閱讀的角度去考慮，同時注意對一些不得已需要使用的生僻字加注讀音。使用的生僻字加注讀音。 遵循一事一文原則遵循一事一文原則 一文中如果同時陳述幾件事情，會妨礙理解，也會讓事件失去本應(yīng)有的一文中如果同時陳述幾件事情，會妨礙理解，也會讓事件失去本應(yīng)有的分量。另外，作為致歉信或者問候信則有失禮儀。分量。另外，作為致歉信或者問候信則有失禮儀。 行文簡潔扼要行文簡潔扼要 商務(wù)函電文稿的行文遣詞盡量避免復(fù)雜和冗長的表述，不宜使用比喻和商務(wù)函電文稿的行文遣詞盡量避免復(fù)雜和冗長的表述，不宜使用比喻和倒置的手法書寫商務(wù)函電文稿。倒置的手法書寫商務(wù)函電文稿。

36、使用附件使用附件 商務(wù)函電以一頁紙為基本原則。如需要表格、圖表、圖像、地圖等資料商務(wù)函電以一頁紙為基本原則。如需要表格、圖表、圖像、地圖等資料時，可以另備附件。陳述內(nèi)容多，文稿頁數(shù)超過一頁時，必須編寫頁碼。時，可以另備附件。陳述內(nèi)容多，文稿頁數(shù)超過一頁時，必須編寫頁碼。第二節(jié)商務(wù)函電的結(jié)構(gòu)第二節(jié)商務(wù)函電的結(jié)構(gòu)2-1函電的基本書寫格式函電的基本書寫格式 商務(wù)函電有基本的固定格式，由商務(wù)函電有基本的固定格式，由“文書番號文書番號、前文前文、本文本文、末文末文、結(jié)語結(jié)語”構(gòu)成。在通用的橫書格式和問候邀請類的豎寫格式中，其各自構(gòu)成。在通用的橫書格式和問候邀請類的豎寫格式中，其各自的常見慣用形式如下：的

37、常見慣用形式如下：橫書格式橫書格式A 發(fā)文號日期【文書番號日付】 B 收函人【宛名】 需寫所屬部門和職務(wù)。公司收函時后續(xù)“御中”，個人收函時后續(xù)“様”，有職務(wù)者“（職務(wù)）內(nèi)山様”。 C 公司名稱部門職務(wù)姓名 【社名所屬役職氏名】 可同時寫地址與聯(lián)系電話。聯(lián)名發(fā)函時按職務(wù)高低順序落款。 D 標(biāo)題【】 簡潔表明主題，“”“件”標(biāo)題比較常見。 E 前文(開頭語+季節(jié)問候語+感謝語) 【前文(頭語+時候挨拶+謝意)】 前文以三要素各自豐富的組合構(gòu)成。文中根據(jù)需要也可以省略謝意部分。 F 主文或正文（致函事項說明）【主文（用件説明）】致函事項為與標(biāo)題聯(lián)動的主題內(nèi)容，在說明部分中陳述致函事項的理由和背景。

38、 G 結(jié)尾文（結(jié)結(jié)語）【末文（結(jié)結(jié)語）】 總結(jié)致函中心意圖。邀請函之類的文書，為了引起對方的重視，該部分必須有畫龍點(diǎn)睛之功。 H 其他【他】 如果內(nèi)容比較簡單，可以在文中附加“下記要領(lǐng)”字樣，在、“記”下行起注明相關(guān)內(nèi)容。如有附件，寫明附件名稱、數(shù)量等。 內(nèi)部文書內(nèi)部文書 上述系對外文書上述系對外文書的文稿范例，在編的文稿范例，在編寫內(nèi)部文書時省略寫內(nèi)部文書時省略公司名稱，公司名稱，E部分部分使用使用“平素平素世話世話”或或“毎毎業(yè)務(wù)、誠苦労業(yè)務(wù)、誠苦労様様”等、等、G部部分則使用分則使用“忙忙中恐縮中恐縮願願”等問候語。等問候語。甚至，有些內(nèi)部文甚至，有些內(nèi)部文書可以省略書可以省略E和和G部

39、分的文字。另外，部分的文字。另外，在發(fā)內(nèi)部活動通知在發(fā)內(nèi)部活動通知時，可以使用軟柔時，可以使用軟柔的字體和插圖。的字體和插圖。2-2函電的基本結(jié)構(gòu)（函電的基本結(jié)構(gòu)（文書番號文書番號、 、前文前文、 、本文本文、 、末文末文、 、結(jié)語結(jié)語）（1）文書番號文書番號（發(fā)文號）（發(fā)文號）（2）前文前文（開頭文）（開頭文）“前文前文”的基本形態(tài)的基本形態(tài) 商務(wù)日語函電的商務(wù)日語函電的“前文前文”由由“開頭語（頭語）開頭語（頭語）+ 季節(jié)問候語（時候季節(jié)問候語（時候挨拶）挨拶）+ 感謝語（謝意）感謝語（謝意）”構(gòu)成基本結(jié)構(gòu)。構(gòu)成基本結(jié)構(gòu)。通常在季節(jié)問候語之后另通常在季節(jié)問候語之后另起一行寫感謝語。感謝語由

40、則起一行寫感謝語。感謝語由則“祝福辭祝福辭”與與“感謝辭（或致歉辭）感謝辭（或致歉辭）”構(gòu)成。構(gòu)成。開頭語（頭語）：開頭語（頭語）：謹(jǐn)啓、拝啓、謹(jǐn)復(fù)、拝復(fù)謹(jǐn)啓、拝啓、謹(jǐn)復(fù)、拝復(fù)開頭語的使用原則：開頭語的使用原則：“謹(jǐn)啓謹(jǐn)啓”用于去函的莊重場合用于去函的莊重場合“拝啓拝啓”用于去函的普通場合用于去函的普通場合“謹(jǐn)復(fù)謹(jǐn)復(fù)”用于復(fù)函的莊重場合用于復(fù)函的莊重場合“拝復(fù)拝復(fù)”用于復(fù)函的普通場合用于復(fù)函的普通場合祝福辭祝福辭： 繁栄慶申上繁栄慶申上 隆盛由、大慶存隆盛由、大慶存清栄拝察申上清栄拝察申上発展趣、何存上発展趣、何存上感謝辭感謝辭：日頃引立賜、厚御禮申上日頃引立賜、厚御禮申上毎格別厚情賜、毎格別

41、厚情賜、度用命賜、深感謝度用命賜、深感謝致歉辭：致歉辭：毎手?jǐn)?shù)、申毎手?jǐn)?shù)、申度當(dāng)方手違多大迷惑、誠申、度當(dāng)方手違多大迷惑、誠申、深詫申上深詫申上（3）本文本文（主文或正文）（主文或正文）商務(wù)日語函電中商務(wù)日語函電中“本文本文”為書寫函電事項的部分，起頭需要一個為書寫函電事項的部分，起頭需要一個從從“前文前文”導(dǎo)入正文而改變話題的導(dǎo)語導(dǎo)入正文而改變話題的導(dǎo)語“起言葉起言葉”，常用的導(dǎo)語，常用的導(dǎo)語如下所列：如下所列： “”、“”、“実実”、“時時”、“”、“願件願件”、“早速早速”等等。等等。 沒有沒有“前文前文”的函電，自然不必的函電，自然不必“起言葉起言葉”。通常內(nèi)部文書通常內(nèi)部文書可以省略

42、寒暄措辭，直接進(jìn)入主題?？梢允÷院汛朕o，直接進(jìn)入主題。（4） 末文末文（結(jié)尾文（結(jié)尾文+結(jié)語）結(jié)語）結(jié)尾文：結(jié)尾文：普通結(jié)尾文普通結(jié)尾文略儀、書面挨拶申上略儀、書面挨拶申上以上、禮願以上、禮願取急書面、挨拶申上取急書面、挨拶申上急報告申上急報告申上、別紙案內(nèi)申上、別紙案內(nèi)申上挨拶依頼申上挨拶依頼申上待復(fù)結(jié)尾文待復(fù)結(jié)尾文多忙存、返事賜願申上多忙存、返事賜願申上折返返事、願申上折返返事、願申上催促結(jié)尾文催促結(jié)尾文何都合存何都合存多用中多用中多忙、手?jǐn)?shù)多忙、手?jǐn)?shù)結(jié)語：結(jié)語：結(jié)語（結(jié)語（結(jié)語結(jié)語）是與開頭語中的）是與開頭語中的“頭語頭語”相呼應(yīng)使用的套語，使用相呼應(yīng)使用的套語，使用規(guī)則如下：規(guī)則如下

43、：頭語頭語結(jié)語結(jié)語謹(jǐn)啓謹(jǐn)復(fù)謹(jǐn)啓謹(jǐn)復(fù)拝啓拝復(fù)拝啓拝復(fù)謹(jǐn)言謹(jǐn)白謹(jǐn)言謹(jǐn)白敬具敬白拝具敬具敬白拝具第三節(jié)商務(wù)函電的書寫方法第三節(jié)商務(wù)函電的書寫方法3-1 “6W2H”8要素要素（1）When發(fā)函日期、實(shí)施日期、期限、期間、開辦時間、星期、結(jié)算日、決策日等。發(fā)函日期、實(shí)施日期、期限、期間、開辦時間、星期、結(jié)算日、決策日等。（2）Where地址、場地、會議點(diǎn)、集合地點(diǎn)、收件地點(diǎn)、交接地點(diǎn)等。必要時，地址、場地、會議點(diǎn)、集合地點(diǎn)、收件地點(diǎn)、交接地點(diǎn)等。必要時，添加地圖，明示有無停車場等信息，提供交通信息。添加地圖，明示有無停車場等信息，提供交通信息。（3）Who收發(fā)函人姓名、主辦單位名稱、招待者名稱等，文責(zé)

44、歸屬，事項相關(guān)人。收發(fā)函人姓名、主辦單位名稱、招待者名稱等，文責(zé)歸屬，事項相關(guān)人。（4）What簡潔的事項名稱、函電宗旨、會議內(nèi)容、物品內(nèi)容、事項內(nèi)容等。簡潔的事項名稱、函電宗旨、會議內(nèi)容、物品內(nèi)容、事項內(nèi)容等。（5）Whom目標(biāo)人目標(biāo)人（6）Why發(fā)函的目的、理由、根據(jù)、計劃、方針、意圖等。發(fā)函的目的、理由、根據(jù)、計劃、方針、意圖等。（7）How達(dá)到發(fā)函目的所要手段、方法、程序、措施等。達(dá)到發(fā)函目的所要手段、方法、程序、措施等。（8）How muchmanylong預(yù)算、報價、經(jīng)費(fèi)、費(fèi)用、訂貨量、分量、日數(shù)、時數(shù)等。預(yù)算、報價、經(jīng)費(fèi)、費(fèi)用、訂貨量、分量、日數(shù)、時數(shù)等。3-2 行文需簡潔行文需

45、簡潔 文章短小精干，目的明確，標(biāo)的清晰文章短小精干，目的明確，標(biāo)的清晰 為了便于閱讀，句子的字?jǐn)?shù)以為了便于閱讀，句子的字?jǐn)?shù)以45字左右，字左右，25字為一行的結(jié)構(gòu)。字為一行的結(jié)構(gòu)。 一段落以一段落以78行、字?jǐn)?shù)行、字?jǐn)?shù)150250字比較理想。字比較理想。 善于歸納要點(diǎn)書寫文章是商務(wù)人員應(yīng)該具備的條件。善于歸納要點(diǎn)書寫文章是商務(wù)人員應(yīng)該具備的條件。3-3 長文章要添加摘要長文章要添加摘要 即使是業(yè)務(wù)報告類文件，文章長度以即使是業(yè)務(wù)報告類文件，文章長度以45頁為宜。頁為宜。 超過超過5頁的文章，需在開頭部分加上摘要。頁的文章，需在開頭部分加上摘要。 如果文章內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)據(jù)較多時，可另起一頁書寫結(jié)論

46、和要點(diǎn)。如果文章內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)據(jù)較多時，可另起一頁書寫結(jié)論和要點(diǎn)。3-4 分項編寫，簡潔明了分項編寫，簡潔明了 無論內(nèi)容怎樣復(fù)雜的文章，將事項一項一項分開整理，即可令讀無論內(nèi)容怎樣復(fù)雜的文章，將事項一項一項分開整理，即可令讀者容易理解。者容易理解。 分項編寫手法利用得當(dāng)，按照事項的重要順序書寫，可令文章井分項編寫手法利用得當(dāng)，按照事項的重要順序書寫，可令文章井然有序。然有序。 容易發(fā)現(xiàn)遺漏部分，可以防止內(nèi)容缺失。容易發(fā)現(xiàn)遺漏部分，可以防止內(nèi)容缺失。 寫作高水平文章，需要善于從廣泛收集眾多的數(shù)據(jù)與資料中，甄別選用最有用寫作高水平文章，需要善于從廣泛收集眾多的數(shù)據(jù)與資料中，甄別選用最有用的東西。的東

47、西。 通篇擠滿文字的文章只能削減和降低讀者的閱讀欲望與熱情。通篇擠滿文字的文章只能削減和降低讀者的閱讀欲望與熱情。 字里行間適當(dāng)留出一些空白也是寫作商務(wù)函電的重要要素。字里行間適當(dāng)留出一些空白也是寫作商務(wù)函電的重要要素。 把握可讀性、準(zhǔn)確性、內(nèi)容量尤為重要。把握可讀性、準(zhǔn)確性、內(nèi)容量尤為重要。3-5 善于省略和整理善于省略和整理3-6 文稿必須易讀易懂文稿必須易讀易懂1. 準(zhǔn)確定位讀者準(zhǔn)確定位讀者 商務(wù)函電必須是讓沒有直接關(guān)系的第三者都能夠十分理解的文章。商務(wù)函電必須是讓沒有直接關(guān)系的第三者都能夠十分理解的文章。 不使用專業(yè)術(shù)語、內(nèi)部習(xí)慣用語。不使用專業(yè)術(shù)語、內(nèi)部習(xí)慣用語。 考慮收函人與發(fā)函人

48、的關(guān)系遣詞用字，不誤用敬語?？紤]收函人與發(fā)函人的關(guān)系遣詞用字，不誤用敬語。 2. “起起承承轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)提提”，結(jié)論先及，結(jié)論先及 商務(wù)函電通常先及結(jié)論。商務(wù)函電通常先及結(jié)論。 商務(wù)函電與普通文章的商務(wù)函電與普通文章的“起承轉(zhuǎn)合起承轉(zhuǎn)合”不同，應(yīng)該采用不同，應(yīng)該采用“起承轉(zhuǎn)提（提起承轉(zhuǎn)提（提案）案）”。 冗長啰嗦的說明，最后才能抓住要點(diǎn)的文章，對于讀者而言就不算是冗長啰嗦的說明，最后才能抓住要點(diǎn)的文章，對于讀者而言就不算是好文章。好文章。 模仿優(yōu)秀范文的商務(wù)寫作效率最好，特別是內(nèi)部文書有必要沿用該企模仿優(yōu)秀范文的商務(wù)寫作效率最好，特別是內(nèi)部文書有必要沿用該企業(yè)的慣例文章格式。業(yè)的慣例文章格式。 3.

49、具備基本條件具備基本條件 商務(wù)函電使用現(xiàn)代通用標(biāo)記。商務(wù)函電使用現(xiàn)代通用標(biāo)記。 盡量避免使用舊式假名標(biāo)記和日常會話中已經(jīng)不用的語言表述方式。盡量避免使用舊式假名標(biāo)記和日常會話中已經(jīng)不用的語言表述方式。 除企業(yè)之間的正式交流使用的文書外，普通采用除企業(yè)之間的正式交流使用的文書外，普通采用“”文體。文體。 同一文章必須使用同一文體。同一文章必須使用同一文體。第四節(jié)起草順序第四節(jié)起草順序4-1 定好標(biāo)題定好標(biāo)題 考慮好發(fā)函內(nèi)容，盡量選擇簡潔的標(biāo)題。充分考慮標(biāo)題與內(nèi)容的整合考慮好發(fā)函內(nèi)容，盡量選擇簡潔的標(biāo)題。充分考慮標(biāo)題與內(nèi)容的整合性，以免給收函人帶來困惑。性，以免給收函人帶來困惑。4-2 起草發(fā)函起

50、草發(fā)函內(nèi)容內(nèi)容 決定發(fā)函格式，從發(fā)函編號、日期、收函人、發(fā)函人落款起稿?？紱Q定發(fā)函格式，從發(fā)函編號、日期、收函人、發(fā)函人落款起稿。考慮文書的性質(zhì)與收函人的關(guān)系，書寫問候語、開頭語、結(jié)束語等。需要同慮文書的性質(zhì)與收函人的關(guān)系，書寫問候語、開頭語、結(jié)束語等。需要同時發(fā)送附件則預(yù)先準(zhǔn)備附件。時發(fā)送附件則預(yù)先準(zhǔn)備附件。4-3 文中的文中的“說明說明”部分，首先考慮采取分項編號分項編寫文章格式部分，首先考慮采取分項編號分項編寫文章格式 實(shí)際起稿時，該部分往往最為費(fèi)時，而且，在下一項中可能涉及。實(shí)際起稿時，該部分往往最為費(fèi)時，而且，在下一項中可能涉及。因此，該部分的內(nèi)容可以預(yù)先在計算機(jī)的因此，該部分的內(nèi)容

51、可以預(yù)先在計算機(jī)的“記事本記事本”上整理出來，然后上整理出來，然后在文中改為容易理解的文體，這種方法在商務(wù)函電中不失為一種便利的在文中改為容易理解的文體，這種方法在商務(wù)函電中不失為一種便利的起稿方法。起稿方法。4-4 整體修改整體修改文章整體行文需與發(fā)文事項相適應(yīng)，文稿完成后從頭到尾檢查，重點(diǎn)文章整體行文需與發(fā)文事項相適應(yīng)，文稿完成后從頭到尾檢查，重點(diǎn)核實(shí)有無遣詞用字無誤，對專有名詞、數(shù)字等部分要特別仔細(xì)檢查。無論核實(shí)有無遣詞用字無誤，對專有名詞、數(shù)字等部分要特別仔細(xì)檢查。無論文章長短，都要反復(fù)閱讀，養(yǎng)成良好的核查習(xí)慣。文章長短，都要反復(fù)閱讀，養(yǎng)成良好的核查習(xí)慣。 4-7 具體范例具體范例人物

52、：東京商事株式會社銷售促進(jìn)部的小山先生人物：東京商事株式會社銷售促進(jìn)部的小山先生事項：為了擴(kuò)大東京商事株式會社的產(chǎn)品銷售范圍，小山先生經(jīng)顧客事項：為了擴(kuò)大東京商事株式會社的產(chǎn)品銷售范圍，小山先生經(jīng)顧客太陽物產(chǎn)株式會社山田部長介紹，與從事會展業(yè)務(wù)的東京展示太陽物產(chǎn)株式會社山田部長介紹，與從事會展業(yè)務(wù)的東京展示株式會建立了業(yè)務(wù)無關(guān)系。后來，在東京展示舉辦的商品展覽株式會建立了業(yè)務(wù)無關(guān)系。后來，在東京展示舉辦的商品展覽會上，東京商事的展品獲得了眾多與會者的好評。會上，東京商事的展品獲得了眾多與會者的好評。4-5 使用附頁附件使用附頁附件商務(wù)函電以一頁基本原則。如需要表格、圖表、圖像、地圖等資料時，商

53、務(wù)函電以一頁基本原則。如需要表格、圖表、圖像、地圖等資料時，可以另備附件。陳述內(nèi)容多，文書頁數(shù)超過一頁時，必須編寫頁碼?？梢粤韨涓郊ｊ愂鰞?nèi)容多，文書頁數(shù)超過一頁時，必須編寫頁碼。4-6 “取取”與與“舍舍”的選擇的選擇 “說明說明”部分是商務(wù)函電的核心，簡潔扼要起草部分是商務(wù)函電的核心，簡潔扼要起草“說明說明”部分尤為部分尤為重要，在該部分中必寫的要素不可或缺，而主題之外的事項必須省略，這重要，在該部分中必寫的要素不可或缺，而主題之外的事項必須省略，這點(diǎn)也非常重要。點(diǎn)也非常重要。 因此，小山先生準(zhǔn)備給東京展示的佐藤部長寫一封感謝信，他首先因此，小山先生準(zhǔn)備給東京展示的佐藤部長寫一封感謝信，他

54、首先作了如下構(gòu)思：作了如下構(gòu)思：（1） 展示會參加成功展示會參加成功（2） 東京展示佐藤部長、様東京展示佐藤部長、様（3） 會期會期3日間、全雨降日間、全雨降（4） 5千部配布千部配布（5） 商品商品A20件、商品件、商品B5件問合件問合（6） 商品、今後定番商品、今後定番（7） 展示會予算増額展示會予算増額（8） 、他會社紹介、他會社紹介（9） 件含、來週直接訪問件含、來週直接訪問 內(nèi)山先生在考慮以上事項時，到底要向?qū)Ψ奖磉_(dá)些什么，自己的腦內(nèi)山先生在考慮以上事項時，到底要向?qū)Ψ奖磉_(dá)些什么，自己的腦子卻混亂了。子卻混亂了。4-8 迷惑時思維要回歸迷惑時思維要回歸“標(biāo)題標(biāo)題”與與“主項內(nèi)容主項內(nèi)

55、容” 內(nèi)山先生回過頭再次閱讀內(nèi)山先生回過頭再次閱讀“標(biāo)題標(biāo)題”與與“主項內(nèi)容主項內(nèi)容”部分，重新認(rèn)識到該文部分，重新認(rèn)識到該文書是一封感謝信，將眼光放在書是一封感謝信，將眼光放在“感謝的理由感謝的理由”這一點(diǎn)上，重新理順主項內(nèi)容。這一點(diǎn)上，重新理順主項內(nèi)容。（1）是最重要的報告內(nèi)容）是最重要的報告內(nèi)容 保留保留（2）是對東京展示表示感謝的內(nèi)容）是對東京展示表示感謝的內(nèi)容 保留保留（5）是成功參展的旁證內(nèi)容）是成功參展的旁證內(nèi)容 保留，但需要改換形式保留，但需要改換形式（8）登門拜訪時再打聽）登門拜訪時再打聽（7）作為）作為5的補(bǔ)充資料的補(bǔ)充資料 保留，但需要改換形式保留，但需要改換形式（9）放

56、在結(jié)束語部分）放在結(jié)束語部分（3）不需要的內(nèi)容）不需要的內(nèi)容 刪除。刪除。（4）將）將5的說明復(fù)雜化的說明復(fù)雜化 刪除。刪除。（6）導(dǎo)致主項內(nèi)容復(fù)雜化）導(dǎo)致主項內(nèi)容復(fù)雜化 刪除。刪除。 經(jīng)過一番構(gòu)思上的整理，內(nèi)山先生寫出了如下主項說明：經(jīng)過一番構(gòu)思上的整理，內(nèi)山先生寫出了如下主項說明： “佐藤部長的確、成功裡會期終佐藤部長的確、成功裡會期終。、商品予想上回反響、部內(nèi)今後積極的展示會等。、商品予想上回反響、部內(nèi)今後積極的展示會等參加旨決定次第。參加旨決定次第?！?同時，在感謝信的結(jié)束語中，插入了同時，在感謝信的結(jié)束語中，插入了“後日、挨拶伺後日、挨拶伺存。取急御禮申上存。取急御禮申上”這樣的禮儀

57、套句。這樣的禮儀套句。第五節(jié)反面范例第五節(jié)反面范例反面函件的特征反面函件的特征 什么是反面函件？什么是反面函件？ 商務(wù)函電承由于其承載社會性交流之重任，因此最應(yīng)該避免的是記載和商務(wù)函電承由于其承載社會性交流之重任，因此最應(yīng)該避免的是記載和傳遞錯誤的信息。另外，一份不能讓人充分理解的函件，本身就已經(jīng)失去了傳遞錯誤的信息。另外，一份不能讓人充分理解的函件，本身就已經(jīng)失去了發(fā)函的意義。故應(yīng)該以明快的語言文字去書寫準(zhǔn)確的商務(wù)函電。發(fā)函的意義。故應(yīng)該以明快的語言文字去書寫準(zhǔn)確的商務(wù)函電。 常見的錯誤常見的錯誤 錯字漏字錯字漏字 輸入文字時要注意同音異意字，避免誤選文字輸入文字時要注意同音異意字，避免誤選

58、文字 誤誤） ） 私自信確認(rèn)、対照商品私自信確認(rèn)、対照商品 正）正） 私自身確認(rèn)、対象商品私自身確認(rèn)、対象商品 主謂語相隔主謂語相隔 主謂語相隔的越遠(yuǎn)，主謂關(guān)系就越難捕捉主謂語相隔的越遠(yuǎn)，主謂關(guān)系就越難捕捉 誤）誤） 內(nèi)山展示會件先日貴社伺際、佐藤部長渡。內(nèi)山展示會件先日貴社伺際、佐藤部長渡。 正）正） 展示會件先日貴社伺際、內(nèi)山佐藤部長渡。展示會件先日貴社伺際、內(nèi)山佐藤部長渡。 雙重表述、修飾過多雙重表述、修飾過多 盡管不是雙重表述，重復(fù)同義詞給人贅述的印象盡管不是雙重表述，重復(fù)同義詞給人贅述的印象 誤）誤） 禁煙場合、明確効果現(xiàn)。禁煙場合、明確効果現(xiàn)。 正）正）禁煙場合、効果現(xiàn)。禁煙場合、

59、効果現(xiàn)。 相關(guān)系不明確相關(guān)系不明確 在錯誤例句中，無法判斷科長是否新上任在錯誤例句中，無法判斷科長是否新上任 誤）誤） 新任部長課長工場見學(xué)伺予定。新任部長課長工場見學(xué)伺予定。正）正） 新任部長、課長工場見學(xué)伺予定。新任部長、課長工場見學(xué)伺予定。 重疊使用助詞重疊使用助詞 重疊使用助詞會妨礙理解，同樣指示代詞也不宜多用重疊使用助詞會妨礙理解，同樣指示代詞也不宜多用 誤）誤） 米國州石油商社幹部氏米國州石油商社幹部氏正）正） 米國州、石油商社幹部氏米國州、石油商社幹部氏 動詞活用形省略動詞活用形省略 假名等假名等 不宜使用，以免給人不恭敬的感覺不宜使用，以免給人不恭敬的感覺 誤）誤） 見、利用。

60、見、利用。正）正） 見、利用。見、利用。 書寫偏差書寫偏差 非特殊情況，文字表述需統(tǒng)一非特殊情況，文字表述需統(tǒng)一 誤）誤） 漁期夏言。、回遊魚漁期夏言。、回遊魚正）正） 漁期夏。、回遊魚漁期夏。、回遊魚第六節(jié)商務(wù)函電文稿的檢查點(diǎn)第六節(jié)商務(wù)函電文稿的檢查點(diǎn) 一篇商務(wù)函電文稿起草完畢后，應(yīng)該認(rèn)真仔細(xì)檢查復(fù)一篇商務(wù)函電文稿起草完畢后，應(yīng)該認(rèn)真仔細(xì)檢查復(fù)核，以免錯漏導(dǎo)致信息誤傳。在檢查文稿時，可以按照以核，以免錯漏導(dǎo)致信息誤傳。在檢查文稿時，可以按照以下重點(diǎn)進(jìn)行檢查：下重點(diǎn)進(jìn)行檢查：（1）文章內(nèi)容有無遺漏？）文章內(nèi)容有無遺漏？（2）意思是否模棱兩可？）意思是否模棱兩可？（3）標(biāo)題、事項名稱與文章內(nèi)容是