郵件編寫技巧)

1、郵件編寫技巧郵件編寫技巧年富關務年富關務 劉春雨劉春雨2014.04引引E-MAILE-MAIL名稱：名稱：用戶標識符用戶標識符+域名域名, ,如如地址：地址：互聯(lián)網(wǎng)互聯(lián)網(wǎng)媒介：媒介：使用簡易、投遞迅速、收費低廉、易于保存特點：特點：電郵簡介電郵簡介郵件發(fā)送對象郵件編寫規(guī)范年富FOXMAIL小技巧目錄目錄發(fā)送郵件對象發(fā)送郵件對象TOCCBCC暗送人暗送人抄送人抄送人收件人收件人郵件發(fā)送對象郵件發(fā)送對象平級交流用to一般溝通，不抄送收件人上司與工作無直接關系的人不用to，用cc尋求支持，要抄送雙方上司避免同一主題反復群發(fā)，用見面交流代替避免將細節(jié)發(fā)給高管，特別是不能了解的細節(jié)勿跨級溝通，應由上級

2、批復后添加高層審批郵件發(fā)送對象郵件發(fā)送對象郵件發(fā)送對象郵件發(fā)送對象案例案例12郵件編寫規(guī)范郵件編寫規(guī)范問侯語稱呼主題簽名檔附件修辭正文郵件編寫規(guī)范郵件編寫規(guī)范簡短，一般不超過16字便于記憶、搜索概括地表達郵件的主要意圖便于收件人權衡輕重緩急可以加稱呼，以引起收信人的注意231主題主題空白標題最失禮大寫字母、感嘆號URGENTURGENT、REQREQ、FYIFYI郵件編寫規(guī)范郵件編寫規(guī)范郵件編寫規(guī)范郵件編寫規(guī)范主題案例主題案例01020304（1）有職務，按職務尊稱（2）無職務，按先生/小姐稱呼（3）級別比自己高或不熟悉的人，盡量不使用英文名，慎用 “Dear XXX” （4）如果有幾個人，宜

3、逐個稱呼到。人數(shù)較多，歸納出相同特征 群體，如“商務同事”（5）一個郵件中給多個人分別交待事情，應該分成多段，每段分 別寫明稱呼 (6) 第一行頂格寫稱呼稱呼郵件編寫規(guī)范郵件編寫規(guī)范郵件編寫規(guī)范郵件編寫規(guī)范稱呼稱呼附件附件1. 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件2. 附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理3. 正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時4. 附件不宜超過4個，較多時打包成一個文件5. 如果是特殊格式，應在正文中說明打開方式12 簽名檔簽名檔 問侯語問侯語1、姓名、單位、頭銜、聯(lián)系方式2、簽名檔寫上一句比較有特點的話，加深

4、印象。1、可用在開頭或結尾2、分場合、掌握分寸正文正文先描述緣起，再陳述意見或建議明確需求、時間點、重要信息保證把事情說明白,并盡可能短寫完后考慮一下對方的閱讀體驗認真檢查有無拼寫、語法和標點符號錯誤找到少數(shù)的重點，確定一個中心點中心明確，分層敘事，逐層鋪開語言得體語言得體內(nèi)容清晰內(nèi)容清晰保持冷靜保持冷靜郵件編寫規(guī)范郵件編寫規(guī)范標點標點字體字體顏色顏色對齊對齊1、慎用感嘆號、問號2、可以不規(guī)范，但一定要規(guī)律1、默認字體2、粗體3、斜體4、盡量不要超過兩種1、安全色：紅、綠2、多種顏色時，給出注解3、盡量不要超過兩種1 1、段首對段首對齊齊2 2、段末對段末對齊齊郵件編寫規(guī)范郵件編寫規(guī)范修辭修辭

5、自動回復、閱讀回執(zhí)、信紙為了留下憑證用見面或電話解決分歧避免將一般性的溝通交給上級去做郵件+電話提醒+會前提醒郵件編寫規(guī)范郵件編寫規(guī)范其它其它年富年富FOXMAILFOXMAIL小技巧小技巧Add Your TextAdd Your Text過濾器過濾器存檔存檔& &查找查找地址簿地址簿年富年富FOXMAILFOXMAIL小技巧小技巧 下載下載1年富年富FOXMAILFOXMAIL小技巧小技巧 導入導入2年富年富FOXMAILFOXMAIL小技巧小技巧Diagram 2Diagram 2自動分類自動回復自動刪除過濾器過濾器年富年富FOXMAILFOXMAIL小技巧小技巧查找查找1、將鼠標放在要查找的郵件夾上2、ctrl+F年富年富FOXMAILFOXMAIL小技巧小技巧存檔存檔1、手工存檔2、自動存檔3、標記郵件年富年富FOXMAILFOXMAIL小技巧小技巧提醒提醒1