金蝶檔案管理軟件標(biāo)準(zhǔn)解決方案

1、沉淀核心知識(shí) 規(guī)范檔案管理 金蝶集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)解決方案咸陽(yáng)德龍軟件有限公司2012年11月目 錄1檔案管理的基礎(chǔ)理念介紹11.1檔案與檔案行業(yè)11.1.1檔案的概念11.1.2與檔案相關(guān)單位及組織結(jié)構(gòu)11.1.3檔案的來(lái)源21.1.4檔案的基本特點(diǎn)21.1.5檔案的基礎(chǔ)性質(zhì)31.1.6檔案的基礎(chǔ)術(shù)語(yǔ)31.2檔案的分類與組織結(jié)構(gòu)41.2.1檔案的種類41.2.2全宗內(nèi)電子檔案的分類41.2.3全宗實(shí)體分類方案51.2.4全宗內(nèi)檔案的組織結(jié)構(gòu)51.3檔案的管理過(guò)程61.3.1檔案收集61.3.2檔案整理81.3.3檔案鑒定81.3.4檔案保管81.3.5檔案統(tǒng)計(jì)81.3.6檔案檢索81.3.7檔

2、案利用91.3.8檔案編研92企業(yè)電子化檔案管理的需求分析102.1.1傳統(tǒng)檔案管理模式存在的主要問(wèn)題102.1.2企業(yè)對(duì)電子檔案管理的需求103金蝶檔案管理系統(tǒng)解決方案的主要特點(diǎn)113.1.1多組織全宗管理滿足集團(tuán)化管理需求113.1.2檔案規(guī)則自定義滿足個(gè)性化管理需求113.1.3檔案功能全面性滿足專業(yè)化管理需求133.1.4組卷模式自由選滿足不同時(shí)期的檔案管理模式134金蝶檔案管理系統(tǒng)主要功能介紹(基礎(chǔ)應(yīng)用部分)144.1文件管理144.2檔案管理154.2.1文書檔案194.2.2會(huì)計(jì)檔案194.2.3基建檔案204.2.4房產(chǎn)檔案204.2.5科研檔案204.2.6設(shè)備檔案204.2

3、.7出版物檔案204.2.8合同檔案204.2.9圖書資料214.3檔案查詢214.3.1簡(jiǎn)單查詢214.3.2高級(jí)查詢224.4檔案借閱244.5鑒定銷毀254.6檔案報(bào)表255金蝶檔案管理系統(tǒng)主要功能介紹(初始化設(shè)置部分)275.1檔案基礎(chǔ)設(shè)置275.1.1全宗設(shè)置275.1.2輔助字典管理285.1.3實(shí)體分類管理295.2檔案門類管理305.2.1門類設(shè)置305.2.2門類模板335.2.3列表設(shè)置335.2.4檔號(hào)格式345.2.5歸檔設(shè)置345.2.6報(bào)表設(shè)置345.3檔案權(quán)限管理415.3.1用戶級(jí)別415.3.2權(quán)限層次415.3.3權(quán)限設(shè)置426金蝶檔案管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)及運(yùn)行

4、環(huán)境446.1.1系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)446.1.2服務(wù)器硬件環(huán)境要求446.1.3服務(wù)器軟件環(huán)境要求456.1.4客戶端環(huán)境要求45企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)解決方案1 檔案管理的基礎(chǔ)理念介紹1.1 檔案與檔案行業(yè)1.1.1 檔案的概念l 微觀概念：檔案是一個(gè)立檔單位為適應(yīng)職能活動(dòng)需要而直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價(jià)值的文件與材料。l 宏觀概念：檔案是“過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。1.1.2 與檔案相關(guān)單位及組織結(jié)構(gòu)與檔案相關(guān)的單位關(guān)系圖如下：產(chǎn)品供應(yīng)產(chǎn)品供應(yīng)業(yè)務(wù)監(jiān)督和

5、指導(dǎo)直接的行政管理國(guó)家檔案局地方檔案局間接的行政管理綜合性檔案館立檔單位檔案室立檔單位其它部門檔案信息技術(shù)硬件類供應(yīng)商檔案信息軟件類供應(yīng)商專業(yè)性檔案館立檔單位上級(jí)單位（圖）檔案相關(guān)單位及組織結(jié)構(gòu)關(guān)系圖l 檔案局：檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)部門，屬行政單位。l 檔案館：集中存放社會(huì)上各單位的檔案的單位，負(fù)責(zé)檔案的收集和保管，屬事業(yè)單位。包括國(guó)家檔案館、地方檔案館、專業(yè)檔案館。l 立檔單位：產(chǎn)生檔案的單位，一般都有檔案集中保管的部門，大部分稱為檔案室，有的也稱為保密室或其它名稱。l 各單位之間存在關(guān)系： 間接的行政管理：國(guó)家和各省、各省和個(gè)地區(qū)之間的行政關(guān)系。 直接的行政管理：市與各區(qū)、行業(yè)上級(jí)部門和下級(jí)

6、部門之間的行政關(guān)系。 業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)：檔案局對(duì)立檔單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 檔案移交：立檔單位的檔案向?qū)I(yè)檔案館和綜合性檔案館上報(bào)。l 其他輔助機(jī)構(gòu)： 檔案專業(yè)教育部門：檔案學(xué)院，檔案系；檔案業(yè)余大學(xué)；檔案中專。 檔案學(xué)會(huì)：國(guó)家學(xué)會(huì)；省、市、縣學(xué)會(huì)；專門行業(yè)學(xué)會(huì)。 檔案科學(xué)技術(shù)研究所。1.1.3 檔案的來(lái)源l 來(lái)源的對(duì)象（多樣性） 國(guó)家機(jī)構(gòu) 社會(huì)組織 個(gè)人（家庭、家族）l 來(lái)源的范圍（廣泛性） 產(chǎn)生檔案社會(huì)活動(dòng)領(lǐng)域是各行各業(yè)。如政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等。l 來(lái)源的種類 官方檔案與半官方檔案 公共檔案與私人檔案1.1.4 檔案的基本特點(diǎn)l 檔案的職能性 檔案是由檔案形成者

7、在其職能活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的文件與材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的。職能活動(dòng)的需要是檔案形成和保存的基礎(chǔ)。 立檔單位的職能活動(dòng)是多種多樣的，因而產(chǎn)生形成各種各樣內(nèi)容和載體的檔案。l 檔案的原始性 檔案是當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)刂苯有纬捎诹n單位職能活動(dòng)過(guò)程中的歷史產(chǎn)物，不是事后編造的。 檔案原件具有不可替代的辦文特征和時(shí)代特征。l 檔案的價(jià)值性1.1.5 檔案的基礎(chǔ)性質(zhì)檔案是一種歷史活動(dòng)的原始記錄，也是一種信息資源。檔案的基本性質(zhì)就是原始記錄性，它可以分解為兩方面的屬性：原始性和記錄性。1.1.6 檔案的基礎(chǔ)術(shù)語(yǔ)l 立檔單位：構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人。l 全宗：一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體

8、，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。檔案整理工作的第一步就是區(qū)分全宗。l 聯(lián)合全宗：由兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位形成的、互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個(gè)全宗對(duì)待的文件整體。l 匯集全宗：若干個(gè)立檔單位形成的、可以區(qū)分全宗但數(shù)量很少具有某些共同特征或聯(lián)系的作為一個(gè)全宗對(duì)待的文件整體。l 全宗群：由若干個(gè)具有時(shí)間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體，是檔案館組織管理檔案的一種方式。l 全宗內(nèi)檔案分類：在一個(gè)全宗內(nèi)，按照來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式和其他特征把檔案實(shí)體分成若干層次和類別，構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的體系。l 檔案實(shí)體：檔案實(shí)體是指檔案原始形態(tài)，包括各種載體的檔案及實(shí)物。l 案卷：在一個(gè)全宗內(nèi)，由互有聯(lián)系的

9、若干文件組合成的放入卷夾、卷皮內(nèi)的基本保管單位，簡(jiǎn)稱卷。l 卷內(nèi)備考表：卷內(nèi)文件狀況的記錄，排列在卷內(nèi)文件之后。l 檔號(hào)：檔案實(shí)體編號(hào)的總稱。通常包括全宗號(hào)、類別號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)、頁(yè)號(hào)。l 編目：按照一定的規(guī)則將著錄的條目組織成目錄的過(guò)程。l 目錄：按照一定次序編排的、揭示檔案或其他文獻(xiàn)特征的條目，是檔案的一種檢索、報(bào)道工具。l 卷內(nèi)目錄：登錄卷內(nèi)文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格。排列在卷內(nèi)文件之前。l 案卷目錄：按照特定要求登錄案卷題名和其他特征編排成的一種檔案檢索、報(bào)道工具。l 著錄：在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。l 標(biāo)引：對(duì)檔案內(nèi)

10、容進(jìn)行主題分析，把結(jié)果以規(guī)范化的檢索語(yǔ)言賦予檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程。l 分類標(biāo)引：對(duì)檔案給予分類號(hào)標(biāo)識(shí)的過(guò)程。l 主題標(biāo)引：對(duì)檔案給予主題詞標(biāo)識(shí)的過(guò)程。l 檢索：有選擇地查找已存儲(chǔ)的檔案或檔案信息的過(guò)程。l 檢索工具：查找檔案使用的目錄、指南、索引等的統(tǒng)稱。l 索引：指明檔案或目錄的內(nèi)容特征、形式特征，按一定順序排列并注明相應(yīng)出處，供查找檔案或檔案信息的一種檢索工具。1.2 檔案的分類與組織結(jié)構(gòu)1.2.1 檔案的種類通常，可以將檔案劃分為三大種類：文書檔案、科研檔案和業(yè)務(wù)檔案。l 文書檔案：傳統(tǒng)上，將諸如黨群管理、行政管理、業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的檔案稱為文書檔案。文書檔案按照國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，從2003

11、年后，要求采用簡(jiǎn)化方式來(lái)整理。l 科研檔案：包括產(chǎn)品、工藝等工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)和農(nóng)作物、林業(yè)、畜牧、水產(chǎn)等農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)的各種生產(chǎn)技術(shù)檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備檔案和包括氣象、天文、水文、地質(zhì)、測(cè)繪、地震、環(huán)境保護(hù)、醫(yī)療衛(wèi)生等的各種專門性科技檔案稱為科技檔案。l 專門檔案：人事、會(huì)計(jì)、審計(jì)、企業(yè)、高校、城建、訴訟、藝術(shù)、病歷、商標(biāo)、地名、婚姻、音像、照片等檔案稱專門檔案。不同種類檔案的管理需要不同的目錄。1.2.2 全宗內(nèi)電子檔案的分類全宗內(nèi)分類的方法很多，按分類的構(gòu)成方式可以分成單式結(jié)構(gòu)分類法和復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法。l 單式結(jié)構(gòu)分類法中最常用的分類方法主要有三種：年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法和問(wèn)題分類法。 年

12、度分類法：根據(jù)文件形成和處理的所屬年度，將全宗內(nèi)的檔案文件分成若干類別的一種分類方法。因其簡(jiǎn)便易行，又可以同其他分類方法分層聯(lián)用，因而是種常用的檔案文件分類法。 組織機(jī)構(gòu)分類法：指依據(jù)立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或文件處理階段形成和處理文件的承辦單位，將全宗內(nèi)文件劃分為若干各類別的分類方法。 問(wèn)題分類法：根據(jù)文件內(nèi)容記述于反映的基本或主要問(wèn)題，將全宗內(nèi)文件劃分為若干各類別的分類方法。l 復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法：指將兩種或兩種以上的單式結(jié)構(gòu)分類法分層聯(lián)用所構(gòu)成的全宗內(nèi)文件的各種實(shí)用分類方法的統(tǒng)稱。常用的復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法有： 年度 組織機(jī)構(gòu)分類法 年度 問(wèn)題分類法 組織機(jī)構(gòu) 年度分類法 問(wèn)題 年度分類法1.2.3

13、 全宗實(shí)體分類方案檔案分類方案，又稱為“檔案分類大綱”，指在確定檔案全宗內(nèi)文件的具體分類方法之后，用文字或圖表等形式，標(biāo)列出各級(jí)類目名稱，并按一定順序排列而成的一種類目表，它是指導(dǎo)立檔單位進(jìn)行檔案文件分類的工具。檔案分類方案的內(nèi)容一般包括編制說(shuō)明、分類類目表和使用說(shuō)明三部分組成。l 編制說(shuō)明：說(shuō)明分類方案的編制目的、分類依據(jù)、分類規(guī)則、體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置以及若干重要問(wèn)題的說(shuō)明，是使用方案的指南。l 分類類目表：由各級(jí)或各層次類目構(gòu)成的類目表。l 使用說(shuō)明：包括對(duì)個(gè)別類目的含義的解釋說(shuō)明、對(duì)分類中的有關(guān)注意事項(xiàng)的說(shuō)明等具體內(nèi)容。1.2.4 全宗內(nèi)檔案的組織結(jié)構(gòu)檔案的組織方式是人們?cè)陂L(zhǎng)期的檔案管理

14、工作實(shí)踐中總結(jié)出的有效的信息組織方法，能和檔案的具體的庫(kù)房存放有機(jī)地結(jié)合，并讓檔案利用起來(lái)方便。檔案的組織方式和庫(kù)房以及庫(kù)房中檔案保管方式非常類似，形如檔案庫(kù)房、排架、柜、抽屜。計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)中的文件管理的目錄結(jié)構(gòu)也非常類似。本質(zhì)都是“物以類聚”的思想，也符合人們的思維習(xí)慣。檔案的組織方式也適用于圖書、資料等的管理。對(duì)于任一全宗，檔案組織結(jié)構(gòu)可以用實(shí)體關(guān)系圖描述如下：（圖2.2）檔案的組織結(jié)構(gòu)圖1分類（廣義）文件目錄全宗分類（廣義）案卷目錄文件目錄檔案實(shí)體分類（廣義）項(xiàng)目目錄文件目錄案卷目錄通過(guò)前幾章節(jié)內(nèi)容我們可以知道，實(shí)際上，全宗內(nèi)檔案的分類是多層的，分類方法是多樣的，因而全宗內(nèi)檔案的組織結(jié)

15、構(gòu)圖可以細(xì)化為下圖（圖2.3）。全宗分類11（廣義）案卷目錄1文件目錄1檔案實(shí)體分類21（廣義）分類n1（廣義）案卷目錄2案卷目錄n文件目錄2文件目錄n分類11（廣義）文件目錄1分類21（廣義）分類n1（廣義）文件目錄2文件目錄n分類11（廣義）項(xiàng)目目錄1文件目錄1案卷目錄1分類21（廣義）分類n1（廣義）項(xiàng)目目錄2項(xiàng)目目錄n案卷目錄2案卷目錄n文件目錄2文件目錄n分類1（廣義）分類2（廣義）分類n（廣義）分類1（廣義）分類2（廣義）分類n（廣義）分類1（廣義）分類2（廣義）分類n（廣義）（圖）檔案的組織結(jié)構(gòu)圖21.3 檔案的管理過(guò)程檔案管理過(guò)程包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用

16、、編研等。其大致工作流程如下圖表示：收集整理保管檢索利用統(tǒng)計(jì)鑒定編研（圖）檔案管理工作流程1.3.1 檔案收集檔案收集工作，就是指依據(jù)黨和國(guó)家的規(guī)定，通過(guò)慣常的接收制度和專門的征集方式，把分散保存在各個(gè)機(jī)關(guān)、單位及個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案，有組織、有秩序地分別集中到各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室和各級(jí)各類檔案館，以實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的業(yè)務(wù)活動(dòng)。檔案館檔案的來(lái)源主要有四種：現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案、撤消機(jī)關(guān)檔案、征集歷史檔案和檔案館間交接的檔案。在此，我們只討論與立檔單位有關(guān)的現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的移交進(jìn)館工作。l 檔案移交及接收要求 進(jìn)館檔案應(yīng)按全宗整理，保持全宗的完整性。 進(jìn)館檔案必須是經(jīng)過(guò)鑒定的、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的

17、檔案。各立檔單位應(yīng)按照鑒定檔案的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)的劃分檔案的保管期限，并將其中具有永久或長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，在本單位保存若干年后向有關(guān)檔案館移交。 與立檔單位有關(guān)的資料和全宗有關(guān)的檢索工具，應(yīng)隨同檔案一起移交。不同的接收單位可能對(duì)接收的內(nèi)容有具體的規(guī)定，一般要移交的內(nèi)容有：檔案實(shí)物、移交清冊(cè)、全宗歷史情況、立檔單位歷史情況、立檔單位進(jìn)館歷史情況、全宗歷史考證、分類方案、保管期限表、案卷目錄（一式兩份或三份），以及其他檔案目錄等。對(duì)于移交內(nèi)容在計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)中應(yīng)移交出檔案目錄數(shù)據(jù)及電子原文，并對(duì)移交內(nèi)容進(jìn)行記錄，而接收端應(yīng)可以自動(dòng)的接收目錄數(shù)據(jù)及電子原文。 清點(diǎn)核對(duì)。即移交與接收雙方根據(jù)移交的

18、清冊(cè)與目錄進(jìn)行核對(duì)。l 移交清冊(cè)：用于記錄移交與接收雙方信息及所移交案卷相關(guān)信息的清單。 移交清冊(cè)內(nèi)容應(yīng)包括：移交單位、（移交單位）經(jīng)辦人、接收單位、（接收單位）經(jīng)辦人、移交年度，以外還有（案卷）移交明細(xì)表。移交明細(xì)表中內(nèi)容包括：案卷目錄號(hào)、案卷題名或組織機(jī)構(gòu)名稱、所屬年代、移交（接收）原因、移交（接收）日期、總案卷數(shù)量小計(jì)、永久案卷數(shù)據(jù)小計(jì)、長(zhǎng)期案卷數(shù)據(jù)小計(jì)、備注等項(xiàng)。 移交清冊(cè)的格式見附錄（）。 移交清冊(cè)明細(xì)表中的內(nèi)容應(yīng)直接查詢得到，而不用用戶輸入，但可以讓用戶進(jìn)行修改。l 全宗歷史情況：記錄某全宗的歷史情況和全宗歷次進(jìn)館的明細(xì)情況，兩者的關(guān)系是主從關(guān)系。 歷次進(jìn)館明細(xì)情況的內(nèi)容包括：進(jìn)館

19、時(shí)間、檔案所屬年代、總檔案數(shù)量小計(jì)、永久檔案數(shù)量小計(jì)、長(zhǎng)期檔案數(shù)量小計(jì)、累計(jì)卷數(shù)、累計(jì)米數(shù)。 全宗歷史情況的內(nèi)容包括：全宗名稱、全宗號(hào)、全宗名稱變化和起止時(shí)間（用文本串記錄）、檔案初次入館時(shí)間、檔案存放庫(kù)房號(hào)、對(duì)歷次進(jìn)館檔案質(zhì)量和完整情況說(shuō)明。 全宗歷史情況表的格式見附錄（）。l 立檔單位歷史情況： 記錄立檔單位的歷史情況，包括：?jiǎn)挝幻Q、建立年月、初建時(shí)名稱、領(lǐng)導(dǎo)成員姓名及黨政職務(wù)、內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱、人員編制數(shù)、實(shí)有人員數(shù)。 立檔單位歷史情況表的格式見附錄（）。1.3.2 檔案整理檔案整理是檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對(duì)檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b

20、別、對(duì)檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動(dòng)。檔案實(shí)體整理，主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過(guò)程。我們通常所說(shuō)的檔案整理，主要指檔案的實(shí)體整理。1.3.3 檔案鑒定檔案的鑒定工作應(yīng)當(dāng)包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，即鑒定檔案的保存價(jià)值和鑒定檔案的真?zhèn)?。目前，在檔案館和檔案室的業(yè)務(wù)工作中經(jīng)常進(jìn)行的鑒定工作就是鑒定檔案的保存價(jià)值，因此，當(dāng)前檔案界人士統(tǒng)稱的檔案鑒定工作指的主要就是鑒定檔案的保存價(jià)值的大小。那么，給檔案價(jià)值鑒定工作下個(gè)完整的、科學(xué)的定義就是：檔案保存價(jià)值的鑒定工作是指各級(jí)各類檔案館和檔案室按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法來(lái)判

21、定檔案的價(jià)值、確定檔案的保管期限，并據(jù)此剔除失去保存價(jià)值的檔案予以銷毀的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。它是檔案管理工作中一個(gè)獨(dú)立的環(huán)節(jié)，是檔案館和檔案室業(yè)務(wù)活動(dòng)中不可缺少的重要組成部分。1.3.4 檔案保管維護(hù)檔案的完整與安全，既是整個(gè)檔案工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的共同任務(wù)，從一定意義上講，維護(hù)檔案的完整與安全，更是檔案保管工作的中心任務(wù)，這是因?yàn)闄n案保管工作這個(gè)環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)維護(hù)完整與安全的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和主要手段。從實(shí)質(zhì)上講，檔案保管工作，也是人們向一切可能損毀檔案的社會(huì)的、自然的不利因素作斗爭(zhēng)的工作過(guò)程。簡(jiǎn)言之，檔案保管工作應(yīng)該做到四不：不散（不使檔案分散）、不亂（不使檔案互相

22、混亂）、不丟（檔案不丟失不泄密）、不壞（不使檔案遭到損壞）。1.3.5 檔案統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)工作，是用表冊(cè)、數(shù)字的形式，對(duì)檔案和檔案工作諸現(xiàn)象的數(shù)量關(guān)系進(jìn)行登記、整理、分析和研究，從而揭示其發(fā)展過(guò)程、現(xiàn)狀及其一般規(guī)律的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。檔案統(tǒng)計(jì)工作的基本任務(wù)，就是要對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)調(diào)查、整理和分析，提供統(tǒng)計(jì)資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。1.3.6 檔案檢索檔案檢索有廣義與狹義之分。狹義的檔案檢索是指利用各種檢索工具，從各種角度查找利用者所需檔案的過(guò)程。廣義的檔案檢索則是指存貯檔案信息線索和利用檢索工具查檢所需檔案的全部過(guò)程。我們這里研究檔案檢索是從檢索的廣義概念出發(fā)的，即檔案檢索包括

23、檔案存貯和檔案查檢兩個(gè)具體過(guò)程。1.3.7 檔案利用檔案開發(fā)利用工作，就是檔案工作者將本館（室）及其他單位所收藏的靜態(tài)的檔案信息，通過(guò)多種渠道與方式，開發(fā)和傳遞給利用者，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的活化和共享，滿足社會(huì)需要的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。1.3.8 檔案編研檔案編研工作，是以館（室）藏檔案文獻(xiàn)為主要物質(zhì)對(duì)象，以主動(dòng)提供或報(bào)道檔案信息內(nèi)容，滿足社會(huì)利用為主要目的，在深入研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，按專題對(duì)檔案文件進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為不同形式的編研成果的一種專業(yè)工作。2 企業(yè)電子化檔案管理的需求分析2.1.1 傳統(tǒng)檔案管理模式存在的主要問(wèn)題傳統(tǒng)手工維護(hù)的檔案管理模式，檔案資料長(zhǎng)期僅僅以紙張、照片等

24、形式保存檔案，會(huì)帶來(lái)許多不必要的風(fēng)險(xiǎn)和麻煩，歸納起來(lái)主要表現(xiàn)在以下幾方面：n 紙張經(jīng)常翻閱會(huì)產(chǎn)生破損，保管不當(dāng)會(huì)出現(xiàn)字跡衰減、變質(zhì)、腐爛等問(wèn)題。通常情況下紙張壽命的保管年限在10至15年，大多情況下不能達(dá)到檔案的保管要求。n 信息利用渠道不暢通，有時(shí)在需要某一檔案材料時(shí)，因不便或是因不知檔案索引條件而無(wú)法取到已有的重要信息，影響了信息利用的積極性，造成資源相對(duì)浪費(fèi)。n 檔案利用時(shí)常發(fā)生突出，檔案資源不能共享，而因信息的唯一性、不便共享性而妨礙了工作的順利進(jìn)行。n 紙質(zhì)檔案自產(chǎn)生后需經(jīng)常進(jìn)行手工歸集、整理、分類、裝訂、建檔等十分繁瑣的工作，并且原始檔案的管理、存放需要大量的人力、物力和空間。2.

25、1.2 企業(yè)對(duì)電子檔案管理的需求n 歷史檔案逐步進(jìn)行數(shù)字化，可以按照國(guó)家檔案管理規(guī)范進(jìn)行電子化管理。n 組織單位本部及下屬機(jī)構(gòu)的員工能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱利用有關(guān)的檔案資料數(shù)據(jù)，包括以往歷史檔案資料和科技期刊。n 能快速安全地保存海量的案數(shù)據(jù)，可迅速查閱檔案，有完善的查詢權(quán)限管理機(jī)制和其他安全保障機(jī)制，為領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供網(wǎng)上文件檔案資料的查詢和利用。n 在協(xié)同辦公平臺(tái)系統(tǒng)或其它系統(tǒng)中業(yè)務(wù)過(guò)程產(chǎn)生的電子文檔數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔，形成數(shù)字資源中心，實(shí)現(xiàn)所有機(jī)構(gòu)部門檔案的自動(dòng)歸檔，高效統(tǒng)一管理。3 金蝶檔案管理系統(tǒng)解決方案的主要特點(diǎn)3.1.1 多組織全宗管理滿足集團(tuán)化管理需求集團(tuán)企業(yè)由于辦公場(chǎng)地分散，往往存在由各地

26、分公司自主管理檔案資料的需求，但集團(tuán)檔案管理部門又需要實(shí)時(shí)了解下屬機(jī)構(gòu)的檔案業(yè)務(wù)情況。通過(guò)多全宗的維護(hù)、分級(jí)別分部門的權(quán)限分配，可以實(shí)現(xiàn)總部集中掌控、分部各自管理的集團(tuán)檔案管理需求。 全宗檔案管理員接收更新全宗檔案管理員需要對(duì)各部門的不同門類、不同載體的檔案進(jìn)行科學(xué)有效地管理，實(shí)現(xiàn)檔案的綜合利用。包括定義符合檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、案卷封面以及備考表，各種類別檔案的檔號(hào)格式，對(duì)組卷后需要重新整理的案卷，進(jìn)行案卷的分拆、合并、剔除、排序等調(diào)整，對(duì)已組卷檔案的案卷號(hào)、卷內(nèi)頁(yè)號(hào)、件號(hào)等序號(hào)進(jìn)行修改等。 部門（下屬單位）檔案管理員部門檔案管理員負(fù)責(zé)整個(gè)部門檔案的管理工作，包括錄入、整理、

27、調(diào)整和原文管理。但只能對(duì)本部門或允許范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理，不能對(duì)其他部門檔案進(jìn)行管理，除非經(jīng)過(guò)檔案系統(tǒng)管理員授權(quán)，如會(huì)計(jì)部門檔案管理員只能對(duì)所有會(huì)計(jì)部門的檔案進(jìn)行管理，而不能對(duì)其他部門的檔案進(jìn)行管理。3.1.2 檔案規(guī)則自定義滿足個(gè)性化管理需求 檔案實(shí)體分類自定義按照國(guó)家檔案管理規(guī)范，系統(tǒng)內(nèi)置了文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、房產(chǎn)檔案、聲像檔案、科技檔案、設(shè)備檔案、人事檔案等檔案的分類及規(guī)范登記信息。同時(shí)，檔案專業(yè)管理人員也可以結(jié)合自身管理需求或規(guī)范，自定義檔案實(shí)體分類信息，實(shí)現(xiàn)既為企業(yè)實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理提供參照依據(jù)，又為個(gè)性化管理提供便利。 檔號(hào)規(guī)則自定義不同的檔案分類，可以自定義檔號(hào)生成規(guī)則。如文

28、書類檔案，可按歸檔年度、文件分類、保管期限組成檔號(hào)規(guī)則；部門業(yè)務(wù)資料，可按歸檔部門、年度組成檔案規(guī)則等等。 檔案報(bào)表格式自定義可以靈活自定義各種檔案報(bào)表格式，包括案卷目錄報(bào)表、卷內(nèi)文件目錄報(bào)表、案卷封面、移交接收表、鑒定銷毀統(tǒng)計(jì)表等，報(bào)表類型可以覆蓋傳統(tǒng)檔案報(bào)表業(yè)務(wù)的管理需要。3.1.3 檔案功能全面性滿足專業(yè)化管理需求按照國(guó)家檔案管理規(guī)范，提供全面的檔案管理功能，包括檔案移交接收、檔案組卷管理、拆卷管理、件號(hào)調(diào)整、查詢借閱、鑒定銷毀、檔案統(tǒng)計(jì)、輔助字典管理、主題詞標(biāo)引、報(bào)表制作等功能，可以滿足專業(yè)級(jí)檔案立檔單位的管理需求。3.1.4 組卷模式自由選滿足不同時(shí)期的檔案管理模式企業(yè)檔案管理一般是

29、在當(dāng)前的檔案部門規(guī)范指導(dǎo)下進(jìn)行的，因此，不同歷史時(shí)期的檔案組卷模式各不相同，金蝶電子檔案管理提供傳統(tǒng)組卷與簡(jiǎn)化組卷并存的管理模式，可以實(shí)現(xiàn)在同一系統(tǒng)中管理不同時(shí)期的檔案業(yè)務(wù)需求。 傳統(tǒng)組卷傳統(tǒng)組卷方式分為案卷級(jí)檔案和文件級(jí)檔案，檔號(hào)和案卷號(hào)按全宗號(hào)，組卷年度，實(shí)體分類和保管期限排序。如：檔號(hào)C01-1998-01-Y-001-001，分別代表全宗號(hào)-組卷年度-實(shí)體分類-保管期限-案卷號(hào)-卷內(nèi)文件順序號(hào)。去掉檔號(hào)的最后一段，即案卷號(hào)。 簡(jiǎn)化組卷按照國(guó)家檔案管理相關(guān)規(guī)范，自2003后電子檔案管理實(shí)行簡(jiǎn)化組卷模式，指檔號(hào)按全宗號(hào)，組卷年度，保管期限，件號(hào)組卷，而不考慮檔案的分類和案卷號(hào)。如：檔案C0

30、1-1998-Y-001。與傳統(tǒng)組卷模式相比，簡(jiǎn)化組卷具有以下業(yè)務(wù)特點(diǎn)：1） 取消案卷、實(shí)行文件級(jí)整理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過(guò)程。2） 分類方法固定為年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）三種，并允許各單位視具體情況組合及簡(jiǎn)化分類層次。3） 裝訂以“件”為單位進(jìn)行。4） 排列方法強(qiáng)調(diào)按照事由來(lái)排列，時(shí)間、重要程度等作為參考因素。5） 取消案卷、卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。6） 無(wú)需編頁(yè)號(hào)，目錄改設(shè)“頁(yè)數(shù)”項(xiàng)。7） 歸檔文件直接裝盒保管。8） 無(wú)需擬寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫檔案盒背脊。4 金蝶檔案管理系統(tǒng)主要功能介紹(基礎(chǔ)應(yīng)用部分)金蝶企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)包括檔案查詢、

31、流轉(zhuǎn)文件自動(dòng)歸檔、借閱管理、組卷管理、全宗管理等功能。實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)業(yè)務(wù)部門現(xiàn)有文件、檔案、資料管理的數(shù)字化，提高企業(yè)內(nèi)部檔案利用的壽命和周期。為領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供網(wǎng)上文件檔案資料的查詢和利用。系統(tǒng)可分為文件管理、檔案管理、檔案檢索、鑒定銷毀、檔案統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)維護(hù)、權(quán)限管理等功能模塊。4.1 文件管理文件是檔案最主要的來(lái)源。辦公流程中，對(duì)于文件的管理，主要是文件的辦理流程很復(fù)雜，但這些處理是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要更多考慮的問(wèn)題，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)側(cè)重于文件動(dòng)態(tài)流轉(zhuǎn)的管理，而檔案管理系統(tǒng)中的文件管理更多的側(cè)重于靜態(tài)文檔的管理，但也應(yīng)能較完整的記錄文件處理的狀態(tài)和結(jié)果。文件管理按功能可分為文件登記、文件歸檔和

32、文件統(tǒng)計(jì)。其核心功能是文件歸檔。 收發(fā)文登記實(shí)施OA系統(tǒng)后，收發(fā)文登記將在工作流中完成，審批通過(guò)后的文件，可以定期批量移交到檔案管理系統(tǒng)中，無(wú)需再手工錄入文件信息。對(duì)于歷史文件信息，也可以通過(guò)文件增加功能進(jìn)行補(bǔ)充登記： 文件歸檔歸檔文件是指在其職能中形成的、辦理完畢的、應(yīng)作為企業(yè)管理檔案保存的各種紙質(zhì)文件。其中，辦理完畢是指文件相應(yīng)的文書處理程序已經(jīng)完成，而不論文件本身在實(shí)際工作中是否還在發(fā)揮作用。文件的歸檔工作一般包括兩個(gè)階段，第一階段，在機(jī)關(guān)文件歸檔時(shí)，對(duì)文件能否轉(zhuǎn)化為檔案進(jìn)行資格審定，確定其是否屬于歸檔的范圍，同時(shí)剔除沒(méi)有保存價(jià)值的文件材料。歸檔的過(guò)程，是對(duì)文件的選擇過(guò)程。第二階段，對(duì)進(jìn)

33、入歸檔范圍的文件材料，根據(jù)其在日后保存過(guò)程中可能產(chǎn)生的不同作用來(lái)確定檔案的生存期，提出應(yīng)保存的年限，即確定保管期限。文件歸檔是指文件材料在處理完畢之后，由業(yè)務(wù)部門將其中有保存價(jià)值的文件整理，定期移交給本單位檔案機(jī)構(gòu)集中管理的過(guò)程。點(diǎn)擊歸檔移交檔案對(duì)收文和發(fā)文中需要?dú)w檔的文件進(jìn)行歸檔處理，歸檔后在檔案管理中就不需要再錄入了。在文件歸檔時(shí)需要確定全宗號(hào)、歸檔年度、保管期限。在歸檔的同時(shí)生成檔號(hào)。歸檔文件全部為企業(yè)管理檔案。文件完成工作流程后及時(shí)歸檔，文件歸檔工作由檔案室進(jìn)行。4.2 檔案管理檔案管理模塊提供了各類檔案的新增、修改、刪除、查詢、調(diào)整、原文管理、目錄報(bào)表打印功能。可以對(duì)以下類目的檔案進(jìn)

34、行管理：企管檔案（文書檔案）、合同檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、出版物檔案、已故人員檔案、科研檔案、設(shè)備檔案等，且分為簡(jiǎn)化歸檔方式和組卷歸檔方式兩種管理模式，簡(jiǎn)化歸檔管理模式有企管檔案、合同檔案、會(huì)計(jì)檔案、出版物檔案、已故人員檔案。組卷歸檔管理模式有基建檔案、科研檔案、設(shè)備檔案。每類檔案按照一級(jí)類目下的二級(jí)類目進(jìn)行操作。點(diǎn)擊一級(jí)類目展出二級(jí)類目，如左頁(yè)面分別列出了十一大類檔案的二級(jí)類目的樹表結(jié)構(gòu)。點(diǎn)擊“企管檔案”一級(jí)類目進(jìn)入“企管檔案”二級(jí)類目每一類檔案的錄入界面不盡相同，但各類檔案的操作步驟基本相同。1、以企管檔案為例說(shuō)明簡(jiǎn)化方式管理模式的幾類檔案的操作步驟：點(diǎn)擊“企管檔案”的二級(jí)類目“企管檔案

35、”進(jìn)入企管檔案的管理功能模塊，再點(diǎn)擊二級(jí)類目“企管檔案”，在這里用戶可以對(duì)企管檔案的條目和原文進(jìn)行管理，包括增加、查詢、刪除、調(diào)整、報(bào)表等。如圖所示：1.1增加（修改）條目：?jiǎn)螕繇?yè)面左上角的“增加”，進(jìn)入錄入頁(yè)面，用戶按照界面設(shè)定的錄入項(xiàng)進(jìn)行登記后，單擊“追加”或“確定”即可。單擊“追加”，系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)入下一條記錄的錄入界面，且會(huì)繼承一些頁(yè)面的設(shè)置；單擊“提交”，系統(tǒng)則返回列表界面，新增條目將排在首位，如新增條目有錯(cuò)誤，在列表界面中點(diǎn)擊此條目的題名，如下圖：點(diǎn)擊此條目的題名進(jìn)入修改頁(yè)面修改完后點(diǎn)擊“確定”按鈕返回列表界面，或點(diǎn)擊“重置”重新進(jìn)行修改。點(diǎn)擊“確定”返回列表界面1.2原文管理：在檔案

36、條目列表界面中點(diǎn)擊相應(yīng)條目前的“”進(jìn)入原文管理界面進(jìn)行原文的新增、修改、刪除和閱讀，具休操作方法請(qǐng)參見第二章的“文件管理”的“發(fā)文”部分。點(diǎn)擊此按鈕進(jìn)入原文管理界面1.3刪除條目：在檔案條目列表界面上選擇要?jiǎng)h除的相應(yīng)文件（在相應(yīng)文件前的方框點(diǎn)擊鼠標(biāo)左件打“”），再點(diǎn)擊頁(yè)面左上角的“刪除”功能按鈕，即可刪除該條目?？蛇M(jìn)行批量刪除。點(diǎn)擊“刪除”按鈕可刪除這四份打“”的文件組卷歸檔模式的二級(jí)類目為案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄。企業(yè)管理檔案按組卷方式分為傳統(tǒng)組卷方式和文件歸檔方式。一、傳統(tǒng)組卷方式傳統(tǒng)組卷方式分為案卷級(jí)檔案和文件級(jí)檔案。傳統(tǒng)組卷方式分為數(shù)據(jù)錄入、組卷、導(dǎo)入案卷、案卷調(diào)整和打印報(bào)表。1、 數(shù)據(jù)

37、錄入首先將文件級(jí)檔案條目信息進(jìn)行錄入，同時(shí)進(jìn)行原文處理，完成文件級(jí)檔案的條目信息錄入后，若用戶采用手工組卷方式，還需進(jìn)行案卷級(jí)檔案條目信息的錄入。2、 組卷組卷指確定文件的案卷號(hào)和卷內(nèi)順序號(hào)的過(guò)程。組卷按組卷方式分為手工組卷、自動(dòng)組卷和輔助組卷。手工組卷是檔案管理人員在錄入數(shù)據(jù)之前已經(jīng)完成了檔案的組卷工作，確定了檔案的案卷號(hào)和頁(yè)號(hào)，只需錄入文件目錄。自動(dòng)組卷是檔案管理人員在錄入數(shù)據(jù)前未完成組卷工作，在錄入文件目錄后，由系統(tǒng)通過(guò)組卷規(guī)則決定檔案的案卷號(hào)和頁(yè)號(hào)。輔助組卷是檔案管理人員在錄入文件目錄后在系統(tǒng)中選擇若干條目，手工確定其案卷號(hào)。3、 導(dǎo)入案卷導(dǎo)入案卷是在文件級(jí)檔案組卷完成后，將相對(duì)應(yīng)的案

38、卷數(shù)據(jù)自動(dòng)生成。4、 打印報(bào)表打印報(bào)表是打印相關(guān)報(bào)表。5、 案卷調(diào)整對(duì)于已組好卷的檔案，若出現(xiàn)下列情況之一時(shí)，需要用到案卷調(diào)整功能：同一案卷內(nèi)文件順序的變化屬于某一案卷的文件要調(diào)到另一份案卷某一案卷的案卷號(hào)需要改變，其對(duì)應(yīng)的所有文件的案卷號(hào)和檔號(hào)需要修改以上情況并不是一定要用到案卷調(diào)整，若涉及到的數(shù)據(jù)量小，也可直接對(duì)每條需要修改的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，但案卷調(diào)整可以提供方便和快速的調(diào)整，特別是針對(duì)大量數(shù)據(jù)需要修改的情況。文件歸檔方式9） 文件歸檔方式的特點(diǎn)如下：10） 取消案卷、實(shí)行文件級(jí)整理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過(guò)程。11） 分類方法固定為年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）三種，并允許各單位視具體情況組

39、合及簡(jiǎn)化分類層次。12） 裝訂以“件”為單位進(jìn)行。13） 排列方法強(qiáng)調(diào)按照事由來(lái)排列，時(shí)間、重要程度等作為參考因素。14） 取消案卷、卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。15） 無(wú)需編頁(yè)號(hào)，目錄改設(shè)“頁(yè)數(shù)”項(xiàng)。16） 歸檔文件直接裝盒保管。17） 無(wú)需擬寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫檔案盒背脊。文件歸檔方式只有文件級(jí)檔案，無(wú)案卷級(jí)檔案。文件歸檔方式分為數(shù)據(jù)錄入、組件、順序調(diào)整和打印報(bào)表。1、 數(shù)據(jù)錄入：首先將檔案條目信息進(jìn)行錄入，同時(shí)進(jìn)行原文處理。2、 組件：組件方式分為手工組件和自動(dòng)組件。3、 打印報(bào)表4、 順序調(diào)整：對(duì)于已組好件的檔案，若檔案的順序號(hào)需要改變，則要進(jìn)行順

40、序調(diào)整。4.2.1 文書檔案對(duì)文件、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)資料等檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。備注：如果企業(yè)已經(jīng)應(yīng)用了金蝶OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，則現(xiàn)行的文書檔案一般會(huì)從OA系統(tǒng)的工作流或知識(shí)中心中，直接進(jìn)行歸檔。4.2.2 會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案只有一層，就是案卷級(jí)檔案。會(huì)計(jì)檔案是由一本本的帳簿，報(bào)表或憑證組成的，因此，例如一本帳簿，對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)檔案中就是一條數(shù)據(jù)，記錄這本帳簿的一些相關(guān)信息，如歸檔年度、起始時(shí)間，起始憑證號(hào)等。會(huì)計(jì)檔案分為數(shù)據(jù)錄入、組卷和打印報(bào)表。會(huì)計(jì)部門進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)錄入工作，需要移交檔案部門時(shí)，只需將會(huì)計(jì)檔案實(shí)體移交，同時(shí)打印移交清冊(cè)，檔案部門按照移交清冊(cè)核實(shí)檔案，編檔案號(hào)、存放位置。會(huì)計(jì)檔案的組卷方式

41、為手工組卷方式。4.2.3 基建檔案基建檔案分為兩層，案卷級(jí)檔案和文件級(jí)檔案。一般一個(gè)項(xiàng)目所產(chǎn)生的檔案歸為一個(gè)案卷?；n案的管理同企業(yè)管理檔案?jìng)鹘y(tǒng)組卷方式。當(dāng)某個(gè)基建工程完成后，承擔(dān)基建工程的部門將相應(yīng)的基建檔案移交檔案室。對(duì)于企業(yè)所屬部門，直接在檔案系統(tǒng)中錄入，移交時(shí)只需要移交目錄，檔案部門不用再對(duì)移交數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入?；n案通過(guò)底圖號(hào)進(jìn)行圖紙的管理，一條文件級(jí)條目信息最多只對(duì)應(yīng)一個(gè)底圖號(hào)。4.2.4 房產(chǎn)檔案房地產(chǎn)權(quán)檔案就是收集、整理、保存有關(guān)房地產(chǎn)權(quán)屬狀況及其占用土地情況的資料檔案。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)的專業(yè)檔案，它不同于一般的檔案。它除了一般檔案的職能外，還是產(chǎn)權(quán)管理的有機(jī)組成部分，可以

42、為產(chǎn)權(quán)管理提供產(chǎn)權(quán)來(lái)源和歷史演變的情況，以及房屋、土地變化情況的依據(jù)。房地產(chǎn)權(quán)檔案是開發(fā)單位在進(jìn)行房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記、產(chǎn)權(quán)調(diào)查、產(chǎn)權(quán)變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄，它包含文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體文件材料。房地產(chǎn)權(quán)檔案管理系統(tǒng)主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的原始文書、地籍圖等，提供各種查詢方式，迅速查找所需要的產(chǎn)權(quán)檔案的復(fù)印件；同時(shí)，對(duì)產(chǎn)權(quán)檔案存放位置進(jìn)行登記管理。4.2.5 科研檔案同基建檔案。4.2.6 設(shè)備檔案設(shè)備檔案管理類似企業(yè)管理檔案?jìng)鹘y(tǒng)組卷方式。在設(shè)備檔案中，設(shè)備號(hào)和歸檔號(hào)統(tǒng)一，每臺(tái)設(shè)備唯一對(duì)應(yīng)一個(gè)設(shè)備號(hào)。一臺(tái)設(shè)備相當(dāng)于一條案卷?xiàng)l目

43、信息，該設(shè)備的所有文檔資料作為條目信息。4.2.7 出版物檔案出版物檔案只有文件級(jí)檔案，同企業(yè)管理檔案文件歸檔方式。4.2.8 合同檔案合同檔案只有文件級(jí)檔案，同企業(yè)管理檔案文件歸檔方式。4.2.9 圖書資料圖書資料只有文件級(jí)檔案，同企業(yè)管理檔案文件歸檔方式。如果企業(yè)已經(jīng)應(yīng)用了辦公自動(dòng)化管理軟件，圖書資料可以在該系統(tǒng)中完成圖書登記、借閱、歸還等功能，不必要在檔案系統(tǒng)中重復(fù)管理。備注：以上列出的檔案分類供參考，用戶可以根據(jù)單位不同情況，靈活定義檔案分類。4.3 檔案查詢檔案檢索是指根據(jù)檢索的要求，將需要檢索的檔案文件從實(shí)體管理體系中查找出來(lái)的過(guò)程。查詢條目：在系統(tǒng)的幾個(gè)功能模塊中都提供了“查詢”

44、的操作，方法相同，且都提供了簡(jiǎn)單查詢和高級(jí)查詢兩種方法。4.3.1 簡(jiǎn)單查詢每個(gè)不同的檔案類別，都可以自定義不同的查詢條件，如：1）文件檔案可以按以下條件進(jìn)行單獨(dú)或組合的查詢：l 按歸檔部門查詢；l 按文件編號(hào)查詢；l 按檔號(hào)查詢；l 按盒號(hào)查詢；l 按保管期限查詢；l 按用戶自定義其它字段查詢。2）產(chǎn)權(quán)檔案可以按以下條件進(jìn)行單獨(dú)或組合的查詢：l 按房屋坐落查詢；l 按登記案號(hào)（字號(hào)）查詢；l 按項(xiàng)目號(hào)（樓盤信息）查詢；l 按權(quán)利人名稱或身份證號(hào)查詢；l 按產(chǎn)權(quán)證號(hào)查詢；l 按宗地號(hào)查詢；單擊“查詢”按鈕進(jìn)入簡(jiǎn)單查詢界面，如下圖：用戶按查詢項(xiàng)輸入要查詢的要素，單擊“確定”即可，如查詢條件不夠，

45、可點(diǎn)擊“設(shè)置查詢項(xiàng)”，增加或重新設(shè)置查詢條件，如圖所示：當(dāng)用戶需要增加某一個(gè)查詢項(xiàng)時(shí)，在可選查詢項(xiàng)列表欄中單擊選擇需要的查詢項(xiàng)，單擊按鈕，可將選中的查詢項(xiàng)移到已選項(xiàng)列表中。刪除某個(gè)查詢項(xiàng)時(shí)，可在已選查詢項(xiàng)列表中單擊選擇需要?jiǎng)h除的查詢項(xiàng)，單擊按鈕，將其撤回到可用查詢項(xiàng)列表中。設(shè)置完成后單擊“確定”保存設(shè)置，回到查詢界面繼續(xù)輸入相關(guān)要素進(jìn)行查詢。4.3.2 高級(jí)查詢高級(jí)查詢是指用戶將不同的查詢條件，進(jìn)行組合式的、公式化的查詢，如某一字段等于或大于什么值，包含、不等于等條件的設(shè)置，可以起到更小范圍、更精確的查詢效果。在查詢界面點(diǎn)擊“高級(jí)查詢”進(jìn)入高級(jí)查詢界面，如圖所示：A、選擇查詢項(xiàng)：從下拉列表中選

46、擇所需要設(shè)置的查詢項(xiàng)，如下圖所示：B、選擇關(guān)系操作：從下拉列表中選擇關(guān)系操作，C、確定查詢值：根據(jù)查詢項(xiàng)的種類，確定查詢值，如圖所示：根據(jù)查詢項(xiàng)類別的不同，有些查詢值可以直接填寫，有些需要從下拉框的列表中進(jìn)行選擇，一旦操作錯(cuò)誤，系統(tǒng)會(huì)有相應(yīng)的提示信息。如下圖所示：如有其他的查詢條件可以單擊“增加”，重復(fù)上述幾個(gè)步驟直至所有查詢條件均已設(shè)置完成為止。D、選擇邏輯操作：邏輯操作是指查詢條件之間的邏輯關(guān)系，用戶可以選擇“結(jié)束”、“并且”、“或者”。如下圖所示：其中“結(jié)束”表示查詢條件到此為止，“并且”表示這一個(gè)查詢條件與下一個(gè)查詢條件必須同時(shí)成立，而“或者”則表示這一個(gè)查詢條件與下一個(gè)查詢條件只要同

47、時(shí)滿足其中一個(gè)即可。F、如果需要?jiǎng)h除某一個(gè)查詢條件的話，可以單擊這條記錄前面的“刪除”按鈕。G、設(shè)置完查詢條件后，單擊“查詢”即可查出符合條件的條目列表。4.4 檔案借閱檔案利用工作，就是檔案工作者將本檔案室所收藏的檔案信息，通過(guò)多種渠道與方式，開發(fā)和傳遞給利用者，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的活化和共享，滿足利用者需要的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。企業(yè)電子檔案的利用主要是對(duì)電子檔案的借閱進(jìn)行申請(qǐng)或授權(quán)的管理，當(dāng)員工沒(méi)有查閱檔案內(nèi)容或原文的權(quán)限時(shí)，可以在系統(tǒng)中提交借閱申請(qǐng)，由檔案管理員授權(quán)后，再進(jìn)行查閱。4.5 鑒定銷毀檔案的鑒定銷毀工作，是檔案館部門對(duì)檔案文件的價(jià)值作出判斷，并對(duì)保管期限已滿、失去保存價(jià)值的檔案予

48、以銷毀。鑒定銷毀包括到期檔案鑒定和銷毀。到期檔案鑒定是指對(duì)保管期限到期的檔案進(jìn)行鑒定以確定該份檔案是銷毀還是繼續(xù)保存。若是銷毀，需要打印銷毀清冊(cè)。4.6 檔案報(bào)表報(bào)表系統(tǒng)提供完整的報(bào)表處理功能：報(bào)表生成、設(shè)計(jì)維護(hù)、報(bào)表打印等，支持兩種報(bào)表格式：目錄報(bào)表與統(tǒng)計(jì)報(bào)表。檔案常見的報(bào)表包括：在輸出報(bào)表時(shí)需要臨時(shí)輸入打印的條件，在正式使用打印時(shí)，一個(gè)實(shí)體可能有多個(gè)報(bào)表，因此在打印時(shí)需要選擇打印那個(gè)報(bào)表，然后填寫打印條件，打印條件也是動(dòng)態(tài)通過(guò)查詢項(xiàng)設(shè)置的，可以調(diào)整打印查詢項(xiàng)。首先從每個(gè)實(shí)體管理列表頁(yè)面，點(diǎn)報(bào)表進(jìn)入報(bào)表頁(yè)面，如下圖：是輸入打印條件處輸入打印條件。最后點(diǎn)“確定”輸出報(bào)表，報(bào)表結(jié)果如下：5 金蝶

49、檔案管理系統(tǒng)主要功能介紹(初始化設(shè)置部分)本部分的功能一般是提供給檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員或檔案管理員，在檔案系統(tǒng)啟用之前，對(duì)用戶權(quán)限、檔案分類、報(bào)表格式設(shè)計(jì)、檔案管理規(guī)則等最基礎(chǔ)化的數(shù)據(jù)及參數(shù)的設(shè)置功能。包括三大部分：基礎(chǔ)設(shè)置、信息門類和權(quán)限管理，即對(duì)檔案門類、輔助字典、檔案錄入界面、歸檔、數(shù)據(jù)權(quán)限等進(jìn)行管理。目錄管理指對(duì)所有報(bào)表的管理，包括報(bào)表的定制，報(bào)表格式的更改等。信息門類管理指對(duì)業(yè)務(wù)表的管理，包括業(yè)務(wù)表結(jié)構(gòu)的修改，增加或刪除業(yè)務(wù)表。輔助字典管理指對(duì)選擇項(xiàng)目的管理，例如密級(jí)有公開、秘密、機(jī)密、絕密四種，若有變動(dòng)，可通過(guò)輔助字典管理進(jìn)行修改。實(shí)體分類管理是對(duì)檔案實(shí)體分類進(jìn)行管理。5.1

50、檔案基礎(chǔ)設(shè)置基礎(chǔ)設(shè)置是針對(duì)系統(tǒng)的一些初始檔案業(yè)務(wù)參數(shù)進(jìn)行設(shè)置，包括全宗設(shè)置、輔助字典、實(shí)體分類。5.1.1 全宗設(shè)置全宗設(shè)置中，可以進(jìn)行全宗的添加、查詢、修改、刪除，全宗下部門的添加、修改、刪除等操作。增加全宗 點(diǎn)擊“增加全宗”按鈕，進(jìn)入增加全宗頁(yè)面面，輸入相對(duì)應(yīng)的全宗號(hào)、全宗名稱、全宗描述，點(diǎn)擊“保存”按鈕，完成添加。查詢?nèi)?點(diǎn)擊“查詢”按鈕，進(jìn)入查詢?nèi)陧?yè)面，輸入查詢條件，全宗名、全宗號(hào)進(jìn)行查詢。修改全宗 點(diǎn)擊你要修改的全宗，修改完相應(yīng)信息后，點(diǎn)擊“更新”按鈕保存修改。刪除全宗 點(diǎn)擊你要?jiǎng)h除的全宗，然后在出現(xiàn)的頁(yè)面上點(diǎn)擊“刪除”按鈕，刪除你所選的全宗。5.1.2 輔助字典管理輔助字典主要

51、設(shè)置系統(tǒng)中常用到的一些選擇列表的選項(xiàng)。分為系統(tǒng)類別和用戶自定義類別，一般系統(tǒng)類別比較常用。增加字典項(xiàng) 點(diǎn)擊“增加字典項(xiàng)”按鈕，進(jìn)入增加頁(yè)面，填入相應(yīng)的編碼、中文名稱和順序，點(diǎn)擊保存，完成字典項(xiàng)的增加，其中字典項(xiàng)編碼必須以DIC_開頭。修改字典項(xiàng) 點(diǎn)擊你要修改的字典項(xiàng)，在出現(xiàn)的頁(yè)面里對(duì)相應(yīng)的信息進(jìn)行修改，然后點(diǎn)擊“更新”按鈕，保存修改結(jié)果。刪除字典項(xiàng) 點(diǎn)擊你要?jiǎng)h除的字典項(xiàng)，在出現(xiàn)的頁(yè)面里點(diǎn)擊“刪除”按鈕，完成字典項(xiàng)的刪除。增加字典值 在對(duì)應(yīng)的 字典項(xiàng)維護(hù)界面里，點(diǎn)擊“增加字典值”按鈕，進(jìn)入增加字典值界面，在該界面里，輸入相應(yīng)的編碼、中文名稱、順序，點(diǎn)擊“保存”按鈕，完成字典值的增加。修改字典值

52、點(diǎn)擊你要修改的字典值，在出現(xiàn)的頁(yè)面里，修改相應(yīng)的信息，點(diǎn)擊“更新”按鈕完成字典值的的修改。刪除字典值 點(diǎn)擊你要?jiǎng)h除的字典值，在出現(xiàn)的頁(yè)面里，點(diǎn)擊“刪除”按鈕，完成字典值的刪除。通過(guò)以上的操作，可以對(duì)輔助字典進(jìn)行更新和維護(hù)。5.1.3 實(shí)體分類管理實(shí)體分類主要是檔案的實(shí)體分類進(jìn)行維護(hù)，一個(gè)全宗就有相對(duì)應(yīng)的一套實(shí)體分類。在全宗選擇中，選擇相應(yīng)的全宗，在實(shí)體分類選擇中會(huì)列出相對(duì)應(yīng)的實(shí)體分類。實(shí)體分類維護(hù)，主要就是對(duì)該全宗下的實(shí)體分類進(jìn)行維護(hù)，包括增加、修改、刪除分類等操作。增加分類 在實(shí)體分類維護(hù)中，點(diǎn)擊“增加分類”按鈕，在出現(xiàn)的界面里，輸入實(shí)體編碼、中文名稱、范圍等信息，點(diǎn)擊“保存”按鈕完成實(shí)體分

53、類的增加。修改分類 點(diǎn)擊需要進(jìn)行修改的實(shí)體分類，在出現(xiàn)的界面中修改信息，然后點(diǎn)擊“更新”保存修改結(jié)果。刪除分類 點(diǎn)擊需要?jiǎng)h除的實(shí)體分類，在出現(xiàn)的界面中點(diǎn)擊“刪除”完成實(shí)體分類的刪除。通過(guò)以上操作，可以對(duì)實(shí)體分類進(jìn)行更新和維護(hù)。5.2 檔案門類管理信息門類主要對(duì)系統(tǒng)的文件、檔案、資料等門類進(jìn)行維護(hù)，可以動(dòng)態(tài)增加檔案類別，并且對(duì)這些類別進(jìn)行自定義錄入項(xiàng)，以及對(duì)錄入項(xiàng)的默認(rèn)值進(jìn)行設(shè)置，還可以對(duì)錄入界面進(jìn)行自定義，以及檔案記錄的列表顯示進(jìn)行設(shè)置，對(duì)檔案報(bào)表進(jìn)行設(shè)置和維護(hù)，對(duì)檔號(hào)格式進(jìn)行設(shè)置和維護(hù)，對(duì)由文件歸為檔案的參數(shù)進(jìn)行設(shè)置和維護(hù)。信息門類主要包括門類設(shè)置、門類模板、列表設(shè)置、目錄報(bào)表、檔號(hào)格式，歸

54、檔設(shè)置六個(gè)功能模塊。下面依次介紹其功能。5.2.1 門類設(shè)置在門類設(shè)置中，可以動(dòng)態(tài)建立業(yè)務(wù)表，并最這些業(yè)務(wù)表進(jìn)行自定義字段，類型，以及一些默認(rèn)值設(shè)置等等。點(diǎn)擊門類設(shè)置進(jìn)入界面。默認(rèn)情況下，有三種門類，文件管理、檔案管理和資料管理。增加門類 點(diǎn)擊任一類型門類，在右邊選擇“增加中間門類”或者“增加底層門類”。中間門類是一個(gè)中間層，主要用來(lái)進(jìn)行分類，底層門類直接對(duì)應(yīng)實(shí)體表，建立一個(gè)底層門類，系統(tǒng)后臺(tái)對(duì)應(yīng)的建立了實(shí)體表。選擇了“增加底層門類后”，在出現(xiàn)的界面中輸入“門類名稱”，“門類順序”和對(duì)應(yīng)的模板。點(diǎn)擊保存，系統(tǒng)自動(dòng)建立了檔案類別了。如果選擇了“增加中間門類”，在出現(xiàn)的界面中輸入相應(yīng)的名稱和順序，點(diǎn)擊保存，系統(tǒng)將增加中間門類，然后在所增加的中間門類下再增加底層門類，這樣就可以建立符合用戶要求的層次關(guān)系的檔案分類了。修改門類 修改門類主要是修改門類的一些屬性、對(duì)改門類對(duì)應(yīng)的實(shí)體表進(jìn)行自定義字段，類別，設(shè)置默認(rèn)值等操作 如上圖，可以修改對(duì)應(yīng)的門類和對(duì)應(yīng)的實(shí)體表的屬性。點(diǎn)擊“更新門類”或者“更新屬性”，對(duì)修改進(jìn)行保存。點(diǎn)擊“實(shí)體結(jié)構(gòu)”可對(duì)實(shí)體表進(jìn)行自