日化行業(yè)行政文秘時(shí)間管理講義

1、課程程序 1分析時(shí)間3立即改變4. 跨越時(shí)間管理陷阱一. 分析時(shí)間每天留出時(shí)間進(jìn)行回憶，調(diào)整優(yōu)先次序，舍棄無(wú)效的工作分解困難的任務(wù)，逐個(gè)擊破在上班的路上大致方案一下當(dāng)天的工作將工作日以30分鐘進(jìn)行分割及時(shí)更新工作日志記憶往往是不可靠的。診斷工作環(huán)境，提高工作效率辦公室里彌漫的4大效率毒素：聲音干擾職能干擾空間干擾設(shè)備干擾討論：如何排除辦公室4大效率毒素？辦公室“排毒4味丸第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦 公桌第二味：保障公共空間和私人空間的獨(dú)立第三味：有效利用辦公設(shè)備第四味：利用設(shè)備和訓(xùn)練減少聲音的干擾小辦公室排毒案例辦公室面積：14平方米辦公室人員：主管1人秘書1人下屬3人辦公設(shè)備：文件

2、柜、公用電腦、5張辦公桌等小辦公室排毒案例續(xù)個(gè)人辦公需求：主管：多項(xiàng)個(gè)人任務(wù)、給秘書安排任務(wù)、接待訪客秘書：兩項(xiàng)個(gè)人任務(wù)、接受主管安排的下屬：?jiǎn)雾?xiàng)個(gè)人任務(wù)小辦公室排毒案例續(xù)主管：辦公桌應(yīng)和秘書最近，并擁有獨(dú)立的接待空間，以保證不會(huì)給下屬造成干擾秘書：和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通不會(huì)影響其他同事下屬：不受干擾的個(gè)人辦公空間 效率專家挑錯(cuò)辦公室圖180分錯(cuò)誤1：辦公室沒(méi)有隔斷就會(huì)有很大的聲音干擾。如果使用隔板，情況將大大緩解。為了保證照明 ，最好給每人配備照明用臺(tái)燈。錯(cuò)誤2：公共通道有些狹窄，但好在不會(huì)影響他人效率專家挑錯(cuò)辦公室圖260分錯(cuò)誤1 公共通道和私人空間交叉錯(cuò)誤2 接待空間在辦公室盡

3、頭錯(cuò)誤3 秘書與主管座位離開(kāi)太遠(yuǎn)錯(cuò)誤4 電腦顯示器朝向不對(duì)，造成反光錯(cuò)誤5 辦公室沒(méi)有隔板，聲音干擾嚴(yán)重錯(cuò)誤6 適合安放辦公桌的窗口位置被文件柜占據(jù)效率專家挑錯(cuò)辦公室圖370分 錯(cuò)誤1 公共通道過(guò)長(zhǎng)錯(cuò)誤2 主管個(gè)人空間失去接待功能效率專家挑錯(cuò)辦公室圖4總分值優(yōu)點(diǎn)1 充分利用有陽(yáng)光的窗口位置優(yōu)點(diǎn)2 私人空間和公共空間交叉減少優(yōu)點(diǎn)3 利用隔板阻斷過(guò)多噪音優(yōu)點(diǎn)4 主管與秘書溝通方便 優(yōu)點(diǎn)5 減少訪客對(duì)其他人的干擾辦公室排毒DIY自我檢測(cè)問(wèn)題：我的辦公桌為什么要放在這個(gè)位置？我的工作空間和公共通道是否過(guò)近？我每天來(lái)往于辦公桌與文件柜的頻率有多高？我遭受的最主要的辦公干擾來(lái)自哪里？提出辦公室改善建議。二

4、. 時(shí)間管理的陷阱 豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里不好意思拒絕別人 “反正時(shí)間還早拖延 文件滿桌病喋喋不休的“ 粥源源不斷的信息1.豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 沒(méi)時(shí)間做方案工作是程序化，規(guī)律化，根本沒(méi)必要做方案方案常常被打斷 不喜歡被方案束縛“船到橋頭自然直 2. 不好意思拒絕別人 接受請(qǐng)托比拒絕更容易拒絕請(qǐng)托會(huì)觸怒請(qǐng)托者從而 導(dǎo)致請(qǐng)托者報(bào)復(fù)我想做一個(gè)廣受愛(ài)戴的人我不懂得如何拒絕 3“反正時(shí)間還早拖延 帕金森定律 工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿所有可用的時(shí)間。時(shí)間管理陷阱隱含著你可以為一項(xiàng)工作安排過(guò)多的時(shí)間，如果你給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間。 4文件滿桌病

5、 平安感猶豫的個(gè)性半途而廢的工作習(xí)慣個(gè)人的喜好 5喋喋不休的“ 粥不分優(yōu)先順序打 沒(méi)有充分準(zhǔn)備就打重要 的談話離題與喜歡的人打 ，容易失去對(duì)時(shí)間的控制6源源不斷的信息 紙張的形式：郵件、 、備忘錄、報(bào)紙、雜志、期刊、報(bào)告電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)聲音的形式：面談、電視、播送、 三. 如何跨越時(shí)間陷阱 要事第一 以最終的結(jié)果來(lái)開(kāi)始行動(dòng)以終為始 學(xué)會(huì)說(shuō)“NO！ 辦公桌上的“5 S運(yùn)動(dòng) 恰當(dāng)、有效地使用 篩選信息1. 要事第一“大石頭理論與“二八定律 ABC法那么 辦事的優(yōu)先次序 并行工作法 2. 以終為始 是必須要做的嗎？不完成會(huì)怎樣？是自己想要的嗎？和目標(biāo)直接相關(guān)嗎？回報(bào)及收益高嗎？ 3. 學(xué)

6、會(huì)說(shuō)“NO！1.耐心傾聽(tīng)2.如無(wú)法當(dāng)場(chǎng)決定那么要告訴他你還要考慮長(zhǎng)點(diǎn)時(shí)間3.顯示慎重4.表情應(yīng)和顏悅色5.態(tài)度堅(jiān)決3. 學(xué)會(huì)說(shuō)“NO！6.指出拒絕的理由7.拒絕的是請(qǐng)托而不是他8.如有可能為他提供其他可行途徑9.切忌透過(guò)第三者來(lái)拒絕4辦公桌上的“5 S運(yùn)動(dòng) 整理 整頓 清掃 清潔 修養(yǎng) 整理廢紙簍的作用文件存檔系統(tǒng)“各就各位的擺置集中精力做一件事不要總是重復(fù)處理同一文件不要為了外表的整潔而塞入一處下班前的清理5有效、恰當(dāng)?shù)乩?選擇打 的時(shí)間按照優(yōu)先順序打 清楚每個(gè) 要討論的要點(diǎn)對(duì)于自己花在每個(gè) 的時(shí)間，做到心中有數(shù)6 篩選信息迅速處理妥善存放沒(méi)有保存價(jià)值的資料就銷毀運(yùn)籌他人的時(shí)間時(shí)間管理矩陣圖 危機(jī)緊急的問(wèn)題有限期的任務(wù)、會(huì)議準(zhǔn)備事項(xiàng) 準(zhǔn)備事項(xiàng)預(yù)防工作價(jià)值觀的澄清計(jì)劃關(guān)系的建立真正的休閑充電授能自主管理 干擾，一些電話一些信件、報(bào)告許多緊急事件許多湊熱鬧的活動(dòng) 細(xì)瑣、忙碌的工作一些電話浪費(fèi)時(shí)間的事“逃避性”活動(dòng)無(wú)關(guān)緊要的信件看太多的電視 緊急不緊急重要不重要五、時(shí)間管理