新形勢(shì)下高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新

1、新形勢(shì)下高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新新形勢(shì)下高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新教學(xué)檔案是指高校在教學(xué)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字圖表聲像等不同載體的文件、資料，是記述和反映學(xué)校教學(xué)工作的具有保存價(jià)值的材料，是衡量學(xué)校教學(xué)管理程度和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，也是高校檔案工作的重要組成部分。根據(jù)?國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和開(kāi)展規(guī)劃綱要?的要求，新時(shí)期我國(guó)的高等教育要勇于創(chuàng)始新場(chǎng)面，創(chuàng)造新輝煌，促進(jìn)質(zhì)量提升，強(qiáng)調(diào)要把改革創(chuàng)新作為開(kāi)展動(dòng)力，對(duì)高校的教學(xué)管理工作提出了新的更高要求。高校教學(xué)管理領(lǐng)域只有不斷創(chuàng)新，才能跟上時(shí)代的步伐。教學(xué)檔案管理是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理程度的重要標(biāo)準(zhǔn)，它是教學(xué)管理工作的重要組成部分。如何在

2、原有的根底上做好教學(xué)檔案管理創(chuàng)新，是新形勢(shì)下高校教學(xué)檔案開(kāi)展的必然趨勢(shì)，也是教學(xué)管理工作者需要不斷考慮的問(wèn)題。一、新形勢(shì)下高校教學(xué)檔案管理呈現(xiàn)的新特點(diǎn)隨著高等教育體制改革的迅速開(kāi)展與辦學(xué)規(guī)模的逐步擴(kuò)大，高校管理機(jī)制和范圍都發(fā)生了根本性的變化，文件資料的產(chǎn)生與日俱增，高校教學(xué)檔案管理面臨著新形勢(shì)，產(chǎn)生了一些新特點(diǎn)。1.教學(xué)檔案管理的開(kāi)放性更強(qiáng)隨著信息技術(shù)的飛速開(kāi)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)越來(lái)越成熟，國(guó)家之間、組織之間、個(gè)人之間的交流將更加方便，非涉密檔案的封閉性被打破，最終成為公眾資源。2.教學(xué)檔案管理趨向虛擬化信息化條件下，高校教學(xué)管理的虛擬化主要表現(xiàn)為教學(xué)管理主體和管理客體的虛擬化、教學(xué)管理環(huán)境的虛擬化

3、和教學(xué)資源的虛擬化。3.教學(xué)檔案管理的交互性更強(qiáng)信息化條件下校園網(wǎng)的管理平臺(tái)的交互性更強(qiáng)，從而使高校教學(xué)檔案管理主客體之間的交互性更強(qiáng)，交互方式更多，本文由論文聯(lián)盟搜集整理且主要以非同步交互為主。4.教學(xué)檔案管理矛盾突出高校教學(xué)檔案管理軟硬件程度與新形勢(shì)下教學(xué)管理要求間存在的矛盾日益突出。二、高校教學(xué)檔案管理開(kāi)展的障礙性分析教學(xué)檔案是在高校的教學(xué)活動(dòng)中形成的，它反映了教學(xué)研究、教學(xué)理論、教學(xué)管理的全過(guò)程，是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分。收好、管好、用好教學(xué)檔案，無(wú)疑是高校檔案工作的重要內(nèi)容之一。不可否認(rèn)，目前不少高等院校在教學(xué)檔案管理方面有了進(jìn)步，但多數(shù)高校的教學(xué)檔案管理仍存在許多缺乏之處，

4、如有些文件材料搜集不全面、內(nèi)容填寫(xiě)有遺漏、書(shū)寫(xiě)不符合要求，等等。同時(shí)，高校的教學(xué)檔案管理面臨新的形勢(shì)，出現(xiàn)新的特點(diǎn)，有些新出現(xiàn)的問(wèn)題可稱(chēng)為雪上加霜，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案管理的質(zhì)量，主要受以下主客觀因素的制約。1.主觀制約因素1檔案意識(shí)薄弱。一是學(xué)生不重視自己的個(gè)人檔案，不理解學(xué)籍表與自身的關(guān)系，不愿意認(rèn)真填寫(xiě)自己的個(gè)人信息，使得學(xué)籍表不能表達(dá)學(xué)生的真實(shí)情況，影響檔案的真實(shí)性，也降低了保存價(jià)值；二是學(xué)校指導(dǎo)缺乏檔案意識(shí)，對(duì)檔案管理工作不夠重視，沒(méi)有在政策上、經(jīng)費(fèi)上給予保證，也沒(méi)有把教學(xué)檔案管理工作作為重點(diǎn)工程來(lái)對(duì)待，只是疲于應(yīng)付檢查；三是各部門(mén)詳細(xì)負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員對(duì)工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案

5、不夠重視。2高校教學(xué)檔案管理人員存在不穩(wěn)定性，沒(méi)有足夠的專(zhuān)業(yè)知識(shí)?？紤]到各方面原因，很多高校的教學(xué)檔案管理人員并非經(jīng)過(guò)嚴(yán)格招聘而來(lái)，大多數(shù)都沒(méi)能承受檔案管理的正規(guī)教育，不具備相應(yīng)的檔案管理理論與實(shí)際操作技能。部分高校的二級(jí)學(xué)院也沒(méi)能裝備具有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的教學(xué)檔案管理人員，根本上都是由教務(wù)教學(xué)管理人員兼任教學(xué)檔案管理一職，且變動(dòng)非常頻繁，正是因?yàn)樯砑鏀?shù)職，才給教學(xué)檔案管理帶來(lái)了更多不利場(chǎng)面。3現(xiàn)代化管理手段落后，不能與時(shí)俱進(jìn)地表達(dá)教學(xué)檔案的系統(tǒng)性、完好性和科學(xué)性。當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化管理的時(shí)代，教學(xué)檔案的管理也必將隨著這一劃時(shí)代的歷史進(jìn)程而發(fā)生宏大的變化，走出傳統(tǒng)的思維和工作形式。但大多數(shù)高等的檔

6、案信息管理和開(kāi)發(fā)還處于相對(duì)滯后的狀態(tài)，尤其是教學(xué)檔案的管理，不管是管理手段，還是效勞方式，都非常陳舊老套，不能與時(shí)俱進(jìn)。4規(guī)章制度難以落到實(shí)處。目前，高校制定的某些規(guī)章制度和工作職責(zé)看似很周詳，條條框框很多，但不夠務(wù)實(shí)。在實(shí)際操作過(guò)程中，往往會(huì)出現(xiàn)職責(zé)不清、分工不明的現(xiàn)象，很多工作執(zhí)行起來(lái)很困難，往往難以落到實(shí)處。教學(xué)檔案管理工作方面也存在同樣的問(wèn)題，如主管部門(mén)對(duì)檔案管理工作缺乏常規(guī)性的檢查和監(jiān)視，也沒(méi)有相關(guān)部門(mén)給予經(jīng)常性、專(zhuān)業(yè)性的指導(dǎo)，使得檔案管理工作程度難以得到持久、有效的進(jìn)步。2.客觀制約因素1經(jīng)費(fèi)投入缺乏，軟硬件設(shè)施落后。由于長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)教學(xué)檔案管理工作的無(wú)視，缺少對(duì)該項(xiàng)工作的經(jīng)費(fèi)投入，

7、由此造成檔案管理軟硬件設(shè)施很落后。沒(méi)有獨(dú)立的辦公場(chǎng)所、良好的辦公環(huán)境和現(xiàn)代化的信息檢測(cè)系統(tǒng)，檢索手段非常原始。器重，一部分完全靠大腦的記憶，一旦忘記，檢索起來(lái)很困難；另一部分，那么是靠手工制定一個(gè)簡(jiǎn)單的只有自己知道的檢索目錄來(lái)檢索。這些，都使得教學(xué)檔案的信息資源優(yōu)勢(shì)得不到充分發(fā)揮。2搜集的教學(xué)檔案系統(tǒng)性不強(qiáng)，材料不標(biāo)準(zhǔn)。高校教學(xué)檔案的內(nèi)部是一個(gè)非常復(fù)雜的構(gòu)造。教學(xué)管理過(guò)程中，由于沒(méi)有形成一定的管理標(biāo)準(zhǔn)，缺少制度保障，這一過(guò)程中形成的原始材料不齊全，不完好；并且，教學(xué)安排統(tǒng)計(jì)表格格式混亂，與檔案內(nèi)容無(wú)法對(duì)應(yīng)。三、加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理創(chuàng)新的對(duì)策1.創(chuàng)新管理觀念，強(qiáng)化管理意識(shí)，建立教學(xué)檔案創(chuàng)新管理觀

8、念，就是要求檔案人員轉(zhuǎn)變固有的管理思想觀念，通過(guò)各種宣傳手段，加強(qiáng)相關(guān)文件和規(guī)定的學(xué)習(xí)，使全體師生員工充分理解教學(xué)檔案的內(nèi)涵，認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的重要性和必要性，認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理工作中的一項(xiàng)必不可少的根底性管理工作；強(qiáng)化管理意識(shí)，特別是指導(dǎo)要強(qiáng)化檔案管理指導(dǎo)意識(shí)，從學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)開(kāi)展和人才培養(yǎng)的高度，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案工作的指導(dǎo)，把教學(xué)檔案管理工作列入重要工作議事日程，在人財(cái)物方面予以支持，并積極引導(dǎo)廣闊師生重視教學(xué)檔案，用好教學(xué)檔案，把檔案的保管與收藏轉(zhuǎn)變成檔案的開(kāi)發(fā)和利用。另外，改革舊的管理形式，加強(qiáng)檔案信息的雙向溝通與交流，實(shí)行開(kāi)放型的科學(xué)管理，也可以以此強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)

9、，確保建立高質(zhì)量的教學(xué)檔案。2.創(chuàng)新管理制度，健全管理體制，完善管理體系創(chuàng)新、健全和完善有效的管理制度是做好檔案管理工作的根底，是搞好教學(xué)檔案管理工作的保證。一方面，學(xué)校教學(xué)檔案管理需要校指導(dǎo)層繼續(xù)制定具有前瞻性的管理制度進(jìn)展標(biāo)準(zhǔn)管理；另一方面，學(xué)校教學(xué)檔案管理更需要建立健全符合自身特色的制度作保證，主要是在人、財(cái)、物的保障上，以及檢查與獎(jiǎng)懲制度上，建立行之有效的管理制度。在此根底上，建立起由分管指導(dǎo)、教學(xué)部門(mén)負(fù)責(zé)人、教學(xué)部門(mén)專(zhuān)職教學(xué)秘書(shū)等組成的教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確崗位責(zé)任制，實(shí)行定期檢查制度，成立校綜合檔案室，負(fù)責(zé)全校檔案的綜合管理。各院、處室應(yīng)明確一名兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的搜集整理和

10、移交工作，形成一個(gè)以檔案室為中心的強(qiáng)有力的管理網(wǎng)絡(luò)體系。3.創(chuàng)新人才培養(yǎng)，充實(shí)管理人員，加強(qiáng)隊(duì)伍建立檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和技能程度是教學(xué)檔案現(xiàn)代化建立的最重要的主觀條件，引進(jìn)管理人才與加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，理應(yīng)成為當(dāng)前檔案管理的重中之重。首先，高校要引進(jìn)專(zhuān)業(yè)管理人才，爭(zhēng)取安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理工作，不能安排專(zhuān)人的那么要保持兼職管理人員的相對(duì)穩(wěn)定，注重充實(shí)管理人員；其次，學(xué)校檔案管理工作指導(dǎo)小組應(yīng)該有方案、有步驟、有針對(duì)性地組織檔案專(zhuān)業(yè)性工作人員進(jìn)展多種形式的教育培訓(xùn)，促使他們系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握檔案業(yè)務(wù)的知識(shí)規(guī)律和方法，加強(qiáng)人才的培養(yǎng)。同時(shí)，要通過(guò)建立和完善有效的培訓(xùn)機(jī)制和考核機(jī)制，為檔案

11、管理程度的不斷進(jìn)步提供人力資源上的有力保證，以保證各級(jí)檔案的整體性及系統(tǒng)性；最后，要不斷進(jìn)步專(zhuān)兼職檔案管理人員的職稱(chēng)和待遇，努力改善其辦公條件和環(huán)境。只有管理人員心安了，業(yè)務(wù)素質(zhì)進(jìn)步了，管理隊(duì)伍壯大了，教學(xué)檔案管理才能持續(xù)安康開(kāi)展。4.創(chuàng)新管理設(shè)備，改善管理?xiàng)l件，進(jìn)步管理程度目前，高校中或因不夠重視，或因經(jīng)費(fèi)缺乏，或因用房緊張，往往未能按照檔案管理要求設(shè)立專(zhuān)用教學(xué)檔案管理庫(kù)房，這對(duì)教學(xué)檔案的管理是極為不利的。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，需要學(xué)校投入經(jīng)費(fèi)，為各個(gè)學(xué)院建立檔案分室，標(biāo)準(zhǔn)檔案管理。但就學(xué)校財(cái)力和各學(xué)院實(shí)際情況而言，可能還無(wú)暇顧及因此，權(quán)宜之計(jì)是學(xué)院為兼管教學(xué)檔案的教學(xué)秘書(shū)安排專(zhuān)門(mén)辦公室，對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)展集中管理，既方便利用，又可減少因進(jìn)出辦公室人員雜亂帶來(lái)的干擾。與此同時(shí)，學(xué)院要逐年投入經(jīng)費(fèi)，購(gòu)置存放教學(xué)檔案的檔案柜、檔案盒，裝備管理檔案的專(zhuān)用計(jì)算機(jī)和挪動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，等等，更新管理設(shè)備，努力改善檔案管理?xiàng)l件，進(jìn)步管理程度。5.創(chuàng)新管理手段，豐富管理方式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理現(xiàn)代化管理手段可以進(jìn)步檔案搜集、整理、保管及利用的工作質(zhì)量和效率，這就要請(qǐng)教學(xué)檔案管理人員在采用傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)管理手段的根底上，依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用學(xué)校已有的檔案管理軟件，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理，創(chuàng)始紙質(zhì)檔案與電子檔