物業(yè)入住及裝修管理

1、. 物業(yè)入住與裝修管理入住管理一、入住的概念1、概念：業(yè)主入住是指業(yè)主或使用人收到書(shū)面入住通知書(shū)并辦理接房手續(xù)的過(guò)程，即業(yè)主領(lǐng)取鑰匙，接房入住。2、概念分析：從權(quán)屬關(guān)系看，入住是開(kāi)發(fā)商將已建好的物業(yè)及物業(yè)產(chǎn)權(quán)按照法律程序交付給業(yè)主的過(guò)程，是開(kāi)發(fā)商和業(yè)主的之間物業(yè)及物業(yè)產(chǎn)權(quán)的交接。但物業(yè)管理企業(yè)作為物業(yè)的管理者，有義務(wù)協(xié)助開(kāi)發(fā)商和業(yè)主做好驗(yàn)房、付款、簽約、裝修和搬遷等入住相關(guān)事宜。按規(guī)定，當(dāng)新建的房屋符合交付使用的條件，開(kāi)發(fā)商或物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)適時(shí)向業(yè)主或使用人發(fā)出入住通知書(shū)，約定時(shí)間辦理接房手續(xù)。通常業(yè)主或使用人應(yīng)當(dāng)在約定的時(shí)間期限辦妥房屋驗(yàn)收手續(xù)，如因特殊原因無(wú)法及時(shí)接房，必須征得開(kāi)發(fā)商或物業(yè)

2、管理企業(yè)同意。業(yè)主或使用人辦理完入住手續(xù)，完成對(duì)房屋的驗(yàn)收后，戶的所有管理責(zé)任將轉(zhuǎn)移至業(yè)主或使用人身上，物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主或使用人共同管理和相互監(jiān)視的關(guān)系已然形成。因此，移交時(shí)雙方須完成一定的手續(xù)，以維護(hù)業(yè)主或使用人與物業(yè)管理企業(yè)之間的權(quán)利、義務(wù)。二、業(yè)主入住前的準(zhǔn)備工作1健全管理處竣工驗(yàn)收前三個(gè)月，任命管理處主任，房管員2人收款1人到位，組成管理處籌建班子；其他人員根據(jù)工作進(jìn)展需要，采取分步到位的方法，業(yè)主使用人入住時(shí)，管理處各類人員必須全部到位。管理處各類人員可按以下程序和時(shí)間到位，但應(yīng)根據(jù)小區(qū)條件和實(shí)際情況進(jìn)展調(diào)整以下人員名額按建筑面積5萬(wàn)平方米的住宅小區(qū)擬定：1竣工驗(yàn)收前二個(gè)月，大廈消

3、防中心值班人員3人機(jī)電1人，給排水1人，電梯1人進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)，與機(jī)電安裝維修工程部人員一起，參與機(jī)電設(shè)備安裝調(diào)試的監(jiān)理工作，掌握大廈設(shè)備設(shè)施的根本情況和操作規(guī)程。2竣工驗(yàn)收前半個(gè)月，電工2人，給排水1人，進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)，熟悉樓宇構(gòu)造、公共配套設(shè)施和設(shè)備等，參加竣工驗(yàn)收，配合房管員監(jiān)視樓宇工程遺留問(wèn)題的整改工作。3竣工驗(yàn)收前半個(gè)月，局部保安人員到位，負(fù)責(zé)所承受物業(yè)的守衛(wèi)工作。4入住前一個(gè)月，管理處管理層人員到位，管理處掛牌辦公。5入住前一個(gè)月，炊事員到位，食堂開(kāi)餐。6入住前半個(gè)月，衛(wèi)生人員到位，開(kāi)場(chǎng)對(duì)區(qū)環(huán)境和已接收的房間進(jìn)展清潔。7入住前半個(gè)月，全部保安人員配齊上崗。8入住前半個(gè)月，維修班組成立，人員配齊

4、到位。2入住工作方案管理處成立后，管理處主任在入住前一個(gè)月負(fù)責(zé)根據(jù)物業(yè)管理部編寫(xiě)的物業(yè)管理方案，編制管理處入住工作方案，方案容包括：1核實(shí)物業(yè)管理方案中擬定的管理處人員配備情況。2根據(jù)接收工程的實(shí)際情況和物業(yè)管理方案中的管理要求以及要到達(dá)的標(biāo)準(zhǔn)擬定人住后在加強(qiáng)治安、車輛管理、垃圾清運(yùn)等方面的配套改良意見(jiàn)或整改措施。3擬定管理處辦公用房和員工宿舍的裝修方案。4根據(jù)物業(yè)管理方案的開(kāi)辦采購(gòu)方案，擬定分步購(gòu)置方案。5制定入住工作方案，在方案中應(yīng)明確入住時(shí)間、負(fù)責(zé)入住工作的人員及其職責(zé)、入住手續(xù)、入住過(guò)程中使用的文件和表格。6制定入住流程。7根據(jù)入住工作方案應(yīng)提前發(fā)出入住通知書(shū)，詳細(xì)說(shuō)明需業(yè)主準(zhǔn)備的證明

5、材料、需業(yè)主填寫(xiě)的表格、辦理入住手續(xù)的程序、辦理入住手續(xù)的工作現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)貼入住公告和明確的指示標(biāo)識(shí)。3準(zhǔn)備入住資料1根據(jù)企業(yè)原有的格式和接收工程的實(shí)際情況編寫(xiě)和印制住戶手冊(cè)、業(yè)主公約、房屋使用說(shuō)明書(shū)、防火公約等。其中業(yè)主公約應(yīng)在入住率達(dá)60時(shí)，由業(yè)主委員會(huì)討論制定，企業(yè)為了加強(qiáng)管理，與住戶相互制約，制定臨時(shí)規(guī)定，當(dāng)入住到達(dá)60時(shí)，再按業(yè)主委員會(huì)制定的業(yè)主公約執(zhí)行。2根據(jù)國(guó)家建立部公布的建筑裝飾裝修管理規(guī)定，并結(jié)合實(shí)際情況編寫(xiě)和印制住戶裝修管理規(guī)定、臨時(shí)用電管理規(guī)定等。3印制入住通知書(shū)、收樓須知、入住手續(xù)書(shū)、繳款通知書(shū)及入住所需各類表格，如用戶登記表、住戶家庭成員登記表、業(yè)主租戶收樓登記表、業(yè)主租

6、戶入住驗(yàn)房表、鑰匙發(fā)放登記表、房屋保修登記表、商務(wù)公寓物品交接記錄表、鎖匙借還/看房登記表等。4印制安裝空調(diào)管理規(guī)定附空調(diào)安裝平面示意圖和空調(diào)架的式樣圖。5印制其他規(guī)定：如防盜網(wǎng)和防盜窗管理規(guī)定附式樣平面示意圖。6各類資料的分類裝袋及各類鑰匙交接。為了在辦理入伙時(shí)及時(shí)向業(yè)主提供便捷效勞，由專員將印刷資料、文件成品進(jìn)展分類裝袋，并安排工程技術(shù)人員對(duì)施工單位移交的各類鑰匙進(jìn)展校對(duì)，出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)向開(kāi)展商或施工單位反應(yīng)，并催促整改、更換。4協(xié)調(diào)工作1聯(lián)系開(kāi)發(fā)商，統(tǒng)一辦理地點(diǎn)，集中效勞，形成一條龍效勞程序。2聯(lián)系供電局、自來(lái)水公司、煤氣公司和郵局等單位，保證入住后水、電、氣等的供給。3聯(lián)系公司安裝事

7、宜，爭(zhēng)取現(xiàn)場(chǎng)放號(hào)，方便業(yè)主。4聯(lián)系學(xué)校、派出所和社區(qū)委員會(huì)，了解小孩轉(zhuǎn)學(xué)和遷移戶口的手續(xù)辦理細(xì)節(jié)，以及有關(guān)聯(lián)系，入住時(shí)公告。5通知入住通過(guò)登報(bào)或寄發(fā)通知書(shū)的形式。提前一個(gè)月向業(yè)主發(fā)出入住通知。寄發(fā)通知應(yīng)包括入住通知書(shū)、收樓須知、入住手續(xù)書(shū)、繳款通知書(shū)。6入住時(shí)的環(huán)境布置1區(qū)環(huán)境。入口處掛橫幅、插彩旗等，營(yíng)造熱烈氣氛；設(shè)置由入口處到管理處的指路牌；入口處標(biāo)明管理處辦公地址和辦公時(shí)間。2管理處辦公環(huán)境。擺放花籃、盆景等，營(yíng)造喜慶氣氛；貼醒目的辦理入住手續(xù)流程圖，辦理手續(xù)窗口設(shè)置要求做到一條龍效勞程序，各窗口標(biāo)識(shí)清楚，一目了然。；管理人員著裝整潔，精神飽滿；辦公室資料擺放整齊有序。三、如何編制入住方

8、案如何才能做好物業(yè)入住效勞方案呢？入住效勞方案的容是什么？辦理入住時(shí)各部門的工作要點(diǎn)和考前須知是什么？一、物業(yè)入住效勞方案的容 1、時(shí)間安排一般情況下，入住時(shí)需要辦理入住手續(xù)的業(yè)主多達(dá)幾百家或幾千家，物業(yè)效勞企業(yè)不可能全部集中在同一時(shí)間辦理，因此在時(shí)間安排籌劃時(shí)，應(yīng)實(shí)現(xiàn)業(yè)主分期分批的辦理入住，同時(shí)對(duì)于業(yè)主因故不能按期辦理，可留有機(jī)動(dòng)時(shí)間予以補(bǔ)辦。2、人員配備業(yè)主入住是物業(yè)效勞企業(yè)和業(yè)主的第一次親密接觸，也是物業(yè)效勞企業(yè)帶給業(yè)主的第一印象，是關(guān)系到物業(yè)效勞企業(yè)所有部門的大事。物業(yè)管理財(cái)務(wù)部，維修部、安保部、環(huán)境部、客服部都應(yīng)該投入到業(yè)主入住的工作中來(lái)，各部門主管直接負(fù)責(zé)，安排各項(xiàng)工作。從客服部抽

9、調(diào)局部人員組成政策咨詢小組，方便業(yè)主辦理相關(guān)手續(xù)。3、資料和辦公用具準(zhǔn)備辦理業(yè)主入住手續(xù)時(shí)，需要準(zhǔn)備兩大類入住資料和表格。第一類是業(yè)主需要閱讀并且簽字的書(shū)面資料，包括：前期物業(yè)管理效勞協(xié)議、裝修協(xié)議書(shū)、業(yè)主公約。第二類是業(yè)主只需要閱讀或填寫(xiě)而不需要簽字的資料，包括：售樓證明書(shū)、業(yè)主資料登記表、住戶手冊(cè)、入伙指南。兩類資料應(yīng)分別存檔整理，方便辦理手續(xù)時(shí)使用。合理測(cè)算各部門在入住現(xiàn)場(chǎng)所需的必要的辦公用具和物品，登記成表冊(cè)，提前準(zhǔn)備。4、場(chǎng)地設(shè)計(jì)確定業(yè)主進(jìn)入小區(qū)的大門和路徑，合理安排臨時(shí)停車場(chǎng)，全面啟動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)，采取必要平安防措施。本著一站式效勞的原則，將各相關(guān)部門按照效勞流程順序排放，合理安排入住

10、場(chǎng)地，同時(shí)以圖例形式標(biāo)出相關(guān)部門位置，便于業(yè)主辦理相關(guān)手續(xù)。5、環(huán)境布置在物業(yè)小區(qū)的大門入口處懸掛條幅，書(shū)寫(xiě)恭賀廣闊業(yè)主喬遷之喜，兩側(cè)插彩旗或擺放時(shí)花、盆景。在業(yè)主入住慶典現(xiàn)場(chǎng)擺放音箱、功放等設(shè)備，安排現(xiàn)場(chǎng)布景音樂(lè)。在辦理入住的各部門顯著位置擺放不同花卉，在小區(qū)的各大門設(shè)置路標(biāo)牌，重點(diǎn)部位擺放平安警示標(biāo)示牌和臨時(shí)指示牌。將業(yè)主入住程序編寫(xiě)成簡(jiǎn)單的入住流程，貼入住手續(xù)流程圖在小區(qū)入口處或者小區(qū)的明顯位置。6、交通管理物業(yè)管理處要合理設(shè)計(jì)業(yè)主辦理入住時(shí)的車輛進(jìn)出路線，增加臨時(shí)停車牌的發(fā)放，開(kāi)放必要的門禁，啟動(dòng)小區(qū)所有監(jiān)控和紅外線報(bào)警系統(tǒng)，增加道路和車輛指引人員和現(xiàn)場(chǎng)秩序維護(hù)的人員。同時(shí)為方便業(yè)主停

11、車辦理入住手續(xù)，應(yīng)將臨時(shí)停車場(chǎng)設(shè)計(jì)在距離辦理入伙手續(xù)較近的位置。7、突發(fā)事件的處理物業(yè)效勞企業(yè)在設(shè)計(jì)入住方案時(shí)，應(yīng)提前設(shè)想到各種突發(fā)事件的發(fā)生，并將其處理方法寫(xiě)入入住方案，這樣才能有效的實(shí)現(xiàn)業(yè)主入住，方便管理人員查詢處理相關(guān)問(wèn)題。 1、客觀原因：天氣惡劣，刮風(fēng)下雨物業(yè)效勞企業(yè)應(yīng)事先準(zhǔn)備局部充氣遮雨棚和雨傘，并且提前準(zhǔn)備高層大堂、業(yè)主會(huì)所等地方提供給業(yè)主避雨，組織物業(yè)管理人員組成應(yīng)急小分隊(duì)疏散人群，防止場(chǎng)面混亂造成人員傷亡和財(cái)產(chǎn)損失。2、主觀原因：突然停電、相關(guān)設(shè)備故障在辦理入住時(shí)，維修部人員隨時(shí)待命，針對(duì)突發(fā)的設(shè)備設(shè)施故障，應(yīng)及時(shí)檢修、排除。對(duì)于突發(fā)停電，應(yīng)能及時(shí)啟動(dòng)小區(qū)配電房的發(fā)電機(jī)，及時(shí)供

12、電。四、分組設(shè)計(jì)任務(wù)：籌劃*小區(qū)一期業(yè)主入住儀式活動(dòng)方案各部門做好入住工作的要點(diǎn)與要求一、物業(yè)效勞公司財(cái)務(wù)部在業(yè)主入住前，為方便業(yè)主繳費(fèi)，財(cái)務(wù)部需要提前和各銀行聯(lián)系，商洽在入伙現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)網(wǎng)收費(fèi)的問(wèn)題，并能夠按時(shí)開(kāi)通該項(xiàng)效勞。財(cái)務(wù)部人員在辦理業(yè)主入住手續(xù)時(shí)，需要掌握國(guó)家相關(guān)物業(yè)管理法律法規(guī)，了解收費(fèi)依據(jù)，能夠耐心向業(yè)主解釋收費(fèi)工程、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于個(gè)別有意見(jiàn)拒絕繳納相關(guān)費(fèi)用的業(yè)主，要沉著、冷靜，向其展示物價(jià)部門批準(zhǔn)的的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。二、物業(yè)效勞公司客服部物業(yè)效勞公司客服部在業(yè)主入住工作中發(fā)揮著重要的作用，客服人員在前期準(zhǔn)備階段需要分類整理大量的入住資料，將業(yè)主需要簽字確認(rèn)資料的和業(yè)主需要詳細(xì)閱讀不需

13、簽字的資料，分裝到不同檔案袋中，同時(shí)，將入住資料上傳到物業(yè)公司效勞中心的網(wǎng)頁(yè)上，方便業(yè)主查詢，并公布咨詢。為增加與業(yè)主的溝通和交流，客服人員還要準(zhǔn)備帶有物業(yè)公司標(biāo)識(shí)的小禮品在業(yè)主辦理入住手續(xù)時(shí)發(fā)放?？头藛T在入住現(xiàn)場(chǎng)需要承當(dāng)禮儀引導(dǎo)工作，節(jié)省業(yè)主辦理手續(xù)的時(shí)間。當(dāng)發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，需要立即按照緊急預(yù)案處理，向業(yè)主解釋說(shuō)明。假設(shè)遇到無(wú)法解決的狀況，可將有意見(jiàn)業(yè)主轉(zhuǎn)入辦公室，防止場(chǎng)面失控。客服部在入住手續(xù)辦理中主要承當(dāng)向業(yè)主發(fā)放入住通知書(shū)，查驗(yàn)業(yè)主證件、核實(shí)業(yè)主身份，請(qǐng)業(yè)主簽署、領(lǐng)取相關(guān)入住文件的工作。同時(shí)辦理現(xiàn)場(chǎng)的解釋說(shuō)明和下一部門的引導(dǎo)工作，是客服人員需要注意，不能無(wú)視的。三、物業(yè)效勞公司安保部

14、安保部門在業(yè)主入伙前，需要對(duì)小區(qū)場(chǎng)地進(jìn)展設(shè)計(jì)，安排臨時(shí)停車場(chǎng)，對(duì)小區(qū)道路和車輛交通進(jìn)展管理。業(yè)主辦理入住時(shí)，安保人員主要負(fù)責(zé)小區(qū)部的秩序維護(hù)，包括小區(qū)的紅外監(jiān)控，入伙現(xiàn)場(chǎng)和慶典現(xiàn)場(chǎng)的秩序維護(hù)，道路的通暢和車輛的指引等。特別需要注意的是財(cái)務(wù)部在收取相關(guān)費(fèi)用時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)的平安維護(hù)問(wèn)題，合理防止犯罪人員進(jìn)展偷盜和搶劫。四、物業(yè)效勞公司工程部在業(yè)主入住前，工程部門需要跟進(jìn)承接查驗(yàn)中的遺留問(wèn)題，及時(shí)和開(kāi)發(fā)商聯(lián)系、溝通，將遺漏工程在小區(qū)入伙之前解決。同時(shí)，維修部門需要對(duì)小區(qū)的設(shè)備設(shè)施進(jìn)展調(diào)試，如檢查電梯運(yùn)營(yíng)狀況，水、電、氣是否正常運(yùn)行等。業(yè)主辦理入住手續(xù)時(shí)物業(yè)公司工程部人員陪同業(yè)主到所購(gòu)置的房屋進(jìn)展驗(yàn)房，共同

15、記錄房屋的水、電、氣表底數(shù)。對(duì)于個(gè)別有質(zhì)量問(wèn)題的房屋，工程部應(yīng)書(shū)面通知開(kāi)發(fā)商并催促施工單位按時(shí)整修，整修合格后，陪同業(yè)主進(jìn)展二次驗(yàn)收，并共同在業(yè)主入住驗(yàn)房表中簽字確認(rèn)、存檔。五、物業(yè)效勞公司環(huán)境部環(huán)境部門在業(yè)主入伙時(shí)主要負(fù)責(zé)小區(qū)的環(huán)境保潔工作，包括入住現(xiàn)場(chǎng)的清掃、裝飾用鮮花的擺放、綠地的管理等。為了給業(yè)主提供一個(gè)干凈、整潔的入住環(huán)境，環(huán)境部門特別需要注意，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)需要增加臨時(shí)垃圾桶，組織應(yīng)急保潔隊(duì)隨時(shí)候命，保持現(xiàn)場(chǎng)清潔。六、業(yè)主及使用權(quán)人入住業(yè)主、使用權(quán)人的入住是物業(yè)銷售或租賃工作完成后，物業(yè)公司面臨的又一項(xiàng)具體工作。物業(yè)公司應(yīng)根據(jù)自己對(duì)物業(yè)的了解和熟悉的情況，擬定合理的入住程序，使業(yè)主、使用

16、權(quán)人方便入住。并配合業(yè)主及使用權(quán)人對(duì)物業(yè)狀況進(jìn)展驗(yàn)收。此外，為了清楚地界定業(yè)主與物業(yè)公司的權(quán)利、責(zé)任與義務(wù)，使業(yè)主、使用權(quán)人更好地遵守物業(yè)管理的規(guī)，還須認(rèn)真推敲和制定物業(yè)管理合同與物業(yè)管理公約。從而建立物業(yè)公司與業(yè)主、使用權(quán)人的新型關(guān)系，使各方面形成合力，推動(dòng)小區(qū)或樓宇的物業(yè)管理水平。(一)業(yè)主、使用權(quán)人入住的程序業(yè)主及使用權(quán)人的入住，有些房地產(chǎn)公司習(xí)慣地稱之為入伙。它是指業(yè)主或使用權(quán)人根據(jù)購(gòu)置或承租物業(yè)的契約規(guī)定，在交付各項(xiàng)費(fèi)用和款項(xiàng)后，領(lǐng)取鑰匙、向購(gòu)置或承租的物業(yè)遷入或進(jìn)駐。它是業(yè)主產(chǎn)權(quán)或使用權(quán)人使用權(quán)的行使與表達(dá)。作為物業(yè)管理公司應(yīng)創(chuàng)造條件，為業(yè)主及使用權(quán)人的順利入住提供方便。業(yè)主及使用

17、權(quán)人入住的程序包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)。 1.向業(yè)主或使用權(quán)人發(fā)放入伙通知書(shū)及入伙手續(xù)書(shū)入伙通知應(yīng)包括：入伙時(shí)間、入伙須知、收樓須知等，并分別約定日期，分批地請(qǐng)業(yè)主或使用權(quán)人帶齊有關(guān)證件和費(fèi)用，到指定地點(diǎn)辦理入住手續(xù)。入伙手續(xù)包括進(jìn)駐之前需要提供的資格審查文件；需繳納的費(fèi)用和相關(guān)款項(xiàng)；需要簽署的相關(guān)文件領(lǐng)取鑰匙等。2.業(yè)主、使用權(quán)人驗(yàn)樓，并最終取得認(rèn)可驗(yàn)樓是業(yè)主或使用權(quán)人的一項(xiàng)根本權(quán)利，也是其入住的秘要程序。物業(yè)管理公司應(yīng)派專人接待地向業(yè)主或使用權(quán)人介紹物業(yè)。業(yè)主或使用權(quán)人最終取得認(rèn)可，才補(bǔ)交購(gòu)置物業(yè)或承租物業(yè)的余(欠)款，再進(jìn)展下一步程序。 3.簽定物業(yè)管理合同和物業(yè)管理公約簽約之前應(yīng)給業(yè)主或使用權(quán)

18、人一定的時(shí)間，讓其細(xì)細(xì)閱讀和認(rèn)真推敲物業(yè)管理合同及物業(yè)管理公約的各項(xiàng)條款。經(jīng)充分考慮在不存在疑義的情況下繳納各項(xiàng)管理費(fèi)用。4.組織搬遷入住在業(yè)主或使用權(quán)人辦理完各項(xiàng)入住手續(xù)后，物業(yè)管理公司幫助其聯(lián)系專門的搬家公司或自行組織力量幫助業(yè)主及使用權(quán)人搬遷入住，為其盡可能提供各種方便。5.進(jìn)展裝修管理由業(yè)主或使用權(quán)人提出書(shū)面申請(qǐng)，按照?qǐng)?bào)批程序進(jìn)展申報(bào)，物業(yè)公司經(jīng)審核同意后，業(yè)主或使用權(quán)人方可進(jìn)展物業(yè)的裝修或二次裝修。但裝修過(guò)程中仍需執(zhí)行建立部統(tǒng)一的裝修管理要求及業(yè)主或使用權(quán)人與物業(yè)管理簽定的物業(yè)管理合同及物業(yè)管理公約中的約定。二、業(yè)主入住的相關(guān)文書(shū)入住手續(xù)文件是指業(yè)主在辦理入住手續(xù)時(shí)所要知曉、參照、鑒

19、定的有關(guān)文件。主要包括入住通知書(shū)、入住手續(xù)書(shū)、收樓須知、繳款通知書(shū)等。這些文件都由物業(yè)管理企業(yè)負(fù)責(zé)擬定，并以開(kāi)發(fā)商和物業(yè)管理企業(yè)的名義，在業(yè)主辦理入住手續(xù)之前寄發(fā)給業(yè)主。在實(shí)際操作中，物業(yè)管理企業(yè)還會(huì)準(zhǔn)備入住所需各類表格，如業(yè)主租戶收樓登記表、業(yè)主租戶入住驗(yàn)房表、鑰匙發(fā)放登記表、房屋保修登記表等，供辦理入住手續(xù)時(shí)使用。1入住通知書(shū)入住通知書(shū)就是關(guān)于通知業(yè)主在規(guī)定時(shí)間辦理入住手續(xù)的文書(shū)。物業(yè)管理企業(yè)在制作入住通知書(shū)時(shí)應(yīng)注意如下問(wèn)題： 1一般情況下，一個(gè)管理工程入住的業(yè)主不是一家或幾家，而是幾百家甚至上千家，如果均集中在同一時(shí)間里辦理，必然會(huì)使手續(xù)辦理產(chǎn)生諸多困難，因此在通知書(shū)上應(yīng)注明各幢、各層分

20、期分批辦理的時(shí)間，以方便業(yè)主按規(guī)定時(shí)間前來(lái)辦理。 2如業(yè)主因故不能按時(shí)前來(lái)辦理，應(yīng)在通知書(shū)上注明補(bǔ)辦的方法。入伙通知書(shū)例如入伙通知書(shū)女士先生：您好！我們熱忱歡送您入住公寓！您所認(rèn)購(gòu)的公寓區(qū)棟單元室，經(jīng)建立單位，施工單位及市有關(guān)部門的聯(lián)合驗(yàn)收合格，現(xiàn)已交付使用準(zhǔn)予入住?，F(xiàn)將有關(guān)情況通知如下：(一)請(qǐng)您按入伙通知書(shū)、收樓須知等辦理入住手續(xù)，辦理地點(diǎn)在樓室。屆時(shí)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司地產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部、物業(yè)管理公司等有關(guān)部門和單位將到現(xiàn)場(chǎng)集中辦公。(二)為了您在辦理過(guò)程中能順利而快捷地辦好入伙手續(xù)，請(qǐng)您按規(guī)定時(shí)間前來(lái)辦理各項(xiàng)手續(xù)。各樓各層次辦理入伙手續(xù)的時(shí)間表(略)。閣下如屆時(shí)不能前來(lái)辦理入伙手續(xù)，請(qǐng)您及時(shí)與我

21、公司聯(lián)系，落實(shí)補(bǔ)辦的方法。聯(lián)系：特此通知房地產(chǎn)工發(fā)公司物業(yè)管理公司年月日2入住手續(xù)書(shū)入住手續(xù)書(shū)是物業(yè)管理企業(yè)為方便業(yè)主，讓其了解辦理入住手續(xù)的具體程序而制定的文件。一般在入住手續(xù)書(shū)上都留有有關(guān)部門確實(shí)認(rèn)證明，業(yè)主每辦完一項(xiàng)手續(xù)，有關(guān)部門在上面蓋章證明。應(yīng)與入伙通知書(shū)一并寄往業(yè)主或使用權(quán)人處，講明入住本物業(yè)段辦理的手續(xù)及先后順序，使業(yè)主或使用權(quán)人清晰、明了，有所準(zhǔn)備。入伙手續(xù)書(shū)女士先生：您認(rèn)購(gòu)的區(qū)棟單元室樓宇，現(xiàn)已交付使用具備入住條件。請(qǐng)仔細(xì)閱讀收樓須知，按以下順序辦理入住手續(xù)：1.在房地產(chǎn)公司財(cái)務(wù)部付清樓款，與銷售部驗(yàn)樓，簽署驗(yàn)樓文件。蓋章：簽字2.在房地產(chǎn)公司地產(chǎn)部進(jìn)展入伙資格審查，審查合格

22、出具證明。蓋章：簽字3.在物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部交付各項(xiàng)入伙費(fèi)用，結(jié)清手續(xù)、出具證明。蓋章：簽字4.在物業(yè)管理公司管理處簽定物業(yè)管理公約，領(lǐng)取和查驗(yàn)鑰匙，辦理完畢，簽具證明。蓋章：簽字房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司物業(yè)管理公司年月日3收樓須知收樓須知是物業(yè)管理企業(yè)告知業(yè)主在辦理收樓過(guò)程中應(yīng)注意的事項(xiàng)，以及應(yīng)攜帶的各種證件、合同和費(fèi)用的文件。收樓是業(yè)主或使用權(quán)人經(jīng)對(duì)物業(yè)的驗(yàn)收、認(rèn)可，并繳納各項(xiàng)購(gòu)樓余(欠)款、租金和管理費(fèi)之后，接收樓房(單元、樓盤(pán))的活動(dòng)。它是物業(yè)出售和出租環(huán)節(jié)的完畢和物業(yè)管理環(huán)節(jié)的正式開(kāi)場(chǎng)。作為物業(yè)管理公司，應(yīng)在收樓須知中載明業(yè)主或使用權(quán)人在辦理入住手續(xù)過(guò)程中須注意的事項(xiàng)及應(yīng)攜帶的各種有效證件、合

23、同文書(shū)及款項(xiàng)，防止客戶的遺漏和往返及由此造成的不便。作為業(yè)主或使用權(quán)人，應(yīng)仔細(xì)閱讀收樓須知，遇有不明事項(xiàng)及時(shí)向在場(chǎng)的工作人員詢問(wèn)。收樓須知例如：收樓須知?dú)g送閣下成為公寓的新業(yè)主：我公司愿為您提供良好的管理效勞，現(xiàn)介紹有關(guān)收樓事項(xiàng)和程序，防止您在收樓時(shí)發(fā)生遺漏而引致不便。1.業(yè)主在接到入伙通知書(shū)起1個(gè)月，到本公司辦理產(chǎn)權(quán)登記和入伙手續(xù)。逾期辦理者每逾期一天應(yīng)繳納人民幣元；超過(guò)半年不辦理登記手續(xù)的房產(chǎn)，由房產(chǎn)管理單位代管；超過(guò)三年不辦理登記手續(xù)，視為無(wú)主房產(chǎn)，交由有關(guān)部門依法處理。2.收樓時(shí)請(qǐng)認(rèn)真查驗(yàn)室設(shè)備、土建、裝修等是否損壞或未盡妥善。如有投訴，請(qǐng)?jiān)谑諛菚r(shí)書(shū)面告知管理處。管理處將代表業(yè)主利益就

24、提出的投訴與開(kāi)展商及施工單位進(jìn)展交涉、協(xié)商解決。 3.根據(jù)本公寓的承建合同，保修期為1年，保修期間，如因工程質(zhì)量所致故障，施工單位將為業(yè)主免費(fèi)維修。如因業(yè)主使用不當(dāng)，則由業(yè)主自行支付費(fèi)用。4.業(yè)主有權(quán)對(duì)您的住宅進(jìn)展裝修和維修，但應(yīng)保證絕對(duì)不影響樓宇構(gòu)造和公共設(shè)施。裝修、維修前，業(yè)主須向管理處提出書(shū)面申請(qǐng)，獲準(zhǔn)前方可進(jìn)展，并按規(guī)定由裝修、承修者向管理處繳納一定的裝修管理費(fèi)。 5.辦理各項(xiàng)入伙手續(xù)的程序詳見(jiàn)入伙手續(xù)書(shū)。房動(dòng)產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司物業(yè)管理公司年月日4繳款通知書(shū)繳款通知書(shū)是物業(yè)管理公司通知業(yè)主在辦理入住手續(xù)時(shí)應(yīng)該繳納的款項(xiàng)及具體金額的文件。三、業(yè)主入住的辦理程序1核清購(gòu)房款1業(yè)主攜帶已繳款的各期收

25、據(jù)交開(kāi)發(fā)商財(cái)務(wù)部驗(yàn)證，驗(yàn)證無(wú)誤后由開(kāi)發(fā)商財(cái)務(wù)部收回并開(kāi)具總發(fā)票。2付清購(gòu)房余款后，開(kāi)發(fā)商財(cái)務(wù)部在入住手續(xù)書(shū)1上蓋章。2確認(rèn)業(yè)主身份業(yè)主或使用人需攜帶以下資料前往管理處辦理人住手續(xù)；購(gòu)房合同書(shū)、入住通知書(shū)、工作證，出示原件，復(fù)印件留底，同時(shí)持指定銀行存折辦理管理費(fèi)托收手續(xù)。如有業(yè)主委托人辦理應(yīng)帶資料：業(yè)主委托書(shū)、被委托人及復(fù)印件以及上述所列資料。1物業(yè)管理員要求業(yè)主提供并審查開(kāi)發(fā)商出具的入伙通知、及其復(fù)印件。業(yè)主是單位的，還應(yīng)提交營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本。2業(yè)主委托他人辦理入伙事宜的，物業(yè)管理員應(yīng)要求受托人提供其及其復(fù)印件和業(yè)主的書(shū)面委托證明。3物業(yè)管理員驗(yàn)明業(yè)主身份后，將原件退還業(yè)主，復(fù)印件存檔。3向業(yè)主

26、或使用人發(fā)放資料這些資料包括：入住說(shuō)明、住戶手冊(cè)、業(yè)主公約、前期物業(yè)管理協(xié)議、預(yù)交費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、裝修須知、住戶登記表、裝修審批表、驗(yàn)收交接表。4建立入住登記表對(duì)業(yè)主提交的入住須知上提及的資料進(jìn)展查驗(yàn)，確認(rèn)無(wú)誤后，在入住登記表中登記。由業(yè)主填寫(xiě)并提交的資料，包括：1復(fù)印件。2工作證復(fù)印件。3購(gòu)租房合同的正本及復(fù)印件。4業(yè)主登記表。5過(guò)后簽署的業(yè)主公約、前期物業(yè)管理協(xié)議。上述發(fā)放的資料應(yīng)在入住登記冊(cè)中由業(yè)主簽收，或由管理人員注明。5管理處對(duì)業(yè)主的資料進(jìn)展審核驗(yàn)證驗(yàn)證容包括：1表格填寫(xiě)是否完整、正確和清晰。2簽署業(yè)主公約、前期物業(yè)管理協(xié)議。3明文件與購(gòu)租房合同及業(yè)主登記表是否一致。審查通過(guò)后，管理人員收

27、取購(gòu)租房合同復(fù)印件、業(yè)主登記表、業(yè)主公約一份、前期物業(yè)管理協(xié)議一份，在入住手續(xù)書(shū)2上蓋章。6預(yù)交費(fèi)用物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部根據(jù)寄發(fā)給業(yè)主的繳款通知書(shū)中的款項(xiàng)，收取業(yè)主各項(xiàng)費(fèi)用，并開(kāi)具相應(yīng)票據(jù)給業(yè)主。其費(fèi)用工程包括：預(yù)交管理費(fèi)、水電管理備用金、裝修保證金、垃圾清運(yùn)費(fèi)及其他雜費(fèi)等。財(cái)物應(yīng)建立費(fèi)用登記表，對(duì)費(fèi)用交納完畢的業(yè)主，應(yīng)在登記表中注明，并在入住手續(xù)書(shū)3上蓋章。7驗(yàn)收房屋1物業(yè)管理員按業(yè)主要求的時(shí)間陪同業(yè)主(或受托人)一起驗(yàn)收房屋及其配套設(shè)施等，登記水、電、氣表底數(shù)。業(yè)主確認(rèn)合格后，雙方在驗(yàn)收交接表上簽字確認(rèn)，并要求其填寫(xiě)入戶聲明，在入住手續(xù)書(shū)4上蓋章。2業(yè)主認(rèn)為存在質(zhì)量問(wèn)題的，由業(yè)主(住戶)填寫(xiě)返修申請(qǐng)表，管理處加簽意見(jiàn)后，由管理處協(xié)助開(kāi)展商進(jìn)展工程質(zhì)量問(wèn)題的返修工作。物業(yè)管理員按照業(yè)主驗(yàn)房維修工作規(guī)程，并根據(jù)物業(yè)管理合同