高效能會議管理(講師手冊)通用PPT課件

1、高效能會議管理(講師手冊)手機(jī)靜音請積極參與請遵守時(shí)間基本約定我們的開會現(xiàn)狀會議太多會議時(shí)間太長會議議程太多參與者太多參與者沒有做好準(zhǔn)備需要參加的人沒參加沒做好會議計(jì)劃主持人不能掌控全局開會的理由不充分會議結(jié)束沒有結(jié)論我們的會議成本算算看，你一周內(nèi)總共：開了幾個(gè)會為會議花掉多少時(shí)間因?yàn)殚_會達(dá)成幾項(xiàng)共識因?yàn)殚_會完成幾個(gè)結(jié)論因?yàn)殚_會加了多久的班因?yàn)殚_會失去多少關(guān)鍵時(shí)刻因?yàn)殚_會延誤了多少工作會議到底需不需要管理課程目標(biāo)了解會議的目的、種類、會議效率不高的原因掌握有效為會議做準(zhǔn)備的要領(lǐng)掌握會議中的溝通和反饋技巧掌握會議主持人的會議管理技巧學(xué)會提高會議效率和質(zhì)量的技巧重視會后行動計(jì)劃的部署和落實(shí)課程大綱

2、第一講：會議基本概況第二講：會議效率不高的原因及解決方案第三講：開會前的準(zhǔn)備工作第四講：成功會議的五種策略第五講：會議中的溝通與反饋技巧第六講：主持人的會議管理技巧第七講：如果對待會議中的意外情況第八講：主持人、參會者的責(zé)任第九講：會議紀(jì)要的撰寫第十講：會后跟進(jìn)第一講 會議基本概況會議的概念、意義會議的目的會議的種類會議的頻率會議的成本會議的概念古代：獨(dú)斷-漢代蔡邕凡章表皆啟封，其言密事，得皂囊盛，其有疑事，公卿百官會議。即，集眾議事也。漢語“會”、“議”也支持了這種看法，即為聚眾，討論?，F(xiàn)代：會議是幾個(gè)關(guān)鍵人物聚合在一起，每個(gè)人都有他們各自的角色，討論他們共同涉及到的問題，取得某些決定，達(dá)成

3、會議的預(yù)期。會議的意義會議想法想法想法好創(chuàng)意好點(diǎn)子甲乙丙一種群體溝通的方式一個(gè)集思廣益的渠道顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在會議管理的職能計(jì)劃 組織領(lǐng)導(dǎo)控制會議的目的開展有效的溝通傳達(dá)資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與解決問題資源共享激勵(lì)士氣開發(fā)創(chuàng)意達(dá)成協(xié)議與解決問題點(diǎn)明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新方案評議新方案確定行動綱領(lǐng)會議的種類依據(jù)劃分角度不同可以進(jìn)行不同的分類：會議規(guī)模：小型、中型、大型、特大型會議性質(zhì)：法定、非法定（辦公和其他）按照會議活動的特征：政治性、商務(wù)型、學(xué)術(shù)按照會議的形式：現(xiàn)場會、電話會、網(wǎng)絡(luò)會議按照參會者的區(qū)域劃分：國際、全國、區(qū)域、單位、部門、業(yè)務(wù)單

4、元、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)按照時(shí)間：定期、不定期、多次性按照會議階段：預(yù)備、正式會議的種類（內(nèi)部）常規(guī)部門例會總經(jīng)辦會議各業(yè)務(wù)會議：產(chǎn)銷會：協(xié)調(diào)產(chǎn)銷任務(wù)（營銷、采購、PMC）計(jì)劃會：針對排產(chǎn)（PMC、跟單、營銷責(zé)任人、采購責(zé)任人）品質(zhì)會：品質(zhì)部召集組織相關(guān)責(zé)任人（生產(chǎn)品質(zhì)、來料品質(zhì)、設(shè)計(jì)品質(zhì)、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)）專題會：例如：物流工作提升溝通會會議的頻率常規(guī)的部門例會建議頻率：每周一次，至少每月一次注意事項(xiàng)：不能多與每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動。處理突發(fā)事件的會議建議頻率：隨時(shí)注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機(jī)，會讓公司陷入工作無序的可怕

5、境地。會議的頻率全體員工大會建議頻率：每三個(gè)月/半年一次注意事項(xiàng)：利用全體大會通報(bào)政策，但不能頻繁，否則會給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。一對一會議建議頻率：按需要注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超過1小時(shí)。會議的成本（直接、時(shí)間、機(jī)會）直接成本會議場地費(fèi)設(shè)施的租賃費(fèi)裝飾費(fèi)+文件資料印刷、制作費(fèi)（食宿費(fèi)差旅費(fèi)等 ）時(shí)間成本參加會議的人數(shù)（與會者準(zhǔn)備的時(shí)間正式開會的時(shí)間會議秘書工作時(shí)間會議服務(wù)人員工作時(shí)間） 參會者的平均每分鐘薪水機(jī)會成本：3種情況因不及時(shí)接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意不能及時(shí)處理客戶的投訴而得罪一批客戶不能及時(shí)解決自己管轄范圍的突發(fā)事件而停產(chǎn)單元小結(jié)本單元主要的收獲

6、：會議的概念、意義會議的目的會議的種類會議的頻率會議的成本我將在今后的會議中如何運(yùn)用：小貼士：會議的目的是會議的驅(qū)動器，達(dá)不到目的，就是對時(shí)間的浪費(fèi)。第二講 會議效率不高的原因及解決方案會議效率不高的原因及預(yù)防性管理高效會議的八大特征會議規(guī)范會議效率不高的原因及具體表現(xiàn) 原因具體體現(xiàn)時(shí)間會議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會。 地點(diǎn)會議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。 開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。 主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。 參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表

7、意，又不知如何引退，致使會議失敗。 會議的準(zhǔn)備開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。 工作開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。 預(yù)防性管理效率不高的原因 預(yù)防性管理措施 時(shí)間會議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之后，避免安排在周一或周五。 地點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行。 開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。 主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職。 參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。 會議的準(zhǔn)備一

8、定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。 工作開會的原因、目的和結(jié)果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會者。 高效會議的八大特征只有必要時(shí)才召集經(jīng)過詳盡的籌劃擬訂和分發(fā)了議程表遵守時(shí)間一切按部就班請了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席（參會人對會議內(nèi)容事前的充分思考與準(zhǔn)備，主持人和主講人成竹在胸，甚至達(dá)到權(quán)威標(biāo)準(zhǔn)，能統(tǒng)攬全局控制局面。）作出了評論和歸納記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人和完成時(shí)間，并堅(jiān)決執(zhí)行會議規(guī)范種類時(shí)間安排方面的規(guī)范固定的會議流程規(guī)范會議本身要遵守的規(guī)則關(guān)于會議召開時(shí)段的建議時(shí)間安排方面的規(guī)范：08：0009：00 發(fā)言的欲望沒有被喚醒，不宜讓與會者對提議有太多的回應(yīng)或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析09

9、：0010：00 適合1對1會談，也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時(shí)機(jī)10：0012：00 或 13：0015：00 適合集思廣益15：0017：00 最好不安排會議（倦怠期，希望下班回家）固定的會議流程規(guī)范開始?xì)g迎會議目的議程具體時(shí)間安排規(guī)章制度3議程1分享話題和目標(biāo)交換信息做決定/確認(rèn)行動總結(jié)2結(jié)束會議總結(jié)安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計(jì)劃會議本身要遵守的規(guī)則參會者要將工作安排交給會議主席 會前溝通所有參會者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)會議要能準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束主持人對決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任在會上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)要有人提出不同的意見會后要能拿到書面的記錄參會者要履行反饋職責(zé)必要時(shí)，請第三方監(jiān)控會議質(zhì)量單元小結(jié)本

10、單元主要的收獲：會議效率不高的原因及預(yù)防性管理高效會議的八大特征會議規(guī)范我將在今后的會議中如何運(yùn)用：小貼士：高效省時(shí)、集思廣義、結(jié)論明確、共同學(xué)習(xí)。第三講 開會前的準(zhǔn)備工作是否真的需要開這個(gè)會準(zhǔn)備工作的作用5W1H準(zhǔn)備工作核對單主持人的準(zhǔn)備工作無需開會的五個(gè)如果如果已經(jīng)按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）必須開會的五個(gè)如果如果必須把信息同 時(shí)傳達(dá)給很多人 有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評 要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報(bào)工作給小組委派任務(wù)準(zhǔn)備工作的作用選擇最恰當(dāng)?shù)挠懻摲绞绞箙吣軐τ懻撚星宄姆?/p>

11、向可循清楚的告知參會者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)節(jié)省時(shí)間與減少沖突會議準(zhǔn)備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow準(zhǔn)備-會議準(zhǔn)備工作單目標(biāo)參與人員時(shí)間地點(diǎn)準(zhǔn)備工作主要議題最后成果反饋形式會議準(zhǔn)備工作核對單每個(gè)議題的順序、時(shí)間確定會議的主持人研究會場如何布置，是否有標(biāo)語等宣傳安排出席者座位是否準(zhǔn)備會議名簽是否安排交通工具是否安排與會者住宿是否發(fā)出了會議通知確定視聽教材確定輔助教材，會前閱讀材料準(zhǔn)備會場周邊位置圖，導(dǎo)視示圖是否要求與會者準(zhǔn)備資料是否安排會后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知必要時(shí)可采用“會前會”主持人的準(zhǔn)備工作 設(shè)定溝通目標(biāo) 制訂行動計(jì)劃 預(yù)備可能的爭執(zhí)會議議程規(guī)劃重要議題在前保密的議題

12、在后議題描述具體明確議案排列注意邏輯順序整體會議時(shí)間不宜太長召開會議的提醒不要召開與會者權(quán)限以外的會議該來的人來的情形下開會與會者職務(wù)不應(yīng)相距太遠(yuǎn)跨部門會議，應(yīng)力求職位相等者參加問題廣泛時(shí)，不能只召開一次會議就想解決與會人數(shù)不宜太多，盡可能的降低參加的人數(shù)關(guān)鍵人未參加就不要召開只在兩小時(shí)內(nèi)完成會議請準(zhǔn)時(shí)開會單元小結(jié)本單元主要的收獲：是否真的需要開這個(gè)會準(zhǔn)備工作的作用5W1H準(zhǔn)備工作核對單主持人的準(zhǔn)備工作我將在今后的會議中如何運(yùn)用：小貼士：導(dǎo)入議題、引發(fā)意見、導(dǎo)出結(jié)論、歸納要點(diǎn)。第四講 成功會議的五種策略別人怎么開會如何做開場白如何分配發(fā)言時(shí)間如何掌握議事進(jìn)度如何達(dá)成決議決策方式如何圓滿結(jié)束會議

13、別人怎么開會-IBM網(wǎng)上預(yù)約會議室與會人士先想清楚討論題綱、要開多久正式會議會議時(shí)間延長，會出現(xiàn)警示音提醒效率效率效率在全球化的競爭下，一家公司會不會開會，決定了公司的競爭優(yōu)勢。別人怎么開會-富士康鴻海郭臺銘：會議條列，會后貫徹執(zhí)行會議法寶：白報(bào)紙+海報(bào)架會議要訣：一條一條寫下再明確不過，更不會有模糊的爭議空間。別人怎么開會-huawei會議管理規(guī)定第一條 公司、各部門根據(jù)本企業(yè)經(jīng)營管理的需要確定相應(yīng)的會議，會議定期、定時(shí)、定人召開。第二條 會議必須要有紀(jì)要，重要會議必須會簽確認(rèn)。第三條 會議紀(jì)要應(yīng)編號、及時(shí)、規(guī)范，按分級管理要求分發(fā)、存檔、上報(bào)（條件許可可通過電子郵件傳遞）。第四條 與會者到

14、會必須有準(zhǔn)備，發(fā)言坦誠、有序、嚴(yán)肅、精煉。第五條 與會者必須對會議內(nèi)容貫徹執(zhí)行，做到有布置、有落實(shí)、有檢查。第六條 會議不得無故缺席、遲到。遲到每次50元，無故缺席每次100元。別人怎么開會-三星實(shí)例： 三星的3個(gè)原則認(rèn)識到會議的非生產(chǎn)性和弊端3個(gè)原則：1、確定不召開會議的工作日；2、將會議時(shí)間定為1小時(shí)，最多不超過1.5小時(shí)（定量一個(gè)1.5小時(shí)的沙漏放在會議室，施加壓力）3、將會議紀(jì)要整理成一張紙。別人怎么開會-P&G議后速決，決后速行事前議程規(guī)劃清楚利用信息系統(tǒng)開跨國會議會議主持人開宗明義說明結(jié)論與議程把事情說清楚，協(xié)作，執(zhí)行！申請一個(gè)項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)空間，將數(shù)據(jù)歸檔開設(shè)會議檔，決議內(nèi)容、執(zhí)行人、

15、執(zhí)行日清清楚楚事后紀(jì)錄明白，會議紀(jì)要成為行動方案日本人怎么開會日本大肆展開會議革命會議目的：節(jié)省成本、加快決策速度、更有創(chuàng)意會議革命：1. 廢除不必要的會議2. 排除不需與會的主管3. 強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時(shí)開始、結(jié)束4. 重視開會結(jié)論5. 提高會議生產(chǎn)力，強(qiáng)化企業(yè)競爭力豐田：汽車辦公室標(biāo)題只開有實(shí)際效果的會議準(zhǔn)時(shí)開始，最好一小時(shí)內(nèi)結(jié)束重點(diǎn)在實(shí)際行動日產(chǎn)時(shí)間以“分”為單位清楚劃分會議有“保密協(xié)議”，不分職位高低暢所欲言讓員工接受“會議召集人”的專業(yè)訓(xùn)練日經(jīng)商業(yè)周刊指出：日產(chǎn)亮麗的成績背后，是成功的會議美國人怎么開會數(shù)字使人警醒美國加利福尼亞州帕洛阿圖市博尼德考班會議研究所會議計(jì)費(fèi)器通過參加者的薪水、會場空間

16、、設(shè)備使用費(fèi)和其他各種費(fèi)用，對會議實(shí)際費(fèi)用進(jìn)行測定并告知參加者。就像出租車的計(jì)程器，每當(dāng)金額增加就發(fā)出聲音，如果超過限度，蜂鳴器就會鳴叫。如何做開場白（成功會議的五種策略）定義：35分鐘的談話，系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。內(nèi)容：開會目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。程序：概述會議進(jìn)行程序；提供與會議有關(guān)的資訊；規(guī)范議程；指定會議記錄者；征求對議程設(shè)計(jì)的意見。如何分配發(fā)言時(shí)間主持人發(fā)言最多的原因？如何分配發(fā)言時(shí)間？對會議的議題特別熟地位最高而且聲音較大負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在20%要盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會均等盡量開成一種互動的會議氛圍如何掌握議事進(jìn)度語言方式非語言方式如何達(dá)成決

17、議決策方式彼德德魯克決議法：用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并使參會者達(dá)成共識列舉或圖示各提案并開始討論客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭估計(jì)各提案之獲益律估計(jì)有無采集更多參考資料的需要征求反對意見以中立角度檢視正反意見尋求與會者對各題案之認(rèn)同對提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。4種群體決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)共識決策無異議決策4種團(tuán)隊(duì)決策法頭腦風(fēng)暴法德爾菲法（專家調(diào)查法）思路轉(zhuǎn)換法（不同的角度、觀點(diǎn)，甚至反方向）易地思考法如何圓滿結(jié)束會議要想圓滿結(jié)束會議，需要做到以下三點(diǎn)：預(yù)留57分鐘做總結(jié)；確定工作分配妥當(dāng)；準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會議。單元小結(jié)本單元主要的收獲：別人怎么開會如何

18、做開場白如何分配發(fā)言時(shí)間如何掌握議事進(jìn)度如何達(dá)成決議決策方式如何圓滿結(jié)束會議我將在今后的會議中如何運(yùn)用：口訣：會而必議，議而必決，決而必行，行而必果。第五講 會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通會議中的反饋技巧溝通的漏斗別人行動的 20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的 80%你心里想的 100%溝通漏斗溝通的定義為了設(shè)定的目標(biāo)把信息、思想、情感在個(gè)體或者群體之間傳遞并且達(dá)成協(xié)議的過程。溝通金三角自己對方設(shè)身處地溝通的冰山模式 環(huán)境話題5%20%工作層面80%95%關(guān)系層面有效溝通原則有明確的溝通目標(biāo)有明確的時(shí)間約束重視每一個(gè)細(xì)節(jié)積極傾聽努力達(dá)成目標(biāo)造成溝通困難的因素缺乏自信，主要因?yàn)?/p>

19、知識和信息掌握不夠重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯(cuò)誤按自己的思路思考，忽略他人的需求失去耐心，造成爭執(zhí)準(zhǔn)備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見時(shí)間不充分情緒不好語言不通大腦過濾記憶力差如何建立信任 找共同點(diǎn)適當(dāng)展示自己的能力和水平適當(dāng)暴露自己脆弱的地方不必說出所有的真相會議中的反饋技巧反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋建設(shè)性反饋批評三部曲漢堡原則首先表揚(yáng)特定的成就，真心的肯定出做的不好的地方以肯定和支持結(jié)束BEST反饋描述行為，表達(dá)后果，征求意見，著眼未來單元小結(jié)本單元主要的收獲：會議中的溝通會議中的反饋技巧我將在今后的會議中如何運(yùn)用：1.2.3.口訣：第六講 主持人的會議管理技

20、巧傾聽的技巧實(shí)際的說話技巧傾聽傾聽是暫時(shí)忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。傾聽的禮節(jié)聽聽別人的故事聽聽別人完整的故事先聽聽別人完整的故事，再發(fā)言傾聽的技巧點(diǎn)頭且微笑眼神的接觸發(fā)出傾聽的聲音身體向前傾重復(fù)和總結(jié)必要時(shí)做記錄傾聽的誤區(qū)別人說話時(shí)你在想你自己的事邊聽邊與自己的不同觀點(diǎn)比較經(jīng)常打斷別人的談話為演講者結(jié)束他的演講忽略過程只要結(jié)果僅聽自己想聽或愿聽的東西精力不集中，易被其他東西干擾表達(dá)感受的兩句話我也有過相同的經(jīng)歷如果我是你，我跟你感覺一樣說話技巧展示探詢評論建立測試?yán)斫馇闆r總結(jié)排除引進(jìn)

21、就程序提出建議了解上司需求你的上司想知道什么你想讓你的上司知道什么不要重復(fù)上司已經(jīng)知道的事情了解聽眾需求從聽眾的角度來考慮準(zhǔn)備材料說話技巧-發(fā)問方式以全體人員為對象就此而言，請各位談一下自己的觀點(diǎn)指名發(fā)問 某某，你的意見是什么呢？交替發(fā)問 各位，您對某某的意見有何看法？反質(zhì)問發(fā)問 某某，您自己對于這項(xiàng)內(nèi)容的想法怎么樣單元小結(jié)本單元主要的收獲：結(jié)合公司實(shí)際會議類型進(jìn)行回顧我將在今后的會議中如何運(yùn)用：1.2.3.口訣：第七講 如何對待會議中的意外情況？情景小案例與“蟬”的相遇和解決講故事（和討論的主題無關(guān)）講了很長才進(jìn)入主題講的太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)主持人的對策：探尋，測試其理

22、解程度善意的提醒會議的程序和時(shí)間限制用總結(jié)的方式結(jié)束，帶入別人的發(fā)言與“鯊魚”相遇和解決有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見主持人的對策：非語言性打斷重申會議規(guī)范反問法與“驢”相遇和解決過于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻不能站在別人的立場看問題主持人的對策：點(diǎn)名發(fā)言重復(fù)問題突出他的貢獻(xiàn)遭遇“兔子般追蹤”質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議解決的方法： 1.肯定他的貢獻(xiàn) 2.重申可以試用現(xiàn)在的程序與“螃蟹（跑題者）”相遇開會的同時(shí)一并做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話瞌睡其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處等主持人的對策：強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力重申會議規(guī)范帶入別人短暫沉默第八講 主持人與參會

23、者的責(zé)任主持人的責(zé)任參會者的責(zé)任如何處理會議中的沖突主持人的責(zé)任時(shí)間主持人的責(zé)任開會前營造和諧氣氛完成開場白按照議程進(jìn)行開會中正確討論，引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言幫助參會者理清不假思索的想法尊重別人，避免會中意見一邊倒的情況總結(jié)內(nèi)容，部署行動方案開會后要求大家填寫會議評估表，并針對意見做改進(jìn)聯(lián)系缺席人員，詢因，如需要可討論有關(guān)項(xiàng)目跟進(jìn)計(jì)劃的落實(shí)，并檢討會議得失參會者的責(zé)任時(shí)間參會者的責(zé)任開會前根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題，會前充分的思考依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料 記下開會的日期、時(shí)間、地點(diǎn)做好在會議中盡量發(fā)言的心理準(zhǔn)備 開會中傾聽他人的意見 積極發(fā)表自己的見解 關(guān)注正在討論的事項(xiàng) 與主持人密切配

24、合以達(dá)到會議目的 開會后會議達(dá)成了什么結(jié)果 還有哪些事情未完成 分配給自己的任務(wù)如何完成 如何處理會議中的沖突沖突是正常的不攻擊人身休 會會前排除重申會議目標(biāo)多解求證跳議法主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)聽完陳述后，就沒詞了向雙方之一表示贊同阻止對方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談?wù)J為雙方都有錯(cuò)誤，指出兩者各自存在的問題建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求借方法會議引導(dǎo)雙方攻擊你縮小問題的嚴(yán)重性換話題當(dāng)雙方爭執(zhí)時(shí)，表達(dá)不愉快的情緒單元小結(jié)本單元主要的收獲：結(jié)合公司實(shí)際會議類型進(jìn)行回顧我將在今后的會議中如何運(yùn)用：1.2.3.口訣：第九講 會議紀(jì)要的撰寫會議紀(jì)要的定義和特點(diǎn)會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)和寫法會議紀(jì)要的寫作

25、要求會議紀(jì)要的定義會議紀(jì)要是傳達(dá)會議決定事項(xiàng)和主要精神，要求與會單位、人員共同遵守、執(zhí)行的一種有紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性文種。會議紀(jì)要的特點(diǎn)紀(jì)實(shí)性1約束性2概括性 3會議記錄者的要求反應(yīng)快寫字快知識面廣記憶力特別強(qiáng)組織能力強(qiáng)傾聽能力強(qiáng)總結(jié)能力強(qiáng)會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)和寫法會議紀(jì)要分為：標(biāo)題和正文標(biāo)題：名稱+文種內(nèi)容+文種雙標(biāo)題+文種正文：導(dǎo)言主體結(jié)尾會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)和寫法主體是會議紀(jì)要的核心部分。它根據(jù)會議的中心議題，按主次、有重點(diǎn)地寫出會議的情況和成果，包括：對工作的評價(jià)、對問題的分析、會議議定的事項(xiàng)、提出的要求等。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”；第二層為“”；第三層為“”；第四層為“”。主體的寫法一般有條項(xiàng)式（

26、分項(xiàng)敘述）、綜合式（集中概述）和摘要式（發(fā)言提要）三種寫法。主體示范項(xiàng)目措施責(zé)任人完成時(shí)間點(diǎn)輸出會議紀(jì)要的寫作要求注重使用會議紀(jì)要的習(xí)慣用語會議紀(jì)要常常以“會議”為第三人稱而記述會議內(nèi)容。層次或段落的開頭習(xí)慣用語有：“會議認(rèn)為”；“會議提出”；“與會者一致認(rèn)為”；“會議決定”；“會議要求”；“會議希望”；“會議號召”等。字，詞，句，語法，字體，格式，標(biāo)點(diǎn)。范例參考協(xié)調(diào)解決沙面大街56號首層房屋使用權(quán)問題的會議紀(jì)要 第XX號 xx年2月2日上午，市政府辦公廳x x x主任主持召開會議，協(xié)調(diào)解決沙面大街56號首層房屋使用權(quán)問題。參加會議的有省政府辦公廳交際處、廣東勝利賓館、市商委、市國土房管局、二

27、商局、市外輪供應(yīng)公司等有關(guān)部門的負(fù)責(zé)同志。 會議認(rèn)為，沙面大街56號首層房屋使用權(quán)的問題，是在過去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)和行政決定下形成的歷史遺留問題。早幾年曾多次協(xié)調(diào)，雖有進(jìn)展，但未有結(jié)果。最近，按照省、市領(lǐng)導(dǎo)同志“向前看”、“了卻這筆歷史舊賬”的批示精神，在辦公廳的協(xié)調(diào)下，雙方本著尊重歷史，面對現(xiàn)實(shí)，互諒互讓的原則，合情合理地提出解決這宗矛盾的方案。 經(jīng)過協(xié)商、討論，雙方達(dá)成了一致的認(rèn)識。范例參考會議決定如下事項(xiàng)： 一、市外輪供應(yīng)公司應(yīng)將沙面大街56號房屋的使用權(quán)交給勝利賓館。 二、考慮到市外輪供應(yīng)公司在56號經(jīng)營了30多年， 已投入了不少資金，退出后，辦公地方暫時(shí)難以解決，決定給予其商品損耗費(fèi)、固定資

28、產(chǎn)投資和搬遷費(fèi)等一次性補(bǔ)償費(fèi)用共95 萬元。其中省政府辦公廳和廣東勝利賓館負(fù)責(zé)80萬元；考慮到省政府領(lǐng)導(dǎo)曾多次過問此事和省、市關(guān)系，另15萬元由廣州市政府支持補(bǔ)助。 會議強(qiáng)調(diào)，雙方在房屋使用權(quán)移交中要各自做好本單位干部群眾的工作，團(tuán)結(jié)協(xié)作，增進(jìn)友誼，保證移交工作順利進(jìn)行。 X X市政府辦公廳 X X年X月X日 會議紀(jì)要的提醒指定記錄人員，主持人不要兼任重要會議應(yīng)進(jìn)行錄音將內(nèi)容分類記錄確認(rèn)記錄內(nèi)容與發(fā)言的意思相同，全面，避免失真記錄內(nèi)容：討論重點(diǎn)、贊成與反對、完成時(shí)間、工作分派可能的話，只要記錄成一頁的內(nèi)容即可半天內(nèi)完成紀(jì)要，一天內(nèi)將記錄結(jié)果發(fā)送與會成員確認(rèn)，二個(gè)工作日內(nèi)簽發(fā)單元小結(jié)本單元主要的

29、收獲：結(jié)合公司實(shí)際會議類型進(jìn)行回顧我將在今后的會議中如何運(yùn)用：1.2.3.口訣：第十講 會后跟進(jìn)作參為者的會后跟進(jìn)作為主持人的會后跟進(jìn)自我評定怎樣提高下次會議的質(zhì)量關(guān)于習(xí)慣參會者會后跟進(jìn)的內(nèi)容拿到會議紀(jì)要以后要細(xì)讀分析不同參會者的眾生相考慮自己任務(wù)的完成方法會議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始主持人的會后跟進(jìn)請大家填寫會議效果評估表針對意見做出改進(jìn)措施詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事制定跟進(jìn)計(jì)劃，并制定負(fù)責(zé)跟進(jìn)的相關(guān)人員如有需要找高層協(xié)助如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會議會議之后檢討得失主持人會后自我評定問卷在開會中有沒有人誤解過我的意思我有沒有在別人談話時(shí)跳到其他話題有沒有在會前讓員工了解會議的內(nèi)容面對別人說話的時(shí)候是不是

30、很緊張 處理說話緊張最好的方式是排練。是否遇到只有主持人說話而沒人參與談話結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白了你的意思在分派工作時(shí)大家是否都看著我而不提問總會把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎是否提前考慮把復(fù)雜的問題用平易近人的方法表達(dá)出來是否會在會議結(jié)束時(shí)問大家還有什么問題嗎提高下次會議質(zhì)量只有必要時(shí)才開會 會前及早著手準(zhǔn)備是關(guān)鍵制訂出色的議程，并事先分發(fā)時(shí)間是寶貴的，開會是花錢的，準(zhǔn)時(shí)開會才能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束經(jīng)常歸納，有意識把握會議的方向注意力集中在政策和行動上會議紀(jì)要應(yīng)闡明最后的結(jié)論會議成功只有用結(jié)果衡量注重結(jié)果，強(qiáng)調(diào)實(shí)施所有的決定勸阻冗長的發(fā)言，鼓勵(lì)沉默的人發(fā)言，闡明糊涂的觀點(diǎn)，刪除重復(fù)的話題會議管理制度-召開

31、權(quán)限3.1總經(jīng)辦例會由總經(jīng)理召集、主持，于每周的最后一個(gè)工作日召開；各系統(tǒng)、部門例會由總監(jiān)、經(jīng)理召集、主持，于每周的第一個(gè)工作日召開，常規(guī)例會以外的所有會議須經(jīng)審批后方可召開，以確保公司任務(wù)、信息的有效傳遞、執(zhí)行。3.2 會議主持人的直接上級具會議審批權(quán)，須對會議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、議題、議程、與會人員名單負(fù)責(zé)。會議主持人只可召開同級別及以下人員參加的會議，不可指定上級人員參會。常規(guī)會議要求指定參加會議人員不超過2個(gè)層級；召集工廠現(xiàn)場管理人員（主管級以下人員）的會議，時(shí)間不可超過15分鐘；召集跨系統(tǒng)會議原則上須避開工作日中上班的第一個(gè)小時(shí)與下班的最后一個(gè)小時(shí)。（員工大會及公司召集的重大事情宣布會

32、議除外）3.3各部門每天必須召開早會，時(shí)間不可超過15分鐘；各部門經(jīng)理有權(quán)限向行政法務(wù)部提出免開早會的申請，但必須保證工作任務(wù)上傳下達(dá)的及時(shí)性。3.4預(yù)訂會議室時(shí)須將經(jīng)LOTUS上批準(zhǔn)后的會議通知單發(fā)至前臺文員處，會議通知單由行政法務(wù)部、綜合管理部存檔備查。會議管理制度-會議準(zhǔn)備4.1 確定會議議題：安排會議前，先要收集和篩選議題，并注意以下三點(diǎn)：一是討論的問題性質(zhì)相同，二是按輕重緩急程度排隊(duì)，三是把保密性較強(qiáng)的議題放在會議后段，便于讓不相干的人退席。4.2確定會議議程：安排議題后，要確定議程、程序、日程。議程是對已確定的議題列出先后順序；程序是對會議各項(xiàng)活動做出的安排，各步驟一旦確定，就不能

33、隨意變動。4.3確定與會人員名單：與會人員名單須經(jīng)會議主持人審定，人數(shù)從嚴(yán)控制，人員謹(jǐn)慎決定。4.4發(fā)放會議通知：會議通知發(fā)放必須通過LOTUS系統(tǒng)，并電話通知方為有效。通知的內(nèi)容包括會議名稱、主持人、主要內(nèi)容、會期、地點(diǎn)、與會人員、記錄人及應(yīng)攜帶的資料等。會議通知要求至少提前一個(gè)工作日發(fā)出，與會人員若有異議，須于收到會議通知后兩個(gè)小時(shí)內(nèi)向會議主持人提出，否則視為同意會議安排，須嚴(yán)格按照通知內(nèi)容執(zhí)行。會議管理制度-會議準(zhǔn)備4.5 準(zhǔn)備會議文件資料：包括會議文件、資料、講話稿或工作報(bào)告、會議須知、日程表等。指定參會人員須嚴(yán)格按照會議通知要求認(rèn)真思考，充分準(zhǔn)備，并于會前或指定時(shí)間內(nèi)報(bào)交會議主持人，

34、會議主持人須于會前認(rèn)真審查，對未按要求準(zhǔn)備的人員可視情節(jié)輕重進(jìn)行教育、通報(bào)批評或處以50100元的罰款。4.6選擇及布置會場：應(yīng)選擇合適的會議地點(diǎn)，如需進(jìn)行電腦演示，應(yīng)事先做好演示文件，并于開會前10分鐘，將電腦、投影儀打開，準(zhǔn)備會議用白板及白板筆。4.7 會議主持人須提前到場，檢查會議文件資料的準(zhǔn)備、會場布置等每個(gè)細(xì)節(jié)，并準(zhǔn)備好會議簽到表，組織與會人員簽到。會議管理制度-會議召開5.1指定參會人員要嚴(yán)格遵守會議時(shí)間，不允許遲到早退，遲到或早退10分鐘以內(nèi)的，罰款50元；11分鐘30分鐘的，罰款100元；31分鐘以上的，罰款150元；如確有要事者需提前向會議主持人請假，未請假缺席者每次罰款20

35、0元，由會議主持人開具罰款單，名單報(bào)行政法務(wù)部進(jìn)行全公司公告，罰款在其當(dāng)月工資中扣除。5.2與會人員須將手機(jī)關(guān)機(jī)或調(diào)至振動，否則每響鈴一次，處以50元的罰款，由會議主持人開具罰款單，罰款在其當(dāng)月工資中扣除。5.3嚴(yán)禁在會議上交頭接耳、開小差或打瞌睡。5.4與會人員應(yīng)提前安排好管理范圍內(nèi)的工作，避免下屬的干擾。5.5超過兩小時(shí)的會議，會議主持人應(yīng)安排每小時(shí)510分鐘的間歇休息時(shí)間，會議中不允許自由進(jìn)出。會議管理制度-會議召開5.6 會議主持人應(yīng)對會議進(jìn)行有效控制和引導(dǎo)，避免會議跑題。5.7會議結(jié)束前十分鐘，主持人及與會人員應(yīng)讓會議記錄人員就會議中達(dá)成的決議或決定復(fù)述一遍，以得到所有與會人員的確認(rèn)

36、，同時(shí)應(yīng)明確責(zé)任人及完成期限。如果因會議時(shí)間緊急，會上來不及復(fù)述確認(rèn)，應(yīng)于會后明確上述內(nèi)容。每一個(gè)決定或決議必須包括內(nèi)容、責(zé)任人、完成期限三要素，內(nèi)容應(yīng)具體、清楚，切忌用容易引起誤會的語言，責(zé)任人若有二個(gè)或以上時(shí)，應(yīng)明確第一責(zé)任人、第二責(zé)任人，完成期限應(yīng)具體到某年某月某日。5.8 行政法務(wù)部以及其他管理部門有權(quán)不定期參加公司各類會議，若認(rèn)定為無效會議，可視情節(jié)輕重對會議主持人進(jìn)行教育、通報(bào)批評或處以50200元的罰款。5.9行政法務(wù)部負(fù)責(zé)對公司早會的召開情況進(jìn)行檢查；總經(jīng)辦秘書負(fù)責(zé)對免開早會相關(guān)部門工作指令的下達(dá)和完成情況進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有信息傳遞不到位的情況，視情節(jié)輕重進(jìn)行通報(bào)批評或?qū)υ摬块T

37、的負(fù)責(zé)人處以100300元的罰款。會議管理制度-會議結(jié)束6.1會議結(jié)束時(shí)須及時(shí)刪除會議室電腦、白板上的相關(guān)信息并關(guān)閉會議室電腦、投影儀、燈，違者視情節(jié)輕重對會議主持人進(jìn)行教育、通報(bào)批評或處以50100元的罰款。（保密）6.2 每次會議須形成會議紀(jì)要，在會議召開后二個(gè)工作日內(nèi)下發(fā)。6.3會議紀(jì)要必須內(nèi)容明確，責(zé)任清晰。6.4會議紀(jì)要的措辭要符合實(shí)際、簡明扼要，不能有記錄人的見解和評論，必要時(shí)可用錄音筆錄音，以免做記錄時(shí)有所遺漏。6.5會議紀(jì)要在正式簽發(fā)前，會議記錄人應(yīng)與每位責(zé)任人確認(rèn)內(nèi)容及完成期限，如果涉及政策一致性、連續(xù)性問題的，要翻閱有關(guān)文件并在上述內(nèi)容都確認(rèn)后交與會議主持人審核簽發(fā)。6.6 會議紀(jì)要發(fā)放范圍視會議要求而定，一般采取電子文檔形式下