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文檔簡介
1、 HYPERLINK /keyword/allindex/%E8%A7%84%E8%8C%83%E5%85%AC%E5%8F%B8%E4%BC%9A%E8%AE%AE%E7%AE%A1%E7%90%86%E5%88%B6%E5%BA%A6 o 規(guī)范公司會議管理制度 規(guī)范公司會議管理制度第一章 總則第一條 目的為切實加強*有限公司有限公司(以下統(tǒng)稱公司)會議管理,規(guī)范管理程序,明確會議承辦部門職責,確保各類會議切實發(fā)揮領導決策、統(tǒng)籌協(xié)調、交流信息、推動工作等作用,特制定本辦法。會議的目的有兩點:統(tǒng)一思想和解決問題。統(tǒng)一思想是指通過上級在會議上宣貫決議、方案、政策等,以達到從上到下的一致統(tǒng)一;解決
2、問題是指通過下級在會議上提出問題、共同討論、得出結論,使問題最終得以解決。第二條 適用范圍本制度適用于*有限公司有限公司各部門。第三條 術語1、公司會議:是指公司通過集眾議事的工作形式,貫徹上級指示、制定方針政策、討論主要問題、決定重要事項、部署和檢查工作。2、會議管理:是指對各類會議會前、會中、會后相關事務性工作的管理。第四條 原則1、會議管理應遵循務實、節(jié)儉、高效的原則可開可不開的會議一律不開,會議規(guī)模應盡量控制,會議時間應盡量縮短,會前充分準備,會中高效決策。2、“首辦負責制”原則依據職責范圍,作為第一個收悉工作任務的承辦者,須認真辦理、注重實效,對整項工作的辦理過程全權負責,確保完成質
3、量,不得因任何原因推諉、延遲工作進度。3、處罰兌現原則總經辦將對延時辦理情況予以記錄,視情況給予相應的處罰。第二章 管理職責第五條 公司總經理、副總經理1、召集、主持相關會議;2、審核、確定會議議題和參會人員;3、集中正確意見做出會議決議;4、簽發(fā)會議紀要;5、審批預算外會議開支。第六條 會議主辦部門1、承辦收集會議議題、擬定與會范圍、通知會議、準備會議相關材料、申請預算外會議開支等會前管理工作;2、承辦會議簽到、會議記錄等會中管理工作;3、承辦撰寫會議紀要,保存會議有關材料;4、支持總經辦開展督查督辦工作;第七條 會議與會部門1、根據會議主辦部門的要求,及時提供會議材料、準時與會;2、協(xié)助會
4、議主辦部門擬寫會議紀要;3、配合會議決議的有效執(zhí)行。第八條 總經辦1、匯總、協(xié)調全年會議計劃;2、掌握計劃內會議以及公司領導臨時布置的重要會議的召開情況;3、督辦會議決議的執(zhí)行情況;4、統(tǒng)一發(fā)放會議紀要,確保會議決議執(zhí)行等會后管理工作;5、協(xié)助會議主辦部門,做好相關會議管理工作;6、安排臨時會議等事宜;7、負責會議室資源管理,協(xié)調會議室使用沖突等事宜。第九條 財務部1、根據預算正常報銷會議預算內開支;2、規(guī)范預算外會議開支的申報、審批、報銷流程,審核預算外會議開支。第十條 行政部1、維護會議室設備,進行會議環(huán)境設置、設備操作等;2、根據會議管理需求,進一步完善相關功能。第三章 公司會議分類第十
5、一條 公司季度例會、月度例會、周會1、會議的主要任務是:研究公司重大經營決策、各部門日常工作問題、總結匯報上周工作、計劃安排下周工作。2、召開時間:原則上每周一召開,遇有重要情況可隨時召開。3、會議主持:總經辦召集并主持4、主辦單位:行政部負責主辦會議,收集議題、協(xié)調各部門參會,溝通、協(xié)調會期,會議記錄等會務。5、參加人員:總經理、副總經理;各部門負責人和其他需要參會的人員。第十二條 年度工作會議1、會議的主要任務是:分析全年經濟運行情況,總結全年工作,部署次年工作任務,總經理與副總經理、總經理與各部門簽訂業(yè)績合同書等事宜。2、召開時間:每年12月最后一周。3、會議主持:總經理4、主辦單位:總
6、經辦負責主辦會議??偨涋k負責工作報告的起草和會務工作;人力資源部準備業(yè)績合同書;行政部、財務部支持總經辦、人力資源部的相關工作。5、參加人員:總經理、副總經理、各部門負責人。第十三條 年度表彰大會1、會議的主要任務是:總經理發(fā)表講話,發(fā)布當年度的經營任務、政策安排、重點工作、公司福利政策安排等;對上一年度被評選為各類先進的員工進行表彰、頒獎等。2、召開時間:每年1月第一周。3、會議主持:總經辦行政助理4、主辦單位:總經辦負責主辦會議??偨涋k負責總經理講話稿的起草和會務工作;負責各獎項的組織評選、報批,名單準備等工作。5、參加人員:總經理、副總經理、各部門部長、主要員工和先進員工代表等。第十四條
7、 工作分析會1、每個季度召開一次工作分析會,會議的主要任務是:對前一個分析周期的銷售、市場情況進行綜合分析,檢查前一個時期業(yè)績完成情況;對各部門工作開展情況進行質詢,進行目標、工作糾偏;研究、部署下一段時間的重點工作、重大舉措等。4月份、10月份召開的工作分析會分別研究前一個季度的工作;7月份召開的工作分析會研究前半年的工作運行情況;全年的工作分析工作納入12月最后一周召開的年度工作會議進行,對全年的工作進行總經分析。2、召開時間:4月、7月、10月和12月召開3、會議主持:總經理主持4、主辦單位:總經辦負責會議通知、會期協(xié)調、會議紀要發(fā)放、戰(zhàn)略管理部負責工作分析報告的準備、會議記錄、會議紀要
8、編寫等工作;財務部負責財務分析報告的準備。5、參加人員:總經理、副總經理、各部門負責人、業(yè)務骨干等。第十五條 年度經營計劃和預算編制啟動會1、會議的主要任務:根據董事會確定的下一年度總體經營目標,對各部門的任務進行初步安排,解讀基本的年度業(yè)績計劃框架,確定計劃編制時間安排。對預算編制原則、基本假設、預算指導文件進行解讀,確定預算編制時間安排。2、召開時間:每年10月中旬前(會議可與當月舉行工作分析會統(tǒng)籌安排)3、會議主持:總經理主持4、主辦單位:總經辦負責會議通知、會期協(xié)調、會議紀要整合和發(fā)放等會務工作;戰(zhàn)略管理部根據董事會確定的下一年度總體業(yè)績目標,準備年度業(yè)績計劃基本框架、時間進度安排,并
9、負責相關內容解讀、協(xié)調、會議記錄、相關部分會議紀要編寫等工作;財務部準備預算編制原則、基本假設、時間進度安排,并負責相關內容解讀、協(xié)調、會議記錄、相關部分會議紀要編寫等工作。5、參加人員:總經理、副總經理、各部門負責人和財務負責人等。第十六條 運營調度會1、會議的主要任務是:聽取運行部各部門、車間工作進度、質量等完成情況的匯報,協(xié)調各方面的資源,不斷推動生產鏈的快速反應能力,組織、指揮、協(xié)調各單位,提高協(xié)作、配合的默契性。2、召開時間:每周三召開3、會議主持:運營總監(jiān)主持4、主辦單位:運營部負責會議通知、會期協(xié)調、會議記錄、會議紀要編寫等工作??偨涋k負責會議紀要發(fā)放等會務工作。5、參加人員:運
10、營部、市場部、技術部、財務部等相關部門負責人和其他必要參會人員。第十七條 臨時召開的專題會議根據情況由公司領導召集或批準召開的專題會議,會務工作由總經辦或相關職能部門負責。第四章 會議管理第十八條 會議主辦部門應遵循“首辦負責制”原則,承辦會前、會中和會后的管理工作。第十九條 會前管理1、確定會議議題議題提出,涉及其它部門的須經相關職能部門會簽意見,并報公司分管領導審核后,方可安排上會。2、確定會議名稱、時間、地點、與會人員、列席人員會議名稱應準確、簡練、恰當的概括會議的主題思想,做到一目了然。會議主辦部門應與有關領導、與會人員協(xié)商,確保會議必須參加者達到會議要求出席的人數后,方可確定會議時間
11、。根據會議議題,列出與會人員、列席人員名單或參加人員的單位、部門、職務等要求,限定會議規(guī)模。3、通知會議會議主辦部門預定會議室,同時將會議要求明確、及時告知與會單位。被通知者應及時回復與會情況。公司領導的與會情況,可由總經辦協(xié)助確定,會前務必落實。4、準備會議材料與會部門如有會議材料,應在會議前2個工作日提交會議主辦部門;主辦部門務必在會前1個工作日內,將所有會議材料分送與會人員閱知(不需要送發(fā)資料和需保密資料除外)。5、確定會務安排會議主辦部門應綜合考慮會議的重要性、會議地點、與會范圍、會期等因素,填寫會務工作檢查單。涉及預算外的會議費用,應列明開支預算,以公司內部呈批件,請示公司領導審批。
12、第二十條 會中管理1、會議簽到。與會人員不得缺席、遲到、早退或中途離開。人在公司,必須參加會議。如遇出差在外等確實不能出席的,須在會前向總助請假,并指定一名本部門人員代為出席。2、會議主辦部門在與會人員入場時,組織簽到工作,掌握與會人員的出席情況,準確統(tǒng)計到會人員情況。3、與會人員應將手機設置振動或無聲,會議中有電話,需到會議室外接聽。4、會上嚴禁吸煙。5、會議記錄會議主辦部門如實記錄會議情況、反映會議內容和進程。主要記錄會議名稱、時間、地點、出席人員、主持人、議題、發(fā)言內容等,務必做到真實、準確、完整,不得隨意增刪改動。6、會場場務會議主辦部門注意會議進程,靈活應變突發(fā)事件,確保會議進展順利。第二十一條 會后管理1、制發(fā)會議紀要會議主辦部門將會議決議、要求記錄后,形成的會議紀要,于會議召開后一個工作日內以公司名義制發(fā),會議決議正式生效??偨涋k負責執(zhí)行會議決議的督辦工作。2、保存會議有關資料如有會議資料,主辦單位應妥善保管,以備核查。會上發(fā)出的密級文件和材料,必須編號印發(fā),做好登記,會議結束時應當全部收回。3、督辦會議決議的落實情況總經辦根據會議紀要,確定督辦標準與完成時限。在會議決議的執(zhí)行期間,總經辦依據完成時限,隨時通過口頭詢問、書面溝通等方式,向決議主辦部門了解
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