電網公司電網建設項目檔案管理辦法

1、電網公司電網建設項目檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為加快推進AA電網公司電網建設項目檔案管理的標準化和規(guī)范化工作，確保電網建設項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。根據(jù)中華人民共和國檔案法、國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T28-2002），結合公司電網建設項目檔案管理實際，制定本辦法。第二條 本辦法所稱電網建設項目檔案是指電網建設項目在立項、審批、采購（含招投標）、勘測、設計、施工、調試、監(jiān)理、竣工驗收及試運行全過程中形成的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式和紙質、光盤等不同載體的全部文件材料。第三條 本辦法適用于AA電網公司、區(qū)域電網公司和?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄

2、市）電力公司（下稱省電力公司）等作為項目法人的所有新建、擴建、改建輸變電工程的檔案管理。第四條 電網建設項目檔案管理應納入電網建設管理程序、工作計劃及合同管理。在簽訂項目設計、施工及監(jiān)理等合同、協(xié)議時，應設立專門條款，明確有關方面提交項目檔案的責任。第五條 電網建設項目檔案管理工作要與項目建設同步進行。項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交要與項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行。項目竣工驗收應同時包括對項目檔案的驗收。第六條 各建設項目都應統(tǒng)籌安排項目檔案管理所需資金，明確必要的整理經費和設施、設備購置費。第七條 電網建設項目檔案管理必須嚴格執(zhí)行國家保密法規(guī)和AA電網公司保密工作相關規(guī)

3、定。第二章 職責與分工第八條 項目法人負責組織、協(xié)調和指導各參建單位整理項目文件，按照“統(tǒng)一領導、分級管理”的原則，管理好所建電網建設項目的全部檔案。項目法人根據(jù)工作需要，可委托建設管理單位全權負責檔案管理工作。項目建設各參建單位（部門）負責做好各自職責范圍內的電網建設項目檔案管理工作。第九條 電網建設項目法人、建設管理單位、設計、監(jiān)理、施工、調試、采購（含招標）、物資供應及運行單位均應建立項目檔案管理機構，明確管理職責，將項目檔案工作納入有關領導、相關部門及工作人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制中，采取有效措施，抓好組織落實，做好項目檔案的形成、積累、整理和歸檔工作，確保項目檔案的完整、準

4、確、系統(tǒng)、安全和有效利用。第十條 AA電網公司辦公廳是公司系統(tǒng)電網建設項目檔案管理的業(yè)務主管部門，在業(yè)務上接受國家檔案局、國資委檔案管理部門的監(jiān)督、檢查和指導，主要職責如下：（一）宣傳和貫徹落實國家檔案局、國資委等關于建設項目檔案管理的規(guī)定、辦法。（二）制定公司系統(tǒng)電網建設項目檔案管理工作標準、制度并組織實施。（三）對公司系統(tǒng)電網建設項目檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。（四）組織公司系統(tǒng)電網建設項目檔案管理業(yè)務學習、培訓工作。（五）組織公司系統(tǒng)重大建設項目檔案竣工驗收工作。（六）組織報送國家重點建設項目檔案登記表。（七）負責公司總部作為項目法人的電網建設項目檔案的管理或委托建設管理單位管理。第十

5、一條 各區(qū)域電網公司、省電力公司的電網建設項目檔案工作接受AA電網公司辦公廳和所在?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）檔案局的指導，主要職責如下：（一）宣傳、貫徹落實國家檔案局、國資委、AA電網公司和所在省（自治區(qū)、直轄市）檔案局關于建設項目檔案管理的規(guī)定、辦法。（二）制定職責范圍內電網建設項目檔案管理工作標準、制度并組織實施。（三）對職責范圍內電網建設項目檔案工作進行統(tǒng)一領導、組織協(xié)調、監(jiān)督、檢查和指導。（四）報送國家、省重點建設項目檔案登記表。（五）組織或協(xié)助組織重大建設項目檔案竣工驗收和達標投產、工程創(chuàng)優(yōu)檔案管理的檢查考核工作。（六）負責區(qū)域電網公司、省電力公司作為項目法人的電網建設項目檔案的管理或委托

6、建設管理單位管理。各區(qū)域電網公司、省電力公司所屬單位要完成職責范圍內的建設項目檔案管理工作和上級單位指定的相關工作。第十二條 發(fā)展策劃部門負責建設項目的立項、審批、投資計劃、項目核準、建設用地預審、規(guī)劃選址、可研報告審查及審批、建設用地地質災害危害性評估報告、壓覆礦產資源調查評估報告、建設用地評價報告等文件材料的收集，經整理后向項目法人移交、歸檔，并同時向建設管理單位移交。第十三條 物資管理部門（招投標管理中心）負責對采購（含招投標）檔案管理情況進行監(jiān)督、檢查；負責組織收集、整理環(huán)評、水保、設計、監(jiān)理、施工、設備（材料）等采購（含招投標）過程中形成的文件材料及訂貨合同、協(xié)議，并組織相關單位向項

7、目法人或建設管理單位進行移交。第十四條 基建、特高壓管理部門負責職責范圍內電網建設項目檔案的組織協(xié)調和移交工作；督促相關單位收集、整理、移交施工及竣工驗收過程中形成的文件材料；按規(guī)定向項目法人和建設管理單位分別移交建設項目的初設審查、初設審批等文件。第十五條 建設部門負責跨區(qū)電網建設項目檔案統(tǒng)一管理和組織協(xié)調工作；負責明確項目建檔名稱；負責跨區(qū)電網建設項目前期評估（環(huán)評、水保、地災、地震、文物、用地預審及批復）、竣工驗收階段（環(huán)保、水保驗收、工程決算）文件材料的收集，經整理后向項目法人移交、歸檔，并同時向建設管理單位移交。第十六條 環(huán)評、水保工作部門負責收集、整理環(huán)評、水保及專項驗收工作過程中

8、形成的文件材料；負責向項目法人和建設管理單位分別移交環(huán)境影響報告書（表）及批復、水土保持方案報告書（表）及批復，竣工環(huán)境保護驗收調查報告、竣工環(huán)境保護驗收及批復、水土保持設施驗收報告及批復，環(huán)保、水保合同、協(xié)議等文件材料。第十七條 財務、審計部門負責向項目法人和建設管理單位分別移交建設項目竣工決算報告、竣工決算審計報告。第十八條 調度部門負責向項目法人和建設管理單位分別移交建設項目投產送電調試調度方案、設備命名等文件材料。第十九條 建設管理單位受項目法人委托，負責項目檔案的匯總，自行或組織有關單位對所有應歸檔項目文件材料按檔案管理要求進行整理、組卷、編目。負責建設項目檔案的日常檢查、指導。負責

9、項目檔案專項驗收和工程達標投產、工程創(chuàng)優(yōu)項目檔案檢查的組織工作。負責收集、整理職責范圍內形成的工程建設規(guī)劃許可、建設用地規(guī)劃許可、施工許可、征地合同、協(xié)議、紅線圖、用地審批、土地使用證、合同、協(xié)議、安全文明施工策劃及審批、工程建設過程中的所有聲像、電子文件材料等。負責組織、協(xié)調工程各參建單位收集、整理各自在工程建設全過程中形成的文件材料和工程竣工圖、工程竣工報告、質量監(jiān)督檢查報告和記錄、項目結算、工程竣工簽證書、啟委會文件等，并組織向項目法人及運行單位移交。第二十條 勘察、設計單位負責收集、整理勘察、設計階段產生的可行性研究報告、工程選址報告、設計基礎資料、初步設計、概算、審定概算、施工圖設計

10、、設計交底、變更文件、竣工圖（含電子版）。負責向建設管理單位移交上述文件材料。第二十一條 施工單位負責收集各自承包項目在開工前和施工過程中形成的施工組織設計、技術交底、安全措施，建筑、安裝的開、復工報告，圖紙會檢、工程變更文件、施工記錄、試驗報告、原材料及構件質量證明、質量檢查及評定、設備開箱文件、設備調試文件、設備出廠工藝等文件材料。負責向設計單位提供竣工草圖及全部變更設計文件，作為設計單位編制竣工圖的依據(jù)。負責將上述文件材料及竣工圖按照檔案管理要求，全部整理、組卷、編目，向建設管理單位移交。第二十二條 監(jiān)理單位負責收集對建設項目質量、進度和建設資金使用等進行控制的監(jiān)理文件。負責完成監(jiān)理大綱

11、、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理旁站方案及審批、監(jiān)理旁站記錄等文件的編制。負責監(jiān)督、檢查項目施工全過程文件材料的完整、準確和系統(tǒng)。負責審核施工單位、設計單位竣工文件、竣工圖的完整、準確性。按照文件材料歸檔范圍和檔案管理的要求整理、組卷、編目，向建設管理單位移交。第二十三條 采購機構（含招標代理機構）、物資采購供應單位負責收集、整理環(huán)評、水保、設計、監(jiān)理、施工、設備（材料）等采購（含招投標）過程中形成的文件材料及訂貨合同、技術協(xié)議、設備監(jiān)造大綱、設備監(jiān)造計劃、設備監(jiān)造報告、設備監(jiān)造記錄等。按照檔案管理要求整理、組卷、編目，向項目法人或建設管理單位移交。第二十四條 調試單位負責完成其承包范

12、圍內系統(tǒng)調試大綱、調試方案、措施、調試報告的編制。按照檔案管理要求整理、組卷、編目，向建設管理單位移交。第二十五條 運行單位負責收集、保管建設項目在生產技術準備和試運行中形成的文件材料，按照檔案管理要求整理、組卷、編目，向建設管理單位移交。負責接收與運行、檢修有關的項目檔案。負責運行、檢修、技改等工作中形成文件材料的收集、整理、歸檔和提供利用等各項工作。第三章 歸檔范圍、保管期限、歸屬與流向第二十六條 項目檔案的歸屬與流向應有利于電網建設項目后續(xù)工作和管理，滿足安全保管和有效利用的需要。第二十七條 項目文件材料的歸檔范圍、保管期限、 歸屬與流向，依據(jù)國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（

13、DA/T28-2002附錄A），并結合公司系統(tǒng)電網建設項目檔案管理的實際情況進行了劃分，詳見附錄。第二十八條 項目法人應保存項目的全套檔案也可委托建設管理單位或運行單位保存項目的全套檔案。建設管理單位與運行單位非同一單位時，建設管理單位除保存該項目形成的全套檔案外應增加運行、檢修等需利用的有關檔案。第二十九條 建設管理單位與運行單位為同一單位時，運行單位保管兩套項目檔案。若非同一單位時，建設管理單位保管項目法人委托保管的全套項目檔案，并向運行單位移交與生產運行相關的兩套項目檔案。第三十條 根據(jù)本辦法制定的項目文件材料的歸檔范圍、保管期限、歸屬與流向，設計、監(jiān)理、施工、采購（含招標）、物資供應、

14、調試等單位除保管自身形成的檔案，還應根據(jù)本辦法的條款，適當增加項目檔案的制作和移交份數(shù)。第三十一條 凡在大中城市規(guī)劃區(qū)范圍內建設的重大建設項目，建設管理單位應在項目竣工驗收后3個月內按照國家檔案局城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法（檔發(fā)字199720號、建設部城市建設檔案管理規(guī)定（建設部令第90號），向城市建設檔案館報送與城市規(guī)劃、建設及其管理有關的項目檔案。第四章 歸檔質量要求第三十二條 建設項目歸檔文件和案卷質量應符合科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T 11822-2008）和國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T 28-2002）的要求。第三十三條 建設項目所形成的全部項

15、目文件應按檔案管理的要求，在檔案人員的指導下，由文件形成單位（部門）按照供電企業(yè)檔案分類表（69類）進行整理。第三十四條 歸檔文件材料應齊全、完整、準確，符合其形成規(guī)律；分類、組卷、排列、編目應規(guī)范、系統(tǒng)。第三十五條 歸檔的文件材料應字跡清晰，圖標整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。書寫字跡應符合耐久性要求，不能用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、鉛筆、圓珠筆、復寫紙等）書寫、繪制。第三十六條 歸檔的項目文件應為原件、正本。凡本單位的發(fā)文、主送或抄送本單位的收文，都要求以原件歸檔；合同、協(xié)議及工程啟動驗收簽證書等需雙方或多方履行簽字手續(xù)的文件，簽字方均應以正本歸檔。第三十七條 各種原材料及構件出廠證明

16、、質保書、出廠試驗報告、復測報告要齊全、完整；證明材料字跡清楚、內容規(guī)范、數(shù)據(jù)準確，以原件歸檔；水泥、鋼材等主要原材料的使用都應編制跟蹤臺帳，說明在工程項目中的使用場合、位置，使其具有可追溯性。第三十八條 各類記錄表格必須符合規(guī)范要求，表格形式應統(tǒng)一。各項記錄填寫必須真實可靠、字跡清楚，數(shù)據(jù)填寫詳細、準確，不得漏缺項，沒有內容的項目要劃掉。第三十九條 設計變更、施工質量處理、缺陷處理報告等，應有閉環(huán)交代的詳細記錄（包括調查報告，分析、處理意見，處理結論及消缺記錄，復檢意見與結論等。第四十條 外文或少數(shù)民族文字材料，若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔；無譯文的外文材料應將題名、卷內章節(jié)目錄譯成中文，

17、經翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。第四十一條 歸檔文件的紙張大小一般為A4幅面，裝訂邊為2.5厘米。小于A4幅面紙的應粘貼在A4紙張上。第四十二條 檔案移交應通過檔案信息管理系統(tǒng)進行，設計院的CAD竣工圖應轉換成版式文件通過檔案信息管理系統(tǒng)進行移交；在移交紙質文件的同時，應移交同步形成的電子、音像。歸檔的電子文件應包括相應的背景信息和元數(shù)據(jù)，并采用電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894-2002）要求的格式。第四十三條 電子文件整理時應寫明電子文件的載體類型、設備環(huán)境特征；載體上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、檔號、保管期限、密級、存入日期等；歸檔的磁性載體應是只讀型。第四十

18、四條 移交的錄音、錄像文件應保證載體的有效性，內容的系統(tǒng)性和整理的科學性。聲像材料整理時應附文字說明，對事由、時間、地點、人物、背景、作者等內容進行著錄，并同時移交電子文件第四十五條 竣工圖的編制要求（一）凡新建、擴建、改建的建設項目，在項目竣工后都應編制竣工圖。（二）竣工圖的編制工作由項目建設管理單位負責組織協(xié)調。（三）竣工圖編制單位依據(jù)設計變更通知單、工程聯(lián)系單、設計更改等有關文件以及現(xiàn)場施工驗收記錄、調試記錄等制作全套竣工圖。（四）竣工圖編制深度應與施工圖的編制深度一致；編制應規(guī)范、修改要到位，真實反映竣工驗收時的實際情況；字跡清晰，整潔，簽字手續(xù)完備。簽名真實，不得代簽或打印，不得用印

19、章代替簽名。（五）竣工圖均應編制竣工圖總說明。對有修改內容的竣工圖卷冊，還應編制分冊說明，其內容應包括修改原因、修改內容及提供文件材料的單位等（六）按施工圖施工沒有變動的圖紙，由設計單位在施工圖上加蓋竣工圖章，并在藍圖目錄上簽署竣工圖的編制日期?？⒐D圖章樣式及尺寸見圖1。圖1 竣工圖圖章樣式及尺寸（單位：mm）竣工圖圖章應使用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處。（七）在建設過程中發(fā)生修改的施工圖應重新編制竣工圖，其標題欄中的設計階段應由施工圖階段改為竣工圖階段。圖紙編號按原施工圖圖號，其中設計階段代字“S”改為“Z”?？⒐D編制單位不需加蓋竣工圖圖章。（八）竣工圖的審核由竣工圖編制單位負責，由設

20、計人（修改人）編制完成后，經校核人校核和批準人審定后在圖標上簽署?？⒐D審查合格后，移交施工單位和監(jiān)理單位加蓋竣工圖章，進行復核、簽字確認。施工和監(jiān)理單位加蓋的竣工圖章樣式見圖2。圖2 施工和監(jiān)理單位加蓋的竣工圖章樣式及尺寸（單位：mm）竣工圖章中的內容應填寫齊全、清楚，不得代簽。竣工圖章應使用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處。（九）設備圖如有修改，也應出修改圖，確保最終版的設備圖與實際相符。（十）發(fā)生設計變更的施工圖，由施工單位按照設計變更通知單、工程聯(lián)系單等，將施工現(xiàn)場情況如實反映到圖紙上，經施工、監(jiān)理單位蓋章簽字后，提交設計單位制作正式竣工圖紙。編制單位竣工草圖編制人技術負責人編制日期監(jiān)理

21、單位名稱監(jiān)理人60mm X 80mm圖3 施工和監(jiān)理單位加蓋的竣工草圖圖章樣式及尺寸（單位：mm）（十一）根據(jù)合同約定，單獨支付竣工圖設計費用的，應由設計院重新制作全套竣工圖。第五章 歸檔時間及移交第四十六條 AA電網公司及其下屬單位的項目建設職能部門，在完成各自職責范圍內工作后1個月內，向項目法人和建設管理單位移交項目歸檔文件材料。第四十七條 建設管理單位在完成職責范圍內工作后1個月內，向項目法人移交項目法人應當歸檔保管的項目檔案。在項目竣工投產后3個月內，向運行單位移交屬于運行單位應當歸檔保管的項目檔案。第四十八條 各施工、監(jiān)理、調試、調度等單位在項目竣工投產后1個月內，根據(jù)檔案管理要求，

22、將整理規(guī)范的項目檔案向建設管理單位移交。第四十九條 設計單位在完成可研、初設、施工圖設計等工作并通過審查、審批后1個月內，將上述文件材料向建設管理單位移交。在項目竣工投產后2個月內將竣工圖提交施工、監(jiān)理單位審核簽章。第五十條 施工、監(jiān)理單位在收到竣工圖半個月內完成審核簽署工作，由監(jiān)理組織施工單位向建設管理單位移交。第五十一條 采購機構（含招標代理機構）、物資采購供應單位在完成環(huán)評、水保、設計、監(jiān)理、施工、設備（材料）等采購（含招標）及簽訂合同、技術協(xié)議、設備監(jiān)造協(xié)議等工作后1個月內，由物資管理部門（招投標管理中心）負責組織上述單位向項目法人或建設管理單位移交。第五十二條 運行單位在項目竣工投產

23、后3個月內，向建設管理單位移交在生產技術準備和試運行中形成的文件材料。第五十三條 項目檔案的移交工作應在竣工投產后3個月內完成。建設管理單位應編制2份移交清冊，分別與檔案保管單位辦理項目檔案移交手續(xù)，交接雙方按照移交清單認真核對、逐卷交接，完畢后雙方在移交清冊上簽字，交接雙方各存一份，以備查考。第六章 檔案驗收第五十四條 項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行項目竣工驗收。第五十五條 國家重點工程和需創(chuàng)建國家、AA電網公司優(yōu)質工程的建設項目，均應進行項目檔案專項驗收。第五十六條 項目檔案專項驗收的組織（一）國家發(fā)展改革委組織驗收的項目，由國家檔案局組織項目檔案的驗收。（二）國家發(fā)展改革委委托AA電網公司、省級政府投資主管部門組織驗收的項目，由AA電網公司辦公廳、省檔案局組織項目檔案的驗收，驗收結果報國家發(fā)展改革委、國家檔案局備案。（三）各區(qū)域電網公司、省電力公司組織驗收的項目，由各區(qū)域電網公司、省電力公司的檔案管理部門和省