酒店事業(yè)部采購制度培訓ppt課件

1、采 購 制 度 培 訓張浩資產(chǎn)管理部-物資管理部.一、目的 為了規(guī)范公司、各門店物資和效力采購管理及供方控制，強化采購管理和控制，確保所采購的物資、效力符合規(guī)定要求，特制定本制度。.二、適用范圍 本制度適用于門店采購客房用品、布草、棉織品、巾類、客房耐用品、一次性用品等客房必備或常用的運營物資以及其他物資。.三、制度內(nèi)容1、采購需求的產(chǎn)生與審核-集采 對于門店采購集采物資，首先要登錄系統(tǒng)選擇采購內(nèi)容，然后進展定價操作，并選擇總部審批流程，審批經(jīng)過后由采購經(jīng)理下單采購；采購懇求需提早30天填寫；登錄系統(tǒng)選擇采購內(nèi)容定價操作審批經(jīng)過總部下單叫貨選擇總部審批流程.三、制度內(nèi)容2、采購需求的產(chǎn)生與審核

2、-自采 對于門店自采，分為可簽署框架協(xié)議的采購工程和不可簽署框架協(xié)議的采購工程；自采采購懇求可簽署框架協(xié)議的采購工程不可簽署框架協(xié)議的采購工程.三、制度內(nèi)容2、采購需求的產(chǎn)生與審核-自采-可簽署框架協(xié)議采購工程-框架協(xié)議簽署 對于可簽署框架協(xié)議的自采，需求執(zhí)行任務為：1、列明物資清單，對于總部有指點價的，直接列明報價單上報店長，同時郵件抄送4WD區(qū)總、采購經(jīng)理，店長審批經(jīng)過后，分別由4WD區(qū)總和采購經(jīng)理進展審批；對于總部無指點價的，需求根據(jù)物資清單進展三方比價，并將比價結(jié)果上報店長、同時郵件抄送4WD區(qū)總、采購經(jīng)理，店長審批經(jīng)過后，分別由4WD區(qū)總和采購經(jīng)理進展審批；2、審批經(jīng)過后，按照框架協(xié)

3、議的簽署流程完成框架協(xié)議的簽署；3、將協(xié)議價錢錄入系統(tǒng)，這樣系統(tǒng)對應的物品就可以顯示相應價錢；列明物資清單根據(jù)清單三方比價店長、4WD區(qū)總、采購經(jīng)理審批簽署框架協(xié)議總部有指點價總部無指點價列明物資報價將協(xié)議價錢錄入系統(tǒng).三、制度內(nèi)容2、采購需求的產(chǎn)生與審核-自采-不可簽署框架協(xié)議采購工程-比價制度 對于不可以簽署框架協(xié)議的采購工程，需求執(zhí)行任務為：1、對于總部有指點價的，假設采購價不高于總部指點價，那么不需求進展三方比價；假設采購價高于總部指點價，那么需求進展三方比價；如有特殊情況進展特殊分析；2、對于對于總部無指點價的，假設采購物品單價小于30元的，那么不需求進展三方比價；假設采購物品單價不

4、小于30元的，那么需求進展三方比價；3、總部引薦京東作為門店自采的電商渠道，同時京東的價錢也可作為參考，假照實踐采購價錢低于京東，也可以選擇線下采購；列明物資清單總部有指點價總部無指點價采購價不高于總部指點價采購物品單價小于30元采購價高于總部指點價采購物品單價不小于30元不需求三方比價需求三方比價不需求三方比價需求三方比價.三、制度內(nèi)容2、采購需求的產(chǎn)生與審核-自采-審批制度 對于門店自采的審批流程：1、首先登錄系統(tǒng)選擇需求采購的物資，根據(jù)情況上傳比價資料，選擇審批流程；2、執(zhí)行定價操作并進入審批流程；3、審批經(jīng)過后方可生成采購訂單及叫貨采購；登錄系統(tǒng)選擇采購內(nèi)容上傳比價資料選擇審批流程執(zhí)行

5、定價審批完成下單采購.三、制度內(nèi)容3、合同簽署及要求 各門店的集采工程，由總部執(zhí)行框架協(xié)議的簽署，并將價錢錄入物資管理系統(tǒng)；各門店的自采工程，對于可以簽署框架協(xié)議的，需求進展框架合同簽署，合同應加蓋騎縫章；各門店簽署自采框架合同的流程為：列明報價清單或完成三方比價，將比價資料、結(jié)果或報價清單發(fā)店長、4WD區(qū)總、采購經(jīng)理審批起草合同原那么以總部發(fā)出版本為準合同文本+供應商營業(yè)執(zhí)照掃描件發(fā)法務審批提交OA合同評審單，上傳附件包括合同文本、法務審批郵件、采購經(jīng)理審批郵件、比價資料、供應商營業(yè)執(zhí)照掃描件 OA審批經(jīng)過，且門店收到供應商已蓋章的合同后當日完成合同蓋章合同掃描件發(fā)采購經(jīng)理 錄入物資管理系統(tǒng)

6、；.三、制度內(nèi)容3、合同簽署及要求 比價單比價資料：對于線下采購方式的，比價資料包括一切參與的供應商的蓋章版報價掃描件及供應商報價的對比表；假設供應商不能出具蓋章的報價單的，那么需求門店將供應商的報價對比表打印出來，店長簽字并掃描作為郵件附件；對于線上采購方式的，比價資料包括供應商報價對比表以及店長簽字確認的報價對比表掃描件，同時供應商報價對比表中應明確物品的網(wǎng)頁鏈接；.三、制度內(nèi)容4、樣品封樣要求 對于具備封樣條件的門店的自采采購活動均應進展樣品封樣，并盡量上報總部一套樣品，以確保門店采購物資的質(zhì)量保證；.三、制度內(nèi)容5、收貨要求 1各門店收貨任務需按封樣樣品的規(guī)范及采購訂單明細進展驗收，收

7、貨時應對物品的品牌、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量進展驗收,根據(jù)實踐收貨數(shù)量在采購訂單上進展標志全部到齊打鉤，未到齊備注實踐到貨數(shù)量，收貨人和店長簽字后留檔備查；2收貨完成后應在當天登錄物資管理系統(tǒng)，將采購訂單生成收貨單，完成審核操作，并將收貨單打印店長簽字作為付款附件；闡明：假設供應商送貨為分批送貨，那么需求分批生成收貨單，同時生成收貨單時請按實踐收貨數(shù)量錄入。.三、制度內(nèi)容6、預付款要求 針對合同的預付款，在合同簽署終了前提下，集采、自采的預付款各門店應在收到發(fā)票的當日登錄物資管理系統(tǒng)，將系統(tǒng)中的采購訂單導出，作為預付款附件，同時需求登錄物資管理系統(tǒng)操作生成付款單，并完成審核、打印、掃描。按要求提交OA

8、進展付款流程，并在提交OA完成后由門店按照財務要求進展單據(jù)郵遞含打印的OA單以及發(fā)票原件。闡明：付款金額應與發(fā)票金額一致，假設出現(xiàn)不一致，需求與財務確認，財務認可后方可運用；付款單摘要請注明采購訂單編號。.三、制度內(nèi)容7、合同貨款要求 針對合同的貨款，集采、自采的貨款各門店應在收到發(fā)票或收到貨以后發(fā)生者為準的當日，找到支付預付款時門店自行登錄系統(tǒng)生成的采購訂單，同時需求登錄物資管理系統(tǒng)操作生成付款單，并完成審核、打印、掃描。按要求提交OA進展付款流程，并在提交OA完成后由門店按照財務要求進展單據(jù)郵遞含打印的OA單以及發(fā)票原件。闡明：付款金額應與發(fā)票金額一致，假設出現(xiàn)不一致，需求與財務確認，財務

9、認可后方可運用；付款單摘要請注明采購訂單編號。.三、制度內(nèi)容8、特殊情況采購A、范圍：主要適用于門店向客人提供早餐等即買即用食品的采購；B、執(zhí)行方式：此類采購原那么不需求總部審批，門店店長擔任對采購的品類、數(shù)量、單價擔任，應本著節(jié)約的原那么操作，按照實踐客人的數(shù)量以及餐標進展采購，采購后的報銷任務暫按一周一次執(zhí)行，報銷時需求上傳的附件包括：超市小票和物品明細單，物品明細單款式參考下表：*門店早餐消耗統(tǒng)計表*年*月*日序號品名規(guī)格單位單價數(shù)量金額備注1面包*用于*幢別墅，入住*人，2牛奶*3蘋果*.三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程及要求A、預付款的支付；1門店收到預付款發(fā)票；2門店完成登錄物資管

10、理系統(tǒng)導出采購訂單；3店長根據(jù)各采購工程對應的合同編號集采的詳見框架協(xié)議合同編號匯總提 交OA的；.三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程及要求A、預付款的支付；4選擇正確的費用中心及付款公司以威海店為例；.三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程及要求A、預付款的支付；5選擇正確的預算分類：布草類采購選擇“酒店布草途家+海南斯維登，其他均選擇“客房用品途家+海南斯維登6填寫供應商的收款賬號和開戶行此信息可以從合同中獲?。?三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程及要求A、預付款的支付；7填寫付款理由將合同中的2.2.2條款的內(nèi)容粘貼至此；.三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程及要求A、預付款的支付；8填寫付款金額，并

11、在備注中闡明：“本次支付金額為*元，為預付款，剩余金額為*元，將于到貨驗收合格后支付，采購訂單號為*。；.三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程及要求A、預付款的支付；9上傳附件：預付款發(fā)票掃描件、合同文本自采初次付款，自采的上傳已生效合同掃描件、采購訂單、付款單掃描件；10提交OA單；11將OA單打印出來，并與發(fā)票原件、自采已生效合同復印件自采自采，第一次向供應商付款、付款單一同寄到對應的財務經(jīng)理處；12將OA單轉(zhuǎn)成PDF格式發(fā)給采購經(jīng)理建議此步驟與打印OA單時操作，操作方法為：.三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程及要求A、預付款的支付；點擊OA單下面的“打印按鈕；.三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程

12、及要求A、預付款的支付；選擇“Adobe PDF，點擊“打??；.三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程及要求A、預付款的支付；編輯文件名，點擊“保管即可；.三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程及要求B、貨款的支付；1店長收到貨、貨款發(fā)票，貨物驗收合格、完成登錄物資管理系統(tǒng)生成收貨單；2店長根據(jù)各采購工程對應的合同編號集采的詳見框架協(xié)議合同編號匯總提交OA的；3選擇正確的費用中心及付款公司以威海店為例；4選擇正確的預算分類：布草類采購選擇“酒店布草途家+海南斯維登，其他均選擇“客房用品途家+海南斯維登5填寫供應商的收款賬號和開戶行此信息可以從合同中獲??；.三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程及要求B、貨款的支

13、付；6填寫付款理由將合同中的2.2.2條款的內(nèi)容粘貼至此；7填寫付款金額，并在備注中闡明：“本次支付金額為*元，為貨款，剩余金額為0元，預付款OA單號為*，收貨單單號為*，付款單單號為*。8上傳附件：貨款發(fā)票掃描件、收貨單掃描件店長簽字、合同文本自采初次付款，自采的上傳已生效合同掃描件、采購訂單、付款單掃描件；9提交OA單；.三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程及要求B、貨款的支付；10將OA單打印出來，并與發(fā)票原件、收貨單、自采已生效合同復印件自采，第一次向供應商付款、付款單一同寄到對應的財務經(jīng)理處；11將OA單轉(zhuǎn)成PDF格式發(fā)給采購經(jīng)理，方法見預付款支付；.三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程及要

14、求C、全款采購的支付；1門店收到全款發(fā)票、全部貨物、完成登錄物資管理系統(tǒng)導出采購訂單，貨物驗收合格、完成登錄物資管理系統(tǒng)生成收貨單；2店長根據(jù)各采購工程對應的合同編號集采的詳見框架協(xié)議合同編號匯總提交OA的；3選擇正確的費用中心及付款公司以威海店為例；4選擇正確的預算分類：布草類采購選擇“酒店布草途家+海南斯維登，其他均選擇“客房用品途家+海南斯維登5填寫供應商的收款賬號和開戶行此信息可以從合同中獲??；.三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程及要求C、全款采購的支付；6填寫付款理由將合同中的2.2.1條款的內(nèi)容粘貼至此；7填寫付款金額；8上傳附件：貨款發(fā)票掃描件、收貨單掃描件店長簽字、合同文本自采初

15、次付款，自采的上傳已生效合同掃描件、采購訂單、付款單掃描件；9 在備注中闡明：“本次支付金額為*元，為全款，剩余金額為0元，采購訂單號為*，收貨單單號為*。10提交OA單；.三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程及要求C、全款采購的支付；11將OA單打印出來，并與發(fā)票原件、收貨單、自采已生效合同復印件自采，第一次向供應商付款、付款單一同寄到對應的財務經(jīng)理處；12將OA單轉(zhuǎn)成PDF格式發(fā)給采購經(jīng)理，方法同預付款支付。.三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程及要求D、無合同付款;1針對門店無合同的付款途徑那么選擇OA中固定資產(chǎn)項下的；付款類別包括向供應商付款和門店人員進展采購報銷；.三、制度內(nèi)容9、門店OA付

16、款流程及要求D、無合同付款;2門店收到全款發(fā)票、全部貨物、完成登錄物資管理系統(tǒng)導出采購訂單，貨物驗收合格、完成登錄物資管理系統(tǒng)生成收貨單；3選擇正確的費用中心、付款公司及資產(chǎn)類別以威海店為例；.三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程及要求D、無合同付款;4填寫供應商個人的收款賬號和開戶行；.三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程及要求D、無合同付款;5選擇正確的預算分類；.三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程及要求D、無合同付款;6填寫付款金額；7上傳附件：貨款發(fā)票掃描件、收貨單掃描件店長簽字、采購訂單、付款單掃描件；8在備注中闡明：“本次支付金額為*元，為全款，剩余金額為0元，采購訂單號為*，收貨單單號為*

17、。9列明采購工程：工程稱號、規(guī)格、數(shù)量、單價、用途；.三、制度內(nèi)容9、門店OA付款流程及要求D、無合同付款;10提交OA單；11將OA單打印出來，并與發(fā)票原件、收貨單、付款單一同寄到對應的財務經(jīng)理處；12將OA單轉(zhuǎn)成PDF格式發(fā)給采購經(jīng)理，方法同預付款支付；.三、制度內(nèi)容10、餐飲食材物資采購1定價流程 針對生鮮類及干食材物料，門店每月對物料進展一次定價，針對調(diào)料類物料、酒水、凍品，門店每三個月對物料進展一次定價。定價完成后在物資管理系統(tǒng)中錄入定價協(xié)議，詳細要求為：每月或每第三個月的20日門店要求三至五家供應商對下一期采購進展報價，并于24日前將供應商蓋章的報價并發(fā)給區(qū)總、采購經(jīng)理和財務進展審

18、批，25日前需求完成審批，審批經(jīng)過當日在系統(tǒng)中更新定價協(xié)議，確保26日開場執(zhí)行當月最新價錢。.三、制度內(nèi)容10、餐飲食材物資采購2請購流程a、針對需求每日采購的物料，門店每日將采購需求清單報店長簽字確認，并將店長簽字的文件掃描備用；b、門店每周四在完成當日物料收貨后，需將上周五至本周四發(fā)生的采購在物資管理系統(tǒng)中進展請購錄入，將店長簽字的采購懇求掃描件上傳附件，并在次日完成審批流程和收貨處置假設遇到當月25日不為周四的，那么需求將前一周五至25日所發(fā)生的采購錄入系統(tǒng)進展請購審批和收貨；c、針對不需求每日采購的物料，門店那么正常在系統(tǒng)中錄入請購即可；.三、制度內(nèi)容10、餐飲食材物資采購3收貨流程a、針對需求每日采購的物料，門店店長和結(jié)算假設有需求參與物料收貨，同時在收貨完成后店長和結(jié)算假設有需求在物料采購懇求單上簽字，確認收貨；b、針對不需求每日采購的物料，那么正常在系統(tǒng)中按要求收貨即可；4出庫流程a、針對按照分量出庫的物品，那么需求在出庫時，由物資管理員在庫房內(nèi)進展稱重，打印稱重條作為本錢計算的根據(jù)，并由物資管理員擔任存檔；b、出庫當日由物資管理員根據(jù)當日打印的稱重條在系統(tǒng)中做出庫單處置；5清點流程1參照物資管理制度的清點流程執(zhí)行；.三、制度內(nèi)容11、門店定期采購制度1適用范圍 定期采購制度主要適用于在營門店集采物資的采