辦公室管理教材精選

1、主講(zhjing):吳湘洪辦公室工作效率共三十七頁(yè)課程(kchng)目錄一、明確職責(zé)、權(quán)限二、信息的交流、傳達(dá)三、工作環(huán)境、四、如何保持清醒頭腦五、確定工作中的優(yōu)先主次關(guān)系與重點(diǎn)(zhngdin)項(xiàng) 目管理共三十七頁(yè)課程(kchng)目錄六、如何(rh)減少無(wú)謂的干擾七、讓工作效率成為致勝武器共三十七頁(yè)一、職責(zé)(zhz)、權(quán)限一、明確自己(zj)的職責(zé)、權(quán)限 不管從事什么樣的工作，首先要明白自己的職責(zé)與權(quán)限。二、請(qǐng)學(xué)員回答自己的職責(zé)是什么？權(quán)限呢？共三十七頁(yè)二、信息(xnx)交流二、信息的交流、傳達(dá) 任何工作的開(kāi)始(kish)，都離不開(kāi)信息的傳遞，如何傳達(dá)可靠信息？確保信息的準(zhǔn)確性？共三十七

2、頁(yè)三、工作(gngzu)環(huán)境 5S促成效率(xio l)的提高保障人員安全工作減少甚至消除故障組織活力化，改善員工的精神面貌改善和提高企業(yè)形象培養(yǎng)員工的主動(dòng)性和積極性創(chuàng)造適宜的工作環(huán)境培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神和合作精神提高管理水平，改善企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況形成自主改善的機(jī)制縮短作業(yè)周期5S活動(dòng)的目的共三十七頁(yè)辦公室推行(tuxng)5S目的1.改善和提高企業(yè)形象 整齊、清潔的工作環(huán)境，容易吸引顧客(gk)，讓顧客(gk)有信心；另外口碑相傳，會(huì)成為其它公司的學(xué)習(xí)對(duì)象2.促成效率的提高 良好的工作環(huán)境和工作氣氛，有修養(yǎng)的工作伙伴，物品擺放有序，不用尋找，員工可以集中精神工作，工作興趣高，效率自然會(huì)提高。3.保障企

3、業(yè)安全工作 儲(chǔ)存明確，物歸原位，辦公場(chǎng)所寬敞明亮，通道暢通，地上不會(huì)隨意擺放不該放置的物品。如果辦公場(chǎng)所有條不紊，意外的發(fā)生也會(huì)減少，當(dāng)然安全就會(huì)有保障4.改善員工精神面貌，使組織活力化 人人都變成有修養(yǎng)的員工，有尊嚴(yán)和成就感，對(duì)自己的工作盡心盡力，并帶動(dòng)改善意識(shí)（可以實(shí)施合理化提案改善活動(dòng)），增加組織的活力共三十七頁(yè)5S定義(dngy)整理：工作現(xiàn)場(chǎng)，區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的東西， 撤除不需要的東西；整頓：把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標(biāo)識(shí)進(jìn)行管理；清掃：將不需要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場(chǎng)無(wú)垃圾，無(wú)污穢狀態(tài)；清潔：維持以上整理、整頓、清掃后的局面，使工作人員覺(jué)得整潔、衛(wèi)生(

4、wishng)；修養(yǎng)：通過(guò)進(jìn)行上述4S的活動(dòng)，讓每個(gè)員工都自覺(jué)遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，做到“以廠為家、以廠為榮”的地步共三十七頁(yè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容整理每張臺(tái)都有一套相同的辦公文具，未能共用辦公臺(tái)面干凈，抽屜里邊雜亂無(wú)章不能用的文具也在臺(tái)上私人物品隨意放置茶杯、煙灰缸放在上面堆放了許多文件、報(bào)表整頓現(xiàn)場(chǎng)辦公臺(tái)設(shè)備位置主次不分辦公臺(tái)用作其他用途臺(tái)面辦公文具、電話沒(méi)有定位公共物品放在個(gè)人抽屜抽屜上鎖，其他人拿不到物品清掃臺(tái)面臟污，物品擺放雜亂無(wú)章，并且有積塵辦公文具、電話污跡明顯臺(tái)下辦公垃圾多日未傾倒共三十七頁(yè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容整理各種新舊版本文件并存，分不清孰是孰非過(guò)期的仍在使用需要的人員沒(méi)有，無(wú)關(guān)人員

5、反倒持有保密文件未有管理，任人閱讀個(gè)人隨意復(fù)印留底整頓未能分門(mén)別類，也沒(méi)有用文件柜、文件夾存放沒(méi)有定點(diǎn)擺放，四處都有，真正要用的又不能及時(shí)找出文件種類繁多，難以管理接收、發(fā)送未記錄或留底稿即使遺失不見(jiàn)了，也沒(méi)有人知道清掃復(fù)印不清晰，難以辨認(rèn)隨意涂改，沒(méi)有理由和負(fù)責(zé)人文件破損、臟污文件柜、文件夾污跡明顯未有防潮、防蟲(chóng)、防火措施共三十七頁(yè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容整理空間用來(lái)堆放雜物消防通道堵塞排水、換氣、調(diào)溫、照明設(shè)施不全 洗手間男女不分，時(shí)常弄出令人尷尬場(chǎng)面整頓區(qū)域、場(chǎng)所無(wú)標(biāo)識(shí)無(wú)整體規(guī)劃圖物品無(wú)定位、定置逃生路線不明確布局不合理，降低工作效率清掃玻璃破爛，不能擋風(fēng)遮雨門(mén)、窗、墻被亂涂亂畫(huà)采光不好，視線不佳到處污

6、跡明顯，無(wú)人擦洗無(wú)人定期進(jìn)行必要的清潔共三十七頁(yè)整理整頓清掃沒(méi)有進(jìn)行3S將3S習(xí)慣化將3S制度化（清潔）必需品和非必需品混放找不到必需品工場(chǎng)到處都是臟污、灰垢清除非必需品用完的物品放回原處清掃臟污不產(chǎn)生非必需品的機(jī)制取放方便的機(jī)制不會(huì)臟污的機(jī)制共三十七頁(yè)5S水平具體項(xiàng)目本公司水 平其他優(yōu)秀企業(yè)水平優(yōu)秀公司上下都散發(fā)著努力改進(jìn)的氣氛；一進(jìn)入工廠，能感覺(jué)到大家都在親自動(dòng)手進(jìn)行各種改善。合格過(guò)道和現(xiàn)場(chǎng)無(wú)亂擺放現(xiàn)象，非常整潔；員工積極提出改進(jìn)方法，其他崗位的員工也都效仿；工具等整齊地放回原位。某某電腦公司某某機(jī)械廠小有成績(jī)開(kāi)始出現(xiàn)整潔的工作崗位；所有物品的放置場(chǎng)所都已規(guī)定；開(kāi)始具有直角、平行意識(shí)。某某

7、電子公司繼續(xù)努力能拿到抽屜的鑰匙，但物品常常找不到；通道和工作區(qū)已經(jīng)區(qū)分；相似的物品被集中擺放，沒(méi)有明確的區(qū)分。某某復(fù)印機(jī)公司開(kāi)始奮斗抽屜被鎖上，拿不到所需要的物品；一知道有客人來(lái)，急忙打掃；共三十七頁(yè)區(qū)分活動(dòng)內(nèi)容五分鐘5S活動(dòng)1檢查你的著裝狀況和清潔度2檢查是否有物品掉在地上，將掉在地上的物品都撿起來(lái)，如橡皮擦、回形針、文件及其他3整理和徹底清潔桌面4檢查存放文件的位置，將文件放回他們應(yīng)該放置的地方5扔掉不需要的物品，包括抽屜內(nèi)的私人物品6檢查檔案柜、書(shū)架及其他夾具等，將放得不恰當(dāng)?shù)奈锲犯恼^(guò)來(lái)十分鐘5S活動(dòng)1實(shí)施五分鐘5S活動(dòng)的所有內(nèi)容2用抹布擦干凈電腦、傳真機(jī)及其他辦公設(shè)備3固定可能脫落

8、的標(biāo)簽4清潔地面5傾倒垃圾簍內(nèi)的垃圾6檢查電源開(kāi)關(guān)、門(mén)窗、空調(diào)等是否已關(guān)上辦公室5S活動(dòng)(hu dng)表共三十七頁(yè)辦公室6S檢查表部門(mén)(bmn)： 檢查日： 檢查人：項(xiàng)目?jī)?nèi)容滿分得分問(wèn)題點(diǎn)整理1.有無(wú)實(shí)施紅牌作戰(zhàn)管理（拋棄非必需品）2.公告欄有無(wú)過(guò)期的公告3.桌子抽屜是否雜亂4.有無(wú)不必要的隔間妨礙辦公室良好視野5.下班時(shí)桌面上是否干凈利落44444整頓1.文件類有無(wú)定位化（配合顏色、斜線）2.能否隨時(shí)取出必要文件、磁盤(pán)等3.桌子、文件架有無(wú)控制在最低數(shù)量4.有無(wú)以區(qū)域線規(guī)劃桌子、文件架、通道位置5.有無(wú)規(guī)定常用品存放場(chǎng)所，并加以管理44444清掃1.地面、桌面是否雜亂2.垃圾箱有無(wú)溢滿3.

9、有無(wú)雜亂布置的導(dǎo)線4.辦公自動(dòng)化設(shè)備有無(wú)污穢、塵埃5.開(kāi)水供應(yīng)處是否干凈44444共三十七頁(yè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容滿分得分問(wèn)題點(diǎn)清潔1.有無(wú)文件檔案管理制度2.有無(wú)依照檔案制度將文件歸檔3.本部門(mén)重點(diǎn)目標(biāo)管理有無(wú)目視化4.供應(yīng)開(kāi)水處有無(wú)標(biāo)識(shí)清掃責(zé)任人5.有無(wú)指定書(shū)庫(kù)、書(shū)架維護(hù)負(fù)責(zé)人44444修養(yǎng)1.有無(wú)工作計(jì)劃管理2.工作去向表示板有無(wú)妥善利用3.文件傳閱有無(wú)按規(guī)定進(jìn)行4.有無(wú)積極參加工作會(huì)議5.有無(wú)按規(guī)定穿制度44444評(píng)語(yǔ)100共三十七頁(yè)辦公室5S判定(pndng)標(biāo)準(zhǔn)區(qū)域NO 內(nèi) 容判定標(biāo)準(zhǔn)（“否”得滿分；“是”得零分評(píng)分得分辦公室臺(tái)面1文件、資料整齊放置，不得凌亂成沓的文件是否參差不齊，零散的文件是

10、否歪斜、凌亂52非每日必需品不得存放在辦公臺(tái)上辦公臺(tái)上是否只放置每日最低限度內(nèi)的用品5臺(tái)下3除垃圾桶外不得放置任何物品是否堆放有其他物品或是否沒(méi)標(biāo)識(shí)54個(gè)人用的垃圾桶不得露出工作臺(tái)外，幾人共用的垃圾桶應(yīng)規(guī)劃區(qū)域是否露出臺(tái)外，未傾倒或是否沒(méi)規(guī)劃區(qū)域55地面保持干凈，無(wú)垃圾及碎粒是否有垃圾及碎粒5辦公椅6椅套要保持干凈，無(wú)污跡是否有污跡、黑垢57人離開(kāi)辦公臺(tái)，辦公椅應(yīng)推至臺(tái)下，且應(yīng)緊挨辦公臺(tái)且平行放置是否沒(méi)推至臺(tái)下或未呈水平放置58辦公椅、辦公臺(tái)應(yīng)保持干凈，無(wú)污跡、灰塵是否有污跡、灰塵5共三十七頁(yè)區(qū)域NO 內(nèi) 容判定標(biāo)準(zhǔn)（“否”得滿分；“是”得零分評(píng)分得分文件柜9應(yīng)保持柜面干凈、無(wú)灰塵是否有污跡、

11、灰塵510柜外的明細(xì)表應(yīng)用規(guī)定的表格貼附在右上角是否不按要求標(biāo)識(shí)511同一部門(mén)的文件夾外側(cè)的標(biāo)識(shí)應(yīng)統(tǒng)一是否不統(tǒng)一5人員13在辦公區(qū)（室）任何時(shí)候不得拖（脫）工鞋，并保持干凈是否有拖（脫）工鞋的現(xiàn)象或工鞋有污垢514男性職員工作時(shí)間必須打領(lǐng)帶，女性必須穿裙子或西褲；不得穿休閑服是否有不打領(lǐng)帶或穿休閑服的現(xiàn)象515工衣的扣子必須全部扣上，掉了的扣子及時(shí)補(bǔ)釘，并保持干凈是否有沒(méi)有扣上的扣子或有扣子脫落、衣領(lǐng)上是否有黑垢516不得在辦公區(qū)（室）吸煙是否有在辦公區(qū)（室）吸煙的現(xiàn)象5共三十七頁(yè)區(qū)域NO內(nèi)容判定標(biāo)準(zhǔn)（“否”得滿分；“是”得零分評(píng)分得分電腦17應(yīng)保持干凈，無(wú)灰塵、無(wú)污跡是否有灰塵或污跡518電

12、腦線應(yīng)束起來(lái)，不得凌亂是否沒(méi)束起或很凌亂5其他19應(yīng)保持干凈，電話線不得凌亂是否有灰塵或電話線凌亂520白板必須定期進(jìn)行整理，并保持干凈是否有過(guò)期的內(nèi)容或灰塵5評(píng)價(jià)100共三十七頁(yè)四、如何保持清醒頭腦利用茶和咖啡 飲料提神醒腦，從古至今都很有效。同時(shí)，從起身、洗杯子，到飲水機(jī)旁倒水，整個(gè)動(dòng)作過(guò)程都會(huì)給你帶來(lái)片刻的清醒。聞香味 在辦公室的桌上放一些清新怡人的香氛飾品或者干花，在精神不振的時(shí)候，聞一下，立刻覺(jué)得恍若置身于美麗的大自然中，閉上眼睛，辦公室里的乏悶便消失得無(wú)影無(wú)蹤。心情舒暢，自然精神也會(huì)煥發(fā)起來(lái)。共三十七頁(yè)做運(yùn)動(dòng) 辦公室中三分動(dòng)七分靜最適宜。運(yùn)動(dòng)僵硬的頸脖、四肢，身體得到適度的活動(dòng)之后

13、便會(huì)有微微的興奮感，頭腦也會(huì)隨之清醒不少調(diào)溫度 現(xiàn)代的辦公條件，中央空調(diào)總是將冬日的OFFICE變得如春天一般的溫暖。免不了昏昏欲睡。唯一(wi y)的辦法是：降溫，開(kāi)窗透氣，外來(lái)的新鮮空氣可能一下子會(huì)給你注入精神和活力，當(dāng)然，也許有些怕冷的同事會(huì)抱怨，但是沒(méi)關(guān)系，頭腦一涼就清醒多了，跟他講道理也會(huì)更有說(shuō)服力，而更主要的是你已經(jīng)度過(guò)了“瞌睡危險(xiǎn)期”。 共三十七頁(yè)嚼薄荷糖 吃一片香口膠或者薄荷糖，無(wú)疑也有助于提神醒腦，當(dāng)然最好是挑選無(wú)糖型而且口味特別強(qiáng)烈的那種。去洗手間 如果你實(shí)在克制不住地犯困，也沒(méi)有別的辦法可以止住，倒不如索性去洗手間。坐在里面打個(gè)5分鐘的小盹，沒(méi)有人會(huì)怪你瀆職。同時(shí)，在進(jìn)入

14、辦公室之前，你可以對(duì)著鏡子梳洗一下。如果妝不是很濃，也不妨用涼水沖洗臉頰(lin ji)，同時(shí)做一些輕度的面部按摩，既有助于臉部的皮膚保養(yǎng)，也可以使自己更加清醒，而且你會(huì)驚奇地發(fā)現(xiàn)周圍的人說(shuō)你精神好多了。 共三十七頁(yè)想心事 這不算開(kāi)小差，手頭工作告一段落，可以在電腦前裝模作樣?；貞?huy)一些刻骨銘心的快樂(lè)或悲傷的事，也許是開(kāi)心，也許會(huì)難過(guò)，但無(wú)論如何，你不會(huì)犯困了。但是關(guān)鍵的一點(diǎn)，你千萬(wàn)不可以沉浸其中，盡量不要去想那些煩心勞神的事，不然豈不是“剛出狼穴，又入虎口”？找經(jīng)理 如果你和經(jīng)理的位置比較近，（最好又是那些不大不小的經(jīng)理），他對(duì)你構(gòu)不成什么威脅，你也不是很怕他，那么就不妨找一些無(wú)傷大

15、雅的事去“煩”他一下，要去見(jiàn)經(jīng)理的人總是會(huì)振作精神，不會(huì)萎靡不振，也許不知不覺(jué)就把你的精神狀態(tài)變好了 共三十七頁(yè)最后： 犯困只是一個(gè)信號(hào)。若是并非一些特殊的原因，比如熬夜、加班或者較大的情緒波動(dòng)和健康原因所致。那么你應(yīng)該反省一下自己是否喜歡這份工作。如果(rgu)是，那么投入地工作一定會(huì)使你精神煥發(fā)的請(qǐng)問(wèn)學(xué)員們還有哪些方法？共三十七頁(yè)五、確定工作中的優(yōu)先主次關(guān)系(gun x)與重點(diǎn)項(xiàng)目管理了解工作流程經(jīng)營(yíng)模式 這就是通過(guò)各種活動(dòng)把投入“轉(zhuǎn)化為”產(chǎn)出的過(guò)程。 為什么(shn me)要關(guān)心這一轉(zhuǎn)化過(guò)程呢？這是因?yàn)?，如果所有的轉(zhuǎn)化過(guò)程都是以獲取利潤(rùn)為指向的話，它們就應(yīng)該能增值。你的工作流程增加了什么

16、(shn me)價(jià)值呢？共三十七頁(yè)確定工作中的優(yōu)先主次(zhc)關(guān)系與重點(diǎn)項(xiàng)目管理把工作各個(gè)過(guò)程(guchng)中的重點(diǎn)列出來(lái)入流程出/入流程出/入流程出/入流程出/入流程出/入流程出共三十七頁(yè)確定工作中的優(yōu)先(yuxin)主次關(guān)系與重點(diǎn)項(xiàng)目管理 如果你的工作是第一個(gè)工作環(huán)節(jié)，那么你的供應(yīng)商可能在公司之外。如果你處于最后一個(gè)環(huán)節(jié)，你的客戶可能是另一家公司或者是“大街上任何人”。然而，我們中的大多數(shù)人都是公司內(nèi)部的客戶-供應(yīng)商這個(gè)鏈狀流程上的一個(gè)小環(huán)節(jié)，因?yàn)槲覀兪乔耙粋€(gè)工作環(huán)節(jié)的客戶，又是后一環(huán)節(jié)的供應(yīng)者。 如果我們要避免浪費(fèi)、超支、重復(fù)勞動(dòng)、內(nèi)部的權(quán)力(qunl)紛爭(zhēng)或者其他不能增值的活動(dòng)，我

17、們就必須對(duì)整個(gè)工作流程內(nèi)每個(gè)環(huán)節(jié)的相互聯(lián)系進(jìn)行更好的管理。多考慮一些簡(jiǎn)單的問(wèn)題有助于避免以上這些難題，在內(nèi)部建立起更好的合作關(guān)系。請(qǐng)看接下來(lái)兩頁(yè)中的內(nèi)部客戶和供應(yīng)商核對(duì)表共三十七頁(yè)確定(qudng)工作中的優(yōu)先主次關(guān)系與重點(diǎn)項(xiàng)目管理1.誰(shuí)是我的客戶？2.他們需要什么？3.我所提供的產(chǎn)品(chnpn)和服務(wù)是什么？4.客戶的期望和標(biāo)準(zhǔn)是什么？5.產(chǎn)品的服務(wù)符合他們的期望嗎？6.提供產(chǎn)品和服務(wù)的流程是什么？7.需要采取什么措施來(lái)改進(jìn)流程？共三十七頁(yè)確定工作(gngzu)中的優(yōu)先主次關(guān)系與重點(diǎn)項(xiàng)目管理內(nèi)部供應(yīng)商核對(duì)表 我們也可以使用一份內(nèi)部供應(yīng)商核對(duì)表，這很有用(yu yn)，有助于獲得流程所需的資

18、源。1.我們的供應(yīng)商是誰(shuí)？2.需要他們?yōu)槲覀兲峁┦裁矗?.他們能夠提供什么資源？4.對(duì)他們所期望以及對(duì)他們的標(biāo)準(zhǔn)是什么？5.他們所提供的資源是否符合我們的期望？6.獲資源需要經(jīng)過(guò)什么程序？7.需要采取什么行動(dòng)來(lái)改進(jìn)流程？8.我們了解供應(yīng)商的流程嗎？9.我們能夠做些什么來(lái)幫助他們改進(jìn)工作流程？共三十七頁(yè)確定工作中的優(yōu)先主次(zhc)關(guān)系與重點(diǎn)項(xiàng)目管理 當(dāng)內(nèi)部的客戶或者供應(yīng)商對(duì)你不滿意(mny)或者你對(duì)他們不滿意(mny)時(shí)，他們是不可能一走了之的。為了解決業(yè)務(wù)上的問(wèn)題，你們必須共同合作共三十七頁(yè)確定工作中的優(yōu)先主次關(guān)系(gun x)與重點(diǎn)項(xiàng)目管理 使用內(nèi)部客戶和供應(yīng)商核對(duì)表能夠使他們確實(shí)或改善：

19、服務(wù)水準(zhǔn)協(xié)議：你們能夠就相互之間的需求達(dá)成一致或進(jìn)行量化嗎？共同行動(dòng)措施：確認(rèn)你們?cè)诔环较蚺?，這樣任何一方的成功就不會(huì)傷害另一方。溝通：相互之間必須開(kāi)放(kifng)，坦誠(chéng)，多想想“雙贏”；通常你們需要做的所有事情就是交流.共三十七頁(yè)確定(qudng)工作中的優(yōu)先主次關(guān)系與重點(diǎn)項(xiàng)目管理外部客戶不是為你的組織工作的，如果你的工作不能令他們滿意的話(dehu)，如今比過(guò)去任何時(shí)候都更容易找到另一家供應(yīng)商。為了使外部客戶滿意，需要在生產(chǎn)流程和市場(chǎng)營(yíng)銷之間建立起緊密的聯(lián)系，這兩個(gè)環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系對(duì)于提高效率來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。Internet共三十七頁(yè)六、如何(rh)減少無(wú)謂的干擾一、作忙碌狀二、請(qǐng)勿打擾三、找人擋駕四、讓對(duì)方知難而退五、藉詞搪塞六、規(guī)定會(huì)見(jiàn)時(shí)間七、掌握主導(dǎo)權(quán)八、促進(jìn)(cjn)溝通系統(tǒng)共三十七頁(yè)七、讓工作效率成為(chngwi)致勝的武器從預(yù)測(cè)需求開(kāi)始 對(duì)需求的預(yù)測(cè)能夠(nnggu)使你計(jì)劃好用于處理工作量所需的合適的資源量。預(yù)測(cè)需求計(jì)劃鑒別模式：高峰期，低俗期，每年、每月、每周甚至每小時(shí)的情況想一想5WS和3HS吧事件、時(shí)間、原因、