會議管理第四章會議策劃與管理

1、會議(huy)策劃與策劃方案共三十三頁 “好的開始是成功的一半”，科學合理的會前策劃能取得事半功倍(sh bn gng bi)的效果，是會議順利進行的基礎保障，決定著會議的有效性。本章闡述了會議策劃的主要任務和基本內容及其實施的注意事項，介紹了制訂會議策劃方案的相關知識。Internet共三十三頁 第四章 會議策劃(chu)與策劃(chu)方案會議(huy)的策劃會議策劃方案的制定共三十三頁 第一節(jié) 會議(huy)的策劃共三十三頁 一、會議策劃概述 二、會議策劃的主要任務(rn wu) 三、會議策劃的十項要素共三十三頁一、會議策劃(chu)概述 （一）會議策劃的概念 策劃亦作“策畫”，是為達到

2、某一目的而對未來事項進行的細致、周全的謀劃。最早出現(xiàn)在后漢書隗器傳中“是以功名終申，策畫復得”之句。策劃是思維主體根據(jù)現(xiàn)實的各種( zhn)情況及所掌握的信息，運用知識和能力進行全面思考運籌的過程。 （二）會議策劃的意義 1贏得主動，減少被動性 2保證科學，避免盲目性 3確保有序，增強有效性 4提高效率，增強可行性共三十三頁（三）會議策劃(chu)的特點 1目的性 2前瞻性 3科學性 4可行性 5靈活性返回(fnhu)共三十三頁二、會議策劃的主要任務 （一）查閱與會議有關的各種資料，了解同類會議的組織方法和經驗教訓，征求與會議相關部門或人員的意見和想法。 （二）根據(jù)會議預期目的，明確會議的時間

3、、地點等基本要素，確定會議的議題、議程、與會范圍及會議活動要點。 （三）根據(jù)會議類型成立會務工作機構，確定會務工作人員，分工負責，落實到人。 （四）遵循有關規(guī)定，根據(jù)會議規(guī)格制定會議經費預算。 （五）具體分析各種因素，預想出應對意外情況的措施，擬定會議籌備方案及備選方案。 （六）與會議活動的有關領導、相關部門、與會人員等進行溝通(gutng)協(xié)調，落實籌備方案中的具體任務，確定與會人員并安排其食宿住行等。返回(fnhu)共三十三頁三、會議(huy)策劃的十項要素 （一）明確(mngqu)會議目標 （二）提出會議議題 （三）確定會議名稱 （四）擬定與會人員范圍，確定會議規(guī)模 （五）擬定會議議程與

4、日程 （六）確定會議時間 （七）選擇會議場地 （八）擬定經費預算 （九）策劃宣傳報道工作 （十）安全保衛(wèi)及后勤工作的落實共三十三頁（一）明確會議目標(mbio) 1客觀實際 2明確具體 3重點突出共三十三頁（二）提出(t ch)會議議題 議題的來源有三種情況： 一是由主管領導確定議題 二是由下級部門提出議題 三是由上級機關提出議題共三十三頁 議題(yt)提出要注意的問題： 第一 科學準確（1）切合目標（2）實事求是（3）安排合理（4）準確合規(guī)第二 集中(jzhng)高效 (1) 必要性強 (2) 數(shù)量適中 (3) 突出中心 (4)準備充分共三十三頁（三）確定會議名稱一般采用的方法：1名稱揭示(

5、jish)會議的主題特征 如：國際金融危機防范對策學術研討會2.名稱揭示會議主辦者特征 如：中國高等教育學會秘書學專業(yè)委員會2014年會3.名稱揭示會議的功能 如：小米手機新品鑒定會共三十三頁（四）擬定與會人員范圍，確定會議規(guī)模 1. 提名與會人員應考慮的因素 （1）資格合法明確(mngqu) （2）考慮周到全面 （3）避免先斬后奏 （4）考慮效率成本 2.與會人員的分組共三十三頁（五）擬定(ndng)會議議程與日程 【知識鏈接1】 1議程的擬定 2日程的擬定 3會議議程與日程的區(qū)別共三十三頁 1議程的擬定 會議議程是對會議議題性活動的程序化安排，是會議目標的具體落實，是將已經確定的議題按討論

6、或審議的主次、輕重、先后次序進行編排。一般(ybn)包括： (1)標題。由會議全稱加上“議程”二字組成。 (2)題注。法定性會議議程應當在標題下方說明該議程通 過的日期、會議名稱。題注內容用圓括號括入；一般性會議此項注明會議的起迄日期，如：(2013年3月日一3月日) (3)正文。簡明扼要地說明會議的每項議題和活動順序，多采用分條列項的寫法，句末一般不用標點。 【知識鏈接2】返回(fnhu)共三十三頁 2日程的擬定(ndng) 會議的日程是對會議議程規(guī)定的各項活動進行單位時間的細化安排，也包括對會議過程中其他輔助活動的具體落實。 內容包括： （1）標題。由會議名稱加上“日程”或“日程安排”“日

7、程表”組成。 （2）正文?；顒訒r間（可具體到分鐘）、活動地點、參加對象、活動內容、活動要求等?？刹捎脳l文式和表格式兩種寫法。 表格式(g shi)會議日程實例.doc條文式會議日程實例.doc返回共三十三頁共三十三頁 3會議議程與日程的區(qū)別 會議議程是會議議題性活動即會議所要通過文件、解決問題的總體的、概略的安排，列入其中的內容一般是會議多項任務中最主要、最能體現(xiàn)會議職能和成果的部分。其主要作用是使與會者對會議主要內容心中有數(shù)，以便提前做好準備。議程一旦確定，不得任意改動。 會議日程是會議各項活動(包括輔助活動)在會期以內的每一天中具體的、詳細的安排，一般以上午、下午、晚上三個時間段為單位。其

8、主要作用是使與會者和會議工作人員了解會議活動的具體進程。若遇特殊(tsh)狀況，其內容可做適當調整。共三十三頁（六）確定會議時間 （1）確定召開會議的時間，要準備充分，考慮周到。 （2）確定會期(hu q)的長短，要適當精簡，提高效率。共三十三頁（七）選擇會議場地1會議具體場所的選擇（1）空間大小與會議規(guī)模是否相宜（2）成本費用與相關規(guī)定是否相符（3）設施配備與會議需求是否相適（4）交通狀況是否便于參會者到會（5）安全性能與會議要求是否相應(xingyng)（6）服務水平能否滿足會議所需2.會議所在地點的選擇（1）交通是否便利（2）能否突出會議主題（3）自然條件是否有利共三十三頁（八）擬定經費

9、預算 在第十二章專門講授。（九）策劃(chu)宣傳報道工作 1.內部宣傳 2.外部宣傳共三十三頁（十）安全保衛(wèi)及后勤工作的落實 1.會議保密工作 2.擬定會議安全管理制度 3.安排(npi)后勤服務工作共三十三頁 第二節(jié) 會議(huy)策劃方案的制訂共三十三頁一、會議策劃方案概述(i sh)二、會議策劃方案的內容三、制訂會議策劃方案的注意事項四、會議籌備工作的檢查共三十三頁一、會議策劃方案(fng n)概述 又稱作會議活動策劃書、會議預案。是關于會議基本事宜的構想和各項準備工作的計劃性書面形態(tài)即會議策劃方案或會議籌備方案。共三十三頁二、會議策劃方案的內容（一）標題 完整的標題由“會議舉辦單位名

10、稱+會議全稱+文種名稱”構成。 文種名稱可以根據(jù)實際需要使用“策劃方案”“籌備方案”“策劃書”“預案”。（二）正文 開頭部分： 簡要介紹會議名稱、會議目標和指導思想（依據(jù)(yj)、意義、必要性、可行性、主辦單位等） 主體部分： 會議議題； 會議的起止時間（會期）、報到時間；共三十三頁 會議地點； 與會人員范圍（擬邀請的有關領導、嘉賓，出席和列席會議的人員）和會議的規(guī)模； 會議議程和日程安排； 擬設立的會議組織機構及各自分工； 會場的規(guī)格及布置要求，會議擬采用的方式和技術手段； 會議的后勤保障（食宿安排、車輛調度、安全保衛(wèi)等）以及輔助活動的安排； 會議的宣傳方式； 會議經費(jngfi)的預算以

11、及籌集經費(jngfi)的渠道和方式； 其他需要說明和注意的事項與要求。（三）落款 制訂策劃方案的機構名稱； 擬定方案的時間。 【會議策劃方案實例1-2】共三十三頁三、制訂會議策劃方案的注意事項（一）思路清晰，表述準確（二）要求明確，措施具體（三）切實可行，留有余地（四）程序規(guī)范，報請審批四、會議籌備工作檢查 檢查內容：（一）會議所需文件(wnjin)和資料的準備情況。（二）會場布置與會議物品的準備情況。（三）安全保衛(wèi)工作部署和落實情況。共三十三頁【思考與練習】一、請分析下面案例中的失禮之處，并說說會場座位(zu wi)的安排應該注意哪些問題。 座次風波某分公司要舉辦一次重要的會議，請來了總公

12、司總經理和董事會部分董事，并邀請當?shù)卣獑T、同行業(yè)重要的知名人士出席。由于出席的重要人物多，領導決定用長u字形的桌子來布置會議桌，分公司領導坐在位于長u字橫頭處的下首。在會議的當天，貴賓們都進入了會場，按安排好的座簽找到了自己的座位就座，當會議正式開始時，坐在橫頭桌上的分公司領導宣布會議開始，這時發(fā)現(xiàn)會議氣氛有些不對勁，有些貴賓互相低語后借口有事站起來要走，分公司的領導人不知道發(fā)生什么事或出了什么差錯，非常尷尬。共三十三頁二、實訓背景：你所在的學?！拔逅摹逼陂g召開表彰大會，表彰對象為：各系各班推舉出的優(yōu)秀學生干部(gnb)、德才兼?zhèn)涞膬?yōu)秀學生。要求：1.擬寫出本次會議的策劃方案，內容提示：會議名稱（及展現(xiàn)形式）、時間（開會、入場）、地點、規(guī)模、與會人員范圍及名額（領導、嘉賓、觀眾）通知與會人員（方式、時間）、主持人（選定程序）、服務人員分工（布置、機器、禮儀、秩序維護、簽到）、程序、獎項設置、注意事項等。2.擬制出本次會議的預算。3.擬出會場簡圖（包括：主席臺座位、觀眾席分布、簽到處）。4.擬制會場簽到表。共三十三頁謝謝(xi xie)！共三十三頁內容摘要會議策劃與策劃方案。會議策劃與策劃方案。策劃亦作“策畫”，是為達到某一目的而對未來事項進行的細致、周全的謀劃。（四）遵循有關規(guī)定，根據(jù)會議規(guī)格制定會議經費預算。第二 集中高效