公司檔案管理制度及流程(四)

1、浙江陽昇金屬制品有限公司檔案管理制度及流程一、目加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行證據(jù)。適用范圍適用于公司及各部門檔案收集、整理、分類、利用及歸檔。術(shù)語和定義、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成對企業(yè)有保存價值各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實物、證件等不同形式歷史記錄。2、檔案管理：就是指檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。職責(zé)、行政人事部：)負(fù)責(zé)公司檔案集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理)建

2、立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司檔案和其他資料；)負(fù)責(zé)公司檔案利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀全過程，確保公司檔案安全；指導(dǎo)公司檔案管理工作5）提高檔案信息利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。2、其他各部門相關(guān)人員：）負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；）財務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；、各部門主管人員1）批準(zhǔn)對自己部門資料或合同

3、復(fù)印件處置。4、各部門經(jīng)理）負(fù)責(zé)對檔案管理監(jiān)督檢查報告審批。五、工作程序、檔案資料收集1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門文件（合同）管理記錄目錄。）各部門文件、合同等資料原件需要保存，各部門分別進(jìn)行整理，并編制移交目錄每季度向行政人事部移交。a）歸檔范圍及移交時間b)檔案資料標(biāo)識行政人事部及各部門對各自保管檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。c)檔案資料日常管理：電子類合同或其他需要保管電子文件，應(yīng)當(dāng)及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號保存。文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制文件(合同)管理記錄目錄檢索利用。放在文件檔案不能帶

4、出；文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排柜中。d)檔案借閱借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫檔案借閱審批單。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，必須帶由公司查閱，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；e)檔案銷毀對已失去利用價值檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經(jīng)理和部門分管副

5、總鑒定，最后報總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。2、檔案管理細(xì)則檔案資料歸檔范圍公司對外發(fā)生公文，如給政府請示報告類公文等；公司收到公文，如政府職能部門發(fā)來與本公司有關(guān)條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；本公司與其他單位來往文書及權(quán)益文書等；公司領(lǐng)導(dǎo)批示、指示等；重要會議材料，包括會議通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；反映公司主要職能活動報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；公司各種工作計劃、計劃考

6、核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；本公司與有關(guān)單位、個人簽訂合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；本公司干部任免文件材料、員工獎勵、處分、考核文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面文件材料等人事檔案資料；(10)本公司發(fā)布各類廣告、宣傳材料;(11)本公司歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動剪報、照片、錄音、錄像等；外出公務(wù)活動(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等)所獲得或形成檔案資料；財務(wù)檔案資料；?)各種實物檔案；(15)其他具有利用和保存價值文件資料。3、檔案資料歸檔要求歸檔文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率

7、文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整特殊情況下可歸檔拷貝件。子文件應(yīng)有相應(yīng)紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息備份工作。各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等)必須原件歸檔，并保持其完好無損。4、檔案資料歸檔時間即時歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：a)公司規(guī)定密級文件；b)重要文件，如政府批文

8、、核準(zhǔn)文件、證照等；c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料；d)公司干部任免文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核文件材料；e)其他認(rèn)為需要即時歸檔資料。定期歸檔a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部；b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；電子聲像檔案歸檔a)重要電子聲像檔案應(yīng)實時進(jìn)行、隨辦隨歸。b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。5、檔案交接部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職，要填寫檔案移交清

9、單責(zé)人指定接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。6、檔案移交公司流程a）經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；b）行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交檔案清單核對；c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；7、檔案保管檔案編號并且要有一定a）檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，b ） 檔 案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照檔案分類編號表范疇，不能籠統(tǒng)含糊。,將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱隨時增補(bǔ)之用組織實施修訂c)檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或

10、業(yè)務(wù)增多時，d)檔案分類及編號增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，任何部門和個人不得隨意修改e)建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi)，便于查閱8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋精選資料文件（合同）管理記錄目錄序號文件（合同）編號標(biāo)題需抄送相關(guān)部門接收原/復(fù)接收人備注精選資料移交目錄記錄編號：日期:序號文件（合同）編號標(biāo)題名稱頁數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份檔案移交清單表記錄編號：日期:移交性質(zhì)離職口調(diào)崗歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期合計移交說明移交人：接收意見移交人（部門）經(jīng)辦人：移交日期： 年 月 日見證人：接收人

11、：接收人（部門）經(jīng)辦人：接收日期： 年 月日日期： 年 月 日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份檔案借閱審批單記錄編號：日期借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理副總行政人事部部門經(jīng)理使用目序號借閱內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號：目錄號：部門：日期:案卷順序號立卷類目號案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案分類編號表FLS+部門+類別+年份+編號文件、部門類別市場部SC行政XZ財務(wù)CW化日仃貨HP直營ZY電子商務(wù)DS營銷中心華北HB東南DN大北DB外發(fā)公文WFXZWFZYWF收到公文SDXZSDZYSD會議資料HYSCHYXZHYCWHYHPHYZYHYDSHYHBHYDNHYDBHY發(fā)展計劃JHSCJHXZJHCWJHHPJHZYJHDSHYHBJHDNJHDBJ