辦公室管理制度83(共6頁)

1、 第 PAGE 7頁 協(xié)會工作(gngzu)規(guī)范及管理制度 一、工作(gngzu)規(guī)范 （一）、服務(wù)(fw)規(guī)范 1、儀表：協(xié)會職員應(yīng)儀表整潔、大方。 2、微笑服務(wù)：在接待協(xié)會內(nèi)外人員的咨詢、要求等任何場合，應(yīng)注視對方，微笑應(yīng)答，切不可冒犯對方。 3、用語：在任何場合應(yīng)用語規(guī)范，語氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩。 4、現(xiàn)場接待：遇有客人進(jìn)入工作場所應(yīng)禮貌問、答，熱情接待。 5、電話接聽：接聽電話應(yīng)及時，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應(yīng)主動代接聽，重要電話做好接聽記錄，嚴(yán)禁占用辦公電話時間太長。 （二）、辦公秩序規(guī)范 1、工作時間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗，不得閑聊、大聲喧嘩，

2、確保辦公環(huán)境的安靜有序。 2、職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行（大廳、會議室、接待室、部門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)室）或通過協(xié)會內(nèi)線電話聯(lián)系，如需在個人工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行談話的，時間一般不應(yīng)超過三分鐘（特殊情況除外）。 3、職員應(yīng)在每天的工作時間開始前和工作時間結(jié)束后做好個人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔、整齊。 4、部門、個人專用的設(shè)備由部門指定專人和個人定期清潔，協(xié)會公共設(shè)施則由協(xié)會保潔員負(fù)責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作。 5、發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（包括通訊、照明、電腦等）損壞(snhui)或發(fā)生故障時，職員應(yīng)立即向辦公室報修，以便及時解決問題。 6、辦公室人員外出(wi ch)外出單或用車(公車)需由直接

3、主管或部門(bmn)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審批。7、不準(zhǔn)用協(xié)會電話打私人電話或信息電話，不準(zhǔn)占用本協(xié)會電話談?wù)撆c工作無關(guān)的事。8、上班時間盡量少接打私人電話，不允許聊與工作無關(guān)的微信、QQ等聊天工具，不允許戴耳機(jī)、耳麥，不允許看視頻。 （三）、辦公禮儀規(guī)范 職員必須儀表端莊、整潔。具體要求如下：1、頭發(fā)：職員頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔；男性職員頭發(fā)不宜過長。 2、指甲：職員指甲不能太長，應(yīng)經(jīng)常注意修剪；女性職員涂指甲油應(yīng)盡量用淡色。 3、胡須：男性職員胡須不宜留長，應(yīng)注意經(jīng)常修剪。 4、女性職員化妝應(yīng)盡量給人以清新健康的印象，不能濃妝艷抹，不宜用香味濃烈的香水。 5、辦公職員上班穿著要整潔、大方，不準(zhǔn)穿著奇裝

4、異服。 二、管理制度 （一）、基本制度 1、進(jìn)入辦公區(qū)域必須著裝整潔、大方。 2、在辦公室內(nèi)禁止喧嘩、說笑、打鬧，說粗話、臟話。 3、愛護(hù)辦公室的各項(xiàng)設(shè)施，時刻讓辦公設(shè)備保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。 4、講究公共衛(wèi)生，隨時保持辦公室干凈、整潔，共同努力營造良好的工作環(huán)境。 5、不準(zhǔn)(b zhn)私自動用辦公物品，如工作(gngzu)需要應(yīng)向辦公室登記(dngj)，辦理領(lǐng)、借手續(xù)。 6、每周五下午4:00大掃除。 （二）、會議制度1、協(xié)會會議原則上由秘書長主持，根據(jù)需要可由副秘書長代為主持。 2、領(lǐng)導(dǎo)班子會議根據(jù)工作需要隨時召開；辦公例會每周召開一次，一般情況安排在周一上午召開。部門會議每天下午5:30向

5、分管副秘書長匯報。3、參會人員要按通知要求準(zhǔn)時參加會議，做到不遲到、不早退；有事不能出席會議時應(yīng)先請假，同意后方可缺席。 4、參會人員要認(rèn)真做好會議筆記，確保工作落實(shí)萬無一失。 5、領(lǐng)導(dǎo)班子會議、辦公例會等重要會議，要有專人做好會議紀(jì)錄，會后交辦公室存檔。 6、各項(xiàng)工作會議應(yīng)充分堅(jiān)持民主集中制的原則，廣泛聽取大家的意見或建議。 （三）、考勤制度 協(xié)會員工必須自覺遵守工作紀(jì)律，按時上下班，不遲到，不早退，工作時間不得擅自離開工作崗位；外出辦理業(yè)務(wù)前，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意批準(zhǔn)。請銷假： 1、請假必須填寫請假條，按規(guī)定程序?qū)徟?2、公休假、婚喪假、產(chǎn)假等國家規(guī)定的假均須履行請假手續(xù)，經(jīng)秘書長審批同

6、意后，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 3、請假期限期滿，若要續(xù)請，必須提前一天辦理續(xù)假手續(xù)，續(xù)假手續(xù)與請假手續(xù)相同。續(xù)假以一次為限。 4、請假人員上班后須向部門負(fù)責(zé)人和考勤員及時銷假。提前返崗，假期按實(shí)際離崗時間計(jì)算。5、每位員工每月請假2天以內(nèi)(y ni)（含2天）找副秘書長簽字審批，2天以上需有秦秘書長簽字審批。 簽到(qin do)： 1、上班實(shí)行(shxng)簽到制。工作時間為：早8:30晚6:00。上班后10分鐘內(nèi)為簽到時間，超10分鐘按遲到記錄，提前1020分鐘下班按早退計(jì)算，遲到或早退30分鐘以上者按曠工半天計(jì)算。2、因工作原因不能按時簽到者，本人寫明原因，部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，不作為遲到計(jì)

7、算。 （四） 文件簽發(fā)、收發(fā)制度 1、協(xié)會的文件由秘書長助理擬稿。文件形成后，由秘書長簽發(fā).業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿，分管部門負(fù)責(zé)人審核、秘書長簽發(fā)。屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。 2、文件由辦公室負(fù)責(zé)報送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并報告報送結(jié)果。秘密文件由專人按核定的范圍報送。 3、經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。 4、外來文件由辦公室文書負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門閱辦；屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。 5、文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完

8、畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向辦公室說明原因。 （五）文印管理(gunl)規(guī)定 1、文印人員(rnyun)應(yīng)嚴(yán)格(yng)遵守協(xié)會的保密規(guī)定，嚴(yán)禁泄露工作中接觸的保密事項(xiàng)和客戶信息。 2、打印正式文件，必須按文件簽發(fā)規(guī)定由部門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，送信息中心打印，各部門草擬的文件、合同、資料等由各部門自行打??；發(fā)傳真均需逐項(xiàng)登記，以備查驗(yàn)。 3、文件、傳真等應(yīng)及時發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當(dāng)事人的責(zé)任。 4、嚴(yán)禁擅自為私人打印復(fù)印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。 5、愛護(hù)設(shè)備，注意設(shè)備保養(yǎng)和維護(hù)，保證設(shè)備正常工作。 （六） 辦公用品購置領(lǐng)

9、用制度 1、協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)及未實(shí)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核部門所需的辦公用品，由辦公室填寫辦公用品采購申請表，報秘書長審批后購置。實(shí)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核的部門所需購置辦公用品，到辦公室領(lǐng)用，辦理出入庫手續(xù)，明確金額。需購置的，由部門負(fù)責(zé)人填寫辦公用品采購申請表，報秘書長審批簽字后由辦公室購置。大額資金的使用，由秘書長審核簽字后辦理。 2、辦公用品購置后，須持部門負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審批的辦公用品采購申請表和購貨發(fā)票、清單，辦理出入庫手續(xù)。未辦理出入庫手續(xù)的，財務(wù)部不予報銷。 3、辦公用品只能用于辦公，不得他用或私用。 4、協(xié)會員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，努力降低消耗和辦公費(fèi)用。 （七）庫房(kfng)管理制度 1、協(xié)會(xih

10、u)辦公庫房主要(zhyo)用于存放各類辦公用品，禮品和其它公用物品。由辦公室主任或其指定人員管理。 2、庫房所有物品都要統(tǒng)一登記。物品的入庫由庫管人員按發(fā)票上的數(shù)量、規(guī)格清點(diǎn)、登記，并由辦公室主任簽字監(jiān)督。 3、管理人員要堅(jiān)持原則，秉公辦事，嚴(yán)格掌握辦公用品的發(fā)放范圍，凡涉及物品的領(lǐng)出均由領(lǐng)用人簽名。 4、庫房內(nèi)禮品等貴重物品的領(lǐng)用，需經(jīng)辦公室主任同意，庫管人員不得擅自動用庫房內(nèi)的任何物品。 5、庫房物品要定期進(jìn)行整理、核實(shí)，做到帳物相符，擺放有序，便于存取。要保持庫房通風(fēng)，防火，防盜，防霉?fàn)€，保證庫房的安全。 6、管理人員請假離崗，由辦公室主任或其指定人員代管。若涉及物品進(jìn)出，事后應(yīng)向原庫房管理人員書面說明。 內(nèi)容總結(jié)（1）協(xié)會工作規(guī)范及管理制度 一、工