盤點(diǎn)作業(yè)流程及其組織、規(guī)章制度確立

1、北京華聯(lián)綜合超市有限公司營運(yùn)規(guī)范 盤點(diǎn)手冊 二零零二年八月內(nèi)部資料 嚴(yán)禁外傳 編號：OPSM 10目 錄第一單元 前言第二單元 概述第三單元 盤點(diǎn)作業(yè)流程第四單元 盤點(diǎn)的組織及制度確立第五單元 盤點(diǎn)配置圖及其表格第六單元 盤點(diǎn)前的預(yù)備第七單元 盤點(diǎn)的具體操作第八單元 盤點(diǎn)結(jié)果的分析和處理第九單元 其它第一單元 前言適用范圍本手冊供參加盤點(diǎn)職員和治理人員學(xué)習(xí)使用，并作為北京華聯(lián)綜合超市有限公司盤點(diǎn)系統(tǒng)的參考指南。二、目的本手冊作為盤點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，全面介紹盤點(diǎn)系統(tǒng)、要求及流程，旨在提高盤點(diǎn)的精確度，增進(jìn)工作效率。三、益處 使用本手冊可提供以下要緊益處：更短的培訓(xùn)時刻更高的工作效率統(tǒng)一的專業(yè)術(shù)語

2、，便于溝通關(guān)于盤點(diǎn)系統(tǒng)的更好理解和有用操作了解盤點(diǎn)在商業(yè)體系中的重要性第二單元 概述一、什么是盤點(diǎn)所謂盤點(diǎn)確實(shí)是定期或不定期地對店內(nèi)的商品進(jìn)行全部或部分的清點(diǎn)，以確實(shí)掌握該期間內(nèi)的經(jīng)營業(yè)績，并因此加以改善，加強(qiáng)治理。二、什么緣故盤點(diǎn) 對每天林林總總、琳瑯滿目的商品，對摩肩接踵、川流不息、進(jìn)進(jìn)出出的顧客，職員忙里忙外，無非是令顧客中意、企業(yè)興盛昌盛。然而，要明白是盈或是虧，光靠每天的報表，每天的業(yè)績，是無法準(zhǔn)確明白的，目前的唯一方法確實(shí)是盤點(diǎn)，且通過盤點(diǎn)能夠達(dá)到：確切掌握庫存量掌握損耗并加以改善加強(qiáng)治理，防微杜漸三、盤點(diǎn)要達(dá)成的目的 每次盤點(diǎn)皆需投入大量的人力、物力和時刻，同時也帶來一些負(fù)面阻礙

3、，但它卻是一種特不重要的工作，因為它能達(dá)到下列目的：了解商店在一定時期的虧盈狀況了解目前商品的存放位置，缺貨狀況了解商店的存貨水平，積壓商品的狀況及商品的周轉(zhuǎn)狀況發(fā)掘并清除滯銷品、臨近過期商品，整理環(huán)境、清除死角依照盤點(diǎn)情況，可加強(qiáng)治理、防微杜漸，同時遏阻不軌行為第三單元 盤點(diǎn)作業(yè)流程流程圖 盤點(diǎn)作業(yè)流程規(guī)劃的慎密與否，直接關(guān)系到盤點(diǎn)結(jié)果的真實(shí)性建立盤點(diǎn)制度及標(biāo)準(zhǔn) 進(jìn)行組織落實(shí) 責(zé)任區(qū)域劃分盤點(diǎn)前的預(yù)備及培訓(xùn)盤點(diǎn)作業(yè)盤點(diǎn)結(jié)果重盤 重大差異 是追查責(zé)任、對策改進(jìn)進(jìn)行調(diào)整和結(jié)算 否二、作業(yè)流程治理盤點(diǎn)制度由總部統(tǒng)一制定。包括：盤點(diǎn)方法、盤點(diǎn)周期、帳務(wù)處理、差異處理及獎懲規(guī)定；組織落實(shí)包括：全部盤點(diǎn)

4、的組織落實(shí)和部分盤點(diǎn)的組織落實(shí)、區(qū)域劃分；盤點(diǎn)作業(yè)要劃分區(qū)域，落實(shí)到人；盤點(diǎn)前預(yù)備：要緊有人員組織、工具、通告、商品和環(huán)境整理、工作分配與盤前培訓(xùn)、各種資料整理；盤點(diǎn)作業(yè)：要緊有資料整理與分析、庫存調(diào)整、差異處理、獎懲實(shí)施。第四單元 盤點(diǎn)的組織及制度確立盤點(diǎn)制度的確立盤點(diǎn)方法列表如下：實(shí)物和帳面區(qū)域時刻段周期實(shí)物帳面全面盤點(diǎn)區(qū)域盤點(diǎn)營業(yè)中營業(yè)后定期不定期定義實(shí)際清點(diǎn)存貨數(shù)量的方法以書面記錄或電腦記錄進(jìn)出帳的流淌狀況而得到期末存貨余額或估算成本將店內(nèi)所有存貨區(qū)域進(jìn)行盤點(diǎn)以類分區(qū)，依序盤點(diǎn)一定區(qū)域，如此周而復(fù)始盤點(diǎn)時商店仍對外營業(yè)商店在關(guān)門后盤點(diǎn)每次盤點(diǎn)間隔期一致的盤點(diǎn)盤點(diǎn)間隔期不一致的盤點(diǎn)有用范

5、圍及時刻間隔商店實(shí)物盤點(diǎn)由電腦部和財務(wù)部進(jìn)行一年二次周期性庫存區(qū)盤點(diǎn)銷售區(qū)域盤點(diǎn)全面盤點(diǎn)大伙兒電、精品等，或突發(fā)事件、人事變動、經(jīng)營異常等講明：由于商業(yè)行業(yè)自身的特點(diǎn)，我們采納相應(yīng)交叉的盤點(diǎn)方法進(jìn)行盤點(diǎn)。全面盤點(diǎn)由總部統(tǒng)一制定，區(qū)域盤點(diǎn)由店內(nèi)列出半年盤點(diǎn)打算表，自行組織實(shí)施，并報總部營運(yùn)總監(jiān)及財務(wù)部存查。如遇專門情況，如門店的人事變動、意外事件發(fā)生（如水災(zāi)、火災(zāi)）、經(jīng)營異常等，必須另行組織盤點(diǎn)，至于全盤或區(qū)域盤點(diǎn)，則視情況而定。帳務(wù)處理 由財務(wù)部制定執(zhí)行三、差異處理盤點(diǎn)可能出現(xiàn)重大差異。所謂重大差異即指：盤損率大幅超過同行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或公司目標(biāo)，以及毛利率遠(yuǎn)低于同行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或公司目標(biāo)。1盤損率是實(shí)際盤

6、點(diǎn)庫存與電腦理論庫存的差異。一般而言盤損的緣故有下列幾種：錯盤、漏盤計算錯誤偷竊收貨錯誤，或空收貨，結(jié)果帳多物少報廢商品未進(jìn)行庫存更正對一些清貨商品，未計算降價損失生鮮品失重等處理不當(dāng)商品變價未登記和任意變價2若發(fā)生重大差異時，應(yīng)立即采取下列措施：重新確認(rèn)盤點(diǎn)區(qū)域，看是否漏盤；檢查收貨，有無大量異常進(jìn)貨，同時未錄入電腦；檢查有無大量異常退貨，同時未錄入電腦；檢查庫存更正及清貨變價表；檢查是否有新來生鮮處理職員，技術(shù)不熟練；重新計算；3同時按規(guī)定程序進(jìn)行庫存調(diào)整（第八單元有專門論述）商品盤損的多少，代表著治理人員的治理水平及責(zé)任感。只要結(jié)果在合理的范圍內(nèi)，均視為正常。同時有必要獎優(yōu)懲差，降低損耗

7、。參照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及華聯(lián)綜合超市的低成本損耗及責(zé)任落實(shí)到人的經(jīng)營理念，公司目前規(guī)定的量販店盤點(diǎn)損耗標(biāo)準(zhǔn)為：門店盤損率應(yīng)操縱在銷售總金額的4-6。在4以下予以獎勵。在6-8之間應(yīng)視為低于標(biāo)準(zhǔn)水平，必須由店長負(fù)責(zé)查找緣故，提出整改措施。在8以上為不正常，須查找有關(guān)經(jīng)營人員及職員的責(zé)任，并給予處罰。開店初期二個月的第一次盤點(diǎn)同意有較高的損耗率。盤點(diǎn)的組織 盤點(diǎn)作業(yè)人員組織，一般由各店自己負(fù)責(zé)落實(shí)，若為全面盤點(diǎn)，應(yīng)由總部營運(yùn)部、電腦部、財務(wù)部、采購部在各門店進(jìn)行盤點(diǎn)時分頭指導(dǎo)和監(jiān)督盤點(diǎn)，并由營運(yùn)部總監(jiān)統(tǒng)籌安排。由各店長負(fù)責(zé)并具體落實(shí)到各部門和人。盤點(diǎn)作業(yè)是商店人員投入最多的作業(yè)，因此要求全員參加盤點(diǎn)。一般

8、是每個部門為一個小組。全面盤點(diǎn)組織構(gòu)架圖（如下圖）若為區(qū)域盤點(diǎn)，則由樓面各部門，依照盤點(diǎn)打算自己組織落實(shí)，同時由ALC配合操作第五單元 盤點(diǎn)配置圖及其表格一、盤點(diǎn)配置圖開業(yè)初的全店配置圖可做盤點(diǎn)配置圖之用。一般而言，盤點(diǎn)配置圖上除包括賣場的冷凍柜、冷藏柜、貨架、大陳列區(qū)之外，還應(yīng)包括后場的倉庫區(qū)、冷庫等，只要是商品儲存、陳列之處均要標(biāo)明。為便于掌握整體態(tài)勢及規(guī)劃，盤點(diǎn)圖必須將通道及陳列架標(biāo)示編號，并將此編號作成貼紙，粘貼于陳列架右上角，如此既可周詳?shù)胤峙湄?zé)任區(qū)域，盤點(diǎn)者又可明了自己的工作范圍。同時，也可在此圖上掌握全局，合理調(diào)配，互相援助.。盤點(diǎn)配置圖如下：盤點(diǎn)配置圖：蔬菜庫I1冷藏庫I2BA

9、6A4A2AA11A9A5A7A3A1CDEFB8B6C7C5BC4BC3B4B29C3C1BD2BC1C8C6D7D5CD4CD3C4C2D3D1CD2CD1D8D6E7E5DF4DF3D4D2E3E1DF2DF1E8E6F7F5EF4EF3E4E2F3F1EF2EF1冷藏庫K1冷凍庫K2GH4H3H2H1G12G10G6G8G4G2F8F6G7G5FG4FG3F4F2G3G1FG2FG1庫 房 L盤點(diǎn)用表格（附后）盤點(diǎn)表盤點(diǎn)責(zé)任區(qū)分配表（小組用）小組盤點(diǎn)安排打算表支援盤點(diǎn)人員安排打算表盤點(diǎn)培訓(xùn)打算表附1：填寫講明：按部門填寫設(shè)定編號設(shè)定編號清點(diǎn)日期，按年、月、日各兩位填寫本店名稱商品6位貨

10、號電腦確認(rèn)的商品名稱按售賣單位清點(diǎn)的數(shù)量清點(diǎn)人簽字注：此表共三種，第一種黑色線（初點(diǎn)）、第二種藍(lán)色線（復(fù)點(diǎn)）、 第三種紅色線（抽點(diǎn)）附2：盤點(diǎn)責(zé)任區(qū)分配表（小組用）部門 日期 姓名盤點(diǎn)類不區(qū)域編號盤點(diǎn)單編號備注起迄張數(shù)填表人： 批準(zhǔn)人： 附3： 組盤點(diǎn)安排打算表所屬部門： 主管姓名： 日期 職員姓名職位盤點(diǎn)時刻安排盤點(diǎn)內(nèi)容參加盤點(diǎn)步驟加班時數(shù)初點(diǎn)復(fù)點(diǎn)抽點(diǎn)部門經(jīng)理： 店長： 附4：支援組盤點(diǎn)人員安排打算表門店 時刻 姓名所屬部門職位盤點(diǎn)時刻安排盤點(diǎn)內(nèi)容參加盤點(diǎn)步驟加班時數(shù)初點(diǎn)復(fù)點(diǎn)抽點(diǎn)制表： 店長批準(zhǔn)： 附5：盤點(diǎn)培訓(xùn)打算表 門店 日期 部門組不本部門參加培訓(xùn)人員其它部門培訓(xùn)人員培訓(xùn)時刻指導(dǎo)人員生

11、鮮肉類、水產(chǎn)、蔬果熟食日配組干貨食品糧油、罐頭干貨煙酒飲料沖調(diào)飲品糖果餅干百貨電器日化家紡文化家居 精品合計制表 批準(zhǔn) 店長 第六單元 盤點(diǎn)前的預(yù)備自古兵家 “不打無預(yù)備之仗”，事前預(yù)備愈周密愈詳細(xì)，盤點(diǎn)工作進(jìn)展就能愈順利，盤點(diǎn)結(jié)果就會愈準(zhǔn)確。人的安排1原則上，盤點(diǎn)當(dāng)日，應(yīng)停止任何休假，特不是全面盤點(diǎn)至少應(yīng)于兩周前安排妥當(dāng)，包括加班、延長時刻等，應(yīng)由門店各部門寫出組盤點(diǎn)安排打算表（見前表3），并呈報店長批準(zhǔn)。2責(zé)任區(qū)落實(shí)到人，明確范圍，采納“互換法”，即商品部的作業(yè)人員盤點(diǎn)商品部的作業(yè)區(qū)，防止“自盤自”造成不實(shí)情況發(fā)生。3支援各部門盤點(diǎn)的職員，由合理調(diào)配，同時填寫支援組盤點(diǎn)人員安排打算表（見附

12、表4），并呈報店長批準(zhǔn)。告知通知顧客 若營業(yè)中盤點(diǎn)而阻礙顧客購物則通過廣播形式告知顧客，以取得諒解：“尊敬的顧客朋友，您好，我們的盤點(diǎn)給您購物造成了不便，請您諒解，順祝您購物愉快！” 若停業(yè)盤點(diǎn)則應(yīng)提早三天，以廣播方式及公告方式，通知顧客，幸免顧客徒勞往返，公告形式如下（見下頁）：注意：華聯(lián)超市不做停業(yè)盤點(diǎn)，如有專門情況需停業(yè)盤點(diǎn)，必須有營運(yùn)總監(jiān)的許可，并制定專門打算。停業(yè)盤點(diǎn)通知尊敬的會員朋友，您好！本店因業(yè)務(wù)需要，定于 年 月 日 點(diǎn)至 年 月 日 點(diǎn)，進(jìn)行內(nèi)部總盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時刻內(nèi)，恕不對外營業(yè)。若因此而造成您購物上的不便，敬希見諒。同時感謝您于盤點(diǎn)后，接著給予支持和惠顧。 量 販 店 店

13、長敬 上 年 月 日2、通知廠商 盤點(diǎn)前，由采購員在訂貨時注明，或以電話告知，或發(fā)函通知，幸免廠商于盤點(diǎn)時段送貨，并在收貨處提早一個星期貼出通知。三、盤點(diǎn)前培訓(xùn)盤點(diǎn)前兩個星期內(nèi)進(jìn)行盤點(diǎn)模擬培訓(xùn)，講解注意事項，務(wù)使失誤降至最低模擬培訓(xùn)，按實(shí)際盤點(diǎn)步驟進(jìn)行講解，具體由店長及樓面經(jīng)理安排實(shí)施，并由填寫盤點(diǎn)培訓(xùn)打算表（見前5），呈店長批準(zhǔn)盤點(diǎn)人員進(jìn)行逐一操作演習(xí)各部門主管須進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)操作示范盤點(diǎn)工具盤點(diǎn)表（一式三聯(lián)黑、蘭、紅），小張自粘貼紙，紅藍(lán)圓珠筆等。四、工作分配初點(diǎn)工作由指定職員實(shí)施，抽點(diǎn)、復(fù)點(diǎn)工作由部門主管或后勤人員來執(zhí)行。五、商品整理，環(huán)境整理 實(shí)際盤點(diǎn)前兩天對商品進(jìn)行整理，使盤點(diǎn)工作更有序、

14、有效，及早清除不良商品，其整理的重點(diǎn)是：檢查貨架或冷凍、冷藏價格卡是否與商品陳列位置一致，不一致時，要將其調(diào)整一致或更換新卡；將商品陳列整齊，以利于清點(diǎn)數(shù)量，象陳列端頭、陳列架、附壁陳列架、隨機(jī)陳列架、堆頭等；清除壞品、退貨商品，該報廢的報廢，該退貨的退到收貨區(qū)，包裝破損商品要及時處理；清除賣場及作業(yè)場死角，檢查維修檢測區(qū)、收貨區(qū)、結(jié)帳區(qū)等是否有滯留商品；將各項設(shè)備、備用品、工具存放整齊；庫存商品的整理要注意兩點(diǎn)：一是把小箱子放在大箱前；二是幸免商品數(shù)量不足整箱的當(dāng)作整箱計算；盤點(diǎn)前最后整理： 一般在盤點(diǎn)前兩小時，對商品進(jìn)行最后整理，要緊是陳列架上的商品。順序絕對不能改變，否則盤點(diǎn)時會對不上號

15、。六、資料單據(jù)整理為幸免出現(xiàn)虛假現(xiàn)象，有關(guān)盤點(diǎn)的資料要整理:聯(lián)營式自營商品的單據(jù)整理；報廢品單據(jù)匯總；贈品單據(jù)匯總；改包裝單位的商品單據(jù)匯總；收貨資料的匯總。注意事項盤點(diǎn)前各主管須核查前三日的退貨情況，看是否錄入電腦；主管核對報廢商品是否及時進(jìn)行庫存更正；主管檢查破包商品是否整理；銷售區(qū)域的盤點(diǎn)必須在當(dāng)天營業(yè)結(jié)束后進(jìn)行；電腦部必須在營業(yè)結(jié)束以后，開始盤點(diǎn)以作庫存鎖庫；收貨部門在盤點(diǎn)當(dāng)日：（可依實(shí)際情況而定），必須停止所有數(shù)據(jù)資料的錄入；未錄入的商品，必須貼上“未錄入不需盤點(diǎn)”的標(biāo)記。第七單元 盤點(diǎn)的具體操作盤點(diǎn)作業(yè)流程圖 鎖庫 進(jìn)行初點(diǎn)填寫盤點(diǎn)表填黑色聯(lián)，初點(diǎn)交表復(fù)點(diǎn)填寫盤點(diǎn)表蘭色聯(lián) ALC錄

16、入電腦 ALC錄入 打印初點(diǎn)報表列印差異表第三次填紅色聯(lián)至盤點(diǎn)無差異 差 異 是 否 抽 點(diǎn) 是 差異 否店長簽核調(diào)整庫存 結(jié)束和電腦庫存對比 否是 差異 二、盤點(diǎn)的規(guī)定1初點(diǎn)規(guī)定先點(diǎn)倉庫（庫存區(qū)）、冷凍庫、冷藏庫，再點(diǎn)賣場盤點(diǎn)貨架或冷凍柜、冷藏柜時，依序由左而右，由上而下如圖示：每一貨架或冷凍柜、冷藏柜均視為獨(dú)立單位，使用單獨(dú)的盤點(diǎn)表。若盤點(diǎn)表不足，則接著使用下一張。初點(diǎn)盤點(diǎn)表為黑色；兩人一組，一人點(diǎn)，一人寫；將數(shù)量寫在自粘貼紙上，放置在商品的前方；盤點(diǎn)單上的數(shù)字填寫要清晰，不可潦草讓人混淆；數(shù)字寫錯，要涂改完全；清點(diǎn)時，一定要按最小單位清點(diǎn)，不夠一個單位的忽略不計，同時取出歸入待處理品堆放

17、處；盤點(diǎn)時，順便查看商品的有效期，過期商品應(yīng)隨即取下歸入待處理品堆放處；店長要掌握盤點(diǎn)進(jìn)度，調(diào)度機(jī)動人員支援，巡視各部門盤點(diǎn)區(qū)域，發(fā)掘死角及易漏盤區(qū)域；對無法查知商品編號或商品售價的商品，就立即取下，稍后追查歸屬；盤點(diǎn)注意大分類和小分類，注明該分類商品所在的貨架號碼。2復(fù)點(diǎn)作業(yè)規(guī)定復(fù)點(diǎn)時要先檢查盤點(diǎn)配置圖與實(shí)際現(xiàn)場是否一致，有否遺漏區(qū)域；巡視有無遺漏標(biāo)示小粘紙的商品；復(fù)點(diǎn)在初點(diǎn)進(jìn)行一段時刻后進(jìn)行，用藍(lán)色一聯(lián)；復(fù)點(diǎn)無誤后將小粘紙拿下。抽點(diǎn)作業(yè)規(guī)定對整個區(qū)域的抽點(diǎn)視同復(fù)點(diǎn)；抽點(diǎn)商品要選擇賣場內(nèi)的死角，或體積小、單價高、量多的商品；抽點(diǎn)用紅色盤點(diǎn)表，注明為抽點(diǎn)；抽點(diǎn)是對初點(diǎn)和復(fù)點(diǎn)無差異商品的抽驗。差

18、異處理此處講的差異是初點(diǎn)和復(fù)點(diǎn)不一樣及抽點(diǎn)與初點(diǎn)、復(fù)點(diǎn)的結(jié)果不一樣。（數(shù)據(jù)差異的調(diào)整，見第八單元庫存調(diào)整）初點(diǎn)和復(fù)點(diǎn)不一樣，應(yīng)由主管或其指定的不同職員去第三次點(diǎn)，填寫紅色單，注明第三次盤點(diǎn)。若還有差異則由不同的人重復(fù)上述動作，并注明是第幾次盤點(diǎn)，直至正確、電腦沒有差異報表出現(xiàn)為止；抽點(diǎn)若發(fā)生與前述盤點(diǎn)有差異，按上述動作進(jìn)行，直至正確；若無差異則須主管簽名，由進(jìn)行“確認(rèn)”動作。注意事項每份盤點(diǎn)報表必須由部門經(jīng)理以上人員簽名；主管在簽核報表時，對其數(shù)量的總和應(yīng)再核對一次，以確保無誤；主管必須檢視每位職員負(fù)責(zé)的盤點(diǎn)區(qū)域是否確實(shí)完整地盤點(diǎn)；在盤點(diǎn)前該盤點(diǎn)品項的銷售區(qū)域應(yīng)維持適當(dāng)?shù)陌踩珟齑媪?；主管須?fù)責(zé)

19、對盤點(diǎn)過程中匯合的待處理品（如破損、變質(zhì)商品、過保質(zhì)期商品、無商標(biāo)商品等做出相應(yīng)處理（如報損、重新包裝等）。打印實(shí)際盤點(diǎn)報表 經(jīng)主管核查無誤后，并由部門經(jīng)理以上人員簽字后，由打印實(shí)際盤點(diǎn)報表。第八單元 盤點(diǎn)結(jié)果的分析和處理盤點(diǎn)作業(yè)結(jié)束后，實(shí)際庫存和電腦庫存相核對，若有差異要追查緣故，堵疏防漏。追查差異緣故（差異緣故如第四單元所述）二、 庫存調(diào)整1庫存更正流程圖主管填寫庫存更正表經(jīng)本部門經(jīng)理簽字核實(shí)交店長批準(zhǔn)由ALC調(diào)整歸檔留底至下一期盤點(diǎn)現(xiàn)在產(chǎn)生的差異，經(jīng)部門經(jīng)理簽核后，以盤點(diǎn)實(shí)際庫存量作為正確數(shù)據(jù)；店長簽字后，方可作“確認(rèn)”工作；總公司營運(yùn)部于各品項盤點(diǎn)后將視情況予以抽查；報表保存至該品項下次盤點(diǎn)后，方可銷毀；帳務(wù)調(diào)整，由財務(wù)部完成；盤點(diǎn)電腦系統(tǒng)流程，參照電腦部相關(guān)程序。2資料整理店長要確認(rèn)盤點(diǎn)單是否全部收回，同時要有簽名；復(fù)印留底，原件送財務(wù)