QD0101外來文件控制規(guī)程

1、1 目的 通過對(duì)外來文件控制，確保公司外來文件的正確、有效使用。2 適用范圍適用于所有外來文件和資料的控制。3 職責(zé)3.1 綜合管理部負(fù)責(zé)行政管理類、法律法規(guī)類外來文件的管理控制。3.2 工程管理部負(fù)責(zé)外來技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和圖集等技術(shù)文件和資料的管理控制，負(fù)責(zé)工程現(xiàn)場(chǎng)管理相關(guān)文件和資料的管理控制。3.3 前期部負(fù)責(zé)政府批復(fù)類文件的管理控制。3.4 營(yíng)銷策劃部負(fù)責(zé)客戶檔案資料的管理控制。3.5 其他職能部門負(fù)責(zé)與本部門工作有關(guān)的外來文件和資料的管理控制。4 工作規(guī)程4.1行政管理文件的管理對(duì)行業(yè)行政主管部門下發(fā)的通知、信函、傳真、集團(tuán)公司來文及其他項(xiàng)目公司來文等行政和管理性文件由公司綜合管理部統(tǒng)一

2、收發(fā)。經(jīng)辦人在接收行政管理文件時(shí)，應(yīng)在收文登記表上登記，明確收文號(hào)，并編制收文處理單交部門負(fù)責(zé)人審閱。外來文件的收文編號(hào)參見文件編碼規(guī)程。 綜合管理部負(fù)責(zé)人審閱后，應(yīng)及時(shí)在收文處理單上填寫文件處置意見，并送公司總經(jīng)理（或其授權(quán)人）批示。需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)明確主辦部門、會(huì)辦部門；緊急外來行政文件應(yīng)明確辦理時(shí)限。綜合管理部經(jīng)辦人負(fù)責(zé)按照總經(jīng)理（或其授權(quán)人）在收文處理單上批示的意見處置文件：a) 需相關(guān)部門辦理的，應(yīng)將來文和收文處理單一起轉(zhuǎn)送至指定部門。b) 只需傳閱的，應(yīng)要求被傳閱人在收文處理單相應(yīng)欄目中簽字確認(rèn)。c) 需下發(fā)至相關(guān)部門的，應(yīng)根據(jù)批示的發(fā)放范圍，填寫文件發(fā)放清單，連同外來文

3、件復(fù)印件一起發(fā)送至指定部門。文件若用電子文件形式發(fā)放時(shí)，所有文件的簽收人均應(yīng)回復(fù)電子簽收記錄。各部門收到交辦的外來文件后，應(yīng)及時(shí)按照領(lǐng)導(dǎo)批示完成相關(guān)任務(wù)，并將執(zhí)行情況及時(shí)填進(jìn)收文處理單中“承辦結(jié)果”欄中，并將所有文件資料送交綜合管理部經(jīng)辦人。 綜合管理部經(jīng)辦人員應(yīng)適時(shí)查辦和催辦文件處置情況，并在收文登記表“備注”欄上及時(shí)填寫領(lǐng)導(dǎo)批示意見和承辦部門處理落實(shí)的意見。綜合管理部經(jīng)辦人員應(yīng)將來文原件與收文處理單集中管理，以方便查詢。4.2 法律法規(guī)類文件的管理綜合管理部負(fù)責(zé)調(diào)查和收集與公司相關(guān)的法律法規(guī)和其他行政規(guī)章要求，負(fù)責(zé)審查和識(shí)別與公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)和項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)相關(guān)的內(nèi)容。必要時(shí)，綜合管理部應(yīng)組

4、織和業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的職能部門對(duì)相關(guān)條款內(nèi)容的適用性和有效性進(jìn)行評(píng)審，以確定下列內(nèi)容（但不限于）：a) 文件要求是否為強(qiáng)制性的；b) 文件是否為有效的；c) 文件是否為最新的；d) 文件內(nèi)容是否明確，與其他文件有無矛盾；e) 文件內(nèi)容的規(guī)定對(duì)本公司是否完全適用；f) 文件是直接執(zhí)行，還是有選擇執(zhí)行或轉(zhuǎn)化后執(zhí)行；g) 與有關(guān)方面進(jìn)一步溝通的必要性等。 綜合管理部應(yīng)將識(shí)別出的所有適用法律、法規(guī)及其他要求，明確文件類別、最新有效的版本及修訂狀態(tài)，并發(fā)布給公司各部門。各部門直接從行業(yè)協(xié)會(huì)、專業(yè)性服務(wù)機(jī)構(gòu)及網(wǎng)絡(luò)等途徑接收的外來文件，須由部門負(fù)責(zé)人按照4.2.2條內(nèi)容組織評(píng)審，確認(rèn)有效且適用后，報(bào)綜合管理部登

5、記備案。必要時(shí)，綜合管理部應(yīng)負(fù)責(zé)將有關(guān)的法律法規(guī)及其他要求中的重要內(nèi)容復(fù)印，發(fā)送至相關(guān)部門具體實(shí)施，文件發(fā)放按文件和資料控制程序的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.3 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類文件的管理對(duì)建筑施工類的國(guó)家、地區(qū)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、工藝、技術(shù)規(guī)范，以及項(xiàng)目工程技術(shù)類文件，工程現(xiàn)場(chǎng)使用的工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等，由工程管理部負(fù)責(zé)收集和評(píng)審，做好收文登記，填寫收文處理單，報(bào)工程分管領(lǐng)導(dǎo)審批是否“受控”及發(fā)放范圍后，編制在用有效文件清單，明確文件類別、最新有效版本及修訂狀態(tài)后，向公司相關(guān)部門發(fā)放，以確保此類文件的正確有效使用，并提供有效版本清單給集團(tuán)公司總工程師辦公室備案。4.3.2 施工圖紙的發(fā)放流程為：相關(guān)報(bào)建單位設(shè)計(jì)單位

6、施工單位工程管理部前期部監(jiān)理單位公司其他部門工程管理部自留圖紙需加蓋收文章和“受控”章；公司內(nèi)部其他部門留存圖紙，工程管理部應(yīng)在圖紙目錄頁(yè)加蓋“受控”章并編寫分發(fā)號(hào)；發(fā)給施工單位、監(jiān)理單位及其他外單位的圖紙可不蓋“受控”章。4.3.3 勘測(cè)資料、樁基測(cè)試報(bào)告等技術(shù)資料，發(fā)放流程為：發(fā)文單位施工單位相關(guān)部門和單位工程管理部監(jiān)理單位 匯總工程管理部資料室此類文件為受控文件，由工程管理部負(fù)責(zé)具體發(fā)放。對(duì)勘測(cè)資料、動(dòng)測(cè)報(bào)告等須送設(shè)計(jì)單位一份。此類文件不需蓋收文章和“受控”章，但須做收文登記和發(fā)放記錄。勘測(cè)資料、動(dòng)測(cè)報(bào)告在項(xiàng)目結(jié)束后，匯總至工程管理部資料室保管。4.3.4 工程管理中的“工程聯(lián)系單”、“

7、圖紙會(huì)審紀(jì)要”、“會(huì)議紀(jì)要”等文件均為受控文件，由工程管理部進(jìn)行發(fā)放和日常管理，并按要求匯總至工程管理部資料室。各種會(huì)議紀(jì)要、會(huì)審紀(jì)要的發(fā)放范圍為各參加單位及注明抄送單位。4.3.5 所有受控文件的發(fā)放由文件發(fā)放部門做好文件發(fā)放清單的填寫工作。4.4 政府批復(fù)類文件的管理 對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)批報(bào)建以及建設(shè)過程中政府相關(guān)職能部門的批文，由公司前期部人員統(tǒng)一簽收登記，填寫收文登記表。必要時(shí)，應(yīng)按照上文4.2.2條內(nèi)容組織相關(guān)部門對(duì)政府批文進(jìn)行評(píng)審，以確保政府批文能得到有效落實(shí)。 所有政府批文原件由綜合管理部保管，至工程竣工后按要求編入檔案；復(fù)印件由工程管理部資料員按相關(guān)規(guī)定存檔。前期文件種類和移交管理參

8、見工程資料管理標(biāo)準(zhǔn)。 各政府批復(fù)文件移交均需填寫文件移交清單，由交接雙方簽字認(rèn)可。 政府批復(fù)文件需要借離使用的，必須登記，明確借出時(shí)間、借閱人，并要求借閱人簽字。4.5 工程管理類文件的管理工程管理類文件指從設(shè)計(jì)單位接收的各類設(shè)計(jì)圖紙（含電子文件）、設(shè)計(jì)變更通知單、設(shè)計(jì)單位對(duì)公司或施工單位提出的工程變更簽復(fù)意見，以及監(jiān)理單位、施工單位的來文等相關(guān)文件。 工程管理類文件由工程管理部資料員負(fù)責(zé)簽收登記，填寫收文登記表，并按公司相關(guān)程序文件和工作規(guī)程要求，轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)部門/人員進(jìn)行處理。 對(duì)需回復(fù)給設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位的文件由工程管理部資料員統(tǒng)一發(fā)文；需在工程管理部存檔的文件，由資料員按不同單位

9、分類，在同一單位項(xiàng)目?jī)?nèi)，按建筑、結(jié)構(gòu)、電氣等專業(yè)，分標(biāo)段進(jìn)行集中管理，按時(shí)間順序編目，統(tǒng)一歸檔，以便查詢。工程管理部資料員發(fā)送的工程類文件，應(yīng)在文件發(fā)放清單上做好登記，并保留一份存檔。4.6 客戶檔案資料的管理 客戶檔案資料主要是指顧客提出的工程變更、購(gòu)房合同信息以及簽辦合同時(shí)顧客提供的身份證復(fù)印件、未成年人監(jiān)護(hù)證、委托公證等證明文件。 對(duì)顧客在簽辦購(gòu)房合同時(shí)顧客提供的身份證復(fù)印件、未成年人監(jiān)護(hù)證、委托公證等證件資料由銷售人員負(fù)責(zé)簽收，交銷售內(nèi)務(wù)人員建立顧客資料目錄。 營(yíng)銷策劃部負(fù)責(zé)管理客戶檔案資料，應(yīng)將客戶檔案資料與購(gòu)房合同一并歸入客戶檔案集中管理。公司注銷后，將客戶檔案資料移交集團(tuán)公司。4.7 外來文件的歸檔管理停止使用的外來文件由發(fā)放部門填寫作廢/失效文件銷毀審批單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人