常用公文規(guī)范制作和公文處理程序陶俊琦

1、常用公文規(guī)范(gufn)制作和公文處理程序陶俊琦共一百一十頁一、公文(gngwn)的概念公文是公務(wù)文書的簡稱。是國家機關(guān)及其他社會組織在行使職權(quán)和實施管理過程(guchng)中所形成的具有法定效力和規(guī)范格式的文書。共一百一十頁二、公文(gngwn)的特性1具有法定的權(quán)威與效力(xio l)。2具有規(guī)范的體式與處理程序。共一百一十頁三、公文(gngwn)種類 2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)黨政機關(guān)公文處理工作條例的通知（中辦發(fā)201214號） 公文種類主要有（15種）：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報(tngbo)、報告、請示、批復(fù)、議案、函

2、、紀(jì)要。共一百一十頁 決議：適用于會議討論通過(tnggu)的重大決策事項。 決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。 命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布實施重大強制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。 公報：適用于公布重要決定或者重大事項。四、法定(fdng)公文使用范圍共一百一十頁 公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。 通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知事項。 意見(y jin)：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公

3、文。 通報：適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。法定(fdng)公文使用范圍共一百一十頁 報告：適用(shyng)于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。 請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。 批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。 議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。 法定公文使用(shyng)范圍共一百一十頁 函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。比如，我們給市局科室上報某個專項整治總結(jié)。 紀(jì)要：適用于記載(jzi)會議主要情況和議定事項。 法定公文(gngwn)使用

4、范圍共一百一十頁需要強調(diào)的幾個(j )問題1、文件標(biāo)題和文種使用我們最常見的文種有通知、通報、通告、意見、報告、請示、批復(fù)、函、紀(jì)要。有些人下發(fā)方案、制度、直接列為“民勤縣食品藥品監(jiān)督管理局四打擊四規(guī)范專項整治行動方案”、請銷假管理制度，殊不知沒有方案、制度這樣的文種。正確的是“民勤縣食品藥品監(jiān)督管理局關(guān)于印發(fā)四打擊四規(guī)范專項整治行動方案的通知。2、上報文件主送不明確。比如我們股室向市局上報四打擊四規(guī)范小結(jié)，就要明確是發(fā)給市局還是食安辦，或者是專項行動領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，3、公文和紙質(zhì)版的區(qū)別。上報材料要分清(fn qng)是匯報材料，還是報告，如果是匯報材料一般不用文頭，如果是報告必須用文頭。共

5、一百一十頁公文標(biāo)題(biot)是否用書名號根據(jù)國家行政機關(guān)公文處理辦法(bnf)的規(guī)定，凡法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)、自治條例、單行條例以及國務(wù)院部門規(guī)章、地方政府規(guī)章的名稱在公文標(biāo)題中出現(xiàn)時，應(yīng)加書名號；凡被批轉(zhuǎn)(轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā))的請示、報告以及方案、意見、規(guī)定、決定等文件的名稱在公文標(biāo)題中出現(xiàn)時，不加書名號。共一百一十頁 五、公文的行文(xngwn)規(guī)則結(jié)合國家行政機關(guān)公文管理辦法的規(guī)定，將行政機關(guān)公文的行文規(guī)則(guz)具體歸納如下：共一百一十頁第一節(jié) 國家行政(xngzhng)機關(guān)公文行文的總原則 一、必要性和實效性原則必要性和實效性是國家機關(guān)公文行文的總原則。必要性和實效性的四層涵義(h

6、n y)：一是否有實際內(nèi)容；二是否經(jīng)協(xié)商一致或上級批準(zhǔn)；三是否確有必要；四程序是否完整。二、時效性原則公文是用于處理和解決問題的，公文的辦理就必須講究時效，理應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成本環(huán)節(jié)的公文處理工作，并正確地將公文運轉(zhuǎn)到下一個環(huán)節(jié)，做到不積壓、不拖延、不誤時、不誤事。 共一百一十頁第二節(jié) 行政(xngzhng)機關(guān)行文的一般規(guī)則 一、依據(jù)隸屬關(guān)系行文的原則（一）遵循隸屬關(guān)系的逐級行文的原則，一般不越級行文越級行文的特殊情況(qngkung)（二）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向其中一個上級機關(guān)行文，應(yīng)同時抄送另一個上級機關(guān)（三）上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，應(yīng)同時抄送其另一個上級機關(guān)（四）向下級機關(guān)的

7、重要發(fā)文，應(yīng)同時抄送發(fā)文機關(guān)的上級機關(guān) 共一百一十頁二、依據(jù)職責(zé)范圍(fnwi)行文的原則國家行政機關(guān)應(yīng)根據(jù)自己的職責(zé)范圍確定行文關(guān)系:1、完全屬于(shy)職責(zé)范圍內(nèi)的事項可獨立行文2、屬于職責(zé)范圍之內(nèi)，但涉及其他部門職責(zé)的事項，要與其協(xié)商一致3、與本部門職責(zé)有關(guān)，但主要為其他部門職責(zé)范圍內(nèi)的事項，上行的，建議由其請示、報告或抄送請示、報告；下行的，要會簽或聯(lián)合發(fā)文。4、不屬于本部門職責(zé)但在本部門履行職責(zé)過程中反映出來的事項，一般不便行文，應(yīng)以簡報形式向上級機關(guān)或該事項的主管部門反映。 共一百一十頁三、涉密公文的行文(xngwn)規(guī)則1、“明來明復(fù)，密來密復(fù)”2、主件、附件(fjin)、涉密

8、等級一致原則3、密碼電報的保密問題4、領(lǐng)導(dǎo)批示的保密5、普發(fā)性公文處理過程的保密問題 共一百一十頁四、聯(lián)合行文(xngwn)的規(guī)則聯(lián)合(linh)行文是指兩個以上機關(guān)的共同發(fā)文。聯(lián)合(linh)行文首先是確定主辦單位的問題，或是由涉及的內(nèi)容屬于哪個部門的職責(zé)來確定，或是由首先發(fā)現(xiàn)、提出、急于解決問題的部門作為主辦單位；或是由上級機關(guān)協(xié)調(diào)、會議討論來確定，或是由參與行文單位協(xié)商確定。聯(lián)合行文應(yīng)注意：第一，級別要求；第二，排序要求；第三，簽發(fā)順序；第四，署名排序；第五，發(fā)文字號；第六，蓋章方法；第七，數(shù)量要求 共一百一十頁六、上行文(xngwn)的行文(xngwn)規(guī)則上行文僅適用于下級機關(guān)向上級

9、機關(guān)請求指示、報告情況。平級機關(guān)之間，即使收文方為發(fā)文方公文中所及事項的主管部門，也不適用上行文。（一）請示的行文規(guī)則去：一是一文一事；二是逐級行文請示；三是一個主送機關(guān)；四是請示件不抄送下級?；兀盒枰貜?fù)，合理標(biāo)注緊急程度標(biāo)識。（二）報告件的行文規(guī)則去：一是報告中不得夾帶請示事項；二是報告中涉及相關(guān)建議事項，一般應(yīng)為行文的下級機關(guān)職責(zé)范圍內(nèi)的事宜，盡量不要涉及其他部門(bmn)的職責(zé)；三是報告事項、內(nèi)容不宜過多?；兀簣蟾鏌o須回復(fù)，不必標(biāo)注緊急標(biāo)識。 共一百一十頁七、不應(yīng)行文的幾種(j zhn)情況（一）一般情況下不應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)者個人行文這是由我國行政管理體制和重大事項集體決策的民主集中制原則決定

10、。（二）個人講話一般不應(yīng)以國家行政機關(guān)正式文件的形式的印發(fā)（三）政府部門除就有關(guān)問題的商洽、詢問、答復(fù)向下一級政府發(fā)函外，不能向下一級政府正式行文，如命令、決定、通知等。（四）政府各部門就有關(guān)問題未能協(xié)商一致時，不能各自向下行文（五）國家行政機關(guān)不應(yīng)對其他國家行政機關(guān)的內(nèi)設(shè)機構(gòu)行文（六、七、八）國家行政機關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)（辦公廳、室除外）一般不應(yīng)對外行文、彼此之間原則上不應(yīng)相互行文、不能聯(lián)合行文（九）規(guī)章等法規(guī)性公文(gngwn)未履行法定程序不得對外行文（十）同一國家行政機關(guān)的內(nèi)設(shè)機構(gòu)之間的工作往來一般不應(yīng)行文；能用電話、簡報、便函、介紹信等方式解決的公務(wù)事宜不正式行文共一百一十頁六、行文(xng

11、wn)規(guī)則按行文方向(fngxing)，公文包括上行文、平行文、下行文。上行文：如請示、報告等平行文：如函下行文：如決議、決定、命令、意見、通知、通報、批復(fù)、紀(jì)要等。共一百一十頁文件(wnjin)轉(zhuǎn)發(fā)格式在轉(zhuǎn)發(fā)式公文標(biāo)題的擬制中，時常遇到這樣一種難以處理的情況，如。在這種標(biāo)題中，介詞一“關(guān)于”；動詞一“轉(zhuǎn)發(fā)”；文種一“通知”反復(fù)在一個標(biāo)題內(nèi)出現(xiàn)，令人不知所云。當(dāng)遇到這種情況時，可采取以下三種方法進(jìn)行技術(shù)處理。共一百一十頁文件(wnjin)轉(zhuǎn)發(fā)格式一是省略法。當(dāng)批轉(zhuǎn)(p zhun)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)（頒發(fā)）原文標(biāo)題中已有“關(guān)于”一詞時，新擬標(biāo)題可省略介詞“關(guān)于”和文種“通知”，如（政府辦批轉(zhuǎn)(p zh

12、un)藥監(jiān)局關(guān)于加強食品流通監(jiān)管的報告）。當(dāng)原文標(biāo)題中沒有“關(guān)于”一詞時，新擬標(biāo)題新擬部分中再加介詞“關(guān)于”。但在“關(guān)于” 和文種的省略時，要注意兩點：第一，當(dāng)新擬標(biāo)題的新擬部分無介詞“關(guān)于” 時，標(biāo)題新擬部分不可帶有文種。如；，以上二例最后“的通知”三字應(yīng)刪去。因為這種標(biāo)題屬動賓結(jié)構(gòu)式標(biāo)題，“轉(zhuǎn)發(fā)” 為動詞，以原文標(biāo)題為賓語而組成。如再加上文種，不僅不合語法，且易造成不必要的混亂（即：不知批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的是“報告”、“規(guī)定”還是“通知”了）。第二，當(dāng)新擬標(biāo)題中新擬部門有介詞“關(guān)于”時，文種不可省略，如（XX關(guān)于頒發(fā)（安徽省編制管理暫行辦法）的通知）。這類標(biāo)題屬介詞結(jié)構(gòu)式標(biāo)題，不可擬成X X關(guān)于頒

13、發(fā)（安徽省編制管理暫行辦法）。共一百一十頁二是替代法。當(dāng)采用省略法也無法避免“轉(zhuǎn)發(fā)”、“關(guān)于”、“通知”的重復(fù)出現(xiàn)時，即可用發(fā)文字號作為新擬標(biāo)題的事由，以替代原文標(biāo)題。如，倘若不如此替代，新擬制的標(biāo)題就會變成：（X X省委關(guān)于貫徹落實*中央關(guān)于加強和改善黨對工會、共青團、婦聯(lián)工作領(lǐng)導(dǎo)的通知的通知），又是一個標(biāo)題中出現(xiàn)兩個“關(guān)于和兩個“的通知”。采用替代法時，要盡量不搞。迷宮”，在標(biāo)題中最好標(biāo)明事由主旨，讓人一目了然。如（甘發(fā)（2007） 28號），這樣的標(biāo)題就很好，即避免了重復(fù)出現(xiàn)“關(guān)于”和“的通知。問題(wnt)，又標(biāo)明了事由主旨。共一百一十頁三是直轉(zhuǎn)法。當(dāng)某一重大問題，中央發(fā)了文件，省委轉(zhuǎn)

14、發(fā)，地委轉(zhuǎn)發(fā)，縣委還要轉(zhuǎn)發(fā)時，標(biāo)題就更難擬制。采用省略法、替代法均不合適，這時可采用直接轉(zhuǎn)發(fā)最上一級文件的辦法。如 X X省委就社教工作發(fā)了通知，某地委轉(zhuǎn)發(fā)后，某縣委又需轉(zhuǎn)發(fā)，這時就可采用直接轉(zhuǎn)發(fā)省委通知的辦法，將標(biāo)題擬成。如若上級在轉(zhuǎn)發(fā)它的上級文件時，均結(jié)合實際提出(t ch)了具體落實意見，則可將上級的轉(zhuǎn)發(fā)意見連同最上一級文件作為“附件”附在正文之后，主題詞之前；當(dāng)上級轉(zhuǎn)發(fā)最上一級文件時，沒有提出(t ch)具體意見，則不必將中間級轉(zhuǎn)發(fā)文件附上，可在導(dǎo)語中說明，也可不提及。共一百一十頁 根據(jù)公文載體的不同，公文格式又分為文件格式、信函格式、電報(din bo)格式、命令格式、紀(jì)要格式等。

15、七、黨政機關(guān)法定公文(gngwn)格式共一百一十頁共一百一十頁共一百一十頁（一）公文版面(bnmin)及裝訂要求1公文用紙及版面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)(u j bio zhn)A4型紙，尺寸為210mm297mm公文用紙?zhí)祛^（上白邊）：37mm1mm公文用紙訂口（左白邊）：28mm1mm版心尺寸：156mm225mm共一百一十頁A4型公文用紙頁邊及版心(bnxn)尺寸 共一百一十頁（一）公文版面(bnmin)及裝訂要求2公文(gngwn)排版及裝訂 一般每面排22行，每行排28字 無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋GB_2312 無特殊說明，公文中文字顏色均為黑色 共一百一十頁 （二）公文(g

16、ngwn)格式要素劃分編排規(guī)則 公文格式要素包括版頭、主體、版記三部分。 版頭:公文首頁紅色分隔線以上的部分。 包括:份號、密級和保密期限、緊急(jnj)程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、 版頭中的分隔線 共一百一十頁共一百一十頁文件(wnjin) 共一百一十頁版頭發(fā)文機關(guān)標(biāo)志(biozh):發(fā)文機關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，使用小標(biāo)宋體字。共一百一十頁共一百一十頁聯(lián)合行文時，如需同時標(biāo)注(bio zh)聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。共一百一十頁版頭： 2發(fā)文字號:編排在發(fā)

17、文機關(guān)標(biāo)志下空二行，居中排布。上行文(xngwn)發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。 共一百一十頁 3、簽發(fā)人 由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照(nzho)發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。全角冒號3號仿宋體3號楷體共一百一十頁 4版頭中的分隔線:發(fā)文字號下4mm處居中印一條(y tio)與版心等寬的紅色分隔線。共一百一十頁公文(gngwn)首頁版式 份號：一般(

18、ybn)用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。 公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一”“一”“1.”“（1）”4 mm 兩行 標(biāo)題2號小標(biāo)宋 編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。 發(fā)文機關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字為紅色 主送機關(guān)編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主

19、送機關(guān)名稱移至版記。發(fā)文字號 居中 六角括號“”發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。 共一百一十頁 主體(zht) 主體：首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分。 包括： 標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期(rq)、印章、附注、附件共一百一十頁共一百一十頁主體(zht)1標(biāo)題：一般用2號方正小標(biāo)宋體，編排(binpi)于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布。2主送機關(guān)：編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標(biāo)

20、全角冒號。共一百一十頁標(biāo)題(biot) 一般由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱、公文主題(zht)和文種組成，位于紅色分隔線下空二行位置。標(biāo)題字體為2號方正小標(biāo)宋體字，排列分行合理、美觀、醒目。 多行標(biāo)題排列為梯形或菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏型。共一百一十頁梯形(txng)標(biāo)題共一百一十頁共一百一十頁主體(zht)3正文：公文(gngwn)首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋GB_2312，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。 行距固定值為28磅，無孤行控制。 共一百一十頁正文中的層次序數(shù) 文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)一般依次用漢字(Hnz)“一、”、漢字(Hnz)加圓

21、括號“（一）”、阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、阿拉伯?dāng)?shù)字加圓括號“（1）”，不得逆向使用。 層次序數(shù)：第一層 “一、” （黑體）； 第二層 “（一）”（楷體） ； 第三層 “ 1” （仿宋）； 第四層 “（1）” （仿宋）。半角輸入(shr)的結(jié)果全角輸入的結(jié)果半角輸入共一百一十頁在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱多個附件使用阿拉伯?dāng)?shù)字附件名稱后不加標(biāo)點符號附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。4附件說明 如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱

22、后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時(xngsh)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。特殊情況說明：當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發(fā)(qinf)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。共一百一十頁 5發(fā)文機關(guān)署名、成文(chngwn)日期、印章：成文日期一般右空四字編排，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。成文日期，由漢字改為阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全。特殊情況說明：當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文(chngwn)日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決共一百一十頁加蓋

23、印章應(yīng)注意(zh y)的事項共一百一十頁共一百一十頁 單一機關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空四字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字。 如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)(yngdng)使用成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。 聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。 不加蓋印章(ynzhng)的公文：共一百一十頁6附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂，“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心(bnxn)左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心(bnxn)第三行。附件順序

24、號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及順序號。共一百一十頁 （三）、公文(gngwn)格式要素劃分 版記：首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。 包括： 版記中的分隔線、 抄送機關(guān)(jgun)、印發(fā)機關(guān)(jgun)和印發(fā)日期、頁碼 共一百一十頁 1抄送機關(guān) 如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋GB_2312，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后(zuhu)一個抄送機關(guān)名稱后標(biāo)句號。 如需把主送機關(guān)移至版記，除

25、將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。抄送機關(guān)名稱之間逗號隔開句號共一百一十頁 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期(rq) 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。 版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。4號仿宋體字左空一字右空一字共一百一十頁頁面設(shè)置1.頁邊距：上：3.7cm，下：3.5cm， 左：2.8cm，右：2.6cm。共一百一十頁

26、2.紙張(zhzhng)：A4，寬度：21cm，高度：29.7cm.共一百一十頁3.版式：若要實現(xiàn)公文的奇偶頁碼的位置不同，須在“頁眉和頁腳”的“奇偶頁不同”選項前打“”。 若要改變頁碼在紙張(zhzhng)中的上下位置則修改“頁腳”，一般設(shè)為3.1厘米。共一百一十頁插入(ch r)頁碼 “位置”設(shè)置為“頁面底端（頁腳）”；“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”；選中“首頁顯示(xinsh)頁碼”。共一百一十頁頁碼樣式設(shè)置如下：字號四號；字體宋體；在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線，方法是：將光標(biāo)挪動到頁碼范圍內(nèi)閃爍，將輸入法切換成任意(rny)一種中文輸入法，在頁碼的左右各輸入一個“”即可。奇數(shù)頁的頁碼

27、要設(shè)置成右空一個漢字，偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個漢字。方法如下：將光標(biāo)挪動到頁碼范圍內(nèi)閃爍，選擇“格式”菜單下的“段落”。共一百一十頁版記制作(zhzu)選擇(xunz)“表格”“插入”“表格”，如圖通過插入一個3行1列、列寬為15.6cm的表格來制作版記。共一百一十頁1表格基本(jbn)設(shè)置：單擊鼠標(biāo)右鍵表格屬性“表格”附簽，如圖共一百一十頁然后單擊“邊框和底紋”按鈕，如圖 將線的寬度設(shè)置為“1磅”（注：上下兩條外側(cè)的線為“0.35mm”約合1磅，中間(zhngjin)的線為“0.25mm”約合0.75磅）；在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，如上圖所示，然后單擊“確定”，回到上共

28、一百一十頁2在表格中填寫具體內(nèi)容：抄送、公開屬性、印發(fā)單位及印發(fā)日期用四號仿宋(fn sn)GB_2312。 制作完成后的版記效果如圖共一百一十頁二、公文(gngwn)處理程序公文處理包括(boku)收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。（一）收文處理（供各單位參考） 收文辦理主要程序包括簽收、審核、擬辦、批辦、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等。 （一）簽收。人秘股負(fù)責(zé)簽收主送縣局的公文，對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，并登記主要信息。 （二）審核。人秘股應(yīng)當(dāng)對收到的公文進(jìn)行審核，審核的重點：是否應(yīng)當(dāng)由縣局辦理；是否符合行文規(guī)則；文種使用、公文格式是否規(guī)范。對不符合規(guī)定的公文，由人秘股及時退回來文單位，重大事項報分

29、管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 （三）擬辦和批辦。經(jīng)初審符合規(guī)定的公文，由人秘股提出辦理意見，報請局領(lǐng)導(dǎo)閱批后，轉(zhuǎn)相關(guān)股室閱辦，限時辦理的，應(yīng)明確辦理時限。涉及兩個以上股室職能的，應(yīng)當(dāng)明確一個主辦股室。共一百一十頁 （四）承辦。主辦股室應(yīng)當(dāng)會同協(xié)辦股室嚴(yán)格按照(nzho)時限要求辦理。對于在規(guī)定時限內(nèi)未能辦結(jié)的公文，主辦股室應(yīng)當(dāng)主動與來文單位進(jìn)行溝通，說明理由，商定回復(fù)時限及方式。 （五）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。閱批人之間一般不橫向傳閱，閱后應(yīng)當(dāng)退回人秘股，按程序進(jìn)行登記退文。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。 （六）催辦。人秘股應(yīng)當(dāng)及時了解掌握公文辦

30、理進(jìn)展情況，按照督促檢查工作的有關(guān)規(guī)定，督促相關(guān)股室按期辦理。（七）答復(fù)。公文辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)以適當(dāng)?shù)男问郊皶r答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。共一百一十頁 （二）發(fā)文辦理 發(fā)文辦理主要程序包括編號、復(fù)核、印制、核發(fā)等。 （一）編號和復(fù)核。已經(jīng)簽發(fā)的公文，由人秘股確定發(fā)文字號，并對審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核。印制前，由主辦股室對公文進(jìn)行核校，確保準(zhǔn)確無誤；需對清樣作一般文字調(diào)整的，應(yīng)當(dāng)送人秘股重新審核確認(rèn)；需對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)送人秘股審核后報原簽發(fā)人重新審定。 （二）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。公文簽發(fā)后應(yīng)及時印制。人秘股負(fù)責(zé)公文用印管理。用印應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行縣局印章管理

31、的有關(guān)規(guī)定。（三）核發(fā)。公文用印、裝訂完畢，主辦科室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行質(zhì)量檢查后，按照文件收發(fā)和電子傳輸?shù)挠嘘P(guān)要求(yoqi)，安全、準(zhǔn)確、及時地分發(fā)有關(guān)單位。共一百一十頁（三）整理歸檔 整理歸檔應(yīng)當(dāng)做到：（一）公文辦理完畢后，及時收集(shuj)齊全、整理歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。（二）兩個以上部門聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門歸檔，相關(guān)部門保存復(fù)制件。（三）各股室應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定定期向辦公室移交檔案。共一百一十頁公文運轉(zhuǎn)(ynzhun)中存在問題實例我縣公文運轉(zhuǎn)中存在的問題1、政府辦某位同志材料裝訂反了！2、文件中審核不嚴(yán)，出現(xiàn)錯別字3、政府辦傳真(chunzhn)急件未按時傳閱，全縣通報，警告

32、處分。4、某單位沒有及時給領(lǐng)導(dǎo)傳閱文件，縣上領(lǐng)導(dǎo)在大會上要求作檢討。5、沒有傳閱給某領(lǐng)導(dǎo)閱，引起爭執(zhí)。我們食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)文件較多，僅去年一年，市局下發(fā)文件傳真就有400多份，有些文件一方面是安排工作，另一方面是基于責(zé)任問題。共一百一十頁鄉(xiāng)鎮(zhèn)(xingzhn)所和下屬單位收文傳閱1、工作人員收文后，一定要呈所長批閱，組織學(xué)習(xí)后整理歸檔。如果所長沒有批示，市局縣局督查時，就很難確定你所是否安排部署。2、在收文批閱后，需要上報總結(jié)、報告或者報表，在備注欄要注明報送時間(shjin)，防止忘報。3、收文登記本、原文件一定要妥善保存，這是檔案管理要求，縣局今年也將對這方面督查。共一百一十頁第四節(jié) 行文

33、(xngwn)規(guī)則 為保證(bozhng)公文處理工作高效有序地進(jìn)行，必須正確認(rèn)識行文關(guān)系，遵守如下行文規(guī)則：共一百一十頁一、行文應(yīng)當(dāng)(yngdng)精簡注重效用一是可發(fā)可不發(fā)的文件，堅決不發(fā)；二是凡已開會作過部署或已登報(dn bo)、發(fā)電話通知、傳真電報的，一般不再發(fā)文；三是本級工作措施相比上級文件沒有更具體要求的，不再發(fā)文；四是本機關(guān)內(nèi)部部署的一般工作，一般不發(fā)文。共一百一十頁實際工作中常見問題： 1. 一些工作只需打個電話或發(fā)個傳真(chunzhn)就能解決， 但為了強調(diào)自己工作的重要性，找出種種理 由發(fā)文； 2. 一個內(nèi)容相同的通知用幾種形式同時發(fā)出， 既發(fā)文件，又發(fā)傳真電報，還要電

34、話通知。共一百一十頁二、按機關(guān)隸屬關(guān)系(gun x)行文機關(guān)之間的工作關(guān)系主要有三種類型(lixng)： 1 .領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。 2 .指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系。 3 .不相隸屬關(guān)系。 共一百一十頁 1. 處于領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)(zhdo)地位的上級機關(guān)可以向被領(lǐng)導(dǎo) 或被指導(dǎo)的下級機關(guān)主送下行文； 2. 被領(lǐng)導(dǎo)、被指導(dǎo)的下級機關(guān)應(yīng)向上級領(lǐng)導(dǎo)、指 導(dǎo)機關(guān)主送上行文； 3. 不相隸屬關(guān)系的機關(guān)之間相互主送平行文。共一百一十頁三、授權(quán)行文(xngwn)規(guī)則 1.如果一個部門的業(yè)務(wù)需要下級政府(zhngf)和有關(guān)部門的支持與配合，按隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍又不具備布置工作提出要求的行文權(quán)限時，可以通過授權(quán)行文來解決。具體

35、說，這個部門可向本級政府(zhngf)請示，經(jīng)同意并授權(quán)后，向下級政府(zhngf)行文。在行文時，應(yīng)在文中注明“經(jīng)X X X政府同意”的字樣。共一百一十頁 2.各級( j)政府以及各部門的辦公（室）是政府和部門的綜合辦事機構(gòu)，對外行文都是代表政府和部門的，具有授權(quán)行文的性質(zhì)（內(nèi)部事務(wù)除外），與本級政府和本部門的公文具有同等效力，下級機關(guān)（部門）都應(yīng)貫徹執(zhí)行。雖然辦公（室）的行文具有授權(quán)行文的性質(zhì)，但在法律上還是有區(qū)別的，所以行政法規(guī)和規(guī)章必須由政府或部門發(fā)布，而不能由辦公室發(fā)布。共一百一十頁 3.部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)(jgu)不得向本部門機關(guān)以外的其他機關(guān)（包括本系統(tǒng)）制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，不得代

36、替部門審批下達(dá)應(yīng)當(dāng)由部門審批下達(dá)的事項；與相應(yīng)的其他機關(guān)進(jìn)行工作聯(lián)系確需行文時，只能以函的形式行文。共一百一十頁常見問題主要(zhyo)有：1.不經(jīng)授權(quán)直接行文(xngwn)；2.不能正確運用授權(quán)行文規(guī)則；3.部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)對外正式行文；共一百一十頁四、聯(lián)合行文(xngwn)規(guī)則1.同級(tn j)政府與政府之間，部門與部門之間，上級部門與下級政府之間可以聯(lián)合行文；2.政府與同級黨委、軍事機關(guān)之間可以聯(lián)合行文；3.政府部門與同級黨委部門、軍事機關(guān)部門之間可以聯(lián)合行文；4.政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位之間，就某些互相有關(guān)的業(yè)務(wù)，經(jīng)過會商一致后可以聯(lián)合行文。共一百一十頁5.聯(lián)合行文

37、，既可聯(lián)合向上行文，也可聯(lián)合向下行文。6.聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，單位不宜過多。7.聯(lián)合行文時發(fā)文機關(guān)的排列順序和發(fā)文字號：行政(xngzhng)機關(guān)聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前，標(biāo)注主辦機關(guān)的發(fā)文字號；行政(xngzhng)機關(guān)與同級或相應(yīng)的黨的機關(guān)，軍隊機關(guān)、人民團體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。原則上應(yīng)使用排列在前機關(guān)的發(fā)文字號，也可以協(xié)商確定，但只能標(biāo)注一個機關(guān)的發(fā)文字號。共一百一十頁8.聯(lián)合(linh)行文的會簽：聯(lián)合(linh)行文一般由主辦機關(guān)首先簽署意見，協(xié)辦單位依次會簽。一般不使用復(fù)印件會簽。9.聯(lián)合行文的用印，行政機關(guān)聯(lián)合向上行文，為簡化手續(xù)和提高效率，由主辦單位加蓋

38、印章即可。聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)加蓋印章。共一百一十頁聯(lián)合發(fā)文中經(jīng)常出現(xiàn)的問題：1.主辦機關(guān)沒有排列在前。有兩種情況： 一是在排序(pi x)上謙讓，認(rèn)為交通系統(tǒng)的事情需要其他部委大力協(xié)助，因此聯(lián)合發(fā)文中不考慮自己是主辦單位，主動把其他部委排列在前，但其他部委又不愿作為主辦單位，致使發(fā)文字號標(biāo)注困難。 二是在排序上互爭，有的部委認(rèn)為自己權(quán)力較大，有的部委認(rèn)為自己的領(lǐng)導(dǎo)職位較高，不適當(dāng)?shù)匾笈帕性谇啊?.聯(lián)合辦文的機關(guān)級別不同。3.會簽時為了加快運轉(zhuǎn)，使用復(fù)印件會簽。共一百一十頁五、不越級(yu j)行文 不越級行文的規(guī)則體現(xiàn)了一級抓一級、一級對一級負(fù)責(zé)的組織原則。一般情況下不能破壞(ph

39、ui)這種原則，破壞(phui)了，就會造成混亂，也影響機關(guān)辦事效率。所以通常情況下不越級行文。遇有特殊情況，如發(fā)生重大的事故、防汛救災(zāi)等突發(fā)事件或上級領(lǐng)導(dǎo)在現(xiàn)場辦公中特別交待的問題，可特事特辦，越級行文，但要抄送被越過的上級機關(guān)。否則，受文機關(guān)對越級公文，可退回原呈報機關(guān)，或可作為閱件處理，不予辦理或答復(fù)。 共一百一十頁六、不越權(quán)(yu qun)行文 這一點(y din)的要求是，行文的內(nèi)容應(yīng)是本機關(guān)職責(zé)范圍內(nèi)的事項，而不能超出，超出了即為越權(quán)。如果干涉了別的機關(guān)事務(wù)，不僅在實踐中行不通，而且會造成政令混亂。上級機關(guān)有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。共一百一十頁七、上行文(xngwn)不直接報送領(lǐng)導(dǎo)個人

40、除上級(shngj)機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級(shngj)機關(guān)負(fù)責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。共一百一十頁上行文(xngwn)直接報送領(lǐng)導(dǎo)個人的不良后果：1.未經(jīng)文秘機構(gòu)簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風(fēng)箏”；2.這類公文到了領(lǐng)導(dǎo)同志手里，領(lǐng)導(dǎo)同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經(jīng)驗、憑感覺辦事，往往失去決策的科學(xué)性；不批，也有可能影響報送單位的工作；3.現(xiàn)實中一些單位拿著直送領(lǐng)導(dǎo)的批示件當(dāng)“尚方寶劍”，到有關(guān)部門要錢要物，借領(lǐng)導(dǎo)批示向?qū)Ψ绞┘訅毫Γ鹈?。共一百一十頁八、“請?qngsh)”應(yīng)一文一

41、事 機關(guān)或部門都有明確分工，各自只能辦理職責(zé)范圍內(nèi)的事，如果一文數(shù)事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強(min qing)交辦出去，可能誰也不愿牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮，最后延誤工作。因此，應(yīng)把幾件事項分開請示，一事一文。在這個問題上不能搞精簡、壓縮。這是依法行政的要求。 共一百一十頁 九、 “請示(qngsh)” 只主送一個機關(guān) 一些機關(guān)認(rèn)為一件事情涉及多個上級主管機關(guān)時應(yīng)同時主送，這樣會加快問題的解決。恰恰相反，由于(yuy)多頭請示，不分主次，極易引起機關(guān)之間相互等待，互相推諉，造成延誤。即使辦理，也會使協(xié)調(diào)難度增加，影響工作效率。 正確的做法是，請示公文只主送一個

42、機關(guān)，相關(guān)的機關(guān)或部門采用抄送形式，以便主辦機關(guān)征求意見或會簽。共一百一十頁 許多單位只有一個上級，雖然不存在多頭請示問題，但向兩個以上部門請求批準(zhǔn)的事項還是很普遍的，將兩個以上部門作為主送單位的函是常有的，雖然使用的是函的格式，但其在處理過程中與請示的處理原則是相同的，在實際(shj)工作中應(yīng)當(dāng)參照這一規(guī)則。共一百一十頁十、“請示(qngsh)”不同時抄送下級機關(guān) 請示內(nèi)容是未決事項，在上級機關(guān)還沒有批準(zhǔn)前，向下級機關(guān)抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利于工作的開展。因此，請示事項只能在上級機關(guān)答復(fù)(d f)或批準(zhǔn)之后，再通知下級機關(guān)。共一百一十頁十一、“報告”中不夾帶請示(qngsh)

43、事項 “報告”和“請示”是兩種不同的文種，適用范圍有明顯的界限，不能混用。“報告”是向上級(shngj)機關(guān)匯報工作，反映情況，供上級(shngj)機關(guān)決策參考。上級(shngj)機關(guān)對一般不作答復(fù)；“請示”是要求答復(fù)的事項，主送機關(guān)有責(zé)任研究并作出答復(fù)。如果“報告”中夾帶請示事項，很容易誤事。因此， “報告”中不得夾帶請示事項。共一百一十頁 如果既想?yún)R報工作，讓上級掌握，又想請示(qngsh)解決問題，一般有兩種辦法解決： 1.將“報告”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報； 2.以請示公文為主，將報告的內(nèi)容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。 共一百一十頁政務(wù)信息

44、寫作相關(guān)(xinggun)知識2014年信息(xnx)通報縣局信息郵箱一百一十頁政務(wù)信息的作用(zuyng)（1）政務(wù)信息是政府領(lǐng)導(dǎo)(ln do)科學(xué)決策的重要依據(jù)；（2）政務(wù)信息是政府有效管理的手段；（3）政務(wù)信息是推動黨和政府各項方針政策貫徹落實的重要載體；（4）政務(wù)信息是指導(dǎo)下級政府和基層單位更好開展工作的工具；（5）政務(wù)信息是各地、各部門之間相互聯(lián)系和交流的重要橋梁和紐帶。共一百一十頁政務(wù)信息的定位(dngwi)定位之一：下情上達(dá)、上情下達(dá)。定位之二：宣傳工作，展示自我。定位之三：爭取上級領(lǐng)導(dǎo)支持(zhch)，推動難點問題解決。定位之四：展現(xiàn)單位面貌，樹立單位形象。共一百一十頁政務(wù)信息的基本(jbn)要求（1）及時。就是確保(qubo)信息的時效性。（2）準(zhǔn)確。就是確保信息的真實性。（3）全面。就是要堅持“兩點論”，有喜報喜，有憂報憂。共一百一十頁政務(wù)信息的寫作(xizu)要領(lǐng)（