加強職工檔案管理提升人力資源管理水平

1、加強職工檔案管理提升人力資源管理水平2.山東黃河工程集團疏浚工程處【摘要】人事檔案，包含我們每個人的成長經(jīng)歷、求學(xué)狀況、政治面貌以及 思想品德等各項情況，在企業(yè)日常的人事管理工作中具有重要的意義。 當前各企業(yè)單位應(yīng)當加強對人事檔案的管理，努力提高自身的檔案管理水平?；?于此，本文主要對如何加強新時期企業(yè)人事檔案管理工作進行探究，針對當前檔 案工作存在的問題提出相應(yīng)的創(chuàng)新方法，希望能夠幫助企業(yè)形成完善的檔案管理 系統(tǒng)?！娟P(guān)鍵詞】新時期;企業(yè);人事檔案近幾年來，隨著我國經(jīng)濟社會的快速開展，如何加強新時期企業(yè)人事檔 案的管理成為人們關(guān)注的重點問題。作為企業(yè)人事管理的重要組成局部，檔案資 料是否真實完

2、整是衡量人事管理工作優(yōu)劣的標準和依據(jù)。一、企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀（一）檔案管理的重視程度有待提升。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層看重各部門帶來的直 接經(jīng)濟效益，而檔案管理沒有表達出明顯的業(yè)績和對企業(yè)的貢獻，所以被認為只 是其他業(yè)務(wù)的輔助工作。止匕外，單位中的局部職工認為檔案管理工作者在日常工 作過程中只需要按部就班地進行資料的整理、分類即可，沒有必要浪費大量的時 間和精力去關(guān)注相關(guān)資料的真實、完整。由此可見，企業(yè)對檔案管理工作的重視 程度有待提升，只有真正重視起公司的人事檔案管理，才能做好每一個細節(jié)。（二）檔案管理的管理理念有待深化。在實際工作中，我們不難發(fā)現(xiàn)許 多檔案管理人員開始向其他崗位流動，這一現(xiàn)象導(dǎo)致經(jīng)驗豐

3、富的檔案管理者流失, 人員方面的調(diào)動使檔案內(nèi)容無法及時更新和完善;一些新入職的檔案管理者，由于缺乏經(jīng)驗的積累，無法熟練進行檔案整理工作，只是僅僅依靠書本上的知識按 部就班，且缺少創(chuàng)新性思維。另外，許多單位仍保存著傳統(tǒng)的檔案管理方法，采 用落后的手動操作，但是隨著社會的開展，這種開展模式已經(jīng)漸漸被社會所淘汰。（三）檔案工作者的管理水平有待提高?，F(xiàn)階段，我國檔案管理人員專 業(yè)技術(shù)水平較低，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員為了節(jié)省運營本錢往往選擇聘用一些沒有經(jīng)過正 規(guī)培訓(xùn)的非專業(yè)人員來從事檔案整理工作，但是專業(yè)不對口、管理水平低等各項 因素嚴重阻礙企業(yè)人事檔案管理的健康快速開展。由于檔案管理部門對單位的貢 獻力度小，許

4、多該崗位的職工開始向上級部門反映紛紛選擇調(diào)崗，企業(yè)只得從其 他科室借調(diào)人員過來繼續(xù)進行檔案管理工作。這樣一來，嚴重導(dǎo)致管理工作的混 亂，影響工作效率的提高。二、新時期企業(yè)人事檔案管理改進措施（一）強化檔案管理意識。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當以身作那么、起到示范作用，轉(zhuǎn) 變自身落后的思想觀念，重視人事檔案的管理工作，認識到人事檔案資料的重要 作用，大力支持檔案部門的工作。對于檔案管理人員本身來講，應(yīng)當熱愛自己的 本職工作，遵守國家和企業(yè)制定的各項法律規(guī)范和制度規(guī)定，努力進行檔案宣傳 工作，自覺樹立檔案意識，全心全意為企業(yè)服務(wù)。要想到達強化企業(yè)檔案管理意 識這一目標，需要做到以下幾點：（1）責任到人，制定專門人

5、員全權(quán)負責企業(yè) 的人事檔案管理工作，確定獎懲制度，做好獎罰清楚。（2）鼓勵企業(yè)各科室人 員對自身提出改進意見，有針對性地進行改進管理工作。（3）加大對檔案管理 部門的投入力度，包括人員的調(diào)配和設(shè)備的改進等。（二）全面引入信息技術(shù)。信息技術(shù)為社會開展的變革提供了良好的科 技基礎(chǔ)，我們只有緊跟時代開展的潮流才能夠取得進步、贏得開展，企業(yè)人事檔 案的管理工作也是如此，所以在日常檔案管理工作過程中應(yīng)當全面引入信息技術(shù), 提高自身的檔案管理信息化水平。例如，在日常的檔案管理工作中，相關(guān)人員可 以根據(jù)檔案的性質(zhì)進行編號和分類，再將其錄入電子信息庫中，充分利用計算機 技術(shù)便捷和準確的特點進行精確篩選，幫助企

6、業(yè)管理者快速搜索到人員信息，縮 短工作時間，提高工作效率;此外，檔案管理工作具有作用，檔案管理部門的管理人員還可以將整理好的檔案資料進行打印留檔，以供領(lǐng)導(dǎo)日后翻閱。 由此可見，信息技術(shù)引入企業(yè)人事檔案管理工作將會大大增加工作的窺活性。（三）完善檔案管理機制。任何工作的改革都不是盲目進行的，只有制定出 科學(xué)合理的管理機制才能夠促進各項工作有條不紊地進行。新時期，企業(yè)人事檔 案管理工作還要重點關(guān)注自身管理機制的完善，真正做到有章可循、有法可依。 檔案管理部門要想制定出科學(xué)的管理制度，需要做好以下兩方面的工作：（1） 建立目標責任制。為了提高檔案管理人員的工作積極性，單位應(yīng)當對在工作中表 現(xiàn)優(yōu)秀的職

7、工進行物質(zhì)和精神上的獎勵，具體表現(xiàn)在年終考核、工作薪酬等各個 方面，努力形成示范作用，鼓勵部門內(nèi)的其他職工主動向其學(xué)習(xí)，提高積極性。 （2）人事檔案工作的開展還需要建立有效的監(jiān)督機制，促使其朝著正規(guī)化、制 度化、合理化、科學(xué)化的方向開展。創(chuàng)新監(jiān)督機制，及時跟蹤目標的實施情況， 有利于確保檔案管理工作的長足進步。加大對職工檔案管理專員的培訓(xùn)強度。并 為職工檔案管理工作，設(shè)置檔案管理專員。職工檔案管理人員沒有經(jīng)過培訓(xùn)時， 他們的道德修養(yǎng)都有所不同。所以，應(yīng)該加強對職工檔案管理專員的工作培訓(xùn)， 提高職工檔案管理人員的道德修養(yǎng)，為其以后要做的工作提供素質(zhì)保障。職工檔 案管理專員要思想覺悟高。并且要加強

8、與職工之間的溝通協(xié)作。以便于，能夠更 好地服務(wù)于人力資源管理工作。（四）更新觀念，擴大服務(wù)范圍。人事制度不斷變遷。職工檔案管理工作也 在不斷地遇到新的難題。傳統(tǒng)型的職工檔案管理工作，它的服務(wù)方式比擬閉合， 主動服務(wù)能力差，職工檔案管理的方法也比擬簡單，這種傳統(tǒng)型的職工檔案管理 服務(wù)，并不能長盛不衰，并且存在著許多缺陷。所以我們應(yīng)該及時變革，不斷優(yōu) 化，我們的職工檔案管理服務(wù)，才能在服務(wù)這塊市場上長久立足。我們應(yīng)該主動 服務(wù)。經(jīng)常了解各單位對職工檔案管理的需求，可以采取問卷調(diào)查的方法，對各 單位開展跟蹤式人力資源管理服務(wù)，把服務(wù)工作做到最需要之處，爭取最大限度 地，發(fā)揮出職工檔案管理工作的作用。

9、因為現(xiàn)在是科技信息化時代。所以，職工 檔案信息也加入了科技領(lǐng)域的行列里，現(xiàn)代職工檔案管理的模式可以借助電腦進 行存儲和備份，并可直接登錄系統(tǒng)進行查閱，這在很大程度上節(jié)約了職工檔案管 理工作的時間和本錢。職工檔案管理工作的開展，為人才的培養(yǎng)提供了合理開展 計劃。極大程度上，人力資源管理水平被提高。三、結(jié)語綜上所述，隨著我國社會主義事業(yè)的快速開展，企業(yè)人事檔案的管理工 作也出現(xiàn)了一些新變化，傳統(tǒng)的管理方式和理念已經(jīng)無法適應(yīng)當下時代的開展趨 勢。相關(guān)工作者只有不斷提升自身的檔案管理水平，創(chuàng)新檔案管理方式，努力做 好檔案的開發(fā)與利用工作，才能開創(chuàng)企業(yè)人事檔案管理工作開展的新局面?！緟⒖嘉墨I】1張麗敏.淺談如何實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化與標準化J.中文信息， 2016 (9) ： 14.2鄒麗欣.實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化和標準化管理應(yīng)該怎樣做J.民營科 技，2017 (