檔案歸檔知識ppt課件

1、 胡耀林.二、的主要內(nèi)容工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求工程文件的立卷工程文件的歸檔工程檔案的驗收和移交 一、的根本情況.第一章 總 那么第一條 制定的目的：為加強建立工程文件的歸檔整理任務，一致建立工程檔案的驗收規(guī)范，建立完好、準確的工程檔案，制定本規(guī)范。第二條 適用范圍：本規(guī)范適用于建立工程文件的歸檔整理以及建立工程檔案的驗收。專業(yè)工程按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。.第三條 有關(guān)規(guī)范是指：GB/T 11822-2000GB/10609.3-89等規(guī)范.第二章 術(shù) 語特別留意的名詞術(shù)語建立工程文件 在工程建立過程中構(gòu)成的各種方式的信息記錄，包括工程預備階段文件，監(jiān)理文件，施工文件， 開工圖和開工驗收文件，也可

2、簡稱為工程文件建立工程檔案 在工程建立活動中直接構(gòu)成的具有歸檔保管價值的文字、圖表、聲像等各種方式的歷史記錄。也可簡稱為工程檔案。.開工圖 工程開工驗收后，真實反映建立工程工程施工結(jié)果的圖樣立卷 按照一定的原那么和方法，將有保管價值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。歸檔 文件構(gòu)成單位完成其任務義務后，將構(gòu)成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機構(gòu)。.第三章 根本規(guī)定 第一條 建立、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位應將工程文件的構(gòu)成和累積納入工程建立管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責范圍。第二條 在工程文件與檔案的整理立卷、驗收、移交任務中，建立單位應履行以下職責。.1.在工程招標及勘察、設計、施工、

3、監(jiān)理等單位簽署協(xié)議、合同時，應對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確的要求；2.搜集和整理工程預備階段，開工驗收階段構(gòu)成的文件，并應進展立卷歸檔；.3.擔任組織、監(jiān)視和檢查勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的構(gòu)成、累積和立卷任務歸檔任務；也可委托監(jiān)理單位監(jiān)視、檢查工程文件的構(gòu)成、累積和歸檔；4.搜集和匯總勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案；.5.在組織工程開工驗收前，應提請當?shù)爻墙n案管理機構(gòu)對工程檔案進展預驗收；未獲得工程檔案驗收答應文件，不得組織工程開工驗收；6.對列入城建檔案館室接受范圍的工程，工程開工后3個月內(nèi)，向當?shù)爻墙n案館室移交一套符合規(guī)定的工程檔案。.

4、第三條 勘察設計、施工、監(jiān)理等單位應將本單位構(gòu)成的工程文件立卷后向建立單位移交。第四條 建立工程工程實行總承包的，總承包單位擔任搜集匯總各分包單位構(gòu)成的工程檔案，并應及時向建立單位移交；各分包單位應將本單位構(gòu)成的文件整理、立卷后及時移交總包單位。建立工程工程由幾個單位承包的，各承包單位擔任搜集、整理、立卷其承包工程的工程文件，并應及時向建立單位移交。.第五條 城建檔案管理機構(gòu)應對工程文件的立卷歸檔任務進展監(jiān)視、檢查、指點。在工程開工驗收前，應對工程檔案進展預驗收，驗收合格后， 須出具工程檔案認可文件。.第四章 工程文件的歸檔范圍及質(zhì)量要求 一工程文件的歸檔范圍1. 對與工程建立有關(guān)的重要活動，

5、記載工程建立主要過程的現(xiàn)狀，具有保管價值的各種載體的文件，均應搜集齊全，整理立卷后歸檔。這一條款是確定歸檔范圍的根本原那么.2. 工程文件的詳細歸檔范圍應符合本規(guī)范附錄A的要求。 .二歸檔文件的質(zhì)量要求 第一條 歸檔的工程文件應為原件。 第二條 工程文件的內(nèi)容及其深度必需符合國家有關(guān)工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、規(guī)范和規(guī)程。.如：1 監(jiān)理文件按編制；2 市政工程施工技術(shù)文件及其開工驗收按照建立部印發(fā)的編制；.3 開工圖的編制應按國家建委1982年建發(fā)施字50號執(zhí)行；4 地下管線工程開工圖的編制，應按1995年中華人民共和國行業(yè)規(guī)范中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。.第三條 工程文件的內(nèi)容必需真實

6、、準確，與工程實踐相符合。第四條 工程文件應采用耐久性強的書寫資料，如碳素墨水，藍黑墨水，不得運用易褪色的書寫資料。.第五條 工程文件應字跡清楚，圖樣明晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。開工圖用復印圖替代，用二底圖翻曬效果不好，字跡不清楚的均不符合要求；單張圖圖幅上用其他方式進展標注、計算結(jié)果或修正方式不符合要求且影響整個圖面整潔的；或簽字蓋章不符合要求的均可令其重繪.第六條 工程文件中文字資料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面297210毫米。圖紙宜采用國家規(guī)范圖幅。第七條 開工圖應該是新藍圖，特別是移交城建檔案保管的這一套。不能用在施工過程中運用的圖紙來編制開工圖；個別情況下可以用計算機出圖來編制開工

7、圖。但要比例適宜，數(shù)據(jù)明晰，不得運用復印件。.第八條 一切開工圖均應加蓋開工圖章。.第九條 開工圖變卦章照片 .第十條 折疊后的圖紙一.折疊后的圖紙二.第五章 工程文件的立卷 一 立卷的原那么和方法 立卷應遵照工程文件的自然構(gòu)成規(guī)律，堅持卷內(nèi)文件的有機結(jié)合，便于檔案的保管和利用。二 卷內(nèi)文件的陳列. 1文字資料按事項，專業(yè)順序陳列。同一事項的請示與批復，同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開。并按皮膚在前，請示在后。印本在前，定稿在后，主件在前，附件在后的順序陳列。2圖紙按專業(yè)陳列，同專業(yè)圖紙按圖號順序陳列。3既有文字資料又有圖紙的案卷，文字資料排前，圖紙排后。.卷內(nèi)目錄款式 前往.卷內(nèi)備考

8、表款式 前往.案卷封面款式 前往.三 案卷的編目 1編制卷內(nèi)文件頁號應符合以下規(guī)定： 2卷內(nèi)目錄的編制款式圖 3卷內(nèi)備考表款式圖 4案卷封面的編制款式圖 5卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)備考表，案卷內(nèi)封面應采用70g以 上的白書寫紙制造，幅面一致采用A4幅面。.四 案卷裝訂 見實物五 卷盒、卷夾、卷背脊見實物.第六章 工程文件的歸檔 第一條 歸檔應符合以下規(guī)定：1歸檔文件必需完好、準確、系統(tǒng)，可以反映工程建立活動的全過程。文件資料的歸檔范圍、質(zhì)量符合本規(guī)范的要求。2歸檔的文件必需經(jīng)過分類整理，并應組成符合要求的案卷。.第四條 工程文件普通不少于兩套，一套由建立單位保管，一套原件移交當?shù)爻墙n案館 室。.第七章

9、 工程檔案的接納和移交 建立工程檔案的驗收應遵守的規(guī)范用四個字來概括：“全、真、潔、理?！叭珣獨w檔的文件、圖紙內(nèi)容齊全，能反映建立全過程和結(jié)果。.“真一切歸檔文件資料應準確可靠，開工圖應與工程實體一致，能真實反映工程全貌?！皾崥w檔文件資料應字跡清楚，圖面整潔；制成資料要用利于檔案的保管壽命?！袄硪磺袡n案資料已按工程文件自然構(gòu)成規(guī)律進展系統(tǒng)整理。 .二城建檔案管理機構(gòu)在進展工程驗收時，應重點審核驗收以下內(nèi)容：1工程檔案的齊全、系統(tǒng)、完好 施工技術(shù)管理文件資料上主要檢查： 施工丈量定位記錄 艱苦設計變卦記錄 圖紙會審記錄等. 工程質(zhì)量保證文件資料主要檢查 原資料、半廢品、廢品合格證或?qū)嶒瀳蟾?施工檢驗記錄 隱蔽工程驗收記錄. 工程質(zhì)量檢驗評定文件資料消防工